CHƯƠNG 4

Tin học ứng dụng

NỘI DUNG CHÍNH

1 Giới thiệu MS-Excell

2 Kiểu dữ liệu và định dạng bảng tính

3 Các hàm cơ bản

4 Biểu đồ và in ấn
1 Giới thiệu MS-Excell
 1.1 - Chức năng cơ bản trong MS Excel

 Tạo lập và thao tác trên các bảng tính (spreadsheet).

 Quản lý cơ sở dữ liệu đơn giản (simple database).
 Thống kê và tạo lập các biểu đồ (graph)...
 Sản phẩm của Microsoft.
 Thành phần của Microsoft Office.
 Chạy trên môi trường Windows.
 Các phiên bản gần đây: Excel 97, 2000, 2003, 2007,
2010.
 1.2 - Khởi động Excel

Cách 1 Cách 2
1.3 - Màn hình làm việc
1.4 - Thoát khỏi Excel

Alt+ F4
2 Kiểu dữ liệu và định dạng
bảng tính
 2.1 - Các kiểu dữ liệu

Kiểu chuỗi (Text)

 Gồm các kí tự A..Z, a..z, các số 0..9, các kí tự đặt biệt (, {, [, ...
 Không tham gia tính toán.
 Dữ liệu dạng chuổi luôn mặc định canh biên trái của ô.

Kiểu số (Number)

 Gồm các chữ số 0..9, có thể bắt đầu bằng các kí tự +, -, $, ...
 Dữ liệu kiểu số có khả năng tính toán.
 Dữ liệu kiểu số mặc định được canh phải.

 Khi chiều dài dữ liệu lớn hơn độ rộng của ô, thì xuất hiện
những dấu ######. Muốn xem được thì kéo giản cột rộng ra.
 2.1 - Các kiểu dữ liệu

Kiểu Ngày (Date)

 Kiểu dữ liệu ngày, giờ thực chất là một kiểu số đặt biệt và lưu
trữ trong bộ nhớ là một con số trên trực thời gian.

1/1/1900 31/12/9999

1 2,958,465

 Nếu hợp lệ thì tự động canh phải, ngược lại thì canh trái và trả
về dữ liệu kiểu chuổi.
 Cách lưu trữ trong bộ nhớ là một con số trên trực thời gian nên
có khả năng tính toán.
 2.1 - Các kiểu dữ liệu

Ngoài ra còn một số kiểu khác như:

 Kiểu Tiền tệ (Currency)
 Kiểu phần trăm
 Kiểu kế toán
 Kiểu khoa học
 Kiểu công thức
 Kiểu đặc biệt
 Kiểu do người dùng tự định nghĩa (Custom)
 ...
 2.2 - Địa chỉ tương đối

Địa chỉ tương đối là địa chỉ khi công thức sao chép đến vùng
đích, địa chỉ tham chiếu của vùng đích sẽ thay đổi theo hướng
và khoảng cách sao chép.
Địa chỉ tương đối có dạng: <cột><dòng>
Ví dụ
A1
F9
 2.3 - Địa chỉ tuyệt đối

Địa chỉ tuyệt đối là địa chỉ khi công thức sao chép đến vùng
đích, địa chỉ tham chiếu của vùng đích sẽ không thay đổi.
Địa chỉ tương đối có dạng: $<cột>$<dòng>
Ví dụ
$A$1
$F$9
 2.4 - Địa chỉ hỗn hợp

Địa chỉ hỗn hợp là địa chỉ khi copy đến vùng đích, địa
chỉ tham chiếu của vùng đích bị thay đổi một cách tương ứng
theo cột hoặc dòng.
Địa chỉ hỗn hợp có dạng:
- Tuyệt đối cột, tương đối dòng: $<cột><dòng>
- Tương đối cột, tuyệt đối dòng: <cột>$<dòng>
Ví dụ
$A1
F$9
3 Hàm trong Excel
 3.1 - Khái niệm hàm

Hàm là một đơn vị xử lý được thiết kế sẵn hoặc

do người sử dụng tự tạo ra, nhận các giá trị vào (đối số)
biết rỏ kiểu dữ liệu. Xử lí và trả về kết quả nơi gọi hàm.

