TIN HỌC ỨNG DỤNG TRONG QUẢN LÝ

GV: Phan Đình Vấn

Bộ môn Tin học quản lý
CHƯƠNG
3

KĨ NĂNG SỐ

GV: Phan Đình Vấn

Bộ môn Tin học quản lý
2021

2
NỘI DUNG
1. Làm việc với email và quản lý danh bạ

2. Lưu trữ và chia sẻ dữ liệu trực tuyến

3. Quản lý và chia sẻ lịch làm việc

4. Tạo phiếu điều tra online

5. Tổ chức họp nhóm và hội thoại trực tuyến

3
3
 1. LÀM VIỆC VỚI EMAIL
VÀ QUẢN LÝ DANH BẠ
▪ Tạo và gửi email
▪ Quản lý và khai thác hộp thư
▪ Cấu hình hộp thư
▪ Quản lý danh bạ
Tạo và gửi email
Giới thiệu về dịch vụ Gmail
Là dịch vụ email miễn phí của google
Cung cấp 15GB dung lượng lưu trữ
Địa chỉ: http://gmail.com

Nhập email/số điện thoại để đăng nhập

Nếu chưa có tài khoản, click “Tạo tài

khoản”

5
5
Tạo và gửi email
Soạn thư và gửi

Tạo thư mới

Nhập email người nhận

+ Cc: không ẩn danh
+ Bcc: ẩn danh
Tiêu đề thư

Nội dung thư

Gửi thư
Gửi kèm file

6
6
Quản lý và khai thác hộp thư
Các thao tác cơ bản trên gmail – Quản lý thư đến

Thư đến – chưa đọc

Thư đến – đã đọc

Nhóm thư mục của hộp thư 7
7

Sử dụng nhãn (thư mục) để
Quản lý và khai thác hộp thư phân nhóm các thư đến
Xóa thư
Báo thư rác
Tác vụ khác → đánh dấu:
- Thư đã đọc/ chưa đọc
- Thư quan trọng
- Thư nổi bật, …

Chọn thư cần xử lý

8
8
Quản lý và khai thác hộp thư

Chọn nhãn để lưu thư

Tạo nhãn mới

9
9
Quản lý và khai thác hộp thư
Xử lý thư rác
Thư rác (Spam) là những thư đến mà người dùng không mong muốn.

Google xây dựng các thuật toán để nhận biết thư rác.

Dùng chức năng “Báo cáo spam” giúp google xác định Spam.

Thư rác được google lưu trữ trong thư mục Spam

10
10
Cấu hình hộp thư
Tạo bộ lọc
Tự động chuyển thư đến theo bộ lọc
Giúp kiểm soát mail đến tốt hơn
Phát hiện và phân loại mail rác tự động

Click nút “cài đặt” tren giao diện email

Chọn “Bộ lọc và địa chỉ bị chặn”

Chọn “Tạo bộ lọc mới” 11

11
Cấu hình hộp thư
Tạo bộ lọc

email người gửi

email người nhận

email có các từ

email KHÔNG có các từ

Thông tin file kèm theo

12
12
Cấu hình hộp thư
Tạo chữ ký email
Chữ ký email: là nội dung được hiển thị vào cuối mỗi thư.
Chữ ký email thường được dùng để mô tả thông tin của người gửi thư, như: họ tên, số
điện thoại, nơi công tác, chức vụ…
Chọn “Cài đặt”

Nội dung chữ ký email

Chú ý lưu lại sau khi nhập chữ ký 13
13
Quản lý danh bạ

Chọn các ứng dụng

Chọn danh bạ 14
14
Quản lý danh bạ
Các chức năng khác

Sửa liên lạc

15
15
Quản lý danh bạ
Các chức năng khác

Sửa liên lạc

16
16
Quản lý danh bạ
Quản lý email trên thiết bị di động
Gmail cho phép quản lý email trên các thiết bị di đông

17
17
Bài tập thực hành 1
Bài tập cá nhân
Tạo chữ ký cho email với nội dung: Họ tên, Số điện thoại, Trường…
Tạo nhãn với tên <Lớp SH>, chuyển 3 email vào nhãn này.
Cập nhật thông tin đầy đủ cho 3 người trong danh bạ, bao gồm: Họ tên, Email, Số điện thoại,
Lớp.
Trong danh bạ, tạo nhóm đặt tên <Lớp SH>, thêm vào nhóm 3 địa chỉ email.
Soạn 1 thư, đính kèm có 1 tập tin, gửi cc đến 3 người bạn trong nhóm <Lớp SH>

Yêu cầu: chụp lại màn hình kết quả của mỗi yêu cầu trên và lưu vào file word để nộp lên
E-learning.

