MERILA EFEKTIVNOSTI ORGANIZACIJE

EFIKASAN RAD

POLAGANO UMIRANJE

NAPREDOVANJE

NEEFIKASAN RAD

BRZO OBUSTAVLJANJE POSLOVA ILI BANKROTIRANJE NEEFEKTIVAN RAD

PREIVLJAVANJ E EFEKTIVAN RAD

EFEKTIVNOST

Raditi pravu stvar

ZADOVOLJITI POTREBE SVOJIH KLIJENATA

EKSTERNIH

INTERNIH

EFIKASNOST

Raditi stvari na pravi nain

ULOITI MINIMALNO POTREBNO VREME, ENERGIJU, NOVAC I OSTALA SREDSTVA

efektivn

ost

efikasno st
raspoloivi resursi ostali neiskorieni

Posao nije uraen kako je zamiljeno zbog toga to su ...

PREVIE NAGLAENA EFIKASNOST

asnost efik

t ivnos efekt
Posao je uraen, ali ... resursi su prekomerno troeni

PREVIE NAGLAENA EFEKTIVNOST

efektivnost

efikasnost

Posao je uraen, i

resursi su optimalno korieni

IZBALANSIRANA ORIJENTACIJA NA EFEKTIVNOST I EFIKASNOST

Proizvoenje rezultata (P) efektivnost P ( )

A Administriranje Pr E duzetnitvo I Integrisanje

(A) efikasnost (A) (E) efektivnost ( ) (I) efikasnost ()

kratkorona dugorona

ORGANIZACIONA EFEKTIVNOST Ne postoji univerzalno slaganje o tome ta znai organizaciona efektivnost Ukoliko se koristi samo jedan kriterijum, efektivnost tada predstavlja maksimalno ostvarena dobit Ako koristimo vie kriterijuma, efektivna organizacija se procenjuje kroz sledea merila: Efikasnost Produktivnost Razvoj i rast Dobit ali i :
Kvalitet proizvoda/usluga Broj povreda na radnom mestu Motivacija Stepen kontrole Fleksibilnost Planiranje Usklaenost organizacionih ciljeva Razvoj ljudskih resursa ............

Definisanje organizacione efektivnosti zahteva: Primenu vie kriterijuma Razliite organizacione funkcije ocenjuju se korienjem razliitih karakteristika Moraju se analizirati i procesi i rezultati Organizacioni razvoj predstavlja proces putem kojeg se razvijaju interni kapaciteti organizaciije na najefikasniji i najefektivniji nain, obezbeujui realizaciju postavljene misije i ivot organizacije u dugoronom periodu. Organizacioni razvoj, prema stavu Richard Beckhard, definie se kao: planirani napor, koji obuhvata svaki segment organizacije, da se povea organizaciona efektivnost i njeno zdravlje, putem planiranih intervencija u organizacionim procesima, koristei znanje o ponaanju ljudi. Pojam organizacioni razvoj se esto moe koristiti u podjednakim uslovima (okolnostima) kao i pojam organizaciona efektivnost, posebno ukoliko treba da predstavlja naziv organizacione celine (a naroito odeljenja za ljudske resurse).

FAKTORI KOJI UTIU NA ORGANIZACIONU EFEKTIVNOST Veliina i sloenost organizacije svrha organizovanja tehnoloki tip proizvodnje rutine u procesima stepen birokratizacije faza u ivotnom ciklusu preduzea strategije nastupa na trite konkuretnost okruenja i mogunost predvianja njegovog ponaanja Mogue je uporeivanje efektivnosti organizacije vriti po sledeim kriterijumima: Trenutni i proli nivo efektivnosti Efektivnost razliitih funkcionalnih celina iste organizacije Efektivnost jedne sa efektivnou druge organizacije iz iste industrijske grane Trenutno stanje efektivnosti u odnosu na minimalni standard ili idealno stanje.

