TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀNG HẢI VIỆT NAM

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

-----***-----

HỌC PHẦN “XÂY DỰNG VÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN CNTT”

Đề tài:
“XÂY DỰ NG CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ KÝ TÚC XÁ TRƯỜNG ĐẠI
HỌC HÀNG HẢI VIỆT NAM”

GVHD: Bùi Đình Vũ

Sinh viên thực hiện: Lê Thanh Tuyền Mã sv: 73962
Trương Hữu Thắng Mã sv: 75716

Hải Phòng, tháng 10 năm 2019

1
I. Tổng quan về hệ thống Quản lý Ký túc xá
a. Mục đích đề tài:

Trong xã hội phát triển thông tin đã được ứng dụng vào thực tế
và thu được những thành quả to lớn về kinh tế lẫn chính trị. Các mối
quan hệ, tính trật tự và tổ chức là những thuộc tính phổ biến cả một hệ
thống xã hội. Hệ thống càng phát triển, tức có nhiều mối quan hệ giữa
chúng thì trật tự càng phức tạp, do đó nội dung thông tin càng phong
phú, nếu như xử lý các thông tin đó bằng phương pháp thủ công
truyền thống thì khá vất vả. Do vậy, để xử lý thông tin một cách nhanh
chóng, chính xác và có hiệu quả, ngày nay ngành công nghệ thông tin
đã cung cấp cho chúng ta những biện pháp và công cụ cần thiết.

Như vậy, có thể công nghệ thông tin đã thâm nhập vào tất cả
các ngành trong đời sống xã hội với một phương thức hoạt động hoàn
toàn mới mẻ, sáng tạo, nhanh chóng mà không làm mất đi sự chính
xác đặc biệt, nó đã đánh dấu một bước ngoặt trong việc áp dụng tin
học vào các hệ thống quản lý.

Quản lý Ký túc xá là một công việc rất khó khăn đòi hỏi tính
cẩn thận và khoa học, và chính xác, với chương trình Quản lý ký túc
xá tôi mong tương lai sẽ trở thành một phần mềm thực sự có ích, giúp
quản lý sinh viên nội trú bằng máy tính một cách tiện lợi, nhanh
chóng hơn cách quản lý bằng tay và chính xác cao.

Công việc Quản lý Ký túc xá như chúng ta đã biết đó là quản lý

hồ sơ sinh viên trong thời gian ở ký túc, quản lý số lượng phòng của

2
 ký túc, số lượng sinh viên ở trong ký túc, chuyển phòng, tìm phòng
khi có yêu cầu, thống kê danh sách sinh viên theo yêu cầu của ban
quản lý…

Với công việc này quản lý bằng sổ sách có nhiều hạn chế sẽ
mất nhiều thời gian, công sức nhất là quản lý ký túc có số lượng sinh
viên lớn đòi hỏi nhân lực nhiều.

Với những yêu cầu, tính chất của công việc quản lý Ký túc xá
việc đưa hệ thống vào xử lý bằng máy tính là một yêu cầu cấp thiết.
Nó sẽ giải quyết được các yêu cầu nêu trên một cách tối ưu nhất, hiệu
quả nhất.

b. Yêu cầu của bài toán:

Để quản lý sinh viên ở trong ký túc xá phải thực hiện được các công việc
sau:

- Cập nhật thông tin về Ký túc xá: Mã kí túc, Tên kí túc. Để cập nhật,
quản lý các thông tin về các ký túc xá hiện có của ký túc. Có thể cập
nhật mới một ký túc, hủy bỏ một ký túc khi không còn sử dụng nữa.
Có thể sửa đổi các thông tin liên quan đến ký túc xá đó.

- Cập nhật thông tin phòng của mỗi ký túc xá: mã phòng, mã ký túc
xá, loại phòng. Để cập nhật, quản lý các phòng hiện có của các ký túc.
Có thể loại bỏ, nhập mới, sửa đổi các thông tin liên quan đến các
phòng của các ký túc.

- Cập nhật thông tin khoa: mã khoa, tên khoa, để quản lý các khoa
học trong hồ sơ của sinh viên. Có thể sửa đổi thông tin về các tên các

3
khoa, có thể bổ sung, xóa bỏ một khoa khi không có sinh viên học
trong đó.

