SURAT MENYURAT

SURAT MENYURAT
MENYURAT
SURAT

12/21/16 10:06:03 AM

Surat Menyurat

SURAT MENYURAT
MENYURAT
SURAT
Kandungan
Kandungan
Definisi - Bentuk -Butiran Fungsi-Menerima Surat
Membuka surat- Kandungan
Cara Hantar Surat
Ciri-ciri umum - Contoh Cara Menaip- Bahasa
Check List

12/21/16 10:06:03 AM

Surat Menyurat

DEFINISI SURAT :

SURAT IALAH SEJENIS KOMUNIKASI

BERTULIS SECARA SEHALA BAGI
SATU PIHAK KEPADA PIHAK
YANG LAIN.

12/21/16 10:06:03 AM

Surat Menyurat

KLASIFIKASI SURAT
SURAT TERBUKA
SURAT TERHAD
SURAT SULIT /
SURAT RAHSIA
SURAT RAHSIA BESAR
SURAT PERSENDIRIAN

12/21/16 10:06:03 AM

Surat Menyurat

BENTUK SURAT:
* POSKAD
* SURAT BIASA
* SURAT BERDAFTAR
* SURAT BERDAFTAR AKUAN TERIMA
(A -R )
* BUNGKUSAN

12/21/16 10:06:03 AM

Surat Menyurat

FUNGSI SURAT:

ALAT PERHUBUNGAN

SEBAGAI REKOD

SEBAGAI BARANG BUKTI

SEBAGAI IMEJ

12/21/16 10:06:03 AM

Surat Menyurat

MENERIMA SURAT:
ASINGKAN SURAT-SURAT :
Surat Persendirian

Surat Jabatan
Surat Untuk Perhatian Segera
Tersalah Alamat

12/21/16 10:06:03 AM

Surat Menyurat

MEMBUKA SURAT ( JABATAN )

CAP TARIKH TERIMA
MASUKKAN KE DALAM FAIL BERKENAAN
MINITKAN SURAT BERKENAAN
MENGKANDUNGKAN SURAT
TENTUKAN TAJUK
DAPATKAN FAIL BEKAITAN
TEBUK LUBANG SEBELAH KIRI
NOMBORKAN KANDUNGAN SURAT
BUAT CATATAN DI KERTAS MINIT
12/21/16 10:06:03 AM

Surat Menyurat

SURAT RASMI
SURAT YANG DITULIS KERANA URUSANURUSAN RASMI IAITU URUSAN YANG
BERHUBUNG DENGAN PEJABAT PEJABAT
KERAJAAN, SWASTA, BADAN BERKANUN,
SYARIKAT PERNIAGAAN, PUSAT
PENGAJIAN TINGGI, URUSAN
PERSEKOLAHAN DAN SEBAGAINYA.
SURAT YANG DITULIS SELAIN HAL
PERIBADI ATAU INDIVIDU
-SURAT INI RINGKAS, TEGAS DAN TERUS
KEPADA MAKSUD
12/21/16 10:06:03 AM

Surat Menyurat

HURAIAN KASAR: Membuat Surat Rasmi

ditaip di kertas rasmi

isi kandungannya biarlah jelas
ada nombor rujukan dan tajuk surat
berperenggan dan bernombor
isi suratnya jelas
satu surat satu perkara sahaja
mengalamatkan surat - Ketua Jabatan, orang ramai,
pihak swasta, badan berkanun, peguam dan lain-lain
pengelasan surat - surat biasa, rahsia, sulit dan
sebagainya.
rekod keluar masuk surat.
12/21/16 10:06:03 AM

Surat Menyurat

10

BUTIR-BUTIR PENTING SURAT RASMI:

KEPALA SURAT
2 NOMBOR FAIL
2 RUJUKAN SILANG
2 KATA-KATA HORMAT
2 TAJUK SURAT
2 KANDUNGAN ( ISI ) SURAT YANG JELAS
2 PENERANGAN BERNOMBOR
2 PENUTUP SURAT
2 PIHAK YANG BERTANGGUNGJAWAB

