Professional Documents
Culture Documents
FILOZOFSKI FAKULTET
Ivana Lučića 3
ŽIVANA HEĐBELI
Magistarski rad
Zagreb, 2005.
Članovi Povjerenstva za ocjenu magistarskog rada:
Zahvale
Velika hvala dr.sc. Nevenu Budaku, dr.sc. Peteru Pavelu Klasincu, dr.sc.
Miroslavu Kržaku i Uredu za opće poslove Hrvatskoga sabora i Vlade RH na
razumijevanju i suradnji bez koje bi izrada ove radnje bila daleko teža, ako ne i
nemoguća.
Od srca hvala mom ocu, rodbini, prijateljima i bliskim osobama koje su vjerovale u
mene i nesebično mi pomagale kada mi je bilo najteže.
ii
str.
Zahvale ............... i
Sadržaj ............... ii
Kratice ............... vii
1. UVOD ............... 1
gradiva ............... 32
3.1.2.2.6 Pravilnik o zaštiti arhivskog i
registraturnog gradiva
stvaratelja u RH ............... 95
3.3.4.6 Dostupnost i korištenje arhivskog gradiva ............... 98
3.3.4.6.1 On-line dostupnost gradiva ............... 100
3.3.4.6.2 Istraživanja korisnika gradiva ............... 102
3.3.4.6.3 Dostupnost registraturnog gradiva ............... 104
3.3.4.7 Odnos struke i javnosti ............... 105
Kratice:
1. UVOD
U 19. je stoljeću određen položaj i ulogu arhiva kao ustanova koje preuzimaju,
čuvaju, obrađuju i daju na korištenje gradivo raznih stvaratelja, te razvijena dva
osnovna načela arhivistike: načelo provenijencije i načelo prvobitnog reda, koji su
temelji na kojima počiva arhivistička teorija i praksa 20. stoljeća. Arhivistika se razvija
kao znanost koja se bavi proučavanjem biti arhivskog gradiva, njegova sređivanja,
upravljanja, čuvanja, povijesti i prava koja ga reguliraju.
Razvoj uprave nakon I., a posebice nakon II. svjetskog rata i ekvivalentan
porast gradiva, pred arhiviste je stavio izrazito praktični problem – odabrati koje je
gradivo vrijedno trajnog čuvanja. 1946. g. isporučeno je prvo računalo s elektronskim
cijevima (korišteno za vojne potrebe) i od tada se količina dokumenata povećava
eksponencijalnom brzinom. Izuzetno povećana količina gradiva i novi, elektronički
oblik dokumenata pokazali su kako se željeni rezultati više ne mogu postići klasičnim
arhivskim metodama. Globalizacija koja potiče standardizaciju, računala i Internet
(kao najočitiji simbol novog doba), potreba za konkurentnošću vlada i poduzeća na
svjetskom tržištu dodatno utječu na arhive i upravu. Sve veće korištenje računala ne
samo u izradi već i u pohrani spisa dovodi do promjena u uredskom poslovanju, kao i
2
Položaj ili rang je mjesto i raspored koje tko/što ima u društvu, u službi ili
zvanju, odnosno odnos prema kome ili čemu. Uloga je model ponašanja koji tko/što
stječe ili prihvaća zbog utjecala i očekivanja iz okoline. Predmet radnje je promjena,
položaj i uloga arhiva i pismohrana, prvenstveno onih u Hrvatskoj, kao posljedica
širenja elektroničke uprave. Promijene se određuju uspoređivanjem sadašnjeg stanja
u odnosu na prethodno, te se s toga u radu daje i povijest arhiva. Glavni se dio radnje
odnosi na razdoblje nakon 1945. godine.
Pri izradi rada korišteni su važeći zakoni i propisi, RAMP studije i radovi ICA,
članci inozemnih autora, posebice onih okupljenih oko novog časopisa Archival
Science, objavljeni do ljeta 2004. godine. U radu se navode konkretni primjeri iz
prakse. U hrvatskoj se arhivistici o položaju i ulozi arhiva/pismohrana piše
sporadično, objavljeno je nekoliko članaka I. Beuca, P. Strčića, M. Rastića, J.
Kolanovića i D. Eržišnika, no nema djela koje bi dublje ulazilo u navedenu
problematiku. Zadnji priručnik iz arhivistike, kojeg su pisali domaći autori, objavljen je
1977. godine. Za određivanje stanja uprave u Hrvatskoj značajno su mi pomogli
zbornik radova “Modernizacija hrvatske uprave” te serije publikacija Ureda za
strategiju razvoja RH posvećenih strategiji razvoja RH u 21. stoljeću.