RAZLIITI PRISTUPI MERENJU EFEKTIVNOSTI

PRISTUP I

OSTVARIVANJE CILJEVA

Pretpostavke primene: Organizacija ima jasno postavljene ciljeve Ciljevi moraju biti jasno definisani i razumljivi (pravila definisanja ciljeva!) Broj postavljenih ciljeva treba da omogui njihovo dobro upravljanje Ciljevi moraju biti opteprihvaeni u organizaciji Stepen ostvarenosti ciljeva mora biti merljiv Ciljevi moraju biti postavljeni po prioritetu PROBLEMI PRIMENE PRISTUPA Operacionalizacija ciljeva iji ciljevi?(rukovodioci-zaposleni) zvanini ciljevi-drutvenopoeljni ciljevi kratkoroni-dugoroni ciljevi Brojnost ciljeva koja prouzrokuje kontradiktornost i konflikt interesa

ANALIZA EFEKTIVNOSTI - PRIMER PRISTUP Ostvarivanja ciljeva

Na osnovu upitnika koji predstavlja saetu formu interne analize preduzea u smislu identifikacije njegovih prednosti i nedostataka sa stanovita faktora koji direktno doprinose poveanju efektivnosti rada i poslovanja, a koji sadri 51 stavku koju treba proceniti sa stanovita koliko podrava ostvarivanje ciljeva preduzea i iji se rezultati boduju na sledei nain: POTPUNO PODRAVA CILJEVE PREDUZEA 5 DELIMINO PODRAVA CILJEVE PREDUZEA 4 NE PODRAVA CILJEVE PREDUZEA 3 OTEAVA POSTIZANJE CILJEVA PREDUZEA 2 VEOMA OTEAVA POSTIZANJE CILJEVA PREDUZEA 1

4. Analiza efektivnosti NOVKABEL AD

AKO POSMATRANI FAKTOR

Nivo integracije istraivanja i razvoja Odnos preduzea prema zaposlenima u pogledu njihovog usavravanja i razvoja Politika preduzea u pogledu selekcije i zapoljavanja kadrova Usaglaenost finansijskih i strategijskih planova preduzea Svrsishodnost informacija koje se koriste za upravljanje preduzeem Doprinos poslovne jedinice prema ukupnom prihodu preduzea Konkurentnost preduzea u pogledu cena Korienje informacija o tritu za razvoj novih proizvoda Funkcionalnost opreme Nivo ulaganja u tehnologiju Investiranje u razvoj organizacije i njenog upravljanja Nivo integrisanosti istraivanja i razvoja sa merketingom

Primeri Faktora efektivnosti

10 najslabije ocenjenih faktora efektivnosti 5 4,5 4 3,5 3 2,5 2 1,5 1 (17) (18) (35) (37) (39) (40) (42) (51) (15) (41
Rang lista 10 najslabije ocenjenih faktora efektivnosti (rang 1 = najmanja prosena ocena) Prosena Rb. pitanja Opis stavki Rang ocena iz upitnika Korektivne akcije koje preduzimaju rukovodioci radi 1 1 17 reavanja problema nedelotvorne kontrole Stvarni stepen korienja povratnih informacija za 1 2 18 motivisanje poboljanja uinka 3 35 Starost proizvodne/uslune tehnologije 1 4 37 Starost i stanje proizvodne/uslune opreme 1 5 39 Nivo investicija u opremu 1 6 40 Nivo investicija u tehnologiju 1 7 42 Investiranje u razvoj organizacije i upravljanje 1 8 51 Nivo korienja spoljanjih izvora za razvojne svrhe 1 Pravovremenost informacija koje se koriste za 1,5 9 15 upravljanje preduzeem 10 41 Investiranje u istraivanje i razvoj 1,5

10 najbolje ocenjenih faktora efektivnosti 5 4,5 4 3,5 3 2,5 2 1,5 1 (3) (7) (31) (21) (23) (43) (5) Redni broj pitanja iz upitnika (19) (22) (33)

