PREPARATION OF THE MINUTES

(KATITIKAN) OF THE SESSION OF

THE SANGGUNIANG
PANLUNGSOD
PRESENTED BY

ATTY. VENUS C. VELASCO

SECRETARY TO THE SANGGUNIAN
CITY OF CABUYAO

TRAINING ON LOCAL LEGISLATION AND BUSINESS COMMUNICATION

OCTOBER 1-2, 2019
ONE TAGAYTAY PLACE HOTEL AND SUITES, TAGAYTAY CITY
 PREPARATION OF THE MINUTES
(KATITIKAN) OF THE SESSION OF
THE SANGGUNIANG
PANLUNGSOD
 MINUTES OR KATITIKAN

 Is
a record of the proceedings of a deliberative
body containing, among other things, a brief
account of what has taken place and not
necessarily what has been said during a
particular meeting or session.

 Is prepared in Filipino
 CONTENTS OF MINUTES
 PLACE, DATE AND TIME OF SESSION
 WHETHER IT IS SPECIAL OR REGULAR
 NAME OF THE MEMBERS PRESENT THEREIN AND THOSE WHO
WERE ABSENT
 ACTION TAKEN ON THE MINUTES OF THE PREVIOUS SESSION
INCLUDING THE CORRECTION, IF ANY: NAMES OF THOSE WHO
ADOPTED (OR APPROVED) THE MINUTES UNDER
CONSIDERATION AND THOSE WHO DID NOT
 TEXT OF EVERY MEASURE (RESOLUTION OR ORDINANCE, ETC.)
ADOPTED OR ENACTED
 BRIEF RESUME OF THE MINORITY OPINION, IF ANY
 THE AYES AND NAYES OR YES OR NO VOTE ON EVERY
QUESTION (MEASURE) AND IF VOTING IS DONE THRU
NOMINAL OR ROLL CALL VOTE, THE NAMES OF THOSE
WHO VOTED ON EITHER SIDE
 ALL MOTIONS PRESENTED OR PROPOSED, WHETHER
LOST OR CARRIED, EXCEPT THOSE WITHDRAWN
 FULL TEXT OF THE VETO MESSAGE OF THE LOCAL
CHIEF EXECUTIVE
 TIME OF ADJOURNMENT
 AUTHENTICATING THE MINUTES

The original copy of the minutes shall be signed

by the members who adopted it at the
appropriate space therein. The Presiding Officer at
that particular session and the Secretary shall also sign
or affix their signatures on the said minutes for the
purpose of authenticating that document. Excerpts to
be taken out of the minutes shall be certified as
correct and attested to be duly enacted or adopted,
as the case may be, by the Secretary and the
Presiding Officer, respectively.
 PRESCRIBED FORM OF MINUTES
 Printed on a legal sized white bond paper (8.5 x 13
in)
 With line numbers
 Font size - 12
 Font style – Times New Roman
 Page number on top of each page
 PURPOSE OF MINUTES
 To have a record of the proceedings of the regular
or special session of the Sangguniang Panlungsod

 To provide information on the legislative

undertakings of the Sanggunian in the “birth of
landmark legislations”
 JOURNAL

The Sanggunian shall keep a “journal and record”

of its proceedings which may be published upon
resolution of the majority members thereof.

The journal of the Sanggunian contains the official

deliberation and minutes of the debates and
discussion that occurred during a particular session.
 MINUTES VS. JOURNAL
MINUTES JOURNAL
Sinabi ni Kag. Apolonio Magtibag KGG. APOLONIO MAGTIBAG: Mr.
na nais niyang bigyang pansin Presiding Officer nais kong ating
ang lumalalang problema sa bigyang pansin ang lumalalang
basura sa Lungsod ng Madumi. problema sa basura sa Lungsod
Idinagdag niya na nakakabahala ng Madumi. Nakakabahala ang
ang bilang ng nagkakasakit at bilang ng nagkakasakit at
isinusugod sa kanilang mga isinusugod sa ating mga
pagamutan. Nararapat na silang pagamutan. Nararapat na
kumuha ng contractor na siyang tayong kumuha ng contractor na
maghahakot ng basura sa buong siyang maghahakot ng basura sa
lungsod at siya ay nagpasalamat. buong lungsod. Maraming
salamat po.
 MINUTES
Sinabi ni Kgg. Corcolon Colon na
nais niyang bigyang pansin ng
kanilang lokal na pamahalaan
ang bilang ng mga nagkakasakit
ng Dengue. Idinagdag pa niya
na habang tumatagal ay
dumarami ang bilang ng mga
biktima lalo na ang mga
kabataan kaya lubha na iyong
nakakaalarma. Sinabi na sana
ay makapagsimula na sila ng
fogging sa mga barangay at siya
ay nagpasalamat.
JOURNAL
KGG. CORCOLON COLON: Mr.
Presiding Officer, nais ko pong
bigyang pansin ng ating lokal na
pamahalaan ang bilang ng
nagkakasakit ng Dengue.
Habang tumatagal ay dumarami
ang bilang ng mga biktima lalo
na ang mga kabataan kaya
lubha na itong nakakaalarma.
Sana po ay makapagsimula na
tayo ng fogging sa mga
barangay. Maraming salamat
po.
 RULES
 As much as possible, change all English words into Tagalog
for BETTER BREVITY and LITERARY COHESION.