4
Struktura rada
Rad se sastoji od uvoda, tri poglavlja i zaključaka. Glavni dio rada čine tri
poglavlja koje bismo uvjetno mogli nazvati arhivskim jučer, danas i sutra. U poglavlju
o nastanku i razvoju arhiva dana je kratka povijest nastanka arhiva, razvoja arhivske
teorije i prakse u svijetu i Hrvatskoj, te objašnjeni osnovni pojmovi vezani uz upravu i
uredsko poslovanje. U narednom je poglavlju položaj suvremenih arhiva i pismohrana
obrađen pomoću ključnih elemenata koji definiraju njihovu ulogu i zadaće: arhivski
propisi i propisi važni za rad pismohrana, propisi vezani uz kulturna dobra, sloboda
informiranja, međunarodne obveze RH, položaj arhiva u Europskoj Uniji. Obrađuje se
položaj suvremene uprave, kadrovi i daju uzroci stanja uredskog poslovanja. Govori
se o zadaćama, radu i organizaciji arhivske službe i prakse temeljene na modelu
“životnog ciklusa dokumenata”, daju dostupni kvantitativni podaci o gradivu, arhivima i
arhivistima, navode krucijalni problemi. Posebna je pažnja posvećena odnosu arhiva i
pismohrana, obavijesnim pomagalima, privatnom gradivu, elektroničkim dokumentima
i projektima vezanim uz njih. Dani su koncepti suvremenih metoda vrednovanja,
prikazan odnos arhiva prema korisnicima i javnosti. Poglavlje posvećeno
mogućnostima razvoja arhiva bavi se e-upravom, prikazom najznačajnijih pravaca u
suvremenoj arhivskoj teoriji, promišljanjima struke o budućnosti arhiva, te
mogućnostima razvoja arhiva u Hrvatskoj. Rad je popraćen bilješkama, prilozima,
popisom kratica, izvora, Web stranica i literature.
5
1
Arhiv. // Vojna enciklopedija. 2. izdanje. Beograd : Izdanje redakcije vojne enciklopedije, sv. 1., 1970.
2
Pojam registrature dolazi od lat. registrare: upisati, ubilježavati.
6
3
Za razvoj i nastanak arhiva i arhivistike te odnose s uredskim poslovanjem vidi: A Modern Archiveds
Reader: Basic Readings on Archival Theory and Practice. The National Archives and Records Service and the
National Archives Trust Fund Board. 1984., Bastian, J.A. Taking Custody, Giving Access: A Postcustodial
Role for a New Century. // Archivaria. 53 (2002), str. 76-93., Blais, G. Access to Archival Records: A Review of
Current Issues: A RAMP study. URL: http://www.unesco.org/webworld/ramp/html/r9505e/r9505e00.jtm.
(15.02.2004.)., Cook, T. Archives in the Post-custodial World: Interaction of Archival Theory and Practice
since the Publication of the Dutch Manual in 1898. // Archivum. XLIII (1997), str. 191-214., Higgs, E. From
Medieval Eruditon to Information Management: the Evolution of the Archival Profession. // Archivum. XLIII
(1997), str. 136-144., Horsman, P. The Last Dance of the Phoenix, or the De-discovery of the Archival Fonds.
// Archivaria. 54 (2002), str. 1-23., Swift, M. Archives at the End of the Century. // Archivum. XLIII (1997), str.
15-28., Thomassen, T. A First Introduction to Archival Science. Mangement. // Archival Science. 1 (2001), str.
373-385., Tyacke, S. Archives in a Wider World: The Culture and Politics of Archives. // Archivaria. 52 (2001),
str. 1-25., Upward, F. In Search of the Continuum: Ian Maclean’s “Australian Experience” Essays on
Recordkeeping. URL: http://rcrg.dstc.edu/au/publications/fuptrc.html. (09.02.2004.)., Beuc, I. Arhivistika
predavanja dr. Ivana Beuca na Arhivističkom tečaju u Zagrebu 1968. godine. Zagreb : Arhiv Hrvatske, 1968.,
Miller, T. The German Registry: The Evolution of a Recordkeeping Model. // Archival science. 3 (2003), str.
43-63., Smole, M. Zgodovina arhivistike in arhivske službe. Ljubljana : Arhivsko društvo Slovenije, 1976.,
Priručnik iz arhivistike. Zagreb : Savez društava arhivskih radnika Jugoslavije, 1977.
8
4
Priručnik je imao velik utjecaj, budući da je bio prvi i preveden na francuski, njemački, engleski,
talijanski, portugalski i kineski jezik, ali, jednako kao i priručnik Jenkinsona, nije nikada preveden i objavljen u
Hrvatskoj
5
O razvoju i implikacijama načela provenijencije vidi Horsman, P. The Last Dance of the Phoenix, or
the De-discovery of the Archival Fonds. // Archivaria. 54 (2002), str. 1-23.
6
Fond je cjelina zapisa, bez obzira na njihov oblik ili nosač, koju je organski stvorio i/ili primio i koristio
neki pojedinac, obitelj ili pravna osoba u obavljanju svoje djelatnosti. Arhivski fond čini cjelinu i u načelu se ne
može dijeliti.
11
7
Jenkinson, H. A Manual of Archives Administration, drugo revid. izdanje. London : Percy, Lund,
Humphreis & Co., 1965.
