Handleiding ProMAK

Handleiding
ProMAK Handleiding P 1 / 123

Asyst nv Boekstraat 75a B-2610 Wilrijk Tel +32 3 385.11.22
Inleiding
Als voor u de klanten het belangrijkste zijn,

maar u hebt soms ook dat gevoel,
dat u eigenlijk tien zaken tegelijk moet doen : polissen creëren, schadegevallen afhandelen,
telefoneren, afspraken maken, op tijd komen, brieven, e-mail en faxen sturen, adreslijsten
aanleggen, rapporten schrijven, mailings de deur uit krijgen,…
En vooral…
Het allerdringendste eerst doen en zeker niets vergeten !
Haal opgelucht adem, want met ProMAK doet u dit voortaan heel efficiënt en zonder tijdverlies
…
Er is geen betere manier om u optimaal te organiseren dan met ProMAK
ProMAK is de snelste, de krachtigste en de meest flexibele beheerssoftware beschikbaar,

een originele, op lijsten gebaseerde, en volledig modulair opgebouwde oplossing. ProMAK
organiseert al uw data in een vast frame van 3 vensters waarvan onderling de grootte
aanpasbaar is, de bovenste helft fungeert als “Main Module window” de twee 1/3 en 2/3
vensters onderaan fungeren als respectievelijk “Sub Contact Window” en “Sub Module
Window”. De informatie in twee “Sub windows” is steeds in relatie met de informatie uit het
“Main window”.
Wie zijn de gebruikers van ProMAK in uw organisatie?
ProMAK is een tool voor elke PC-gebruiker in uw organisatie die met uw prospecten, klanten en
leveranciers in contact komt!
Met al zijn mogelijkheden kunnen nu taken die anders dagen zo niet weken in beslag zouden
nemen nu in uren zo niet minuten geklaard worden.

ProMAK een “dynamic extendable application framework”
ProMAK is een Dynamic Extendable Application Framework : een ware revolutie op de
software markt. D.w.z. dat ProMAK volledig modulair is opgebouwd. ProMAK fungeert als het
ware als een “Portal” van waaruit elke PC gebruiker, die contacten onderhoudt met
prospecten, klanten en leveranciers, zijn taken zal uitvoeren. De gebruiker blijft hiervoor
gewoon gebruik maken van zijn vertrouwde Microsoft Office pakketten, waardoor de
functionaliteit van elk pakket afzonderlijk verhoogt, m.a.w. het resultaat is meer dan de som
van de delen. Alle taken die bvb. met de vertrouwde tekstverwerker, rekenbladen, kalender,
mailprogramma, boekhoud-programma, enz. uitgevoerd worden, linkt ProMAK aan een
bepaalde klant, waardoor een volledig klantendossier ontstaat.
ProMAK Basis
ProMAK Basis is opgebouwd uit volgende modules:
• ProMAK basis
o Relaties
o Personen
o Risico-objecten
o Producten bij concurrentie
o Kosten-Baten
o Adressen
• Variaverzekeringen
o Polissen
o Waarborgen
o Polisarchief
o Kapitalen
o Alle vormen van Multi-polissen
o Vlootpolissen
o Collectieve polissen
o Info en historiek Collectieve
• Administratie ( maakt deel uit van een basis licentie )

o Notitie
o Taken
o Documenten : papierloos werken
o E-Mail
o Agenda
o Postcodes
o Correspondentie
o Typebrieven

Relaties
Toevoegen, bekijken, sorteren en zoeken door uw adressen, met zoveel details als je
zelf maar wenst, in een volledig aanpasbaar venster.
Personen
ProMAK laat u toe om een onbeperkt aantal personen toe te voegen aan een relatie,
dit om u nog beter te kunnen organiseren.
Risico-objecten
ProMAK laat u toe om een onbeperkt aantal risico-objecten toe te voegen aan een
relatie en deze ongelimiteerd te kunnen definiëren. Elk risico object krijgt een
gewicht afhankelijk van de belangrijkheid van het object. Des te belangrijker des te
hoger de premie en de commissie op de polissen. Dit worden voor ProMAK de te
verzekeren objecten. Hoe meer risico-objecten gedefinieerd voor een relatie, des te
zwaarder wordt deze relatie.
Producten bij concurrentie

ProMAK laat u toe om een onbeperkt aantal producten van de concurrentie te
registreren. Zo weet je dat je relatie wel optimaal verzekerd is voor zijn/haar
geregistreerde risico-objecten.
Kosten-Baten
ProMAK registreert voor u elke activiteit die je onderneemt met een relatie en zal
bijgevolg voor elke activiteit een bepaalde kost boeken. De commissie die je opstrijkt
wordt als opbrengst geboekt. Zo krijg je een perfect beeld van kosten-baten per
relatie.
Adressen
ProMAK laat u toe om een onbeperkt aantal adressen toe te voegen per relatie. U
selecteert snel de juiste postcode of gemeente uit de standaard meegeleverde
Belgische postcodes en gemeentelijst.
Polissen
ProMAK laat u toe om een onbeperkt aantal polissen toe te voegen per relatie. U
duidt zelf de persoon aan binnen de relatie voor de registratie ervan. De polissen
worden onderverdeeld per Tak en Maatschappij. De betaalde premies, verworven
commissies, looptijd, begin en einde worden zorgvuldig bijgehouden.
ProMAK registreert voor u de geregistreerde schades, reserves en betaalde (
verworven ) bedragen voor de S sur P berekening.
Polishistoriek
ProMAK registreert alle wijzigingen in de polissen
Waarborgen
ProMAK laat u toe om een onbeperkt aantal waarborgen toe te voegen per polis.

Kapitalen
ProMAK laat u toe om een onbeperkt aantal kapitalen toe te voegen per gecreëerde
waarborg in polis
Multi - polissen
ProMAKplus ( uitgebreide versie ) laat toe alle vormen van multi-polissen te beheren.
Idem voor vlootpolissen.
Collectieve polissen
ProMAK laat u toe om een onbeperkt aantal maatschappijen toe te voegen per polis
met de registratie van welk gedeelte deze maatschappij voor zijn/haar rekening
neemt.
Info en hist. Collectieve

In dit gedeelte worden in het geval van collectieve polissen de gestelde premie –
taksen commissie en looptijd opgegeven.
Notitie
Opslagen van o.a. telefoongesprekken, losse notities met onbeperkte
opzoekmogelijkheden.
Taken
Vergeet nooit nog een taak of een afspraak.
Documenten
Koppel een onbeperkt aantal brieven, digitale bestanden of Windows objecten aan uw
relaties – risico objecten – polissen of schade dossiers. (linked of embedded). Een
bewezen paperless office is het gevolg.
E-Mail
Registreert zowel al uw uitgaande en inkomende mail gerelateerd aan relatie -
persoon – polis – schadedossier. Gekoppeld met je bestaande Microsoft Outlook.
Agenda
Registreer in een handomdraai al uw vergaderingen en afspraken in de ProMAK
kalender die eigenlijk de Microsoft Outlook agenda gebruikt.
Postcodes
ProMAK laat u toe om bij de registratie van een adres de juiste postcode of gemeente
uit de standaard meegeleverde Belgische postcodes en gemeentelijst te selecteren.
Correspondentie
Met deze module wordt het mogelijk snel een brief op te maken met de nodige links
naar de data van de database.
Typebrieven
ProMAK wordt geleverd met tal voor opgemaakte typebrieven die door u kunnen
gepersonaliseerd worden met uw logo en adresgegevens.

Extra uitgebreide modules zoals schadebeheer – kwitantiebeheer – bank &
beleggingen of beleggingsverzekeringen, immobiliën, kredieten & hypotheken zijn
standaard beschikbaar.
ProMAK is in al zijn modules even vooruitstrevend en volledig.

DEEL I: Opstarten en de Interface
1. ProMAK opstarten
1.1 Het opstarten van de ProMAK software
Op de desktop is na de installatie het opstart icoontje van de ProMAK software
gekomen. Met een dubbelklik op dit icoontje zal de ProMAK software opstarten
met volgende scherm:
De laatst gebruikte Usernaam op deze PC wordt onthouden en zal bijgevolg

automatisch ingevuld zijn in “User Name”. Typ uw paswoord in het veld “Password”.
LET OP : Al deze velden zijn hoofdletter gevoelig.
De software start op en je krijgt het volgende scherm. (standaard opstartscherm)

2. De Interface
2.1 Algemene beschrijving van de interface
Voor we echt van start kunnen gaan met ProMAK gaan we eerst enkele basis
begrippen bekijken.
Menu bar Module Icon Bar Selecteer weergave

Toolbar Record tellers
Main Module
Window
Datum
Sub contact
window Sub Module
Window
Uur User log in Geopende database
Deze frame waarin gewerkt wordt, heeft een vaste lay-out en is eigen aan de
software. De data wordt ofwel in lijsten of in fiches getoond, instelbaar door de
gebruiker. De data die getoond wordt in de “Sub window” is steeds in relatie met de
informatie getoond in het “Main Window”. ProMAK is een Dynamic Extendable
Application Framework, wat betekent dat de verschillende “Modules” steeds ofwel in
het “Sub Module Window” of in het “Main Module window” kunnen getoond worden.
Dit is afhankelijk of je de module iconen met de linker of met de rechter
muisknop aanklikt.
LET OP:
Rechter muisknop op Module icoon = Module open in “Sub Module window”
Linker muisknop op Module icoon = Module open in “Main Module window”

2.2 Besturing van de verschillende modules
Er is steeds een relatie tussen de gegevens in de verschillende vensters onderling. Zo
kan je in het hoofdscherm ( Main module window ) steeds een module tonen en
rechtsonderaan in het sub scherm ( sub module window ) bekjken wat je wenst te
zien gerelateerd aan de respectievelijke items in het hoofdscherm.
Enkele voorbeelden :
Relaties – Personen - Risico-objecten Relaties – Personen - Polissen
Relaties – Personen - Schades Relaties – Personen – E-mail
Polissen – Personen – Verzekerd object Polissen – Personen - Documenten

Polissen – Personen - Subpolissen Schades – Personen – Schade-betrokkenen
Schades – Personen - Tijdsregistratie Kwitanties – Personen - Betalingen
Het venster links onder of het “Sub Contact window” toont steeds de verschillende
contactpersonen voor de aangeduide relatie uit het “Main Module window”.
ProMAK biedt u zelfs de mogelijkheid om in één oogopslag de volledige historiek te

kunnen zien van een bepaalde relatie. Daarvoor selecteren we in het “Sub Module
window” de selectie “All”.

