PENTADBIRAN

MESYUARAT

M5 (17 Jan 2021)

Mesyuarat
Mesyuarat adalah perbincangan formal
di antara dua pihak atau lebih untuk
mencapai objektif bersama melalui
proses komunikasi.

Mesyuarat berbeza di antara satu dengan

yang lain mengikut keahlian, organisasi
dan objektifnya.
Jenis-Jenis Mesyuarat
 Mesyuarat Agung
 Mesyuarat Tergempar
 Mesyuarat Luar Biasa
 Mesyuarat Jawatankuasa
Mesyuarat Agung
Mesyuarat yang diadakan sekali setahun atau pun
sekali dalam dua tahun mengikut perlembagaan.

Mesyuarat ini dihadiri oleh semua ahli.

Laporan aktiviti, laporan kewangan akan dibentangkan

dalam mesyuarat ini untuk diluluskan sebelum
dihantar kepada Pendaftar Persatuan.

Dalam mesyuarat ini Pemilihan Ahli jawatankuasa baru

akan diadakan.
Mesyuarat Tergempar
Mesyuarat yang diadakan secara tergempar
yang membincangkan hanya satu agenda
sahaja di mana sesuatu keputusan perlu
dibuat dengan segera.

Kehadiran untuk mesyuarat ini adalah

berdasarkan kepada perlembagaan.
Mesyuarat Luar Biasa
Mesyuarat yang diadakan untuk mendapatkan
persetujuan semua ahli persatuan dalam
sesuatu perkara.

atau

Isu yang perlu diselesaikan. Kehadiran untuk

mesyuarat ini adalah mengikut
perlembagaan.
Mesyuarat AJK
Mesyuarat biasa yang diadakan oleh
persatuan untuk menggerakkan aktiviti
persatuan.

Adakalanya Mesyuarat Jawatankuasa

Pengelola diadakan untuk membincang,
merancang dan mengendalikan sesuatu
projek.
Format Agenda Mesyuarat
1. Perutusan Pengerusi
2. Pengesahan minit mesyurat yang lalu.
3. Perkara-perkara berbangkit
4. Perkara-perkara baru untuk perbincangan
5. Pembentangan kertas-kertas kerja
6. Hal-hal lain
7. Penutup.
Carta Aliran Pengurusan
Mesyuarat
TINDAKAN PRA-MESYUARAT

SEMASA MESYUARAT

SELEPAS MESYUARAT
Tindakan Pra-mesyuarat
Menentukan tarikh, masa, tempat dan agenda
bersama pengerusi
Membincangkan tujuan / objektif
Membuat tempahan bilik mesyuarat
Menentukan kertas-kertas kerja
kementerian/jabatan/unit (< 15 hari)
Menghantar surat jemputan ( 10 hari )
…..tindakan pra-mesyuarat
Menyediakan kemudahan bilik
Menentukan kehadiran ( 1 jam )
Perbincangan pra-mesyuarat (2 hari)
Makluman mengenai etika mesyuarat
kepada ahli
 Tindakan semasa mesyuarat
Memulakan mesyuarat
Mengawal perbincangan
Berikan penjelasan jika perlu
Mencatat minit mesyuarat / kehadiran
/ atau tindakan
Merumus mesyuarat
 Tindakan selepas mesyuarat
Menyediakan draf minit ( 3 hari )
Meluluskan dan mengedarkan minit ( 1 minggu )
Susunan nama kehadiran ahli
Pelaksanaan keputusan mesyuarat / pengesanan
maklumbalas
Laporan maklumbalas oleh urusetia
Menentukan format maklumbalas dari
kementerian / jabatan / unit
Mesyuarat ‘post mortem’
 Membentuk dan menyusun agenda
Perkara – perkara utama dalam agenda:
- perutusan pengerusi
- pengesahan minit mesyuarat yang lalu
- perkara-perkara berbangkit
- senarai perkara-perkara baru yang hendak
dibincangkan
- pembentangan kertas-kertas kerja jika ada
- hal-hal lain
- penutup mesyuarat
Susun Atur Tempat Mesyuarat

