XÁC ĐỊNH QUI MÔ LỰC LƯỢNG BÁN

- Phương pháp xác định qui mô LLB

- Xác định số lượng người bán
- Nghiên tình huống.

1
 PHƯƠNG PHÁP XÁC ĐỊNH QUI MÔ LLB
1. Phương pháp dựa trên hoạt động quá khứ của người bán
- Quá khứ cung cấp thông tin về số khách hàng trung bình mà
người bán có thể thực hiện việc gặp gỡ trong một ngày
Nếu chúng ta biết được tiềm năng của khách hàng và khách hàng
hiện tại thì sẽ tính được số lượng người bán cần thiết
- Hoạt động quá khứ cung cấp:
+ Doanh thu trung bình mà một người bán thực hiện được hoặc
+ Số lần gặp gỡ khách hàng
Chia tổng doanh thu hoặc số lần gặp gỡ cần đạt được cho số
trung bình trên sẽ biết được qui mô cần thiết của lực lượng bán
- Theo bạn, ưu, nhược điểm của phương pháp này là gì?
2
2. Phương pháp dựa trên hoạt động quá khứ của một nhóm
doanh nghiệp
Sử dụng số lượng quá khứ của một nhóm doanh nghiệp
hoạt động trong cùng một lĩnh vực nhất định
- Phương pháp này cho chúng ta biết số lượng trung bình
của một nhóm doanh nghiệp và cũng cho phép quan sát
xem những cố gắng mà doanh nghiệp thực hiện có tương tự
với những cố gắng của đối thủ cạnh tranh không
Các phương pháp thống kê kinh nghiệm cần được sử dụng
với sự cẩn trọng. Vì chúng dựa trên giả thiết rằng quá khứ
sẽ được tái hiện và quan điểm này có thể rủi ro trong những
thời kỳ biến động mạnh.

3
3. Phương pháp nghiên cứu tác nghiệp
- Việc xác định qui mô lực lượng bán có thể được nghiên
cứu như một vấn đề tác nghiệp, đó là tối ưu hóa lợi nhuận
đạt được bởi doanh nghiệp
- Người ta xây dựng một phương trình mục tiêu với qui mô
lực lượng bán là tham số và đánh giá theo qui mô lực lượng
bán sao cho cực đại lợi nhuận.

4
4. Những phương pháp tính đến tiềm năng và mục tiêu nhất định
(1) Trường hợp bán hàng không đều đặn:
+ Trường hợp đơn giản: Chỉ một kiểu gặp gỡ - một kiểu
khách hàng
Tổng số công việc cần thực hiện
Qui mô người bán =
Tổng số công việc mà một người bán
có thể thực hiện
Đó là sự chuyển đổi mục tiêu thành số lượng công việc
cần thực hiện, bằng cách nhân mục tiêu này với chỉ số tương
ứng và chia cho số điểm trung bình của một người bán
Phương pháp này phụ thuộc vào chất lượng của việc đánh giá
hoặc năng suất của quá khứ.

5
4. Phương pháp tính đến tiềm năng và mục tiêu nhất định
(1) Trường hợp bán hàng không đều đặn:
+ Trường hợp phức tạp: Khi người ta có một dạng “hình
phễu” các mức bán hàng với chỉ một loại khách hàng, không
chỉ làm việc bởi số lần gặp gỡ, mà cần phải thực hiện một
tính toán tương tự với những “hình phễu” như là cơ sở nền
tảng hoặc thời gian tương ứng. Tiến trình phức tạp khi mà
chúng ta có nhiều loại khách hàng nhưng nguyên tắc tiến
hành vẫn như cũ.

6
4. Phương pháp tính đến tiềm năng và mục tiêu nhất định
(2) Trường hợp bán hàng đều đặn:
+ Trường hợp đơn giản: Thời gian của các lần gặp gỡ như
nhau, cho dù qui mô khách hàng như thế nào
n

b c i i
X  i 1

dl
Trong đó:
X: Số lượng người bán
Ci: Số lượng khách hàng nhóm i; bi: số lần gặp gỡ trung
bình mỗi năm đối với mỗi khách hàng nhóm i
n: Số loại khách hàng
dl: Số lần gặp gỡ tiềm năng của một người bán.
7
 Ví dụ minh họa: Các khách hàng được chi thành 3 loại có
những cuộc gặp gỡ quan trọng như nhau, nhưng với tần suất
khách nhau. Một nhân viên bán có thể thực hiện được 880
cuộc gặp gỡ khách hàng mỗi năm
Loại khách Mức bán dự kiến Số lượng Tần suất gặp Tổng số lần
hàng khách gỡ mỗi năm gặp gỡ
hàng
A > 100.000 120 52 6.240
B 10.000 đến 100.000 400 26 10.400
C < 10.000 1.100 12 13.200
29.840

