Professional Documents
Culture Documents
SLIDE LATIHAN MYPORTFOLIO Rev
SLIDE LATIHAN MYPORTFOLIO Rev
SKOP
2 6
PENGENALAN PENUTUP
1 (Modul A) 3 5
T U J UA N TATACARA SOALAN
PENYEDIAAN 4 LAZIM
(Modul B)
PELAKSANAAN
(Modul C)
2
Tujuan
3
1| TUJUAN
Objektif 1 Objektif 22
Objektif
PKPA Bil. 4
Tahun 2018
Semakan semula.
PKPA Bil. 8 PKPA Bil. 11
Tahun 1991 Tahun 1991 Kolaborasi strategik
MAMPU-JPA melalui
Panduan Mengenai Panduan Mengenai Deskripsi Tugas atau
Mesyuarat Panel Manual Prosedur Tatacara Penggunaan Job Description (JD).
Merakyatkan Kerja (MPK) dan Borang Tindakan Kerja
Perkhidmatan Awam Fail Meja (FM). (BTK).
(MPA) 30 Mac 2016 Diluluskan oleh
Bersetuju pekeliling- YBhg. Tan Sri Ketua
pekeliling MAMPU sedia Setiausaha Negara
ada dirasionalisasikan. pada 12 Julai 2018.
7
2| PENGENALAN
KANDUNGAN UTAMA
PKPA BIL. 4 TAHUN 2018
myPORTFOLIO: PANDUAN KERJA SEKTOR AWAM
TAKRIFAN PELAKSANAAN
myPORTFOLIO
TATACARA PENYEDIAAN
KEPENTINGAN
DESKRIPSI TUGAS
8
Menggantikan PKPA 8/1991: Panduan Mengenai
Manual Prosedur Kerja (MPK) dan Fail Meja (FM),
dan PKPA 11/1991: Panduan Mengenai Tatacara
?
Penggunaan Borang Tindakan Kerja (BTK).
elemen
dipermudahka
baik & 3. Format Borang
(simplified)
n 4. Format Proses Kerja
07
5. Format Senarai Undang-
undang, Peraturan dan
03
Punca Kuasa
mansuh 6. Memperkemas takrifan
7. Memantapkan aspek
pelaksanaan
1. Norma Kerja
2. Senarai Tugas
3. Borang Tindakan Kerja
12
Deskripsi Tugas
1 ELEMEN BAHARU
KEPENTINGAN | DEFINISI
(menggantikan Senarai Tugas)
merupakan dokumen yang menjelaskan tujuan pewujudan sesuatu jawatan dengan mengambil kira
komponen akauntabiliti, dimensi dan kompetensi yang diperlukan bagi sesuatu jawatan dalam organisasi.
Penubuhan Agensi
Baru/Penstrukturan Pemilihan, Pengambilan,
Semula Pelantikan
right skill at right place, right people at right job, right number at right time, and with right cost.
13
KOMPETENSI
14
3 ELEMEN MANSUH
BORANG
1 TINDAKAN KERJA 2 NORMA KERJA 3 SENARAI TUGAS HARIAN
15
7 ELEMEN DITAMBAH BAIK
1 Memperkemas takrifan
5
Menambah baik format
Carta Alir dengan memberi penekanan
kepada tanggungjawab aktor/pelaku
Memantapkan
2 aspek pelaksanaan Menambah baik format Senarai
Undang-Undang, Peraturan dan
Punca Kuasa dengan menggabungkan
6 Peraturan-peraturan Pentadbiran
Menambah baik Bagi Setiap Aktiviti dengan Senarai
3 format Carta Fungsi Undang-undang Dan Peraturan Yang
Diperlukan
16
7 ELEMEN DITAMBAH BAIK
1 Memperkemas takrifan
17
7 ELEMEN DITAMBAH BAIK
18
2 | PENGENALAN
2. Carta Organisasi
Kementerian
3. Objektif, Visi & Misi
PERBEZAAN
Bahagian
ISI KANDUNGAN
PKPA BIL. 8/1991
4. Carta Organisasi 1. Carta Organisasi
4/2018
Bahagian
5. Carta Organisasi Unit 2. Carta Fungsi
dan Kedudukan Pegawai
3. Aktiviti-Aktiviti
6. Senarai Tugas, Kuasa & Hubungan Pegawai Bagi Fungsi
Dengan Pegawai-Pegawai Lain
4. Deskripsi Tugas (JD)
FAIL MEJA
myPortfolio
7. Peraturan-Peraturan Pentadbiran
5. Proses Kerja, Carta Alir
PKPA BIL.
