Ứng Dụng Chính

Phần B

Bài 3: Thành Phần Chung

Bài học Chủ đề
15 Bắt Đầu Chương Trình

© IIG Vietnam
 Bài 15: Bắt Đầu Chương Trình
• Mở chương trình ứng dụng
• Nhận biết các thành phần trên màn hình
• Sử dụng Dải băng (Ribbon)
• Sử dụng thanh tác vụ truy cập nhanh
• Sử dụng chức năng trợ giúp trực tuyến
• Thay đổi tùy chọn chương trình
• Nhận biết các vấn đề chung liên quan đến tập tin

© IIG Vietnam
 Các thành phần chia sẻ chung
• Nhận ra sự giống nhau giữa các chương trình có thể giảm
thời gian học cơ bản về một chương trình mới
• Các khái niệm và nguyên tắc cơ bản cũng giống như
chương trình ứng dụng cùng loại
– Điểm khác biệt cơ bản giữa chúng là các lệnh trong mỗi
chương trình
• Word, Excel, và PowerPoint là các chương trình được sử
dụng rộng rãi nhất trong bộ Office
– Học cách thực hiện các công việc cơ bản trong môi trường văn
phòng sử dụng ba chương trình này

© IIG Vietnam
 Mở Word/Excel/PowerPoint
• Để mở một trong ba chương trình này ta làm theo các
cách sau:
– Nhấp chuột vào Bắt đầu (Start), chọn Tất cả chương trình (All
Programs) và nhấp chuột vào Microsoft Office. Sau đó kích
Microsoft Word 2007, Microsoft Excel 2007, hoặc Microsoft
PowerPoint 2007
– nếu bất khì chương trình nào đã được tạo biểu tượng trên màn
hình máy tính (desktop) hoặc trên thanh tác vụ (taskbar), chương
trình đấy có thể khởi động bằng cách nhấp chuột hai lần vào biển
tượng trên màn hình máy tính hoặc nhấp chuột một lần vào biểu
tượng trên thanh tác vụ

© IIG Vietnam
 Thoát khỏi Word/Excel/PowerPoint
• Khi dừng sử dụng chương trình, cần thoát đúng cách
– Ngăn cản xung đột có thể xảy ra giữa các tập tin và giải phóng bộ
nhớ cho chương trình khác
• Thoát khỏi chương trình bằng cách:
– nhấp chuột vào Tệp (File), sau đó chọn Thoát (Exit), hoặc
– nhấp chuột vào nút (Close) nằm trên cùng bên phải của thanh
tiêu đề chương trình, hoặc
– nhấn tổ hợp phím +
• Nếu thay đổi được thực hiện nhưng chưa được lưu,
chương trình sẽ hỏi để xác nhận việc lưu lại tài liệu
hay không

© IIG Vietnam
 Microsoft Office Word 2007
1 2 3

5
7
8
6

10

11 12
14 15

13
1 Nút Office 4 Trợ giúp 7 Thanh phân chia ngang 10 Cửa sổ tài liệu 13 Thanh trượt phóng to
2 Thanh truy cập nhanh 5 Nhãn Ribbon 8 Hiện thước kẻ 11 Thanh trạng thái 14 Lựa chọn đối tượng
3 Dải băng Ribbon 6 Nhóm 9 Điểm chèn văn bản 12 Các nút hiển thị 15 Trang trước / sau
© IIG Vietnam
 Microsoft Office Excel 2007

