‫أدوات تحليل وتصميم النظم‬

‫تتضُيف الحاسبات اللكترونية قدرات هائلة لنظام المعلومات المحاسبية تزيد من فعاليته‬ ‫•‬
‫وقدرته على الستجابة للمتطلبات المتغيرة والمتزايدة للمستخدمين‪.‬‬
‫علططى الوحدات القتصططادية السططتفادة مططن التطورات التقنبططة السططريعة فططي البيئططة المحيطططة‬ ‫•‬
‫بها حتى تضُمن استمرارها وبقاءها في مجال المنافسة‪.‬‬
‫تتطلطططب السطططتفادة مطططن التطورات التقنيطططة ضُرورة د ارسطططة النظطططم الحاليطططة إمطططا لتطويرهطططا‬ ‫•‬
‫وتحسينها أو لتغييرها واستبدالها بنظم أخرى‪.‬‬
‫تبدأ خطوات د ارسطططة النظطططم باتفاق كطططل مطططن الدارة ومسطططتخدمي نظام المعلومات ومحللطططي‬ ‫•‬
‫النظطططم علطططى أهداف التغييرات المقترحطططة وكذلطططك التفاق علطططى احتياجات كطططل مطططن الدارة‬
‫ومستخدمي النظام من المعلومات التي يجب أن يخرجها التغيير المقترح‪.‬‬
‫ضُرورة دراسة وتحليل النظام الحالي لتحديد ما هو متاح من امكانيات وموارد للستفادة‬ ‫•‬
‫منها في تصميم التعديلت المقترحة في هذا النظام أو اقتراح نظام جديد‪.‬‬
‫تتس تخدم المقابلت الشخص ية وقوائطم الس تبيان للحص ول عل ى كثيطر من المعلومات ع ن‬ ‫•‬
‫النظام الحالي كما تتوجد أدوات أخرى هامة تيمكن استخدامها في عمليات تحليل وتصميم‬
‫وتوثيططق وتقييططم ومراجعططة نظططم المعلومات المحاسططبية مثططل خ ارئططط التدفططق وجداول القرار‬
‫وخرائط جانت‪.‬‬
 ‫‪:Flowcharts‬‬ ‫خرائط التدفق‬

‫هي رسم تصويري بإستخدام مجموعة من الرموز المتعارف عليها دولياا‪.‬‬ ‫•‬
‫تيوضُططح بيانياا تدفططق الططبيانات والمعلومات وتتابططع العمليات والنشطططة داخططل نظام‬ ‫•‬
‫المعلومات‪.‬‬
‫تتعتطططبر مطططن الدوات السطططاسية لمحللطططي ومصطططممي النظطططم لنهطططا تتقدم صطططورة عطططن‬ ‫•‬
‫النظام الذي يتم دراسته بما تيمكن من فهمه وتحليله وتقييمه إواعادة تصميمه إذا‬
‫لزم المر‪ .‬كمطططا أنهطططا تتسطططتخدم لتوثيطططق تفاصطططيل أنشططططة النظام مؤيدة بالحقائطططق‬
‫الخاصة بهذه التفاصيل بمه تيحقق الغرض الذي تأعدت الخريطة من أجله‪.‬‬
‫هناك العديد من أنواع خرائط التدفق المستخدمة عمليا في تحليل وتصميم النظم‬ ‫•‬
‫إل أطططططن أهمهطططططا وأكثرهطططططا اسطططططتخداما همطططططا خ ارئطططططط تدفطططططق النظم ‪Systems‬‬
‫‪ Flowcharts‬وخرائط تدفق البرامج ‪.Programs Flowcharts‬‬
 ‫‪:Systems Flowcharts‬‬ ‫خرائط تدفق النظم‬
‫تتركز خريطة تدفق نظام معلومات معين على التصوير البياني المنطقي لكيفية العمل وتتابع‬
‫النشطة داخل هذا النظام من خلل الربط بين كل عناصر النظام بما في ذلك المدخلت‬
‫والمخرجات وخطوات التشغيططططل وطرق ووسططططائل تخزيططططن الططططبيانات والمعلومات إواجراءات‬
‫الرقابططة المطبقططة فططي نظام المعلومات‪ .‬تتعتططبر هذه الخ ارئططط مططن أكثططر أدوات تحليططل النظططم‬
‫استخداما للسباب التالية‪:‬‬
‫• يكون الوصف التصويري البياني بإستخدام رموز نمطية معروفة عالميا أكثر فعالية وأسهل وأفضُل وسيلة‬
‫لتوصيل رسالة معينة من الوصف الشفهي أو الوصف الكتابي لنفس الرسالة‪.‬‬