12
traženih spisa. Sa zadnjom fazom ciklusa, kada je gradivo izgubilo svoju tekuću
administrativnu, financijsku i pravnu upotrebljivost, ono je "potrošeni izvor informacija
i beskoristan teret u spremištu". Većina se gradiva zatim uništava, a ostaje manji dio,
koristan u svrhu u koju nije stvoren, kao što je povijesna, genealoška ili druga
uporaba, te se predaje na čuvanje arhivima. Arhivi se bave gradivom u njegovoj
neaktivnoj fazi. Gradivo uprave razdvojeno je od arhivskog, a arhivsko su i uredsko
poslovanje različite struke. Cjelokupni rad modernih arhiva i odnos prema
stvarateljima gradiva počiva na ovom klasičnom modelu.
8
Savez društava arhivista Jugoslavije 1968. g. izdao je knjigu “Moderni arhivi principi i tehnike rada” T.
R. Schellenberga
13
9
Prethodni nazivi Kr. hrvatsko-slavonsko-dalmatinski zemaljski arhiv, Arhiv Hrvatske
10
Podrobnije o razvoju registraturnih sustava u Hrvatskoj pišu: Bačić, S. Razvitak moderne registrature
u Hrvatskoj (skripte). Zagreb : Arhiv Hrvatske, 1971., Butorac, J., Bačić, S. Iz historije pisanog dokumenta.
Zagreb : Arhiv Hrvatske, 1966., Arhivistika : predavanja dr. Ivana Beuca na Arhivističkom tečaju u Zagrebu
1968. godine. Zagreb : Arhiv Hrvatske, 1968.
11
Slijede ravnatelji Josip Matasović, Bernard Stulli, Petar Strčić, Josip Kolanović i Stjepan Ćosić. 1993.
g. Arhiv dobiva sadašnje ime Hrvatski državni arhiv.
16
arhivskoj instituciji kao takvoj možemo govoriti tek od 20. st. 1870. g. u Hrvatskoj
je donesen zakon o Zemaljskom arhivu u Zagrebu. U trenutku raspada Austro-
ugarske na području Hrvatske postoje tri arhiva, u Zagrebu, Dubrovniku i Zadru, u
sklopu upravnih nadleštava. 1920. g. arhiv u Dubrovniku prerasta u samostalnu
ustanovu, a 1923. g. i arhivi u Zagrebu i Zadru.12 Kraljevina Jugoslavija i NDH nisu
donijele arhivske zakone.13
12
Za povijest arhiva u Hrvatskoj vidi: Pavliček, V. Povijest arhiva slobodnog i kraljevskog grada
Varaždina. Arhivski vjesnik. // 37 (1994), str. 7-17., Mustač, I. Osvrt na povijesni razvoj zaštite arhivske građe
na području Dubrovačke republike i grada Dubrovnika. // Arhivski vjesnik. 37 (1994), str. 19-23., Zakošek, B.
Razvoj zaštite arhivske građe na području nadležnosti Povijesnog arhiva Rijeka. // Arhivski vjesnik. 37 (1994),
str. 25-48., Ćosić, S. Prinos poznavanju Tajništva i arhiva Dubrovačke Republike. // Arhivski vjesnik. 37
(1994), str. 123-145., Pandžić, M. Povodom 350. obljetnice izrade škrinje povlastica/sloboština “arhiva
Kraljevstva Hrvatske (1643-1993). // Arhivski vjesnik. 36 (1993), str. 7-21.
13
O razvoju arhivskog zakonodavstva vidi Arhivi i arhivsko gradivo : Zbirka pravnih propisa 1828-1997 /
priredio Marijan Rastić, Zagreb : Hrvatski državni arhiv, 1998.
14
Službeni list DFJ br. 10-124/1945
15
Službeni list FNRJ br. 25-179/1948
16
Službeni list FNRJ br. 12-15/1950
17
Na području Jugoslavije sve do iza II. svjetskog rata nije bilo organizirane
obuke arhivskog kadra, kada zbog uništavanja gradiva i nedostatka stručnog
kadra jača spoznaja o potrebi obrazovanja arhivista. 1948. g. pri Historijskom
institutu JAZU u Zagrebu počeo je raditi Paleografsko-arhivistički tečaj u trajanju
od 4 mjeseca, no taj tečaj nije imao zvanični karakter. 1950. g. u Dubrovniku je,
nakon osnivanja (saveznog) Glavnog arhivskog savjeta, održan Viši arhivski tečaj,
a isti takav tečaj održan je 1952. u Beogradu.
17
Do današnjih dana nije objavljeno drugo izdanje s ažuriranim podacima o fondovima i zbirkama
18
Vidi Heđbeli, Ž. 45. obljetnica Hrvatskog arhivističkog društva. // Arhivski vjesnik, 42 (1999), str 321-
348.
18
U modernom smislu spis ili akt je svaki pisani sastav kojim se pokreće,
dopunjuje, mijenja, prekida ili završava neka službena djelatnost određene pravne
ili fizičke osobe. Spisu mogu biti priloženi, radi dopune, objašnjenja ili dokazivanja
sadržaja spisa, razni pisani sastavi ili fizički predmeti koje nazivamo prilozima.
Predmet je skup svih spisa i priloga koji se odnose na isto pitanje, zadatak i slično
21
i čine posebnu cjelinu, dosje je skup predmeta koji se odnose na istu materiju ili na
istu pravnu ili fizičku osobu, fascikl je skup više predmeta ili dosjea koji se poslije
završenog postupka čuvaju sređeni u istom omotu.