Dit heeft het voordeel om in één oogopslag de volledige historiek van een bepaalde
relatie te kunnen zien.
2.3 Gebruik de “Bron” voor snelle selectie

Door gebruik te maken van de drop down box “Bron”
Hoofscherm
Sub scherm

kan je in het “Main Module Window” en in het “Sub Module window” snel van module
wisselen. Quasi alle combinaties zijn mogelijk, zelfs als ze theoretisch niet van
toepassing zijn in het relationeel model van de ProMAK software.
LET OP: Alle modules van de administratie kan je tegenover elke verzekeringsmodule
gebruiken. Zo kan je dus documenten en e-mail tegenover alle modules opslaan.
De relatie staat in ProMAK steeds centraal en is steeds de top van je denkbeeldige

pyramide
2.4 Filters gebruiken

Van zodra je een module hebt geselecteerd, wordt deze al dan niet opgevuld met
gegevens. Soms wil je de totale inhoud van een tabel (module), soms ook niet. Om
het de gebruiker gemakkelijker te maken, werden de “Filters” ontworpen. Deze filters
werken zowel in het “Main Module Window” als in het “Sub Module window” . Je kan
ze aansturen d.m.v. een drop down box.
De meest voor de hand liggende filters zijn beschikbaar. Extra filters kunnen door de
database administrator aangemaakt worden.
2.5 Aanpassen van vensterverhouding

De “Frame” waarin deze gegevens worden getoond is vast, je kan enkel de
verhouding van de vensters onderling veranderen door met de muis over de kruising
van de drie vensters te gaan en dit aan te klikken en te verslepen.
Zie het verschil in verhouding van het 3 delig venster systeem
2.6 Het 360 ° draaibaar database model

In PROMAK draait alles rond relaties en/of mensen. De klanten staan centraal. Met
het unieke 360 ° draaibare database model van ProMAK kunnen we alle gegevens
vanuit eender welk standpunt gaan benaderen, bekijken of analyseren.
Als je een module icoon met de linker muisknop aanklikt dan komen de gegevens van
deze module zichtbaar in het “Main Module window” en is er een relatie met het “Sub
Contact window” links onder waar je kan zien aan welke relatie deze gegevens
gerelateerd zijn.
In het “Main Module window” zien we nu een lijst van Polissen. Deze polissen zijn
geregistreerd aan verschillende relaties. In het “Sub Module widow” rechts beneden
kunnen we nu bv de waarborgen van de aangeduide polis tonen, of bijvoorbeeld de
gevoerde correspondentie rond deze polis.

LET OP: Er blijft steeds uw relatie van “Main Module window” naar “Sub Contact
window” om zo het gerelateerde relatie te kunnen zien.

DEEL II: de Database
1. Algemeen
Hieronder ziet u een schematische voorstelling van de ProMAK database structuur.
Elke ovaal komt overeen met een Module in ProMAK die je ofwel In het “Main Module
window” naar “Sub Contact window” kan selecteren.

De Modules zijn onderling verbonden met grijze lijnen. Dit zijn de links of de
onderlinge relaties. Zo zie je bijvoorbeeld duidelijk de link tussen de modules
polissen, verzekerd object, waarborgen en kapitalen.
Deze structuur moet je goed in je hoofd geprent hebben om makkelijker met ProMAK
te kunnen werken.
De Modules zijn onderveeld in

gekleurde groepen om het
overzicht nog beter te kunnen
behouden. Het is ook
ongeveer in deze volgorde
dat de modules terug komen in
de module aanwijzer in ProMAK.
Voor het gemak werden de modules onderverdeeld

in verschillende module-aanwijzers gescheiden door een horizontale onderverdeling.
1.1 Veranderen van de kolom lay-out of weergave
ProMAK heeft standaard een op lijsten gebaseerde presentatie in elk van de vensters.
De gegevens worden gepresenteerd in verschillende kolommen. De lay-out van de
kolommen kan zelf worden gekozen. Met de “Lijst” combo box in elk venster kan de
gebruiker zelf zijn lay-out bepalen. De gegevens in het geselecteerde venster kunnen
dan in een andere vorm worden weergegeven, of zelfs met totaal andere velden,
afhankelijk van de gebruiker.
Klik op het Tabel icoontje ( Alles ) om de volledige lijst van de database op te halen.
combo box “View”
De gebruiker kan gebruik maken van de voorgedefinieerde views die getoond worden
in de combo box, hij kan views laten bijmaken of zelf de views aanpassen.
De breedte van elke kolom kan worden aangepast d.m.v. het verslepen van de
kolomhoofdingen onderling.
In het menu Table kan via “Auto kolombreedte” de kolombreedte automatisch

aangepast worden aan het breedste item in de kolom ( cfr. MS Excel ). Met het item
“Rek kolommen uit” wordt er een verdeling gemaakt over de volle breedte van het
scherm.
LET OP: De database administrator kan nieuwe views voor elke module aanmaken. Dit gebeurt
dmv de ProMAK Toolkit
1.2 Alfabetisch sorteren

De kolom hoofdingen fungeren als knoppen. Door op deze knoppen te klikken kan je
de gegevens van dat venster alfabetisch of chronologisch sorteren volgens de waarde
van deze kolom. Door de eerste keer er op te klikken sorteer je van AZ door nog
een keer op te klikken sorteer je van ZA

Lijst alfabetisch gesorteerd op de kolom op kolom relatie
Zelfde lijst alfabetisch gesorteerd van groot naar klein op kolom relatie
Zelfde lijst alfabetisch gesorteerd op de kolom postcode

1.3 Wijzigen van bestaande Kolom lay-out
Je kan d.m.v. “slepen van data” kolommen opnemen en naar een andere positie
verslepen.
Je neemt de kolomkop op om deze op een andere plaats terug te zetten.
zo kan je eender welke kolom opnemen en verslepen naar een andere plaats in de
lijst. Deze wijzigingen blijven niet van kracht. De volgende keer als je deze lay-out
terug selecteert staat deze terug zoals deze werd aangemaakt.
Dit kan je toepassen in alle vensters.
LET OP: Dit is zeer handig bij bijvoorbeeld het printen van lijsten
Dit werkt in alle vensters

1.4 Markeren van records
Je kan records markeren om met deze records later verder te werken.
Door met de cursor aan de linkerzijde in de lichtgrijze band te klikken de muisknop
ingedrukt te houden en naar beneden of boven te slepen, kan je stukken uit de
database markeren voor verdere bewerkingen.
In het menu “Bewerken” heb je nu een lijst van mogelijkheden.
1. Deze selectie gebruiken voor aanpassingen

2. Alle records in het venster selecteren
3. De markering van alle records wegnemen
4. De markering omdraaien
5. De gemarkeerde tot deellijst brengen

1.5 Lijsten veranderen in fiches
De standaard presentatie in alle ProMAK vensters is een op lijsten gebaseerde
presentatie. De gebruiker kan per venster deze presentatie veranderen naar een op
“Fiches” gebaseerde presentatie. De inhoud van deze fiches is afhankelijk van de
gekozen “Kolom view”. De inhoud van de fiches wordt m.a.w. opgebouwd met de
beschikbare velden van de gekozen kolom view. Dit kan je doen in de menubalk
“Tabel” item “Kaart weergave”.
2. Zoeken in de database.
ProMAK geeft de gebruiker de mogelijkheid om op alle velden te kunnen zoeken in
de database. In de PROMAK toolkit kan men bepalen welke de zoekvelden zijn in de
database. (in principe kan op elk veld gezocht worden.)
Men kan op elk veld individueel zoeken met slechts 1 zoekcriterium voor dat
specifieke veld of men kan meerdere velden tegelijkertijd selecteren met meerdere
zoekcriteria.
LET OP : Het resultaat van een zoekopdracht zal steeds worden weergegeven in het “Main
Module window”. Dit wil zeggen dat we eerst de juiste module moeten activeren in
het “Main Module window” alvorens de zoekopdracht uit te voeren. Als we als
resultaat relaties willen hebben dan zal de Module “Relaties” moeten geactiveerd
worden in het “Main Module window”. Als we als resultaat bijvoorbeeld een lijst van
polissen willen zien dan zal de Module “Polissen” moeten geactiveerd worden in het
“Main Module window”.
Indien je bovenstaande niet begrepen hebt neem dan de moeite om dit opnieuw te
lezen. Dit is heel belangrijk bij het terug vinden of opbouwen van allerhande lijsten
voor bijvoorbeeld het opzetten van bepaalde acties.
In de toolbar is er een speciale sectie voorzien voor het definiëren van

zoekopdrachten.

1. Algemene zoekopdracht in alle modules
2. Zoeken naar analogie met google op meerdere woorden

in 1 record
3. Snel zoeken op achternaam van een persoon
4. Snel zoeken op naam van een relatie
5. Uitgebreide zoekmenu om op meerdere velden tegelijkertijd

te zoeken met verschillende voorwaarden
2.1 Zoeken met “google search”
Hiervoor werd een apart zoekscherm ontworpen dat een volledige “ google search “
mogelijkheid biedt.

Dit scherm is zeer eenvoudig van structuur en opvatting. Het bestaat uit 2 velden die
je dient in te vullen.
In het onderste veld bepaal je wat je als resultaat wenst te zien : een klant, een pols,
een schadegeval, een risico-object, een kwitantie, een waarborg, ....
In het bovenste veld ( het zoekveld ) vullen we iedere mogelijke combinatie van
gegevens die we kennen in. Ieder apart woord of deel van woord of getal dat we
kennen, scheiden we door een spatie. Zo kan je de meest mogelijke en onmogelijke
combinaties van gegevens bedenken en toch het resultaat bekomen.
Voorbeeld : Wat geef je in in het zoekveld : huisnummer van klant, spatie, 2 cijfers
uit polisnummer, spatie, merk van wagen. Als resultaat wil je zien : de waarborgen
waarvoor dat voertuig gedekt is ....
Je kan hier dus alle mogelijke combinaties bedenken ...
ZEER STERKE en uitermate GEBRUIKSVRIENDELIJKE zoekmogelijkheid !
Of zoeken met “ global search “ ( algemene zoekopdracht )
Afhankelijk van wat we als resultaat willen hebben, selecteren we de juiste module in
het “Main Module window”. We helpen jullie op dreef.
LET OP: * Willen jullie als resultaat een persoon vinden met een bepaalde achternaam, selecteer
dan Contact in het “Main Module window” door met de linker muisknop op het
Contact module icoontje te klikken
* Willen jullie als resultaat bijvoorbeeld een lijst van relaties vinden waar een persoon
werkt met een bepaalde achternaam, selecteer dan Company in het “Main Module
window” door met de linker muisknop op het Company module icoontje te klikken.
* Willen jullie als resultaat bijvoorbeeld een lijst hebben van bezoeken afgelegd bij een
persoon met een bepaalde achternaam selecteer dan Activities in het “Main Module
window” door met de linker muisknop op het Activities module icoontje te klikken.
Na dat we de juiste module bovenaan gezet hebben : bijvoorbeeld Polissen, kunnen

we in 1 zoekopdracht alle polissen vinden van de tak “Brand” van “Fortis”.
Klik op de tweede verrekijker en typ vervolgens de zoekwoorden in.

Op deze woorden worden nu alle velden van de volledige polisfiche doorzocht. Het
resultaat is dus “alle polissen waar ergens het woord brand en Fortis in voorkomt”
ongeacht het veld waar ze staan.
In hogervermeld voorbeeld ( print screen ) stond Fortis vermeld als “ maatschappij

van afhandeling “ in de polis die bij AXA is geplaatst.
2.2 Snel zoeken op achternaam van persoon

Afhankelijk van wat we als resultaat willen hebben, selecteren we de juiste module in
het “Main Module window”. Wij helpen jullie op dreef.
LET OP: * Willen jullie als resultaat een persoon vinden met een bepaalde achternaam selecteer
dan Contact in het “Main Module window” door met de linker muisknop op het
Contact module icoontje te klikken
* Willen jullie als resultaat bijvoorbeeld een lijst van relaties vinden waar een persoon
werkt met een bepaalde achternaam selecteer dan relaties in het “Main Module
window” door met de linker muisknop op de Relatie module icoontje te klikken.