dan Senarai Semak
8. Proses Kerja & Carta Aliran Kerja
6. Senarai Undang-undang, Peraturan dan
Punca Kuasa
9. Senarai Semak (Checklist)
20
Ta t a c a r a P e n y e d i a a n
(Modul B)
3
*
1 2
Kumpul Maklumat
SIAPA? Jabatan/Bahagian/
Cawangan/
TOP Sektor/Seksyen/
Unit
PENYELARAS
i
Kemas kini Draf
v ii
PENYELIA
iv iii
BOTTOM
Pengesahan Semakan
PENYANDANG
PKPA myPortfolio
Dokumen Kualiti
Waran Perjawatan
Pelan Strategik
Undang-undang,
Peraturan & Punca Kuasa
Format myPortfolio JD
MPK & FM
24
FORMAT PENYEDIAAN
Pada asasnya, format penyediaan myPortfolio adalah seperti yang
berikut:
24
FORMAT PENYEDIAAN
1. MUKA HADAPAN:
(a) Jata Negara;
(b) Gelaran jawatan (tidak perlu
menyatakan nama pegawai);
(c) PTj/ Bahagian/ Cawangan/
Seksyen;
(d) Unit;
(e) Alamat pejabat; dan
(f) Maklumat perhubungan.
24
FORMAT PENYEDIAAN
2. MUKA SURAT MAKLUMAT PEGAWAI:
(a) Maklumat pegawai hendaklah
dimulakan pada halaman baharu.
Ia mengandungi nama, gelaran
jawatan, gred hakiki jawatan dan
tarikh penempatan di jawatan
tersebut. Gred hakiki jawatan
pegawai hendaklah digariskan
bawah (underline)/ diwarnakan.
Maklumat ini hendaklah disahkan
oleh penyelia.
25
FORMAT PENYEDIAAN
3. JADUAL PENGEMASKINIAN:
(a) Jadual Pengemaskinian myPortfolio
hendaklah dimulakan pada halaman
baharu. Ia disediakan bagi memastikan
myPortfolio sentiasa dikemas kini dan
maklumat pengemaskinian direkodkan.
Jadual ini mengandungi tarikh
pengemaskinian, perkara yang dikemas
kini dan tandatangan Pegawai Penyelia.
(b) Ketua Agensi hendaklah memastikan
bahawa myPortfolio dikaji semula dan
dikemas kini apabila berlaku sebarang
perubahan.
26
FORMAT PENYEDIAAN
27
KOMPONEN
3. AKTIVITI-
2. CARTA
AKTIVITI BAGI
FUNGSI
FUNGSI 4. DESKRIPSI
1. CARTA TUGAS
ORGANISASI
9. SENARAI
6. CARTA ALIR
BORANG
8. SENARAI UNDANG- 7. SENARAI
UNDANG,
SEMAK
PERATURAN DAN
PUNCA KUASA
28
1. CARTA ORGANISASI
29
CARTA ORGANISASI KEDUDUKAN JAWATAN
• Kedudukan jawatan di
bahagian/ unit hendaklah
digariskan bawah (underline)/
diwarnakan.
30
2. CARTA FUNGSI
31
3. AKTIVITI-AKTIVITI BAGI FUNGSI
32
4. DESKRIPSI TUGAS
• Menghuraikan sesuatu
tugas secara spesifik bagi
sesuatu jawatan dalam
sesebuah organisasi.
33
4. KANDUNGAN DESKRIPSI TUGAS
37
5. PROSES KERJA
• Proses Kerja merupakan senarai
rangkaian tindakan yang perlu
diambil secara berturutan mengikut
peraturan yang ditetapkan dalam
melaksanakan sesuatu aktiviti.