Rang lista 10 najbolje ocenjenih faktora efektivnosti (rang 1 = najvea prosena ocena) Rb. pitanja Prosena Rang Opis stavki iz upitnika ocena 1 22 Konkurentnost preduzea u pogledu kvaliteta proizvoda 5 2 33 Nivo zaliha gotovih proizvoda 5 Doprinos svake proizvodne/uslune jedinice ukupnom 3 19 5 prihodu ( pre svega proizvodne jedinice Plastkabel) 4 5 Vetina, obuenost i iskustvo osoblja 4,5 5 43 Investiranje u razvoj kvaliteta proizvoda i usluga 4 6 23 Konkurentnost preduzea u pogledu rokova isporuke 4 7 21 Konkurentnost preduzea u pogledu cena 4 8 31 Nivo zaliha sirovina 3,5 9 7 Odnos preduzea sa sindikatom unutar preduzea 3,5 Odnos izmeu zaposlenih i preduzea u pogledu obuke i 10 3 3,5 razvoja

Najloiji faktori efektivnosti preduzea XYZ jesu: problemi vezani za strukturu rukovoenja i motivaciju zaposlenih, zastarela tehnologija i oprema koja se koristi u proizvodnim procesima, nedovoljne investicije za dalja ulaganja u razvoj. Najbolje rangirani faktori efektivnosti se odnose na: konkurentnost preduzea u pogledu kvaliteta i strunost i osposobljenost zaposlenih, koji sa svojim bogatim iskustvom nadomestuju tehnoloku zastarelost proizvodne opreme i tehnologije potovanje rokova isporuke, relativno dobra klima u preduzeu. Dalji pravac razvoja preduzea treba da tee ka modernizaciji i automatizaciji proizvodnih tehnologija i opreme, kao i konstantnom odranju i poboljanju kvaliteta proizvoda. Panju treba posvetiti i ljudskim resursima i njihovoj motivaciji. ***Preporuke daljeg razvoja treba uskladiti sa slabim i jakim merilima efektivnosti organizacije, u pravcu jasno definisanih ciljeva.

PRISTUP II

SISTEMSKI PRISTUP

Pretpostavke primene: Organizacija otvoren sistem; krajnji ciljevi organizacije se posmatraju kao jedan od elemenata u mnogo sloenijem skupu kriterijuma. Naglaeno je prisustvo kriterijuma koji treba da poveaju dugoroni opstanak organizacije (sposobnost organizacije da stekne potrebne resurse, odri sebe iznutra kao drutveni organizam i sarauje uspeno sa spoljanjim okruenjem). Organizacija se posmatra kao celina sastavljena od brojnih delova ukoliko jedan loe radi, i organizaciona efektivnost e biti ugroena. PROBLEMI PRIMENE PRISTUPA Da li su sredstva ostvarivanja ciljeva organizacije bitna? Primena validnih i pouzdanih merila za merenje koliine ili inteziteta realizacije specifinih ciljeva organizacije. Pristup je vie usmeren na sredstva ostvarivanja efektivnosti nego na samu organizacionu efektivnost.

OPERACIONALIZACIJA SISTEMSKOG PRISTUPA Neophodno stalno, dinamiko praenje relacija sa spoljanjim okruenjem radi: priliva ulaznih vrednosti (resursa) i poeljnog prihvatanja izlaznih vrednosti, fleksibilnosti na promene, efikasnosti kojom organizacija transformie ulazne u izlazne vrednosti Jasnoe unutranjih sistema komunikacije u organizaciji Prihvatljivosti nivo konflikta interesa i ciljeva Stepena zadovoljstva zaposlenih poslom Osnovu ovog pristupa ini pretpostavka da se kritine sistemske veze mogu transformisati u promenljive veliine organizacione efektivnosti: odnos ulaznih i izlaznih vrednosti (O/I), proces transformacije i ulaznih vrednosti (T/I), proces transformacije i izlaznih vrednosti (T/O), promene u ulaznim vrednostima i ulazne vrednosti (I/I), itd. Posmatra se efektivnost funkcionalnih celina organizacije i njihove aktivnosti svaka celina ima razliitu teinu u zavisnosti od doprinosa u ukupnoj efektivnosti organizacije (profitni centri)

OSNOVNE DIMENZIJE EFEKTIVNOSTI ORGANIZACIJE - SISTEMSKI PRISTUP Varijable Sistema O/I PREDUZEE povraaj uloenih sredstava obrt zaliha obim prodaje BOLNICA Ukupan broj leenih pacijenata veliko ulaganje u med.opremu ukupan broj leenih pacijenata promene u broju leenih pacijenata FAKULTET Broj publikacija