* Willen jullie als resultaat bijvoorbeeld een lijst hebben van bezoeken of andere acties
vastgelegd bij een persoon met een bepaalde achternaam selecteer dan Taken in het
“Main Module window” door met de linker muisknop op het Taken module icoontje te
klikken.
In dit geval, selecteren we de module Personen in het “Main Module window” en

klikken vervolgens op de shortcut van zoeken op achternaam.
In het veld between kan je nu de beginletters typen van de naam die je wenst te
vinden in de database ( of een cluster van letters uit de naam ).
LET OP: Hoe meer letters je typt hoe korter de lijst met resultaten zal zijn.
Als je een lijst van namen wil bekomen kan je de range bepalen door ook een waarde
in het “And” veld in te vullen.
Je kan ook gebruik maken van het “ % “ teken om op deze plaats een onbepaald
aantal letters te vervangen. Voor ieder ontbrekend teken vul je een % teken in.

LET OP: Er is steeds de relatie tussen het
“Main Module window” en het “Sub Contact
window” om de relatie van de persoon met een
bepaald relatie te kunnen terug vinden.
Als je nu door het “Main Module window” scrolt

dan zal je steeds in het “Sub Contact window”
het verband van de contactpersoon met de
relatie zien.
2.3 Snel zoeken op naam van relatie

Afhankelijk van wat we als resultaat willen
hebben, selecteren we de juiste module in het
“Main Module window”. We kiezen voor
Relaties en klikken vervolgens op de shortcut
van “zoeken op relatie”.
typ nu de eerste letters in van de naam van

het gewenste relatie.
LET OP: De record navigator geeft steeds aan

hoeveel records er aan het opgegeven zoekcriterium voldoen.

2.4 Uitgebreide zoekmenu
ProMAK is opgebouwd uit verschillende modules. In alle modules waar je als
gebruiker toegang toe hebt, kan je nu uitgebreid gaan zoeken.
Klik op de verrekijker van het gedeelte zoeken in de toolbar
Dit is de lijst van de beschikbare modules. Achter elk van deze modules zitten sub
lijsten, die kunnen opgeroepen worden door met de cursor over de verschillende
modules te gaan. Telkens je over een andere module komt zal de desbetreffende
sublijst open gaan. In deze sublijst zitten alle velden die aangeduid werden als
zoekvelden.
Nu heb je een mogelijkheid om op al deze velden individueel te gaan zoeken.
Willen we bijvoorbeeld een lijst van alle relaties binnen een bepaalde postcode range.
Dan selecteren we eerst de module relaties in het “Main Module window”. We klikken
op verrekijker en gaan via de relaties module naar het veld “Zip”.
We krijgen nu het scherm waar we de postcode range kunnen ingeven.

LET OP: heb je de postcodes ingegeven met de landcode ervoor vergeet dan niet deze nu ook
in te geven bij het zoeken.
2.5 Zoeken op verschillende criteria

Het laatste item van elke module is “zoek op meerdere velden”.
Via deze items heb je extra mogelijkheden om te zoeken en de resultatenlijsten op te
bouwen.
dit geeft het volgende scherm als resultaat.

Je hebt nu de mogelijkheid om meerdere zoekcriteria in 1 enkele zoekopdracht te
vervatten. Met de extra operatoren zoals:
Conditie
• Moet aan alles voldoen : moet aan alle opgegeven criteria voldoen
• Moet aan 1 of meer voldoen : voldoende als het voldoet aan 1 criterium
Modify current list

• Zoekresultaten aan lijst toevoegen : Toevoegen aan de huidige resultatenlijst
• Verklein lijst : enkel zoeken uit de lijst die nu gepresenteerd is
• Vervang lijst door zoekresultaten : de bestaande lijst vervangen door de
resultaten van deze zoekactie
“Moet aan alles voldoen”: Voldoen aan alle opgegeven zoek criteria
“Moet aan 1 of meer voldoen”: Voldoen aan één of meer van de opgegeven
zoekcriteria
“Zoekresultaten aan lijst toevoegen”: De lijst die op het moment van uw

zoekvraag in het main window staat, zal worden bewaard en het resultaat van deze
vraag worden erbij geschreven.
“Verklein lijst”: Je maakt je selectie uit de lijst die zich op dit moment in het main
window bevindt en niet uit het hele bestand. Zo kan je een selectie maken en op het
resultaat van deze selectie een nieuwe ( verfijnende ) selectie maken.
“Vervang lijst door zoekresultaten”: De resultaatslijst van de vorige zoekvraag

mag worden gewist en worden vervangen met het nieuwe resultaat van de op dit
moment gestelde zoekvraag.
Als eenmaal de zoek criteria ingegeven zijn, heb je met de “bovenstaande knoppen
nog volgende mogelijkheden:
“Verwijderen”: de mogelijkheid om een bepaald criterium te elimineren.

“Verander oper.”: kan je de gekozen operator wijzigen. De opgegeven waarde
moet liggen tussen of mag niet liggen tussen.
“Verander waarde”: hiermee kan je een opgegeven waarde wijzigen
2.6. Zoeken op systeem velden

In het relationele model van ProMAK wordt de relatie tussen alle modules gelegd
d.m.v. systeemvelden. Bij de vele systeemvelden zijn er ook enkele waar de gebruiker
kan van profiteren om de database te doorzoeken.
Bij elke actie wordt er ook gelogd wie en wanneer er wijzigingen werden aangebracht
aan het systeem. Op deze velden kan nu ook worden gezocht.
3. Printen van informatie uit de database

3.1 Printen van lijsten.
Vanuit het “Main Module window” kan je lijsten printen. Deze lijsten worden geprint
volgens de geselecteerde Kolom lay-out van dat moment met alle records die op dat
moment in het venster worden gepresenteerd.

Wil je een lijst van namen en adressen, maak je selectie en geef de print opdracht
door in de “Toolbar” op de printer te klikken.
Kies hiervoor “Tabel” en automatisch zal de preview verschijnen van het rapport.
De printopdracht zal nu automatisch naar de default printer gestuurd worden.
Je hebt nog de mogelijkheid om je bladschikking “horizontaal of vertikaal”aan te
passen even als de marges van de pagina.
dit is een voorbeeld van de afgeprinte lijst in Portrait formaat.

Dit is een voorbeeld van dezelfde lijst maar dan “Landscape” afgeprint

We bespreken nog even de mogelijkheden in het “print preview” scherm.
Sluiten van het preview scherm.
Starten van de print opdracht
Opent de page setup dialoogbox van uw printer
De preview met 1 of 2 pagina’s in het scherm afgebeeld
Geeft aan de zijkant een scrolbar om door de preview te

kunnen scrollen
Het preview scherm toont 1 of twee pagina’s naast elkaar
3.2 Printen van etiketten of Mail labels

Voor de geselecteerde relaties of contacten kan je voorgedefinieerde etiketten
afprinten. Kies in het print menu voor Mail Label.
Volgend scherm verschijnt.
Hier kan je het door u gebruikte etikettenpapier in selecteren met het aantal etiketten
naast elkaar en het aantal etiketten onder elkaar. (de meest courante merken zijn
standaard meegeleverd)
Bepaal zelf de layout van het etiket dmv velden te selecteren uit de modules relaties
en personen. Zo bepaalt u zelf de layout van je etiketten.
Je kan verder nog het gebruikte font type selecteren voor de eerste lijn en de
volgende lijnen.

Je bepaalt of je slechts 1 etiket wil printen of de volledig gelselcteerde lijst, evenals
het aantal exemplaren.
VOORBEELD:

4.3 Printen van rapporten.
ProMAK beschikt over een aantal standaard rapporten. Afhankelijk vanuit welke
module je de print opdracht start zal je andere mogelijkheden krijgen.
Het idee is dat we een soort van sjabloon gebruiken zodat de vorm van de rapporten
steeds dezelfde is. De inhoud van de rapporten wordt bepaald door de inhoud van de
op dat moment geselecteerde module.
Je gaat eerst een bepaalde selectie maken in de database en geeft dan de

printopdracht. Het rapport gebruikt alleen deze records in het rapport.
4. Handige weetjes in de user interface

4.1 “Groepering” functie
ProMAK beschikt over een zeer handige manier om snel lijsten te groeperen op door
de gebruiker zelf te bepalen velden of waardes. Leuk omweten is dat de functie
binnen alle ProMAK modules kan gebruikt worden. ProMAK zal bijkomend
onmiddellijk het aantal records binnen een bepaalde groep weergeven. Het is zelfs
mogelijk om totalen of gemiddelden op numerieke velden binnen een bepaalde kolom
te berekenen.
Een voorbeeld:
We zullen dit even doen aan de hand van enkele simpele vragen/voorbeelden :
4.1.1 Hoeveel Polissen telt onze portefeuille vandaag per Tak?

Antwoord: zie hierboven.
Hoe gaan we tewerk ? Selecteer de Polissen in het “Main Module window”. Zorg
ervoor dat je een “View” gebruikt waarin de velden voorkomen waarmee je een
groepering wenst te doen. Ook de velden waarop je eventueel een totaal of een
gemiddelde wenst te laten berekenen.
4.1.2 Hoeveel Polissen telt onze portefeuille vandaag per Tak per Maatschappij?
Antwoord: zie hierboven

4.1.3 Hoeveel Polissen telt onze portefeuille vandaag per Tak per Maatschappij en
in welke maand vervallen deze + gemiddelde looptijd + som van totale premies +
som van de commissie ?
Antwoord: zie hierboven

4.2 View in hoofdscherm
Met deze functie wordt de mogelijkheid geboden om snel met gegevens uit het “Sub
Module window” rechts beneden naar het “Main Module window” te gaan en met
deze gegevens daar verder te werken. Dit biedt de mogelijkheid om dan in het “Sub
Module window” rechts beneden gegevens te tonen die gerelateerd zijn aan het
aangeduide record in het “Main Module window”. Het komt hierop neer: Je hebt in
het “Main Module window” een relatie geselecteerd. In het “Sub Module window” heb
je de polissen geselecteerd. Je brengt de Polissen van deze relatie “Main Module
window” en ziet in het “Sub Module window” de kapitalen of de kwitanties.
Om dit te doen : activeer het “Sub Module window” door met de muis ergens
in dit venster te klikken. De grijze balk boven het “ sub module window “ wordt
blauw.
Gebruik nu de knop “ open in hoofdscherm “.
Het subscherm is nu AKTIEF : de balk boven

het rechter onder scherm is blauw !
Als je dan klikt op de knop “ open in hoofdscherm “ sleep je de polissen van Synalco (
in voorbeeld hierboven ) naar het hoofdscherm.
Nadien kan je dan per polis submodules gaan bekijken.
Zo kan je bijvoorbeeld per polis de kwitanties gaan bekijken ... enz....