1 2 3

5
4

6 7

1 Hộp tên 3 Thanh công thức 5 Tên cột 7 Nhãn Tab

2 Chèn hàm 4 Tên hàng 6 Các nút cuộn Tab 8 Cửa sổ tài liệu

© IIG Vietnam
 Microsoft Office PowerPoint 2007

2
4

3
5

1 Nhãn Slide 3 Thanh phân chia 5 Trang trình chiếu 7 Cửa sổ tài liệu
2 Nhãn phát thảo 4 Placeholder 6 Nơi ghi chú

© IIG Vietnam
 Các thành phần chung
Nút Office Nhấp vào để hiển thị thực đơn các lệnh quản
(Office Button) lý tập tin.
Thanh truy cập nhanh Truy cập các lệnh sử dụng thường xuyên.
(Quick Access Toolbar)
Thanh tiêu đề (Title Bar) Hiển thị tên tập tin hay chương trình đang hoạt
động.
Dải băng (Ribbon) Sử dụng các nhãn trên dải băng để truy cập
các lệnh.
Trợ giúp (Microsoft Sử dụng trợ giúp.
Office Help)
Thanh trạng thái (Status Hiển thị thông tin chung về tài liệu.
Bar)
Các nút hiển thị Thay đổi giữa các chế độ hiển thị tài liệu khác
(View Buttons) nhau trên màn hình.
Thanh trượt phóng to Phóng to hoặc thu nhỏ tài liệu trên màn hình.
(Zoom Slider)
© IIG Vietnam
 Các thành phần riêng cho Word
Thanh phân chia ngang Kéo để chia màn hình ra làm hai để hiển thị
(Horizontal Split Bar) hai phần khác nhau của cùng một văn bản.

Hiện thước kẻ Sử dụng để trợ giúp việc thiết lập hoặc hiệu
(View Ruler) chỉnh các điểm dừng (tabs), thụt đầu dòng
(indents), và khoảng cách lề (margins).
Điểm chèn văn bản Hiển thị vị trí con trỏ trong văn bản.
(Insertion Point)
Trang trước / sau Di chuyển đến đầu trang trước / sau.
(Previous Page/
Next Page)
Lựa chọn đối tượng Chọn những gì bạn muốn Word tìm kiếm.
(Select Browse Object)

© IIG Vietnam
 Các thành phần riêng cho Excel
Hộp tên (Name Box) Xem địa chỉ ô hiện hành tại đây.

Chèn hàm Mở hộp thoại để trợ giúp chọn và chèn các

(Insert Function) hàm đã được xây dựng sẵn.

Thanh công thức Hiển thị nội dung của ô hiện hành.
(Formula Bar)
Tên cột (Column Các ký tự theo trình tự ở phía trên để xác
Headings) định các cột.
Tên hàng (Row Các số theo thứ tự ở phía bên trái để xác
Headings) định các hàng.
Các nút cuộn Tab (Tab Di chuyển giữa các nhãn worksheet hoặc
Scrolling Buttons) dùng để tạo worksheet mới.

Thanh phân chia doc và Chia cửa sổ worksheet thành hai hay
ngang (Horizontal and nhiều phần.
Vertical Split Bars)
© IIG Vietnam
 Các thành phần riêng cho PowerPoint
Nhãn Slide Tạo hình biểu tượng (Thumbnail) hoặc thu nhỏ
(Slides Tab) (miniature) các slide trong phần trình chiếu để hiển
thị nội dung nhanh chóng.
Nhãn phát thảo Hiển thị phần phát thảo của văn bản trên các slide
(Outline Tab) hoặc là phương thức nhập văn bản nhanh.

Placeholder Các hộp văn bản trên các slide để nhập nội nội
dung.

Thanh phân Kéo để tăng hoặc giảm kích thước của phần Outline
chia (Split Bar) /Slides.

Vùng ghi chú Gõ vào các ghi chú cho người trình bày sủ dụng và
(Notes Pane) không hiển thị ra cho khán giả thấy.

Vùng trình chiếu Nhập hoặc hiển thị nội dung trình chiếu.
(Slide Pane)
© IIG Vietnam
 Xem xét màn hình
• Có thể tùy chỉnh phần hiển thị trên màn hình
• Sử dụng chức năng giải thích tự động (ScreenTips) để
nhận dạng các thành phần của nút hoặc các nhãn (tab)
trên Dải băng (Ribbon) và màn hình
– Để hiển thị ScreenTip, đặt con trỏ chuột
lên mục cần giải thích

• Một số thành phần có thể thiết lập ẩn hoặc hiện

– Có thể thiết lập các mục bằng cách nhấp chuột vào Nút Office
sau đó chọn tùy chọn ([Program] Options) của chương trình.