‫• تتركز خرائط تدفق نظام المعلومات المحاسبية على الجزاء الرئيسية التي تتهم مستخدم الخرائط وتتضُمن‬
‫العناصر الساسية لتشغيل العمليات داخل نظام المعلومات المحاسبية‪.‬‬

‫• تتوضُططح خريطططة تدفططق النظططم الفراد والقسططام والدارات التططي تقوم بتنقيططذ النشطططة المختلفططة داخططل نظام‬
‫المعلومات ‪ ،‬ومدخلت ومخرجات كل نشاط ‪ ،‬والمقر النهائي لمخرجات النظام‪.‬‬
 ‫رموز خرائط التدفق‪:‬‬

‫• هناك حاجة ملحة إلى استخدام رموز نمطية موحدة في إعداد هذه‬
‫الخرائط نتيجة لزيادة أهميتها كوسيلة للتصال‪.‬‬
‫• زادت أهميططططة اسططططتخدام هذه الرموز نظ ارا لزيادة نمططططو وتعقيططططد نظططططم‬
‫التشغيل اللي للبيانات‪.‬‬
‫• تتصنف هذه الرموز إلى أربعة مجموعات هي‪:‬‬
‫‪ (1‬مجموعة الرموز الساسية‬
‫‪ (2‬مجموعة الرموز الخاصة بالمدخلت والمخرجات‬
‫‪ (3‬مجموعة الرموز الخاصة بالتشغيل‬
‫‪ (4‬مجموعة الرموز الضُافية‬
 ‫أوال‪ :‬مجموعة الرموز الساسية‪:‬‬
‫• هي الرموز المقابلة للوظائف الساسية في تشغيل البيانات وهي رموز المدخلت‬
‫والمخرجات والتشغيل والتدفق والملحظات التفسيرية‪.‬‬
‫ثانياا‪ :‬الرموز الخاصة بالمدخلت والمخرجات‪:‬‬
‫• هططططي الرموز الخاصططططة بتمثيططططل وظائططططف إدخال الططططبيانات إواخراج المعلومات وكذلططططك‬
‫الوسيلة أو الوسيط الذي تتسجل عليه البيانات والمعلومات‪.‬‬
‫ثالثاا‪ :‬الرموز الخاصة بالتشغيل‪:‬‬
‫• وتختططص بتمثيططل وظائططف التشغيططل بالضُافططة إلططى تحديططد النوع المعيطن مططن العمليات‬
‫الذي يجب تنفيذه على البيانات‪.‬‬
‫رابعاا‪ :‬الرموز الضُافية‪:‬‬
‫• وهي الرموز التي تتستخدم لتوضُيح الخريطة وجعلها أكثر ملءمة لظهار العمليات‬
‫بصورة متكاملة‪.‬‬
 ‫استخدام الرموز في خرائط التدفق‪:‬‬
‫تتستخدم الرموز في خرائط التدفق لتمثيل الوظائف والنشطة المختلفة‬ ‫•‬
‫داخل نظام المعلومات‪.‬‬
‫تتسططتخدم الخطوط للوصططل بيطن الرموز المختلفططة علططى الخريططة إواظهار‬ ‫•‬
‫اتجاه التدفق داخل النظام‪.‬‬
‫يبدأ التجاه الطططبيعي للتدفططق مططن اليميططن إلططى اليسططار ومططن أعلططى إلططى‬ ‫•‬
‫أسفل‪.‬‬
‫في حالة وجود تدفق خلف التجاه الطبيعي للتدفق ‪ ،‬أي وجود تدفق‬ ‫•‬
‫مططن اليسططار إلططى اليميططن أططو مططن أسططفل إلططى أعلططى فيجططب وضُططع أرططس‬
‫السهم لكي تيشير إلى التجاه المطلوب‪.‬‬
‫تيفضُل وضُع رؤس أسهم على كل خط وفي أي اتجاه لزيادة توضُيح‬ ‫•‬
‫التدفقات المختلفة خلل النظام‪.‬‬
 ‫إعداد خرائط التدفق‪:‬‬

