др Јасмина Живковић, архивски саветник,

Историјски архив Пожаревац

Електронска архива -
обавезе, законски рокови
чувања документације

Београд
07. 02. 2024.
 Нормативни оквир - прописи

• Закон о електронском документу, електронској идентификацији и услугама од поверења у електронском пословању, Сл.
гласник РС, бр. 94/2017, 52 /2021, са подзаконским прописима
• Закон о архивској грађи и архивској делатности, Сл. гласник РС, бр. 6/2020, са подзаконским прописима
• Закон о електронској управи, Сл. гласник РС, бр. 27/2018, са подзаконским прописима
• Правилник о ближим условима за обезбеђење одговарајућег простора и опреме за смештај и заштиту архивске грађе и
документарног материјала код ствараоца и имаоца архивске грађе и документарног материјала, Сл. гл. РС, бр. 111/2021.
• Уредба о јединственим техничко-технолошким захтевима и процедурама за чување и заштиту архивске грађе и
документарног материјала у електронском облику, Сл. гласник РС, бр. 107/2021, 94/2022, 116/2023.
• Уредба о условима за припрему документа за поуздано електронско чување и форматима документа који су погодни за
дуготрајно чување, Сл. гл. РС, бр. 86/2018.
• Уредба о канцеларијском пословању органа државне управе, Сл. гл. РС, бр. 21/2020, 32/2021, 14/2023.
• Упутство о канцеларијском пословању органа државне управе, Сл. гл. РС, бр.20/2022.
• Уредба о класификацији документарног материјала са роковима чувања, Сл. гл. РС, бр. 14/2023, са каталогом поступака и
шифарником (у процедури)
• Уредба о одржавању и унапређењу Државног центра за управљање и чување података, Сл. гл. РС, бр. 18/2022.
 Електронски документ
• Електронски документ – скуп података састављен од слова, бројева, симбола, графичких, звучних и
видео материјала у електронском облик, који настаје применом једне од доступних и употребљивих
информационо - комуникационих технологија, ако законом другачије није предвиђено
• Када представља архивску грађу – у форми која задовољава услове за поуздану припрему за
електронско чување, који су прописани законом
• Оригинал: изворно настао у електронском облику, као и електронски документ који има дигитални
запис истоветан оригиналном електронском документу
• Оригинал електронског документа само је један – сва друга умножавања тог електронског
документа су његове копије
• Пуноважност, доказна снага или писана форма електронског документа се не могу оспорити
само због његовог електронског облика
• Електронски печат, печатилац као правно лице и физичко лице коме је поверено вршење јавних
овлашћења, односно које у вршењу својих делатности има право на коришћење печата…..
• Електронски потпис, напредни електронски потпис, квалификовани електронски потпис,
квалификовани сертификат за електронски потпис
• Услуга од поверења: електронска услуга која олакшава пословну активност између две или више
страна при чему се заснива на томе да пружалац услуге странама гарантује веродостојност појединих
података
• Квалификована услуга од поверења - Министарство води регистар пружалаца квалификовани услуга
 Електронска архивска грађа и документарни материјал
• Документ је запис било које врсте, облика и технике израде, који садржајем, контекстом и
структуром пружа доказ о активности коју правно или физичко лице предузима, обавља или
закључује током своје делатности или личне активности
• Документарни материјал: поднесак, акт, прилог, фотографски и фонографски снимак,
микрофилмовани и на други начин сачињени записи и документа, електронска пошта упућена
електронском поштом органу електронским путем или налог електронске поште писара или
обрађивача предмета (поднесак, прилог, акт, предмет) – Уредба о канцеларијском пословању…
• Основна својства документа су аутентичност, веродостојност, целовитост и употребљивост +
трајни значај за културу, уметност, науку, просвету и друге друштвене области = архивски
документ/чини архивску грађу као културно добро
• Архивска грађа и документарни материјал у електронском облику – изворно настали у
електронском облику
• Дигитализација је преношење архивске грађе из облика који није електронски у електронски облик

• Дигитализација документа у папирном облику – у папирном или дигитализованом облику чува се

према роковима односно уништава се у складу са законом
• Архивска грађа као културо добро се трајно чува у облику у којем је настала и не сме се оштетити
или уништити без обзира а на то да ли је микрофилмована или дигитализована
 Електронско чување докумената –е архив
(Закон о архивској грађи…..)