© IIG Vietnam
 Sử dụng Quick Access Toolbar
• Chứa các nút lệnh được sử dụng thường xuyên
• Có thể tùy biến để bổ sung các lệnh khác theo các cách sau:
– Ở bên phải của Quick Access toolbar, nhấp Customize Quick Access
Toolbar và nhấp nút lệnh trong danh sách hoặc chọn More Commands
– Nhấp Office Button, nhấp [Program] Options, và chọn Customize
– Nhấp chuột phải trên Ribbon, chọn Customize Quick Access Toolbar,
nhấp nút lệnh trong danh sách hoặc chọn More Commands
• Có thể di chuyển Quick Access toolbar xuống bên dưới Ribbon:
– Ở bên phải của Quick Access toolbar, nhấp Customize Quick Access
Toolbar và chọn Show Below the Ribbon
– Right-click Ribbon, click Show Quick Access Toolbar Below the Ribbon
– Nhấp chuột phải trên Ribbon, chọn Customize Quick Access Toolbar,
chọn Show Quick Access Toolbar below the Ribbon

© IIG Vietnam
 Sử dụng Ribbon

• Trợ giúp tìm các nút lệnh để hoàn thành công việc
• Các nút lệnh được nhóm lại một cách logic trên mỗi Tab
theo loại hoạt động
• Khi nhấn một nút lệnh, nút này chuyển sang màu khác
hoặc xuất hiện đường bao quanh nó
– Trong nhiều trường hợp, nút này sẽ tắt khi bạn bấm lại nó hoặc
nhấn một một nút khác
• Khi Ribbon hiển thị nhiều tùy chọn của một tính năng, tùy
chọn nào đang kích hoạt sẽ được bao quanh bởi một
đường viền
– Có thể xem trước tác dụng của nó bằng cách đưa con trỏ chuột
lên trên một tùy chọn bất kì
© IIG Vietnam
 Sử dụng Ribbon
• Nếu một nhóm hiển thị tính năng
với một thanh cuộn, người sử
dụng sẽ thấy nút More (nằm dưới
nút cuộn trong hình bên). Khi kích nút này, danh sách đầy
đủ các tùy chọn sẽ hiện ra.
– Di chuyển con trỏ qua các tùy chọn này để xem thử trước
các hiệu ứng
– Có thể tắt tùy chọn xem thử trước trong Program Options

© IIG Vietnam
 Sử dụng Ribbon
• Nhấp vào Dialog box launcher để hiển thị hộp thoại hoặc cửa sổ có
liên quan đến các khác của tính năng
Hộp thoại (Dialog Box) Cửa sổ (Window/Task Pane)
– Thường chứa các lựa chọn lớn – Thường chứa các tùy chọn
của các tùy chọn chuyên biệt của tính năng

© IIG Vietnam
 Hiện hoặc ẩn Ribbon
• Có thể ẩn hoặc tạm thời thu nhỏ Ribbon để tạo nhiều
không gian hơn cho văn bản, bảng tính, hoặc trang
trình chiếu
• Thu nhỏ Ribbon bằng các cách sau:
– Nhấn đúp chuột lên Tab
– Nhấp chuột phải trên Ribbon, chọn Minimize the Ribbon
– Nhấp Customize Quick Access Toolbar, chọn Minimize the
Ribbon
• Để hiển thị lại Ribbon, lập lại một trong những thao tác
nêu trên

