28 slimmer werken

Fotografie: Robin Kuijs

patrick mackaaij
is cordinator informatievoorziening. Hij is gespecialiseerd in technische vraagstukken en het optimaliseren van processen.

Gegevens exporteren uit TOPdesk (deel 2)

In het vorige TOPdesk Magazine heb ik laten zien hoe u interessante gegevens uit TOPdesk eenvoudig kunt exporteren naar Excel om te verwerken in een ander systeem. In dit artikel vertel ik over de addon CSV Export Wizard.
Interessante gegevens in TOPdesk als de apparatuur die u beheert in Configuratiebeheer, de klantgegevens in Ondersteunende bestanden en gegevens over de afhandeling in proceskaarten wilt u kunnen analyseren. Binnen TOPdesk analyseert u deze gegevens met Rapporten vanaf de Dashboardpaginas. Als u liever werkt met Excel of een rapportagetool, dan kunt u met TOPdesk eenvoudig gegevens exporteren naar het bestandsformaat van Microsoft Excel. Gexporteerde gegevens kunt u offline raadplegen, of eventueel als bron gebruiken en vervolgens importeren in een ander informatiesysteem. De mogelijkheden hiervan heb ik in het vorige TOPdesk Magazine beschreven. In dit artikel vertel ik over de add-on CSV Export Wizard. Deze add-on is handig als u op regelmatige basis dezelfde export uitvoert, gegevens van gekoppelde kaarten wilt exporteren of gegevens wilt gebruiken uit tabellen waar geen kaart van is. Een concreet voorbeeld is een lijst met alle behandelaars en hun behandelaarsgroepen. Of een lijst met alle open meldingen gesorteerd op vestiging van de behandelaar. CSV Export Wizard kan dezelfde gegevens exporteren als TOPdesk. Daarnaast exporteert u naar wens: 1. Gegevens van gekoppelde kaarten, bijvoorbeeld extra gegevens van een object, aanmelder, behandelaar of leverancier bij een melding. 2. Gegevens waar geen kaarten van zijn, zoals opzoeklijsten en categorisatie. 3. Verwijzigingen naar dezelfde tabel, zoals categorisatie of subvestigingen.

Add-on CSV Export Wizard

Via de standaard-interface van TOPdesk exporteert u eenvoudig gegevens die op de kaarten zelf te vinden zijn. Als u regelmatig exporteert of mr gegevens wilt exporteren, dan is de gratis add-on CSV Export Wizard interessant. CSV Export Wizard genereert in tegenstelling tot TOPdesk geen Excel-bestanden maar CSV-tekstbestanden. CSV staat voor Comma Separated Values (kommagescheiden bestand). In een CSV-tekstbestand is het einde van een kolom zichtbaar door een afgesproken teken, bijvoorbeeld een komma of puntkomma. Nieuwe rijen beginnen op een nieuwe regel. Veel programmas, waaronder Microsoft Excel, kunnen goed met dit bestandsformaat overweg.

Tekst: Patrick Mackaaij

slimmer werken 29

Afb. 1 - Stap 1 in de CSV Export Wizard

Afb. 2 - Stap 2 in de CSV Export Wizard

Na installatie kan iedere behandelaar de CSV Export Wizard starten via http://[hostnaam TOPdesk-server]/tas/secure/csv/. CSV Export Wizard begint met het kiezen van een bron: een selectie die u eerder bewaarde in TOPdesk of een tabel uit de database (Afbeelding 1). Als u het bestand wilt openen in Microsoft Excel dan is het handig om als Column delimiter te kiezen voor het teken dat is ingesteld als lijstscheidingsteken (List Separator) van Microsoft Windows (Conguratiescherm > Land en taal of Control Panel > Regional settings). In een Europese installatie van Windows is het lijstscheidingsteken standaard puntkomma, in Amerikaanse een komma. Excel deelt de gegevens dan direct in kolommen in. Kies de Row delimiter die past bij het besturingssysteem waarin u het exportbestand opent. Met de optie Include column names exporteert TOPdesk als eerste rij de betrokken databaseveldnamen als kopje boven de kolommen. Sommige programmas vereisen dubbele aanhalingstekens om de inhoud van een veld, vink hiervoor Use quotes aan.