4.3 Open gerelateerde “bovenliggend“ of “onderliggend”
Deze functie maakt het mogelijk om van gegevens die in het “Main Module window”
geselecteerd zijn, op een snelle manier ofwel gegevens van hun Parent Module ( =
bovenliggende ) of Child module ( = onderliggende ) op te halen.
Even een verduidelijking: In een relationele database spreekt men over een “één op
veel relatie” of een “één op één relatie” De “Parent” is dus de “één” en het “child” is
dus de “veel” …
Bijvoorbeeld :
• In het database schema zie je duidelijk dat relaties meerdere personen kunnen
bevatten, dan is de relatie de “parent” van de personen.
• In het database schema zie je duidelijk dat relaties meerdere polissen kunnen
hebben, dan is de polis de “child” van de relatie.
• In het database schema zie je duidelijk dat een polis meerdere kwitanties kan
bevatten, dan is de polis de “parent” van de kwitanties en de kwitanties zijn de
“child” records van de polis.
Praktisch betekent dit dat je de database kan ingaan waar je wil op niveau van
polissen – kwitanties – relaties – enz… en dat je snel de mogelijkheid hebt om met de
gegevens uit een andere module verder te werken in het “Main Module window”.
Maar dan wel enkel de gerelateerde gegevens van de eerder geselecteerde “parent”
records.
Praktisch komt het hierop neer dat je bijvoorbeeld een selectie gemaakt hebt op
personen maar dat je voor je volgende selectie gegevens nodig hebt die bijgehouden
worden op polis niveau.
Je wil weten hoeveel commissie je verdient uit de polissen van een bepaalde TAK van
personen uit een bepaalde leeftijdscategorie en woonachtig in een bepaalde streek.
De gegevens om dit te zoeken zijn beschikbaar in je database maar niet binnen
dezelfde module. De leeftijdsgroep en streek bevinden zich in de personen of relatie
module. De gegevens i.v.m. commissie op polissen van een bepaalde tak bevinden
zich in de module Polissen.
Praktisch ga je als volgt tewerk:

1. zoek eerst de gewenste relatie in de module “ relaties “
2. gebruik de beschreven functie om nu de gegevens te verkrijgen van de child
record polissen
Mogelijkheid 2: Je zit in bijvoorbeeld een schadegeval ( lijst schades staat open in

hoofdscherm ) en wil onmiddellijk naar de “ eigenaar “ van het schadegeval ( = klant
) gaan en deze in het hoofdscherm plaatsen.

4.4 Slepen van data ( Drag and drop uit Windows )
Deze functie maakt het mogelijk om gegevens die in het “Main Module window”
staan, met één beweging naar een andere Microsoft omgeving te brengen zoals bv.
Excel –Word en zelfs naar een mail in Outlook.
Om dit te kunnen doen, moet de functie eerst worden geactiveerd in het

“Programma” menu, bij de optie “Algemene instellingen”

LET OP: Telkens je ProMAK opnieuw opstart wordt deze standaard uitgezet.
Eenmaal de functie geactiveerd is, blijft deze geactiveerd tot je ze weer uitzet.
Nu kunnen we aan de slag.

Maak een selectie naar keuze en markeer de records. Bereid de plaats waar je de
selectie naartoe wil exporteren. Open bijvoorbeeld een leeg Excel document.
Eenmaal de records gemarkeerd zijn, kan je ze nu vast nemen door de
linkermuisknop in te drukken op de selectie. Hou de muisknop ingedrukt en sleep
deze naar de takenbalk van windows.
Wacht tot de applicatie (in dit geval Excel ) automatisch open gaat. Een aftekening
duidt aan dat er data kan worden gedropt. Hou nog steeds de muisknop ingedrukt.
Schuif nu de data omtrek tot cel A1 en laat de muisknop los.

Nadat je de kolom breedtes hebt aangepast in Excel ziet het resultaat er als volgt uit.
LET OP: Enkel de data van de geselecteerde kolommen wordt op deze manier mee
geëxporteerd.

4.5 Automatisch uitbellen met Tapi
Deze functie maakt het mogelijk om ProMAK voor u het telefoonnummer te laten
vormen van de geselecteerde record of de record te zoeken in de database bij een
binnenkomend gesprek.
4.5.1 Uitgaande gesprekken
ProMAK moet eerst geconfigureerd worden alvorens deze functie kan worden
gebruikt. Het configuratiescherm hiervoor is terug te vinden in het “programma”
Menu bij de optie “Beleigenschappen”
Als je telefoontoestel verbonden is met de PC die voorzien is van een modem, hoef je
slechts de “COM Port” te selecteren en je kan beginnen.
Als je telefooncentrale uitgerust is met TAPI en je toestel verbonden is met de PC,

hoef je slechts de de juiste Tapi driver te selecteren en je kan beginnen.
Nu wordt het mogelijk de functie “Telefoongesprek” te gebruiken.

Vergeet bij de personen niet de juiste persoon aan te klikken. Alle telefoonnummers
van zowel de relatie als de persoon zullen gegroepeerd in een venster
verschijnen.

Het volgende scherm verschijnt.
Door nu het juiste nummer aan te duiden met de muis en daarna op de knop “Bellen”
te klikken zal de PC beginnen met het geselecteerde nummer te vormen. Van zodra je
in de speaker van de telefoon de gecontacteerde persoon “Hallo ..” hoort zeggen
haak je de hoorn van de haak en start je de conversatie.
4.5.2 Inkomende gesprekken
Voor inkomende gesprekken van bellers die hun “Caller ID” niet hebben geblokkeerd
kan met een zoekopdracht worden gestart voor het opzoeken van de beller in
kwestie. Een op maat gemaakt scherm met informatie betreffende de beller kan
worden getoond. Dit dient op maat gecreëerd te worden.
4.6 Zoeken naar dubbele records
Deze functie maakt het mogelijk om dubbel ingevoerde relaties op te sporen. Je kan
zoeken naar dubbele records gebaseerd:
• enkel op de naam
• Op naam en woonplaats
• Op naam en woonplaats en adres
• Op Telefoonnummer
• Op BTW nummer
LET OP: De functie werkt fonetisch en is gebaseerd op basis van “klinkt als”. Met andere
woorden Asyst nv en nv Asyst zullen niet gevonden worden als dubbele records
omdat dit fonetisch totaal niet op elkaar trekt. Echter zal Asyst en Assist wel als
dubbel record worden herkend.
In het menu “Programma” bij de optie “Zoek mogelijke dubbele relaties”
Automatisch wordt de zoekopdracht uitgevoerd op de complete database.
Onmiddellijk daarna worden de vermoede dubbele records getoond.
Uiteraard zal de selectie kleiner worden naargelang er meerdere criteria worden

opgegeven.

LET OP: De functie kan alleen gebruikt worden als er na een import een “Herbereken alle
soundex waarden” heeft plaats gehad. (laatste optie in het menu)
4.7 Dubbele records samenvoegen

Deze functie maakt het mogelijk om van twee geselecteerde records 1 record te
maken. Gegevens uit het basisrecord (relatie) worden dan samengevoegd tot 1
record. De computer stelt voor welke data behouden wordt of voorrang krijgt bij
verschillende dubbele input van een veld. De gebruiker kan dit nog wijzigen door zelf
de keuze te bevestigen.
Na samenvoegen kan de computer het dubbele overblijvende record automatisch

verwijderen.
Nadat twee of meerdere records zijn gemarkeerd is de functie “merge” beschikbaar

gekomen in de iconen balk.
Klik nu op het opgelichte icoon en volgend scherm verschijnt.

Duidt in dit scherm de relatie aan die je wenst te behouden. Dit wil zeggen dat de
niet ingevulde velden van dit record zullen worden opgevuld met de data komende
vanuit het andere record.
Onderaan kan je bijkomend aanduiden of je het niet geselecteerde record wenst te

verwijderen na samenvoeging ( Delete duplicate after merge ). Klik op “OK”
Het groene zal worden behouden tegenover het rode. In het record rechts waren
opmerkelijk minder velden ingevuld en wordt bijgevolg de waarde uit het andere
record voorgesteld om te behouden.
LET OP: Enkel contactpersonen worden automatisch gecopieerd van het ene record naar het
andere. Andere gegevens moeten eerst manueel overgezet worden indien ze
bewaard willen worden. Dat kan met de functie die in het volgend punt aan bod
komt.
4.8 “Kopiëren en plakken” of “knippen en plakken” ( klassieke Windows

functionalteit )
Deze functie maakt het mogelijk om snel bepaalde gegevens van het ene record naar
het andere over te hevelen. Dit kan bij een aantal modules interessant zijn zoals

documenten of E-Mail. Bij Polissen en andere kan je beter nieuwe records aanmaken
omdat daar gegevens moeten geupdated worden vanuit de persoon of de relatie.
Selecteer de documenten module rechts onderaan ( of via de knoppenbalk links :

rechtermuisknop ). Markeer hier de records die je wenst te dupliceren of te
verplaatsen.
• Dupliceren is “kopiëren en plakken”
• Verplaatsen is “knippen en plakken”
Je kan na het selecteren het hulpmenu van de rechtermuisknop gebruiken.
Selecteer nu in het “Main Module window” het record aan wie je deze documenten
wenst toe te voegen. Klik daarna met de linker muisknop in het “Sub Module window”
om dit venster terug actief te maken en gebruik daarna het hulpmenu van de
rechtermuisknop voor “paste”

LET OP: De functie “Paste” is enkel beschikbaar nadat je het “Sub Module window” eerst hebt
geactiveerd met de linkermuisknop.
4.9 Bewerken : “ Volledige selectie bewerken “

Deze functie maakt het mogelijk om snel een aantal velden van een bepaalde selectie
op te vullen met dezelfde informatie.
Maak de selectie van de te bewerken records in het “Main Module window”.

Gebruik de optie “Volledige selectie bewerken” van het “Bewerken”menu.
Een lege fiche van de geselecteerde module verschijnt, geen enkel veld is ingevuld.
Hier kan je naar believen velden opvullen met waarden die voor de volledige selectie
opgaan.
Als voorbeeld nemen we het veld profiel. We maken van de volledige selectie “A”
klanten.
LET OP: Ofwel ga je manueel een bepaalde selectie markeren en wil je de aanpassing enkel
toepassen op de reeds geselecteerde records of je wil de volledige lijst onderwerpen
aan de wijziging die je aanbrengt.
Deze keuze kan je nog beïnvloeden door VOOR je op “save and exit” klikt, de “global
edit options“ aan te passen.
Klik op “OK” om je keuze te bevestigen en daarna op “save and exit”

De wijzigingen worden uitgevoerd en kunnen NIET ongedaan worden gemaakt.
4.10 Import from Clipboard

Deze functie maakt het mogelijk om snel data vanuit andere applicaties te
importeren. Er zijn uiteraard beperkingen verbonden aan deze snelle manier.
Zo kan je enkel gegevens importeren in het “Main Module window” en enkel velden
volgens de view die op dat moment is geselecteerd.
Gebruik de functie in het menu “Edit from clipboard”in de “Edit menu”

Bereid dit goed voor : bijvoorbeeld in Excel.
LET OP: Je kan geen gerelateerde records importeren omdat het niet mogelijk is nadien de
relatie te leggen met ofwel de “Parent” of de “child” records. Dus gebruik de functie
uitsluitend om relaties te importeren.
4.11 Interne communicatie met de andere gebruikers

Deze functie maakt het mogelijk om een soort privé
chatlijn op te zetten tussen gebruikers onderling.
Dit is zeer handig indien de gebruikers van ProMAK op
verschillende locaties gevestigd zijn. Als in de
menu “View” de optie “Userlist” is aangevinkt dan
zie je aan de rechterkant van je scherm een lijst van
alle gebruikers van je ProMAK database. Zo kan je
steeds zien als gebruiker wie er van je collega’s op
dat moment aangelogd is in ProMAK. Naast zijn/haar
naam is het computerschermpje opgelicht, bij de
niet aangelogde gebruikers is dit gewoon donker.
Door een bepaalde gebruiker aan te klikken met de
rechtermuisknop kan je deze over IP een berichtje
sturen. De gebruiker krijgt dan een pop up scherm van de andere gebruiker waar
hij/zij de mogelijkheid heeft om op de vraag te antwoorden ( genre MSN ).