‫• يجطططب إعداد وتنظيطططم خريططططة التدفطططق بالسطططلوب الذي تيحقطططق‬

‫الهدف الذي تأعدت من أجله خريطة تدفق النظم‪.‬‬
‫• يجطططب تنظيطططم الخريططططة بالطريقطططة التطططي تتعطططبر تعطططبي ار صطططحيحا‬
‫وواضُحا عططن النظام بحيططث يتططم اسططتخدامها والسططتفادة منهططا‬
‫حاليا أو لحقاا‪.‬‬
‫• يتم ترتيب خريطة التدفق في شكل أعمدة بحيث يسهل على‬
‫قارئ الخريطة معرفة القسم أو الشخص الذي نشأ أو انتهى‬
‫عنده المستند‪.‬‬
 ‫‪:Documents Flowcharts‬‬ ‫خرائط تدفق المستندات‬
‫بعططد النتهاء مططن إعداد خريطططة تدفططق نظام معلومات معيططن يتططم اشتقاق خريطططة تدفططق المسططتندات مططن‬ ‫•‬
‫خريطة تدفق النظام‪.‬‬
‫تتركز هذه الخريطة على المستندات المتدفقة داخل نظام المعلومات بغرض تتبع كل مستند مستخدم في‬ ‫•‬
‫هذا النظام‪.‬‬
‫تتحدد نقاط نشأة المستند ومسارات توزيعه خلل القسام المختلفة داخل النظام حتى يصل المستند إلى‬ ‫•‬
‫مقره الخير‪.‬‬
‫خريطططة تدفطق المسططتندات ل تتظهططر أططي تفاصططيل للجراءات وخطوات التشغيطل المختلفططة كمططا فططي خريطططة‬ ‫•‬
‫تدفق النظام لنها تهتم فقط بتدفق المستندات‪.‬‬
‫يتم إعداد خريطة تدفق المستندات بإستخدام رمز واحد فقط من رموز التدفق وهو رمز المستند‪.‬‬ ‫•‬
‫يتم ترتيب خريطة تدفق المستندات في شكل أعمدة بنفس الترتيب المستخدم في خريطة تدفق النظام‪.‬‬ ‫•‬
‫تتميز خريطة تدفق المستندات بالسهولة في الفهم لنها ل تتضُمن الكثير من التفاصيل ‪ ،‬وتتستخدم‬ ‫•‬
‫لعطاء فكرة عامة عن شبكة التصالت داخل النظام لن المستندات تتستخدم كوسيلة اتصال وبالتالي‬
‫يتم استخدام خريطة تدفق المستندات كعنصر أساسي من عناصر توثيق المعلومات‪.‬‬
 ‫مستخدمي خرائط التدفق‪:‬‬

