Phần mềm

xử lý bảng tính

1
 Nội dung

• Giới thiệu về Microsoft Excel

• Các thao tác cơ bản
• Định dạng dữ liệu và in ấn
• Sử dụng hàm

2
 Giới thiệu về Microsoft Excel

• Microsoft Excel là một phần mềm ứng dụng, dùng để tạo ra các
bảng tính và giúp dễ dàng thực hiện các công việc:
• Tính toán đại số, phân tích dữ liệu
• Lập bảng biểu báo cáo, tổ chức danh sách
• Truy cập các nguồn dữ liệu khác nhau
• Vẽ đồ thị và sơ đồ
• Tự động hóa các công việc bằng các macro
• Và nhiều ứng dụng khác trong lĩnh vực kế toán, kỹ thuật, thống kê…

3
 Giới thiệu về Microsoft Excel

• Cửa sổ làm việc làm việc Excel 2016

4
 Giới thiệu về Microsoft Excel

• Các thành phần của cửa sổ làm việc

5
 Các thao tác cơ bản

• Nhập, sửa, xóa dữ liệu

• Chọn/Chèn/Xóa ô (cell), dòng (row), cột (column)
• Thay đổi độ rộng dòng, cột
• Ẩn, hiện dòng, cột
• Cố định dòng, cột tiêu đề
• Định dạng dữ liệu

6
 Các kiểu dữ liệu

• Kiểu văn bản

• Bắt đầu bằng ký tự chữ (A  Z) hoặc dấu nháy trên (‘)
• Bao gồm: ký tự chữ, số và các ký hiệu khác
• Khi nhập thì mặc định canh lề trái trong ô
• Toán tử được thực hiện trên kiểu chuỗi là phép nối &
(Khi nhập dữ liệu số sai quy cách  mặc định canh lề trái trong ô thì
cũng được hiểu đó là dữ liệu kiểu chuỗi)

7
 Kiểu dữ liệu

• Kiểu số
• Bao gồm: giá trị số: 0..9; giá trị %; giá trị tiền tệ $; giá trị thời gian:
ngày, giờ
• Kiểu dữ liệu số khi nhập đúng quy cách sẽ mặc định canh lề phải
trong ô
• Các toán tử: + , - , * , / , ^ , % .
• Để định dạng dữ liệu số trong Windows: chọn lệnh Start 
Control Panel Regional and Language  Formats 
Additional Settings Number

8
 Kiểu dữ liệu

• Công thức (Formula)

• Bắt đầu bởi dấu = hoặc dấu +
• Kết quả sẽ hiển thị trong ô, còn công thức
được hiển thị trên thanh công thức
• Công thức là sự kết hợp giữa các toán tử và
toán hạng.
• Các toán tử gồm:
• +, -, * (nhân), / (chia), ^ (lũy thừa), % (phần trăm)
• Nối chuỗi (&).
• So sánh: =, >, <, <=, >=, <>
• Các toán hạng gồm: Hằng số; Hàm và các
tham số; Địa chỉ ô, địa chỉ vùng…

9
 Địa chỉ và cách sử dụng

• Địa chỉ tương đối

• Thay đổi tương ứng khi sao chép công thức.
• Cấu trúc: <Tên cột><Chỉ số hàng>
• Ví dụ: (D2) =B2*C2 khi sao chép xuống (D3) =B3*C3

10
 Địa chỉ và cách sử dụng

• Địa chỉ tuyệt đối

• Không thay đổi khi sao chép công thức.
• Cấu trúc: $<Tên cột>$<Chỉ số hàng>
• Ví dụ: (D2) =$B$2*$C$2 khi sao chép xuống (D3) =$B$2*$C$2

11
 Địa chỉ và cách sử dụng

• Địa chỉ hỗn hợp

• Tương đối cột, tuyệt đối hàng: Chỉ có cột thay đổi, còn hàng không
thay đổi khi ô chứa được sao chép công thức.
• Cấu trúc: <Tên cột>$<Chỉ số hàng>
• Ví dụ: địa chỉ A$1.
• Tuyệt đối cột, tương đối hàng: Chỉ có hàng thay đổi, còn địa chỉ cột
không thay đổi khi ô chứa được sao chép công thức.
• Cấu trúc: $<Tên cột><Chỉ số hàng>
• Ví dụ: địa chỉ $A1.
• Chuyển đổi giữa các loại địa chỉ:
sử dụng phím F4

