Pagsulat ng

Adyenda at
Katitikan ng
Pulong Inihanda ni:
G. Chester E. Ceriales
 Pagpupulong o Miting
 Ito ay bahagi na ng
pangkaraniwang gawain ng
bawat samahan, organisasyon,
kompanya, paaralan,
institusyon, at iba pa.
2
 Halos araw-araw ay
nagaganap:
 pulong sa opisina
 lingguhang board meeting sa
kompaniya
 seminar
 malalaking komperensiya
3
 Ginagawa na rin sa
kasalukuyan bunga ng
makabagong teknolohiya:
 Teleconference
 Videoconference Internet
 Online meeting

4
Tatlong Mahahalagang
Elementong Kailangan
Upang Maging Maayos,
Organisado, at Epektibo
ang Isang Pulong
Memorandum
Adyenda
Katitikan ng Pulong
 “
Memorandum
o Memo
6
 Memorandom (Memo)
Sudaprasert (2014)
“English for the Workplace
3”
isang kasulatang nagbibigay
kabatiran tungkol sa gagawing pulong
o paalala tungkol sa isang
mahalagang impormasyon, gawain,
7
tungkulin, o utos
 Memorandom (Memo)
 nakasaad ang layunin o pakay ng
gagawing miting

 nagiging malinaw sa mga dadalo ng

pulong kung ano ang inaasahan
mula sa kanila
8
 Kung ang layunin ng pulong ay
nakatala sa memo,

 ipabatid lamang sa kanila ang isang

mahalagang desisyon o proyekto ng
kompanya o organisasyon, magiging
klaro para sa lahat na hindi na kailangan
ang kanilang ideya o suhestiyon sapagkat
pinal na ang nasabing desisyon o proyekto
9
 Pagsulat ng Memo
 sining

 hindi isang liham

 maikli lamang na ang pangunahing

layunin ay pakilusin ang isang tao
sa isang tiyak na alituntunin na
dapat isakatuparan
10
 Halimbawa ng tiyak na alintuntunin:
o pagdalo sa pulong, pagsasagawa o
pagsunod sa bagong sistema ng
produksiyon o kompanya

 Ito rin ay maaaring maglahad ng

impormasyon tungkol sa isang
mahalagang balita o kaganapan at
pagbabago sa mga polisiya.
11
 Bargo (2014)
“Writing in Discipline”

 ang mga kilalang kompanya at mga

institusyon ay kalimitang
gumagamit ng mga colored
stationery para sa kanilang mga
memo tulad ng sumusunod:
12
  Puti – ginagamit sa mga
pangkalahatng kautusan, direktiba, o
impormasyon

 Pink o rosas – ginagamit naman para

sa request o order na nanggagaling sa
purchasing department

 Dilaw o luntian – ginagamit naman

para sa mga memo na nanggaling sa
13 marketing at accounting department
 Tatlong Uri ng Memorandum
Ayon sa Layunin Nito:

Kahilingan Kabatiran Pagtugon

14
 Academy of Saint John

“
La Salle Green Hills Supervised
General Trias, Cavite
MEMORANDUM

Para sa: Mga Puno ng Kagawaran at Mga Guro ng Senior High School
Mula kay: Daisy T. Romero, Punongguro, Academy of Saint John
Petsa: 25 ng Nobyembre, 2015
Paksa: Pagbabago ng Petsa ng Pulong

Ang nakatakdang pulong sa Sabado, Nobyembre 28, 2015 ay inilipat sa susunod na

Sabado, Disyembre 5 sa ganap na ika-9:00 hanggang ika-11:00 ng umaga.