Обавезе правних лица/ствараоца и имаоца:

• Савесно чува у сређеном и безбедном стању архивску грађу и документарни
материјал у којем су настали
• Осигура трајно чување архивске грађе у електронском облику, њено одржавање,
мигрирање, односно пребацивање на нове носаче у прописаним форматима до
њене предаје надлежном јавном архиву
• Чува архивску грађу као целину – архивски фонд
• Користи информациони систем који гарантује заштиту, аутентичност,
веродостојност, целовитост и употребљивост електронских докумената
• Припрема архивску грађу и документарни материјал за поуздано електронско
чување и исто врши у складу са прописима којима се уређује поуздано
електронско чување и у складу са прописима донетим на основу овог закона
• Поступа у складу са јединственим техничко-технолошким захтевима и
процедурама за чување и заштиту архивске грађе и документарног материјала у
 Правилник о ближим условима за обезбеђење одговарајућег
простора и опреме за смештај……(архивски пропис)

О електронској архивској грађи каже:

• Ствараоци и имаоци архивске грађе и документарног материјала
у електронском облику осигуравају трајно чување архивске грађе
у електронском облику у складу са законом, њено одржавање,
мигрирање, односно пребацивање на нове носаче у прописаним
форматима до предаје архивске грађе у електронском облику
надлежном јавном архиву – веза Закон о електронском
документу....односно Уредба о припреми документа за поуздано....
• Све друге обавезе по Правилнику примењиве су и на смештај и
чување архивске грађе и документарног материјала у
електронском облику
 Електронско чување докумената, еАрхив
(Закон о е документу..)

• Електронско чување докумената која су изворно настали у електронском

облику који је погодан за чување у складу са технолошким захтевима;
• Припрема за електронско чување докумената значи и конверзију докумената у
другачији електронски облик погодан за чување као и дигитализацију
докумената која су изворно настала у облику који није електронски у облик
погодан за чување.
• Припремљен документ може садржати и додатне податке који описују документ
или су изведени из документа.
• Поуздано електронско чување докумената који у изворном облику садрже
квалификовани електронски потпис односно печат, као потврду интегритета и
порекла тих докумената, врши се тако да се током чувања користе поступци и
технолошка решења којима се обезбеђује могућност доказивања валидности
квалификованог електронског потписа односно печата током целог периода
 Електронско чување докумената, еАрхив

• Услуга квалификованог електронског чувања докумената је квалификована услуга од