Việc sử dụng thành thạo các hàm sẽ giúp chúng ta

tiết kiệm được nhiều thời gian so với tính toán thủ
công không dùng hàm.

Các hàm trong Excel rất đa dạng bao trùm nhiều

lĩnh vực, có những hàm không yêu cầu đối số, có
những hàm yêu cầu một hoặc nhiều đối số, và các
đối số có thể là bắt buộc hoặc tự chọn
 3.5 - Các hàm tính toán và thống kê

1. Hàm tính tổng

 Cú pháp: Sum(danh sách tham số).
 Ý nghĩa: Tính tổng các số có mặt trong danh sách tham số
 3.5 - Các hàm tính toán và thống kê

2. Hàm tính tổng có điều kiện

 Cú pháp: SumIf(Vùng ĐK,ĐK,Vùng Tổng).
 Ý nghĩa: Tính tổng của “Vùng Tổng” với điều kiện “ĐK”
thoả mãn trong “Vùng ĐK”.

=SUMIF(A1:A6,"cam",B1:B6)

=SUMIF(A1:A6,“dứa",B1:B6)

=SUMIF(A1:A6,“táo",B1:B6)
 3.5 - Các hàm tính toán và thống kê

3. Hàm tìm giá trị lớn nhất

 Cú pháp: Max(danh sách tham số).

 Ý nghĩa: Trả lại giá trị lớn nhất trong danh sách tham số

=MAX(D5:D10)
 3.5 - Các hàm tính toán và thống kê

4. Hàm tìm giá trị nhỏ nhất

 Cú pháp: Min(danh sách tham số).

 Ý nghĩa: Trả lại giá trị nhỏ nhất trong danh sách tham số

=Min(D5:D10)
 3.5 - Các hàm tính toán và thống kê

5. Hàm tính trung bình cộng

 Cú pháp: Average(danh sách tham số)

 Ý nghĩa: Trả lại giá trị trung bình của danh sách tham số

=Average(D5:F5)
 3.5 - Các hàm tính toán và thống kê

6. Hàm xếp thứ hạng

 Cú pháp: Rank(số cần tìm thứ hạng, ds các số, cách xếp)
Cách xếp: = 0 hoặc bỏ qua: xếp từ lớn đến nhỏ
= 1 : xếp từ nhỏ đến lớn
 Ý nghĩa:Trả về thứ hạng của số cần tìm thứ hạng trong dscs

24.00

=RANK(G5,$G$5:$G$10,0)
 3.5 - Các hàm tính toán và thống kê

7. Hàm làm tròn số

 Cú pháp: Round(số, N)
 Ý nghĩa: Trả lại giá trị là số đã làm tròn tuỳ thuộc vào N.
 N>0: làm tròn phần lẻ.
Ví dụ: Round(21.546,2) = 21,55
 N=0: lấy số nguyên gần nhất.
Ví dụ: Round(21.546, 0) = 22
 N<0: làm tron phần nguyên.
Ví dụ: Round(21.546, -1) = 20
 3.5 - Các hàm tính toán và thống kê

7. HÀM LẤY PHẦN NGUYÊN:

 Cú pháp: Int(số cần lấy nguyên)
 Ý nghĩa: Làm tròn một số tới số nguyên gần nhất.
Ví dụ: Int(21.546)=21.
Int(13/5)=2.
8. HÀM LẤY PHẦN DƯ:
 Cú pháp: Mod(số cần lấy dư)
 Ý nghĩa: trả lại giá trị phần dư của số cần lấy dư.
Ví dụ: Mod (21/4)=1. Vì 21/4 =5 dư 1.
Mod (3/5)=3.
 3.5 - Các hàm tính toán và thống kê

