TAKLIMAT PINDAAN DOKUMEN KUALITI 2017

SISTEM PENGURUSAN KUALITI (MS ISO 9001:2008)

JABATAN PENDIDIKAN NEGERI SARAWAK

TARIKH : 20 APRIL 2017

MASA : 8.30 PAGI – 5.00 PETANG
TEMPAT : BILIK MESYUARAT UTAMA, ARAS 4
JABATAN PENDIDIKAN NEGERI
SARAWAK

1
PINDAAN PK 02 PENGURUSAN PERTUKARAN GURU | OBJEKTIF

SEBELU SELEPA
M S
Tarikh tutup Tarikh arahan Tarikh mula proses Tarikh arahan
permohonan pertukaran (TO) permohonan pertukaran (TO)

30 hari 30 hari

 Diuruskan dua kali setahun  Diuruskan mengikut sesi pertukaran

 Januari & Jun  Tarikh proses akan mengikut tarikh lokasi masing-
masing

2
PINDAAN PK 02 PENGURUSAN PERTUKARAN GURU | TANGGUNGJAWAB & TINDAKAN
SEBELUM SELEPA
S
Tindakan :
A.4 Mengadakan Mesyuarat Jawatankuasa Tindakan :
Pertukaran Guru berdasarkan keperluan A.4 Mengadakan Bengkel Kerja Pertukaran Guru
negeri yang dipohon. berdasarkan keperluan negeri yang dipohon.

Rujukan : Rujukan :
Minit Mesyuarat Jawatankuasa Pertukaran Laporan Bengkel Kerja Pertukaran Guru
Guru

Tindakan :
A.7 Mesyuarat/ perbincangan penempatan
Tindakan :
A.7 Bengkel kerja/perbincangan penempatan
pertukaran ke sekolah.
pertukaran ke sekolah.
Rujukan :
Minit Mesyuarat Jawatankuasa / Nota
Rujukan :
Laporan Bengkel Kerja/Nota Perbincangan
Perbincangan
3
PINDAAN PK 02 PENGURUSAN PERTUKARAN GURU | TANGGUNGJAWAB & TINDAKAN
SEBELU SELEPA
M S
Tindakan : Tindakan :
B.4 Mengadakan Mesyuarat Jawatankuasa A.4 Mengadakan Bengkel Kerja Pertukaran Guru
Pertukaran Guru Dalam Negeri dan cadangan Dalam Negeri dan cadangan penempatan pertukaran.
penempatan pertukaran. Rujukan :
Rujukan : Laporan Bengkel Kerja Pertukaran / Penempatan
Minit Mesyuarat Jawatankuasa Pertukaran Guru Guru

Tindakan : Tindakan :
C.3 Mengadakan Mesyuarat Jawatankuasa C.3 Mengadakan Bengkel Kerja Pertukaran Guru
Pertukaran Guru Dalam Daerah. Dalam Daerah.
Rujukan : Rujukan :
Minit Mesyuarat Laporan Bengkel Kerja Pertukaran Guru
Tindakan : Tindakan :
D.2 Mengadakan mesyuarat/perbincangan rayuan D.2 Mengadakan perbincangan rayuan permohonan
permohonan pembatalan. pembatalan.
Rujukan :
Minit Mesyuarat Jawatankuasa / Nota Rujukan :
Perbincangan Ulasan Kelulusan / Nota Perbincangan 4
• PK 02
PINDAAN PK 19 PENGURUSAN SUMBER LUAR (KONTRAK PERKHIDMATAN)
| DEFINISI , TANGGUNGJAWAB & TINDAKAN

PKK : Perkhimatan Kawalan Keselamatan KBK : Kebersihan Bangunan & Kawasan

SEBELU SELEPA
M S
19.4.9 Pegawai Aset
19.4.9 Pegawai Meja
Pegawai bertanggungjawab ke atas PKK dan
Pegawai bertanggungjawab ke atas PKK dan KBK
KBK sekolah dan Kuarters Institusi Pendidikan
di premis-premis Institusi Pendidikan.
di bawah kawalan PPD.

Tindakan :
A.c Menerima dokumen kontrak yang telah
ditandatangani oleh kontraktor dalam tempoh
empat (4) bulan dari tarikh Surat Setuju
Terima.
Tindakan :
A.3 Menerima dan menyemak dokumen kontrak
yang telah ditandatangani oleh kontraktor dalam
tempoh empat (4) bulan dari tarikh Surat Setuju
Terima.