- Cập nhật thông tin về hồ sơ của sinh viên: mã sinh viên, tên sinh
viên, khoa học, ngày sinh, giới tính, quê quán, mã phòng: Để quản lý
hồ sơ sinh viên khi vào ở trong ký túc xá. Sinh viên đó được phân
công ở phòng số mấy, ký túc xá bao nhiêu, và học ở khoa nào được
quản lý một cách chặt chẽ.

- Xử lý chuyển phòng: khi một sinh viên có nguyện vọng chuyển từ

phòng này sang phòng khác thì được sự đồng ý của quản lý ký túc, và
kiểm tra xem phòng đó đã đủ số lượng sinh viên ở chưa, nếu chưa đủ
thì sinh viên đó sẽ được chuyển sang và được quản lý ở phòng mới.

- Xử lý kỷ luật: Khi có một sinh viên vi phạm kỷ luật thì sẽ được lưu
lại sau đó có thể thông báo cho khoa hoặc cho gia đình biết tình hình
của sinh viên hoặc con mình. Sau khi sinh viên bị vi phạm kỷ luật khi
đang ở trong ký túc thì ký túc sẽ có các hình thức để xử lý, nếu như vi
phạm nhẹ thì bị cảnh cáo, nếu nặng quá sẽ bị đuổi không cho ở trong
ký túc xá nữa.

- Có thể lưu lại danh sách những sinh viên đã từng ở trong ký túc xá
trong một thời gian nào đó. Trong một thời gian khi tạo mới dữ liệu
thì số sinh viên đã từng ở trong ký túc xá sẽ được lưu lại thành một
bảng riêng để khi có yêu cầu xem hay thống kê.

- Ngoài ra còn có thể tìm kiếm phòng còn thiếu số lượng sinh viên
trong mỗi phòng, hoặc tìm kiếm sinh viên trong ký túc xá.

4
 - Có thể cho phép thống kê theo yêu cầu của ban quản lý: thống kê
danh sách sinh viên theo ký túc, theo phòng, theo giới tính, hoặc theo
dân tộc, tôn giáo.

* Yêu cầu đối với hệ thống quản lý hiện nay:

Hệ thống mới phải được khắc phục những nhược điểm hệ thống cũ

Đáp ứng nhu cầu mang lại hiệu quả cao trong việc quản lý ktx của
sinh viên, dễ dành thực hiện

Hệ thống mới phải thực sự giúp người quản lý truy cập, xử lý, kết
xuất các thông tin một cách đầy đủ kịp thời

Phải có giao diện thuận lới, thân thiện và dễ sử dụng

* Yêu cầu về phần mềm

Phần mềm phải thiết kế trên mạng cục bộ

Máy chủ phải sử sung hệ điều hành windown 98 trở lên

Cơ sở dũ liệu: Microsoft access

* Về người sử dụng

Người sử dụng phải có trình độ về tin học

5
c. Mô tả bài toán:

Hệ thống quản lý kí túc xá có chức năng chính là quản lý, kiếm tra và
giám sát các sinh viên nội trú ở trong các trường Đại học. Và quản lý số
lượng các phòng, số lượng sinh viên ở mỗi phòng.

Hệ thống gồm các chức năng chính như sau:

1. Đăng ký thủ tục:

Khi một sinh viên có mong muốn vào ở trong ký túc xá thì trước hết
phải làm thủ tục đăng ký. Khi một sinh viên đăng ký vào ở ký túc xá được
cán bộ quản lý ký túc hướng dẫn làm các thủ tục đăng ký phòng ở. Nếu là
sinh viên mới phải có giấy báo nhập học, nếu là sinh viên cũ phải có thẻ sinh
viên. Sau khi kiểm tra giấy tờ có liên quan của sinh viên đã đầy đủ thì cán bộ
quản lý bán cho mỗi sinh viên một phiếu ở trong thời hạn 10 tháng với số
tiến là 2700000 ngàn đồng. Sinh viên đăng ký hồ sơ của mình qua phiểu ở.