12
 Công thức và hàm trong Excel

• Xây dựng một công thức

• Sử dụng các hàm có sẵn
• Nhóm hàm thống kê

• Nhóm hàm logic

• Nhóm hàm văn bản

• Nhóm hàm toán học

• Nhóm hàm thời gian

• Nhóm hàm tìm kiếm và tham chiếu

13
 Thiết lập công thức có sử dụng hàm

• Cú pháp
= <Tên hàm> (danh sách đối số)
• Trong đó:
• Tên hàm do Excel quy định, không phân biệt chữ hoa, chữ thường
• Các đối số trong hàm được ngăn cách nhau bởi dấu phẩy (,) hoặc dấu chấm
phẩy (;) (có thể thay đổi trong Control Panel\Regional And Language Option)
• Danh sách các đối số có thể là:
• Giá trị tự nhập cụ thể
• Địa chỉ ô, địa chỉ vùng
• Các công thức
• Có thể lồng nhiều hàm với nhau

14
 Thiết lập công thức có sử dụng hàm

• Nhập công thức từ bàn phím

• Chọn ô cần nhập công thức, gõ dấu bằng (=) hoặc dấu +.

• Gõ tên hàm và đối số theo đúng cú pháp.

• Nhấn Enter

15
 Thiết lập công thức có sử dụng hàm

• Sử dụng chức năng Function Library

• Chọn ô cần nhập công thức.

• Chọn Tab Formulas  chọn hàm từ các nhóm hàm gợi ý sẵn.

• Nếu nhóm hàm cần sử dụng không có trên thanh Formulas: chọn More
Functions  chọn và bổ sung thêm nhóm hàm cần thiết.

16
 Thiết lập công thức có sử dụng hàm

• Các lỗi thường gặp

17
 Thiết lập công thức có sử dụng hàm

• Một số nhóm hàm thông dụng

18
 Nhóm hàm thống kê

• Hàm Sum
• Chức năng: tính tổng
• Cú pháp: Sum(number1, [number2], ...)
Trong đó:
+ number 1, 2, … có thể là:
giá trị số
địa chỉ ô, địa chỉ vùng chứa giá trị số
công thức, hàm có giá trị số

19
 Nhóm hàm thống kê

• Hàm Average
• Chức năng: tính trung bình
• Cú pháp: Average(number1, [number2], ...)
Trong đó: + number 1, 2, … có thể là:
• giá trị số
• địa chỉ ô, địa chỉ vùng chứa giá trị số
• công thức, hàm có giá trị số

20
 Nhóm hàm thống kê

• Hàm MAX • Hàm MIN

• Chức năng: đưa ra giá trị lớn nhất. • Chức năng: đưa ra giá trị nhỏ nhất
• Cú pháp: • Cú pháp:
Max (number1, [number2], ...) Min (number1, [number2], ...)

21
 Nhóm hàm thống kê

• Hàm COUNT • Hàm COUNTA

• Chức năng: đếm số ô chứa dữ • Chức năng: đếm số ô chứ dữ liệu
liệu kiểu số (khác rỗng)

• Cú pháp: • Cú pháp:

Count(Value1,[Value2],...) Counta(Value1,[Value2],...)

22
 Nhóm hàm thống kê

• HÀM COUNTBLANK
• Chức năng: đếm số ô không chứa dữ liệu (ô trống, ô rỗng)

• Cú pháp: CountBlank(range)
Trong đó: range: là vùng cần đếm

23
 Nhóm hàm thống kê

• HÀM COUNTIF
• Chức năng: Hàm đếm số ô chứa giá trị thỏa mãn điều kiện.
• Cú pháp: COUNTIF(Range, Criteria)
Trong đó:
• Range: Vùng (danh sách) chứa các giá trị cần đếm
• Criteria: điều kiện đếm
• Có thể dùng ký tự đại diện như:
• dấu “?”: thay thế 1 ký tự;
• dấu “*”: thay thế nhiều ký tự
24
 Nhóm hàm thống kê

• Hàm SUMIF
• Chức năng: Hàm tính tổng các đối tượng thỏa mãn điều kiện
• Cú pháp: SUMIF(range, criteria, [sum_range])
• Trong đó:
• Range: vùng (danh sách) chứa các giá trị tham chiếu theo điều kiện

• Criteria: điều kiện tính tổng

• Sum_range: vùng (danh sách) chứa các giá trị

cần tính tổng. Nếu Sum_range trùng với Range

thì có thể bỏ qua tham số này.

