20 slimmer werken

Fotografie: Robin Kuiijs

patRicK macKaaij
is cordinator informatievoorziening. Hij is gespecialiseerd in technische vraagstukken en het optimaliseren van processen.

UW CONFIGURATIEBEHEER SNEL OP ORDE MET DE BARCODE-MODULE

Het is een grote uitdaging van configuratiebeheer om uw database (CMDB) met te beheren apparatuur betrouwbaar te houden. Objecten worden immers verplaatst binnen de organisatie, of raken uit het zicht vanwege verplaatsingen, overdracht en afschrijving of vermissing. Met de Barcodemodule van TOPdesk wordt uw configuratiebeheer eenvoudiger en efficinter.
Voordelen van een bijgewerkte CMDB
Door regelmatig in kaart te brengen waar uw apparaten zich bevinden, houdt u zicht op de aanwezige hardware. Zo kunt u bijvoorbeeld snel zien welke apparatuur nog niet is afgeschreven. Een bijgewerkte CMDB helpt ook bij het sneller oplossen van meldingen. Objecten die in een melding worden genoemd, kunt u namelijk snel lokaliseren. Ook kunt u in TOPdesk de aan een gebruiker of locatie gerelateerde objecten snel oproepen. De informatie uit de CMDB helpt bovendien bij het nemen van bepaalde beslissingen. Organisaties die doorbelasten op basis van bijvoorbeeld de vestigingskaart in TOPdesk kunnen hun budgetverdeling bijvoorbeeld onderbouwen. Met n of meerdere barcodescanners kunt u hiervoor snel een inventarisatie uitvoeren.

Statische en dynamische informatie

De meeste informatie op een objectkaart in TOPdesk is statisch, zoals soort, merk, type, serienummer en de financile informatie. Met system management software zoals LANDesk, Microsoft System Center Service Manager, ZENworks of Empirum kunt u de softwareen hardwarecomponenten van pcs bovendien op afstand uitlezen. Hiervoor kunt u de bij TOPdesk meegeleverde inventarisatietool TOPsis gebruiken (zie ook http://slidesha.re/J4b88J). Waar of bij wie objecten zich in uw organisatie bevinden , kunt u snel achterhalen door barcodes te scannen. De barcode-module kan overweg met alle koppelingen in TOPdesk, dus zowel een koppeling met een locatie als met een eigenaar zijn eenvoudig bij te werken. U kunt ook n veld op een kaart bijwerken, zoals het serienummer.

Tekst: patrick mackaaij

slimmer werken 21

Omdat apparatuur bijna altijd voorzien is van een barcode waarin het serienummer is verwerkt, hoeft u deze niet over te typen waardoor u veel werk en eventuele fouten voorkomt.

Binnengekomen bestelling verwerken

Nieuwe bestellingen voert u direct in TOPdesk in, nog vr ze in voorraad te plaatsen. Via de standaardfunctionaliteit Kaart kopiren kunt u voor gelijksoortige objecten snel meer kaarten aanmaken met dezelfde algemene- en financile gegevens. Vervolgens print u via TOPdesk de barcodelabels en plakt u deze op de nieuwe objecten. De barcode bevat bijvoorbeeld het object-id. Scan nu per apparaat het object-id en het serienummer en lees deze gegevens in TOPdesk in.

Beginnen met de Barcode-module

Fysieke objecten en ruimtes voorziet u eenmalig van een barcode (stickeren). De barcodekoppeling kan naast streepjescodes ook de moderne 2D-varianten QRCode en DataMatrix afdrukken. Uw TOPdesk-applicatiebeheerder bepaalt samen met een TOPdeskconsultant de unieke sleutel die op de sticker komt te staan en een handige aanpak voor het stickeren van alle objecten. De barcodes kunt u zelfs in lijn met de huisstijl uitvoeren met een lettertype in TrueType-formaat.