Spis nastaje tako da fizička ili pravna osoba preda ili pošalje određenom
tijelu svoj pisani podnesak (zamolbu ili tužbu). Na početku podneska treba
naznačiti ime ureda kojemu se piše, ime osobe koja piše, kratak sadržaj i broj
priloga. No, spis može biti i naredba, okružnica, oglas i sl. koje je ured izradio iz
vlastite pobude. Tijelo prima podnesak i stavlja na njega svoju zabilješku ili
potvrdu o primitku. Ta zabilješka sadrži dan primitka podneska i redni (tekući ili
poslovni broj) pod kojim je spis upisan u djelovodnik (urudžbeni zapisnik). Jednako
se postupa i sa spisima koji potječu iz samog tijela. Tekući broj počinje na početku
godine i teče po redu tijekom cijele godine. Podnesak se upisuje u urudžbeni
zapisnik koji obično ima rubrike: redni broj, datum kada je podnesak primljen u
ured, ime onoga koji podnesak predaje, sadržaj podneska ili predmeta, broj
priloga. Upisivanje u djelovodnik vrši prijemni ured, potom se podnesak predaje
službeniku ili referentu koji ga rješava (ukoliko je podnesak važan njega može
rješavati i kolegijalni organ). Referent sastavlja koncept (nacrt) rješenja spisa i
daje ga na odobrenje (potpis) službeniku ovlaštenom, u ime tijela, za potpis akata.
Potpisani čistopis odobrenog koncepta se, zajedno s eventualnim prilozima,
otprema, odnosno predaje primaocu, dakle osobi koja je podnijela prvotni spis.
Nakon otpreme čistopisa koncept se spisa s prilozima koji ostaju i predspisima
predaje na pohranu pismohrani.
osoba, naziva ustanova, mjesta i stvari. Urudžbeni zapisnik vuče svoje porijeklo iz
stare prakse registriranja cijeloga sadržaja zapisa. Danas se upisuju samo
elementi koji identificiraju spis, s ciljem sigurnoga nadzora nad njihovim čuvanjem
unutar sustava uredskog poslovanja, te pružanja dokaza o postojanju spisa
(registriranje spisa proistječe iz pravne potrebe davanja učinkovitije dokazne
vrijednosti zapisu). Protokol se može voditi i računalno, kao baza podataka.
Nakon proteka zakonski određenog roka spisi koji imaju trajnu vrijednost se
iz pismohrane predaju nadležnom arhivu. U određenim slučajevima (npr.
denacionalizacija, dokazivanje prava bivših političkih zatvorenika ili pripadnika
vojnih postrojbi NDH) gradivo iz arhiva opet postaje aktualno upravi, odnosno
građanima.
23
3.1 Zakonodavstvo
Člankom 52. posebno se određuje da more, morska obala i otoci, vode, zračni
prostor, rudno blago i druga prirodna bogatstva, ali i zemljište, šume, biljni i životinjski
svijet, drugi dijelovi prirode, nekretnine i stvari od osobitog kulturnog, povijesnog,
19
Narodne novine br. 41/2001, 55/2001
26
20
Narodne novine br. 105/1997, 64/2000
21
U zakonu nema nikakvih odredbi o korištenju gradiva u pismohranama.
27
Arhivska se služba obavlja kao javna služba obvezno na cijelom području RH.
Arhivsku službu obavljaju, kao javne ustanove, Hrvatski državni arhiv,22 područni
državni arhivi,23 te arhivi jedinica lokalne samouprave i uprave.24 Određene poslove
arhivske službe mogu, kao ustanove, obavljati specijalizirani arhivi i privatni arhivi.
Upravne i druge stručne poslove iz svoga djelokruga, u odnosu na arhivsku
djelatnost, Ministarstvo kulture obavlja putem arhivske uprave kao upravne
organizacije u svom sastavu. Određene su zadaće državnih arhiva i HDA, kao i tijela
koja djeluju u sastavu HDA.25 Određeno je tko osniva arhive,26 uvjeti za osnivanje27 i
sredstva za njihov rad. Sredstva za rad državnih arhiva osiguravaju se u državnom
proračunu. Sredstva za rad ostalih arhiva osiguravaju njihovi osnivači. Ako u
22
Hrvatski državni arhiv, kao središnji i matični državni arhiv, obavlja arhivsku službu u odnosu na arhivsko
i registraturno gradivo državnih tijela, državnih i javnih ustanova i poduzeća, te pravnih osoba, obitelji i pojedinaca,
čija se djelatnost prostirala ili se prostire na čitavom ili većem dijelu RH, odnosno koja ima značenje za RH.
23
Područni državni arhivi obavljaju arhivsku službu u odnosu na arhivsko i registraturno gradivo državnih
tijela, pravnih osoba s javnim ovlastima i javnih službi koje obavljaju djelatnost na području jedne ili više jedinica
lokalne samouprave i uprave i u odnosu na gradivo koje nastaje na području djelovanja toga arhiva.