12/21/16 10:06:03 AM

Surat Menyurat

11

HURAIAN : CIRI-CIRI UMUM SURAT

RASMI

Alamat pengirim
Garisan panjang melintang
Nama dan alamat penerima
Tarikh- tahun masehi/ Islam
Perkataan mengadapkan surat
Kepala surat / perkara
Pendahuluan
Isi-isi
Penutup
Pengakuan tanggungjawab
Tandatangan
Nama pengirim ( Hurut besar )
( Rujuk surat rasmi sebenar )

12/21/16 10:06:03 AM

Surat Menyurat

12

Lambang Jabatan/
Kerajaan

UNIT PEMODENAN TADBIRAN DAN

PERANCANGAN TENAGA MANUSIA,
JABATAN PERDANA MENTERI
50527 KUALA LUMPUR

Tel: 03 982006
Kawat: PERDANA

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Ketua Setiausaha,
Kementeriaan Luar Negeri,
Wisma Putra,
50602 Kuala Lumpur

Ruj. tuan: ( 050) 15/3 Jld. 2

Ruj. Kami: UPM: 11/55/1 (4)
Tarikh: 26 Sep. 1999

(u.p. : En. N. Rajakumaran )

Tuan,
Pembelian Komputer Untuk Pejabat Timbalan Perdana Menteri
Adalah saya diarah merujuk kepada surat tuan Bil. (050) 15/3 Jld. 2 bertarikh 26 Sep. 1999
berkenaan perkara di atas.
2. Unit ini tidak ada apa-apa halangan atas pembelian komputer berdasarkan maklumatmaklumat berikut:
2.1

Pejabat Timbalan Perdana Menteri adalah pejabat yang baru dan memerlukan kelengkapan pejabat seperti komputer.

2.2

Jenis-jenis surat yang terlibat ialah:

2.2.1

Surat menyurat rahsia kepada Yang Amat Berhormat Perdana Menteri.

2.2.2

Surat-surat tauliah

2.2.3

Laporan-laporan rasmi.

12/21/16 10:06:03 AM

Surat Menyurat

13

3.
Surat-surat ini juga adalah untuk dihantar ke Kementeriaan Kewangan dan jabatan lain yang
yang terlibat.
Sekian, terima kasih.
BERKHIDMAT UNTUK NEGARA
Saya yang menurut perintah,

t.t.
( ROBIAH BT. SHAMSUDDIN )
b.p. Ketua Setiausaha Negara,
Jabatan Perdana Menteri.
s.k.
Fail Timbul.

12/21/16 10:06:03 AM

Surat Menyurat

14

Lampiran II
LAMBANG
KERAJAAN
MALAYSIA

BAHAGIAN PENTADBIRAN
JABATAN PERDANA MENTERI
JALAN DATO ONN,
Tel: 03-6236292
506000 KUALA LUMPUR
Kawat : PERDANA
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Ruj. Tuan:
Ruk. Kami: UPIM(S) 123/287
Tarikh: 26 April, 2000

Alamat

SEGERA DENGAN TANGAN

Ketua Pengarah,
Bahagian Perkhidmatan,
Jabatan Perkhidmatan Awam,
Bangunan UMBC,
Jalan Sulaiman,
Kuala Lumpur.

Rujukan Silang

(u.p: En. Mohamad Ridhwan )

Pengurus,
Bank Simpanan Nasional,
Jalan Ampang,
Kuala Lumpur

Susunan Ikut
Protokol

(up: Dr. Lim Ching Hwa )

Surat
bersambung

Ketua Perangkawan,
Jabatan Perangkaan,
Jalan Young,
Kuala Lumpur.
(up :10:06:03
En. V.T. Palan
12/21/16
AM )

Surat Menyurat

15

/2

Sapaa
n

Tuan,

Tajuk surat

Kertas-kertas Untuk Pertimbangan Jawatankuasa Program Data Automatik ( JPDO )

Saya adalah diarah merujuk kepada perkara tersebut di atas dan menyampaikan bersama-sama ini
satu salinan laporan berkenaan dengan permohonan daripada Lembaga Kemajuan Terengganu
Tengah ( KETENGAH ) bagi menyampaikan Sistem Prosesan Data untuk pertimbangan dan
tindakan tuan.

