Professional Documents
Culture Documents
Pengurusan Fail Kokurikulum Ppki
Pengurusan Fail Kokurikulum Ppki
PENGURUSAN FAIL
PROGRAM PENDIDIKAN
KHAS INTEGRASI
(PPKI)
Disediakan Oleh
Ropizalhazri Bin Ismail
TUJUAN PENGURUSAN FAIL
Menentukan sistem pengurusan
fail yang bersistematik untuk
tujuan tindakan atau rujukan.
Menjelaskan proses pembukaan,
pergerakan dan penyimpanan fail.
Mendapat kefahaman dalam
tugas-tugas mengendalikan fail
dan pengurusan PPKI.
PENGKELASAN FAIL
Fail Rasmi
- tanggungjawab Ketua
Pembantu Tadbir, Pembantu Tadbir
dan Pembantu Am Pejabat.
Fail Kerja
- tanggungjawab Guru Penolong
Kanan (GPK) Pendidikan Khas/
Penyelaras dan Guru Pendidikan
Khas.
JENIS FAIL
Fail Rasmi Fail Kerja
FAIL RASMI
Kulit Fail
Pekeliling Perkhidmatan
Bilangan 5 Tahun 2007
menyebut menggunakan kulit
fail (Am 435 – Pin 1/80) yang
ditetapkan mengikut piawaian
Jabatan Arkib Negara.
FAIL RASMI (sambungan)
Pengkodan
- SMKKS/04/11/003 ( )
- JPNP/09/02/02 ( )
- JPN.SPSPK 02.700-1/3 ( )
- CEA4089.700-1/3 ( )
FAIL RASMI (sambungan)
Pengkodan
- CEA4089.700 – 04 / 03 ( )
Sekolah
Kod Arkib Negara
Pendidikan Khas
Kurikulum
Bilangan
FAIL RASMI (sambungan)
8
FAIL RASMI (sambungan)
Pengkodan dan Pendaftaran
- Teliti kandungan surat / dokumen dan pastikan fail-fail
berkenaan telah sedia ada ataupun memerlukan fail baru dibuka
dan direkodkan dalam Buku Daftar Fail Baru dan Tutup.
CEA4089….-O4
Pendidikan Khas
Kertas Minit
Surat Keluar
Masuk
- Masukkan Kertas Minit berserta surat / dokumen yang berkenaan
di dalam fail yang telah dibuka.
- Minit kandungan surat dimasukkan dan difailkan di sebelah kiri.
- Surat, dokumen atau salinan surat / dokumen di sebelah kanan fail.
FAIL RASMI (sambungan)
Kertas Minit
- penting bagi mencatat segala
dokumen keluar masuk.
- Minit
kandungan surat
yang diterima/
masuk ditulis
menggunakan pen
warna
dan merah
surat keluar menggunakan
pen berwarna biru / hitam.
FAIL RASMI (sambungan)
Surat Masuk dan Keluar
- Surat yang
diterima / masuk
dicop menggunakan
warna merah.
- Surat yang
dihantar / keluar
dicop menggunakan
warna biru / hitam.
FAIL RASMI (sambungan)
Simpanan Fail
- menyebut perlu
disimpan di Bilik Rekod
dengan menggunakan
rak yang sesuai dan
dilabelkan bagi
memudahkan
pengesanan fail.
- Fail hendaklah disimpan dalam
kabinet berkunci yang berpalang, rak
bergerak yang berkunci atau bilik kebal
sesuai dengan Arahan Keselamatan.
FAIL RASMI (sambungan)
Menutup Fail
- apabila jumlah
bilangan surat /
dokumen mencecah
bilangan 100 atau
setebal 2 inci/4 cm.
- Fail hendaklah ditulis
Tutup Pada XX/X/2010
Rujuk Jilid XX
- Fail baru hendaklah di tulis Jld. XX
Contoh : CEA4089.700-04/03 Jld. 2
FAIL RASMI (sambungan)
Fail Perlu Hidup
- ada catatan keluar masuk
surat / dokumen.
- Contoh :
DOKUMEN STATUS
BIL
a. Surat mohon tubuh Pengakap PPKI Keluar 1
b. Surat kelulusan tubuh oleh Pengetua/GB Masuk 2
c. Surat pelantikan Guru Penasihat Pengakap Masuk 3
d. Surat panggilan kursus Pengakap dari JPN Masuk 4
e. Surat maklum hadir kursus dari sekolah Keluar 5
f. Surat mohon kelulusan buat program sekolah Keluar
6
g. Surat kelulusan program dari Pengetua Masuk
7
FAIL KERJA
Kulit Fail
- bebas.
Simpanan Fail
- dalam Bilik PPKI
Pengkelasan Fail
Pengurusan dan Pentadbiran PPKI
10.1 Saringan 1
10 LINUS
10.2 Domain LINUS
5 Biasiswa / EMK
Borang Kebenaran / Kawalan
5.2
Pengeluaran Wang
FAIL KERJA (sambungan)
4. Kokurikulum
NO
BIL FAIL DAN REKOD ITEM
ITEM
Carta Organisasi / Jawatankuasa
1.1
Pengurusan Kokurikulum
1.2 Senarai Nama Murid Mengikut Unit
Induk Pengurusan
1 1.3 Takwim / Perancangan Kokurikulum
Kokurikulum
1.4 Laporan Pencapaian / Pengiktirafan
1.5 Lampiran Surat/Dokumen Berkaitan
2.1 Senarai Nama Murid
2.2 Carta Organisasi / Jawatankuasa Murid
2.3 Senarai Kehadiran Aktiviti
Pasukan Badan
2 2.4 Perlembagaan
Beruniform
2.5 Pelaporan Aktiviti
2.6 Perancangan Kokurikulum/Takwim
2.7 Lampiran Surat/Dokumen Berkaitan
FAIL KERJA (sambungan)
4. Kokurikulum
NO
BIL FAIL DAN REKOD ITEM
ITEM
3.1 Senarai Nama Murid
3.2 Carta Organisasi / Jawatankuasa Murid
3.3 Senarai Kehadiran Aktiviti
3 Kelab dan Persatuan 3.4 Perlembagaan
3.5 Pelaporan Aktiviti
3.6 Perancangan Kokurikulum/Takwim
3.7 Lampiran Surat/Dokumen Berkaitan
4.1 Senarai Nama Murid
4.2 Carta Organisasi / Jawatankuasa Murid
4.3 Senarai Kehadiran Aktiviti
Sukan dan
4 4.4 Perlembagaan
Permainan / 1M1S
4.5 Pelaporan Aktiviti
4.6 Perancangan Kokurikulum/Takwim
4.7 Lampiran Surat/Dokumen Berkaitan
Soal Jawab
TERIMA KASIH