24
Arhivi jedinica lokalne samouprave i uprave čuvaju, zaštićuju, obrađuju i koriste javno arhivsko gradivo
tijela lokalne samouprave i uprave i njihovih javnih službi.
25
To su:
- Hrvatska kinoteka kao nacionalni filmski arhiv, koja čuva i provodi mjere zaštite i restauracije filmskog i
ostalog audiovizualnog gradiva,
- Središnji laboratorij za fotografiju, mikrografiju i reprografiju,
- Središnji laboratorij za konzervaciju i restauraciju arhivskoga gradiva,
- Zavod za arhivistiku i pomoćne povijesne znanosti,
- Razvojna služba.
26
Državne arhive osniva Republika Hrvatska. Jedinica lokalne samouprave i uprave može osnovati svoj
arhiv. Više jedinica lokalne samouprave i uprave može osnovati zajednički arhiv, a međusobne odnose urediti
ugovorom. Ako jedinica lokalne samouprave i uprave ne osnuje svoj arhiv, arhivske poslove, o njenom trošku,
obavlja područni državni arhiv nadležan za područje te jedinice lokalne samouprave. Specijalizirane i privatne
arhive mogu osnivati domaće pravne i fizičke osobe.
27
Arhiv se može osnovati ako je:
- osiguran potreban i primjeren radni i spremišni prostor, te odgovarajuća oprema,
- osiguran potreban broj stručnoga arhivskog osoblja,
- osigurana novčana sredstva za osnivanje i početak rada arhiva, kao i sredstva za njegov rad.
28
obavljanju svoje djelatnosti arhiv ostvari dodatna sredstva (dobit), ona se mogu
upotrijebiti isključivo za obavljanje i razvoj djelatnosti arhiva. Prostor za rad, spremišni
prostor i opremu HDA osigurava RH. Prostor za rad i spremišni prostor područnih
državnih arhiva osiguravaju gradovi u kojima arhiv ima svoje sjedište, a opremu im
osigurava Republika Hrvatska. Utvrđene su knjige i evidencije koje arhivi obavezno
vode.28 Uređeno je upravljanje arhivima i uvjeti koje mora zadovoljavati osoba koju se
imenuje za ravnatelja.29 Ravnatelja HDA imenuje i razrješava Vlada RH, na prijedlog
ministra kulture, a ravnatelje područnih državnih arhiva imenuje i razrješava ministar
kulture. Arhivi imaju stručno vijeće.30 Upravni nadzor nad radom državnih arhiva
obavlja Ministarstvo kulture. HDA obavlja stručni nadzor nad radom područnih
državnih arhiva, a stručni nadzor nad HDA obavlja Ministarstvo kulture putem svoje
uprave za arhive. Ministar kulture donosi potrebne pravilnike.
Peti dio Zakona bavi se Hrvatskim arhivskim vijećem, koje kao savjetodavno
tijelo ministra kulture obavlja savjetodavne i određene stručne poslove u arhivskoj
djelatnosti.31 Vijeće čini 11 članova imenovanih na četiri godine.32
Rješenje o postojanju uvjeta za osnivanje arhiva jedinica lokalne samouprave i uprave, te specijaliziranih i
privatnih arhiva, donosi Ministarstvo kulture.
28
Arhivi obvezno vode:
- knjigu primljenoga arhivskog gradiva, opći našastar arhivskog gradiva i našastare za pojedine fondove i
zbirke, knjigu pohranjenoga arhivskog gradiva, knjigu snimljenoga arhivskog gradiva, te knjigu
restauriranoga i konzerviranoga arhivskog gradiva,
- evidenciju o stvarateljima i imateljima arhivskoga i registraturnoga gradiva na svom području,
- evidenciju o korištenju arhivskoga gradiva.
29
Za ravnatelja arhiva može se imenovati osoba koja ima visoku stručnu spremu, položen stručni ispit iz
arhivske struke, objavljene vrijedne stručne ili znanstvene radove i odlikuje se stručnim, radnim i organizacijskim
sposobnostima. Iznimno se za ravnatelja arhiva može imenovati osoba koja nije položila stručni ispit iz arhivske
struke, ako se na temelju dosadašnjeg rada može očekivati da će s uspjehom voditi arhiv i uz obvezu polaganja
stručnog ispita u roku od dvije godine od dana imenovanja.
30
Stručno vijeće arhiva raspravlja o svim stručnim pitanjima rada arhiva, daje ravnatelju mišljenje i
prijedloge glede organizacije rada i uvjeta za razvitak arhivske djelatnosti, te obavlja i druge stručne poslove
sukladno statutu arhiva.
