Đào tạo nhiều học viên 800+ TOEIC nhất Việt Nam

Fanpage: https://facebook.com/mshoatoeic
Website: https://www.anhngumshoa.com/
Group: http://bit.ly/toeic4kynangmshoa

UNIT 9: TOEIC Writing

Question 6-7: Respond to a written request
Phần 1: Giới thiệu tổng quan TOEIC Writing Question 6-7 – Respond To
A Written Request

Trong câu hỏi 6-7 của bài thi TOEIC writing, bạn sẽ đọc một email và nhiệm vụ của
bạn là phải trả lời email đó. Bạn có thể được yêu cầu cung cấp thông tin, hỏi câu hỏi,
yêu cầu, đề nghị, đưa ra lời gợi ý hoặc giải thích một vấn đề. Bạn có 10 phút để đọc
mỗi email và viết câu trả lời. Câu trả lời của bạn sẽ được chấm thông qua các tiêu chí
như sau: khả năng viết được các cấu trúc ngữ pháp đúng, đa dạng, từ vựng phù hợp
và các ý có sắp xếp, bố cục hợp lý.

Các chủ đề thường gặp trong email:

Ø Office issues Ø Orders and shipments
Ø Job ads and applications Ø Schedules
Ø Ads for products and services Ø Appointments

Mẫu câu hỏi 6-7:

Questions 6-7: Respond to a written request

Directions: In this part of the test, you will show how well you can write a response
to an email.

Your response will be scored on:

• the quality and variety of your sentences,

• vocabulary, and

• organization.

You will have 10 minutes to read and answer each email.

KHOÁ TOEIC 4 KỸ NĂNG ONLINE - 1

 Đào tạo nhiều học viên 800+ TOEIC nhất Việt Nam
Fanpage: https://facebook.com/mshoatoeic
Website: https://www.anhngumshoa.com/
Group: http://bit.ly/toeic4kynangmshoa

Directions: Read the e-mail

From: Dale City Welcome Committee

To: New Dale City Residents

Subject: Welcome to your new home!

Sent: July 23, 4:32 P.M.

Welcome! We would like to be the first to welcome you to Dale City. We know
that there are many things to do when you move, from finding your way around
town to setting up your utilities. Please contact us if you need any help at all.

Directions: Respond to the email. Respond as if you have recently moved

to a new city. In your email to the committee, make at least TWO
requests for information.
(Write your response here)

Hướng dẫn chấm điểm cho Q6-7:

ĐIỂM MÔ TẢ CÂU TRẢ LỜI

4 Câu trả lời hoàn thành được tất cả các yêu cầu của đề bài đưa ra, truyền
tải được thông tin, chỉ dẫn, câu hỏi, … một cách rõ ràng.

KHOÁ TOEIC 4 KỸ NĂNG ONLINE - 2

 Đào tạo nhiều học viên 800+ TOEIC nhất Việt Nam
Fanpage: https://facebook.com/mshoatoeic
Website: https://www.anhngumshoa.com/
Group: http://bit.ly/toeic4kynangmshoa

• Người viết sử dụng được các từ nối hiệu quả, logic, tạo được sự
mạch lạc liên kết giữa các câu.
• Giọng điệu, từ ngữ của câu trả lời phù hợp với đối tượng mà e-
mail hướng đến
• Có thể có một vài lỗi ngữ pháp nhưng không quá nhiều và không
ảnh hưởng tới thông tin chung mà người viết muốn truyền tải

3 Câu trả lời có thể hoàn thành được hầu hết các yêu cầu.

• Người viết có thể bỏ qua, trả lời không đầy đủ MỘT trong số
các yêu cầu của đề bài
• Người viết sử dụng các từ nối phù hợp, logic ở ít nhất một chỗ
trong câu trả lời.
• Người viết hiểu được đối tượng người đọc email
• Có thể có một số lỗi ngữ pháp lớn, tuy nhiên chỉ cho phép một
câu có lỗi mà ảnh hưởng tới ý nghĩa của toàn bài.