De gebruiker die dit ontvangt
kan dan via de “Reply” knop
een antwoord sturen naar de
zender. Deze informatie blijft
privé tussen de zender en de
ontvanger en wordt niet
opgeslagen. Een optie is
voorzien om eventueel te
linken aan een record uit het
4.12 Maak nieuw document “from scanner”

Deze functie maakt het mogelijk om eender welk inkomend document in te scannen
en onmiddellijk te archiveren in ProMAK op de juiste plaats. Het maakt voor ProMAK
niet uit of je het inkomend document nu wenst te bewaren aan een de Relatie –
Persoon – Polis – Schade – enz… Zorg ervoor dat de juiste module geselecteerd staat
in het “Main Module window”. Activeer nu de optie “Scan document” vanuit de “Maak
nieuw” menu.

Deze optie spreekt de “twain” driver aan van
de geïnstalleerde machine op de computer.
Het start als het ware uw vertrouwde scanner
software maar dan vanuit ProMAK. Zijn er
meerdere drivers beschikbaar, dan duid je in
het tussenscherm de juiste driver aan.
Eenvoudiger kan niet.
Of je nu 1 pagina of meerder pagina’s moet scannen, alles is mogelijk.
Wij bieden hier tevens de mogelijkheid om via een performantere scanner een
volledig papierloos kantoor te creëren op een zeer efficiënte en gebruiksvriendelijke
manier.
Van zodra het volledige document is ingescand kan je het bewaren in ProMAK door
eenvoudig op de “Save” knop te klikken.

Met de knop “add page” kan je bijkomende pagina’s aan het document toevoegen.
In het venster “Add document” hoef je enkel een naam in te vullen en een soort. Op
het moment dat we de scan opdracht hebben gegeven, stond de module Polissen in
het “Main Module window”, waardoor bijgevolg de aangeduide Polis de “parent”
wordt van dit gescande document. We kunnen dit nog wijzigen en toch de relatie
nemen om het document aan te koppelen.
Elk document wordt automatisch gezipt alvorens het opgeslagen wordt in de

database. Zo garanderen wij een perfecte werking, zelfs met een relatief beperkte
opslagcapaciteit op de server.
De gebruiker wordt de keuze gelaten om het document als

• een object op te slagen in de SQL database
• gelinkt document op de file server ( eventueel lokaal op de PC dus )

De standaard instelling in ProMAK slaat het op als een object in de SQL database. Dit
heeft als voordeel dat de gebruiker niet hoeft na te denken over de afgesproken
conventies binnen de organisatie over het opslagen van documenten. In dit geval
regelt ProMAK alles en de gebruiker hoeft zich alleen te bekommeren over de naam
en de soort van het document. De gebruiker zal het te allen tijde gemakkelijk kunnen
terugvinden.
De ingescande groene kaart neemt slechts 63 kb in beslag.
Het voordeel van deze werkwijze is als je met verschillende locaties werkt er slechts 1
plaats is voor opslag en dat is de SQL server. Vanuit alle locaties zijn dan via ProMAK
alle documenten eenvoudig opvraagbaar.
Je kan er uiteraard ook voor kiezen om alle of bepaalde documenten te linken en op

de file server op te slagen. Hiervoor moet de gebruiker natuurlijk de afgesproken
conventies i.v.m. het opslagen van documenten nakomen.
ProMAK bewaart dan slechts de locatie waar het desbetreffende document werd
opgeslagen. Dit neemt in ProMAK geen plaats in, maar vraagt een extra inspanning
i.v.m. organisatie op de server. Als je vanuit een andere locatie werkt dan waar de
SQL server staat, moet je ervoor zorgen dat je account ook de rechten heeft om de
file server te benaderen anders kan je geen documenten opvragen vanuit ProMAK.
Praktisch wil dit zeggen dat je een VPN connectie moet opzetten van de locatie waar
de gebruiker zich bevindt naar de locatie waar de server zich bevindt.
4.13 Voeg bestaand document toe vanuit explorer

Deze functie maakt het mogelijk om ingescande documenten of andere documenten
te gaan bewaren in ProMAK. Dit kan heel eenvoudig d.m.v. “Drag en drop” vanuit de
explorer naar ProMAK.
Zorg ervoor dat je een explorer scherm openzet boven op het scherm van ProMAK (of
voor de gelukkigen onder ons als je met twee schermen werkt : naast ProMAK).

Nu kan je met “Slpen van data” (dit is vastpakken en slepen) vanuit explorer een
bestand slepen naar het geselecteerde record in het “Main Module window”. Van
zodra je dit loslaat in het “Main Module window” wordt automatisch het “Add
document” scherm getoond. Hierin kan je het document voorzien van een naam en
een soort.
Daarna bepaal je zelf of je enkel de link wenst te bewaren of je het document als een
object wenst op te slagen in de database.

4.14 Maak een “voice memo”
Deze functie maakt het mogelijk om een ingesproken bericht als een MP3 bestand te
gaan bewaren. Dit wordt automatisch bewaard aan de geselecteerde record in het
Na opname van de MP3 wordt dit gearchiveerd als een document. Je kan deze
opnames dus terug vinden in de module “documenten”
4.15 Maak zelf uw ProMAK aantrekkelijker door te werken met kleuren

Deze functie maakt het mogelijk om zelf een persoonlijk tintje aan te brengen aan de
“look and feel” van je ProMAK. Zo kan je zelf een kleurtje kiezen voor de achtergrond
van de verschillende vensters. (alle vensters krijgen wel dezelfde gekozen
achtergrond) dit is de optie “Back color”
Je kan ook de standaard kleur van je letters kiezen. Dit is de optie “Fore Color”
Hou er wel rekening mee dat er reeds kleuren gekozen zijn om in de module
“polissen” de polissen te kleuren volgens “TAK”
Je kan in de vensters ook de scheidingen tussen de records onderling aangeven en dit

zowel horizontaal als vertikaal of beide.
Deze lijnen kan je dan ook voorzien van een bepaalde kleur. Dit is de optie “Line
color” en het gedeelte links van het afgebeelde scherm hieronder. Dit scherm roep je
op via het menu “program” optie “Table settings”

Een mogelijk uitzicht van je ProMAK
5 Aanmaken van nieuwe Records

Je zal merken dat ProMAK heel eenvoudig en overzichtelijk in gebruik is. Dit zijn dan
ook twee van de belangrijkste doelstellingen geweest van de ontwerpers van de
ProMAK software. Van zodra je enkele basistechnieken onder de knie hebt, is het
werken met ProMAK echt kinderspel.
LET OP: 1 x klikken is iets aanduiden in een lijst. Doe je dit in het “Main Module window” dan
zullen beide “Sub windows” de gerelateerde informatie tonen voor het aangeduide
record uit het “Main Module window” .
2 x klikken is een Record openen. Als je een record opent dan komt er een fiche
tevoorschijn waarmee de gegevens in het systeem zijn ingegeven.
Er zijn verschillende manieren om nieuwe records te maken in ProMAK

5.1 Gebruik het “New Record” icoontje
In de meeste Microsoft programma’s is het eerste icoontje “nieuw” (document –

rekenblad – mail). In ProMAK is dit niet anders.
Wil je een record toevoegen, dan activeer je eerst de “Module” waar je een record
wenst toe te voegen en gebruik het eerste icoontje in de iconenbalk.
5.2 Gebruik de rechtermuisknop
Wil je een record toevoegen activeer eerst de “Module” waar je een record wenst toe
te voegen en gebruik de rechter muisknop in dit scherm om het hulpmenu te
activeren. Kies hier voor “Nieuw”.
Afhankelijk vanuit welke module je dit doet zal je ofwel een nieuwe relatie of
bijvoorbeeld een contactpersoon aanmaken gekoppeld aan een bepaalde relatie.
Dit is zeer eenvoudig, maar vraagt toch nog een extra klik(ken) om de juiste module
te activeren alvorens je een nieuw record kan toevoegen.
5.3 Gebruik de “Maak nieuw” menu
Vandaar een derde methode die voor sommigen

misschien handiger zal zijn.
Klik in de menu balk naast het item “Maak nieuw”

en kies voor “Relatie” om een nieuw relatie aan te
maken.
Kies voor “Contacten” om een nieuwe persoon te

maken gerelateerd met de aangeduide relatie.
Om een afspraak of “Taak” te maken, klik respectievelijk op “agenda” of “Taken”.
Eenvoudiger kan niet.
LET OP: Alle nieuwe records die je in het “Main Module window” maakt, staan aan de top van
de pyramide : dit zijn de relaties. De meeste records die je maakt, zullen gerelateerd
moeten worden met andere records en maak je bijgevolg in het “Sub Module
window”
6 Gebruik van de user interface in een open record

ProMAK heeft een op lijsten gebaseerde user interface. Uiteraard worden ook de
gegevens van ProMAK opgenomen in “fiches”. De fiches worden slechts aangeroepen
op het moment van creatie of wijziging van gegevens.
Binnen een geopende fiche zijn er enkele functies die we hieronder verder toelichten.
6.1 De knoppenbalk en de statusbalk van de “nieuwe fiche”

We bespreken nog even de knoppenbalk en de statusbalk van de “nieuwe fiche”. De
onderstaande fiche is die van “Relatie” maar we vinden deze knoppen – en statusbalk
in alle nieuwe fiches terug.