15
 Academy of Saint John

“
La Salle Green Hills Supervised
General Trias, Cavite
MEMORANDUM

Para sa: Mga Guro ng Ikaanim na Baitang

Mula kay: Nestor S. Lontoc, Registrar, Academy of Saint John
Petsa: 25 ng Nobyembre, 2015
Paksa: Rebyu para sa National Achievement Test

Ang National Achievement Test para sa mga mag-aaral ng Baitang 6 ay nakatakda

sa Disyembre 12, 2015. Mahalagang maihanda natin ang mga mag-aaral sa pagsusulit
na ito.
16
 “
Sa darating na Sabado, Disyembre 5, 2015, kayo ay pinakikiusapang magsagawa ng
rebyu para sa mga mag-aaral. Mangyaring sundin ang iskedyul na nakatala sa ibaba.

Oras Asignatura Guro

8:00 – 10:00 n.u. Filipino Bb. Reyes
10:00 – 10:30 n.u. Malayang Sandali
10:30 – 12:30 n.h. Araling Panlipunan G. Nieras
12:30 – 1:30 n.h. Malayang Sandali
1:30 – 2:30 n.h. Matematika G. Pineda
2:30 – 4:30 n.h. Agham Gng. Abundo

17
Mga Dapat
Taglayin ng
Isang Maayos at
Malinaw na
Memo
 1. Letterhead
 kung saan dito makikita ang logo at
pangalan ng kompanya, institusyon, o
organisasyon gayundin ang lugar
kung saan matatagpuan ito at minsan
maging ang bilang numero nito

19
 2. “Para sa/Para
Kay/Kina”
 naglalaman ng tao o mga tao o kaya
naman ay grupong pinag-uukulan ng
memo
Impormal na memo: Para Kay: Ailene
– sapat na
Pormal na memo: mahalagang isulat
ang buong pangalan ng pinag-
uukulan
20
 o Kung ang tatanggap ng memo ay
kabilang sa ibang departamento,
makatutulong kung ilalagay ang
pangalan ng departamento.
o Hindi na rin kailangang lagyan ng G.,
Gng., Bb., at iba pa maliban na lamang
na nakapormal ang memong ginawa
21
 3. “Mula Kay”

 naglalaman ng pangalan ng gumawa

o nagpadala ng memo

 magkatulad lamang ang tuntunin sa

bahaging “Para sa/Para Kay/Kina”

22
 4. “Petsa”
 iwasan ang paggamit ng numero
(11/25/15 o 30/09/15)

 isulat ang buong pangalan ng buwan

o ang dinaglat na salita tulad
halimbawa ng “Nobyembre” o
“Nob.” kasama ang araw at taon
upang maiwasan ang pagkalito
23
 5. “Paksa”

 mahalagang maisulat nang payak,

malinaw, at tuwiran upang agad
maunawaan ang nais ipabatid nito

24
 6. “Mensahe”
 maikli lamang ngunit kung ito ay
isang detalyadong memo kailangang
ito ay magtaglay ng mga sumusunod:

o Sitwasyon – makikita ang panimula o

layunin ng memo

25
 o Problema – nakasaad ang suliraning dapat
pagtuonan ng pansin. Hindi lahat ng memo ay
nagtataglay nito
o Solusyon – nagsasaad ng inaasahang dapat
gawin ng kinauukulan
o Paggalang o Pasasalamat – wakasan ang
memo sa pamamagitan ng pagpapasalamat o
pagpapakita ng paggalang
26
 7. “Lagda” ng nagpadala

 Kadalasang inilalagay sa ibabaw ng

kanyang pangalan sa bahaging “Mula
Kay”

27
 “
Adyenda
28
 Agenda (Adyenda)
Sudaprasert (2014)

ang nagtatakda ng mga paksang

tatalakayin sa pulong
 Ang pagiging maayos at
sistematiko nito ang isa sa mga susi
ng matagumpay na miting.
29
 Agenda (Adyenda)
 Napakahalagang maisagawa ito
nang maayos at maipabatid sa
mga taong kabahagi bago
isagawa ang pulong.
30
Mga
Kahalagahan ng
Pagkakaroon ng
Adyenda ng
Pulong
 1. Ito ang nagsasaad ng sumusunod na
mga impormasyon:

a. mga paksang tatalakayin

b. mga taong tatalakay o
magpapaliwanag ng mga paksa
c. oras na itinakda para sa bawat paksa

32
 2. Ito rin ang nagtatakda ng balangkas
ng pulong tulad ng pagkakasunud-sunod
ng mga paksang tatalakayin at kung
gaano katagal pag-uusapan ang mga ito.

