COCU 4

COMPETENCY UNIT TITLE : COMPUTER SYSTEM

MAINTENANCE MANAGEMENT

WORK ACTIVITIES : PRODUCE COMPUTER SYSTEM

MAINTENANCE MANAGEMENT REPORT

DISEDIAKAN OLEH : MUHAMMAD ZULHAZIQ BIN MUHAMMAD AZIZUL

NASRIZAL BIN AHMAD MENAWI
LOW KOK HAU
TOPIK YANG AKAN
DIBINCANGKAN IALAH :
• Report Writing • Computer System Maintenance Management Report
• Presentation Skill Contents
• Computer System Maintenance Analysis Report
 Work Breakdown Structure
 Issues / Problem  Schedule And Timeline
 Root Cause Analysis  Job Specification
 User’s Feedback Summary  Job Checklist
 Action Taken  Network Maintenance Team Members
 Recommendation For Process Improvement  Job Execution Details :
- Date & Time
• Document Management System - Team Member Involved
- Job Variance
 Coding : Naming Convention - Rectification
 Recording
 Filing  Maintenance Expenses
 Document Safety  Other Matters / Issues Related To Network
 Confidentiality Maintenance
REPORT WRITING

Penulisan laporan ialah cara menulis yang jelas bagi sesebuah topik. Penulisan laporan mestilah
formal. Kebiasaannya dilakukan setelah selesai penyelenggaraan dan juga bila berlakunya
masalah.
REPORT WRITING
PERBEZAAN ANTARA ESSAYS & REPORT WRITING
ESSAYS
- Menyediakan maklumat dan pendapat
- Ditulis untuk semua orang secara umum
- Strukturnya mengalir secara bersamaan
dalam perenggan
- Kebiasannya mempunyai ruang untuk
menyatakan pendapat seseorang dan
tidak perlu disokong dengan bukti
- Esei mempunyai aliran pemikiran yang
logik tetapi tidak memerlukan ringkasan
- Tidak mempunyai lampiran
REPORT WRITING
- Menyediakan fakta dan maklumat, tiada
pendapat
- Ditulis untuk khalayak yang tertentu , laporan
ialah khas untuk orang yang berkaitan
- Stukturnya kemas dan teratur , menggunakan
petunjuk , tajuk dan sub-tajuk
- Kebiasaannya menggunakan jadual , graf dan
carta untuk membuktikan sesebuah isi
- Laporan sering memerlukan ringkasan untuk
mengenali masalah tersebut
- Selalunya mempunyai lampiran
 PRESENTATION SKILL

Kemahiran persembahan adalah kemahiran yang anda perlukan dalam menyampaikan

persembahan yang berkesan dan menarik kepada pelbagai penonton. Kemahiran ini meliputi
pelbagai bidang seperti struktur persembahan anda, reka bentuk slaid anda, nada suara anda dan
bahasa tubuh yang anda sampaikan.

Persembahan yang teratur akan memberi kesan bahawa anda tahu apa yang anda
persembahkan . Anda akan mendapat kepercayaan para penonton dan mereka akan lebih
cenderung untuk mendengar anda
PRESENTATION SKILL

TERDAPAT BEBERAPA STRUKTUR DALAM MENYAMPAIKAN PRESENTATION

• Tujuan

Untuk menentukan tujuan anda bertanya “Apakah perkara utama yang saya
mahukan penonton saya ambil dari persembahan saya”

• Pra-penilaian khalayak

Penting untuk mengenal pasti ciri-ciri , pengetahuan dan keperluan khalayak

anda supaya anda menyampaikan persembahan ‘betul’ ke khalayak yang
‘betul’
REPORT WRITING

TERDAPAT BEBERAPA STRUKTUR DALAM MENYAMPAIKAN PRESENTATION

• Membuka persembahan
Ini juga dikenali sebagai hook. Ia direka untuk menarik perhatian khalayak
penonton dan member mereka minat untuk menonton persembahan anda

• Badan persembahan
Ini adalah bahagian utama persembahan. Ia perlu menghubungkan terus
kepada tujuan anda atau hook anda. Pastikan isi anda jelas dan ringkas
serta mencukupi untuk mencapai tujuan anda

• Menutup persembahan anda

Ini adalah kesan akhir sebelum mengakhiri persembahan anda . Tinggalkan
penonton anda dengan pemahaman yang jelas tentang apa yang anda
persembahkan
COMPUTER SYSTEM MAINTENANCE ANALYSIS REPORT