31
Ti su poslovi:
- raspravlja o općim pitanjima iz područja arhivske djelatnosti, daje preporuke i mišljenja o unapređenju
djelatnosti,
- razmatra srednjoročne i dugoročne programe razvitka arhivske djelatnosti,
- razmatra programe rada i godišnja izvješća državnih arhiva,
- daje mišljenje o potrebi osnivanja arhiva,
- daje mišljenje o ostvarivanju znanstvene i kulturne funkcije arhiva,
- daje mišljenje o korištenju arhivskoga gradiva u arhivima prije isteka predviđenog roka,
- potiče donošenje i promjene zakona i drugih propisa kojima se uređuje arhivska djelatnost i rad arhiva, te
daje mišljenje o provedenim propisima što ih donosi ministar kulture,
- daje mišljenje o međunarodnoj suradnji na području arhivske djelatnosti,
- daje mišljenje o radu i financiranju arhiva jedinica lokalne samouprave i uprave, specijalnih i privatnih
arhiva,
29
Šesti dio Zakona odnosi se na stručno osoblje u arhivima, koje obavlja stručne
poslove u arhivima: arhivski tehničar, viši arhivski tehničar, arhivist, viši arhivist i
arhivski savjetnik, kao i njima odgovarajuće osoblje u konzervatorskoj i
restauratorskoj struci, reprografiji i mikrografiji, te zaštiti audiovizualnog i filmskog
arhivskog gradiva. Određeni su uvjeti za stjecanje potrebnog stručnog znanja te
polaganje stručnog ispita33 koji je uvjet za rad u arhivu. Potrebne pravilnike donosi
ministar kulture, koji i dodjeljuje zvanja višeg arhivista i arhivskog savjetnika.
34
Narodne novine br. 65/2004
35
Narodne novine br. 90/2002
36
Pod evidencijama se podrazumijevaju popisi arhivskoga gradiva, obavijesna pomagala i dokumentacija
koja se o gradivu vodi u arhivima temeljem Zakona o arhivskom gradivu i arhivima
31
37
Narodne novine br. 93/2004
32
38
Narodne novine br. 67/1999
39
Narodne novine br. 90/2002
40
Što nije učinjeno.
33
41
Narodne novine br 63/2004
42
Dokumentacijsku zbirku ili cjelinu čini arhivsko gradivo nastalo djelovanjem istog stvaratelja, zbirka
dokumentacije određene vrste ili namjene ili dokumentacija nastala obavljanjem određene djelatnosti.
34
43
Narodne novine br. 90/2002
44
Prije preuzimanja elektroničkih zapisa nadležni arhiv obvezan je predavatelju dostaviti popis zahtjeva
glede cjelovitosti dokumentacije, kompatibilnosti s postojećom informacijskom tehnologijom, formata i medija na
kojemu će se elektronički zapisi predati arhivu te popis zahtjeva glede očuvanja sigurnosti, autentičnosti i
vjerodostojnosti zapisa.
45
Narodne novine br. 15/1989
46
Narodne novine br. 93/2004
35
47
Narodne novine br. 69/1999, 151/2003, 157/2003
36
48
Narodne novine br. 37/2001
49
Narodne novine br. 104/2000
37
50
Narodne novine br. 73/2000, 74/2003
51
Narodne novine br. 129/1999
52
Prema podacima na URL: http://www.min-kulture.hr. (23.03.2004.)
38
Upravu čine:
- Odjel za nepokretnu kulturnu baštinu;
- Odjel za pokretnu i nematerijalnu kulturnu baštinu;
- Odjel za arheološku baštinu;
- Odjel za inspekcijske poslove zaštite kulturne baštine;
- Konzervatorski odjeli;
- Odjel za arhivsku djelatnost.
53
Narodne novine br. 38/1987, 42/1988
54
Narodne novine br. 49/1987, 38/1988
55
Narodne novine br. 37/1988
39
56
Prethodni propisi o uredskom poslovanju: Uredba o kancelarijskom poslovanju (Službeni list 50/1957),
Uputstvo za izvršenje Uredbe o uredskom poslovanju (Službeni list 59/1957), Uredba o uredskom poslovanju (NN
53/1974), Uputstvo za izvršenje Uredbe o uredskom poslovanju (NN 3/1974) određivali su da se svršeni predmeti
stavljaju se u arhiv i sređuju po arhivskim znakovima. Arhivski znak sastoji se od oznake unutrašnje organizacione
jedinice koja je predmet riješila i oznake grupe poslova u koju predmet spada po svom sadržaju.
40
57
Program ispita vidi na Web stranica Ministarstva pravosuđa, URL: http://pravosudje.hr. (23.03.2004.).
41
58
Narodne novine br. 11/2004
42
59
Narodne novine br. 11/2004
60
Za povijest nastanka standarda i rad na standardizaciji vidi Wettenger, M. Međunarodni rad na
standardizaciji upravljanja zapisima u povodu objavljivanja Međunarodnog standarda ISO 15489-I (records
management). // Modernizacija hrvatske uprave. Zagreb : Društveno veleučilište u Zagrebu, 2003., str. 279-292.
43
Podaci o standardu mogu se naći kod Ćepulić, T. Međunarodni standard ISO 15489 «Information and
Documentation – Records Management». // Arhivski vjesnik. 44 (2001), str. 77-84.