3. Ito ay nagsisilbing talaan o tseklist na

lubhang mahalaga upang matiyak na ang
lahat ng paksang tatalakayin ay kasama
sa talaan.
33
 4. Ito ay nagbibigay rin ng pagkakataon
sa mga kasapi sa pulong na maging
handa sa mga paksang tatalakayin o
pagdedesisyunan.

5. Ito ay nakatutulong nang malaki

upang manatiling nakapokus sa mga
paksang tatalakayin ang pulong.
34
Mga
Hakbang sa
Pagsulat ng
sa Adyenda
 1. Magpadala ng memo na maaaring
nakasulat sa papel o kaya naman ay
isang e-mail na nagsasaad na
magkaroon ng pulong tungkol sa
isang tiyak na paksa o layunin sa
ganitong araw, oras, at lugar.

36
 2. Ilahad sa memo na kailangan
nilang lagdaan ito bilang katibayan
ng kanilang pagdalo o kung e-mail
naman kinakailangang magpadala
sila ng kanilang tugon.

37
 3. Gumawa ng balangkas ng mga
paksang tatalakayin kapag ang lahat ng
mga adyenda o paksa ay napadala na o
nalikom na. Higit na magiging
sistematiko kung ang talaan ng agenda
ay nakalatag sa talahanayan o naka-
table format.

38
 4. Ipadala ang sipi ng adyenda sa mga
taong dadalo, mga dalawa o isang araw
bago ang pulong. Bilang paalala ay
muling ilagay rito ang layunin ng
pulong, at kung kailan at saan ito
gaganapin.

5. Sundin ang nasabing adyenda sa

pagsasagawa ng pulong.
39
 Petsa: Disyembre 5, 2015 Oras: 9:00 n.u. – 11:00 n.u.

“
Lugar: Academy of Saint John (Conference Room)
Paksa/Layunin: Preparasyon para sa Senior High School
Mga Dadalo:
1. Daisy Romero (Prinsipal)
2. Nestor Lontoc (Registrar)
3. Joselito Pascual (Finance Head)
4. Atty. Ez Pascual (Physical Resource Head)
5. Engr. Ricardo Martinez (Engineer)
6. Vicky Gallardo (Academic Coordinator)
7. Rubie Manguera (Academic Coordinator)
8. Richard Pineda (Academic Coordinator)
9. Gemma Abriza (Guro – Senior High School)
10. Joel Cenizal (Guro – Senior High School)
11. Sherlyn Fercia (Guro – Senior High School)
12. Evangeline Sipat (Guro – Senior High School)
13. Ailene Posadas (Guro – Senior High School)
14. Vivin Abundo (Guro – Senior High School)
15. Onie Ison (Guro – Senior High School)

40
 Mga Paksa o Agenda Taong Tatalakay Oras

“
1. Badyet sa pagpapatayo ng mga gusali Pascual 20 minuto
para sa Senior High School
2o Loteng kailangan sa pagpapatayo ng Atty. Pascual 20 minuto
gusali
3. Feedback mula sa mga magulang Romero 10 minuto
hinggil sa SHS ng ASJ
4. Kurikulum/Track na ibibigay ng ASJ Romero 20 minuto
5. Pagkuha at Pagsasanay ng mga guro Lontoc 15 minuto
para sa SHS
6. Pag-iiskedyul ng mga asignatura Pineda 15 minuto
7. Estratehiya para mahikayat ang mga Gallardo 10 minuto
mag-aaral na kumuha ng SHS sa ASJ