Hồ sơ đăng ký gồm: Họ tên sinh viên, giới tính, ngày sinh, quê quán,
khoa học và đăng ký các thông tin đó vào phiếu ở mà mình đã mua. Cán bộ
quản lý dựa trên phiếu ở đó để sắp xếp danh sách phòng ở cho sinh viên đó
và quản lý sinh viên dựa trên số phiếu mà sinh viên đó đã khác các thông tin
vào.

6
 Hình 1.1.Phiếu đăng ký nội trú

2. Sắp xếp phòng ở:

Sau khi hoàn tất thủ tục đăng ký sinh viên được ban quản lý sắp xếp
phòng ở vào trong các phòng ký túc xá. Trước khi sắp xếp phòng cho sinh
viên đó cán bộ quản lý kiểm tra xem phòng nào còn trống hay con thiếu sinh
viên ở trong mỗi phòng có thể theo nguyện vọng của sinh viên đó có muốn ở
phòng và phòng đó là nam hay là nữ để sắp xếp cho phù hợp. Danh sách
sinh viên ở được đăng ký tuần tự theo các phòng còn trống. Ký túc xá quy
định mỗi phòng tối đa 8 sinh viên, tầng 1 thường là nam ở, còn nữ thường ở
các phòng phía trên.

7
3. Quản lý sinh viên:

Sau khi sinh viên đã ổn định phòng ở thì sẽ phải tuân thủ mọi quy
định mà kí túc xá đã đặt ra. Nếu sinh viên nào vi phạm sẽ xử lý kỷ luật SV
theo phân cấp của Nhà trường. Trưởng Ban QLKNT ký quyết định kỷ luật
SV ở mức khiển trách và cảnh cáo. Các quyết định này phải được gửi về
Khoa/Viện chủ quản, Lớp khóa học và Phòng CTSV (tập hợp gửi kèm Báo
cáo tháng), đồng thời được thông báo rộng rãi tại các Bảng tin và hệ thống
phát thanh tại KNT. Đối với các trường hợp vi phạm cao hơn mức cảnh cáo,
Trưởng Ban QLKNT lập hồ sơ, họp hội đồng kỷ luật cơ sở (có mời đại diện
lớp khóa học và Khoa/Viện chủ quản tham dự), sau đó chuyển hồ sơ đề nghị
về Phòng CTSV để trình Ban Giám hiệu xem xét quyết định.

4. Chuyền phòng hoặc rời kí túc xá

Trong quá trình ở KTX sinh viên dó không được tự tiện ra khỏi KTX
khi không được sự cho phép của ban quản lý ktx. Và không được ra khỏi ktx
ở khi chưa hết hạn nếu muốn ra thì phải bán phiếu ở cho một người khác
(không thông qua ktx )sau khi được sự đồng ý của ban quản lý thì hồ sơ sinh
viên đó sẽ được thay thế bằng hồ sơ sinh viên mới, còn ở thì không thu thêm
tiền vì đây là hình thức đổi cho sinh viên khác.

Nếu một sinh viên trong quá trình ở muốn chuyển sang phòng khác,
dược sự đồng ý của cán bộ quản lý thì hồ sơ sinh viên đó được chuyển từ
phòng cũ sang phòng mới và sinh viên đó được quản lý từ phòng mới nay.

Nếu sinh viên muốn rời khỏi KTX thi sinh viên làm đơn ra khỏi KTX
sau đó ban quản lý sẽ xem xét và giải quyết cho sinh viên ra khỏi KTX. Sau

8
khi sinh viên ra khỏi KTX thì ban quản lý đánh dấu ngày sinh viên đó ra và
cập nhật lại chỗ trống của phòng đó

Hình 1.2. Đơn xin ra khỏi kí túc xá

5. Quản lý cơ sở vật chất và tải sản chung

Ban quản lý KTX quản lý tất cả những tài sản thuo[ọc về KTX như
các phòng, các bóng đèn chiếu sáng ngoài hành lang và trong phong,
giường, dát giường, vòi nước. bn quản lý xem xét tình trạng cua các trang bị
đẻ có thiết bị thay thế hay sửa chữa. khi sinh viên vào phòng thì ban quản lý
sẽ bàn giao tài sản cho từng phòng.

