PENULISAN LAPORAN

ZULKIFLI YAHYA

1
 DEFINASI LAPORAN
SECARA MUDAH:-
 SATU PERSEMBAHAN / PENYAMPAIAN MAKLUMAT
(PRESENTATION OF INFORMATION)

SECARA LANJUT:-
 KOMUNIKASI BERTULIS/(TIDAK BERTULIS) BAGI
MENYAMPAIKAN SESUATU MAKSUD KEPADA PIHAK
YANG DI SARANKAN.
 DOKUMEN YANG MEMBERI MAKLUMAT,
MELAPORKAN PENEMUAN, KEMUKAKAN IDEA DAN
KADANGKALA MEMBUAT CADANGAN, SYOR
MENGENAI SESUATU PERKARA UNTUK PEMBACA
TERTENTU/YANG BERKENAAN
2
 FUNGSI LAPORAN
 MENYAMPAIKAN MAKLUMAT TENTANG
(GIVE INFORMATION)
 Sejarah dan/atau latar belakang sesuatu
perkara, isu, projek
 Proses, keadaan sesuatu perkara, isu, projek
 Bahan rekod untuk rujukan akan datang

3
...sambung...
 MEMBUAT KESIMPULAN
 Proses sesuatu perkara, projek
 Menjelaskan sebab dan akibatnya (kejayaan atau
kegagalan sesuatu perkara, projek)
 Penemuan/Hasil sesuatu perkara, kajian

4
...sambung...
 MEMBERI IDEA/PERAKUAN (PUT
FOWARD IDEAS/RECOMMENDATION)
 Membuat penilaian tentang tahap pencapaian/
kegagalan sesuatu perkara, projek
 Memberi idea untuk menyelesaikan sesuatu
masalah
 mengemukakan cadangan khusus untuk
menyelesaikan sesuatu masalah

5
 KATEGORI LAPORAN
 Secara umumnya terdapat (2)
 Bentuk Borang (form report)
 Laporan kemalangan
 Laporan berkala (periodic)

 Bentuk Terbuka/Panjang (Extended Report)

 Laporan untuk menyampaikan maklumat (information)
 Membuat kesimpulan tentang sesuatu masalah
 Menyediakan laporan tahunan
 Menyediakan laporan prestasi (progress report)

 Laporan perakuan (recommendation)

 Laporan kajian
 Laporan bagi menyelesaikan sesuatu masalah 6
 KUALITI LAPORAN
Kualiti sesuatu laporan boleh dilihat melalui
prinsip 5C+1P:-

 BETUL/TEPAT (CORRECT/ACCURATE)
 Data, fakta dan maklumat yang betul, tepat dan
accountable (stand by your statement, e.g. on
figures and facts)
 Gunakan data semasa
 Data terdahulu boleh dijadikan/digunakan sebagai
perbandingan
7
 PADAT (CONCISE)
 Tulis seberapa ringkas yang boleh
 Ringkas tetapi padat, mencakupi semua
perkara yang perlu

8
 LENGKAP (COMPLETE/COMPREHENSIVE)
 Mempunyai data, fakta dan maklumat yang
lengkap
 Lampiran yang perlu, disertakan
 Ada sinopsis/ringkasan, jika melebihi 6 muka
(berpandukan Panduan Penyediaan Kertas JM)
 Menyatakan bahan-bahan rujukan

9
 JELAS(CLEAR)
 Huraian yang jelas
 Menggunakan bahasa yang mudah difahami
 Mengikut urutan logik (logical sequence)
 Susun atur yang baik dan menarik (layout)
 Ilustrasi yang menarik dan pelbagai

10
Urutan
 Sequential, dimana fakta/maklumat yang penting
dikemukakan dahulu, diikuti dengan fakta/maklumat
lain mengikut tahap kepentingan