38
TINDAKAN DALAM MENYEDIAKAN PROSES KERJA
Proses kerja sebaiknya secara berstruktur iaitu disediakan mengikut Jabatan/ Bahagian/
Cawangan/ Sektor/ Unit sebagai panduan kepada penyediaan myPortfolio pada peringkat
jawatan.
Carta fungsi dan aktiviti bagi fungsi untuk kementerian/jabatan serta tugas utama Ketua
Jabatan/ Pengarah/ Setiausaha Bahagian hendaklah dijadikan panduan dalam menyediakan
proses kerja.
Proses kerja hendaklah disediakan bagi setiap aktiviti yang dinyatakan dalam komponen
Aktiviti-aktiviti bagi Fungsi. Proses Kerja juga boleh dikenal pasti melalui Komponen Tugas
Utama dalam Deskripsi Tugas. Penentuan aktiviti bagi proses kerja ini berbeza mengikut
kesesuaian dan kompleksiti jabatan/tugas.
Sesuatu proses kerja boleh dikongsi oleh beberapa jawatan dengan hanya
menandakan/mewarnakan perkara yang berkaitan dengannya.
Proses kerja yang kompleks/panjang dan bersambung daripada arahan Ketua Jabatan
sehingga ke peringkat paling akhir iaitu pemfailan boleh dipecahkan mengikut kesesuaian
tadbir urus/penurunan kuasa. Kesinambungan sesuatu proses kerja dengan proses kerja yang
lain dalam rantaian tersebut hendaklah dipastikan.
39
LANGKAH-LANGKAH MENYEDIAKAN PROSES KERJA
Undang-Undang/
Pegawai Lain yang Ada
Bil Tanggungjawab Proses Kerja Peraturan dan
Hubungan/ Dirujuk
Punca Kuasa
Senaraikan semua jawatan pegawai atasan
dan bawahan yang terlibat dalam sesuatu
proses kerja dari yang memberi arahan, Kenal pasti tugas-tugas yang perlu
membuat kelulusan, membuat tindakan dan disediakan proses kerja (setiap
memfailkan. tugas perlu disediakan proses
kerjanya
Senaraikan jawatan pegawai yang perlu kecuali yang terlalu umum).
Senaraikan semua pegawai
mengambil tindakan terhadap langkah-
berkenaan yang ada
langkah yang berkenaan. Sediakan urutan tindakan- Senaraikan petikan
hubungan/
tindakan yang terlibat dalam undang-undang,
Dirujuk.
Kenal pasti hubungan kerja dengan pegawai melaksanakan sesuatu kerja dari peraturan dan punca
atasan dan pegawai bawahan dalam unit mula hingga tamat. kuasa yang berkaitan
Kenal pasti hubungan kerja
yang sama bagi menentukan dengan tepat, dengan setiap aktiviti.
dengan pegawai di luar unit/
jelas dan terperinci mengenai tugas-tugas, Mulakan dengan
bahagian dan dari agensi luar.
tanggungjawab dan kuasa seseorang perkataan perbuatan.
pegawai dalam melaksanakan tugasnya. Contoh : Menyediakan,
Mendapatkan, etc.
Tanggungjawab berkaitan jawatan
hendaklah diwarnakan. Proses Kerja berkaitan jawatan
hendaklah diwarnakan.
40
6. CARTA ALIR
Contoh Simbol Asas yang Digunakan
• Gambaran secara grafik atau gambar rajah ke
atas tindakan-tindakan yang terlibat dalam
sesuatu aktiviti.
Aktiviti 1: MENYEDIAKAN
TAKWIM TAHUNAN Carta alir hendaklah
BAGI AKTIVITI DAN mengandungi tempoh masa
KURSUS BERKAITAN untuk setiap proses kerja.
MYPORTFOLIO UNTUK
DILAKSANAKAN DI
PERINGKAT IPKKM, JKN, Penyediaan carta alir mengikut
PKD, DAN HOSPITAL tempoh masa boleh dirujuk
dalam PKPA Bil. 2/2005.