Tổ chức triển khai trực đảm bảo an ninh tại KNT; kiểm tra, đôn đốc
trật tự, nội vụ, vệ sinh; đảm bảo nguồn điện, nước, hệ thống bảng tin, hệ

9
thống phát thanh và các cơ sở vật chất cần thiết khác đáp ứng việc học tập và
rèn luyện tốt cho SV ở nội trú.

Điều động và quản lý SV (diện bắt buộc nội trú) tham gia trực an ninh
chung và các hoạt động khác theo kế hoạch của Nhà trường.

Hình 1.3. Biên bản nhận lai tài sản

Thêm trang thiết bị

Quản sinh, sinh viên viết đơn xin thêm trang thiết bị thêm cơ sở vật
chất. Khi đó ban quản lý sẽ tiến hành xem xét mức độ cần thiết để
thay thế hoặc sửa chữa tranh thiết bị và tiên hành lưa thông tin ngày
mua, số lượng, giá, nơi được thay thế, sửa chữa trang thiết bị đó.

10
6. Thống kê danh sách sinh viên

Trong qua trình quản lý , theo yêu cầu của ban lãnh đạo cần thông tin
về 1 danh sách sinh viên nào đo stheo yêu cầu thì ban quản lý sẽ thống kê
danh sách hoặc số lượng. Thống kê danh sách sinh viên theo ktx, theo
phòng, giới tính, dân tộc,…có thể theo yêu cầu ban quản lý ktx thống kê số
lượng như: sộ lượng phòng hiện có của ktx, số sinh viên mỗi phòng, số sinh
viên theo khoa, số sinh viên nam hoặc nữ….

7. Quản lý hợp đồng:

Vào đầu các năm học khi có nhu cầu tạm trú trong ký túc xá, sinh viên
phải thực hiện thủ tục đăng ký với bộ phận quản lý của ký túc xá. Bộ phận
quản lý sẽ kiểm tra và xem xét hồ sơ của các sinh viên. Nếu hồ sơ đáp ứng
đủ các yêu cầu đăng ký thì bộ phận quản lý sẽ tiếp nhận và làm thủ tục hợp
đồng đăng ký cho sinh viên vào ở trong ký túc xá. Mỗi sinh viên có một hợp
đồng và sẽ được lưu trữ, sử dụng trong suốt thời gian tạm trú tại ký túc xá.

Trong suốt năm học, nếu xảy ra các trường hợp: sinh viên vi phạm nội
qui, bị buộc ra khỏi ký túc xá, hoặc khu ký túc xá còn phòng và có sinh viên
có nguyện vọng muốn vào ký túc xá,… thì ban quản lý sẽ thực hiện hủy hợp
đồng, hoặc làm thủ tục cho sinh viên vào ở ký túc xá.

8. Quản lý nhân viên:

Mỗi ký túc xá của các trường Đại học đều có các nhân viên quản lý,
với nhiệm vụ và chức năng quản lý của riêng mình. Mỗi cán bộ nhân viên sẽ
được quản lý với các thông tin: Mã nhân viên, Tên nhân viên, Số điện thoại,
Giới tính, Ngày sinh, Địa chỉ, mô tả khác.

11
 Khi có nhân viên nghỉ (ốm, nghỉ sinh, có việc bận,…) hoặc các trường
hợp: hết hợp đồng, bị sa thải, làm hợp đồng mới,… cần thông báo cho giám
đốc hoặc các cán bộ nhân viên chuyên trách để xử lý kịp thời.

9. Quản lý điện nước:

Hàng tháng, bộ phận quản lý có trách nhiệm lập hóa đơn điện nước
của mỗi phòng, kiểm tra công tơ điện, nước và thực hiện tính toán thành
tiền. Hóa đơn bao gồm các thông tin: Số hóa đơn, số phòng, khu nhà, ngày
lập, tổng tiền. Thông tin điện nước gồm: mã công tơ điện, mã công tơ nước,
số phòng, khu nhà, tháng ghi sổ, chỉ số đầu và cuối (với riêng công tơ điện
và công tơ nước). Ngoài ra, khi có sự thay đổi về giá điện nước , thì bộ phận
quản lý sẽ thực hiện chỉnh sửa và thay đổi thông tin về điện nước.