2 Câu trả lời mắc phải một vài lỗi.

• Người viết chỉ trả lời được 1 yêu cầu của đề bài.
• Có nhiều hơn một lỗi về ngữ pháp và cách sử dụng từ, gây ảnh
hưởng tới ý nghĩa của toàn bài

1 Câu trả lời mắc nhiều lỗi nghiêm trọng, gần như không hoặc không
truyền tại được thông tin theo như yêu cầu của đề bài

• Người viết không trả lời được phần nào trong yêu cầu của đề
bài mặc dù câu trả lời có thể có một số nội dung có liên quan
• Không có sự liên kết giữa các ý
• Văn phong và từ ngữ không phù hợp với đối tượng người đọc
• Thường xuyên mắc lỗi ngữ pháp, ảnh hưởng tới ý nghĩa của
toàn bài

KHOÁ TOEIC 4 KỸ NĂNG ONLINE - 3

 Đào tạo nhiều học viên 800+ TOEIC nhất Việt Nam
Fanpage: https://facebook.com/mshoatoeic
Website: https://www.anhngumshoa.com/
Group: http://bit.ly/toeic4kynangmshoa

0 Câu trả lời chỉ copy các từ ở đề bài, hoặc trả lời không liên quan tới đề
bài, có sử dụng các tiếng khác ngoài tiếng anh, để bài trống

Phần 2: Phương pháp xây dựng câu trả lời TOEIC Speaking Question 6-7
– Respond to A Written Request

Mặc dù câu trả lời cho câu 6 và câu 7 có thể khác nhau, dựa theo chỉ dẫn và yêu cầu
cụ thể của từng bài. Tuy nhiên, một câu tả lời tốt sẽ thường bao gồm các phần sau
đây:

KHOÁ TOEIC 4 KỸ NĂNG ONLINE - 4

 Đào tạo nhiều học viên 800+ TOEIC nhất Việt Nam
Fanpage: https://facebook.com/mshoatoeic
Website: https://www.anhngumshoa.com/
Group: http://bit.ly/toeic4kynangmshoa

Chào hỏi
- Chào hỏi người nhận e-mail

Câu mở đầu
- Câu đầu tiên tỏng phần trả lời
- Giải thích lí do viết e-mail
- Giới thiệu bản thân, nếu cần

Thông tin bổ trợ 1

- Trả lời yêu cầu đầu tiên được nêu ra trong phần
chỉ dẫn
Thông tin bổ trợ 2
- Trả lời yêu cầu 2 được nêu ra trong phần chỉ dẫn
Thông tin bổ trợ 3
- Trả lời yêu cầu 3 được nêu ra trong phần chỉ dẫn

Câu kết luận và yêu cầu hành động

- Kết thúc email
- Giải thích hành động cần được thực hiện sau đó

Kết thúc email

- Ký (theo vai trò đã được chỉ ra ở đề bài)

Sau đây, chúng ta hãy thử phân tích một bài trả lời email mẫu để thấy rõ được bố cục
các phần mà cô đã nêu ở trên nhé.

From: Daniel Olivares, Olivares Shipping, Inc.

To: Administrative Staff

Subject: Vacation

Sent: February 19, 2012

KHOÁ TOEIC 4 KỸ NĂNG ONLINE - 5

 Đào tạo nhiều học viên 800+ TOEIC nhất Việt Nam
Fanpage: https://facebook.com/mshoatoeic
Website: https://www.anhngumshoa.com/
Group: http://bit.ly/toeic4kynangmshoa

Sheila Weston, the head administrative coordinator, will be out of the office from
March 10-15. We will need to redistribute her various tasks among the rest of the
administrative staff while she’s out. Also, please be advised that you must give at
least two weeks’ notice of any plans to take vacation.

Sincerely,

Daniel Olivares

Owner, Olivares Shipping, Inc.

Greeting
Dear Mr. Olivares,

I just want to quickly respond to the e-mail you sent on February 19 regarding Ms.
Weston’s absence. Opening statement Supporting
information 1 and 2
While Ms. Weston is out, I can collect the employee time sheets and file incoming
documents. Please let me know if there is any other way I can help.