поверења путем које се пружа поуздано електронско чување докумената и за чије вршење
су потребни претходни услови предвиђени законом.
• Регистар пружалаца квалификованих услуга од поверења представља скуп
података/евиденцију о пружаоцима квалификованих услуга од поверења и о
квалификованим услугама од поверења који води надлежно министарство.
• Пружалац услуге квалификованог електронског чувања документа може се определити
да услугу квалификованог електронског чувања докумената ограничи само на чување
докумената који у изворном облику садрже квалификовани електронски потпис односно
печат.
• За документ који се чува у оквиру услуге квалификованог електронског чувања
докумената важи правна претпоставка верности изворном документу, о чему
пружалац услуге квалификованог електронског чувања документа издаје потврду.
• Ако се документ чува у оквиру услуге квалификованог електронског чувања докумената
тако да период чувања предвиђен том услугом обухвата прописани период чувања датог
документа, изворни документ може бити уништен, осим ако није другачије прописано -
ОПРЕЗ
 Електронско чување докумената, еАрхив
Припрема документа за поуздано електронско чување мора:
• да обезбеди да сви битни елементи садржаја изворног документа буду верно пренети у
документ припремљен за електронско чување, узимајући у обзир природу и сврху
документа, тј. очуван је интегритет садржаја документа;
• да обезбеди да је очувана употребљивост садржаја изворног документа;
• да обезбеди да су укључени сви елементи садржаја изворног документа који су од значаја
за аутентичност;
• да обезбеди потврду верности изворног документа и тачност додатно укључених података
квалификованим електронским печатом или потписом са придруженим временским
жигом;
• да обезбеди спровођење контроле тачности и квалитета конверзије као и отклањање
грешака насталих у поступку конверзије;
• да обезбеди да се допуне садржаја, унете забележбе и подаци о предузетим радњама
чувају одвојено од изворних докумената;
• да обезбеди да се о предузетим радњама у поступку припреме за електронско чување
води уредна евиденција.
Ако је прописани рок за чување документа дужи од пет година, документ
припремљен за чување треба да буде у формату који је погодан за дугорочно чување.
• Влада уређује ближе услове које мора да испуњава поуздана припрема документа за
електронско чување и формате документа који су погодни за дуготрајно чување..
 Електронско чување докумената, еАрхив
• Интерна правила код ствараоца за припрему документа за поуздано електронско чување – низ
неопходних поступака у припреми документа.
• Праћење примене интерних правила и њихове измене.
• Све техничко-технолошке компоненте које руковалац припреме користи у току припреме документа
за електронско чување део су информационог система руковаоца припреме на који се примењују
мере које обезбеђују висок ниво заштите документа који се припрема, који су резултат припреме и
припадајућих података од губитака, нарушавања интегритета, неовлашћеног приступања, мењања и
допуњавања, а сагласно стандарду ISO/IEC 27001 „Information security managementˮ.
• Утврђивање облика и начина креирања изворног документа, од чега зависи и припрема документа
за поуздано електронско чување: облик који није електронски, изворни електронски облик који
није погодан за чување, електронски облик који је погодан за чување.
• Када се поуздана припрема за електронско чување врши у оквиру услуге квалификованог
електронског чувања документа, тада документ припремљен за електронско чување мора бити
у формату који је погодан за дуготрајно електронско чување у складу са овом Уредбом.
• Потврда верности изворном документу и тачности метаподатака, начин придруживања
метаподатака документу, евиденција о предузетим радњама у поступку припреме за поуздано
електронско чување.
• Формат документа погодан за дуготрајно чување докумената који садржи текст и слике је
PDF/A у складу са стандардом ISO 19005 „Electronic document file format for long-term
preservation, само текста је UTF-8 у складу са стандардом ISO 10646 „Information technology –
Universal Coded Character Set (UCS)ˮ…..различити формати у зависности од врсте документа
 Уредба о јединственим техничко-технолошким захтевима и процедурама
за чување и заштиту архивске грађе и документарног материјала у
електронском облику

Примена од 1. јануара 2024. године

• Јединствени техничко-технолошки захтеви и процедуре које ствараоци и имаоци треба
да испуне при чувању и заштити архивске грађе и документарног материјала у
електронском облику.
• Ствараоци и имаоци, до предаје архивске грађе надлежном архиву, осигурају њено поуздано
електронско чување у складу са прописом којим се уређују услови за припрему документа за
поуздано електронско чување и форматима документа који су погодни за дуготрајно чување
• Поуздано електронско чување архивске грађе у електронском облику који су ствараоци
предали државном органу и организацији, органу територијалне аутономије и јединици
локалне самоуправе, установи, јавном предузећу и имаoцу јавних овлашћења - органи,
осигурава се преко тог органа као имаоца.
• Све техничко-технолошке компоненте које стваралац користи у току припреме
документарног материјала за електронско архивирање, део су софтверског решења на који
се примењују мере заштите морају бити у складу су са прописима – мере заштите
софтверског решења архивирања електронске документације
 Уредба о јединственим техничко-технолошким захтевима...
- софтверско решење за електронско архивирање, јавни сектор, стручни надзор