61
Narodne novine br. 163/2003
44
Hrvatske norme označuju se pisanom oznakom HRN. Hrvatske se norme izdaju kao
posebne publikacije i zaštićene su u skladu sa zakonom, nacionalnim propisima i
međunarodnim propisima o autorskim pravima. Sukladnost određenoga proizvoda,
procesa ili usluge s hrvatskom normom može se potvrditi izjavom o sukladnosti,
potvrdom (certifikatom) o sukladnosti ili oznakom sukladnosti.
62
Prema podacima na URL: http://dznm.hr. (15.03.2004.).
63
Narodne novine br. 172/2003
45
64
Narodne novine br. 103/2003
65
Narodne novine br. 108/1996
48
Zakona su makete, modeli, uzorci, fotografije, filmovi, mikrofilmovi, te drugi zapisi koji
su svjetlosno, zvukovno, strojno, ručno ili na drugi način zabilježeni na određenoj
podlozi. Prema vrsti tajne podaci su državna, vojna, službena, poslovna ili
profesionalna tajna. Prema stupnju tajnosti podaci mogu biti državna tajna, vrlo tajni,
tajni i povjerljivi. Na dokumentima koji sadrže tajne podatke označava se na vidljivom
mjestu vrsta tajne i stupanj tajnosti. Elektronske baze podataka koje sadrže tajne
podatke moraju biti označene određenom vrstom i stupnjem tajnosti te osigurane
lozinkom od neovlaštenog pristupa. Svatko je dužan čuvati državnu, vojnu, službenu,
poslovnu ili profesionalnu tajnu, bez obzira na način saznanja tajnih podataka ili
pribavljanja odnosno stjecanja mogućnosti uvida u tajne podatke, a nedvojbeno je da
se radi o tajni. Obveza čuvanja tajnih podataka traje dok osoba ovlaštena za
određivanje tajnosti određenog podatka ne odredi da je prestala potreba za čuvanjem
njegove tajnosti, a za službenu i poslovnu tajnu obveza može prestati istekom roka
od prestanka obavljanja dužnosti, službe ili zaposlenja osobe kojoj su tajni podaci bili
poznati, ako zakonom ili drugim na zakonu utemeljenim propisom nije što drugo
određeno.
66
Narodne novine br. 10/2002
50
67
Narodne novine br. 173/2003
51
68
Narodne novine – međunarodni ugovori br. 1/1992, 12/1993, 4/94, 3/1995, 11/1995, 3/99, 8/2002
69
Narodne novine – međunarodni ugovori br. 15/1993, 7/1994
70
Narodne novine – međunarodni ugovori br. 16/1993, 9/98
71
Narodne novine – međunarodni ugovori br. 5/1994
72
Narodne novine – međunarodni ugovori br. 6/1994, 10/1994, 3/1995, 11/1995, 8/2002
73
Narodne novine – međunarodni ugovori br. 4/1996, 1/1997, 4/98, 8/98, 14/98, 4/2002
52
74
Članak 41. Ustava RH određuje da su sve vjerske zajednice jednake pred zakonom i odvojene od
države.
75
Narodne novine – međunarodni ugovori br. 2/1997
76
Zakon nalazimo u Narodnim novinama - međunarodni ugovori br. 15/2001, a puni tekst sporazuma na
Web stranici Ministarstva za europske integracije.
53
77
Narodne novine br. 37/2004
78
Narodne novine br. 38/2004
55
3.1.7 Arhivi u EU
79
O EU arhivskim popisima vidi Cadell, P. Archives and Goverment at a European Level. // Archivum. XLV
(2000), str. 57 – 67., Semlič Rajh, Z. Ahivi in Europska Unija – enotni predspisi ali zgolj skupna priporočila. // Arhivi
in arhivsko gradivo v času tranzicijskih sprememeb : InfoArh : Zbornik referatov : 21. zborovanje : Arhivsko društvo
Slovenije : Pokrajinski arhiv Koper. Ljubljana : Arhivsko društvo Slovenije, 2003. str. 62-65., Baier, H. Compatibility
of Archival Theory and Practice in European Union. // Atlanti, 1-2 (2003).
56
80
Official Journal, C 314
57
81
Official Journal, C 235
82
2003. g. objavljen je hrvatski prijevod specifikacije. MoReq – Model zahtjeva za upravljanje elektroničkim
zapisima, Specifikacija MoReq. Zagreb : Hrvatski državni arhiv, 2003.
83
Podaci o Arhivu mogu se naći na URL: http//:www.iue.it/ECAarchives
84
Official Journal C 113
58
85
Tekstovi navedenih preporuka te preporuka o dostupnosti arhivskog gradiva dostupni su u: Zaštita
osobnih podataka i dostupnost informacija : preporuke Vijeća Europe. Zagreb : Hrvatski državni arhiv, 2002.
86
Globalizacija je proces razumijevanja, prihvaćanja i primjene najviših civilizacijskih dostignuća i standarda
u području znanosti, tehnologije, proizvodnje, kulture, obrazovanja i drugim te njihova primjena na svakoj lokalnoj
razini. Radi se o svojevrsnoj standardizaciji (najviše razine) što je uvjet nastupa odgovarajućeg subjekta na
najzahtjevnija tržišta znanja, roba, usluga i kapitala.
87
Vidi u Modernizacija hrvatske uprave. Zagreb : Društveno veleučilište u Zagrebu, 2003., radove Pusić, E.