I also want to let you know that I plan to be on vacation from April 3 to April 7.
Please tell me if you need more information about my vacation plans.
Supporting
Concluding statement information 3
Sincerely,

Eric Redding, Administrative Assistant.

Closing

Các bạn nên làm quen với ngôn ngữ được sử dụng khi trả lời email. Lưu ý tới người
nhận là ai, để sử dụng văn phong, ngôn từ phù hợp. Ví dụ, nếu email được gửi cho
một người ở địa vị cao hơn, bạn nên sử dụng văn phong trang trọng. Và ngược lại,
nếu email được gửi cho đồng nghiệp, hoặc những người thân thiết với bạn thì sử dụng
văn phong ít trang trọng hơn. Sau đây cô sẽ trang bị cho các em một số common
language được sử dụng trong khi trả lời email nhé.

KHOÁ TOEIC 4 KỸ NĂNG ONLINE - 6

 Đào tạo nhiều học viên 800+ TOEIC nhất Việt Nam
Fanpage: https://facebook.com/mshoatoeic
Website: https://www.anhngumshoa.com/
Group: http://bit.ly/toeic4kynangmshoa

Câu chào hỏi

Khi viết thư, hoặc email, ta thường có hai kiểu chào hỏi.

Khi đã biết tên người nhân:

• Dear Mr. Smith/ Ms. Laura/ Mrs. Watson/ Dr. Brown [Family name],
• Hello Mr. /Ms. /Mrs.

Khi chưa biết tên người nhận:

• Dear Sir or Madam,

• To whom it may concern,

Câu mở đầu

Để viết câu mở đầu, các bạn có thể hoặc là nêu mục đích viết, hoặc là giới thiệu bản
thân (nếu cần). Lưu ý khi viết email văn phong trang trọng, các bạn không nên viết
dạng rút gọn (vd: I am= I’m)

• I am writing in response to …
• It seems that …
• My name is X, and I am interested in …
• I am writing because (of) …

Đối với văn phong không trang trọng, các bạn có thể viết:

• I just wanted to respond to your e-mail about …

• I’m writing because …
• I thought I would write to let you know that …

Đưa ra lời đề nghị lịch sự

• I would appreciate it if you could …

KHOÁ TOEIC 4 KỸ NĂNG ONLINE - 7

 Đào tạo nhiều học viên 800+ TOEIC nhất Việt Nam
Fanpage: https://facebook.com/mshoatoeic
Website: https://www.anhngumshoa.com/
Group: http://bit.ly/toeic4kynangmshoa

• If you don’t mind, could you …

• Would it be possible for you to …?
• I would be grateful if you could …
• If it isn’t too much trouble, would you …?
• Could you please …?
• I’d like it if you would …
• Please let me know what action you propose to take

Đưa thông tin

• I would like to let you know that …

• One important thing about X is …
• Please be advised that …
• One thing to remember …
• I just want to let you know about …
• Don’t forget that …

Đề cập vấn đề

• One problem that I have encountered is …

• Unfortunately, I have had an issue with …
• The problem/issue is …
• I have had lots of problems with …

Đưa ra ý kiến

• I maintain that …
• From my point of view, …

KHOÁ TOEIC 4 KỸ NĂNG ONLINE - 8

 Đào tạo nhiều học viên 800+ TOEIC nhất Việt Nam
Fanpage: https://facebook.com/mshoatoeic
Website: https://www.anhngumshoa.com/
Group: http://bit.ly/toeic4kynangmshoa

• It is my belief that …
• I hold the opinion that …
• Personally, I feel that …

Câu kết luận

• Thank you very much for your prompt attention to this matter.
• Please let me know that if you have any questions or need any further
information.
• I’m looking forward to hearing from you.
• Let me know if you need anything else.
• Thank you.

Phần 3: Luyện tập TOEIC Writing Q6-7 – Respond to A Written Request

Exercise 1:

A. Read each e-mail and the directions. Then answer the questions.

Question 6

From: Mark Hayes

To: Easton Office Supply Company

Subject: Order

Sent: November 30,20—

I put in a large order for office supplies from your company several weeks ago. I
received the order yesterday; however, it was not complete. It did not contain the
two boxes of manila envelopes that I ordered. Can you please resolve this problem
for me?

