CÔNG TY CHUYỂN PHÁT NHANH 247

Trụ sở chính: Tầng 08, Tòa nhà Samco, Võ Văn Kiệt, Quận 01, TPHCM

TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG

GỬI EMAIL CHO KHÁCH HÀNG HÀNG LOẠT TỪ HỆ THỐNG PMS

TP. Hồ Chí Minh, 2022

Công ty chuyển phát nhanh 247 Trang 1/15

Mục lục

Phần I GIỚI THIỆU TỔNG QUAN...........................................................................................................

1. Tổng quan hệ thống...........................................................................................................................3

2. Phạm vi tài liệu..................................................................................................................................3

Phần II NỘI DUNG.............................................................................................................................

1. Hướng dẫn sử dụng...........................................................................................................................3

1.1. Mô tả chức năng............................................................................................................................3

1.2. Chức năng......................................................................................................................................4

1.2.1. Tạo mẫu email gửi khách hàng..................................................................................................4

1.2.2. Duyệt mẫu email gửi khách hàng...............................................................................................7

1.2.3. Đề nghị gửi mail cho khách hàng...............................................................................................8

1.2.4. Duyệt đề nghị Email gửi khách hàng........................................................................................12

Công ty chuyển phát nhanh 247 Trang 2/15

THUẬT NGỮ VÀ VIẾT TẮT

STT Thuật ngữ/Viết tắt Mục đích

1. KH Khách hàng 247.

Công ty chuyển phát nhanh 247 Trang 3/15

Phần I GIỚI THIỆU TỔNG QUAN

1. Tổng quan hệ thống

– Tài liệu này được xây dựng phục vụ cho công việc hướng dẫn sử dụng chi tiết thao tác các
chức năng phần mềm.

– Nội dung trình bày trong tài liệu ngắn gọn, theo trình tự các thao tác và hướng dẫn thực hiện
từng bước một. Vì vậy, người dùng có thể dễ dàng sử dụng chương trình thông qua tài liệu
này.

– Tài liệu này được cung cấp để hướng dẫn sử dụng tạo mẫu email gửi khách hàng và thực
hiện gửi email cho khách hàng theo mẫu có thời gian được đề nghị trước.

2. Phạm vi tài liệu

 Đối tượng người dùng:

– Nhân viên công ty 247Express.

Phần II NỘI DUNG

1. Hướng dẫn sử dụng

1.1. Mô tả chức năng.

STT Tên chức năng Mô tả Người thao tác

1 Upload file gửi mail Hỗ trợ upload file cho mẫu email Nhân viên 247
khách hàng cho đính kèm file.

2 Tạo mẫu email gửi Trước khi gửi mail hàng loạt cho Nhân viên 247.
khách hàng khách hàng thì phải tạo mẫu email.
Mẫu email là phần nội dung khách
hàng nhận được.

3 Duyệt mẫu email gửi Nội dung gửi email sẽ được duyệt Cấp quản lý
khách hàng trước khi được áp dụng gửi cho
khách hàng.

4 Đề nghị gửi email Sau khi tạo mẫu, mẫu đã được duyệt Nhân viên 247.
cho khách hàng thì người phụ trách nội dung gửi
mail sẽ tạo đề nghị gửi mail: Gửi
vào thời điểm nào? Gửi cho khách
Công ty chuyển phát nhanh 247 Trang 4/15
 hàng nào? Nội dung gửi là gì?

5 Duyệt đề nghị email Người phụ trách sẽ duyệt phần Cấp quản lý
gửi khách hàng. email trước khi gửi.
Sau khi đồng ý duyệt thì đúng thời
điểm đề nghị email sẽ tự động gửi
cho khách hàng.

1.2. Chức năng

1.2.1. Tạo mẫu email gửi khách hàng
Mục đích: Cho phép người dùng khai trước nội dung cần gửi. Mẫu có thể import từ file
Word, PDF soạn sẵn.
Vào màn hình Quản lý khách hàng  Tác vụ xử lý  Tạo mẫu email gửi khách hàng.