 Observe PROPER GRAMMAR and PUNCTUATION RULES.

 Observe PROPER MARGIN in the preparation of the final

copy.

 Make COMPLETE SENTENCES and cut sentences if they are
TOO LONG.
 EXERCISES
SPOT THE MISTAKES
Sinabi ni Kag Diwata madlangbayan na nais niyang mabigyang
pansin ang mga batang hindi nakakatapos ng pag-aaral o Out
of School Youth na sila ay mabigyan ng pagkakataon na
makapagbalik eskwelahan at maiwasan ang masasamang
bisyo dahil sa ganoong paraan ay magiging mahalagang
katuwang sila ng lungsod at magiging huwaran ng mga
kabataan. idinagdag pa niya na isang magandang programa
ang pagbibigay ng mga teknikal na kasanayan gaya ng
computer repair computer programming cellphone repair
cosmetology at food processing, napalaking bahagdan ng
mga kabtaan ang walang pinagkakakitaan at nagiging
tambay kaya naliligaw ng landas panahon na upang wakasan
at magawan ng kaukulang aksyon ng Lokal na Pamahalaan
ang usaping iyon
Sinabi ng presiding officer na isang napakagandang
mungkahi ni Kag. Diwata madlangbayan ang
paglulunsad ng mga teknikal na programa para sa
mga kabataan malaki ang maitutulong noon upang
mailayo sa maling landas at tuloy sila ay maging
kapaki-pakinabang na mamamayan sa lungsod
ikinalulugod niya ang napakagandang mungkahi ng
kasamahan at tuloy nagpasalamat.
 ENGLISH WORDS TRANSLATED INTO TAGALOG AS USED IN THE
KATITIKAN
ENGLISH TAGALOG
MINUTES KATITIKAN
REQUISITE REKISITOS
INFORMATION IMPORMASYON
PRIVILEGE PRIBILEHIYO
ATTY. MANANANGGOL
MANDATE MANDATO
SPONSORED IMINUNGKAHI
SECONDED AND APPROVED PINANGALAWAHAN AT SINANG-AYUNAN
CHAIRMAN TAGA-PANGULO
PRESIDING OFFICER NANGUNGULO
FLOOR HAPAG
REFERRAL INILIWAT
ADJOURNED ITININDIG
COUNCIL BUONG KAPULUNGAN
COUNCILOR KAGAWAD
VICE MAYOR PANGALAWANG PUNONG LUNGSOD
MAYOR PUNONG LUNGSOD
SP SECRETARY SP KALIHIM
RESOLUTION KAPASYAHAN
ORDINANCE KAUTUSAN/ORDENANSA
APPROVED PINAGTIBAY
COMMITTEE KOMITE
EN BANC EN BANC/BUONG KAPULUNGAN
PROPOSED IMINUNGKAHI
REMAIN IN THE AGENDA MANATILI
AGENDA TALAAN NG MGA GAWAIN
MEETING PAGPUPULONG
SESSION SESYON
REGULAR SESSION PANGKARANIWANG PULONG
SPECIAL SESSION DI-PANGKARANIWANG PULONG
COPY SIPI

