LỜI NÓI ĐẦU

- Hiện nay mọi người rất trú trọng đến việc học tập bồi bổ kiến thức Thành phố Hà
Nội nói riêng và trường Đại học Mỏ - Địa Chất là nơi tập trung của khá nhiều sinh
viên ở các tỉnh khác về học tập . Vì là sinh viên ở các tính khác nhau tập trung nên
nhu cầu về chỗ ở ngày càng cấp thiết .Sinh viên thường xin vào ở trong ký túc xá an
ninh tốt tiền phòng không quá đắt, gần trường và có mô hình học tập tốt nên quá trình
quản lý ký túc xá dần trở nên phức tạp và khó khăn .
- Thông qua nhu cầu đó nhóm chúng em đã xây dựng phần mềm “Quản Lý Ký Túc
Xá Trường ĐH Mỏ Địa Chất” nhằm giúp cho việc quản lý ký túc xá của ban quản lý
trở nên dễ dàng và đơn giản hơn trong quá trình quản lý sinh viên.Dưới sự hướng dẫn
của thầy Phạm Văn Đồng.
-Phần mềm được khảo sát tại ký túc xá trường Đại học Mỏ Địa Chất.
- Trong quá trình tìm hiểu và làm bài có nhiều sai xót mong thầy góp ý để báo cáo của
chúng em được hoàn thiện hơn.
Nhóm chúng em xin chân thành cảm ơn!
Chương 1 .KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG VÀ TÌM HIỂU BÀI TOÁN QUẢN LÝ KÝ
TÚC XÁ TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỎ ĐẠI CHẤT
I.1 . Cơ sở lý thuyết khảo sát hiện trạng
a.Mục đích khảo sát hiện trạng:
- Chúng ta xây dựng hệ thống mở nhằm mục đích thay thế hệ thống cũ đã có phần
không phù hợp với nhu cầy của người dung . Việc khảo sát nhằm để:
- Tiếp cận với nghiệp vụ chuyên môn , môi trường hoạt động của hệ thong.
- Tìm hiểu chức năng nhiệm vụ và cung cách hoạt đọng của hệ thống
- Chỉ ra những chô hợp lý của hệ thong cần được kế thừa và những chỗ bất hợp
lý của hệ thống , cần được khắc phục .
b. Mô tả ký túc xá trường Đại học Mỏ Địa Chất.
- Ký túc xá của trường Đại học Mỏ - Địa Chất được chia làm 3 khu :
• Khu A
- Ký túc xá khu A gồm có 2 tòa D1 và D2, mỗi tòa 5 tầng với số lượng 120 phòng
có thể bố trí chỗ ở cho khoảng 1000 sinh viên nội trú. Bên cạnh Ký túc xá là hệ thống
căngteen, nhà ăn tiêu chuẩn, sân thể thao phục vụ sinh viên nội trú.
Bên trong KTX là các hạng mục tiện ích như: phòng Câu lạc bộ sinh viên, hệ thống
wifi được đầu tư hiện đại phủ sóng toàn bộ các tầng, phòng đáp ứng nhu cầu tra cứu
thông tin, phục vụ cho việc học tập và nghiên cứu của sinh viên.
2

- Bên trong KTX là các hạng mục tiện ích như: Phòng Câu lạc bộ sinh viên, hệ
thống wifi được đầu tư hiện đại phủ sóng toàn bộ các tầng, phòng đáp ứng nhu cầu tra
cứu thông tin, phục vụ cho việc học tập và nghiên cứu của sinh viên.
Các phòng nội trú đều có công trình phụ khép kín, mỗi sinh viên đều có không gian
riêng với tủ đựng đồ, giá sách, bộ bàn học cá nhân. Giá điện và nước sinh hoạt được
tính theo quy định của Nhà nước.
- Các phòng nội trú đều có công trình phụ khép kín, mỗi sinh viên đều có không
gian riêng với tủ đựng đồ, giá sách, bộ bàn học cá nhân. Giá điện và nước sinh hoạt
được tính theo quy định của Nhà nước.
• Khu B
- Ký túc xá khu B (D3) gồm 09 tầng với tổng số 64 phòng, được trang bị thang
máy hiện đại. Ký túc xá nằm trong khuôn viên khu giảng đường, nên rất thuận tiện
cho việc đi lại của sinh viên.
• Khu ký túc xá Lào:
- Gồm:1 nhà, 7 tầng, mỗi tầng 3 phòng.
- Giành cho sinh viên nước ngoài ở (phần nhiều là người Lào), trường ta là một
trong những trường được tiếp nhận du học sinh ở nước ngoài vào học tập, lượng sinh
viên này cũng không nhỏ. Hơn nữa nhà trường và nhà nước tạo điều kiện cho những
sinh viên nước ngoài này ở cùng một khu cho việc giao tiếp và sinh hoạt lễ tết văn hóa
của họ.

