CHƯƠNG 4

SỔ KẾ TOÁN VÀ
HÌNH THỨC KẾ TOÁN

1
4.1. SỔ KẾ TOÁN

4.1.1. Khái niệm sổ kế toán

4.1.2. Các loại sổ kế toán

4.1.3. Quy trình mở sổ, ghi sổ, khóa

sổ và
chữa sổ kế toán

2
 4.1.1. Khái niệm, đặc điểm sổ kế toán

 Khái niệm sổ kế toán

 Đặc điểm chung của sổ kế toán

 Mục đích và tác dụng của sổ kế toán

Thu nhận Xử lý Cung cấp

thông tin thông tin thông tin

3
4.1.2. Các loại sổ kế toán

4.1.2.1. Phân loại sổ kế toán theo

nội dung ghi chép trên sổ kế toán

4.1.2.2. Phân loại sổ kế toán theo

cách ghi chép trên sổ kế toán

4.1.2.3. Phân loại sổ kế toán theo

cấu trúc mẫu sổ ké toán

4.1.2.4. Phân loại sổ kế toán theo

cách thức tổ chức sổ kế toán

4
 4.1.2.1. Phân loại theo nội dung ghi chép trên sổ kế toán

SỔ KẾ TOÁN TỔNG HỢP

 Khái niệm: Là loại sổ kế toán dùng để ghi chép các nghiệp vụ KTTC liên quan đối tượng
kế toán dạng tổng quát ở tài khoản tổng hợp (TK cấp 1)
 Một số sổ kế toán tổng hợp:

- Sổ Cái* => Mở cho từng TK tổng hợp

- Sổ Nhật ký chung* => Phản ánh tất cả các nghiệp vụ KTTC theo thứ tự thời gian
- Sổ Nhật ký – Sổ cái* => Phản ánh tất cả các nghiệp vụ KTTC theo thời gian và hệ
thống
- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ…
SỔ KẾ TOÁN CHI TIẾT
 Khái niệm: Là loại sổ kế toán dùng để ghi chép các nghiệp vụ KTTC liên quan đối tượng
kế toán dạng chi tiết ở tài khoản chi tiết (TK cấp 2, 3…)
 Một số sổ kế toán chi tiết: Sổ chi tiết thanh toán; Sổ chi tiết chi phí;Sổ chi tiết doanh thu
…
SỔ KẾ TOÁN KẾT HỢP TỔNG HỢP VÀ CHI TIẾT
 Khái niệm: Là loại sổ kế toán dùng để ghi chép các nghiệp vụ KTTC vừa theo đối tượng
tổng hợp vừa theo các đối tượng chi tiết liên quan. 5
Tên đơn vị:...........
SỔ CÁI
Tài khoản:
Năm:..................
(Đơn vị tính:..........)

Chứng từ Số tiền
TK đối
Diễn giải
Số Ngày ứng Nợ Có

    Số dư đầu kỳ

Cộng phát sinh

Số dư cuối kỳ

6
Tên đơn vị:...........
SỔ NHẬT KÝ CHUNG
Năm:..................
(Đơn vị tính:..........)

CT Số tiền
Đã ghi TK đối
Diễn giải
S N sổ cái* ứng Nợ Có

 
3  
 
Cộng (phát sinh)

7
Mẫu Sổ chi tiết áp dụng với những đối tượng chỉ được đo lường bằng thước
đo giá trị

Tên đơn vị.....

SỔ CHI TIẾT …
Tên đối tượng:
Năm:..................
(Đơn vị tính:..........)

CT
Diễn giải Nợ Có Số dư
S N
    Dư đầu kỳ  

    Cộng phát sinh

    Dư cuối kỳ  

8
 Mẫu Sổ chi tiết áp dụng với những đối tượng
được đo lường bằng thước đo giá trị và thước đo hiện vật

Tên đơn vị:...........

SỔ CHI TIẾT HÀNG HÓA
Tên hàng hóa:
Năm:..................
(Đơn vị tính:..........)