Thank you.

KHOÁ TOEIC 4 KỸ NĂNG ONLINE - 9

 Đào tạo nhiều học viên 800+ TOEIC nhất Việt Nam
Fanpage: https://facebook.com/mshoatoeic
Website: https://www.anhngumshoa.com/
Group: http://bit.ly/toeic4kynangmshoa

Mark Hayes

Directions: Respond to the e-mail as if you are an employee of the Easton Office
Supply Company. In your e-mail, explain TWO problems and make ONE request.

1. What is this e-mail about?

..............................................................................................................................

2. What tasks and how many of each are you asked to address in your response?

..............................................................................................................................

Question 7

From: Mary Wilson

To: All staff

Subject: Tokyo visit

Sent: April 15, 20—

Greetings to all,

As you know, next week we will receive guests from our Tokyo office. I need some
ideas for interesting activities and places of interest they should visit. Also, I would
like to know if any of you are available to take our visitors out for a meal or to visit
some special place.

Thanks for your help.

Mary Wilson

Directions: Respond to the e-mail as if you are a staff member. In your e-mail,
make TWO suggestions and offer to help with ONE task.

1. What is this e-mail about?

..............................................................................................................................

KHOÁ TOEIC 4 KỸ NĂNG ONLINE - 10

 Đào tạo nhiều học viên 800+ TOEIC nhất Việt Nam
Fanpage: https://facebook.com/mshoatoeic
Website: https://www.anhngumshoa.com/
Group: http://bit.ly/toeic4kynangmshoa

2. What tasks and how many of each are you asked to address in your response?

..............................................................................................................................

B. Write your own responses to the e-mails in Part A by completing the

templates.

Question 6

[Chào hỏi] ..........................................................................................................

[Câu mở đầu] ......................................................................................................

...........................................................................................................................

[Ý bổ trợ 1] .........................................................................................................

...........................................................................................................................

[Ý bổ trợ 2] .........................................................................................................

...........................................................................................................................

[Ý bổ trợ 3] .........................................................................................................

...........................................................................................................................

[Câu kết luận] .....................................................................................................

...........................................................................................................................

[Kết thúc email] ..................................................................................................

Question 7

[Chào hỏi] ............................................................................................................

[Câu mở đầu] ........................................................................................................

.............................................................................................................................

[Ý bổ trợ 1] ...........................................................................................................

.............................................................................................................................

[Ý bổ trợ 2] ...........................................................................................................

.............................................................................................................................
KHOÁ TOEIC 4 KỸ NĂNG ONLINE - 11
[Ý bổ trợ 3] ...........................................................................................................
 Đào tạo nhiều học viên 800+ TOEIC nhất Việt Nam
Fanpage: https://facebook.com/mshoatoeic
Website: https://www.anhngumshoa.com/
Group: http://bit.ly/toeic4kynangmshoa

Exercise 2:

Questions 6 -7: Respond to a written request

Directions: In this part of the test, you will write a response to an e-mail.
Your response will be scored on
• the quality and variety of your sentences.
• vocabulary.
• organization.
Give yourself 10 minutes to read and answer each e-mail.

Question 6

From: Samuel George

To: Janet Jones
Subject: Changing banks
Sent: February 23,20—
Dear Ms. Jones,
We understand that you have moved your accounts to another bank. We are very
sorry to lose your

KHOÁ TOEIC 4 KỸ NĂNG ONLINE - 12

 Đào tạo nhiều học viên 800+ TOEIC nhất Việt Nam
Fanpage: https://facebook.com/mshoatoeic
Website: https://www.anhngumshoa.com/
Group: http://bit.ly/toeic4kynangmshoa

business. To help us provide better service in the future, would you mind telling
us why you made
the decision to change banks? Thank you very much.
Sincerely,
Samuel George
National City Bank Customer Service
Directions: Respond to the e-mail as if you are Janet Jones. In your e-mail,
explain ONE problem and make TWO suggestions.
(Write your answer here)