9. HÀM ĐẾM CÁC Ô CHỨA SỐ:

 Cú pháp: Count(danh sách đối số)
 Ý nghĩa: Đếm các ô chứa giá trị kiểu số trong danh sách đối số

8. HÀM ĐẾM CÁC Ô CHỨA GIÁ TRỊ KHÁC RỖNG:

 Cú pháp: CountA(danh sách đối số)
 Ý nghĩa: Đếm các ô chứa dữ liệu (giá trị khác rỗng) trong danh
sách đối số
 3.5 - Các hàm tính toán và thống kê

11. Hàm đếm có điều kiện

 Cú pháp: CountIf(danh sách, điều kiện)
 Ý nghĩa: Đếm số lượng các ô trong một vùng thỏa một điều
kiện cho trước

Cam
=CountIf(A1:A6,”cam”)

=CountIf(A1:A6,”táo”)

=CountIf(A1:A6,”dứa”)
 3.6 - Các hàm Logic

1. Hàm And (hàm Và)

 Cú pháp: And(danh sách biểu thức logic)

 Ý nghĩa: Trả về giá trị:
 True: Nếu tất cả các biểu thức logic trong danh sách là True
 False: Nếu có ít nhất một biểu thức trong danh sách nhận giá
trị False

Ví dụ:
And(3>2, 4>=4)  True
And( 7=7, 4<3, 5<=9)  False.
 3.6 - Các hàm Logic

2. Hàm Or (hàm Hoặc)

 Cú pháp: Or(danh sách biểu thức logic)

 Ý nghĩa: Trả về giá trị:
 False: Nếu tất cả các biểu thức logic trong danh sách là False
 True: Nếu có ít nhất một biểu thức trong DS nhận giá trị True

Ví dụ:
Or ( 7=7, 4<3, 5=9)  True
Or (1>2, 4>=5)  False.
 3.6 - Các hàm Logic

3. Hàm Not (hàm phủ định)

 Cú pháp: Not(danh sách biểu thức logic)

 Ý nghĩa: Hàm Not đổi ngược giá trị của biểu thức logic (phủ
định giá trị biểu thức logic).

Ví dụ:
Not ( 7>9)  True
Not (5<6)  False.
 3.6 - Các hàm Logic

4. Hàm If (hàm điều kiện)

 Cú pháp: If(bt-logic, gt-True, gt-False)

 Ý nghĩa: bt-logic sẽ cho ta một trong hai giá trị True/False,
nếu là:
 True: Hàm if trả về gt-True
 False: Hàm if trả về gt-False

Ví dụ:
If([ĐTB]>=5, "Đậu", "Hỏng")
If(3>5,”Sai”,”Đúng”)
 3.7 - Các hàm về ngày, giờ

1. Hàm Today:
 Cú pháp: Today()
 Ý nghĩa: Trả về giá trị là ngày tháng năm hiện hành của
máy tính.
Ví dụ: Today( )  26/11/2010
2. Hàm Day :
 Cú pháp: Day(Date)
 Ý nghĩa: Cho kết quả là ngày trong dữ liệu thời gian Date.
Ví dụ: Day(today()) Trả về 26
Day(8/12/2010) Trả về số 8
 3.7 - Các hàm về ngày, giờ

3. Hàm Month:
 Cú pháp: Month(Date)
 Ý nghĩa: Cho kết quả là tháng trong dữ liệu thời gian Date
Ví dụ: Month(21/8/2010)  8
4. Hàm Year:
 Cú pháp: Year(Date)
 Ý nghĩa: Cho kết quả là tháng trong dữ liệu thời gian Date
5. Hàm Now:
 Cú pháp: Now()
 Ý nghĩa: Trả về giá trị là ngày tháng năm và giờ phút giây
hiện hành của hệ thống.
 3.8 - Các hàm hàm xử lý chuỗi