‫يتمثل المستخدمون الرئيسيون لخرائط التدفق في أربعة فئات وهم‪:‬‬

‫‪ (1‬المدير‪ :‬يحتاج المدير إلى خرائط التدفق في المساعدة على حل التغييرات في متطلبات التشغيل وظهور‬
‫الختناقات في وظائف التشغيل وعدم التوازن في أعباء العمل‪ .‬وكذلك في برامج التدريب لتوضُيح‬
‫تفاصيل نظام معين‪.‬‬
‫‪(2‬المحاسب‪ :‬يستخدم المحاسب خرائط التدفق للمساعدة في حل مشاكل التشغيل ‪ ،‬وتنسيق أنشطة النظام مع‬
‫باقي النظم الفرعية الخرى ‪ ،‬إضُاف اة إلى المشاركة في تحليل وتصميم النظم وخاصة نظام الرقابة‬
‫الداخلية المحاسبية‪ .‬كما يستخدم المحاسب خرائط التدفق في مجال توثيق النظام وتقييمه من فترة‬
‫لخرى‪.‬‬
‫‪(3‬المتخصص في تشغيل البيانات‪ :‬ويتم استخدام خرائط التدفق في أغراض تطوير وتحسين النظام الحالي أو‬
‫تصميم نظام جديد‪ .‬وتتعد خرائط التدفق في هذا المجال كأدوات أساسية لتحليل وتصميم وتطوير النظام‪.‬‬
‫‪ (4‬المراجع‪ :‬تتعتبر خرائط التدفق من الدوات الساسية لعمليات الفحص والتقييم التي يقوم بها المراجعون‪ .‬كما‬
‫تثستخدم خرائط التدفق كأداة أساسية لتحليل وتقييم نظام الرقابة الداخلية وتحديد مدى إمكانية العتماد‬
‫على هذا النظام‪.‬‬
 ‫‪:Programs Flowcharts‬‬ ‫خرائط تدفق البرامج‬

‫يتططم إعداد خ ارئططط تدفططق الططبرامج لشرح خطوات التشغيططل التفصططيلية للعمليات فططي‬ ‫•‬
‫نظام المعلومات المحاسبية‪.‬‬
‫تظهططر أهميططة هذه الخ ارئططط عنططد التشغيططل بإسططتخدام الحاسططبات اللكترونيططة حيططث‬ ‫•‬
‫تتستخدم في شرح التدفق المنطقي لبرنامج الحاسب‪.‬‬
‫تكون خرائط تدفق البرامج تفصيلية إلى أقصى درجة وتتظهر التعليمات المطلوب‬ ‫•‬
‫من الحاسب تنفيذها خطوةا بخطوة‪.‬‬
‫تتسططاعد فططي تحديططد التدفقات المنطقيططة حيططث تتططبين تنفيططذ الخطوات المطلوبططة فططي‬ ‫•‬
‫البرنامج‪.‬‬
‫يتم استخدامها أثناء عمليات كتابة واختبار وتوثيق وصيانة برنامج الحاسب‪.‬‬ ‫•‬
 ‫‪:Decision Tables‬‬ ‫جداول القرار‬
‫هطططططي أداة تحليطططططل وتصطططططميم يسطططططتخدمها محللطططططي النظطططططم كأداة اتصطططططال مطططططع واضُعطططططي الطططططبرامج‬ ‫•‬
‫‪ Programmers‬لوضُع إطار عام في صورة جدول للعمال التي تيمكن القيام بها أو الق اررات‬
‫التي يجب اتخاذها عندما تتحقق شروط معينة‪.‬‬
‫تتعططططبر جداول القرار عططططن كططططل الحالت والظروف التططططي تيمكططططن أططططن تتوجططططد فططططي النظام أططططو الططططبرنامج‬ ‫•‬
‫) المدخلت ( ومجموعة العمال أو الق اررات التي يجب تنفيذها في كل حالة أو مجموعة من هذه‬
‫الحالت ) المخرجات (‪.‬‬
‫يتم ترجمة هذه الجداول إلى خرائط تدفق برامج تمهيد ا لكتابة برامج الحاسب‪.‬‬ ‫•‬
‫تتظهططر جداول القرار بوضُوح كططل العلقات المنطقيططة المحتملططة بيططن الحالت والظروف التططي تيمكططن أططن‬ ‫•‬
‫يكون عليها النظام وبين العمال أو الق اررات الملئمة لهذه الحالت‪.‬‬
‫تيعاب على جداول القرار أنها ل تعكس التتابع الذي يجب أن يتم به تنفيذ العمليات داخل النظام‪.‬‬ ‫•‬
‫ل تتعتبر جداول القرار أداة تحليل وتصميم بديلة لخرائط التدفق بل تتعتبر أداة مكملة ومساعدة لها‬ ‫•‬
‫في عمليات تحليل وتصميم النظم والبرامج‪.‬‬
‫تتعتبر جداول القرار وسيلة توثيق إضُافية للنظام وعنصر مساعد على فهمه للمحاسبين والمراجعين‪.‬‬ ‫•‬
 ‫مكونات جداول القرار‪:‬‬