© IIG Vietnam
 Sử dụng trợ giúp
• Sổ tay hướng dẫn sử dụng đi kèm với phần mềm thường
cung cấp cùng loại thông tin trong chức năng trợ giúp của
chương trình
• Chức năng trợ giúp rất rộng và bao gồm các liên kết trực
tuyến để bạn có thể gửi các câu hỏi hoặc gợi ý cho các
chức năng mới hoặc cải thiện tính năng
– Có thể thiết lập để tìm kiếm trang web của Microsoft Office,để luôn
có quyền truy cập đến thông tin hỗ trợ và trợ giúp mới nhất
• Các trang web trực tuyến thường cung cấp các lời khuyên
và thông tin hỗ trợ kỹ thuật mà bạn không thể tìm thấy trên
trang web của nhà cung cấp phần mềm
• Các đồng nghiệp hoặc bạn bè thành thạo với các chương
trình có thể giúp ích trong việc cung cấp kỹ năng cụ thể để
thực hiện một nhiệm vụ hoặc sử dụng một tính năng
© IIG Vietnam
 Sử dụng trợ giúp
• Bộ phận trợ giúp hoặc người được chỉ định để cung cấp
hỗ trợ kỹ thuật có thể trả lời các câu hỏi và cung cấp hỗ
trợ với các tính năng cụ thể cho tổ chức hoặc máy chủ
• Liên hệ với nhân viên hỗ trợ trực tuyến của các nhà cung
cấp chương trình ứng dụng
– Truy nhập đến trang web của nhà cung cấp và sau đó nhấp chuột
vào đường dẫn của tùy chọn hỗ trợ
• Sách được phát triển bởi các nhà xuất bản của bên thứ ba
có sẵn tại cửa hàng bán lẻ
• Các khóa học tổ chức theo hình thức trực tuyến cũng như
lớp học cụ thể

© IIG Vietnam
 Sử dụng trợ giúp trong một chương trình
Microsoft Office
• Để truy cập chế độ 1

Trợ giúp trong Office, 2

sử dụng một trong các

phương pháp sau đây:
– Nhấp (Microsoft Office
Word Help)
– Nhấn phím 3

4 5

1 Thanh trợ giúp 4 Phạm vi tìm kiếm hiện hành

2 Tùy chọn tìm kiếm 5 Tùy chọn hoặc
trạng thái kết nối
3 Chủ đề trợ giúp

© IIG Vietnam
 Truy cập trợ giúp trực tuyến
Thanh Trợ Giúp Tương tự như các công cụ điều hướng có sẵn
(Help Toolbar) của một trình duyệt Web, các nút này sẽ giúp
bạn di chuyển từ trang trợ giúp này đến trang trợ
giúp khác.
Tùy Chọn Tìm Kiếm Tìm kiếm cho một chủ đề chuyên biệt, hoặc
(Search Options) nhấp vào mũi tên trên Current Search Scope
để thay đổi tùy chọn tìm kiếm.
Chủ Đề Trợ Giúp Nhấp vào mục trong danh sách để liên kết đến
(Help Topics) các trang trợ giúp về các tính năng này.
Phạm Vi Tìm Kiếm Hiển thị phạm vi mà Word tìm kiếm trợ giúp
Hiện Hành (Current trong các lĩnh vực chung hoặc cụ thể.
Search Scope)
Tùy Chọn hoặc Thay đổi chế độ trợ giúp.
Trạng Thái Kết Nối
(Connection Status
or Options)
© IIG Vietnam
 Sử dụng Help Toolbar

Lùi lại (Back) Di chuyển về trang đã xem trước đó

Tiến tới (Forward) Di chuyển tới trang đã xem trước đó

Dừng lại (Stop) Dừng tải về hoặc tìm kiếm trang Trợ giúp này.

Làm tươi (Refresh) Làm mới nội dung của trang trợ giúp này.

Trang chủ (Home) Di chuyển đến trang chủ hay trang chính của Trợ
giúp Word
In (Print) In nội dung của trang trợ giúp này.

Thay đổi kích thước chữ Tăng hoặc giảm kích thước chữ của văn bản đang
(Change Font Size) hiển thị.
Hiển thị bảng mục lục Hiển thị một bảng mục lục trong một cửa sổ riêng
(Show Table of Contents) biệt để giúp bạn duyệt qua các chủ đề khác nhau.