JURISDICTION HURISDIKSYON

LOCAL GOVERNMENT LOKAL NA PAMAHALAAN

LETTER LIHAM

PREPARE MAKAPAGBALANGKAS

OFFICE TANGGAPAN

QUORUM KORUM

ANSWER TUGON

PROPOSED PANUKALA

REQUEST KAHILINGAN

COUNCIL KAPULUNGAN

VETO BETO
FRANCHISE PRANGKISA

PRIVILEGE SPEECH ORAS NG KAPARATANG PAGTATALUMPATI

UNIFINISHED BUSINESS MGA GAWAING HINDI NATAPOS

ORDER OF BUSINESS TALAAN NG MGA GAWAIN

OTHER MATTERS IBA PANG MGA GAWAIN

INTERNAL RULES ALITUNTUNING PANLOOB

SESSION HALL BULWAGANG PULUNGAN

REPORT ULAT

PUBLIC HEARING PAMPUBLIKONG PAGDINIG

TOPIC PAKSA

JOINT PINAGSANIB
DELEGATION PAG-AATAS

BUDGET BADYET

PROPONENT IMINUNGKAHI

AUTHOR MAY-AKDA

PASSAGE PAGPAPATIBAY
 EXERCISES
SPOT THE MISTAKES
Nagpahayag si Kag. Apolonio Dimatakot na ang
usapin ay manatili sa order of business dahil hindi pa
natutugunan ang mga requisites para sa pagtatayo ng
cellsite sa Barangay Mapagong. Kaya manatili para
matalakay sa next regular session ng council. Idinagdag
pa niya na siya ang proponent na maipatupad ang
kautusan na dapat dumaan sa Sangguniang
Panlungsod ang anumang application para sa cellsite
station. Maipaalala lamang na ang pagbibigay ng
pahintulot ay isang privilege lamang kaya dapat ay
matugunan ang mga hinihinging documents.
Iminungkahi ni Kag. Rebellon Matapang na magpasa
ng isang ordinance para sa pagbabawal na
magparada sa kahabaan ng Masikip Street at
magpataw ng kaukulang parusa para doon. Sinabi din
niya na matapos ang kanyang privilege speech sa
council ay alam niya na kanyang naipahayag na ang
kaagapan ng panukalang iyon base sa kasalukuyang
kalagayan ng nasabing kalsada malapit sa
Pamahalaang Lungsod ng Maayos na Daan.
 Nagbigay ng pahayag si Kag. Magandang Dalaga na
siya ay may nais na ipanukala na maging isang
ordinance. Hindi naman lingid sa kanilang lahat na
madami na nagiging aksidente kaya ninais niya na mag-
propose na magkaroon ng ordinance hinggil sa
pagbabawal na mag-text o tumawag habang
tumatawid ng kalsada o pedestrian lane sa Lungsod ng
Aksidente. Nabanggit niya ang ginagawa sa ibang
siyudad at matapos magkaroon ng public hearing ay
nais niyang pormal na magkaroon ng ordinance para
doon. At inatasan ang SP Secretary na makapagsaliksik
ng mga kaugnay na batas noon.
 EXERCISES

Change the following

JOURNAL into MINUTES
KGG. MATATAG DIMATIBAG: Mr. Presiding Officer, ako
po bilang Chairman ng Committee on Peace and
Order and Public Safety ay nais magbigay ng pahayag
sa mga nakikita ko sa paligid ng ating Lungsod
Kamagong. Masyado nang talamak ang mga krimen
sa ating lungsod kaya nais kong magpanukala na
maragdagan ang Kwerpo ng Kapulisan sa ating
lungsod. Masyado nang madami ang mga subdibisyon
kaya marami nang mga dumarayo sa atin na hindi
natin mga kilala. Kaya nga sa tamang yugto ay
magmumungkahi ako na magpasa ng isang
Kapasyahan na kahilingan sa PNP na makapagtalaga
ng karagdagang pulis sa ating lungsod. Maraming
salamat po.
PRESIDING OFFICER: May mungkahi si Kag.
Telesforo Batungbakal na ipasa para sa
ikalawang pagbasa ang isang Kautusan na
nagbabawal sa pagpaparada ng mga
sasakyan sa kalsada sa lahat ng oras upang
maiwasan ang trapiko sa Lungsod ng
Kaguluhan. Kaya bukas ang hapag sa
anumang mungkahi para maging makabuluhan
ang nasabing panukalang kautusan.
KGG. MATAPANG DIMASINDAK: Mr. Presiding Officer,
nais kong bigyang pansin ang lumalalang trapiko sa
ating Lungsod ng Magulo. Dapat nating tuldukan
ang problema sa trapiko dahil ito ay makakaapekto
sa pagdating ng mga mangangalakal sa lungsod.
Nagkakaroon na tayo ng imahe na tayo ay walang
aksiyon na ginagawa sa nasabing napakalalang
problema. Mamaya ay magmumungkahi ako na
magsabatas ng isang ordenansa tungo sa tuluyang
pagsupo sa trapiko. Maraming salamat po.
KGG. QUIRINA MALANDIFA: Mr. Presiding Officer napupuna ko sa ating lungsod
na masyado nang talamak ang mga nagkalat na hazardous waste sa mga
ilog. Ito ay nagiging dahilan ng pagkalat ng iba’t-ibang sakit sa mga
barangay. Kinakailangan na magsagawa ng hakbang upang malutas at
malapatan ng solusyon ang problemang ito. Kaya bilang Chairman ng
Committee on Health ay iminumungkahi ko na magpasa ng isang Kautusan na
pagbabawal sa pagtatapon ng hazardous waste sa lahat ng daluyan ng
tubig sa Lungsod ng Madumi at pagpapataw ng kaukulang parusa sa mga
lalabag.
Hawak ko ngayon ang sipi ng nasabing panukalang Kautrusan na may
pamagat na “ISANG KAUTUSAN NA NAGBABAWAL SA PAGTATAPON NG MGA
HAZARDOUS WASTES SA MGA DALUYAN NG TUBIG SA NASASAKUPAN NG
LUNGSOD NG MADUMI”. Bukas po ang hapag sa mga puna ng mga
kasamahan at ninanais ko po na maipasa ito para sa unang pagbasa.
Maraming salamat po.
PRESIDING OFFICER: May mungkahi si Kagawad Quirina
Malandifa na magpasa ng isang Kautusan na may
pamagat na “ISANG KAUTUSAN NA NAGBABAWAL SA
PAGTATAPON NG MGA HAZARDOUS WASTES SA MGA
DALUYAN NG TUBIG SA NASASAKUPAN NG LUNGSOD
NG MADUMI”. Bukas ang hapag para sa anumang
mungkahi o suhestiyon. Kung wala naman ay
magalang na imungkahi ang pormal na pagpapasa
para sa unang pagbasa.