CT Nhập kho Xuất kho Tồn kho

Diễn giải
S N SL ĐG TT SL ĐG TT SL ĐG TT

    Dư đầu kỷ                  

                       

    Cộng phát sinh                  

    Dư cuối kỳ                  

9
 Mẫu Sổ chi tiết áp dụng với những tài khoản
không có số dư

Tên đơn vị:...........

SỔ CHI TIẾT MUA HÀNG
Tên hàng:
Năm:..................
(Đơn vị tính:..........)

CT Chi phí mua hàng Kết quả mua hàng

Diễn giải
S N SL ĐG TT SL ĐG TT
    Phát sinh trong kỳ            

                 

                 

                 

    Cộng phát sinh            

10
 4.1.2.2. Phân loại theo cách ghi chép trên sổ kế toán

Sổ kế toán ghi theo thứ tự thời gian

 Là loại sổ kế toán dùng để ghi chép các nghiệp vụ KTTC phát sinh theo trình
tự thời gian phát sinh các nghiệp vụ đó, hoặc theo trình tự thời gian kế toán
nhận được chứng từ phản ánh các nghiệp vụ đó.
 Một số sổ kế toán ghi theo thứ tự thời gian: - Sổ Nhật ký chung
- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Sổ kế toán ghi theo hệ thống
 Là loại sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống hóa các nghiệp vụ KTTC phát
sinh theo từng đối tượng cụ thể (theo từng tài khoản) hoặc theo từng chỉ tiêu
kinh tế tài chính.
 Một số sổ kế toán ghi theo hệ thống: - Sổ cái
- Sổ chi tiết
Sổ kế toán kết hợp ghi theo thứ tự thời gian và ghi theo hệ thống
 Là loại sổ kế toán dùng để ghi chép các nghiệp vụ KTTC vừa theo thứ tự thời
gian, vừa theo hệ thống trên cùng trang sổ.
 Sổ: - Sổ Nhật ký – Sổ cái
11
4.1.2.3. Phân loại theo cấu trúc mẫu sổ kế toán

Sổ kế toán kiểu 1 bên

Sổ kế toán kiểu 2 bên

Sổ kế toán kiểu nhiều cột

Sổ kế toán kiểu bàn cờ

4.1.2.4. Phân loại sổ kế toán theo cách thức tổ chức sổ

- Sổ đóng quyển
- Sổ tờ rời
12
 4.1.3. Quy trình mở sở, ghi sổ, khóa sổ và chữa sổ
a. Mở sổ kế toán
+ Thời điểm: Đầu niên độ kế toán
+ Cách ghi: Ghi số dư đầu năm cho từng sổ (Chuyển số dư từ cuối kỳ trước trên
các sổ kế toán tương ứng)
b. Ghi sổ kế toán
+ Cơ sở số liệu: dựa vào các CTKT đã được kiểm tra
+ Nguyên tắc ghi:
- Ghi kịp thời, đầy đủ, chính xác, rõ ràng
- Ghi theo trình tự thời gian, liên tục, không ghi xen kẽ, cách dòng
- Ghi bằng mực tốt, không phai
+ TH ghi sai trên sổ không được tẩy xóa bằng bất cứ hình thức nào mà phải thực
hiện chữa sổ theo phương pháp nhất định
c. Chữa sổ kế toán
+ Phương pháp cải chính; Phương pháp ghi bổ sung; Phương pháp ghi số âm

13
Các phương pháp chữa sổ kế toán
* Phương pháp cải chính
Trường hợp áp dụng:
TH1: Ghi sai diễn giải (nội dung)
TH2: + Ghi sai số tiền,
+ Không sai quan hệ đối ứng tài khoản,
+ Thời điểm phát hiện trước khi cộng sổ