 Mengikut hierarki (hierachical) dimana penyataan

umum diikuti oleh butir-butir/perincian

 Perbandingan (comparative) dimana sesuatu idea

dibandingkan dengan idea lain. Digunakan bersama
dengan mana-mana dua diatas
11
Format/Susun Atur
Berpandukan Arahan untuk kertas Jemaah Menteri
 Ukuran kertas ialah saiz A4
 Jarak (spacing) satu setengah (1.5)
 Saiz Font yang seragam iaitu Arial saiz 14.
 Justified

Nombor muka surat

 Muka surat sebelum isi (body) guna huruf Roman, i.e. i, ii, iii dan
seterusnya.
 Muka surat isi (body), guna Arabic, i.e. 1- 9 dan seterusnya.

Nombor tajuk, sub tajuk dan para.

(amalan kertas Jemaah Menteri)
1. TUJUAN
1.1.
1.1.1
2. LATAR BELAKANG
2.1.
2.1.1. 12
Penggunaan Bahasa
 Bahasa Malaysia, bila perlu terjemahan Bahasa
Inggeris disertakan.
 Mengguna ejaan baru.
 Istilah teknikal atau perkataan yang mungkin
menimbulkan kekeliruan hendaklah dijelaskan
sewajarnya
• Penjelasan dalam kurungan, atau
• Nota kaki, atau
• Lampiran penjelasan istilah, dan
• Perkataan Bahasa Inggeris dicondongkan (italic).
13
 MEYAKINKAN(CONVINCING)
 Matlamat utama kertas – untuk mendapat
sokongan/pertimbangan.
 Oleh itu semua asas/sebab/hujah (argument)
perlu meyakinkan.

14
 BERSOPAN (POLITE)
 Menggunakan gaya bahasa dan penulisan yang
bersesuaian, tidak keras.

15
 PERSEDIAAN
Perlu tahu 5W+1S:
 Kenapa laporan ini perlu dibuat (Why?)

 Apa tujuan/objektif laporan (What?)

 Jangka masa (When?)

 Pihak yang meminta laporan dibuat (Who?)

 Untuk siapa, siapa sasaran/pembaca (Whom?)

 Skop/lingkungan (Scope?)
16
 KEPERLUAN MENGETAHUI
SASARAN/PEMBACA
 Untuk menyesuaikan dengan keperluan

 Tahap pengetahuan pembaca, pengetahuan teknikal

 Pandangannya tentang perkara yang akan dilapor

(untuk kuatkan hujah jika bertentangan)

17
 STRUKTUR UMUM
Tidak terdapat struktur khusus (no set structure).
Umumnya laporan yang baik patut mempunyai corak susunan
(pattern) berikut :
 Muka tajuk / (Title page)  Rumusan
 Aluan  Cadangan/Syor/Perakuan
 Ringkasan/abstrak  Lampiran
 Jadual Kandungan  Bibliography
 Pengenalan (introduction)  Glossary
 Isi  Illustration
 Rujukan  Acknowledgement
 Nota kaki  Index

18
 JENIS LAPORAN
Dalam perkhidmatan Kerajaan terhadap pelbagai jenis
laporan, antaranya:-
 Laporan Minit Mesyuarat
 Laporan Berita
 Laporan Pemeriksaan
 Laporan Penyiasatan
 Laporan Kajian
 Laporan Lawatan
 Laporan Tahunan
 Laporan Kejadian/Peristiwa
 Laporan Aktiviti
 Laporan Klinikal, dll
19
 STRUKTUR UMUM MENGIKUT
JENIS
LAPORAN MINIT MESYUARAT: -
 Tajuk
 Tarikh
 Masa
 Kehadiran
 Perutusan Pengerusi
 Mengesahkan minit mesyuarat yang lalu
 Perkara berbangkit
 Perbincangan agenda
 Hal-hal lain
 Ucapan penggulungan/penangguhan
20
 LAPORAN BERITA
● Pengenalan
● Tubuh/Isi
● Penutup