T/I T/O

Trokovi IS Broj diplomiranih studenata Promena u broju prijavljenih studenata

I/I

promene u radnom kapitalu

Rukovodioci koji primenjuju ovaj pristup ne zahtevaju momentalne rezultate orijentacija na dugoronu efektivnost. Poveanje svesti o meusobnoj zavisnosti razliitih organizacionih/funkcionalnih celina (nepostojanje ulaznih vrednosti sirovina u potrebnom trenutku, ili njihov lo kvalitet, ograniie sposobnost organizacije da dostigne svoje krajnje ciljeve. Sistemski pristup je naroito pogodan u uslovima nepostojanja ili nejasno definisanih organizacionih ciljeva.

PRISTUP III

UPOREIVANJE VREDNOSTI

Pretpostavke primene izbor kriterijuma: Kriterijum koji se vrednuje u proceni uspenosti ostvarivanja organizacione efektivnosti povraaj uloenih sredstava, trino uee, broj inovacija, ulaganje u istraivanje i razvoj, itd. zavisi od toga ko ste i kakve interese zastupate. Ne postoje najbolji kriterijumi za ocenu efektivnosti organizacije. Ne postoji jedinstveni cilj oko koga e se apsolutno svi u organizaciji sloiti Koncept efektivnosti subjektivan (kriterijume i ciljeve odreuje ocenjiva na osnovu svog sistema vrednosti, prioriteta i interesa) Postoje zajedniki elementi koji mogu da se kombinuju na takav nain da se stvori osnovni skup vrednosti koji e se iskombinovati. Svaki skup tada predstavlja jedinstveni model efektivnosti! PROBLEMI PRIMENE PRISTUPA Dodatna istraivanja radi potvrivanja relacije izmeu faze ivotnog ciklusa i prihvatanja modela efektivnosti koji e na najbolji mogui nain sluiti proceni efektivnosti organizacije za odreenu fazu. Ipored ovog problema, pristup uporeivanja vrednosti u znaajnoj meri prevazilazi nedostatke prethodnih pristupa.

OPERACIONALIZACIJA PRISTUPA UPOREIVANJA VREDNOSTI Istraivanjem je obuhvaeno predloenih 30 kriterijuma efektivnosti organizacije, koji su nakon istraivanja sistematizovani u tri skupa:

I skup fleksibilnost i kontrola. U osnovi dve nekompatibilne dimenzije.

Fleksibilnost vrednuje inovativnost, sposobnost prilagoavanja sistema i mogunost promene. Kontrola daje prednost stabilnosti, redu i predvidljivosti stanja i ponaanja.

II skup stepen razvoja i sposobnosti zaposlenih i organizacije. Dihtomija

ljudi-organizacija takoe ukazuje na nekompatibilnost (suprotnost P i I uloge: proizvoenje rezultata-produktivnost i briga za zaposlene i njihove potrebe)

III skup organizaciona sredstva i krajnji ciljevi organizacije. Sredstva

ukazuju na unutranje procese i dugoronost a rezultati ukazuju na konane ishode i kratkoronost. Trodimenzionalni pristup u prikazivanju skupova kriterijuma efektivnosti. Kombinovanje skupova i definisanje osam elija (podprostora, kvadranata) skupova organizacione efektivnosti.

PFE

F
OFE

E
PCE PFM

OFM

O
OCE

PCM

OCM

ELIJA
OFM

OPIS
FLEKSIBILNOST

DEFINICIJA
sposobnost prilagoavanja promenama spoljanjih uslova i zahteva Sposobnost poveanja podrke spoljanjeg okruenja i poveanja broja zaposlenih Jasnoa, preciznost i razumljivost ciljeva Visok obim izlaznih vrednosti, visok odnos izlaznih i ulaznih vrednosti C control M means E - ends