Lampiran
Ada
2.

Mesyuarat Jawatankuasa Prosesan Data Autumatik 2/99 akan diadakan pada suatu tarikh yang
ditetapkan kelak.

Isi surat

Sekian sahaja, terima kasih.

BERKHIDMAT UNTUK NEGARA

Penutup surat

Saya yang menurut perintah,

Cogan
kata

t.t.
( TAN KHAY SOON )
b.p. Ketua Setiausaha Negara,
Jabatan Perdana Menteri.
s.k.
Ketua Pengarah,
MAMPU
Juru Audit Negara,
Pejabat Juru Audit Negara,
Kuala 10:06:03
Lumpur AM
12/21/16
ms./dal.

Jurutaip
Surat Menyurat

16

MENAIP SURAT UNTUK DIHANTAR KELUAR DARIPADA

PEJABAT:
TINDAKAN:
8 Terima surat atau draf surat untuk ditaip
8 Baca dalam erti kata untuk memahami draf surat itu
8 Sediakan secukupnya salinan kertas mengikut keperluan surat.
8 Sesuaikan pilihan saiz kertas dengan isi kandungan yang akan ditaip
8 Pastikan cukup salinan-salinan surat yang diperlukan.
8 Taip mengikut arahan khas pejabat.
8 Nomborkan muka surat, jika melebihi satu muka surat.
8 Taip huruf pengenalan pegawai yang menyediakan draf surat
diikuti dengan huruf pengenalan jurutaip, di sebelah kiri
bawah pada pengakhir surat.
8 Beri petunjuk jika sesuatu perenggan menyatakan ada kandungan
yang disertakan dengan surat itu.
8 Semak semula surat yang telah ditaip.
12/21/16 10:06:03 AM

Surat Menyurat

17

SENARAI SEMAK- SURAT KIRIMAN RASMI

LANGKAH

TANDAKAN

1. Membuka surat- surat masuk/surat keluarcopkan masa, tarikh dan rekodkan dalam
buku keluar masuk surat.
2. Memilih kertas yang sesuai untuk ditaip/
dikomputerkan- bergantung kepada panjangnya isi surat.
- boleh gunakan kertas berlambang jabatansiap dengan alamat , no. tel./no. fax/ kawad
-sudah ada garis pemisah/tarikh- tahun
masehi/hijrah
3. Tempat mengadapkan surat- nama/gelaran/
pagkat/ ikut protokol
- ada nombor poskod
-formatnya betul
4. Rujukan tuan - no. fail
Rujukan kami- no. fail
12/21/16 10:06:03 AM

Surat Menyurat

18

5. Tarikh- tahun masehi - hari,bulan tahun

tahun hijrah - hari, bulan, tahun
6. Tempat mengadapkan surat-bahasa sapaan yang halus
-alamat lengkap dan poskod
-u.p. jika berkaitan
-melalui saluran yang betul
-formatnya betul.
7. Tajuk surat:
- huruf kecil
- gariskan tajuk
-ringkas, jelas, padat maksudnya
-formatnya betul.
8. Pembukaan surat-penggunaan ungkapan permulaan yang betul.
- bahasanya halus
-ringkas, kemas dan tepat maksudnya.
-tiada penomboran
-formatnya betul.

12/21/16 10:06:03 AM

Surat Menyurat

19

9. Isi surat-mengikut maksud dan ungkapan yang betul

-bahasanya halus/kemas/padat dan jelas.
-ada penomboran yang betul.
-formatnya betul - paragraf, pecahan paragraf
dan penomboran.
10. Penutup surat:
-ringkas, tepat, sesuai
-tiada penomboran
-formatnya betul- rapat di tepi.
11. Cogan kata:
- di bawah penutup surat
- ditulis dengan huruf besar.
-ada tanda bacaan
-formatnya betul.
12. Pengakuan tanggungjawab:
- tempat sebelah kiri
- tanda bacaan ,
-formatnya sama seperti permulaan surat.