42
TINDAKAN DALAM
MENYEDIAKAN CARTA ALIR
Gunakan simbol
Rujuk proses kerja bagi
1 aktiviti yang terlibat.
3 carta alir yang
ditetapkan.
Sediakan selepas
penyediaan proses
kerja.
2 Sediakan carta alir
terperinci
berdasarkan proses
4
kerja aktiviti tersebut.
43
FAEDAH CARTA ALIR
44
7. SENARAI SEMAK
45
7. FAEDAH SENARAI SEMAK
Memberi peringatan dan semakan ke atas tindakan yang perlu diambil dalam melaksanakan
1
sesuatu aktiviti;
46
TINDAKAN DALAM
MENYEDIAKAN SENARAI SEMAK
Sediakan selepas
carta alir. 2 Sediakan senarai
semak berdasarkan
proses kerja aktiviti
4
tersebut.
47
8. SENARAI UNDANG-UNDANG,
PERATURAN DAN PUNCA KUASA
Arahan rasmi yang perlu dirujuk oleh seseorang
pegawai dalam melaksanakan tugas.
48
8. SENARAI UNDANG-UNDANG,
PERATURAN DAN PUNCA KUASA
• Menjadi rujukan asas yang
membolehkan sesuatu aktiviti itu
dilaksanakan.
49
TUJUAN
1 2 3 4
Memastikan Menjadi rujukan Menjimatkan masa Memudahkan
pematuhan asas yang mengesan semula arahan pegawai lain
kepada peraturan membolehkan yang diperlukan, yang membuat rujukan.
yang ditetapkan. sesuatu aktiviti kebiasaannya tersimpan di
dilaksanakan pelbagai bahagian/unit di
dengan sah. dalam sesebuah agensi/
bahagian.
50
9. SENARAI BORANG
51
10. SENARAI JAWATANKUASA
YANG DIANGGOTAI
55
Soalan Lazim
(FAQs)
53
BIL. SOALAN JAWAPAN
54
BIL. SOALAN JAWAPAN
3. Bagaimana penyediaan myPortfolio Bagi jawatan fleksi gred/ fleksi skim,
bagi jawatan fleksi gred/ fleksi skim? penyediaan myPortfolio hanya
melibatkan satu (1) myPortfolio sahaja
untuk setiap jawatan. Tetapi
kemungkinan perbezaan myPortfolio
bagi setiap gred/ skim dapat
dibahagikan mengikut
dimensi/akauntabiliti seperti dinyatakan
dalam JD. Oleh yang demikian,
maklumat pegawai yang menyandang
setiap jawatan dalam myPortfolio perlu
ditandakan/ dikemas kini.
55
BIL. SOALAN JAWAPAN
5. Adakah Dokumen Kualiti boleh Tidak. Dokumen Kualiti merupakan
menggantikan myPortfolio? persyaratan standard MS ISO 9001:2015 di
peringkat agensi. Manakala myPortfolio
merupakan panduan kepada setiap pegawai
untuk melaksanakan tugas yang ditetapkan
bagi jawatannya. Dokumen Kualiti boleh
digunakan sebagai panduan dalam
menyediakan myPortfolio dan juga
dimasukkan di bawah komponen Senarai
Undang-undang, Peraturan dan Punca Kuasa.
Sebaliknya, myPortfolio juga boleh dijadikan
sebagai Maklumat Didokumentasikan bagi
bukti pelaksanaan MS ISO 9001:2015.
61
Sesi Amali
62
Sesi Pembentangan
63
Sesi Rumusan
& Penilaian
64
Penutup
65
MUTIARA KATA
YAB Dato’ Seri Dr. Mahathir Mohamad “…nilai hidup yang mulia iaitu dengan kerajinan, keikhlasan,
Perdana Menteri Malaysia amanah, disiplin dan macam-macam lagi nilai-nilai yang
November 1981 manusia akui adalah nilai yang mulia. Kerajinan berusaha,
bekerja membuat sesuatu untuk mencapai sebaik mungkin
daripada hasil kerja kita...”
66
SEKIAN, TERIMA KASIH.
6. CARTA ALIR
PENYEDIAAN CARTA ALIR
MENGIKUT TEMPOH MASA