 Prinsip penulisan berita : 5W + 1H

 What (apa): apa yang berlaku
 Where (di mana): di mana berlaku
 When (bila): bila ia berlaku
 Who (siapa): siapa terlibat
 Why (kenapa): kenapa berlaku
 How (bagaimana): bagaimana berlaku 21
 LAPORAN PEMERIKSAAN
● Pengenalan
 Tajuk
 Pegawai telibat
 Tarikh pemeriksaan
 Tujuan / objektif
 Skop pemeriksaan (masa, bidang / perkara, tempat, pihak
terlibat)
 Latar belakang
 Dapatan pemeriksaan
 Isu / masalah
 Sebab akibat
 Kesimpulan/rumusan
 Syor / cadangan / perakuan
22
 LAPORAN KAJIAN
 Tujuan
 Pengenalan / latar belakang
 Objektif kajian
 Skop (masa, bidang, tempat, pihak berkaitan)
 Kaedah kajian
 Rujukan
 Sampel, dll
 Tempoh
 Perbelajaan
 Dapatan(findings)
 Isu
 Kesimpulan/rumusan
 Syor/Cadangan
 Perakuan 23
 LAPORAN LAWATAN
 Tajuk lawatan
 Tujuan dan skop laporan
 Huraian lawatan, tempat, bila, tempoh
 Itineri lawatan
 Dapatan, maklumat hasil lawatan
 Ulasan keseluruhan kejayaan / kegagalan lawatan
 Kesimpulan/rumusan
 Syor/Cadangan/Perakuan
 Lampiran

24
 LAPORAN TAHUNAN
 Tujuan
 Latar belakang organisasi
 Fungsi dan peranan
 Bidang tugas dan tanggungjawab
 Aktiviti utama
 Laporan lengkap aktiviti berdasarkan bidang tugas.
 Perancangan program aktiviti awal tahun.
● Pelaksanaan aktiviti sepanjang tahun, bahagian / unit
● Sasaran dan pencapaian
● Masalah dan kekangan
● Implikasi kos dan sumber
 Penilaian pencapaian
 Pengurusan dan pentadbiran
 Sumbangan
 Kesimpulan/Rumusan
 Syor
25
 LAPORAN JEMAAH MENTERI (JM)

Arahan Setiausaha Jemaah Menteri bertajuk

“Panduan Penyediaan Kertas Jemaah
Menteri”

- Menyelaraskan struktur / bentuk kertas JM

supaya konsisten di kalangan semua
Kementerian.

26
…sambung…
Terdapat 2 jenis laporan yang boleh di kemukakan
kepada JM.
1. Memorandum
 Laporan yang mengesyorkan / mencadangkan keputusan
dan mendapat kelulusan
 Laporan perbincangan YB Menteri dengan Pembesar
Negeri Luar
 Laporan lawatan rasmi YB Menteri serta rombongan
 Laporan tahunan Badan Berkanun
 Apa – apa laporan yang diminta oleh YAB PM atau JM
2. Nota
 Laporan yang dikemukakan untuk makluman semata-
mata.

27
 STURKTUR MEMORANDUM JM
 Tujuan
 Latar belakang
 Asas – asas pertimbangan (ada tajuk kecil)
 Implikasi (Kewangan, Keselamatan, Pentadbiran,
Perhubungan Luar dan sebagainya)
 Kesimpulan
 Ulasan Kementerian / Organisasi Pusat
 Syor

28
Bagi Laporan Tahunan dan Penyata Kewangan
Badan Berkanun, Tajuk – tajuknya berbeza sedikit
 Tujuan

 Latar belakang

 Kejayaan

 Kesan kepada rakyat / kumpulan sasaran

 Masalah dihadapi

 Kesimpulan

 Ulasan Kementerian dan Agensi Pusat

 Syor

29
 STRUKTUR NOTA JM

 Tujuan
 Latar belakang

 Perkara – perkara yang hendak

dimaklumkan (ada tajuk kecil)
 Penutup

30
SEKIAN, TERIMA KASIH,
WASSALAM.

31