=> Theo khảo sát của nhóm chúng e hiện trạng ký túc xá của trường Đại học Mỏ
Địa Chất còn nhiều bất cập như:
- Thiếu : Phương tiện quản lý.
- Kém :Chu trình quá lâu ,nhất là khâu giải quyết hồ sơ đăng ký ở KTX…
- Tốn:Nhân lực ở khâu kiểm soát và tìm kiếm.
- Xử lí thông tin còn thủ công , tốn sức người, công nghệ thông tin chỉ có vai trò phụ
trợ không rõ rệt.
c. Quy trình tổ chức và quản lý.
- Bộ phận quản lý ký túc xá thuộc Trung tâm hỗ trợ sinh viên với người đứng đầu là:
TS Đỗ Thanh Sơn- Giám đốc và Phó giám đốc là: ThS Phạm Quang Ba.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức
3

- Đầu mỗi năm học phòng CTSV sẽ lên ké hoạch phân công kiểm tra khả năng
phòng ốc của các khu ký túc xá thuộc khu ký túc xá của nhà trường .Căn cứ trên chỉ
tiêu đầu vào năm học đó mà tiến hành lên kế hoạch chuẩn bị đón tiếp sinh viên vào ký
túc xá.Sau đó tiến hành thông báo đến sinh viên về việc tiệp nhận sinh viên các khóa
vào khu ký túc xá của nhà trường với mức quyết định ưu tiên cho từng đối trượng sinh
viên căn cứ vào khả năng tiếp nhận thực tế của khu kí túc xá.
- Các tân sinh viên sẽ được đăng ký ở KTX trực tiếp bằng phiếu khi đi nhập học với
ban quản lý:
- Phòng CTSV phân công cán bộ tiếp nhận hồ sơ sinh viên đăng ký vào ở KTX.
- Sau khi đã nhần đầy đủ thông tin các hồ sơ thủ tục cần thiết về việc đăng ký ở ký
túc xá cảu sinh viên , phòng công tác sinh viên nhanh chóng xem xét hồ sơ và trả lời
sinh viên tối đa trong vòng 15 ngày kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ về việc tiếp nhận hay
không tiếp nhận sinh viên ở trương ký túc xá.
- Trường hợp sinh viên đã đăng ký vào ký túc xá mà không được chấp nhận thì phải
thông váo và nêu lý do cụ thể.
-Trong thời gian tối đa 7 ngày từ ngày ra thông báo sinh viên được tiếp nhận vào ký
túc xá ,phòng CTSV sẽ lên kế hoạch hoàn tất các thủ tục cần thiết.
- Đơn xin ở ký túc xá chỉ có giá trị trong một kỳ học .Sau mỗi kỳ học trước khi ngỉ
hè, nghỉ tết sinh viên phải bàn giao lại phòng cho phòng CTSV và làm thủ tục đăng kí
nếu muốn tiếp tục ở lại ký túc xá.
- Việc đăng ký tiếp tục ở lại ký túc xá phải được thực hiện theo đúng quy định do
phòng CTSV đề ra.
Sinh viên đang ở muốn chuyển phòng thì:
• Làm đơn đề nghị với ban quản lý.
• Nhân viên xem xét yêu cầu, nếu thấy lý do hợp lý thì cho sinh viên đó chuyển
và chỉnh sửa lại trong hợp đồng.
4

- Khi sinh viên đang ở ký túc khi muốn chuyển ra ngoài thì:
• Cần báo cáo trước với ban quản lý ký túc.
• Nhân viên thêm chỗ trống vào danh sách phòng ở, tiện cho sinh viên khác đăng
ký vào và làm lại danh sách phòng, kết thúc hợp đồng sinh viên đó.
- Quản lý ra vào của sinh viên trong ký túc xá: sinh viên ở trong ký túc xá phải có
thẻ ký túc, còn đối với sinh viên ở ngoài ra vào phải xuất tình thẻ sinh viên hoặc
chứng minh thư nhân dân.
- Quản lý điện, nước: cuối tháng ban quản lý sẽ cử người đi đến các phòng để chốt
số điện, nước.
- Đầu mỗi năm ban quản lý sẽ xây dựng phương án phòng cháy, chữa cháy và quản
lý các thiết bị phòng cháy.
- Quản lý cơ sở vật chất, điện nước lập kế hoạch tu sửa, bảo dưỡng nhằm tạo điều
kiện sinh hoạt cho sinh viên trong khu vực ký túc xá.
- Tổ chức thu lệ phí ký túc xá theo đúng quy định và báo cáo nộp cho Lãnh đạo .
Mức phí kí túc được BGH quy định cụ thể là 150.000đ/1 tháng
- Tất cả sinh viên phải tuân thủ nội quy của ký túc xá. Mọi trường hợp muốn đăng ký
ở lại hè hoặc lễ tết phải làm phiếu đăng lý và nộp về phòng CTSV va được phòng
CTSV phê duyệt.
- Tất cả các hồ sơ sinh viên nội trú phải được quản lý theo đúng quy định của lưu trữ
hồ sơ sinh viên nhằm đảm bảo cho việc quản lý sinh viên nội trú theo nguyên tắc phân
bổ phòng của lý túc xá.
c. Xác định mục tiêu của hệ thống mới.
- Mang lại lợi ích nghiệp vụ:tang khả năng xử ly đáp ứng nhu cầu , tin cậy chính
xác an toàn bí mật.
- Mang lại lợi ích kinh tế :giản biên chế, chi phí hoạt động, tang thu nhập…
- Mang lại lợi ích sử dụng: thuận tiện nhanh chóng
- Khắc phục hệ thống cũ hỗ trợ chiến lược phát triển KTX lâu dài.