• Правни субјекти у јавном сектору, органи - (државни органи и

организације, органи територијалне аутономије и јединица
локалне самоуправе, установе и имаоци јавних овлашћења) врше
електронско архивирање у софтверском решењу еАрхив - који
треба да буде повезан са АРХИС-ом.
• Ови ствараоци су дужни да приступ документарном материјалу
који се трајно чува омогуће надлежном јавном архиву кроз
еАрхив .
• Стручни надзор у еАрхиву врши овлашћено лице на основу
ауторизованог приступа који обезбеђује администратор еАрхива .
 Уредба о јединственим техничко-технолошким захтевима
- електронско архивирање до предаје архиву

Обавеза правог лица/ствараоца-ималаоца архивске грађе:

• Донесе интерна правила по којима ће поступати у припреми документарног материјала за поуздано
електронско чување
• Примени мере заштите софтверског решења из члана 3. ове уредбе
• Припреми документарни материјал за електронско архивирање у складу са прописом којим се уређује
поуздано електронско чување и формати документа који су погодни за дуготрајно чување
• Класификује документарни материјал у складу са Листом категорија архивске грађе и документарног
материјала и одреди рок чувања
• Евидентира податке о ствараоцу у софтверском решењу: матични број (или јединствени матични број
грађана), нази, седиште, односно пребивалиште, организациона јединица, овлашћено лице
• софтверског решења за електронско архивирање и базу података о електронској архиви код ствараоца
 Уредба о јединственим техничко-технолошким захтевима
- електронско архивирање до предаје архиву

Обавеза правог лица/ствараоца-ималаоца:

• Одреди метаподатке о документарном материјалу, који су предвиђени Уредбом -
анотације за идентификацију електронског документа /сигнатуру
• Потврди верност изворном документарном материјалу и тачност мета података
квалификованим електронским потписом, односно печатом.
• Води евиденцију о предузетим радњама у поступку припреме за електронско чување и
електронско архивирање – уводи се додатна евиденција, поред већ предвиђених Законом о
архивској грађи....веза са Уредбом за припрему документа за поуздано електорнско чување...
• Чува документарни материјал у форматима погодним за дуготрајно чување – веза са
Законом о електронском документом...., Законом о архивској грађи.....Уредбом о
припреми докумената...
• Води Архивску књигу у електронском облику - да ли се води Архивска књига посебно за
електронску архивску грађу и документарни материјала - НЕ
 Уредба о јединственим техничко-технолошким захтевима
- електронско архивирање до предаје архиву
Обавеза правог лица/ствараоца-ималаоца:
• Приликом отпочињања поузданог електронског чувања и периодично, придружује
квалификовани временски жиг, односно врши надоградњу квалификованог електронског
потписа, односно печата на архивираном документарном материјалу у електронском облику
до предаје надлежном архиву у складу са прописом којим се уређује поуздано електронско
чување и формати докумената који су погодни за дуготрајно чување – континуирано се
стара о сигурности електорнског документа и електронског архивског документа
• Стваралац и ималац документарног материјала после извршеног одабирања документарног
материјала који се трајно чува издваја ради уништења документарни материјал коме је
истекао рок чувања
• Издвајање ради уништења обавља креирајући захтев у електронском облику са пописаним
документарним материјалом којем је истекао рок чувања, евидентираним у архивској
књизи, захтевом који доставља надлежном јавном архиву у еАрхив путем Портала еУправа.
• Стваралац и ималац документарног материјала који се трајно чува, по истеку рока од 30
година од дана настанка, предаје захтев у електронском облику путем Портала
еУправа надлежном јавном архиву у еАрхив.
 Уредба о канцеларијском пословању…
- евидентирање, чување, заштита

• Чување електронског документарног материјала: евидентирање у Писарници у

складу са законом, ознака рока чувања, периодично се може одштампати
евиденција предмета ради чувања
• Архивска књига у електронском облику/или физичком: основна евиденција о
целокупној архивској грађи и документарном материјалу насталом у раду
ствараоца, без обзира на облик – уписује се и изворна електронска архивска грађа,
у складу са Правилником о обрасцу архивске књиге (Сл. гл. РС, бр. 34/2022)
• Документарни материјал који се трајно чува – архивска грађа „ознака
трајно“ и чување у складу са законом, до предаје надлежном архиву или до
издвајања ради уништења
• Софтверско решење еАрхива– успоставља и технички одржава надлежни орган
и води се у Државном центру за управљање и чување података
• Надлежни орган – обезбеђује интегритет документарног материјала у
електронском архиву на сваких пет година напредним печатом којим придружује
квалификовани временски жиг (веза чл. 11, ст. 3 Закона о архивској грађи…)
 Архивирање
и чување предмета
(Упутство о
канцеларијском пословању....)

