Pengurusan GERKO

SISTEM FAIL DAN SURAT MENYURAT

10/5/2013

Skop / Tajuk ( 2 jam )

Sistem dan jenis-jenis fail Prosedur penulisan surat rasmi Komunikasi rasmi melalui media eletronik

10/5/2013

Apakah Sistem Fail?

Satu proses klasifikasi, penyususan dan penyimpanan rekod supaya ianya dapat diperolehi dengan segera apabila dikehendaki Seorang pegawai / pengurus perlu mengetahui teknik penyimpanan, rekod-rekod pentadbiran dan penyelenggaraan fail

10/5/2013

Definisi fail
Proses penyimpanan segala rekod dan dokumen untuk simpanan selamat atau satu rangkaian aktiviti yang bermula dan berkahir pada titik yang sama

10/5/2013

Ciri-Ciri Umum Sistem Fail

Sesuatu dokumen itu mudah dicari dan diperoleh dengan cepat apabila diperlukan Sistem fail itu tidak kompleks, mudah dikendalikan dan difahami serta tidak mengelirukan Sistem fail perlu disesuaikan dengan keperluan organisasi
10/5/2013 5

Ciri-Ciri Umum Sistem Fail

Sistem fail boleh diubahsuai jika perlu, mengikut kehendak dan keadaan organisasi. Sistem fail perlu melibatkan kos yang paling minimum Dokumen yang difailkan perlu mendapat perlindungan keselamatan daripada kebakaran, kekotoran, bencana alam dan kebocoran rahsia organisasi Sistem fail perlu menggunakan ruang yang paling minimum
10/5/2013 6

Pengkelasan Fail
Fail boleh dikelaskan berdasarkan;
Abjad Perkara Angka Tempat dan kawasan

Menggunakan kod;
Nombor Ringkasan
10/5/2013 7

.pengkelasan fail
Tahap pertama:
01. 02. 03. 04. 05. Kurikulum Kokurikulum Hal Ehwal Pelajar Kewangan Asrama

Kokurikulum SRKBT/02

10/5/2013

..pengkelasan dan nombor fail

Tahap kedua Nombor 02/01 02/02 02/03 02/04 Perkara JK Kokurikulum Sukan dan permainan Unit Berunifom Kelab dan Persatuan

Kokurikulum/Unit Berunifom SRKBT/02/03/

10/5/2013 9

..pengkelasan dan nombor fail

Tahap Ketiga Nombor 01 02 03 04 Perkara Persekutuan Pengakap Pandu Puteri Puteri Islam Bulan Sabit Merah

SRKBT/02/03/02 Pandu Puteri

10/5/2013 10

..pengkelasan dan nombor fail

Tahap keempat
Nombor 01 02 03 04 Perkara Mesyuarat Maklumat Ahli Perlembagaan Perancangan tahunan ) - Mesyuarat
11

SRKTB/02/03/02/01(
10/5/2013

Peringkat Keselamatan Fail

JENIS RAHSIA BESAR FUNGSI Keselamatan Negara Tender Kewangan Laporan sulit Soalan WARNA Kuning berpalang merah (depan & belakang) Merah Jambu berpalang Depan / Belakang Hijau

RAHSIA

SULIT

TERHAD
BIASA
10/5/2013

Fail peribadi Dokumen

Terbuka Harian

Putih
Putih
12

Sampul Kecil
Satu fail sementara dibuka keranafail asal tidak ditemui. Mengandungi satu tajuk sahala Apabila sudah digunakan. Ianya hendaklah ditutup dan dimasukkan ke dalam fail besar Fail ini tidak aktif

10/5/2013

13

Kertas Minit
Satu fail satu kertas minit. Setiap surat masuk dan keluar perlu diminitkan dan direkod Menggunakan Borang Am 6 Kertas minit disematkan di sebelah kiri fail Kandungan masuk = dakwat merah Kandungan keluar = dakwat hitam
10/5/2013 14

Penutupan Fail
Fail hendaklah ditutup setelah mengandungi >= 100 kandungan(1 inci) Setelah fail penuh, catatkan jilid 1 dan menggunakan fail jilid 2 ; MPKTR/02/03/Jld. 2/ ( ) Fail yang memerlukan tindakan segera, dilabelkan Segera(Am 99B) @ Tindakan Serta Merta(Am 99)
10/5/2013 15

Prosedur Penulisan Surat Rasmi

Kategori Surat Rasmi :
Surat - menyurat dari jabatan kerajaan dan persatuan induk dan sebaliknya Surat panggilan mesyuarat memohon jawatan Memohn ceramah. Memohon lawatan.
10/5/2013 16

Format Umum
Logo, nama dan alamat persatuan Nama jawatankuasa tertinggi (jika perlu) Nombor fail ( Ruj. Tuan & Ruj. Kami) Tarikh Alamat Penerima Melalui (jika berkenaan) Menghadap / pembukaan surat
10/5/2013 17

.format umum
Tajuk surat Pembukaan dan kandungan surat Cogan kata Tandatangan, nama dan gelaran jawatan Surat-surat salinan Kependekan(initial) nama penulis dan jurutaip

10/5/2013

18

Komunikasi rasmi
Media eletronik
Radio Televisyen E-mail Faks

Media cetak Lain-lain

Akhbar Majalah Poster Banner Brosur

10/5/2013

19

Bahan Rujukan
Ab. Alim bin Abdul Rahim, (1994), Pengurusan Kokurikulum, Kuala Lumpur: Penerbit Fajar Bakti Sdn. Bhd. Kementerian Pendidikan Malaysia. (1990 ). Buku Panduan Gerak Kerja Kokurikulum Sekolah Rendah. Kuala Lumpur: Pusat Perkembangan Kurikulum dan Dewan Bahasa dan Pustaka
10/5/2013 20

Rumusan
Guru penasihat / jurulatih yang baik perlu arif mengenai pengurusan fail dan dapat menulis surat yang tepat dan berkesan Mengawas dan memantau jawatankuasa menguruskan fail dan surat menyurat Surat menyurat merupakan imej persatuan dan organisasi

10/5/2013

21