5
PINDAAN PK 19 PENGURUSAN SUMBER LUAR (KONTRAK PERKHIDMATAN)
| TANGGUNGJAWAB & TINDAKAN

SEBELU SELEPA
M S
Tanggungjawab : Tanggungjawab :
Bahagian B : Pegawai Aset Bahagian B : Pegawai Meja
Bahagian C : Pegawai Aset Bahagian C : Pegawai Meja
Bahagian D : Pegawai Aset Bahagian D : Pegawai Meja

Tindakan : 6

B.3 Mendapatkan surat kelulusan

menggunakan pekerja melebihi umur bagi
pekerja berumur 55 tahun ke atas (PKK: 55
Tiada pada prosedur lama hingga 60 tahun|KBK: 55 hingga 63 tahun).

Rujukan :
Surat Kelulusan Menggunakan Pekerja Melebihi
Umur 55 Tahun
• PK 19
PINDAAN PK 20 PENILAIAN OBJEKTIF KUALITI | TANGGUNGJAWAB & TINDAKAN

SEBELUM SELEPA
S
Tindakan : Tindakan :
2. Mengumpul pencapaian Objektif Kualiti dan 2. Mengumpul pencapaian Objektif Kualiti dan
rekod pelaksanaan pada setiap bulan. rekod pelaksanaan pada setiap bulan.

Tanggungjawab : Tanggungjawab :
Pengurus Kualiti Penolong Pengarah/Pegawai

Tindakan : Tindakan :
3. Membuat analisis pencapaian Objektif 3. Membuat analisis pencapaian Objektif Kualiti
Kualiti pada setiap tiga (3) bulan. pada setiap tiga (3) bulan.

Tanggungjawab : Tanggungjawab :
Pengurus Kualiti Penolong Pengarah/Pegawai

7
PINDAAN PK 20 PENILAIAN OBJEKTIF KUALITI | TANGGUNGJAWAB & TINDAKAN

SEBELU SELEPA
M S
Tindakan : Tindakan :
4. Membuat semakan dan mengesahkan 4. Membuat semakan dan mengesahkan
pencapaian Objektif Kualiti. pencapaian Objektif Kualiti.

Tangunggjawab : Tangunggjawab :
Pengurus Kualiti Ketua Sektor/Ketua Unit

Tindakan :
5. Menyerahkan Analisis Pencapaian Objektif
Kualiti kepada Pengurus Kualiti.

Tiada pada prosedur lama Tangunggjawab :

Penolong Pengarah/Pegawai

Rujukan :
Memo/e-mel 8
• PK 20
CARTA PERBATUAN 2
017
Bil Prosedur Kualiti Objektif
Proses penempatan Pegawai Perkhidmatan Pendidikan (PPP) DG41
1 PK 01 dilaksanakan selepas senarai bekalan PPP diterima di lokasi dalam
tempoh 14 hari

Memastikan proses Pertukaran Guru diuruskan 30 hari bekerja

2 PK 02 daripada tarikh mula proses permohonan sehingga tarikh surat
penempatan pertukaran ke sekolah bagi setiap sesi pertukaran
*JPN – pertukaran dalam negeri
PPD – pertukaran dalam daerah

Proses pemantauan ke lokasi dilaksanakan secara terancang dan

3 PK 03 berkesan bagi mengukur pencapaian objektif seperti yang berikut
Melaksanakan pemantauan bagi lokasi yang telah ditetapkan
merujuk kepada Perancangan Strategik dan SKU/ SKT tahun semasa.
Menerima maklum balas pemantauan dari lokasi yang tidak
mencapai prestasi dalam tempoh 14 hari bekerja.
Melaksanakan pemantauan susulan dalam tempoh 30 hari dari
tarikh maklum balas diterima
Bil Prosedur Kualiti Objektif

4 PK 04 Proses pengurusan aduan awam dilaksanakan dengan cekap dan

teratur dalam tempoh 15 hari bekerja

Proses pengurusan maklum balas pelanggan dan tahap kepuasan

5 PK 05 pegawai dan anggota kumpulan pelaksana diuruskan secara
terancang dan berkesan. Analisis hendaklah dibentangkan dalam
mesyuarat pengurusan:

Maklum balas pelanggan yang berurusan di kaunter sekurang-

kurangnya 4 kali setahun (PKU02-1)
Maklum balas perkhidmatan sekurang-kurangnya 2 kali setahun (PK
05 2)
Tahap kepuasan pegawai dan anggota kumpulan pelaksana
sekurang-kurangnya 2 kali setahun (PK 05 1)