10. Kết luận:

Từ kết quả đã khảo sát và việc phân tích thiết thực, hiệu quả và độ tiện
lợi của hệ thống cũ, chúng ta thấy rằng hệ thống này còn có rất nhiều điểm
không còn phù hợp với công việc quản lý của hiện nay. Một số công việc có
thể dẫn đến sai lạc thông tin và xử lý quá chậm, mất nhiều thời gian… Vì
những điều như thế tôi đã mạnh dạn đưa ra một ý tưởng về một hệ thống
quản lý ký túc xá có khả năng thay thế hoàn chỉnh hệ thống mà chúng ta đã
có với các chức năng hoàn toàn giống với công tác quản lý ký túc xá của các
trường có ký túc xá cộng thêm những chức năng có thể tiết kiệm thời gian,
khả năng xử lý chính xác, nhanh nhậy và đầy hiệu quả. Tôi đã kết hợp
những chuẩn, các quy tắc cứng của nhiệm vụ quản lý sinh viên ở ký túc xá
đã có công nghệ thông tin đó là chiếc máy tính mà hiện nay nó không còn là
quá khó đối với các trường Đại học.

12
d. Đánh giá bài toán:

- Ưu điểm:

Hầu hết cán bộ quản lý được phân công làm các công việc khác nhau,
quản lý các ký túc xá khác nhau và có sự quản lý của giám đốc và phó giám
đốc. Và đã hoàn thành các công việc mình được giao, công việc tiến hành rất
đơn giản và dễ làm.

- Nhược điểm:

+ Trong quá trình quản lý sinh viên mất nhiều thời gian, công sức nhất là khi
phải quản lý số lượng sinh viên lớn.

+ Việc kiểm tra đánh giá, sửa đổi, bổ sung, tìm kiếm thông tin chậm, mất
nhiều thời gian và công sức.

+ Quá trình quản lý sinh viên hầu hết dựa trên thủ công không phù hợp với
thời kỳ tự động hóa, không đáp ứng được yêu cầu thời đại mới thời đại Công
nghệ thông tin, đòi hỏi tính chính xác cao, nhanh.

Mô hình quản lý hệ thống KTX

Hình1.4. Hệ thống quản lý KTX

13
 II. Bảng phân rã chi tiết công việc.

STT CV Ràng buộc Tên công việc Số ngày Ngày Bắt Đầu Ngày Kết Thúc
CV trước

Lê Thanh Tuyền 27

1 A Phân tích khả thi 1 30/09/2019 01/10/2019

2 B A Phân tích và rút ra yêu cầu 2 02/10/2019 04/10/2019

3 C A Đặc tả các yêu cầu 2 05/10/2019 07/10/2019

4 D C Đánh giá yêu cầu 1 08/10/2019 09/10/2019

5 E D Đặc tả trừu tượng 5 10/10/2019 15/10/2019

6 F D Thiết kế kiến trúc 1 16/10/2019 17/10/2019

7 G F Thiết kế giao diện 5 18/10/2019 23/10/2019

8 H G Thiết kế thành phần 3 24/10/2019 27/10/2019

9 I H Thiết kế cấu trúc dữ liệu 3 28/10/2019 31/10/2019

10 J I Thiết kế thuật toán 4 01/11/2019 05/11/2019

Bảng chi tiết công việc thành viên thứ nhất

14
STT CV Ràng buộc Tên công việc Số ngày Ngày Bắt Đầu Ngày Kết Thúc
CV trước

NV Trương Hữu Thắng 25

1 K Thiết kế hệ thống 4 06/11/2019 10/11/2019

2 L K Xây dựng phần mềm 7 11/11/2019 18/11/2019

3 M K Thực thi các phần mềm 2 19/11/2019 21/11/2019

4 N M Kiểm thử hệ thống 2 22/11/2019 24/11/2019

5 O N Kiểm thử thành phần 2 25/11/2019 27/11/2019

6 P N Đánh giá hệ thống hiện tại 1 28/11/2019 29/11/2019

7 Q P Duyệt lại mã code 2 30/11/2019 02/12/2019

8 R Q Đề xuất các thay đổi hệ thống 1 03/12/2019 04/12/2019

9 S Q Chỉnh sửa hệ thống 2 05/12/2019 07/12/2019

10 T S Thực hiện triển khai 2 08/12/2019 10/12/2019

Bảng chi tiết công việc thành viên thứ hai

15