OFE

STICANJE RESURSA

OCM OCE

PLANIRANJE PRODUKTIVNOST i EFIKASNOST

O organization F fleksibility P - people

ELIJA
PCM

OPIS
DOSTUPNOST INFORMACIJA

DEFINICIJA
Kanali komuniciranja koji olakavaju informisanje zaposlenih o pitanjima koja utiu na njihov rad Postojanje reda, kontinuiteta i nesmetanog funkcionisanja poslovnog procesa organizacije Poverenje zaposlenih, potovanje i kvalitetan zajedniki rad zaposlenih Obuenost zaposlenih, vetine i sposobnosti da se pravilno izvre postavljeni zadaci

PCE

STABILNOST

PFM

RADNI POTENCIJAL

PFE

OBUENA RADNA SNAGA

Kombinacija npr. organizacije, fleksibilnosti i sredstava (organization, fleksibility, means - OFM) predstavlja jednu eliju modela (kvadrant) Kombinovanje ljudi, kontrole i krajnjih ishoda-ciljeva (people, control, ends PCE) daje zasebnu eliju modela, itd.

Model ljudskih odnosa obuhvata PFM i PFE elije. Istie fleksibilnost i vrednost zaposlenih. Ovaj pod model definie efektivnost organizacije kao kohezivan (sredstvo) i osposobljen (krajnji cilj) radni potencijal. Model otvorenih sistema obuhvata OFM i OFE elije. Efektivnost u toj eliji je odreena kao fleksibilnost (sredstvo) i sposobnost pribavljanja resursa (krajnji cilj). Model racionalnog cilja obuhvata OCM i OCE elije. Postojanje planova i optih ciljeva (sredstva) i visoke produktivnosti i efikasnosti (ishod-krajnji cilj), predstavljaju dokaze efektivnosti organizacije. Model unutranjeg procesa obuhvata elije PCM i PCE , a taj pod model istie znaaj zaposlenih i kontrolu i odgovarajue informacije (sredstva) i stabilnost i red (ishod-krajnji cilj) u oceni efektivnosti organizacije.

E
Krajnji ciljevi: obuena radna snaga

F
fleksibilnost

M
Sredstva: fleksibilnost

M
Sredstva: koheziona radna snaga

E
Krajnji ciljevi: nabavka resursa

P
ljudi
Sredstva: dostupnost informacija

organizacija
Krajnji ciljevi: produktivnost efikasnost

M
Krajnji ciljevi: stabilnost Sredstva: planiranje

kontrola

Svaki model predstavlja odreen skup vrednosti i ima svoj polarni antipod suprotnih vrednosti. OPERACIONALIZACIJA POSTUPKA zahteva sledee: odreivanje inioca poslovanja koji su kritini za opstanak organizacije izraunavanje ocene vanosti koju svaki inilac poslovanja dodeljuje svakom od osam skupova vrednosti predstavljanje kumulativnih rezultata (jer ocenjivanje vri pojedinac u okviru grupe) mogunost uporeivanja dva ili vie preduzea na istom dijagramu Rezultati dijagrama pokazuju oblasti u kojima se glavni inioci poslovanja slau tj. ne slau; vidi se koje kriterijume treba poboljati; fokus rukovodioca prema odreenom modelu (podskupu, eliji)

SEGMENT UPITNIKA - PITANJA Rangirajte organizaciju koju analizirate odreujui Va stepen tanosti svakog od sledeih iskaza:
Uopte nije tano Organizacija dobro reaguje na promenljive zahteve okruenja Veliina radnog potencijala se neprekidno poveava Zaposleni u potpunosti razumeju ciljeve organizacije Organizacija stvara izlazne vrednosti u velikom obimu Zaposleni su dobro obaveteni o stvarima koje utiu na njihov rad Poslovanje preduzea se odvija bez potekoa i na standardni nain Zaposleni dobro rade zajedno Zaposleni raspolau dobrom i potrebnom opremom za svoj rad Delimino je tano Apsolutno je tano

