Tìm hiểu về quản trị mail server

03
Th3
Quản trị Mail Server hay Email Server là hệ thống máy chủ được cấu hình riêng theo tên
miền của doanh nghiệp dùng để gửi và nhận thư điện tử. Bên cạnh tính năng lưu trữ và
sắp xếp các Email trên internet, Mail Server là một giao thức chuyên nghiệp để giao
tiếp thư tín, quản lý và truyền thông nội bộ, giao dịch thương mại… Không chỉ thao tác
với tốc độ nhanh chóng và ổn định, Mail Server còn đảm bảo tính an toàn với khả năng
khôi phục dữ liệu cao. Vậy cụ thể quản trị mail server là gì? Cùng SEMTEK tìm hiểu
ngay trong bài viết sau.

Tìm hiểu quản trị mail server

1. Quản trị mail Server là gì?
Email Server hay Mail Server là một máy chủ thư điện tử dùng để gửi và nhận thư điện
tử (Email). Là giải pháp Email chuyên nghiệp để giao tiếp thư tín nội bộ, trao đổi thư
tín với khách hàng và đối tác bên ngoài cần yêu cầu sự ổn định, liên tục với tốc độ
nhanh đồng thời đảm bảo an toàn dữ liệu, khả năng khôi phục dữ liệu cao…
Các Email Server thực chất là một Server vật lý hoặc là một Server đám mây được cấu
hình để biến thành một cỗ máy gửi và nhận thư điện tử. Nó cũng có đầy đủ các thông
số như một Server bình thường như Ram, CPU, dung lượng lưu trữ,… ngoài ra, nó còn
có các thông số khác liên quan đến yếu tố Email như Số lượng tài khoản Email, số
lượng Email fowarder, Mail list,…

Ngoài ra, Email Server còn có các tính năng mà một dịch vụ Email miễn phí dành cho
cá nhân không thể có được như : Quản lý Email ra-vào của nhân viên, tích hợp với các
phần mềm như Outlook, nền tảng webmail, khả năng sao lưu dữ liệu và đặc biệt hơn là
nó có IP riêng để chống lại các vấn đề như virus, spam mail, mail bị vào blacklist…
điều mà các dịch vụ Email share host phải bó tay. quản trị mail server

2. Phân loại Mail Server

Mail Server Microsoft, Google là gì?

Mail server Microsoft và Google là 2 cái tên lớn đại diện cho dịch vụ này. Nền tảng xây
dựng loại server mail này có quy mô lớn, hệ thống bảo mật chặt chẽ. Có thể quản lý tốt
những dữ liệu hiện có. Người dùng có thể sử dụng được nhiều tiện ích khác nhau. Cũng
chính vì thế mà giá cả sử dụng dịch vụ server mail loại này thường khá cao. Ví dụ: Email
365 (Microsoft), G Suite (Google),….

Mail Server độc lập là gì?

Mail Server độc lập là hệ thống Mail Server được thiết kế cho các tổ chức hoặc ISP xử
lý khối lượng thư lớn, yêu cầu kiểm soát và linh hoạt hơn đối với các dịch vụ thư. Nó
bổ sung các tính năng như hợp tác, đồng bộ hóa Outlook, quản trị từ xa, Webmail và
Quản trị Web nâng cao hơn và kết nối cơ sở dữ liệu, cung cấp cho bạn sức mạnh và
kiểm soát cần thiết cho các hoạt động quy mô lớn.

3. Lợi ích của quản trị mail Server

Hệ thống này mang lại nhiều lợi ích to lớn. Hiện nay vai trò của Mail Server là rất quan
trọng. Với vai trò gần như là nơi trao đổi thông tin giữa doanh nghiệp cùng các khách
hàng của mình, đồng thời là nơi bảo mật các dữ liệu một cách đảm bảo. Ngoài ra, sử
dụng hệ thống này còn giúp người dùng nhận được những lợi ích như sau:

– Giúp mọi người trong cùng công ty, tổ chức có thể trao đổi thông tin qua lại một cách
nhanh chóng và bảo mật.

– Cho phép người dùng khi gửi email hay nhận mail có thể thông qua Internet trực tiếp
với những tên miền cụ thể của từng tổ chức.

– Hạn chế được khả năng nhận phải spam hay virus.

– Đảm bảo sự bảo mật thông tin nội bộ một cách chặt chẽ.

– Có thể thiết lập dung lượng tối đa cho từng người dùng Mail Server.

– Quản lý được toàn bộ nội dung mail của tất cả các thành viên thuộc hệ thống.

– Thiết lập được chức năng sao lưu dữ liệu tự động. Đảm bảo thông tin cần thiết luôn
tồn tại.

– Có khả năng xử lý số lượng lớn thư điện tử hàng ngày.

– Có server riêng biệt. quản trị mail server

– Nhân viên có thể tự đổi mật khẩu riêng.

– Kiểm tra và quản lý nội dung email của nhân viên trong công ty.

– Email server có khả năng chống virus và spam mail hiệu quả cao.

– Có thể check mail trên cả webmail và Outlook Express.

Sử dụng các loại Mail Server mang lại cho người dùng, bao gồm các cá nhân lẫn những
doanh nghiệp hiện nay nhiều sự tiện lợi và hữu ích. Trong đó bao gồm cả tiết kiệm thời
gian, lưu trữ nhanh chóng, dữ liệu truyền tải tốc độ lại có sự bảo mật chặt chẽ. Ngoài ra
mỗi loại Mail Server đều có những ưu điểm riêng. Chính vì thế các đơn vị có thể lựa
chọn sử dụng tùy thuộc vào những nhu cầu hiện tại của mình.