25
 Nhóm hàm thống kê

• HÀM RANK
• Chức năng: Hàm xếp thứ hạng
• Cú pháp: RANK(number; ref; [order])
Trong đó:
• Number: là giá trị cần xếp thứ hạng trong vùng
• Ref: vùng chứa các giá trị cần được đánh giá
xếp thứ hạng
• Order: kiểu xếp thứ hàng
• Order=0: xếp theo chiều giảm dần (giá trị mặc định)
• Order=1 : xếp theo chiều tăng dần

26
 Nhóm hàm toán học

1. HÀM ABS
• Cú pháp: ABS(Number)
• Chức năng: lấy giá trị tuyệt đối của một số
2. HÀM SQRT
• Cú pháp: SQRT(Number)
• Chức năng: lấy giá trị căn bậc 2 của một số
2. HÀM FACT
• Cú pháp: FACT(Number)
• Chức năng: lấy giai thừa của của một số

27
 Nhóm hàm toán học
3. HÀM INT
• Cú pháp: INT(Number)
• Chức năng: lấy phần nguyên của một số và số nguyên đó phải nhỏ hơn hoặc bằng number.
Ví dụ: =INT(8.9) kết quả là 8, INT(-8.9) kết quả là -9.
4. HÀM MOD
• Cú pháp: MOD(Number, divisor)
• Chức năng: lấy phần dư của phép chia Number cho divisor
Trong đó: + Number: là một số; địa chỉ ô chứa giá trị số; biểu thức hoặc hàm trả về giá trị số.
+ divisor: số chia
Ví dụ: =MOD(23,4) kết quả là 3.

28
 Nhóm hàm toán học

5. HÀM ROUND
• Cú pháp: ROUND(Number, divisor )
• Chức năng: làm tròn giá trị một số với chỉ số cho
trước.
Trong đó: + Number: giá trị số cần làm tròn
+ divisor: chỉ số làm tròn
- Nếu divisor =n >0: làm tròn vị trí thứ n số phần thập
phân.
- Nếu divisor =n=0: làm tròn phần nguyên (mặc định)
- Nếu divisor =n <0: làm tròn số trước dấu thập phân
(n=-1 làm tròn hàng chục, n=-2 hàng trăm, n=-3 hàng
nghìn…)

29
 Nhóm hàm toán học
6. HÀM PRODUCT
• Cú pháp: PRODUCT(number1, number2, …)
• Chức năng: tính tích các số
Trong đó: + number1, number2, … là các số cần tính tích
Ví dụ: =PRODUCT(20,5,-2) kết quả -200, …
7. HÀM SUMPRODUCT
• Cú pháp: SUMPRODUCT(Array1,[Array2],[Array3], …)
• Chức năng: tính tổng của các tích
Trong đó: + Array1, Array2, …: là các mảng
chứa số cần tính.

30
 Nhóm hàm logic

• Hàm AND
• Cú pháp: AND(Logical1, [Logical2], …)
• Chức năng: Kết hợp các biểu thức logic, trả về giá trị TRUE khi tất
cả các biểu thức đều đúng, trả về giá trị FALSE khi có ít nhất một
biểu thức sai.
• Trong đó: + Logical: là biểu thức logic, thường chứa các phép so
sánh.
• Ví dụ:
31
 Nhóm hàm logic

• Hàm OR
• Cú pháp: OR(Logical1, [Logical2], …)
• Chức năng: Kết hợp các biểu thức logic, trả về giá trị TRUE khi có
ít nhất một biểu thức đúng, trả về giá trị FALSE khi tất cả các biểu
thức đều sai.

• Ví dụ:

32
 Nhóm hàm logic

• Hàm NOT
• Cú pháp: NOT(Logical)
• Chức năng: Phép phủ định, đổi TRUE thành FALSE hoặc FALSE
thành TRUE

• Ví dụ:
=Not(3>5)  TRUE

=Not(3<5)  FALSE

33
 Nhóm hàm logic

• Bảng logic x y OR(x, y) AND(x, y) NOT(x)

False False False False True
True False True False False
False True True False True
- Ví dụ: B3=24 True True True True False
AND (B3>=23,B3<25,B3>22)  True
AND (B3>=23,B3<25,B3<22)  False
OR (B3>=23,B3<25,B3>22)  True
OR (B3=23,B3<25,B3<22)  True
OR (B3=23,B3>25,B3<22)  False

34
 Nhóm hàm logic

• Hàm IF
• Chức năng: Thực hiện kiểm tra điều kiện và trả về giá trị tương ứng với
từng trường hợp (ĐÚNG/ SAI).
• Cú pháp: IF(logical_test, [value_if_true], [value_if_false])
Trong đó:
• logical_test: là biểu thức điều kiện, thường chứa các phép so sánh (>, <, >=, <=, = , <>,
…) trả về giá trị logic. Nếu có nhiều biểu thức điều kiện thì sử dụng hàm AND hoặc OR