Sesuai untuk perbincangan dan

kompromi bagi perbincangan
peserta tidak ramai
Senarai semak tugas – bilik mesyuarat

Sesuai untuk perbincangan dan kompromi

bagi bilangan peserta yang ramai.
Senarai semak tugas – bilik mesyuarat

Sesuai bagi peserta ramai dan perlukan

kawalan lebih ke atas ahli – ahli
Susun Atur Tempat Mesyuarat

Sesuai apabila bilangan ahli terlalu ramai.

Contohnya,mesyuarat Agung tahunan
Senarai semak tugas – bilik
mesyuarat

 Bilik mesyuarat
 Kerusi , meja mencukupi
 Lampu boleh digunakan
 Kipas , alat pendingin
 Papan putih,pen,pemadam,
 Alat OHP, layar perak
 Alat pembesar suara,perakam
…senarai semak tugas – bilik
mesyuarat
 Gelas,minuman,air,jag,
gula – gula,kertas kosong.
 Pensel,ball pen,kertas tulis,
fail dan bahan – bahan jika ada.
Persediaan semasa mesyuarat
 Minit mesyuarat lalu
 Peraturan – peraturan mesyuarat

 Dokumen – dokumen yang diperlukan

 Alatan – alatan lain yang diperlukan

Tatasusila Mesyuarat

1. Jangan tiba lewat

2. Elakkan gangguan telefon kecuali perkara
terpenting
3. Tidak meninggalkan bilik mesyuarat tanpa
kebenaran
4. Elakkan cara duduk yang tidak bersopan
dan menunjukkan kurang minat
Tatasusila Mesyuarat

5. Mendengar dengan aktif dan memberi

perhatian
6. Memberi sumbangan
7. Memberi tumpuan supaya objektif
mesyuarat tercapai
8. Mencari perkara-perkara yang positif
9. Mencuba menjadi ahli mesyuarat yang aktif.
Minit Mesyuarat
Setiap mesyuarat yang dikendalikan mesti
ada minitnya.

Minit mesyuarat dicatat dan disediakan

oleh setiausaha mesyuarat serta
diedarkan kepada semua ahli sebelum
mesyuarat seterusnya agar tindakan-
tindakan yang perlu, dapat diambil.
Minit Mesyuarat
Minit mesyuarat harus mengandungi perkara-perkara berikut:
 Nama mesyuarat, bilangan dan tahun
 Tarikh, masa dan tempat
 Senarai kehadiran
 Senarai hadir bersama
 Urus setia – senaraikan pegawai-pegawai yang menjadi urus
setia mesyuarat. Susunan nama hendaklah mengikut
kekananan
 Perutusan Pengerusi
 Pengesahan Minit Mesyuarat
 Perkara-perkara Berbangkit
 Perbincangan perkara baru – susunan tajuk adalah mengikut
agenda mesyuarat.
 Perbincangan kertas kerja
 Hal-hal lain
 Penutup
 Nama setiausaha/urus setia yang mencatatkan minit
 Tarikh
Mesyuarat Berkesan
 Objektif tercapai
 Agenda yang jelas
 Pengerusi dan setiausaha berkualiti dan berkesan
 Pengurusan masa yang baik
 Kemudahan fizikal yang selesa
 Ahli yang mempunyai kepakaran
 Perbincangan secara positif
 Minit Mesyuarat yang tepat
 Tindakan susulan dilaksanakan
Rumusan
 Pengurusan mesyuarat yang berkesan
membantu pelaksanaan aktiviti yang
lebih teratur
 Setiap ahli perlu memahami tanggung
jawab masing-masing
 Mesyuarat dilaksanakan dalam situasi
kekeluargaan
SEKIAN, TERIMA KASIH