12/21/16 10:06:03 AM

Surat Menyurat

20

13. Tanda tangan dan nama pengirim:

- huruf besar
- ada tanda bacaan (
)
-nama dan jawatan pengirim
-cukup runagan bagi tanda tangan
14. Salinan kepada:
- s.k.. - salinan kepada
-format- sebelah kiri
-ada nama, alamat,poskod, negeri/negara
-u.p. untuk perhatian boleh ditulis sama
15. Huruf ringkas penulis dan jurutaip:
- huruf ringkas- contoh- nama penulis- MUSA SULAIMAN
nama jurutaip - DALILAH TALIB
- MS/dt
-tujuan - untuk mengesan penulis/
jurutaip dengan cepat
16. Penomboran muka surat- ditanda / maksud ada sambungan
-tempat sebelah kanan
12/21/16 10:06:03 AM
Surat Menyurat
-muka surat di tengah - bahagian atas

21

17. Lain-lain perkara:

- gunakan sampul surat berjendela/ URUSAN
SERI PADUKA BAGINDA
- SETEM - yang cukup.
- lipatan surat yang sesuai.
- alamat penerima/ pengirim yang lengkap.
- poskan dengan betul - peti surat yang betul.

Definisi - Bentuk -Butiran Fungsi-Menerima Surat Membuka surat- Kandungan Cara Hantar Surat
Ciri-ciri umum - Contoh Cara Menaip- Bahasa - Check List

12/21/16 10:06:03 AM

Surat Menyurat

22

CARA MENGHANTAR SURAT;

2 Surat biasa

- pastikan surat lengkap

- asingkan surat mengikut tempat
- gunakan sampul surat rasmi - jika
berkaitan
- cop jabatan - jika perlu

2 Surat berdaftar - gunakan perkataan BERDAFTAR

- catat dalam buku kira-kira belanja
pos
- simpan resit belanja pos.
2 Surat hantar dengan tangan - copkan perkataan
HANTAR DENGAN TANGAN
- Jaraknya 25 KM sahaja.
12/21/16 10:06:03 AM

Surat Menyurat

23

BAHASA SURAT RASMI

1. Ejaan
2. Huruf besar
3. Perkataan
4. Morfologi
5. Sintaksis

6.
7.
8.
9.

Kata sapaan
Kata ganti nama diri
Tanda baca
Ungkapan khusus

Memo Bentuk Terbuka

Terdapat juga memo bentuk terbuka.
Memo bentuk ini samalah seperti surat
tetapi ada antara jabatan yang telah
membuat reka bentuk bentuknya yang
tersendiri bagi tujuan memudahkan urusan

Contoh
DEWAN BAHASA DAN PUSTAKA (DBP) KUALA LUMPUR

Ruj. Tuan :
Ruj. Kami :

Tarikh :

Perkara :
Kepada
Daripada :
Catatan :

Tandatangan :
Tarikh :

Salinan :

Bahasa Memo
Gaya bahasa yang digunakan untuk menulis
memo berbeza dengan gaya penulisan
surat rasmi.
Memo lebih memberi tumpuan kepada isi
yang hendak disampaikan.

Bahasa Memo
Oleh sebab itu, bahasa yang digunakan
seharusnya:
Ringkas, padat dan jelas.
Lembut dan berdiplomasi.
Tidak menimbulkan sikap negatif kepada
pembaca.
Tidak menimbulkan prasangka.
Elakkan daripada membuat teguran
berbentuk negatif.

Contoh Bahasa Memo

Bersama-sama ini dikembalikan
draf memo berkenaan. Draf ini
kurang memuaskan dari segi
ejaan
dan
tatabahasa.
Tuan
diminta menulis semula dengan
membetulkan
ejaan
dan
tatabahasa
yang
telah
ditandakan sebelum memo ini
diedarkan.

Ulasan:

Bahasa yang digunakan agak keras

dan kurang berdiplomasi.
Dengan menggunakan bahasa yang
sedemikian, hal ini akan menyentuh
perasaan pembaca atau penerimanya.
Memo tersebut boleh ditulis seperti
yang berikut:

Contoh Bahasa Memo

Bersama-sama ini dikembalikan draf
memo berkenaan. Draf ini telah pun
disemak dan dikesan terdapat sedikit
kesilapan ejaan dan tatabahasa
seperti yang telah ditandai. Saya
berharap tuan dapat membaikinya
sebelum mengedarkannya.