Như vậy chúng ta cần phải có 34 nhân viên bán hàng

Phương pháp này gặp phải khó khăn là phải xác định một
mục tiêu (dự đoán bán hàng). Nó đòi hỏi phải sử dụng những
8
thông tin tiềm năng (nghiên cứu thị trường, …).
+ Trường hợp phức tạp: Độ dài thời gian gặp gỡ khác nhau
đối với mỗi loại khách hàng
Ví dụ minh họa
Loại Số lượng Tần Thời gian TB Tổng số Tổng thời
khách khách suất của một cuộc lần tiếp gian tiếp xúc
hàng hàng gặp gỡ tiếp xúc ( giờ) xúc (giờ)
TB
A 200 12 2 2.400 4.800
B 400 6 1 2.400 2.400
C 700 3 0,5 2100. 1.050
8.250

Nếu thời gian dành cho việc bán hàng của mỗi người bán là
800 giờ, điều này đòi hỏi ít nhất 10 người bán.

9
5. Phương pháp thẩm định việc bổ sung người bán
Một khu vực bán hàng đang tồn tại, người ta xem xét thiết
lập những khu vực mới. Nhà quản trị cần phải xác định số
người bán cần phải có trong khu vực địa lý - được xem là
cốt lõi. Tiếp theo cần đánh giá sự cần thiết phải bổ sung một
hoặc nhiều người bán
Các phương pháp sau đây thực chất là lý thuyết giá cận
biên nhưng áp dụng cho nhu cầu khái niệm kế toán
(1) Tiếp cận cổ điển:
+ Lợi nhuận ròng sau thuế: 5% doanh thu
+ Chi phí hàng năm của một người bán: 44.800.000 VNĐ
=> Doanh thu bán hàng cần thiết để trang trải chi phí của
một người bán 44.800.000 / 0,05 = 896.000.000 VNĐ.

10
5. Phương pháp thẩm định việc bổ sung người bán
(2) Tiếp cận lợi nhuận / giá thành sản xuất
+ Lợi nhuận giữa giá bán và chi phí sản xuất (trước
chi phí hành chính, marketing và nghiên cứu): 35% doanh
thu
+ Chi phí hàng năm của một người bán: 44.800.000
VNĐ
=> Doanh thu bán hàng cần thiết để trang trải chi phí
của một người bán: 44.800.000 / 0,35 = 128.000.000 VNĐ
(3) Tiếp cận lợi nhuận / biến phí
+ Lợi nhuận giữa giá bán và chi phí trực tiếp (không
kể định phí): 50%
+ Chi phí hàng năm của một người bán: 44.800.000
VNĐ
=> Doanh thu bán hàng cần thiết để trang trải chi phí
11
của một người bán: 44.800.000 / 0,5 = 98.6000.000 VNĐ
Đánh giá các phương pháp:
+ Phương pháp (1) được áp dụng theo cách rất chặt chẽ, có
thể lấy đi của doanh nghiệp một phần lợi nhuận bổ sung
đáng kể do quá trung thành với chỉ số “lợi nhuận ròng sau
thuế / doanh thu”
+ Phương pháp (3) có thể dẫn doanh nghiệp đến một sự
đầu tư quá mức về người bán
=> Phương pháp (2) là thích hợp nhất.

12
XÁC ĐỊNH SỐ LƯỢNG NGƯỜI BÁN

1. Nguyên tắc xác định số lượng người bán

1) Thời gian gặp gỡ khách hàng: dài hay ngắn
2) Độ phân tán rộng hay hẹp của khách hàng
3) Khoảng cách xa hay gần từ trung tâm mà người bán xuất phát
4) Tần suất các cuộc gặp gỡ.

13
XÁC ĐỊNH SỐ LƯỢNG NGƯỜI BÁN

1. Nguyên tắc xác định số lượng người bán

1) Thời gian gặp gỡ khách hàng: dài hay ngắn
Người ta sử dụng một đơn vị đo lường “đơn vị gặp gỡ” tương
ứng với thời gian trung bình gặp gỡ ngắn nhất, bao gồm:
+ Di chuyển giữa khách hàng trước và khách hàng cần gặp gỡ
+ Thời gian chờ đợi
+ Thời gian tiếp xúc thực tế
Nói chung điều này tương ứng với cuộc gặp gỡ khách hàng nhỏ
trong một vùng có qui mô trung bình.