 Issues / Problem
 Root Cause Analysis
 User’s Feedback Summary
 Action Taken
 Recommendation For Process Improvement
COMPUTER SYSTEM MAINTENANCE ANALYSIS REPORT

ISSUES / PROBLEM

Masalah biasa yang dihadapi dengan komputer sistem

• Masa respons komputer yang perlahan,

• Prestasi kakitangan penyelenggaraan,
• Perolehan dalam anggota pengguna,
• Legal liabilities and restrictions,
• Kebolehpercayaan perkakasan dan perisian,
• Downtime,
• Security,
• Menukar konfigurasi peralatan.
 COMPUTER SYSTEM MAINTENANCE ANALYSIS REPORT

ROOT CAUSE ANALYSIS

Root cause analysis adalah satu kaedah penyelesaian masalah yang digunakan untuk mengenalpasti
punca-punca masalah atau masalah.

Cause Problem Cause to Solution For preventative Solution for corrective

Computer
Dust-cluster Overheat - Weekly Cleaning
Halangan boot Data Lost Shutdown With The correct Check the Connection
ways between Harddrive
Faulty Device Data Lost Use a AVR Use a Stable Power For
work
Sambungan Network Instable Connection Troubleshoot Network Use both Cable and
wireless
COMPUTER SYSTEM MAINTENANCE ANALYSIS REPORT

USER FEEDBACK SUMMARY

User’s feedback summary ditakrifkan oleh semua maklumat yang anda dapat dari pelanggan anda
mengenai sama ada atau tidak mereka berpuas hati dengan produk atau perkhidmatan anda
 COMPUTER SYSTEM MAINTENANCE ANALYSIS REPORT

ACTION TAKEN
Action taken pada dokumen oleh seorang penilai sebagai tindak balas kepada permintaan
tindakan yang mengakibatkan salah satu daripada status tindakan berikut: disimpan - pemula telah
menyimpan dokumen untuk dipertimbangkan kemudian.

Cause Action Taken

Wireless Tidak Bekerja atau Bekerja Berselang-seli Troubleshooting Networks

Repairing Physical Cabling

Laptop Tidak Boot Check laptop Battery

Troubleshoot Hard Disk
Laptop OR Komputer Emit Sound Troubleshoot CPU Fan
COMPUTER SYSTEM MAINTENANCE ANALYSIS REPORT

RECOMMENDATION FOR PROCESS IMPROVEMENT

Adalah tugas proaktif untuk mengenal pasti, menganalisis dan memperbaiki proses perniagaan
sedia ada dalam organisasi untuk pengoptimuman dan untuk memenuhi kuota baru atau standard
kualiti.

Example
• Anti Static Wristband
• Guna TuneUp Utilities
DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM

Sistem Pengurusan Dokumen (DMS) adalah sistem berdasarkan program komputer dalam
pengurusan dokumen digital yang digunakan untuk mengesan, mengurus dan menyimpan dokumen
dan mengurangkan kertas. Kebanyakkannya mampu menyimpan rekod pelbagai versi yang diubah
dan dibuat oleh pengguna yang berbeza. Sistem pengurusan dokumen adalah lebih daripada
sekadar penyimpanan awan.
 CODING : NAMING CONVENTION

Konvensyen Penamaan, adalah persetujuan, penetapan piawai, norma, dan kriteria

penamaan. Dalam konteks pengaturcaraan, konvensyen penamaan ialah penentuan atau persetujuan
pemilihan urutan dan bentuk karakter pembolehubah, jenis, fungsi dan entiti lain dalam kod sumber
dan dokumentasi.
CODING : NAMING CONVENTION

Sebab-sebab pentingnya menggunakan konvensyen penamaan adalah seperti berikut:

• Untuk mengurangkan usaha membaca dan memahami kod sumber .

• Untuk memudahkan review suatu source code sehingga programmer boleh lebih fokus kepada isu
yang lebih penting.
• Untuk membantu menghasilkan kod sumber dengan kualiti yang baik, menjadikannya lebih
mudah.
• Cantik penampilan kod sumber agar lebih mudah dibaca (seperti penamaan yang terlalu
panjang atau singkatan yang sukar difahami).
RECORDING

• Pengurusan Dokumen dan Pengurusan Rekod adalah serupa tetapi mereka adalah dua teknik
organisasi yang berbeza yang sama ada boleh digunakan secara berasingan atau bersama
untuk membantu menguruskan maklumat anda. Jadi apakah dokumen itu? Dokumen istilah
termasuk kertas, borang elektronik & fail, faks, e-mel, kontrak, dll.