Status balk Knoppen balk
Ga naar vorige of Record sluiten en

Bewaar de volgende record niet bewaren
veranderingen en sluit van de lijst
het record NIET altijd
beschikbaar Alvorens het record te bewaren
kan je hiermee zoeken in de
database of het record reeds
bestaat
Hier wordt de Security status Hier wordt de datum en

van het record weergegeven tijd van creatie vermeld
De security wordt behandeld in de training “Power user”

6.2 Gebruik van de keuzelijsten binnen een open record
ProMAK telt 3 verschillende meerkeuzelijsten:
Soort Omschrijving Voorbeeld

De combo voorgedefinieerd en je kan
slechts 1 waarde
aanduiden
De tabel voorgedefinieerd en je kan

meerdere items selecteren
De Freelist je kan zelf items bijmaken,

je kan zelf vrije tekst
invoeren

Achter velden waar regelmatig terugkerende informatie wordt gestockeerd gebruiken
wij de meest voordehand liggende keuzelijsten. Deze zijn herkenbaar door of een
vertikaal pijltje of drie puntjes achter het veld. Bij de “Free-List” velden kan de
gebruiker zelf een lijst samenstellen van de waarden die hij/zij in dit veld wenst te
gebruiken.
Eenmaal de lijst opgevuld is, kan je een waarde van deze lijst selecteren door slechts
enkele toetsaanslagen te gebruiken.
Klik op het vierkantje met de drie puntjes naast het veld om de “Free-List” waarden te
zien. .
Met de knop “Add item” kan
je nu naar keuze deze lijst
aanmaken met de
verschillende waarden voor
dit veld.
Met de knoppen “Remove

item” en “Edit item” kan je
bepaalde waarden
verwijderen of wijzigen.
Er is geen
dynamische link tussen de
lijst en het veld. Het is dus
niet zo dat als je bepaalde items uit de lijst verwijdert, deze dan ook gewist worden
in de velden waar je die bepaalde waarde hebt gebruikt.
Dit heeft verschillende voordelen. Bij het werken in een database is het aangewezen
om naar een bepaalde uniformiteit te streven. Je kan uit deze database allerhande
lijsten en rapporten afdrukken. Voor veel terugkerende velden zoals lange of verkorte
aanspreking, functie, gemeente en land is het aangewezen steeds dezelfde
schrijfwijze te gaan hanteren.
Alle gebruikte mogelijkheden worden daarom in een “Free-List” tabel geplaatst

zodanig dat je de volgende keer enkel de gewenste waarde hoeft aan te klikken of
slechts de eerste paar letters hoeft te typen. Dit heeft dus twee grote voordelen:
steeds de juiste schrijfwijze en vooral de snelheid van invoeren van de data.
Deze tabellen, zijn verscholen achter de meest logische velden zoals:
• Mr/Mrs: Dhr.- Mevr.- Mr.- Mme

• Functie: verkoper - sales manager - aankoper - directeur
• Aanspreking: Geachte Heer, - Geachte Mevrouw, - Beste,
• Dienst: zusterrelatie - financiële groep
• Departement: afdeling: boekhouding - labo technische dienst
• Plaats: de meeste gebruikte steden
• Land: de meest gebruikte landen

DEEL III: Werken met ProMAK
We kennen inmiddels de meeste functionaliteiten van de user interface van “ProMAK”

en kunnen bijgevolg van start gaan met datgene waarvoor ProMAK ontworpen werd :
een “totaal beheerspakket” voor IEDERE makelaar.
Laten we systematisch van start gaan en beginnen met het aanbrengen van
wijzigingen aan bestaande records. Van zodra we dit onder de knie hebben kunnen
we de stap maken naar het zelf opmaken van nieuwe records en dit in de
verschillende modules.
1. Wijzigen van bestaande records

ProMAK is een op lijsten gebaseerd systeem. In de lijsten is het niet mogelijk om
gegevens te wijzigen. Om wijzigingen aan te brengen aan de records moeten deze
eerst geopend worden. Na dubbelklikken op een lijn in de lijst, verandert deze lijn
naar een open fiche. Binnen deze fiche is het mogelijk veranderingen aan de
gegevens aan te brengen en deze na bewerking te bewaren.
LET OP: 1x klikken is iets aanduiden in een lijst. Doe je dit in het “Main Module window” dan
zullen beide “Sub module windows” de gerelateerde informatie tonen voor het
aangeduide record uit het “Main Module window”.
2x klikken is een Record openen. Als je een record opent dan komt er een fiche te
voorschijn waarmee de gegevens in het systeem zijn ingegeven.
Er zijn verschillende manieren om bestaande records te openen in ProMAK.
1.2 Gebruik het “Edit” icoontje
In de meeste Microsoft programma’s is het tweede icoontje “bewerk of open een

bestaand (document –rekenblad – mail)”. In ProMAK is dit niet anders.
1.2 Een bestaand record openen d.m.v. “dubbel klik”

In Windows betekent dubbelklikken : een actie uitvoeren om iets te openen. Deze
techniek wordt in ProMAK ook gehanteerd.
Selecteer het te editeren record door er 1 maal op te klikken of het aan te duiden. Nu
kan je er twee keer op klikken om het te openen. Je kan uiteraard ook onmiddellijk
de dubbel klik gebruiken

2. Aanmaken van nieuwe records
In het vorige gedeelte hebben we gezien hoe de nieuwe records kunnen worden
aangemaakt. In dit gedeelte wordt er inhoudelijk naar de verschillende modules
gekeken.
Het staat u vrij om zelf te kiezen welke techniek u gebruikt voor het aanmaken van de
records.
2.1 Aanmaken van nieuwe relaties

Gebruik 1 van de hierboven vermelde manieren om een lege “Relatie” fiche op te
halen en de gegevens van een nieuw in te geven relatie op te nemen.
Vul de velden met de gegevens van de relatie en klik op “Save & Close” als u het
nieuw aangemaakte record wenst te bewaren en u het terug in het lijstenoverzicht
wenst te laten komen.
U kan de gegevens tussentijds bewaren door de “Save” knop aan te klikken.
Ga met de “Tab” toets van het ene veld naar het volgende veld.
De combinatie van “Shift & Tab” laat je in tegenovergestelde richting gaan.
De schrijfwijze waarop je nu de records invoert in de ProMAK database, is straks de

enige manier om uw print-outs te verkrijgen. Ik denk vooral aan het gebruik van
HOOFDLETTERS en kleine letters. Dit heeft geen nadelige gevolgen voor het zoeken
in ProMAK. (U kan later bij de zoek functie zowel grote als kleine letters gebruiken.)
Elke relatie kan hier een eigen standaard gebruiken. Maak afspraken in uw bedrijf
omtrent de gewenste schrijfwijze van de verschillende velden. Dit geldt ook voor de
telefoon velden en de splitsing van het zone nummer.

2.2 Aanmaken nieuwe contacten / personen
Binnen het geopende record van de relatie kan je in de TAB “Algemeen” met de knop
“New” een nieuwe lege fiche oproepen om een contactpersoon aan te maken. Na het
invullen van de velden klik je op “Save and Exit”

2.3 Aanmaken van nieuwe adressen
Er kunnen voor één relatie meerdere adressen gemaakt worden. Deze adressen
kunnen dan gekoppeld worden aan de personen binnen deze relatie en gebruikt
worden als respectievelijke correspondentie adressen.
Het correspondentie adres van de relatie zelf is het adres dat aangeduid is als
hoofdadres.
LET OP: Er kan maar 1 adres aangevinkt worden als hoofdadres, bij het aanvinken
van een hoofdadres wordt automatisch het vorig aangevinkte adres afgevinkt.

2.4 Aanmaken van nieuwe Risico-Objecten
Een relatie kan een onbeperkt aantal risico-objecten bezitten. Deze risico-objecten
worden in kaart gebracht en bepalen mee de belangrijkheid van de relatie. Hoe meer
Risico-Objecten een relatie heeft hoe meer verzekeringen er kunnen afgesloten
worden, hoe belangrijker de relatie wordt in de totale portefeuille.
Vertrekkende vanuit de relatie kan je een mooi overzicht verkrijgen van de risico-
objecten door deze in het “Sub Module window” te selecteren.

Je kan nu zelf risico-objecten bij aanmaken, gebruik één van de aangeleerde
technieken.

De velden in de tweede tab “ kenmerken “ worden volledig gestuurd door het type
risico-object dat geselecteerd wordt. Voor een voertuig zal je totaal andere velden te
zien krijgen dan voor een gebouw bijvoorbeeld.
LET OP: De TAB “Risico kenmerken” is steeds verschillend opgebouwd, afhankelijk van het
gekozen soort risico Object. Mogelijke soorten:
• Gezin (privé-leven)
• Werknemer
• Aanhangwagen
• Vliegtuig
• Vaartuig
• Voorwerp
• Derde
• Inhoud van een gebouw
• Gebouw
• Persoon
• Voertuig
• Andere

2.5 Aanmaken van nieuwe Polissen
Een relatie kan een onbeperkt aantal variapolissen bezitten. Deze polissen worden in
ProMAK ingebracht onder de relatie met een verwijzing naar de eigenaar van Polis.
De eigenaar is dan één van de contactpersonen binnen de relatie.
Vertrekkende vanuit de relatie kan je een mooi overzicht verkrijgen van de Polissen
door deze in het “Sub Module window” te selecteren.
Je kan nu zelf polissen bij aanmaken, gebruik één van de aangeleerde technieken.

2.6 Aanmaken van nieuwe Waarborgen binnen een Risico-object
De waarborgen zijn een sub module van risico-objecten en moeten bijgevolg
aangemaakt worden vanuit deze module. De waarborgen zijn als een aparte module
gedefinieerd om zo toe te laten meerdere waarborgen aan 1 risico-object / polis te
koppelen.
Ga alsvolgt tewerk. Open het risico-object in kwestie en ga naar de “TAB”

Waarborgen OF via Polis verzekerd risico-object waarborg.

Je kan nu met knop “New” een nieuwe waarborg toevoegen aan de Polis.

Je zal merken dat automatisch een aantal velden uit de Polis mee worden
overgenomen bij het aanmaken van de waarborg.
2.7 Aanmaken van nieuwe Kapitalen binnen een waarborg

We bespreken

3. Koppelen van bestaande records in andere records
In sommige gevallen hebben we binnen een bepaalde module gegevens nodig die
reeds beschikbaar zijn in een andere module. Die gegevens kunnen we
hergebruiken. ProMAK heeft een middel om deze gegevens op te zoeken vanuit
welbepaalde plaatsen en zo gegevens over te nemen uit deze module. Het is zelf
mogelijk om terugkoppelingen te maken. Dit wil zeggen als je A koppelt in B dat dan
ook automatisch B gekoppeld is in A.
Praktisch komt het hierop neer. Een relatie heeft verschillende Risiso-Objecten en
Polissen. Deze Polissen beschermen respectievelijk 1 of meer verschillende van die
Risiso-Objecten.
Als je nu een Polis koppelt in een Risiso-Object dan is het Risiso-Object ook
automatisch gekoppeld in de Polis.
Zo kan je als makelaar snel zien of een Risiso-Object gedekt is en met welke Polis
welke Risiso-Objecten er gekoppeld zijn in de Polis.
Eigenlijk komt het hier op neer dat je zowel in Polis kan kijken of het desbetreffende
Risiso-Object kan raadplegen.

Een relatie belt voor informatie over een Risiso-Object.
Zet de Risiso-Objecten in de “Main Module window”.
Zet de Risiso-Objecten-Polis in het “Sub Module window” .
3.2 Koppelen van waarborgen binnen Risico-objecten

Dekking Polis is een sub module van Risico-Objecten en moet bijgevolg aangemaakt
worden vanuit de Risico-Objecten. Dekking Polis is als een aparte module
gedefinieerd om zo toe te laten meerdere waarborgen aan 1 Risico-Object te
koppelen.
Ga als volgt tewerk. Open het Risico-Object in kwestie en ga naar de “TAB” Dekking
Polis.

Je kan nu met de knop “New” een nieuwe waarborg van een Polis toevoegen aan het
Risico-Object.
Ga nu met de knop naast het veld PolisNr. Zoeken naar de Polis van de relatie die dit
Risico-Object dekt.

Je krijgt een lijst van alle Polissen waaruit je kan kiezen. Binnen dit scherm kan je de
lijst sorteren door op de kolomhoofdingen te klikken om zo sneller je doel te vinden.
Je kan ook beginnen typen dan wordt de lijst automatisch korter naarmate er nog
overeenkomsten gevonden worden.
Door middel van “dubbel klik” op de juiste record bevestig je de keuze.