Tắt / Giữ Chế độ hiển thị Giữ cửa sổ trợ giúp nằm trên/ dưới cửa sổ Office.
trên cửa sổ Office (Not (Nút này chuyển đổi giữa hai tùy chọn này)
On Top/Keep On Top)
© IIG Vietnam
 Sử dụng mục lục (Table of Contents)
• Để hiển thị một danh sách các nội dung, nhấp biểu tượng
trên Help toolbar
• Cuộn danh sách trong cửa sổ
– nghĩa là bạn có thể xem thêm nhiều thông tin
– nghĩa là tất cả các chủ đề con đã được hiển thị
• Nhấp mục có biểu tượng để hiển thị
các trang trợ giúp tương ứng
– Nếu một mục được in đậm và gạch chân, trang
trợ giúp tương ứng của mục này đã được hiển thị
• Sử dụng tùy chọn tìm kiếm
– Để tìm kiếm một đề mục cụ thể, sử dụng chức năng Tìm kiếm
theo các từ khóa (Type words to search for)
– Có thể thay đổi hoặc thu hẹp phạm vi tìm kiếm
© IIG Vietnam
 Thay đổi các tùy chọn chương trình
• Có thể tùy chỉnh mỗi chương trình để đáp ứng các yêu cầu
cụ thể
• Một số các tùy chọn được chia sẻ giữa các chương trình Office
• Để thay đổi hoặc xem các tùy chọn của chương trình, nhấp vào
Office Button và sau đó nhấp vào nút Tùy chọn ([Program]
Options)

© IIG Vietnam
 Làm việc với các tập tin
• Thiết lập hệ thống để quản lý các tập tin để bạn và những
người dùng chung tài liệu này có thể truy cập chúng một cách
dễ dàng
– Có thể lưu các tập tin theo các định dạng thông qua các tùy chọn Lưu
(Save)
– Có thể lưu các tập tin ở bất kỳ vị trí nào trên máy tính hoặc trên mạng
– Có thể mở các tập tin từ bất kỳ vị trí nào trên máy tính hoặc trên mạng
– Có thể sử dụng danh sách chứa các vị trí ở bên trái của hộp thoại Lưu
(Save) hoặc Mở (Open) để truy cập nhanh vào một thư mục, hoặc một
danh sách các tập tin truy cập gần đây
– Có thể mở nhiều tập tin cùng lúc
– Có thể xem các tập tin ở các độ phóng đại khác nhau hoặc ở các góc nhìn
khác nhau
– Có thể sử dụng một loạt các tập tin hoặc các mẫu thiết kế sẵn để tạo tài
liệu mới
• Các công cụ chỉnh sửa và định dạng tương tự nhau giữa các
ứng dụng
– Có thể sử dụng các công cụ tương tự để chỉnh sửa và định dạng văn bản
© IIG Vietnam
 Xác định các vấn đề của tập tin
• Tập tin có thể bị hỏng do có vấn đề với thiết bị lưu trữ khi
lưu tập tin hoặc cũng có thể các tập tin bị hỏng trong quá
trình lưu
• Lỗi tương thích có thể xảy ra bởi vì tập tin được lưu trong
một phiên bản mới hơn, hoặc nó đã được lưu ở một nền
tảng khác
• Nếu không thể tìm thấy một tập tin khi sử dụng chức năng
tìm kiếm, có thể tập tin đã bị xóa hoặc di chuyển đến một
thiết bị lưu trữ mà bạn không truy cập đến, tập tin đã bị đổi
tên hoặc không được lưu lại hoàn toàn
• Cannot tell which file you want from file name
• Cần có mật khẩu để mở hoặc hiệu chỉnh tập tin
• Không thể tìm thấy một tập tin tại nơi lưu hoặc mở gần nhất
© IIG Vietnam
 Xác định các vấn đề của tập tin
• Tập tin được thiết lập chỉ đọc hoặc người khác đang sử
dụng có thể phát sinh trên mạng hoặc đối với các tập tin
dùng chung
• Windows xác định không có
chương trình tương ứng để mở
loại tập tin này

• Đổi tên tập tin mà không có kiểu tập tin hoặc đổi kiểu tập
tin có thể là nguyên nhân của các vấn đề khi mở tập tin
• Chương trình ngừng đáp ứng
– Có thể cần cập nhật phần mềm
– AutoRecover có thể khôi phục lại nội dung tập tin ở lần chạy
chương trình kế tiếp
© IIG Vietnam