• Rekod adalah apa-apa dokumen yang telah dibuat akhir dan tidak lagi bermaksud untuk
diubah. Jika anda mempunyai rekod maka ia telah melepasi titik perubahan. Sekarang anda
perlu menyimpan rekod di mana anda dapat mengaksesnya dengan mudah jika keperluan
timbul. Penyelesaian Pengurusan Rekod berurusan dengan mengekalkan rekod dengan
mengindeks, menyimpan, mengamankan, dan mengarkibkannya dengan cara yang
menjadikannya selamat dan mudah diakses oleh mereka yang memerlukannya
FILING

• Fungsi penfailan document ini adalah untuk menyimpan imbasan asal pada mesin,menerima
data faks atau mencetak data dari computer pada hard disk atau peranti memori luatan
sebagai data.

• Fail yang disimpan boleh dicetak atau dihantar seperti yang diperluhkan.
FILING
 FILING

PENGGUNAAN DOKUMEN PENFAILAN

• Dengan menggunakan fungsi penfailan document,anda juga boleh mencetak bahan persidangan
dengan tetapan yang sama atau mencetak untuk tugas rutin seperti yang diperlukan.
DOCUMENT SAFETY

• Meletakkan dokumen secara dalam talian menjadikannya lebih penting berbanding sebelum ini
untuk melarang akses kepada orang yang tidak dibenarkan. Oleh itu, keizinan perlu diberikan
apabila mengakses dokumen atau folder, melainkan anda memilih untuk berkongsi dengan orang
awam.
• Anda boleh membuat keputusan tepat dengan siapa dokumen anda dikongsi dan dengan cara
apa. Anda boleh berkongsi dokumen dengan sempurna tanpa berkongsi folder yang
mengandunginya dan sebaliknya. Perkongsian sentiasa merupakan tindakan yang jelas.
• Anda tidak boleh bekerja dengan dokumen tanpa menariknya keluar dari pengurus dokumen.
CONFIDENTIALITY

• Kami mendengar tentang kebocoran keselamatan dan kerahsiaan dokumen sepanjang masa.
Kerahsiaan ditekankan dalam latihan pekerja dan di persidangan bagi setiap industri. Banyak
syarikat hari ini bertukar kepada pengurusan dokumen elektronik khusus untuk mematuhi
peraturan kerahsiaan
CONFIDENTIALITY

KENAPA KERAHSIAAN DOKUMEN PENTING

• Membolehkan maklumat sulit untuk jatuh ke tangan yang salah dan mungkin akan membawa
kepada tindakan undang- undang. Jika anda membenarkan maklumat pelanggan, vendor, atau
rakan kongsi dibocorkan, anda boleh dituduh melanggar perjanjian tanpa pendedahan atau
melanggar kontrak lain. Anda juga boleh dipertanggungjawabkan untuk sebarang kerugian
kewangan yang dialami oleh organisasi lain akibat daripada pelanggaran tersebut. Jika anda
kehilangan maklumat pelanggan atau klien dan pelanggan dan pelanggan menghadapi kecurian
identiti, mereka juga boleh menyaman anda untuk ganti rugi.
• Selain menjadi memalukan, pelanggaran keselamatan boleh merosakkan jenama anda. Ia boleh
menjadikan perniagaan anda tidak serius tentang keselamatan, tidak kira betapa berhati-hati
anda bekerja untuk memastikan maklumat sulit selamat. Dalam hampir semua kes, pelanggaran
keselamatan akan menyebabkan anda mengalami musibah, kehilangan pelanggan, dan wang.
COMPUTER SYSTEM MAINTENANCE MANAGEMENT REPORT CONTENTS

 Work Breakdown Structure

 Schedule And Timeline
 Job Specification
 Job Checklist
 Network Maintenance Team Members
 Job Execution Details :
- Date & Time
- Team Member Involved
- Job Variance
- Rectification
COMPUTER SYSTEM MAINTENANCE MANAGEMENT REPORT CONTENTS

WORK BREAKDOWN STRUCTURE

Work Breakdown Structure dalam pengurusan projek dan kejuruteraan sistem, adalah pecahan
berorientasikan deliverable projek ke dalam komponen yang lebih kecil. Struktur kerosakan kerja
adalah projek utama yang dapat menyusun kerja pasukan ke dalam bahagian-bahagian yang
boleh diurus.
COMPUTER SYSTEM MAINTENANCE MANAGEMENT REPORT CONTENTS