41
 “Katitikan
ng
42
 Katitikan ng Pulong

opisyal na tala ng isang pulong

 Ang pulong ay mababalewala kung

hindi maitatala ang mga napag-
usapan o napagkasunduan.
43
 Katitikan ng Pulong
 Ito ay kalimitang isinasagawa ng
pormal, obhetibo, at
komprehensibo o nagtataglay ng
lahat ng mahahalagang detalyeng
tinalakay sa pulong.
44
 Katitikan ng Pulong
 Matapos itong maisulat at
mapagtibay sa susunod na
pagpupulong, ito ay nagsisilbing
opisyal at legal na kasulatan ng
samahan, kompanya, o organisasyon
na maaaring magamit bilang prima
facie evidence sa mga legal na usapin.
45
 Katitikan ng Pulong
 napakahalagang maunawaan kung
paano gumawa ng isang organisado,
obhetibo, at sistematikong katitikan ng
pulong

 Ito ay hindi lamang gawain ng kalihim

ng samahan o organisasyon, ang bawat
isang kasapi ay maaaring maatasang
46 gumawa nito.
Mahahalaga
ng Bahagi ng
Katitikan ng
Pulong
 1. Heading
 naglalaman ng pangalan ng
kompanya, samahan, organisasyon, o
kagawaran
 makikita rin ang petsa, ang lokasyon,
at maging ang oras ng pagsisimula ng
pulong
48
 2. Mga kalahok o dumalo
 nakalagay kung sino ang nanguna sa
pagpapadaloy ng pulong gayundin
ang pangalan ng lahat ng mga dumalo
kasama ang mga panauhin
 maging ang pangalan ng mga liban o
hindi nakadalo ay nakatala rin dito
49
 3. Pagbasa at pagpapatibay
ng nagdaang katitikan ng
pulong
 makikita kung ang nakalipas na
katitikan ng pulong ay napagtibay o
may mga pagbabagong isinasagawa
sa mga ito
50
 4. Action Items o Usaping
napagkasunduan
(kasama sa bahaging ito ang mga hindi pa
natapos o nagawang proyektong bahagi ng
nagdaang pulong)
 makikita ang mahahalagang tala hinggil sa
mga paksang tinalakay
 inilalagay rin kung sino ang taong nanguna
sa pagtalakay ng isyu at maging desisyong
nabuo ukol dito
51
 5. Pabalita o patalastas
 hindi ito laging makikita sa katitikan
ng pulong ngunit kung mayroon man
mula sa mga dumalo tulad halimbawa
ng mga suhestiyong agenda para sa
susunod na pulong ay maaaring
ilagay sa bahaging ito
52
 6. Iskedyul ng susunod na
pulong
 itinatala rito kung kailan at saan
gaganapin ang susunod na pulong

7. Pagtatapos
 inilalagay rito kung anong oras
nagwaks ang pulong
53
 8. Lagda
 mahalagang ilagay sa bahaging ito
ang pangalan ng taong kumuha ng
katitikan ng pulong at kung kilan ito
isinumite

54
Mga Dapat
Gawin ng Taong
Naatasang
Kumuha ng
Katitikan ng
Pulong
 1. Hangga’t maaari ay hindi participant
sa nasabing pulong

2. Umupo malapit sa tagapanguna o

presider ng pulong

3. Mayroong sipi ng mga pangalan ng

mga taong dadalo sa pulong
56
 4. Handa sa mga sipi ng agenda at
katitikan ng nakaraang pulong

5. Nakapokus o nakatuon lamang sa

nakatalang adyenda

6. Tiyaking ang katitikan ng pulong na

ginawa ay nagtataglay ng tumpak at
kumpletong heading
57
 7. Gumamit ng recorder kung
kinakailangan
8. Itala ang mga mosyon o pormal na
suhestiyon nang maayos
9. Itala ang lahat ng paksa at isyung
napagdesisyunan ng koponan
10. Isulat o isaayos ang mga datos ng
katitikan pagkatapos ng pulong
58
Tatlong Uri o
Estilo ng
Pagsulat ng
Katitikan ng
Pulong
 a. Ulat ng Katitikan
 ang lahat ng detalye na napag-usapan
sa pulong ay nakatala
 maging ang pangalan ng mga taong
nagsalita o tumalakay ng paksa
kasama ang pangalan ng mga taong
sumag-ayon sa mosyong isinagawa
60
 b. Salaysay ng Katitikan
 isinasalaysay lamang ang
mahahalagang detalye ng pulong
 maituturing itong isang legal na
dokumento