Hình 1: Tạo mẫu email gửi khách hàng

Mô tả:
Bước 1: Nhập mã mẫu email. Mã để người dùng phân biệt các loại mẫu email. Mã này
không hiển thị vào email gửi.
Bước 2: Nhập tên mẫu email. Tên để người dùng phân biệt các mẫu email. Mã này
không hiển thị vào email gửi.
Bước 3: Nhập tiêu đề. Tiêu đề có áp dụng vào tiêu đề của mẫu email khi gửi khách hàng.
Bước 4: Nhập ghi chú mẫu (Nếu có). Ghi chú này chỉ là ghi chú trong mẫu, phần này sẽ
không gửi cho khách hàng.
Bước 5: Soạn nội dung. Là nội dung chính của phần email.
Công ty chuyển phát nhanh 247 Trang 5/15
 Sau đây là cách cơ bản để tạo nội dung email.
Cách 01: Nhập, soạn thảo nội dung trực tiếp:

Hình 2: Soạn thảo nội dung trực tiếp trên màn hình.
Bước 1: Chọn Home.
Bước 2: Soạn thảo nội dung trực tiếp trên màn hình.
Cách 2: Soạn thảo bằng nội dung file Word, PDF có sẵn.

Hình 3: Soạn thảo bằng nội dung file Word của sẵn.
Bước 1: Chọn file.
Bước 2: Chọn Open.

Công ty chuyển phát nhanh 247 Trang 6/15

 Hình 4: Chọn file muốn mở.
Nội dung soạn từ word sau khi mở file thành công.

Hình 5: Nội dung soạn từ word thành công.

1.2.2. Upload file gửi email khách hàng
Đặc biệt: Tạo mẫu email có đính kèm file.

Vào Quản lý bưu phẩm  Tác vụ xử lý  Upload file gửi email khách hàng.

Bước 1: Tải file đính kèm lên sever trước.

Công ty chuyển phát nhanh 247 Trang 7/15

 Hình 6: Tải file đính kèm email.
Upload file thành công:

Bước 2: Copy đường dẫn của file.

Bước 7: Copy đường dẫn của file vừa upload

Bước 3: Khi tạo mẫu email chọn đính kèm file và paste vào Address.

Công ty chuyển phát nhanh 247 Trang 8/15

 Hình 8: Đính kèm file vào mẫu email.
1.2.3. Duyệt mẫu email gửi khách hàng
Mục đích: Duyệt nội dung mẫu email muốn gửi khách hàng trước khi áp dụng tạo đề
nghị gửi mail.
Vào Quản lý khách hàng  Tác vụ xử lý  Duyệt mẫu email gửi khách hàng  Chọn
mẫu email “Chờ duyệt”.

Hình 9: Chọn mẫu email trạng thái chờ duyệt.

Bước 1: Chọn mẫu email trạng thái “Chờ duyệt”.
Bước 2: Xem chi tiết mẫu email, kiểm tra mẫu email và chọn “Đã duyệt”.

Hình 10: Chi tiết mẫu email gửi khách hàng cần duyệt.
Bước 3: Lưu duyệt mẫu. Lưu thành công mẫu có thể sử dụng để đề nghị gửi mail cho khách
hàng.
1.2.4. Đề nghị gửi mail cho khách hàng
Mục đích: Tạo đề nghị gửi mail cho khách hàng. Theo thời gian, mẫu email và nhóm đối
tượng khách hàng mong muốn.
Vào màn hình Quản lý khách hàng  Tác vụ xử lý  đề nghị gửi email cho khách hàng.