SCHEDULE AND TIMELINE

Schedule and Timeline suatu kerangka waktu di mana sesuatu yang dijadualkan berlaku.
COMPUTER SYSTEM MAINTENANCE MANAGEMENT REPORT CONTENTS

JOB SPECIFICATION

Job specification menentukan pengetahuan, kemahiran dan kebolehan yang diperlukan untuk
melaksanakan pekerjaan dalam organisasi. Spesifikasi pekerjaan merangkumi aspek seperti
pendidikan, pengalaman kerja, pengalaman pengurusan dan lain-lain yang dapat membantu
mencapai matlamat yang berkaitan dengan pekerjaan.
COMPUTER SYSTEM MAINTENANCE MANAGEMENT REPORT CONTENTS

JOB CHECKLIST

Job checklist adalah sejenis bantuan pekerjaan yang digunakan untuk mengurangkan kegagalan
dengan mengimbangi batas potensi ingatan dan perhatian manusia.
COMPUTER SYSTEM MAINTENANCE MANAGEMENT REPORT CONTENTS

NETWORK MAINTENANCE TEAM MEMBERS

Seseorang yang mempunyai keupayaan, pendidikan, pengalaman, lesen yang sesuai mengikut
sesuatu kerja, kelayakan, kemahiran dan alat untuk membuat penerangan kerja, job person
specification, peranan, tanggungjawab dan kewajipan anggota pasukan penyelenggaraan dalam
perniagaan , syarikat atau jenis organisasi yang lain
COMPUTER SYSTEM MAINTENANCE MANAGEMENT REPORT CONTENTS

NETWORK MAINTENANCE TEAM MEMBERS

Tugas-tugas penyelenggaraan rangkaian adalah tugas-tugas yang dilakukan oleh ahli kumpulan
penyelenggaraan rangkaian pada hari-hari, yang membolehkan penyelenggaraan dilakukan.
Antara tugas penyelenggaraan rangkaian yang lebih umum termasuk , tetapi tidak terhad kepada,
aktiviti umum tersebut:

I. Memasang , menggantikan atau menaiktaraf perisian dan perkakasan

II. Pemantauan , tuning dan menoptimumkan rangkaian
III. Mendokumentasikan rangkaian dan mengekalkan dokumentasi rangkaian
IV. Mengekalkan rangkaian dari ancaman dalaman dan luaran
V. Merancang untuk peningkatan rangkaian, pengembangan atau penambahbaikan
VI. Menjadual backup dan memulihkan perkhidmatan atau rangkaian dari backup.
VII.Memastikan pematuhan terhadap peraturan undang-undang dan dasar korporat
VIII.Menyelesaikan masalah-masalah yang dilaporkan
IX. Mengekalkan dan mengemas kini konfigurasi peranti
COMPUTER SYSTEM MAINTENANCE MANAGEMENT REPORT CONTENTS

JOB EXECUTION DETAILS

Ciri pemprosesan pra dan pasca pelaksanaan

menyediakan cara untuk menjalankan arahan pada hos
pelaksanaan sebelum dan selepas penyelesaian
pekerjaan LSF ( Load Sharing Facality ).

• Date & time

• Team member involved
• Job variance
• Rectification
MAINTENANCE EXPENSES

Perbelanjaan penyelenggaraan adalah kos yang dikenakan untuk menyimpan item dalam keadaan
baik atau perintah kerja yang baik. Apabila membeli item yang memerlukan pemeliharaan,
pengguna harus mempertimbangkan tag harga awal serta perbelanjaan penyelenggaraan yang
sedang dilakukan oleh item tersebut.
OTHER MATTERS / ISSUES RELATED TO NETWORK MAINTENANCE

Penyelenggaraan rangkaian（network maintenance） pada dasarnya bermakna anda perlu

melakukan apa yang diperlukan untuk mengekalkan rangkaian dan berjalan dan ia termasuk
beberapa tugas:
• Laporan masalah rangkaian.
• Pemasangan / konfigurasi perkakasan dan perisian.
• Memantau dan meningkatkan prestasi rangkaian.
• Merancang untuk pertumbuhan rangkaian masa depan.
• Membuat dokumentasi rangkaian dan memastikannya sentiasa terkini.
• Memastikan pematuhan dengan polisi syarikat.
• Memastikan pematuhan dengan peraturan perundangan.
• Mengekalkan rangkaian terhadap semua jenis ancaman.
SEKIAN TERIMA KASIH