Đặt tên file theo cấu trúc: STT_Ho va ten_ Chuong3_Bai TH so 1.docx

18
18
 2. LƯU TRỮ VÀ CHIA SẺ
DỮ LIỆU TRỰC TUYẾN
▪ Lưu trữ trực tuyến
▪ Khai thác và quản lý
▪ Chia sẻ tài nguyên
▪ Sử dụng phần mềm hỗ trợ đồng bộ
Lưu trữ trực tuyến
Điện toán đám mây / Điện toán máy
chủ ảo
Sử dụng các công nghệ máy tính và
phát triển dựa vào mạng Internet.
Mọi khả năng liên quan đến công
nghệ thông tin đều được cung cấp dưới
dạng các “dịch vụ”.
Các nguồn tài nguyên như phần
mềm, dịch vụ, dữ liệu được lưu trữ tại
các máy chủ ảo (đám mây) trên
Internet để mọi người kết nối và sử
dụng mỗi khi họ cần.
20
20
Lưu trữ trực tuyến
Một số dịch vụ lưu trữ điện toán đám mây phổ biến

21
21
Lưu trữ trực tuyến
Một số tiện ích chính của dịch vụ lưu trữ trực tuyến
Hoạt động cộng tác trên file
Giúp nhiều người có thể đồng thời làm việc trên một file
Chia sẻ trực tuyến
Cho phép người khác download hoặc xem trực tuyến
Lưu trữ và chia sẻ video
Đồng bộ hóa file
Cho phép người dùng đồng bộ hoá file từ nhiều thiết bị/nền
tảng khác nhau
Mã hóa file
Nhằm tăng cường tính an toàn của dữ liệu khi lưu trữ trên
mạng

22
22
Lưu trữ trực tuyến
Google Drive
Google Drive là một ứng dụng cho phép tạo,
chỉnh sửa và lưu giữ những tài liệu ngay trên
Internet, như: văn bản, bảng tính, biểu mẫu, …
Ngoài ra, Google Drive cho phép chia sẻ dữ liệu
với mọi người qua mạng Internet.

23
https://www.google.com/intl/en/drive/download/ 23
Lưu trữ trực tuyến
Lưu trữ dữ liệu trên Google Drive
Người dùng cần đăng ký một tài khoản gmail

Truy cập địa chỉ: https://drive.google.com

Nếu đã có Gmail

24
24
Lưu trữ trực tuyến
Lưu trữ dữ liệu trên Google Drive Tài nguyên đã được lưu trên drive

Có thể kéo thả thư mục/tập tin

vào đây để upload lên drive 25
25
Chia sẻ tài nguyên
Chia sẻ tài nguyên trên Google Drive Righ click → Share

26
26
Chia sẻ tài nguyên
Chia sẻ qua từng email Nhập email cần chia sẻ

Chọn quyền truy cập

27
27
Chia sẻ tài nguyên
Chia sẻ qua nhóm đối tượng

Chọn cách chia sẻ

Link truy cập

Chọn quyền truy cập

28
28
Chia sẻ tài nguyên
Bỏ chia sẻ tài nguyên trên Google Drive

29
29
Chia sẻ tài nguyên
Phục hồi dữ liệu

30
30
Sử dụng phần mềm hỗ trợ đồng bộ
Google Drive
Link: https://www.google.com/drive/download/

31
31
Bài tập thực hành 2
Bài tập cá nhân
Download phần mềm Google drive và cài đặt
https://www.google.com/drive/download/
Tạo thư mục Google drive trên đĩa D (nếu chưa có)
Đăng nhập tài khoản google và chọn đồng bộ với thư mục trên
Chia sẻ tài một nguyên với tất cả mọi người bằng link, với quyền chỉ được xem
Mở lại tài nguyên bằng link trên
Bỏ chia sẻ tài nguyên trên.

Yêu cầu: chụp lại màn hình kết quả của mỗi yêu cầu trên và lưu vào file word để nộp lên
E-learning.
Đặt tên file theo cấu trúc: STT_Ho va ten_ Chuong3_Bai TH so 2.docx

32
32
 3. QUẢN LÝ VÀ CHIA SẺ
LỊCH LÀM VIỆC
▪ Tạo lịch làm việc
▪ Quản lý lịch làm việc
▪ Chia sẻ lịch làm việc
Tạo lịch làm việc
Giới thiệu Google Calendar
Google Calendar là dịch vụ cho phép xây
dựng lịch làm việc trực tuyến trên Internet.
Có thể liên kết làm việc trực tuyến ở bất kỳ
nơi nào.
Người dùng đều có thể dễ dàng truy cập, tìm
kiếm và thêm vào lịch làm việc của mình hay
của nhóm cộng tác ở bất kỳ nơi nào thông qua
Google Calendar.
Link: https://www.google.com/calendar

34
34
Tạo lịch làm việc

Chọn thời gian hiển thị lịch

Click để thêm lịch

Lịch đã tạo

35
35
Tạo lịch làm việc

Tên sự kiện

Thời gian

Chi tiết

36
36
Tạo lịch làm việc

Thông báo

37
37
Quản lý lịch làm việc

38
38
Chia sẻ lịch làm việc
Nhập email cần chia sẻ

39
39
Chia sẻ lịch làm việc
Đồng bộ lên thiết bị di động
Google Calendar cho phép đồng bộ và hiển thị lịch
làm việc trên các thiết bị di động.