De TOPdesk-applicatiebeheerder stelt (via een rol) in welke behandelaars toegang hebben tot de barcode-koppeling en welke menu-opties beschikbaar zijn. Behandelaars hebben ook lees- en schrijfrechten nodig op de kaarten die zij via de barcode koppeling bijwerken. TIP: Plaats veelgebruikte menu-opties bij behandelaars op de Snelstartbalk. Zicht op aanwezige hardware dankzij handig gebruik van barcodes

22 slimmer werken

Handmatig invoeren of scannen?

Voor het plaatsen van een enkele pc is het sneller de locatie of persoon handmatig in TOPdesk te wijzigen. Scan bij grotere verhuizingen of een uitrol per ruimte de naam van de ruimte en vervolgens alle objecten in die ruimte. Voor de naam van de ruimte gebruikt u een sticker bij de ingang van die ruimte of een apart stickervel. Voordat deze gegevens worden gemporteerd toont TOPdesk de verschillen in een audit-rapport.

Colofon
Wilt u meepraten? Kijk op www.scribd.com/TOPdesk
TOPdesk Magazine, ht servicemanagement-platform van Nederland, behandelt onderwerpen die spelen in de wereld van professionele servicedesken bij IT-, facilitaire en overige dienstverlenende organisaties. TOPdesk Magazine is bedoeld voor managers, servicedeskmedewerkers,

Geplaatste hardware scannen Ruimte scannen Alle hardware plaatsen Resultaten herzien in TOPdesk

facilitaire medewerkers, gemeenteloketmedewerkers en iedereen die in de dagelijkse praktijk te maken heeft met het ondersteunen van klanten. Daarbij gaat het zowel om de processen als de techniek

CMDB bijwerken

achter de dienstverlening. TOPdesk Magazine is een uitgave van TOPdesk Postbus 559, 2600 AN Delft, +31 (0)15 270 09 00, redactie@topdesk.nl Hoofdredactie: Nienke Deuss Redactionele medewerkers: Nienke Deuss, Timme Hos, Stefanie Klaassen, Milou Snaterse aan dit nummer werkten mee: Judith Lumbela, Jasmijn Moerman, Patrick Mackaaij Vormgeving: Louise van der Laak Fotograe: Aad Hoogendoorn, Robin Kuijs, Jonas Mertens Eindredactie: Timme Hos, Milou Snaterse adverteren? In TOPdesk Magazine is ruimte voor advertenties en advertorials. Meer informatie: redactie@topdesk.nl Oplage: 6.000 exemplaren Verschijningsfrequentie: 4 x per jaar talen: Nederlands, Engels

Periodieke audit voor het bijwerken van de CMDB

Om de verplaatsing van objecten te ondervangen, loopt u periodiek een rondje met een of meer scanners. In geval van een plaatskoppeling tussen ruimte en object scant u weer per ruimte de naam van de ruimte en vervolgens alle objecten in die ruimte. Als u in alle ruimtes bent geweest, leest u de gegevens in TOPdesk in. In het audit-rapport ziet u de verschillen tussen de gescande gegevens en de informatie in TOPdesk. In de pop-up kunt u eventueel handmatig wijzigingen aanbrengen en vervolgens alle gegevens bijwerken. TOPdesk kan ook de datum van de scan per object bijwerken. De objecten die tijdens een audit niet zijn gescand kunt u beschouwen als vermist. Naast de scandatum kunt u zien of een object wel of niet is gewijzigd op basis van de laatste scan.

Heeft u nog geen barcodescanner?

Als u nog geen barcodescanners heeft, let dan bij de aankoop op de volgende eigenschappen: Batch memory (draadloos geheugen). Mogelijkheid tot 2D voor langere waarden zoals de unieke ids in TOPdesk 5; TOPdesk heeft goede ervaringen met de Metrologic ende Opticon OPN-2001. De installatie en initile inrichting van de TOPdesk barcode koppeling module voert u samen met een TOPdeskconsultant uit.