*Phương pháp ghi bổ sung

Trường hợp áp dụng:
TH1: Ghi thiếu nghiệp vụ
TH2: + Ghi sai số tiền, số sai < số đúng
+ Không sai quan hệ đối ứng tài khoản,
+ Thời điểm phát hiện sau khi cộng hoặc khóa sổ
* Phương pháp ghi số âm
Trường hợp áp dụng
TH1: Ghi thừa nghiệp vụ
TH2: + Ghi sai số tiền, số sai > số đúng
+ Không sai quan hệ đối ứng tài khoản,
+ Thời điểm phát hiện sau khi cộng hoặc khóa sổ
TH3: Ghi sai quan hệ đối ứng TK (Định khoản sai) 14
 4.1.3. Quy trình mở sở, ghi sổ, khóa sổ và chữa sổ

d. Khóa sổ kế toán
+ Thời điểm: Cuối kỳ hạch toán/ thời điểm khác (nếu có)
+ Thời điểm bất thường: Giải thể, sáp nhập, kiểm tra…
+ Nội dung:
 Chuyển ghi số liệu giữa các sổ kế toán có liên quan
 Cộng phát sinh và tính số dư cuối kỳ để ghi vào sổ kế toán
 Lập các bảng tổng hợp chi tiết
 Lập bảng cân đối phát sinh, các bút toán điều chỉnh, bút toán khóa sổ
 Đối chiếu số liệu, lập bảng cân đối phát sinh hoàn chỉnh để chuẩn bị lập
BCTC

15
 4.2. HÌNH THỨC KẾ TOÁN

4.2.1 Khái niệm hình thức kế toán

 Khái niệm hình thức kế toán: Là hệ thống tổ chức sổ kế toán, bao gồm số lượng sổ,
kết cấu các loại sổ, mối quan hệ giữa các loại sổ trong việc ghi chép tổng hợp, hệ thống
hóa số liệu từ các chứng từ kế toán theo trình tự và phương pháp nhất định nhằm cung
cấp các số liệu cần thiết cho việc lập các báo cáo kế toán.
 Đặc trưng của hình thức kế toán:
+ Hệ thống sổ kế toán sử dụng trong đơn vị, trình tự và phương pháp ghi sổ từ chứng từ
ban đầu đến các sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết, cho đến khâu cuối là lập các báo
cáo kế toán.
+ Để nhận biết hình thức kế toán áp dụng ở đơn vị kế toán, cần:
 Xem xét hệ thống sổ kế toán áp dụng
 Trình tự và phương pháp

4.2.2. Các hình thức kế toán

 Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái
 Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ
 Hình thức kế toán Nhật ký chung
 Hình thức kế toán Nhật ký - chứng từ 16
 4.2.2.1. Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ cái

+ Đặc điểm:
 Chỉ sử dụng 1 sổ kế toán tổng hợp duy nhất Nhật ký – Sổ cái
 Cách ghi chép các NV KTTC phát sinh: Vừa theo thứ tự thời gian phát sinh
nghiệp vụ, vừa theo hệ thống trên cùng một trang sổ
 Không cần lập Bảng đối chiếu số phát sinh các TK

+ Hệ thống sổ kế toán
 Sổ kế toán tổng hợp sử dụng: 1 sổ tổng hợp => Sổ NK – SC
 Sổ kế toán chi tiết sử dụng được mở tùy theo đối tượng kế toán và yêu cầu
quản lý của đơn vị
+ Trình tự và phương pháp ghi sổ
+ Ưu điểm và điều kiện áp dụng
+ Hạn chế

17
 4.2.2.1. Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ cái

Chứng từ gốc
(2a)
(1b)
(1a)

Sổ quỹ (2b) Nhật ký Sổ kế toán

- sổ cái chi tiết
(4c) (4a) (3)