Công ty chuyển phát nhanh 247 Trang 9/15

 Hình 11: Tạo đề nghị gửi email cho khách hàng.
Mô tả:
Bước 1: Nhập mã đề nghị. Để phân biệt các lần tạo đề nghị gửi email. Thông tin này sẽ
không gắn trong phần nội dung email gửi khách hàng.
(Ngày đề nghị. Mặc định theo hệ thống. Không cần chọn.)
Bước 2: Nhập tên đề nghị. Để phân biệt các lần tạo đề nghị gửi email. Thông tin này sẽ
không gắn trong phần nội dung email gửi khách hàng.
Bước 3: Chọn thời gian gửi. Chọn thời gian mong muốn gửi email đến khách hàng. Thời gian
chọn lớn hơn thời gian hiện tại ít nhất 3 phút. Để khoản cách từ thời điểm duyệt đến thời
điểm gửi phù hợp.
(Email người đề nghị hệ thống lấy từ email nhân viên của người đề nghị. Email này sẽ được
CC trong mail gửi khách hàng)
Bước 4: Chọn mẫu email. Mẫu đã tạo và đã duyệt trước đó. Khi chọn xong mẫu nội dung sẽ
hiển thị:

Công ty chuyển phát nhanh 247 Trang 10/15

 Hình 12: Phần hiển thị nội dung email.

Bước 5: Chọn đối tượng khách hàng muốn gửi email .

Hình 13: Chọn đối tượng khách hàng muốn gửi email.
Bước 6: Chọn khách hàng thuộc vùng hoặc bưu cục. Nếu gửi cho cả vùng thì không cần chọn
bưu cục.
Bước 7: Chọn đối tượng khách hàng theo Phân loại nội bộ muốn gửi. Nếu không chọn sẽ gửi
cho tất cả:
– Khách hàng thông thường.
– Nội bộ.
– Nhận hộ nguyên mã.
– Nhận hộ.
– Thu hộ.
– Thanh toán đầu nhận.
– Khách hàng lẻ.

Công ty chuyển phát nhanh 247 Trang 11/15

 Lưu ý: Mỗi lần gửi email chỉ gửi được 01 vùng. Nên người dùng phải tạo nhiều đề nghị nếu
muốn gửi khách hàng thuộc nhiều vùng khác nhau.
Chọn xong vùng/bưu cục, phân loại khách hàng hệ thống sẽ lấy danh sách khách hàng theo
điều kiện đã chọn:

Hình 14: Danh sách khách hàng theo điều kiện vùng/bưu cục và Phân loại nội bộ.

Bước 8: Bấm để thêm khách hàng vào danh sách gửi sau:

Công ty chuyển phát nhanh 247 Trang 12/15

 Hình 15: Danh sách khách hàng sẽ được gửi email.
Bước 9: Bấm lưu đề nghị.

1.2.5. Duyệt đề nghị Email gửi khách hàng

Mục đích: Người phụ trách kiểm tra lại nội dung email và duyệt gửi email hàng loạt cho
khách hàng.
Vào Quản lý khách hàng  Tác vụ xử lý  Duyệt đề nghị Email gửi khách hàng.

Hình 16: Chọn đề nghị trạng thái “Chờ duyệt” để duyệt.

Mô tả.

Bước 1: Chọn đề nghị trạng thái “Chờ duyệt”. Xem chi tiết nội dung và duyệt đề nghị.

Công ty chuyển phát nhanh 247 Trang 13/15

 Hình 17: Xem chi tiết đề nghị cần duyệt và thực hiện duyệt.

Bước 2: Xem xét nội dung và tiến hành duyệt. Chọn Trạng thái “Đã duyệt”.

Đề nghị duyệt thành công và trạng thái “Đã duyệt” thì đúng thời gian đề nghị hệ thống sẽ thực
hiện gửi email hàng loại cho khách hàng thỏa điều kiện với nội dung đề nghị.

Hệ thống sẽ CC email của người duyệt vào mail gửi khách hàng.

Mẫu email gửi khách hàng:

Công ty chuyển phát nhanh 247 Trang 14/15

 Hình 18: Email gửi khách hàng thành công.
--Hết--

Công ty chuyển phát nhanh 247 Trang 15/15