14
1. Nguyên tắc xác định số lượng người bán
2) Độ phân tán rộng hay hẹp của khách hàng
Đòi hỏi sự di chuyển xa hơn giữa những khách hàng tập
trung. Do đó người ta sẽ thêm vào “đơn vị gặp gỡ” một hệ
số tùy thuộc vào mức độ phân tán
Ví dụ: 0,25 đơn vị gặp gỡ đối với những khách hàng phân
tán trung bình (khoảng vài km) 0,5 đơn vị gặp gỡ đối với
những khách hàng phân tán hơn (khoảng chục km).

15
1. Nguyên tắc xác định số lượng người bán
3) Khoảng cách xa hay gần từ trung tâm mà người bán xuất phát
Trong trường hợp tuyến hành trình xuất phát từ trung tâm và
quay về điểm xuất phát khá thường xuyên, cần phải tính đến
thời gian cần thiết để đi từ điểm xuất phát đến khách hàng đầu
tiên
Do đó, người ta thêm vào đơn vị gặp gỡ một sự bổ sung có thể
là:
+ 0,1 “đơn vị gặp gỡ” đối với những địa hạt tiếp giáp với trung
tâm
+ 0,2 “đơn vị gặp gỡ” đối với những địa hạt tiếp theo.

16
1. Nguyên tắc xác định số lượng người bán
4) Tần suất các cuộc gặp gỡ
Khi xác định số lượng người bán chúng ta cần phải tính đến
tần suất gặp gỡ khách hàng
Tần suất gặp gỡ khách hàng là số lần người bán gặp gỡ khách
hàng trong năm
Các khách hàng khác nhau có tần suất gặp gỡ khác nhau, vì
vậy người ta phải phân loại khách hàng thành các nhóm theo
tần suất gặp gỡ khi xác định số lượng người bán.

17
2. Xác định số lượng người bán
Chọn lựa số lượng người bán là xác định tối ưu giữa:
- Quá nhiều người bán:
Doanh nghiệp phải chịu chi phí lực lượng bán hàng và chi
phí quản lý. Tiềm năng doanh thu không đủ để tạo động cơ
cho người bán (hoa hồng thấp) => Nguy cơ thôi việc (người
bán bỏ việc) lớn
- Quá ít người bán:
Doanh nghiệp có nguy cơ mất thị phần
Qui mô lực lượng bán hàng là kết quả của quan hệ giữa số
lần gặp gỡ để tiếp xúc với tất cả khách hàng và số lần gặp
gỡ có thể thực hiện được của người bán. Vì vậy, để tính chỉ
tiêu này việc đầu tiên là phải biết rõ khách hàng và tiềm
năng gặp gỡ có thể thực hiện của một người bán.
18
2. Xác định số lượng người bán
Xuất phát từ nghiên cứu về:

1) Khách hàng
2) Tiềm năng của người bán

19
2. Xác định số lượng người bán
1) Khách hàng
a) Tiếp cận định tính:
Kỹ năng cần thiết để đạt được một đơn đặt hàng không giống
nhau đối với một tổ chức hành chính, doanh nghiệp lớn,
doanh nghiệp vừa và nhỏ, những ảnh hưởng mua hàng Vì
vậy, đánh giá những nhiệm vụ của lực lượng bán hàng cần
phải phân đoạn khách hàng theo hoạt động
Việc phân chia khách hàng theo hoạt động và theo bản chất
quan hệ giao dịch kéo theo một khối lượng công việc nhằm
đánh giá rõ ràng hơn để xác định số lượng người bán cần
thiết.

20
b) Tiếp cận định lượng:
+ Tiếp cận của người bán:
Xuất phát từ kiến thức thị trường người ta đánh giá số lượng
và chất lượng của khách hàng cần thăm dò, khảo sát và số
lần gặp gỡ cần thiết nhằm đạt được các mục tiêu
Trên cơ sở những cuộc gặp gỡ bán hàng dự kiến, người ta có
thể xác định được số lượng người bán
+ Tiếp cận của nhà quản lý:
Xuất phát từ xu hướng quan sát được trong quá khứ, người
ta có thể đánh giá sự tăng lên của doanh thu. Đánh giá số
lượng khách hàng cần gặp gỡ bán hàng kéo theo số lượng
người bán cần sử dụng
Hai cách tiếp cận này phải bổ sung cho nhau.

21
c) Tần suất và thời gian gặp gỡ khách hàng:
- Thời gian gặp gỡ khách hàng:
Thời gian gặp gỡ khách hàng phụ thuộc vào các nhân tố:

. Đặc tính kỹ thuật của sản phẩm;

. Tình trạng của sản phẩm so với sản phẩm cạnh
tranh;
. Tầm quan trọng của việc đàm phán;
. Nhiệm vụ người bán cần thực hiện trong thời gian
gặp gỡ;
. Loại khách hàng;
. Tầm quan trọng của khách hàng;
. Tổ chức mua hàng của khách hàng.

