SURAT RASMI

DALAM BIDANG
KEPEGUAMAN
 Ungkapan Berunsur Undang-undang
Jenis Ungkapan Contoh

Ungkapan Makluman - Seyogia dimaklumkan bahawa berdasarkan syarat-syarat dalam

perjanjian ini ... .
- Ingin kami tambah di sini … .
- Elok kami nyatakan di sini terlebih dahulu … .

Ungkapan Cadangan -Untuk kebaikan kedua-dua pihak, kami ingin mencadangkan suatu
kompromi (tolak ansur), iaitu … .
- Sebelum tindakan lebih berat diambil, kami cadangkan … .

Ungkapan Nasihat - Bagi mengelakkan perkara ini daripada menjejaskan

maruah/reputasi/kedudukan/status tuan, ingin saya menasihatkan tuan
supaya … .
- Ingin kami menasihatkan/mengingatkan pihak tuan bahawa … .
 Jenis Ungkapan
Ungkapan Memberikan Pilihan
Ungkapan Amaran
Ungkapan Kata Dua
Contoh
- Tuan mempunyai beberapa pilihan, iaitu … .
- Pilihan lain yang terbuka kepada tuan ialah … .
- Sekiranya tawaran ini tidak bersesuaian … .
- Jika tuan tidak bersetuju, tuan boleh … .
- Oleh sebab pihak kami tidak menerima sebarang jawapan daripada
pihak tuan, kami tiada pilihan lain selain … .
- Tindakan melengah-lengahkan masa bagi menyelesaikan perkara ini
memberikan gambaran seolah-olah tuan mengambil ringan perkara ini.
Oleh itu, kami memberikan amaran terakhir kepada tuan sebelum … .
- Kami memberikan masa hingga … untuk pihak tuan menyelesaikan
masalah ini. Jika tiada sebarang usaha, kami akan mengambil tindakan
undang-undang terhadap tuan.
- Jika kami tidak menerima jawapan balas daripada tuan dalam tempoh
… tindakan undang-undang akan diambil …
 Jenis Ungkapan Contoh

Ungkapan Mengabaikan - Sila abaikan surat ini jika tuan telah menjelaskan/ membayar …
jumlah yang dituntut.
- Anggaplah perkara ini telah selesai sekiranya tuan telah mengambil
langkah-langkah sewajarnya seperti yang dikehendaki.

Ungkapan Penafian - Setelah mengkaji perkara ini dengan teliti, kami dapati bahawa pihak
tuan … sebaliknya … .
- Anak guam kami menolak dakwaan … .
-Pihak anak guam kami menafikan bertanggungjawab … .
 Contoh Surat Rasmi Undang-undang

◦ Pada amnya, firma guaman bertindak mewakili klien/anak guamnya bagi melaksanakan
sesuatu urusan yang melibatkan kepentingan mereka dari segi undang-undang.
◦ Oleh itu, ada ketikanya sesebuah firma guaman perlu mengirim surat rasmi mewakili kliennya
kepada jabatan kerajaan (termasuk mahkamah), pihak yang menjejaskan kepentingan klien
berkenaan atau bakal klien yang memerlukan nasihat dan perkhidmatannya, atau bagi
memohon bayaran khidmat guaman.
 Sistem Sapaan : Panggilan Hormat

◦ Kata sapaan memainkan peranan khas dalam surat rasmi.

◦ Bagi orang biasa memadai dengan kata sapaan tuan / puan.
◦ Jika penerima itu orang yang mempunyai gelaran, perlulah menggunakan kata panggilan yang
sesuai dengan gelarannya.
◦ Hal ini demikian, untuk menunjukkan rasa hormat terhadap pangkat dan kedudukan yang
dimiliki individu tersebut, di samping memperlihatkan sopan santun dalam komunikasi secara
rasmi.
Sultan-sultan / Raja / Yang Dipertuan Besar
Gelaran Turun-temurun / Warisan Yang Dipertua Negeri / Duta
Wakil Rakyat & Pegawai Kerajaan
Pegawai Kerajaan Gelaran Kurniaan /
Anugerah
Gelaran Akademik dan Individu Lain
 Title Lorem Ipsum

LOREM IPSUM DOLOR SIT AMET, NUNC VIVERRA IMPERDIET PELLENTESQUE HABITANT
CONSECTETUER ADIPISCING ENIM. FUSCE EST. VIVAMUS A MORBI TRISTIQUE SENECTUS ET
ELIT. TELLUS. NETUS.