Gegevens uit deze Polis worden automatisch mee overgenomen naar de huidige
module. Dit bespaart de gebruiker typwerk.
Van zodra je dit record bewaart wordt de koppeling ook in de andere richting
weggeschreven.
4 De administratieve Tools van ProMAK
De modules uit de administratieve groep werken meer ondersteunend aan het
beheren van de Polissen en uw relaties.
Deze modules kunnen overal aan gekoppeld worden. Herinner u het database
schema van bladzijde 19. Het zijn de blauwe lijntjes die vertrekken vanuit de
administratieve groep naar de verschillende beheersgroepen.
4.1 Maken van notities

In ProMAK wordt de module “Notes” gebruikt voor het bijhouden van allerhande
informatie of historiek van een relatie of van een contactpersoon. Je kan eenvoudig
via het “Create” menu een nieuwe notitie aanmaken gekoppeld aan een relatie of
contactpersoon.
Het is hoofdzakelijk een administratief gebeuren. In sommige kantoren wordt deze
module gebruikt voor het registreren en afhandelen van alle inkomende poststukken ,
telefoongesprekken, klantenbezoeken met opvolging, enz..
Van elk binnenkomend poststuk wordt er een notitie gemaakt voor opvolging en het
poststuk wordt ingescand en aan deze “Note” gekoppeld.
Selecteer een Relatie – polis – schadedossier waarvoor je een nota wenst te maken in
het “Main Module window”. In de “Create” menu kies je voor het item “Note” en een
leeg notitiescherm zal opengaan voor het opmaken van de notitie.

Dit scherm is redelijk uitgebreid omdat hier ook de volledige opvolging van het
geregistreerde zal in gebeuren.
Veld naam Veld type Beschrijving

Als de “Note” is aangemaakt, komt deze in de module Notes terecht, gekoppeld aan
een relatie – Polis – Schade. Hier zie je een voorbeeld van de “Notes” module in het
“Sub Module window”.
Hierin is nog een extra filter beschikbaar voor het filteren van “Notes” tot op de
persoon binnen een relatie.
Je kan dus zowel een relatie selecteren in het “Main Module window” en een bepaalde
persoon in het “Sub contacten window” bij het aanmaken van de note.
Filter voor relatie op

Contact niveau
Herinner dat de kolomkoppen fungeren als knoppen en dat je de mogelijkheid hebt

om de lijst te gaan sorteren volgens kolom.
Met de filter “View all” ingeschakeld zal je steeds een overzicht krijgen van alle
notities ongeacht op welke contactpersoon de cursor staat.
Als je de filter uitschakelt dan zal je enkel de notities te zien krijgen op Relatie of op
contactpersoon niveau.
Als je nu door de contacten lijst scrolt dan zal je slechts enkele notities zien die
gerelateerd zijn aan die bepaalde contactpersoon.
De opvolging gebeurt dan door de “Notes”in het “Main Module window” te plaatsen
en de juiste filters te gebruiken.

4.2. Telefoneren en registreren
Je zoekt je correspondent op in de database. Gebruik daarvoor één van de
opzoekmogelijkheden: op achternaam of op relatie, naargelang wie je wenst te
bellen. Eens je correspondent of in het “Main Module window” bij de relaties staat of
in het “Sub contact window”, kan je hem of haar gaan opbellen. Zorg dat je cursor op
dit record staat. Klik nu in het Create menu op “Phone call”
ProMAK zal nu automatisch het aangeduide nummer vormen. Als je de korte inhoud
van dit gesprek wil noteren klik je terug op de knop “create” en je krijgt terug je
eerste scherm waar je nu op notitie klikt. Hier kan je nu een nieuwe notitie
aanmaken gerelateerd aan de relatie of aan de contactpersoon.
Gebruik dan de “Create” knop om van hieruit onmiddellijk een “Note” aan te maken.

4.3. Gebruik van de To Do
De To Do is de verzameling van taken die een ProMAK gebruiker nog te doen heeft.
Als we de Module ToDo naar het “Main Module window” brengen door met de linker
muisknop op het module icoontje van To Do te klikken dan zal standaard een lijst
verschijnen met de taken die je vandaag moet doen en alle taken die vóór vandaag
hadden moeten zijn uitgevoerd. Dit is de standaard instelling, die door de gebruikers
steeds gewijzigd kan worden. De combo box “View” bevat een aantal views waar
tevens voorwaarden op gedefinieerd werden. Deze voorwaarden hebben hier
betrekking op een bepaalde periode. Zo kan je een lijst opvragen van alle taken voor
bij voorbeeld volgende week.
Filter User lijst
Er blijft steeds een relatie tussen het “Main Module window” met nu de module “To
Do” naar het “Sub Contact window” en het “sub Module window” met daar de Notities
voor het aangeduide record in de To Do.
Je kan (als je de rechten daartoe hebt) de “To Do”van een andere gebruiker
raadplegen via je de user in de “User Filter” te selecteren.
4.3.1 Taken in je eigen Hotlist schrijven

Via de “Create” menu kan je nu een nieuwe To Do maken.

Vul nu de To Do fiche in en klik daarna op “OK”
In het veld “Subject” kan je gebruik maken van het Free List veld. Indien
noodzakelijk kan je in het onderste gedeelte nog een aanvullende memo schrijven
voor die bepaalde taak.
LET OP: Selecteer eerst de relatie of de contactpersoon voor wie je de To Do

wenst te maken. Er zal altijd een relatie zijn tussen de geselecteerde relatie/contact
en de nieuwe taak die geregistreerd wordt.
4.3.2 Maken van persoonlijke taken.
ProMAK is zodanig opgemaakt dat er vanuit gegaan wordt dat de informatie die in het
systeem wordt ingevoerd steeds in relatie moet zijn met een relatie of een persoon.
Dat is ook het idee achter de term PROMAK. Toch is het mogelijk om taken in het
systeem te plaatsen die niet gekoppeld zijn aan een relatie of aan een
contactpersoon. Dat noemen we persoonlijke taken.
Als je dit aan klikt wordt de

taak niet gerelateerd met de
geselecteerde relatie.

Als we persoonlijke taken aanmaken waar geen relatie of contact gekoppeld zijn, dan
zullen de “Sub contact window en “Sub Module window” zonder informatie blijven als
we deze taak selecteren in de lijst.
4.3.3 Taken van de Hotlist uitvoeren
Om taken aan te duiden als zijnde uitgevoerd, gaan we de taak openen om dan in het
veld “complete” een markering te plaatsen.
Aanvinken om aan te duiden dat de

taak is uitgevoerd

De filter in de lijst view houdt hier rekening mee en zal enkel alle niet uitgevoerde
taken laten zien voor de aangeduide periode.
4.3.4 taken delegeren aan andere gebruikers
Je kan ook taken delegeren aan andere gebruikers.
Hier kan je een selectie maken

uit een lijst van gebruikers
waarvoor je rechten hebt om in
hun takenlijst te schrijven
In een view kan je nu visualiseren welke taken je aan wie hebt toegekend of van wie
je jouw taken hebt gekregen.
4.4 Gebruik van de Agenda
De agenda van ProMAK is volledig gekoppeld met Microsoft Outlook. Je kan een
agendapunt zowel in Outlook als in ProMAK aanmaken. Het zal steeds in beide
programma’s weggeschreven worden.
De agenda van ProMAK kan tevens dienst doen als “ gedeeltelijke vervanger “ van
Microsoft Exchange. Je kan perfect aan agenda sharing doen zonder exchange via de
database van ProMAK. ProMAK biedt hierbij tevens de mogelijkheid om hieraan een
desgewenste security te koppelen.
Bovendien biedt ProMAK de mogelijkheid om ieder agendapunt aan om het even welk
dossier te koppelen.

Je kan een afspraak selecteren door er bijvoorbeeld op te dubbelklikken :

Een nieuwe afspraak vastleggen doe je door een selectie te maken op de dag waar je
deze wil plaatsen en op new te klikken.
Je hangt deze afspraak dan aan om het even welk dossier.
Tevens is er een button “link “ voorzien :
Deze buton geeft u de mogelijkheid om agendapunten die u hebt aangemaakt via

Outlook ( eventueel via PDA die gesynchroniseerd wordt met Outlook ) te linken met
om het even welk dossier in ProMAK.
Naast de button ” Link “ is er een button “route” voorzien.
Als je deze button aanklikt, open je een gelinkte routeplanner. Deze geeft u tal van
mogelijkheden voor het berekenen van de route alsook het berekenen van een
tijdslijn. Voor personen die een zeer gevuld dagschema hebben, is dit een zeer
handige tool. De link is gemakt met de Michelin routeplanner doch er bestaat zeker
ook een mogelijkheid om deze aan andere routeplanners te linken. Indien deze vraag
gesteld wordt, zal dit op het moment zelf bestudeerd worden.
Hieronder vind je een voorbeeld van hoe een dergelijk scherm er zou kunnen uitzien.

Via een eenvoudige klik op de drop down user + aanklikken van een andere user uit
de lijst kan je een andere user zijn of haar agenda bekijken.
Eens je in de agenda van een andere gebruiker bent, kan je perfect een afspraak
gaan plaatsen. Als deze gebruiker niet aanwezig is ( dus ook niet ingelogd ) zal zijn of
haar agenda volledig gesynchroniseerd worden van zodra hij of zij aanlogt. Bij
gebruik van PDA zal deze op dat moment ook ge-updated worden.

Als resultaat krijg je dan een appointment scherm waar je de afspraak in aanmaakt
voor de andere user. Alle correcte gegevens worden onmiddellijk ingevuld. Je dienbt
alleen het onderwerp + eventuele tekst + eventuele reminder in te vullen.

De afspraak staat nadien in de agenda van de desbetreffende persoon en zal ook
automatisch worden gesynchroniseerd met Outlook + eventuele PDA.
4.5 Gebruik van de E-Mail functie
Eén van de zeer sterke en ver uitgewerkte tools in ProMAK is het geïntegreerde
gebruik van de e-mail mogelijkheden van outlook.
Zo kan je vanuit ieder dossier een e-mail versturen en deze bewaren aan dat
respectievelijke dossier.
Er zijn zoals met iedere actie steeds meerdere invalshoeken om het versturen van een
e-mail mogelijk te maken. De meest aangewezen manier is het dossier van waaruit je
wenst te versturen bovenaan in het hoofdscherm te plaatsen en via de button attach
een e-mail aan te maken.

Wanneer je deze link hebt aangeklikt, kom je in een scherm terecht waar je de e-mail
adressen die in de relatiefiche werden ingegeven worden gepresenteerd. Indien er
geen adres werd ingegeven, kan je nog steeds gaan zoeken in je database door in
het “zoeken naar” veld beginletters ( starts with ) of een lettercombinatie uit de naam
( contains ) in te geven en je zal op die manier gaan zoeken naar ALLE e-mail
adressen die in je ProMAK database zijn opgenomen. Vind je er nog geen dan kan je
gewoon een nieuw adres ingeven. Dit zal vanaf dan ook bewaard blijven in je
database.

Wanneer je hier bevestigt, kom je automatisch in Outlook terecht en kan je de inhoud
van je e-mail gaan invullen.
Je vult je inhoud in en klikt op verzenden.

Na hierop geklikt te hebben, krijg je een scherm waar je dient te kiezen aan welk
dossier je de verzonden mail wenst te hechten.