6 PK 06 Latihan perlu dilaksanakan sekurang-kurangnya tujuh (7) hari

setahun.
Bil Prosedur Kualiti Objektif

7 PK 07 Analisis penilaian prestasi pembekal dilaporkan dalam Mesyuarat

Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun (JPKA) sekurang-
kurangnya empat (4) kali setahun

8 PK 09 Audit dalaman dapat dilaksanakan sekurang-kurangnya sekali dalam

tahun semasa dengan berkesan berdasarkan piawaian kualiti yang
ditetapkan

9 PK 15 Proses pengendalian mesyuarat dilaksanakan secara teratur. Minit

mesyuarat hendaklah diedarkan kepada ahli mesyuarat dalam
tempoh tujuh (7) hari

Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan (MKSP) dilaksanakan

10 PK 17
selaras dengan keperluan seksyen 5.6
sekurang-kurangnya sekali selepas pelaksanaan audit dalam.
Bil Prosedur Kualiti Objektif
Pengurusan program dilaksanakan secara terancang dan berkesan bagi
11 PK 18 mengukur pencapaian objektif seperti yang berikut
Objektif bagi pelaksanaan program yang dirancang tercapai
Menyediakan laporan dalam tempoh 30 hari setelah program selesai
Memastikan pengurusan kontrak perkhidmatan diuruskan
12 PK 19 sebagaimana berikut
Memastikan Penilaian Prestasi Kontraktor Perkhidmatan (Kebersihan
Bangunan dan Kawasan/ Kawalan Keselamatan) dilaksanakan pada
setiap bulan.

Memastikan mesyuarat penilaian prestasi dilaksanakan dua (2) kali

setahun
Penilaian objektif kualiti diurus dengan terancang dan berkesan
13 PK 20 mengikut keperluan yang berikut
Penilaian objektif kualiti dilaksanakan pada setiap bulan
Pencapaian objektif kualiti dilaporkan setiap 3 bulan sekali dalam
Mesyuarat Pengurusan
PINDAAN PK 07-2 PENILAIAN PRESTASI PEMBEKAL BPSH/JPN/PPW/PPD (PEROLEHAN / PENYELENGGARAAN)

SEBELU SELEPA
M S

Tambahan : purata skor dan ulasan skor

tiada rumusan skor

Pindaan :
Hanya yang ‘lemah’ dimaklumkan dalam  Kategori ‘lemah’ dan ‘sederhana’
mesyuarat  Mesyuarat JPKA

9
9
PINDAAN PK 19-1 BORANG MAKLUMAT PEKERJA

SEBELU SELEPA
M S
Pindaan : item pemeriksaan kesihatan
digugurkan kerana telah disenaraikan pada
Terdapat item pemeriksaan kesihatan senarai semak pihak sekolah semasa membuat
pembayaran perkhidmatan

Tiada dalam lampiran Tambahan : tarikh mula berkhidmat

Tiada dalam lampiran Tambahan : cap kontraktor

Tambahan : Arahan borang ini sah digunakan

sepanjang tempoh perkhidmatan dengan kontraktor
semasa
Tiada dalam lampiran
Tujuan : Maklumat pekerja diisi hanya sekali selagi
berkhidmat dengan kontraktor yang sama

10
9
PINDAAN PK 19-2 SENARAI SEMAK DOKUMEN PEMBAYARAN

SEBELU SELEPA
M S
Terdapat arahan mengasingkan invois Pindaan : arahan tersebut digugurkan

Tambahan : Borang BPPA KBK 1B (Rumusan

Tiada dalam lampiran Pengesahan Pelaksanaan Skop Perkhidmatan &
Pengurusan Pekerja
Pindaan : Lampiran D digugurkan
Lampiran D
Tambahan : Lampiran 1.2 (Laporan Prestasi Bulanan)

Pindaan : Lampiran E digugurkan

Tambahan :
Lampiran E  Borang BPPA PKK 5B (Rumusan Pengesahan
Pelaksanaan Kerja Perkhidmatan dan
Pengurusan Pengawal
 Lampiran 1.2 (Laporan Prestasi Bulanan)

Arahan salinan dokumen A, B, C dan D Pindaan : Arahan salinan dokumen A1 / A2

9
• PK 01
• PK 03
• PK 04
• PK 05
• PK 06
• PK 07
• PK 08
• PK 13
• PK 14
• PK 15
• PK 16
• PK 17
• PK 18
• PK 09
• PK 10
• PK 11
• PK 12