22
- Tần suất gặp gỡ khách hàng:
Tần suất này phụ thuộc vào:
+ Tổ chức công việc mua hàng của khách hàng;
+ Tần suất gặp gỡ của đối thủ cạnh tranh;
+ Nhịp độ đổi mới việc mua hàng và tính chuyên biệt
của sản phẩm theo thời gian;
+ Số lần gặp gỡ cần thiết để đạt được mục đích.

23
 - Thời gian di chuyển:
Thời gian di chuyển phụ thuộc vào:
+ Vị trí địa lý của người bán so với sự phân bố của
khách hàng;
+ Phương tiện vận chuyển được sử dụng;
+ Đặc trưng của lãnh thổ;
+ Tổ chức chương trình gặp gỡ của doanh nghiệp.

24
2. Xác định số lượng người bán
2) Tiềm năng của người bán
Xác định số lần gặp gỡ mà một người bán có thể thực hiện
trong một năm
a) Những nhiệm vụ khác nhau của người bán:
- Trước khi bán hàng: Thăm dò, khảo sát, xác định mục tiêu
bán hàng, hẹn gặp, chuẩn bị trao đổi, nghiên cứu những
thông tin có liên quan đến khách hàng, đào tạo, hội nghị
- Trong quá trình bán hàng: Đàm phán, minh chứng cho
khách hàng, chuẩn bị phòng trưng bày chuyên nghiệp
- Sau khi bán hàng: Công việc hành chính và theo dõi việc
bán hàng, cập nhật hồ sơ khách hàng, hội nghị khách hàng,
…

25
2) Tiềm năng của người bán
b) Số lần gặp gỡ tiềm năng của một người bán:
- Tính toán xuất phát từ số lần gặp gỡ mỗi ngày:
+ Tùy theo lượng khách hàng gặp gỡ và phạm vi lãnh thổ, người
phụ trách thương mại xác định cho người bán số lần gặp gỡ
trung bình cần thực hiện trong ngày.
+ Tính toán số ngày gặp gỡ trong năm, có tính đến những ngày
lễ, đào tạo, nghỉ ốm,…

Số lần gặp gỡ
bán hàng tiềm năng = (Số lần gặp gỡ 1 ngày) * (Số ngày gặp gỡ
của một người bán trong năm)
trong năm
26
3. Năng suất của người bán
Có sự khác nhau về năng suất của người bán do:
+ Phẩm chất riêng có của họ
+ Sự cạnh tranh trong lĩnh vực của họ
Khi số lượng người bán tăng, hiệu quả của họ giảm xuống
Tại sao vậy?
+ Người ta có xu hướng giao cho người bán mới những khu
vực ít tiềm năng hơn khu vực được duy trì bởi người bán có
kinh nghiệm
+ Những khách hàng mới sẽ có những khách hàng kém tiềm
năng hơn
+ Cho dù có sự đan xen những người bán cũ và mới, khách
hàng mới sẽ có tiềm năng kém hơn khách hàng cũ, do đó
tổng doanh thu có thể tăng lên nhưng doanh thu trung bình
mỗi khách hàng sẽ giảm xuống. 27
Công ty A dự kiến thời gian trung bình của một lần gặp gỡ
khách hàng là 45 phút (bao gồm cả thời gian di chuyển và
chuẩn bị). Mỗi năm người bán được hưởng 5 tuần nghỉ lễ và
phép, 2 tuần đào tạo và 1 tuần dành cho trưng bày quảng cáo, 3
tuần nghỉ vì các lý do bất khả kháng. Mỗi tuần làm việc 5 ngày
trong đó dành 1 ngày cho hội họp tổ bán hàng (sáng thứ 2 và
chiều thứ 6). Biết rằng một năm có 52 tuần.
Thời gian làm việc mỗi ngày là 8h trong đó 1h dành cho các
công việc khác.
Trong khi đó công ty cần viếng thăm các khách hàng như sau:
Khách hàng nhóm A: 393 (số lần gặp gỡ: 6), Khách hàng nhóm
B: 706 (số lần gặp gỡ: 4), C: 2530 (số lần gặp gỡ: 3), D: 3230 (số
lần gặp gỡ: 2), E: 6873 (số lần gặp gỡ: 1).
Yêu cầu: Xác định số lượng nhân viên bán hàng cần thiết?
Đã làm trước khi nghỉ tết
28
 CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG 3

1/ Các phương pháp xác định qui mô LLBH

2/ Các kiểu cấu trúc LLB?
3/ Trình bày ưu, nhược điểm và điều kiện áp dụng kiểu
cấu trúc LLB theo địa lý/theo sản phẩm (mặt hàng)

29