Kaedah Penulisan

Memo hendaklah ditulis secara ringkas iaitu

dengan memulakan isi penting dan diikuti
dengan data sokongan.

Bahagian akhir ialah pernyataan tentang

perkara yang diharapkan oleh penulis.
Kaedah ini dinamakan Kon Terbalik.

Kaedah Penulisan
Isi penting
Data sokongan
Harapan

Langkah Menulis Memo

Merancang :
Tujuan penulisan memo tersebut.
Mengenal pasti siapakah sasaran.
Apa yang diharapkan.
Apakah reaksi pembaca apabila membaca
memo tersebut.

Langkah Menulis Memo

Menulis :
Menepati tujuannya.
Gunakan bahasa yang ringkas, jelas dan
lembut.
Satu isi satu perenggan.

Langkah Menulis Memo

Menyemak :
Maklumatnya adakah tepat dan betul.
Tidak menimbulkan sikap negatif pembaca.
Konstruktif

Logo
(INTAN)

INSTITUT TADBIRAN AWAM NEGARA

MEMO ANTARA PUSAT / PROGRAM / KAMPUS WILAYAH

Ruj. Tuan :
Ruj. Kami : Jid . 1 : 430/3/2010

Tarikh: 6 September 2010

Perkara : Mesyuarat Penyelaras Projek KOMUNIKASI INTAN Bukit Kiara

Kepada : Semua Penyelaras Projek
Kanan KOMUNIKASI
INTAN, Bukit Kiara

Salinan: Pengarah INTAN,

Jabatan Perkhidmatan
Malaysia

Awam,

Daripada: Ketua Pusat Komunikasi dan Pembangunan Latihan (KOMUNIKASI) INTAN

Bukit Kiara
Mesyuarat tersebut akan diadakan pada:

Tarikh
:
13 Mac 2010
Masa
:
9.00 pagi
Tempat :
Bilik Mesyuarat 2B

2.
Bersama-sama ini disertakan Minit Mesyuarat Bil. 8/010 untuk makluman dan tindakan
tuan selanjutnya.
3.
Semua Penyelaras Projek Kanan atau wakil diminta hadir.

Terima kasih.

Tandatangan:

MEMO

Kepada

Daripada :

Tuan Haji Abdul Malik bin Abd Aziz

Pengarah,
Jabatan XYZ,
Kuala Lumpur

Ucapan Tahniah

Saya mengucapkan tahniah atas kejayaan tuan kerana menerima Anugerah Khidmat
Cemerlang pada 2 Julai 2010.

2.
Anugerah tersebut merupakan satu penghargaan dan pengiktirafan Jabatan terhadap
segala usaha yang telah tuan laksanakan dengan jayanya sepanjang tahun 2009.

3.
Kejayaan tuan merupakan kejayaan dan kebanggaan semua kakitangan Jabatan ini.
Saya yakin anugerah yang tuan peroleh ini akan menjadi pendorong kepada
kakitangan lain
di Jabatan ini.

Saya yang menurut perintah,

(HAJAH RAHMAH BINTI OSMAN)

Tarikh: 6 Julai 2010

SETERUSNYA

BETULKAN YANG BIASA,

BIASAKAN YANG BETUL.

Soalan Tutorial
1. Apakah yang anda faham tentang surat
rasmi dan memo yang berkualiti?
2. Jelaskan bentuk-bentuk kesalahan yang sering
berlaku dalam penulisan surat rasmi.
3. Tulis satu memo berbentuk terbuka dan satu
berbentuk borang.
4. Huraikan ciri-ciri umum surat rasmi.
5. Jelaskan dalam keadaan mana kesesuaian
sesuatu surat rasmi atau memo perlu
dikeluarkan.
6. Tulis satu contoh surat rasmi yang berkualiti.

Surat Menyurat

12/21/16 10:06:04 AM

40