1. Hàm lấy các kí tự bên trái

 Cú pháp: Left(text,[num_chars])
o text: chuỗi văn bản cần trích xuất ký tự
o num_chars: số ký tự cần trích ra phía bên trái chuỗi text,
mặc định là 1
 Ý nghĩa: Trả lại num_chars kí tự bên trái của đối số text,
nếu bỏ qua đối số num thì lấy kí tự đầu tiên của text
 Ví dụ: Left(“Tin Đại Cương",3)  Tin.
Left(“XL4”)  X
 3.8 - Các hàm hàm xử lý chuỗi

2. Hàm lấy các kí tự bên phải

 Cú pháp: Right(text,[num_chars])
o text: chuỗi văn bản cần trích xuất ký tự
o num_chars: số ký tự cần trích ra phía bên phải chuỗi text,
mặc định là 1
 Ý nghĩa: Trả lại num_chars kí tự bên phải của đối số text,
nếu bỏ qua đối số num thì lấy kí tự đầu tiên của text
 Ví dụ: Right(“Tin Đại Cương",9)  Đại Cương.
Right(“XL4”)  4
 3.8 - Các hàm hàm xử lý chuỗi

3. Hàm lấy các kí tự ở giữa

 Cú pháp: Mid(text,start_num,num_chars)
o text: chuỗi văn bản cần trích xuất ký tự
o start_num: vị trí bắt đầu trích ra chuỗi con, tính từ bên trái
sang phải.
o num_chars: số ký tự cần trích ra phía bên phải chuỗi text.
 Ý nghĩa: Trả lại num_chars kí tự của đối số text từ vị trí
start_num, kí tự đầu tiên của text được đếm là 1
 Ví dụ: Mid(“Tin Đại Cương",5,3)  Đại
Mid(“XL4”,2,1)  L
 3.9 - Các hàm tìm kiếm và tham chiếu

1. Hàm tìm kiếm theo cột

 Cú pháp:VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,option_lookup)
 Lookup_value (giá trị dò): là giá trị dùng để dò tìm.
 Table_array (bảng dò): là bảng dùng để dò tìm.
 Col_index_num (cột dò): là cột tham chiếu (tính từ trái qua phải)
 Option_lookup (kiểu dò): là tùy chọn xác định kiểu dò tìm:
o True hoặc 1 hoặc để trống: là kiểu dò tìm tương đối
o False hoặc 0: là kiểu dò tìm tuyệt đối.
 Ý nghĩa: Trả về giá trị của một ô nằm trên cột thỏa mãn điều
kiện dò.
 3.9 - Các hàm tìm kiếm và tham chiếu

1. Hàm tìm kiếm theo cột

 Ví dụ:
=Vlookup(B4,$F$7:$H$10,2,0)

=Vlookup(B4,$F$7:$H$10,3,0)

SGC =Vlookup(B4,$F$7:$H$10,2,0)
SaiGon chai Két
2
Huda lon Thùng
Huda chai Két
Tiger lon Thùng
Huda chai Két
SaiGon chai Két
Tiger lon Thùng
 3.9 - Các hàm tìm kiếm và tham chiếu

2. Hàm tìm kiếm theo hàng

 Cú pháp:HLOOKUP(lookup_value,table_array,row_index_num,option_lookup)
 Lookup_value (giá trị dò): là giá trị dùng để dò tìm.
 Table_array (bảng dò): là bảng dùng để dò tìm.
 Row_index_num (hàng dò): hàng tham chiếu (tính từ trên
xuống)
 Option_lookup (kiểu dò): là tùy chọn xác định kiểu dò tìm:
o True hoặc 1 hoặc để trống: là kiểu dò tìm tương đối
o False hoặc 0: là kiểu dò tìm tuyệt đối.
 Ý nghĩa: Trả về giá trị của một ô nằm trên hàng thỏa mãn điều
kiện dò.
 3.9 - Các hàm tìm kiếm và tham chiếu

2. Hàm tìm kiếm theo hàng

 Ví dụ:
=HLOOKUP(B4,$B$11:$E$13,3,0)