(4b) Bảng chi tiết

số phát sinh
(5)
(5)
Các báo cáo kế toán

18
 4.2.2.2. Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ

+ Đặc điểm:
- Các chứng từ gốc được phân loại, tổng hợp để lập chứng từ ghi sổ
- Số liệu ghi vào sổ cái là căn cứ vào chứng từ ghi sổ (chứng từ tổng hợp) chứ
không phải chứng từ gốc
+ Hệ thống sổ kế toán
 Sổ kế toán tổng hợp sử dụng: Sổ cái tài khoản (ghi theo hệ thống); Sổ đăng
ký chứng từ ghi sổ (ghi theo thứ tự thời gian)
 Sổ kế toán chi tiết sử dụng được mở tùy theo đối tượng kế toán và yêu cầu
quản lý của đơn vị
+ Trình tự và phương pháp ghi sổ
+ Ưu điểm và điều kiện áp dụng
+ Hạn chế

19
 4.2.2.2. Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ

Chứng từ gốc
(2a) (1)
(1)

Sổ quỹ (2b) Chứng từ ghi sổ Sổ kế toán

chi tiết

(3b) (3a)

(5)
(4)
Sổ cái Sổ đăng kýC.từ
ghi sổ
(4)
(5)
Bảng đốí chiếu SPS
(5) Bảng chi tiết SPS
các tài khoản
(5)

(6) (6)

Các báo cáo kế toán

20
 4.2.2.3. Hình thức kế toán Nhật ký chung

+ Đặc điểm:
 Mở 1 sổ Nhật ký chung để ghi bút toán hạch toán (tất cả) các NV KTTC
phát sinh theo thứ tự thời gian (và 1 số NK chuyên dùng nếu cần )
 Số liệu ghi vào Sổ Cái là căn cứ vào Nhật ký chung (và NKCD nếu có) để
ghi, không phải từ chứng từ gốc
+ Hệ thống sổ kế toán
 Sổ kế toán tổng hợp sử dụng: Sổ Nhật ký chung (và 1 số NKCD nếu có),
các Sổ Cái
 Sổ kế toán chi tiết sử dụng được mở tùy theo đối tượng kế toán và yêu cầu
quản lý của đơn vị
+ Trình tự và phương pháp ghi sổ
+ Ưu điểm và điều kiện áp dụng
+ Hạn chế

21
 4.2.2.3. Hình thức kế toán Nhật ký chung

Chứng từ gốc
(3a) (1)
(2) (1)
(3b)
Sổ quỹ Nhật ký Nhật ký Sổ kế toán
chuyên dùng chung chi tiết
(7c)
(5) (4)
(6)
(7d) Sổ cái

(6)
(7b) Bảng chi
Bảng đối chiếu số phát sinh các TK tiết SPS
(7a)
(8) (8)

Các báo cáo kế toán

22
 4.2.2.4. Hình thức kế toán Nhật ký chứng từ (tự đọc)

+ Đặc điểm:
- Các Nhật ký chứng từ đều mở ghi theo bên Có tài khoản liên quan đối ứng
với Nợ các tài khoản khác;
- Số liệu ghi vào Sổ cái là căn cứ vào các Nhật ký chứng từ (ghi vào cuối
tháng) chứ không phải từ chứng từ gốc
+ Hệ thống sổ kế toán
 Sổ kế toán tổng hợp sử dụng: Sổ Nhật ký chứng từ, Sổ Cái tài khoản, các
bảng kê
 Sổ kế toán chi tiết sử dụng được mở tùy theo đối tượng kế toán và yêu cầu
quản lý của đơn vị
+ Trình tự và phương pháp ghi sổ
+ Ưu điểm và điều kiện áp dụng
+ Hạn chế

23
 4.2.2.4. Hình thức kế toán Nhật ký chứng từ (tự đọc)

Chứng từ gốc
(3a) (1)
(2a)
(1) (1)
Sổ quỹ Sổ kế toán
Bảng phân bổ
chi tiết
(3b) (2b)

(4)
Bảng kê Nhật ký chứng từ (7)
(4)
(5) (5)
(5) (6)
Sổ cái (8) Bảng chi tiết số
phát sinh
(9) (9) (9)
(9)
Các báo cáo kế toán

24