1.

3 QUÁ TRÌNH GIAO TIẾP

1.3.1 Sơ đồ giao tiếp

Những Quy trình giao tiếp tốt trong cuộc

sống:
Mọi rắc rối liên quan đến quá trình giao tiếp có
thể nảy sinh ở mọi giai đoạn trong giao tiếp bao
gồm: nguồn/người gửi, kênh truyền, mã hóa,
giải mã, người nhận, phản hồi . Ở mỗi giai
đoạn, đều tiềm ẩn những nguyên nhân có thể
gây ra hiểu lầm và nhầm lẫn.
Nguồn/người gửi:
Khi truyền đạt thông điệp, bạn cần phải biết rõ
vì sao bạn lại giao tiếp, và bạn muốn giao tiếp
về vấn đề gì hay về cái gì. Bạn cũng cần phải tự
tin vào những thông tin mình muốn nói là hữu
ích và chính xác.
Thông điệp
Là quy trình giao tiếp hiệu quả và quan trọng
trong cuộc sống bạn cần tuân thủ. Thông điệp
là những thông tin mà bạn muốn truyền đạt.
Mã hóa… nguyên tắc giao tiếp trong quy
trình giao tiếp
Đây là quá trình chuyển hóa những thông tin
cần truyền đạt sang một hình thức, có thể trình
bày bằng lời hoặc viết, có thể được người tiếp
nhận giải mã thành công. Việc bạn có mã hóa
có thành công hay không còn phụ thuộc vào
khả năng truyền đạt thông tin rõ ràng, đơn giản
và loại bỏ những tác nhân có thể gây nhầm lẫn
như: các vấn đề về văn hóa, thông tin sai lệch,
giả định sai lầm…
Quan trọng không kém là bạn phải hiểu biết về
người nghe: Thất bại trong việc hiểu về người
bạn muốn giao tiếp là ai sẽ sẽ khiến việc truyền
tải thông điệp bị nhầm lẫn.
Kênh truyền tải…
Thông điệp truyền tải chủ yếu thông qua 02
kênh: mặt đối mặt bao gồm điện thoại, gặp mặt,
nói chuyện qua video và các kênh viết lách như
thư điện tử, thư từ, bản ghi nhớ và các báo cáo.
Từng kênh khác nhau sẽ có thế mạnh và điểm
yếu khác nhau. Ví dụ như bạn không nên nói
miệng khi đưa ra một loạt các ví dụ dài loằng
ngoằng trong khi lại dùng thư viết hay phản hồi
một ý kiến tiêu cực nào đó.
Giải mã…

2
Mã hóa hoặc giải mã đều cần tới kỹ năng giao
tiếp trong cuộc sống (bao gồm những kỹ năng
như: lắng nghe nhiệt thành hay đọc kỹ thông
điệp) những nhằm lẫn trong quá trình mã hóa
sẽ sinh ra nhiều lỗi trong quá trình giải mã. Đây
là quy trình giao tiếp hiệu quả trong cuộc
sống
Người nhận…
Khi một thông điệp được truyền tải tới người
nhận, bạn sẽ hình dung cách thức mà người đó
phản ứng hay hành động khi nhận được thông
điệp của bạn. Dù vậy, nên nhớ rằng mỗi cá
nhân tham gia vào quy trình giao tiếp đều sẽ
hiểu thông điệp và những cảm giác đó với
những thái độ khác nhau. Và nếu muốn thành
công, bạn cần phải cân nhắc tới những yếu tố
đó để truyền tải thông điệp và hành động một
cách thích hợp nhất.
Phản hồi…
Khi nhận được thông điệp giao tiếp, chắc chắn
người nghe sẽ phản hồi lại bằng một cách nào
đó. Và bạn cần phải đặc biệt để tâm tới những
phản hồi đó bởi vì đó sẽ là chứng cứ duy nhất
cho bạn biết rằng người nhận có hiểu thông
điệp bạn truyền tải hay không. Trong trường
hợp bạn phát hiện ra người đó đã hiểu nhầm

3
thông điệp của mình, ít nhất bạn cũng sẽ có cơ
hội gửi lại thông điệp lần hai.

1.3.2 Thông điệp

Thông tin cốt lõi nhất mà tổ chức muốn truyền
tải đến công chúng
• Phải nhất quán, gắn với mục tiêu PR
• Thể hiện: tín hiệu ngôn ngữ >< phi ngôn ngữ
• Nhằm mục đích: Ghi nhận > thay đổi thái độ
thay đổi/điều chỉnh hành vi
• Có sức thuyết phục:
- Nêu nội dung cốt lõi
- Đơn giản, tập trung
- Sáng tạo
- Xác thực