• После доделе статуса Архивиран, предмети се одлажу у

електронском архиву Писарнице.

• Документарни материјал у оквиру предмета се уписује у

Архивску књигу у електронском облику у Писарници по годинама
и класификационим ознакама и чува до истека текуће године.

• Након тога архивирани документарни материјал у електронском

облику се аутоматски уписује у софтверско решење еАрхива и
чува у складу са роковима прописаним у Листи категорија.
 Архивирање и чување предмета
(Упутство о канцеларијском пословању....)

• Евентуалне измене у Листи категорија – надлежни јавни архив добија

информације у Писарници о томе, која се одобрава по прегледу
/контроли архивисте тога архива.
• Архивска књига – по истом методу као и у класичном облику, не
закључује се на крају године, али се ажурира и преноси архивирани
документарни материјал коме није истекао рок чувања у е-Архив, након
чега се у Писарници креира Листа безвредног документарног
материјала коме је истекао рок чувања.
• Предато архиву – промена статуса који настаје предајом
документарног материјала који се трајно чува надлежном јавном архиву
• Дозвољено брисање: промена статуса електронског документарног
материјала коме је истекао рок чувања
 Уредба о канцеларијском
пословању …
- уништавање

• Обавезан упис у Архивску књигу пре покретања поступка за издвајање и уништење

електронског документарног материјала
• Издвајање безвредног документарног материјала ради уништења – креира се попис
у софтверском решењу еАрхива
• Издваја се и уништава само електронски документарни материјал, коме је по Листи
категорија рок истекао и који се налази у статусу „архивиран“
• Одобрење надлежног јавног архива - издваја се и „брише“ - уништава тако што мења
статус у „дозвољено брисање“
• Води се прописана евиденција о издвојеном и уништеном материјалу (назив органа,
година настанка документације, класификациона ознака, јединствена идентификациона
ознака, рок чувања, одобрење архива)
УНИШТАВАЊЕ - СИГУРНОСТ (???)
Изворни облик документарног материјала, који није електронски и за који није прописан
трајан рок чувања може се уништити и пре истека прописаног периода чувања, уколико се
 Рокови чувања – вредновање документарног материјала

• Вредновање документарног материјала – утврђивање рокова његовог чувања

• Архивска грађа - рок трајно означава део документарног материјала који је од
трајног значаја за културу, уметност, науку, просвету и друге друштвене области,
културно добро.
• Временски орочени рокови чувања документарног материјала – оперативни карактер
документације, према законским прописима и потребама, значају те документације
за пословање правног лица.
• Законски прописи у утврђивању рокова чувања: закони из појединих делатности
вреднују документарни материјал: законски прописи о привредним друштвима, о
рачуноводству и буџетском пословању, о безбедности и здрављу на раду, о радно-
правним односима, о јавним набавкма.
• Законски и подзаконски прописи из медицинске делатности, васпитно образовне
делатности.
• Јавни архив вреднује архивску грађу у оквиру документарног материјала.
 Листе категорија архивске грађе и документарног материјала –
утврђивање рокова чувања