• value_if_true: giá trị trả về khi điều kiện đúng

• value_if_false: giá trị trả về khi điều kiện sai

35
 Nhóm hàm logic

• Ví dụ hàm IF
Ví dụ 1: Điền giá trị cho cột KẾT QUẢ:
+ Nếu ĐIỂM TRUNG BÌNH >=5 là “Đỗ”, ngược lại là “Trượt”

36
 Nhóm hàm logic
• Ví dụ hàm IF
Ví dụ 2: Điền giá trị cho cột HB

+ Nếu ĐTB>=8 180000

+ Nếu 7<=ĐTB<8  100000

+ Còn lại là 0
• Chú ý:
+ Nếu có nhiều giá trị
tương ứng với nhiều trường
hợp thì sử dụng hàm
IF lồng nhau, nhưng không vượt quá 7 cấp.
+ Số hàm IF lồng nhau = số điều kiện -1.

37
 Nhóm hàm văn bản

• Hàm LEN
• Cú pháp: Len(text)
Trong đó: + text: chuỗi ký tự
• Chức năng: đưa ra độ dài của chuỗi (= số ký tự trong chuỗi, kể cả
dấu cách)

38
 Nhóm hàm văn bản

• Hàm LEFT • Hàm RIGHT

• Chức năng: rút trích ra một số ký • Chức năng: rút trích ra một số ký tự
tự trong chuỗi, tính từ trái sang. trong chuỗi, tính từ phải sang

• Cú pháp:Left (text, [num_chars]) • Cú pháp: Right(text, [num_chars])

Trong đó: + text: chuỗi ký tự

+ num_chars: số ký tự rút trích ra; num_chars > 0; mặc định là 1

39
 Nhóm hàm văn bản

• Hàm MID
• Cú pháp: Mid(text, start_num, num_chars)
• Chức năng: rút trích một số ký tự trong chuỗi, bắt đầu từ vị trí
được chỉ định tính từ trái sang
Trong đó:
+ text: chuỗi ký tự
+ start_num: số thứ tự của ký tự rút trích đầu tiên
+ num_chars: số ký tự rút trích ra; num_chars > 0;

40
 Nhóm hàm văn bản

• Hàm UPPER • Hàm LOWER

• Chức năng: chuyển tất cả các ký • Chức năng: chuyển tất cả các ký
tự trong chuỗi thành ký tự hoa tự trong chuỗi thành ký tự thường
• Cú pháp: Upper(text) • Cú pháp: Lower(text)

41
 Nhóm hàm văn bản
• Hàm PROPER • Hàm TRIM
• Chức năng: (chuẩn hóa chuỗi) chuyển • Chức năng: (chuẩn hóa chuỗi) loại
ký tự đầu tiên của từng từ trong chuỗi
bỏ các ký tự trắng không cần thiết
thành ký tự hoa. Các ký tự khác dạng
chữ thường trong chuỗi
• Cú pháp: Proper(text) • Cú pháp: Trim(text)

42
 Nhóm hàm văn bản

• Hàm VALUE
• Chức năng: chuyển đổi kiểu dữ liệu từ chuỗi sang số.
• Cú pháp: Value(text)

43
 Nhóm hàm thời gian

1. HÀM NOW
• Chức năng: trả về thời gian ngày và giờ hiện tại của hệ thống máy
tính (với định dạng mặc định kiểu dữ liệu Date và Time)
• Cú pháp: Now()
2. HÀM TODAY
• Chức năng: trả về ngày hiện tại của hệ thống máy tính (với định
dạng mặc định kiểu dữ liệu Date)
• Cú pháp: Today()

44
 Nhóm hàm thời gian

3. HÀM DAY
• Chức năng: trả về giá trị ngày của tháng (từ 1 đến 31) trong biểu thức
• Cú pháp: Day(serial_number)
4. HÀM MONTH
• Chức năng: trả về giá trị tháng trong biểu thức (từ 1 đến 12)
• Cú pháp: Month(serial_number)
5. HÀM YEAR
• Chức năng: trả về giá trị năm trong biểu thức (từ 1900 -> 9999)
• Cú pháp: Year(serial_number)
Trong đó: + serial_number: biểu thức thời gian