61
 c. Resolusyon ng Katitikan
 nakasaad lamang sa katitikan na ito ang
lahat ng isyung napagkasunduan ng
samahan

 hindi na itinala ang pangalan ng mga taong

tumalakay nito at maging ang mga sumang-
ayon dito (“Napagkasunduan na…” o
“Napagtibay…”)
62
Mga Dapat
Tandaan sa
Pagsulat ng
Katitikan ng
Pulong
 sa pagkuha ng katitikan

“ ng pulong mahalagang
maunawaan ang mga
bagay na dapat gawin
bago ang pulong,
habang isinasagawa ang
pulong, at pagkatapos
ang pulong”
- Dawn Rosenberg Mckay
64
 Bago ang Pulong
 Magpasya kung anong paraan ng pagtatala ng
katitikan ang iyong gagamitin. Maaari ng
gumamit ng ballpen at papel, laptop, tablet,
computer, o recorder.

 Tiyaking ang gagamitin mong kasangkapan ay

nasa maayos na kondisyon. Kung ikaw ay
gagamit ng laptop, siguraduhing ito ay may sapat
na baterya na kakailanganin para sa kabuuan ng
pulong.
65
  Gamitin ang adyenda para gawin nang
maaga ang outline o balangkas ng
katitikan ng pulong. Maglaan ng sapat
na espasyo para sa bawat paksa,
makatutulong ito upang mabilis na
maitala ang mga mapag-uusapan
kaugnay ng mga ito.
66
 Habang Isinasagawa ang
Pulong
 Ipaikot ang listahan ng mga taong
kasama sa pulong at hayaang lagdaan
ito ng bawat isa. Mula rito madali
mong matutukoy kung sino ang liban
sa pulong at maging ang panauhin sa
araw na iyon.
67
  Sikaping makilala kung sino ang
bawat isa upang maging madali
para sa iyo na matukoy kung
sino ang nagsasalita sa oras ng
pulong.

68
  Itala ang mga sumusunod:
o kung anong oras nagsimula ang pulong
o mosyon o mga suhestiyon, maging ang
pangalan ng taong nagbanggit nito,
gayundin ang mga sumang-ayon, at ang
naging resulta ng botohan
o anong oras natapos ang pulong
69
 Tandaan: Ang katitikan ng
pulong ay isang opisyal at legal
na dokumento ng samahan o
organisasyon.

70
 Pagkatapos ng Pulong
 Gawin o buuin agad ang katitikan ng
pulong pagkatapos na pagkatapos
habang sariwa pa sa isip ang lahat ng
mga tinalakay. Kung may hindi
malinaw sa iyong mga tala ay
maaaring linawin ito sa iba na dumalo
rin sa nasabing pulong.
71
  Huwag kalimutang itala ang pangalan
ng samahan, organisasyon, pangalan
ng komite, uri ng pulong (lingguhan,
buwanan, taunan, o ispesyal ma
pulong), at maging ang layunin nito.
 Itala kung anong oras ito nagsimula at
natapos.

72
  Isama ang listahan ng mga
dumalo at maging ang pangalan
ng nanguna sa pagpapadaloy ng
pulong. Sa katapusan ng
katitikan ay huwag kalimutang
ilagay ang “Isinumite ni:”,
kasunod ang iyong pangalan.
73
  Basahing muli ang katitikan ng
pulong bago tuluyang ipasa sa
kinauukulan para sa huling
pagwawasto nito. Maaaring ipabasa
ito sa kasamahan na nakadalo rin sa
nasabing pulong.