In het geval je vanuit een relatie bent vertrokken, zal hij alleen de relatie als mogelijk
dossier opgeven. Indien je vanuit een polis, schade, risico-object, kwitantie,.... bent
vertrokken, zal hij ook de bovenliggende modules ( in de databasestructuur )
voorstellen als mogelijke dossiers. Hecht je de mail aan de laagste schakel uit de
database boomstructuur, dan zal je deze toch ook steeds kunnen blijven zien vanuit
de hoger gelegen module aangezien deze alle onderliggende info overkoepelt.
Resultaat in de structuur =

Naast de mogelijkheid om een e-mail te versturen vanuit ProMAK bestaat de
mogelijkheid om een binnenkomende e-mail te hechten aan om het even welk dossier
in ProMAK. Dit doe je door een e-mail uit je inbox lijst te selecteren en op de button
“save to RDG” klikken.
Op dat moment hangt het ervan af op welk record je staat in ProMAK. Als je
bijvoorbeeld op een polis staat, zal hij voorstellen om het ofwel aan de polis te
hangen ofwel aan de daarbovenliggende relatie of persoon.

Op dat moment kies je aan welk record je het wenst te hangen en je klikt op OK.
Als je kiest voor het “polissen record”, kies je voor de onderste module in het
database bommstructuur model. Bijgevolg zal je de mail ook kunnen vinden als je
bovenaan vertrekt vanuit relatie of persoon aangezien de polis hier op zijn beurt
onder hangt in de database.
Als je dan op het e-mail record ( lijn ) onderaan dubbelklikt, open je deze e-mail en
kan je van daaruit opnieuw editeren, versturen, forwarden, ....
4.6 Type brieven

ProMAK wordt geleverd met een aantal standaard brieven of type brieven. In de
meeste gevallen beschikt de klant reeds over een aantal brieven. Deze kunnen stuk
per stuk eenmalig opnieuw worden aangemaakt in MS Word. De brieven zelf dienen
niet volledig opnieuw gemaakt te worden. De velden die moeten ingelezen worden
vanuit ProMAK wel. Dit gebeurt eenmalig brief per brief.
4.6.1 Bestaande Type brieven wijzigen
Je opent een bestaande brief in Word en gaat hem editeren. Bij installatie van
ProMAK wordt er automatisch een ProMAK werkbalk voorzien in MS Word. Deze laat
je oa toe om velden vanuit ProMAK als “insertieveld” te voorzien in een sjabloonbrief
in MS Word. Nadien ga je deze brief een naam geven en opslaan als typebrief in je
ProMAK database. Je kan deze brief dan te allen tijde oproepen vanuit de
desbetreffende module in ProMAK en hem hechten aan het desbetreffende dossier.

ProMAK werkbalk
• Save to RDG : brief bewaren aan het dossier waarop je gepositioneerd staat
in ProMAk.
• Insert RDG Field : bij het aanmaken van een brief een bepaald veld uit
ProMAK invoegen in je brief.
• Schaartje : veranderen van link
• Printer : 1 brief printen
• Printer + blad : print alle brieven ( mailing )
• Pijl naar links : ga naar een vorige brief ( bij mailing )
• Pijl naar rechts : ga naar een volgende brief
• Refresh button : links verversen.
4.6.2 Nieuwe Type brieven maken
Hiervoor verwijzen wij naar hogervermelde alinea “wijzigen typebrieven”. Om een

nieuwe brief aan te maken, start je vanuit MS Word met een blanco ... of bestaande
brief en pas je deze aan waar nodig.
Je plaatst je cursor in het MS Word document waar nodig.

Je klikt op “ insert RDG field “

Plaats je cursor op de juiste plaats en selecteer uit de lijst wat je nodig hebt.
Eerst duid je de module aan waaruit je een veld wil halen ( bijvoorbeeld uit relaties ) en dan
krijg je rechts alle “dde” velden uit die module. Je dubbelklikt hierop of 1 maal klikken + OK
en het veld wordt automatisch geplaatst waar je je cursor had gezet in Word.
Hij herkent onmiddellijk het juiste record waarop je geplaatst bent in ProMAK aangezien deze
openstaat. Hieronder een extract uit ProMAK die openstaat. Je merkt dat het record dat ctief
staat de lijn Bizon Beton NV is.

Je plaatst je cursor op de volgende lijn en herhaalt deze actie voor de volgende lijn.
Je cursor
staat hier
Je selecteert adressline1 ( dit is het veld met de straatnaam + nummer in )
Je plaatst je cursor opnieuw onder de straat en selecteert “zip” + spatie + “ city “

Nadien werk je je brief verder af met de info die je wenst te plaatsen waar je wil.
Hieronder een voorbeeld : datum en tijd invoegen na “ wilrijk “
Nadien plaatsen we er een aanspreking in. Hiervoor dien je op de contactpersoon te gaan

staan in ProMAK en “ personen “ te kiezen als module + als veld kies je “ salutation “

Je zorgt dat je cursor op de juiste plaats staat in Word en de aanspreking zal automatisch
juist geplaatst worden.
Verder kan je om het even welk veld uit om het even welke module ( als het veld tenminste
gemarkeerd is als “dde “ field in de database. Indien je een veld niet terugvindt, kan hiervoor
steeds een verzoek worden ingediend bij de helpdesk.
Als volgende stap plaatsen we een “ betreft “ en verwijzen we naar de omschrijving van een
bepaalde polis in het veld “ omschrijving “ in de polis zelf in ProMAK

Je zorgt ervoor dat je in ProMAK op een polis staat wanneer je deze link legt zodat je
onmiddellijk kan verifiëren dat het gewenste veld wordt ingevuld.
Resultaat :
Volgende stap = polisnummer : Je gaat een lijn lager staan, vult in “Polisnummer :” + spatie
en laat daar je cursor staan. Je voegt het polisnummer in.

Resultaat :
Zo kan je je brief afwerken aan de hand van de inserties die je effectief wenst te voorzien in
de desbetreffende typebrief. Zo waren we bijvoorbeeld vergeten om een “ T.a.v. “ in te
voegen bij het adres. Dit kunnen we dus te allen tijde later nog corrigeren.
Nu is je brief volledig en kan je hem gaan bewaren.

Om hem nu te bewaren, dien je hem op te slaan als “template“ in de folder C:\Program
Files\Real dataGuide\Templates :
De typebrief is nu opgeslagen in de juiste directory. Nu dien je hem nog te creëren bij de

typebrieven zelf. Daartoe plaats je je typebrieven bovenaan in ProMAK.

Je maakt een nieuwe typebrief :
Als resultaat krijg je hetvolgende scherm waar je alle benodigde informatie invult :

Je geeft een omschrijving, een locatie waar je de brief kan vinden. De locatie is logischerwijs
altijd dezelfde : C:\Program Files\Real dataGuide\Templates\test.dot. Het is
belangrijk dat je de laatste toevoeging in het rood er zelf bij plaatst om het exacte pad te
hebben waarnaar verwezen wordt. Deze verwijzing is de effectieve naam van je brief zelf
zoals je hem hebt opgeslagen in Word ( in dit geval een dot aangezien hij werd opgeslagen
als een template ). Als module ID vul je best “ All “ in zodat de brief vanuit iedere module kan
worden opgeroepen.
Resultaat :
Als je deze dan hebt bewaard, staat de brief vanaf nu tussen de typebrieven en kan hij vanuit
ProMAK via de correspondentie module te allen tijde opgeroepen worden.
Laat ons even een brief versturen vanuit de relatie Vandenbossche.

Resultaat :
Je vult in wat je wenst in te vullen en kiest een brief uit de lijst door op het icoontje dat je de
lijst geeft van typebrieven.

In de lijst van typebrieven is nu de brief “ Test “ bij komen te staan.
Je klikt deze aan en zegt OK.

Deze komt nu automatisch als gekozen document klaar te staan.
Dan klik je op het printertje om af te drukken.
Resultaat :
Het resultaat is en blijft uiteraard afhankelijk van de plaats waar je staat in ProMAK.

4.8 Dossiers-documenten
Dit moet nog afgewerkt worden


Handleiding ProMAK

Uploaded by

Document Information

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Handleiding ProMAK

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

Handleiding

ProMAK Handleiding P 1 / 123

Als voor u de klanten het belangrijkste zijn,

Het allerdringendste eerst doen en zeker niets vergeten !

Er is geen betere manier om u optimaal te organiseren dan met ProMAK

ProMAK is de snelste, de krachtigste en de meest flexibele beheerssoftware beschikbaar,

Wie zijn de gebruikers van ProMAK in uw organisatie?

ProMAK Handleiding P 2 / 123

• Administratie ( maakt deel uit van een basis licentie )

ProMAK Handleiding P 3 / 123

Producten bij concurrentie

ProMAK Handleiding P 4 / 123

Info en hist. Collectieve

ProMAK Handleiding P 5 / 123

ProMAK Handleiding P 6 / 123

De laatst gebruikte Usernaam op deze PC wordt onthouden en zal bijgevolg

LET OP : Al deze velden zijn hoofdletter gevoelig.

De software start op en je krijgt het volgende scherm. (standaard opstartscherm)

ProMAK Handleiding P 7 / 123

Menu bar Module Icon Bar Selecteer weergave

Uur User log in Geopende database

ProMAK Handleiding P 8 / 123

Relaties – Personen - Risico-objecten Relaties – Personen - Polissen

Relaties – Personen - Schades Relaties – Personen – E-mail

Polissen – Personen – Verzekerd object Polissen – Personen - Documenten

ProMAK Handleiding P 9 / 123

Schades – Personen - Tijdsregistratie Kwitanties – Personen - Betalingen

ProMAK biedt u zelfs de mogelijkheid om in één oogopslag de volledige historiek te

ProMAK Handleiding P 10 / 123

2.3 Gebruik de “Bron” voor snelle selectie

ProMAK Handleiding P 11 / 123

De relatie staat in ProMAK steeds centraal en is steeds de top van je denkbeeldige

2.4 Filters gebruiken

2.5 Aanpassen van vensterverhouding

ProMAK Handleiding P 12 / 123

Zie het verschil in verhouding van het 3 delig venster systeem

2.6 Het 360 ° draaibaar database model

ProMAK Handleiding P 13 / 123

ProMAK Handleiding P 14 / 123

ProMAK Handleiding P 15 / 123

De Modules zijn onderveeld in

Voor het gemak werden de modules onderverdeeld

combo box “View”

In het menu Table kan via “Auto kolombreedte” de kolombreedte automatisch

1.2 Alfabetisch sorteren

ProMAK Handleiding P 17 / 123

Zelfde lijst alfabetisch gesorteerd op de kolom postcode

ProMAK Handleiding P 18 / 123

Je neemt de kolomkop op om deze op een andere plaats terug te zetten.

Dit kan je toepassen in alle vensters.

ProMAK Handleiding P 19 / 123

In het menu “Bewerken” heb je nu een lijst van mogelijkheden.

1. Deze selectie gebruiken voor aanpassingen

ProMAK Handleiding P 20 / 123

In de toolbar is er een speciale sectie voorzien voor het definiëren van

ProMAK Handleiding P 21 / 123

2. Zoeken naar analogie met google op meerdere woorden

3. Snel zoeken op achternaam van een persoon

4. Snel zoeken op naam van een relatie

5. Uitgebreide zoekmenu om op meerdere velden tegelijkertijd

2.1 Zoeken met “google search”

ProMAK Handleiding P 22 / 123

Je kan hier dus alle mogelijke combinaties bedenken ...

ZEER STERKE en uitermate GEBRUIKSVRIENDELIJKE zoekmogelijkheid !