TRƯỜNG ĐH KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

KHOA KHOA HỌC LIÊN NGÀNH

MÔ TẢ CÔNG VIỆC GIÁO VỤ KHOA, THƯ KÝ KHOA

I. Giáo vụ:
1. Xếp Thời khóa biểu
- Xây dựng Kế hoạch giảng dạy đại cương toàn trường theo từng học kỳ.
- Trước mỗi học kỳ gửi kế hoạch giảng dạy đại cương toàn trường cho các khoa để
thống nhất 1 lần cuối.
- Gửi kế hoạch giảng dạy đại cương toàn trường cho phòng QLĐT để phòng xếp
TKB.
- Nhận thời khóa biểu từ phòng QLĐT và chuyển cho thầy, cô phụ trách môn của
Tổ công tác để mời giảng viên.
- Tổng hợp Thời khóa biểu đã có giảng viên từ Tổ công tác và gửi cho QLĐT ban
hành TKB chính thức.

2. Theo dõi, hỗ trợ các lớp trong quá trình học

- Thu thập hồ sơ thầy cô thỉnh giảng.
- Tiếp nhận và kết nối giải quyết các thông tin về LMS, tài khoản trường cho thầy
cô.
- Tạo link tiếp nhận và chia sẻ thông tin báo nghỉ, báo bù cho phòng QLĐT để
phòng cấp phòng học cho thầy, cô.
- Thông báo nghỉ, bù cho sinh viên qua LMS (trường hợp gv báo nghỉ, báo bù buổi
học đầu tiên)
- Chia sẻ các thông tin qui định, hướng dẫn cho Tổ công tác, GV giảng dạy.
- Tiếp nhận và xử lý các ý kiến của các khoa, thầy, cô liên quan đến các môn đại
cương.
- Thực hiện rà soát, tổng hợp,… khi có yêu cầu từ các phòng/ban.

3. Thi cử, kiểm tra

- Liên hệ thầy, cô nhận đề thi, đáp án gửi cho QLĐT mỗi lần thi cuối kỳ. Nhắc thầy
cô nếu trường hợp thầy cô gửi trễ, gửi không đúng yêu cầu.
- Tham gia coi thi theo phân công.
- Nhận bài thi từ phòng QLĐT và chuyển cho thầy, cô chấm bài.
- Nhận bài thi, bảng điểm từ thầy, cô và nộp lại cho phòng QLĐT

4. Thanh toán
- Làm hợp đồng giảng dạy cho thầy cô thỉnh giảng, chất lương cao.
- Làm hồ sơ thanh toán thù lao ra đề thi, chấm thi cho các thầy, cô.

5. Khác
- Xây dựng dự toán kinh phí hoạt động giáo dục đại cương
- Báo cáo các vấn đề còn tồn đọng, tham mưu phương án xử lý các vấn đề (nếu có)
cho BCN khoa trong quá trình thực hiện nhiệm vụ.
- Tham gia, viết biên bản các cuộc họp liên quan đến giáo dục đại cương.
- Thực hiện các nhiệm khác theo nhu cầu thực tế của đơn vị.

II. Thư ký:

1. Công tác văn thư, lưu trữ và Quản trị văn phòng
- Thực hiện công tác văn thư lưu trữ, sắp xếp, bảo quản hồ sơ tài liệu của Khoa.
- Theo dõi công văn đến/công văn đi, báo cáo Trưởng Khoa xử lý và theo dõi tiến
độ thực hiện.
- Thực hiện các nội dung công việc theo chỉ đạo bằng văn bản của Hiệu trưởng và
của Phòng Đào tạo, Phòng CTSV, Phòng ĐBCL&KT, Phòng Tài chính - Kế
toán…
- Thực hiện công tác thư ký, ghi biên bản các cuộc họp Khoa; dự thảo các báo cáo
định kỳ và đột xuất của Khoa; hỗ trợ Ban Chủ nhiệm Khoa làm tờ trình, tổng hợp
dữ liệu.
- Tham gia quản lý cơ sở vật chất của Khoa; sắp xếp, mua sắm, đề xuất cung cấp
mới, sửa chữa trang thiết bị phục vụ hoạt động của Khoa.
2. Email khoa, Lịch công tác
- Lên lịch công tác hàng tuần của khoa.
- Tiếp nhận, lọc email và chuyển tiếp thông tin từ email khoa đến các thầy, cô (.
3. Thanh toán
- Làm hồ sơ thanh toán các chương trình, hoạt động của khoa.
- Xây dựng dự toán kinh phí hoạt động khoa
4. Khác
- Thực hiện các nhiệm khác theo nhu cầu thực tế của đơn vị