74
  Ipasa ang sipi ngkatitikan ng
pulong sa kinauukulan o sa taong
nanguna sa pagpapadaloy nito.

75
 Academy of Saint John

“
La Salle Green Hills Supervised
General Trias, Cavite

Buwanang Pulong ng mga Tagapanguna ng Bawat Kagawaran

Disyembre 5, 2015
Conference Room, Academy of Saint John

Layunin ng Pulong: Preparasyon Para sa Senior High School

Petsa/Oras: Disyembre 5, 2015 sa ganap na ika-9:00 n.u.
Tagapanguna: Daisy T. Romero (Principal)
Bilang ng mga Taong Dumalo: 9

76
 Mga Dumalo: Daisy Romero, Joel Pascual, Eazie Pascual, Nestor Lontoc,

“
Victoria Gallardo, Rubirosa Manguera, Richard Pineda,
Ailene Posadas, Gemma Abriza
Mga Liban: Eva Sipat, Vivin Abundo, Joel Cenizal

I. Call to Order
Sa ganap na alas 9:00 n.u. ay pinasimulan ni Gng. Romero ang pulong sa
pamamagitan ng pagtawag sa atensiyon ng lahat
II. Panalangin
Ang panalangin ay pinangunahan ni Bb. Evangeline Sipat
III. Pananalita ng Pagtanggap
Ang bawat isa ay malugod na tinanggap ni Gng. Daisy Romero bilang
tagapangunan ng pulong

77
 IV. Pagbasa at Pagpapatibay ng Nagdaang Katitikan ng Pulong

“
Ang nagdaang katitikan ng pulong na ginawa noong Nobyembre 7, 2015 ay
binasa ni Gng. Victoria Galalrdo. Ang mosyon ng pagpapatibay ay pinangunahan ni
G. Richard Pineda at ito ay sinang-ayunan ni G. Nestor S. Lontoc.
V. Pagtalakay sa Agenda ng Pulong
Ang sumusunod ay ang mga adyenda ng paksang tinalakay sa pulong:

Paksa Talakayan Aksyon Taong

Magsasagawa
1. Badyet sa Tinalakay ni G. Joel Pascual ang Magsasagawa ng • G.Joel Pascual
pagpapatayo halagang gugugulin para sa isang pulong • Engr. Martinez
ng mga pagpapatayo ng mga gusali para sa kasama ang mga • Arch. Monton
gusali para Senior High School. Ayon sa kanya, inhenyero at
sa Senior mga 10 milyong piso ang kakailanganin arkitekto para sa
High School para mabuo ang mga karagdagang pagpaplano ng
silid-aralan. proyekto.

78
 2. Loteng kailangan sa pagpapatayo
ng gusali

“
3. Feedback mula sa mga magulang
hinggil sa SHS ng ASJ
4. Kurikulum/Track na ibibigay ng ASJ
5. Pagkuha at Pagsasanay ng mga
guro para SHS
6. Pag-iiskedyul ng mga asignatura
7. Estratehiya para mahikayat ang
mga mag-aaral na kumuha ng SHS sa
ASJ

VI. Ulat ng Ingat-yaman

Inulat ni Atty. Easy na ang nalalabing pera ng institusyon sa bangko ay
nagkakahalaga ng 30 milyong piso ngunit may halagang 3 milyong piso na dapat bayaran sa
darating na buwan.
79
 Mosyon: Tinanggap ni Gng. Manguera ang ulat na ito ng Ingat-yaman at
ito ay sinang-ayunan ni Gng. Abriza.

“
VII. Pagtatapos ng Pulong
Sa dahilang wala nang anumang mga paksa na kailangang talakayin at pag-
usapan, ang pulong ay winakasan sa ganap na alas 12:00 ng tanghali.

Iskedyul ng Susunod na Pulong:

Disyembre 15, 2015 sa Conference Room ng Academy of Saint John, 9:00
n.u.

Inihanda at isinumite ni:

Clea L. Bulda

80