Question 7

From: John Jenkins

To: Shirley Park
Subject: Budget report
Sent: February 23,20—
Shirley,

KHOÁ TOEIC 4 KỸ NĂNG ONLINE - 13

 Đào tạo nhiều học viên 800+ TOEIC nhất Việt Nam
Fanpage: https://facebook.com/mshoatoeic
Website: https://www.anhngumshoa.com/
Group: http://bit.ly/toeic4kynangmshoa

I am working on the annual budget report as you requested. You asked me to

have it finished by next Friday; however, it’s taking longer than I thought. Could
I have one more week to complete the report? That way I would have time to do a
thorough job.
Thank you.
John
Directions: Respond to the e-mail as if you are Shirley Park. In your e-mail, ask
ONE question and give TWO pieces of information.

Sample answer:

Exercise 1:

Q6:

1. A problem with an order

2. Explain a problem - 2; Make a request -1

KHOÁ TOEIC 4 KỸ NĂNG ONLINE - 14

 Đào tạo nhiều học viên 800+ TOEIC nhất Việt Nam
Fanpage: https://facebook.com/mshoatoeic
Website: https://www.anhngumshoa.com/
Group: http://bit.ly/toeic4kynangmshoa

Q7:
1. Entertaining guests
2. Make a suggestion - 2; Help with a task -1
B
Q6:
[Chào hỏi] Dear Mr. Hayes,

[Câu mở đầu] I am writing in response to your request regarding the order for office
supplies from our company.

[Ý bổ trợ1] I would like to let you know that the type of envelopes that you ordered
is currently out of stock.

[Ý bổ trợ 2] In fact, we intended to inform you about this situation, but the person
who packed your order forgot to include a note of explanation.

[Ý bổ trợ 3] We sincerely apologize for this inconvenience and will complete your
order as soon as possible. Please let me know if you still want the envelopes then.

[Câu kết luận] Thank you

[Kết thúc email]

Yours sincerely,

Mary

Staff of the Easton Office Supply

Q7

[Chào hỏi] Dear Mary,

[Câu mở đầu] I received your email about Tokyo Guests’ visit. I just want you to
know that I have some ideas for you.

KHOÁ TOEIC 4 KỸ NĂNG ONLINE - 15

 Đào tạo nhiều học viên 800+ TOEIC nhất Việt Nam
Fanpage: https://facebook.com/mshoatoeic
Website: https://www.anhngumshoa.com/
Group: http://bit.ly/toeic4kynangmshoa

[Ý bổ trợ 1+2] Regarding special places to show them around, I know a local tour
guide who can help. I think the guests should either go to the art museum or enjoy a
walk in the City Gardens.

[Ý bổ trợ 3] Also, I am willing to invite them to my house for dinner on

Wednesday.

[Câu kết luận] What do you think? Please let me know as soon as possible so that I
can contact the guide and book him in advance.

[Kết thúc email]

Best regards,
Taylor
Exercise 2:

Q6

Dear Mr. George,

I have received your e-mail about my decision to change banks. I would be happy to
explain this decision to you. I decided to use another bank because your bank
doesn’t have any branches close to my job. You might be able to get more
customers if you opened more branches in different neighborhoods. I also suggest
that you place cash machines in more locations around the city. If you make going
to your bank more convenient, I think your customers will be happier.

Sincerely,

Janet Jones

Q7

Hi John,
I got your message about the budget report. I’m sorry, but I really need to have that
report finished by next Friday. If I asked two other people to help you, would you

KHOÁ TOEIC 4 KỸ NĂNG ONLINE - 16

 Đào tạo nhiều học viên 800+ TOEIC nhất Việt Nam
Fanpage: https://facebook.com/mshoatoeic
Website: https://www.anhngumshoa.com/
Group: http://bit.ly/toeic4kynangmshoa

be able to finish it by then? I need the report because we are going to discuss the
budget at a meeting on Friday. We will have more money for our department next
year, so it is important to know how we spent our money this year. Let me know if
you want more help.

Thanks.
Shirley

KHOÁ TOEIC 4 KỸ NĂNG ONLINE - 17