45
 Nhóm hàm thời gian

6. HÀM HOUR
• Chức năng: trả về giá trị giờ trong biểu thức(từ 0(12:00AM) đến
23(11:00PM))
• Cú pháp: Hour(serial_number)
7. HÀM MINUTE
• Chức năng: trả về giá trị phút trong biểu thức (từ 1 đến 59)
• Cú pháp: Minute(serial_number)
8. HÀM SECOND
• Chức năng: trả về giá trị giây trong biểu thức (từ 1 đến 59)
• Cú pháp: Second(serial_number)
Trong đó: + serial_number: biểu thức thời gian

46
 Nhóm hàm thời gian

9. HÀM DATE
• Chức năng: chuyển các giá trị số (năm, tháng, ngày) thành dữ
liệu kiểu Date
• Cú pháp: Date(year, month,day)
10. HÀM TIME
• Chức năng: chuyển đổi các giá trị số (giờ, phút, giây) thành dữ
liệu kiểu Time
• Cú pháp: Time(hour,minute,second)

47
Nhóm hàm tìm kiếm & tham chiếu

48
 1. HÀM VLOOKUP
• Chức năng: Tìm giá trị ở cột trái nhất của bảng tham chiếu và trả về giá trị tương
ứng cùng dòng của cột cần lấy giá trị
• Cú pháp:
Vlookup(lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])
Trong đó:
• lookup_value: giá trị cần tìm
• table_array: bảng tham chiếu
• col_index_num: STT của cột cần lấy giá trị trong bảng tham chiếu
• range_lookup: kiểu dò tìm, có hai giá trị sau:
• 0(FALSE): tìm giá trị chính xác
• 1(TRUE-mặc định): tìm giá trị xấp xỉ (trong khoảng) khi đó bảng tham chiếu phải sắp xếp
tăng dần.
49
 2. HÀM HLOOKUP
• Chức năng: Tìm giá trị ở hàng trên cùng của bảng tham chiếu và trả về giá
trị tương ứng cùng cột của hàng cần lấy giá trị.
• Cú pháp:
Hlookup(lookup_value, table_array, row_index_num, [range_lookup])
Trong đó:
• lookup_value: giá trị cần tìm
• table_array: bảng tham chiếu
• row_index_num: STT của hàng cần lấy giá trị trong bảng tham chiếu
• range_lookup: kiểu dò tìm, có hai giá trị sau:
• 0(FALSE): tìm giá trị chính xác
• 1(TRUE-mặc định): tìm giá trị xấp xỉ (trong khoảng) khi đó bảng tham chiếu phải sắp
xếp tăng dần.
50
Ví dụ 1

51
Ví dụ 2

52
 Chú ý

• Sử dụng hàm Hlookup hay Vlookup là phụ thuộc vào cách thiết lập bảng
tham chiếu.
• Trên bảng tính phải có hai bảng, bảng dữ liệu và bảng tham chiếu, bảng
tham chiếu ít nhất phải có hai hàng (Hlookup) hoặc hai cột (Vlookup)
• Nếu không tìm thấy giá trị hàm sẽ báo lỗi #N/A
• Nếu col_index_num<1, hàm sẽ báo lỗi #VALUE!, còn nếu col_index_num
> số cột trong table_array, hàm sẽ báo lỗi #REF!
• Bảng tham chiếu trong công thức nên đặt địa chỉ tuyệt đối.

53
 3. HÀM MATCH
• Chức năng: đưa ra vị trí của giá trị cần tìm trong vùng dữ liệu được chỉ ra
• Cú pháp:
Match(lookup_value, lookup_array, [match_type])
Trong đó:
• lookup_value: giá trị cần tìm
• lookup_array: vùng tìm kiếm, chỉ có thể trên một hàng hoặc một cột
• match_type: kiểu dò tìm, có ba giá trị sau:
• 1 (Less than): tìm trong khoảng nhỏ, vùng tìm kiếm sắp xếp tăng.
• 0 (Exact match): tìm chính xác, vùng tìm kiếm không cần sắp xếp.
• -1 (Greater than): tìm trong khoảng lớn, vùng tìm sắp xếp giảm dần

54
Ví dụ hàm Match

55
 4. HÀM INDEX

• Chức năng: đưa ra giá trị của ô ứng với dòng và cột được chỉ ra trong bảng dữ
liệu cần tìm kiếm
• Cú pháp: Index(array, row_num,[column_num])
Trong đó:
• array: vùng tìm kiếm
• row_num: stt của dòng trong bảng tìm kiếm
• column_num: stt của cột trong bảng tìm

56