Quản trị Mail Server hoạt động như thế nào?

Mail Server hoạt động dựa trên 3 giao thức cơ bản bao gồm:

Nội dung hữu ích liên quan Tìm hiểu 5 phần mềm Web Server phổ biến nhất hiện nay

1. Outgoing Mail Server là gì?

Outgoing Mail Server hay Mail Server gửi đi sử dụng giao thức SMTP (Simple Mail
Transfer Protocol). Đây là giao thức dịch chuyển mail đơn giản được dùng để liên lạc
với server từ xa. Đồng thời cho phép gửi nhiều thư cùng một lúc tới các server khác
nhau.

2. Incoming Mail Server là gì?

Giao thức này hay còn được biết đến dưới 2 hình thức:
 • POP3 (Post Office Protocol phiên bản 3): chuyển email tới lưu ở máy tính
chứa Mail Client, thường là nội bộ máy tính của người dùng thông qua một
ứng dụng email như Outlook, Mac Mail, Windows Mail…
• IMAP (Internet Message Access Protocol) là phương thức phức tạp hơn cho
phép nhiều client cùng lúc kết nối tới một Mailbox. Email từ Mailbox sẽ được
sao chép tới máy client và bản gốc của Email vẫn sẽ được lưu trên Mail Server.
3. Các bước thực hiện quản trị mail server
Trong khi đó, để mang lại cho người dùng những trải nghiệm về Mail Server tốt nhất
những nhà cung cấp dịch vụ luôn cố gắng có được một quy trình bên trong hệ thống
sao cho đầy đủ để hoạt động nhận và gửi email được suôn sẻ. Cụ thể, sẽ có 6 bước tất
cả cho một quy trình gửi email trong hệ thống Mail Server:

• Bước 1: Soạn thư và gửi, nó có thể là Outlook Express hoặc Gmail, sau đó
email sẽ kết nối tới server SMTP tên miền của bạn.
• Bước 2: Email mà bạn gửi sẽ liên lạc với server SMTP.
• Bước 3: Server SMTP sẽ tìm kiếm tên miền như yêu cầu của người gửi.
• Bước 4: Để tìm được máy chủ của người nhận, máy chủ SMTP của người gửi
sẽ gửi liên lạc với DNS hoặc máy chủ tên miền. DNS lấy tên miền email của
người nhận và dịch nó thành một địa chỉ IP.
• Bước 5: Khi máy chủ SMTP đã có được địa chỉ IP người nhận thì có thể sẽ
kết nối đến máy chủ SMTP khác.
• Bước 6: Máy chủ SMTP của người nhận sẽ quét thư đến. Nếu nhận thấy tên
miền và tên người dùng phù hợp nó sẽ tự động chuyển thư đến với người
dùng.
Các thuật ngữ thường đi kèm quản trị Mail Server
1. TLS Mail Server
TLS là bảo mật tầng truyền tải (Transport Layer Security). TLS hoạt động cùng với
tầng ổ bảo mật SHL (Secure Sockets Layer). Mục đích chính cung cấp phương thức
vận chuyển mã hoá cho đăng nhập được chứng thực của SASL.

2. SASL Mail Server

SASL là lớp xác thực và bảo mật đơn giản (Simple Authentication and Security Layer).
Để xác thực người dùng. SASL thực hiện xác thực, sau đó TLS cung cấp vận chuyển
mã hoá dữ liệu xác thực.

3. Webmail quản trị mail server

Webmail là email trên nền website. Một số webmail mà các bạn có thường thấy như
hotmail, gmail, yahoo mail. Webmail cho phép người dùng truy cập email bất cứ lúc
nào.

4. SMTP-IN Queue
Trước khi phân tán thư đến các Local queue hoặc Remote Queue, giao thức SMTP sẽ
làm một thao tác sao lưu toàn bộ thư điện tử gửi đi từ email server của doanh nghiệp
ở SMTP-IN Queue. Nói cách khác, SMTP-IN Queue chính là kho lưu trữ thông tin thư
từ trước khi được gửi đi.

5. Local Queue
Sau khi tiếp nhận thông tin thư từ, hệ thống sẽ tự động điều phối phân loại và xếp thư
từ theo thứ tự ngay hàng thẳng lối trước khi chuyến vào hộp thư của người nhận. Việc
xếp hàng các bức thư chính là Local Queue.

Để tăng cường khả năng bảo mật và giữ an toàn cho hệ thống email server, trước khi
thư được gửi đến người dùng, local queue và remote queue sẽ tiến hành quét virut. Sau
đó kiểm tra spam để chắc chắn về chất lượng thư gửi đi. Tránh trường hợp mail server
bị các Blacklist liệt vào danh sách IP spam.

6. Local Mailboxes
Local Mailboxes là hộp thư của các account có đăng kí tài khoản mail server của công
ty.

7. Email Authentication
Email Authentication là tính năng xác nhận danh tính của các user khi truy cập vào hộp
thư email. Tính năng này giúp bạn bảo mật thông tin thư từ của chính mình. Nói cách
khác Alternate Email là một dạng email dự phòng. Khi quên mật khẩu của mail server,
bạn có thể sử dụng email này để giúp bạn lấy lại mật khẩu một cách nhanh chóng.

8. Mail Exchanger Record (MX)

MX record có nhiệm vụ là chỉ đường cho email đi đến mail server của bạn. MX record
thường đi kèm theo một A record sẽ trỏ về địa chỉ IP của mail server. Một thông số pref
có giá trị số để chỉ ra mức độ ưu tiên của các mail server. Giá trị pref càng nhỏ thì mức
độ ưu tiên càng cao.