Via Open file at execution geeft u aan of u het bestand direct wilt openen om verder te bewerken of op een vaste locatie wilt opslaan. In het tweede geval geeft u aan wat er met een eventueel bestaand bestand moet gebeuren: overschrijven of uitbreiden. TIP: U kunt een standaardlocatie voordrukken in de CSV Export Wizard. Pas hiervoor in het bestand bespokework-resources\csvexport.properties de parameter location.save aan. Let op de dubbele slashes en start TOPdesk opnieuw op om de wijziging door te voeren. De bestandsnaam zelf bepaalt u met Save result as. Om datum en tijd mee te nemen in de bestandsnaam vinkt u Use a timestamp in the filename aan. In het volgende scherm (Afbeelding 2) vinkt u de databasevelden aan die u wilt exporteren. CSV Export Wizard laat de veldnaam uit de kaart in TOPdesk zien, plus de veldnaam in de database. Als het veld een relatie heeft met een andere kaart, dan ziet u in de kolom Linked table de naam van de betrokken tabel. Met het plusje opent u de veldkiezer

30 slimmer werken

van die tabel. Gegevens die naar zichzelf linken zoals categorie/subcategorie kunt u n niveau diep exporteren.

Colofon
Wilt u meepraten? Kijk op

De naam van een tabel kunt u in TOPdesk achterhalen via Help > DataDict. Hier ziet u bijvoorbeeld dat Categorie en Subcategorie gekoppeld zijn aan de tabel Classificatie. Neem indien nodig contact op met uw TOPdesk-applicatiebeheerder als u deze menuoptie niet heeft. Met de knop Save Export kunt u instellingen voor exports bewaren. Zo schakelt u snel tussen exportbestanden van verschillende opbouw en hoeft u niet steeds de te exporteren kolommen van het overzicht opnieuw in te stellen. TOPdesk bewaart de instellingen van de opgeslagen exports op de TOPdesk-server. De standaardlocatie hiervoor is web\secure\csv\properties. Bij het verwijderen van CSV Export Wizard, bijvoorbeeld om na een update een nieuwe versie te installeren, maakt TOPdesk deze map leeg. Maak daarom voor het updaten een kopie van deze map. Of pas de standaardlocatie aan in het bestand bespoke-work-resources\csvexport. properties via de parameter location.properties en start TOPdesk opnieuw.

www.scribd.com/TOPdesk
TOPdesk Magazine, ht servicemanagement-platform van Nederland, behandelt onderwerpen die spelen in de wereld van professionele servicedesken bij IT-, facilitaire, HR- en overige dienstverlenende organisaties. TOPdesk Magazine is bedoeld voor managers, servicedeskmedewerkers, facilitaire medewerkers, gemeenteloketmedewerkers en iedereen die in de dagelijkse praktijk te maken heeft met het ondersteunen van klanten. Daarbij gaat het zowel om de processen als de techniek achter de dienstverlening.

Opgeslagen rapporten opent u vanaf het eerste scherm in de CSV Export Wizard met de knop Saved Exports. Vanaf daar kunt u een gedefinieerde export bewerken, uitvoeren of verwijderen.
TOPdesk Magazine is een uitgave van TOPdesk Postbus 559, 2600 AN Delft, +31 (0)15 270 09 00, redactie@topdesk.nl Hoofdredactie: Milou Snaterse Redactionele medewerkers: Nienke Deuss, Timme Hos, Stefanie Klaassen, Milou Snaterse Aan dit nummer werkten mee: Colin Bassant, Judith Disberg, Patrick Mackaaij Jasmijn Moerman, Jordi Recasens, Marieke Spapens, Robbert Petterson, Bram Verheij Vormgeving: Elise Kerner Fotograe: Menno van der Bijl, Aad Hoogendoorn, Robin Kuijs Eindredactie: Timme Hos, Milou Snaterse Adverteren? In TOPdesk Magazine is ruimte voor advertenties en advertorials. Meer informatie: redactie@topdesk.nl Oplage: 7.500 exemplaren Verschijningsfrequentie: 4 x per jaar

TIP: Als u de CSV Export Wizard, het overzicht van opgeslagen exports of een specifieke export vaak gebruikt, maak er dan een snelkoppeling naar op uw Snelstartbalk.

Automatisch exporteren
TOPdesk kan een opgeslagen export uitvoeren bij het aanroepen van een URL. Kijk voor Windows Server naar Geplande taken (Scheduled tasks) en de tool cURL (http://curl.haxx.se/). Via een URL geeft u inloggegevens van een Behandelaar mee met de parameters j_username en j_password. Hiervoor moet de TOPdesk-instelling Instellingen > Technische instellingen > Behandelaarsgedeelte > Parameters in de URL toestaan zijn aangevinkt.

Add-ons voor TOPdesk Om in te spelen op vraagstukken bij meerdere klanten, stelt TOPdesk add-ons ter beschikking aan TOPdesk Enterprise-gebruikers. De installatie van add-ons gebeurt meestal in bijzijn van een TOPdesk-consultant die het maatwerk toelicht en zorgt voor een initile inrichting. De add-on CSV Export Wizard kunt u aanvragen via TOPdesk Extranet.

Talen: Nederlands, Engels