‫تعتمططد جداول القرار علططى فكرة تحقططق الشرط وجواب الشرط ‪ ،‬أططي أنهططا تقوم علططى‬ ‫•‬
‫فكرة أنه إذا تحقق الشرط أو الشروط المعينة إذن يجب القيام بالعمال أو اتخاذ‬
‫الق اررات الملئمة لمقابلة لهذه الشروط‪.‬‬
‫يتكون جدول القرار مططن جزئيططن ‪ ،‬جزء أول خاص بالسططؤال ) إذا ( ويتضُمططن كططل‬ ‫•‬
‫الحالت والظروف الممكنطططططة كمدخلت ‪ ،‬وجزء ثانطططططي خاص بالسطططططتجابة ) إذن (‬
‫ويتضُمن كل العمال أو الق اررات الملئمة كمخرجات‪.‬‬
‫تبدأ عمليططة إعداد جدول الق اررات بتحديططد كططل الحالت أططو الشروط المحتملططة فططي‬ ‫•‬
‫النظام أو البرنامج المعين ثم تحديد العمال التي يجب تنفيذها أو الق اررات التي‬
‫يجطططب اتخاذهطططا لمقابلطططة كطططل حالطططة أطططو مجموعطططة الحالت التطططي تيمكطططن أطططن تحدث‬
‫مجتمعة‪.‬‬
 ‫‪:Gantt Charts‬‬ ‫خرائط جانت‬

‫يتططم اسططتخدام خ ارئططط جانططت عنططد تصططميم وتنفيططذ النظام الجديططد المقترح أططو عنططد تصططميم وتنفيططذ‬ ‫•‬
‫التعديلت في النظام الحالي‪.‬‬
‫تتظهر خرائط جانت العمال المطلوب تنفيذها ‪ ،‬وتواريخ البتداء والنتهاء المخططة لهذه العمال‬ ‫•‬
‫‪ ،‬وكذلك تواريخ البتداء والنتهاء الفعلية للعمال التي تم تنفيذها‪.‬‬
‫يتططم رصططد أنشطططة المخرجات علططى خ ارئططط جانططت فططي شكططل مسططتطيلت بإسططتخدام مقاييططس الزمن‪.‬‬ ‫•‬
‫وتيمكن تعديل هذه الخرائط أثناء عملية التنفيذ للوفاء ببعض المتطلبات الخاصة‪.‬‬
‫تتمثططل الميزه السططاسية لخ ارئططط جانططت فططي تقديططم نظرة عامططة شاملططة عططن مدى التقدم فططي تنفيططذ‬ ‫•‬
‫المشروع بمجرد النظر إلى الخريطه‪.‬‬
‫ل تيشترط بالضُرورة أن تكون العمليات متتابعة دائماا‪.‬‬ ‫•‬
‫خ ارئططط جانططت أداة إداريططة مفيدة فططي المشروعات الكططبيرة حيططث تتسططاعد فططي الجدولططة وفططي التنسططيق‬ ‫•‬
‫وتتقدم الوسائل لتقييم مدى التقدم في المشرعات‪.‬‬
‫إعداد خ ارئططط جانططت ل يتطلططب مجهودات أططو بيانات مكثفططة لذلططك تكون منافعهططا أكططبر مططن تكاليططف‬ ‫•‬
‫إعدادها‪.‬‬