40
40
Bài tập thực hành 3
Bài tập cá nhân
Tạo một sự kiện có tên: “Học Tin học ứng dụng trong quản lý”, sự kiện
diễn ra liên tục hàng tuần kể từ ngày tạo đến khi kết thúc học phần (15 tuần).
Đặt lịch nhắc nhở sự kiện trước 10 phút
Mời 3 bạn trong lớp cùng tham gia sự kiện trên
Xem màn hình lịch làm việc theo khung thời gian: Tháng

Yêu cầu: chụp lại màn hình kết quả của mỗi yêu cầu trên và lưu vào file word để nộp lên
E-learning.
Đặt tên file theo cấu trúc: STT_Ho va ten_ Chuong3_Bai TH so 3.docx

41
41
 4. TẠO PHIẾU ĐIỀU TRA
ONLINE
▪ Tạo phiếu điều tra online
▪ Chia sẽ và gửi phiếu điều tra
▪ Xử lý kết quả điều tra
Tạo phiếu điều tra online
Dịch vụ Google Form
Còn gọi là Google Biểu mẫu
Là tiện ích của Google cho phép người dùng
tạo ra một bảng hỏi nhằm thu thập thông tin
thông qua Internet.
Kết quả trả lời sẽ được google tự động tổng
hợp vào một file có cấu trúc có cột và dòng,
tương tự như tập tin MS. Excel.
Địa chỉ: https://drive.google.com

43
43
Tạo phiếu điều tra online
Tạo Form
Chọn loại mẫu form

44
44
Tạo phiếu điều tra online

Tên form Mô tả form

Thêm câu hỏi

Câu hỏi
Các nút chức năng

45
45
Tạo phiếu điều tra online
Câu hỏi dạng trả lời ngắn. VD: họ và tên

Câu hỏi dạng trả lời dài. VD: ý kiến

Câu hỏi dạng nhiều lựa chọn, một P.A. trả lời. VD: Giới tính

Câu hỏi dạng nhiều lựa chọn, nhiều P.A. trả lời. VD: sở thích

Câu hỏi dạng ngày/giờ

46
46
Tạo phiếu điều tra online

Chỉnh tranh

Thêm trang
47
47
Tạo phiếu điều tra online
Tạo thông báo khi gửi phiếu thành công

Thêm thông báo

48
48
Chia sẽ và gửi phiếu điều tra

Xem form trước

Tên file lưu form

Gửi form qua email

Lấy link của form

Tạo link ngắn

49
49
Xử lý kết quả điều tra

50
50
Bài tập thực hành 4
Bài tập các nhân
Tạo phiếu điều tra để thu thập thông tin Đoàn viên trong lớp
Khi trả lời xong, thông báo cảm ơn người trả lời
Xem trước phiếu
Tạo đường dẫn rút gọn
Gửi phiếu đến 3 bạn trong lớp (qua email trên form) để nhờ trả lời bảng hỏi.
Xem tổng hợp kết quả trả lời.

Yêu cầu: chụp lại màn hình kết quả của mỗi yêu cầu trên và lưu vào file word để nộp lên
E-learning.
Đặt tên file theo cấu trúc: STT_Chuong3_Bai TH so 5.docx

51
51
 5. HỘI NGHỊ
TRỰC TUYẾN
▪ Tổng quan hội nghị trực tuyến
▪ Tổ chức và quản lý HNTT
▪ Chia sẻ tài nguyên trực tuyến
Tổng quan hội nghị trực tuyến

Giới thiệu Hội nghị trực tuyến

Hội nghị trực tuyến (Teleconference): cuộc
họp của nhiều người không có mặt ở cùng một
nơi.
Có thể tổ chức qua các thiết bị như: máy tính,
ipad, điện thoại thông minh…
Thông qua phần mềm
Google Meet
MS Teams
Zoom
…
53
53
Tổ chức và quản lý HNTT
Tạo meeting

54
54
Tổ chức và quản lý HNTT
Tạo meeting

55
55
Tổ chức và quản lý HNTT
Tham gia meeting
Open link / code / join

56
56
Chia sẻ tài nguyên trực tuyến

57
57
Google Hangouts
Giới thiệu Google Hangouts
Là một tiện ích miễn phí của Google
Sử dụng Hangouts để:
Gửi tin nhắn
Điện thoại voice / video
Chia sẻ hình ảnh
Có thể sử dụng Hangouts trên các loại thiết bị
như: máy tính, ipad, điện thoại thông minh.
Link: https://hangouts.google.com/

58
58
Google Hangouts

Quản lý danh bạ

Gọi thoại

Tin nhắn
59
59
Google Hangouts
Gửi tin nhắn cá nhân/nhóm

Tìm người cần liên lạc

Gọi thoại

Soạn tin nhắn

60
60
Q/A

61