OFM OFE OCM OCE PCM PCE PFM PFE

E
Krajnji ciljevi: obuena radna snaga

F
fleksibilnost

M
Sredstva: fleksibilnost

M
Sredstva: koheziona radna snaga

E
Krajnji ciljevi: nabavka resursa

P
ljudi
Sredstva: dostupnost informacija

organizacija
Krajnji ciljevi: produktivnost efikasnost

M
Krajnji ciljevi: stabilnost Sredstva: planiranje

kontrola

Faza ivotnog ciklusa organizacije predstavlja znaajnu determinantu u odreivanju koji model ocene efektivnosti treba forsirati. Ako organizacija treba da opstane i dalje napreduje, onda treba izabrati kriterijume efektivnosti koje glavne interesne strane podravaju. Ali, oni su skloni promenama tokom vremena. Vana determinanta koju interesne strane najvie treba da gledaju moe biti faza ivotnog ciklusa organizacije. Svaka faza ivotnog ciklusa pretpostavlja drugaiji skup zahteva pred rukovodioce. U zavisnosti od tanosti analize, najvie rukovodstvo bi trebalo da predvidi koji kriterijumi uspeha e imati prednost, kakav e biti redosled, koje su promene potrebne i ta treba uraditi da se predupredi nastanak problema (interes!) bilo kojeg znaajnog inioca poslovanja interesne strane.

UPOREIVANJE PRISTUPA
PRISTUP DEFINICIJA
Organizacija je efikasna do onog stepena.... OSTVARIVANJE CILJA ..do kojeg ostvaruje svoje ciljeve

PRISTUP JE KORISTAN
kada....

..ciljevi su jasni, vremenski odreeni, merljivi

SISTEMSKI

..do kojeg nabavlja potrebne resurse

..postoji jasna veza izmeu ulaznih i izlaznih vrednosti ..je organizacija nejasna u vezi znaaja ili je od interesa promena kriterijuma tokom vremena

UPOREIVANJE VREDNOSTI

Kriterijumi efektivnosti mogu biti nekompatibilni u okviru iste organizacije. Npr. Rast ukazuje da je organizacija verovatno uspena u nabavljanju ulaznih vrednosti potrebnih za proizvod/uslugu, ali on vodi do manjeg uea u odluivanju (centralizaciji), smanjenju efikasnosti i sposobnosti prilagoavanja promenama okruenja. Razlog: kriterijumi nisu nastali istovremeno i njihove operativne definicije moda nisu jasno prouene. Dodatni problem: merila efektivnosti ne odgovaraju istovremeno svim interesnim grupama u organizaciji. suprotni interesi (akcionari, ininjeri razvoja, sindikat)

KAKO ODABRATI KRITERIJUME EFEKTIVNOSTI?

PROCEDURA

Ko su glavni klijenti, ta ele kao eljeno stanje organizacije i koji kriterijumi odraavaju dostizanje tog stanja? (glavni klijenti: zaposleni) Koja druga stanja ili uslovi e promovisati opte ciljeve ili su prikladni kao kriterijumi efektivnosti? Kako prihvatiti dodatne prioritete?
Dodatni kriterijumi ne potiu iz prioriteta klijenta ve su rezultat nekih uslova (timski rad, fleksibilnost) koji doprinose postizanju ciljeva organizacije ili su generalni sa njenom vizijom o eljenom stanju. Primeri merenja: Efektivnost se odnosi na odsustvo konflikata meu zaposlenima i timovima koji uestvuju u realizaciji projekta organizacije. Radna definicija: odustvo konflikta koji ometaju posao Mogua merila: br.dana izgubljenih u reavanju konflikata

Primer 2: efektivnost se odnosi na neometeani tok rada Operativna definicija: odustvo svih vrsta prekida na radnom mestu Mogua merila: vreme za koje jedinice ne rade ekajui svoj deo ulazne veliine (vreme trajanja stanja u otkazu); broj prekida u radu; ukupno vreme potrbno za proizvodnju ili dovravanje neke operacije, itd.

PITANJE Zato analiziramo efektivnost organizacije? Koji su najuoljiviji zajedniki faktori ovih pristupa? Za svako preduzee, merilo jeste profit koji ostvaruje to je jedino merilo efektivnosti. Argumenti za i protiv? Da li su fleksibilnost i efektivnost kriterijumi u kontradikciji?