=HLOOKUP(B4,$B$11:$E$13,2,0
)
 3.9 - Các hàm tìm kiếm và tham chiếu

3. Hàm tìm kiếm theo cột và hàng

 Cú pháp:INDEX(array,row_num,col_num)
 Array(bảng dò): là bảng dùng để dò tìm.
 Row_num (hàng dò): là hàng dùng để dò tìm.
 Col_num (cột dò): là cột dùng để dò tìm.
Chú ý: Row_num và col_num phải chỉ tới một ô trong mảng,
nếu không, INDEX() sẽ báo lỗi #REF!

 Ý nghĩa: Trả về giá trị của ô được tìm thấy trong vùng tham
chiếu tại nơi giao nhau giữa hàng và cột.
 3.9 - Các hàm tìm kiếm và tham chiếu

3. Hàm tìm kiếm theo cột và hàng

 Ví dụ:
 3.9 - Các hàm tìm kiếm và tham chiếu

4. Hàm MATCH
 Cú pháp: MATCH(lookup_value,lookup_array,match_type)
 Lookup_value(giá trị dò): là giá trị dùng để dò tìm.
 Lookup_array (bảng dò): là bảng dùng để dò tìm.
 Match_type (kiểu dò): là tùy chọn để xác định kiểu dò:
• 0: Hàm sẽ dò tìm chính xác giá trị lookup_value trong lookup_array, nếu
không tìm thấy hàm sẽ báo lỗi #N/A.
• 1: Hàm sẽ dò giá trị lớn nhất trong lookup_array mà có giá trị <= giá trị
của lookup_value. Lookup_array phải được sắp xếp từ nhỏ đến lớn
• -1: Hàm sẽ dò tìm giá trị nhỏ nhất trong lookup_array mà có giá trị >=
giá trị của lookup_value. Lookup_array phải được sắp xếp từ lớn đến nhỏ
 Ý nghĩa: Trả về vị trí tương đối của lookup_value trong lookup_array
 3.9 - Các hàm tìm kiếm và tham chiếu

4. Hàm MATCH
 Ví dụ:
4 Biểu đồ và in ấn
 1.4 – Giới thiệu về biểu đồ trong Excel

► Đồ thị giúp trình bày các số liệu khô khan, phức tạp bằng việc
vẽ thành các hình ảnh trực quan, dễ hiểu, dễ phân tích và đánh
giá.
► Đồ thị là một đối tượng (object) của Excel, đối tượng này chứa
các dữ liệu và biểu diễn thành hình ảnh với màu sắc và kiểu
dáng rất phong phú.
► Đồ thị được liên kết với dữ liệu của nó trong bảng tính, do đó
khi thay đổi dữ liệu của nó trong bảng tính thì lập tức đồ thị sẽ
thay đổi tương ứng theo.
► Excel có rất nhiều kiểu đồ thị khác nhau phục vụ cho nhiều mục
đích khác nhau của rất nhiều loại đối tượng sử dụng bảng tính
1.4.1 – Các loại biểu đồ trong Excel
 1.4.2 – Các thành phần của biểu đồ

 Vùng chứa toàn bộ đồ thị  Hộp ghi chú.

 Vùng dữ liệu đồ thị.  Tiêu đề
 Trục tọa độ.  Lưới đồ thị
1.4.3 – Cách tạo đồ thị trong Excel
 1.4.4 – Hiệu chỉnh và định dạng đồ thị
1. Hiệu chỉnh Chart Area
 1.4.4 – Hiệu chỉnh và định dạng đồ thị
2. Hiệu chỉnh Flot Area
 1.4.4 – Hiệu chỉnh và định dạng đồ thị
3. Hiệu chỉnh tiêu đề đồ thị, chú thích, tiêu đề trục hoành, trục tung,…
 4.6 - Định dạng trang và In ấn bảng tính
1. Định dạng trang
 4.6 - Định dạng trang và In ấn bảng tính
2. In bảng tính