• Листа категорија архивске грађе и документарног материја – интерни акт о управљању документима према
чл. 14. Закона о архивској грађи и архивској делатности – ОБАВЕЗА СВАКОГ ПРАВНО ЛИЦА КАО
СТВАРАОЦА И ИМАОЦА
• Основ за издвајање и уништавање документарног материјала коме је истеко рок чувања – без постојања Листе
категорија се не може уништавати безвредна документација
• Листа категорија постаје правоснажна када се на њу сагласи надлежни јавни архив – архив даје
сагласност на рокове чувања
• Ствараоци из сектора јавних делатности као и сектора привреде имају обавезу да достављају Листу категорија
на сагласност надлежном јавном архиву
• Листа категорија је јединствена за аналогну – класичну и за иза изворну електронску архивску грађу и
документарни материјал, односно целокупну архиву једног ствараоца
• Привредни сујбекти могу користити електронску комуникацију са архивом посредством портала еУправе, с тим
што софтвер за електронско канцеаларијско пословање и архивирање мора бити компатибилан са софтвером е
Архив
• Софтверско решење која подржава коришћење услуге електронске управе израђује се у складу са
прописима којима се уређује електронски документ и законом којим се уређује заштита података
 Рокови чувања документарног материјала

• Уредба о класификацији документарног материјала са роковима

чувања: утврђује Класификацију предмета (децимална класификација
на основне групе 0-9, даље развод на групе (двоцифрени број) и
подгрупе (троцифрени број) у складу са делатношћу ствараоца.
• Каталог поступака који прецизира којој класификацији по материји
припада поступак и врста документације која прати тај поступак - скуп
пословних процеса у оквиру који настаје одређена врста документације
• Шифарник категорија садржи класификацију предмета и аката по
материји, ознаку поступка, ознаку и врсту документа и рок чувања –
аналитички попис свих врста документације која настаје у оквиру
појединих поступака односно пословних процеса.
• Каталог поступака са шифарником – најшира, аналитичка државна Листа
категорија која представља основ за израду листи категорија правних лица
 Јавни архив, ствараоци, еАрхива

Однос са ствараоцима и имаоцима електронске архивске грађе:

• може да учествује у изградњи и стварању електронских система за управљање документима код
стваралаца, у циљу постизања интегритета система у којима се архивирају електронска
документа
• има право увида у податке и када постоје технички услови, право повезивања свог
информационог система
• врши стручни надзор над стањем заштите архивске грађе и документарног материјала у
класичном али и електронском облику
• преузима и чува архивску грађу у електронском облику сходно прописима којима се уређују
поступци и технолошка решења за поуздано електронско чување докумената
• омогућава коришћење електронске архивске грађе у архиву: у складу са прописима по
којима се одобрава коришћење класичне архивске грађе: изузетно, може се приступати и јавним
путем ако је јавно доступна
• Државни архив Србије успоставља и води електронски архив у Државном центру за чување и
управљање подацима - веза са Законом о електронском документу……, Законом о електронској
управи, Уредбом о канцеларијском пословању органа државне управе, прописима о еУправи
 Примопредаја архивске грађе у електронском облику
(Закон о архивској грађи…)
• Заједно са припадајућим метаподацима и декодирану, на начин који одреди
надлежни јавни архив

• Приликом предаје - омогући употребљивост садржаја архивске грађе, уз

обезбеђење техничких услова, који морају бити у складу са чл. 11, ст. 3 Закона

• Препорука о условима коришћења и о роковима доступности, као саставни део

записника

• Практични проблеми код примопредаје електронске архивске грађе- од

заштитних, садржинских дилема до техничко-технолошке опремљености за
преузимање
 Уместо закључка

• Електронска архива – извесна будућност

• Равноправно вреднован аналогни и електронски документ
• Закон о архивској грађи и архивској делатности,Закона о
електронском докуметну, Уредбе о јединственим техничко-
технолошким условима…,Уредба о класификацији
документарног материјала… са шифарником,
• Софтверска решења за еПисарницу и еАрхив - у складу са
прописима о електронском чувању докумената и за поуздано
електронско чување и поуздано електронско чување архивске грађе
и документарног материјала врши у складу са прописима којима се
уређује поуздано електронско чување и у складу са прописима
ХВАЛА НА ПАЖЊИ

e/mail: jasminazivkovic@yahoo.com
jasminazivkovic@arhivpozarevac.org.rs
tel. +381652041999