Modernizacija velikih europskih upravnih sustava. str. 1-22., Wollmann, H. Suvremene upravne reforme u
Njemačkoj. str. 23-36., Brűnner, C. Novi javni menadžment: suvremene upravne reforme u Austriji. str. 37-48.,
Trpin, G. Reforma javne uprave u Sloveniji. str. 49-68., Gjidara, M. Upravne reforme i prilagodba upravnog
obrazovanja s posebnim osvrtom na francusku upravu. str. 69-146.
59
upotrebi javnih sredstava. Sve više se govori o e-vladi koju se definira kao «globalni
pokret reformi započet devedesetih godina koji potiče vladu i sve koji s njom rade na
korištenje Interneta za djelotvornije pružanje i primanje usluga i podršku.» 88
88
Vidi Rajko, A. Pravo na pristup informacijama javnog sektora i njegova ograničenja u demokratskom
društvu. // Modernizacija hrvatske uprave. Zagreb : Društveno veleučilište u Zagrebu, 2003. str. 395-438.
89
O stanu uprave vidi Dokumenti : Strategija razvitka Republike Hrvatske. // Hrvatska javna uprava. 3-4
(2001), str. 659-745, te Modernizacija hrvatske uprave. Zagreb : Društveno veleučilište u Zagrebu, 2003.
60
neprofesionalan aparat vlasti i uprave koji nije bio u stanju nositi se s problemima koje
generira i nameće aktualna krizna (katastrofalna) situacija u kojoj se zemlja već
godinama nalazi.” 90
90
Blažević, R. Racionalizacija i hrvatska uprava. // Modernizacija hrvatske uprave. Zagreb : Društveno
veleučilište u Zagrebu, 2003., str. 349-364.
91
O upravnom obrazovanju i njegovom razvoju u Hrvatskoj, te primjerima u nekim europskim zemljama vidi
u Modernizacija hrvatske uprave. Zagreb : Društveno veleučilište u Zagrebu, 2003. radovi Pavić. Ž. Ključni
momenti u razvoju upravnog obrazovanja na hrvatskim područjima. str. 179-190., i Koprić, I.; Marčetić, G.
Obrazovanje upravnog osoblja: iskustva i izazovi. str. 191-128.
61
92
Dio sadašnjih političkih stranaka su sljednici nekadašnjih DPO-a.
93
Vidi Arhivi i arhivsko gradivo : Zbirka pravnih propisa 1828-1997 / priredio Marijan Rastić, Zagreb :
Hrvatski državni arhiv, 1998.
62
94
U recentnoj arhivskoj literaturi nema radova koji se bave ovom problematikom.
63
95
Vidi Prilog I.
96
Ilustracije radi navodim primjer iz vlastite prakse: po dolasku na sadašnje radno mjesto zatekla sam troje
djelatnika s položenim ispitom o stručnoj osposobljenosti radnika za zadatke i poslove zaštite arhivske i
registraturne građe izvan arhiva. No, nisu postojali sumarni popis gradiva, topografski inventar gradiva, ni pravilnik
o zaštiti arhivskog i registraturnog gradiva s Posebnim popisom gradiva s rokovima čuvanja.
65
površina svih zgrada iznosi 50785 m2 a od toga na spremišni prostor otpada 36233
m2. 97
97
Vidi Kolanović, J. Arhivska služba Republike Hrvatske: stanje i izgledi razvoja. // Arhivski vjesnik. 44
(2001). str.11-32.
98
O problemima vidi Giler B. O. Stanje i problemi zaštite arhivske građe i registraturskog materijala van
arhiva na području SFRJ. // Arhivist. 1-2 (1986). str. 19-44., Rastić, M. Strčić, P. Arhivska služba SR Hrvatske -
stanje, problemi, perspektive. // Arhivist, 1-2 (1988). str. 230-261.
99
Vidi Hrelja, D. Kratki prikaz aktualnih problema Državnog arhiva u Varaždinu. // Srečanje obmejnih
arhivov. Maribor : Pokrajinski arhiv Maribor. 1999, str. 56-60.
100
Vidi Prilog I.
101
To su:
- Hrvatski državni arhiv dr. Josip Kolanović
- DA Bjelovar Željko Pleskalt
69
103
Zadnji je 1977. g. objavljen “Priručnik iz arhivistike”.
104
Arhivistika za djelatnike u pismohranama. Zagreb : Arhiv Hrvatske, 1992., Djelatnicima pismohrana u
radu može pomoći i Rubčić, D., Šaban J., Ivanović, J. Vodič za arhiviranje dokumentacije u trgovačkim društvima i
ustanovama. Zagreb : Informator, 1999.
105
Vidi Kasabašić, Š. Uredsko poslovanje u primjeni. // Informator, 5024-5025 (2002). str. 6-8.
106
Pravilnik je lakše shvatiti ukoliko se pročita HDA Nacrt Uredbe o spisovodstvu u javnim službama, koji je
očito poslužio za izradu pravilnika. URL: http://www.arhiv.hr/hr/pdf/uredba.pdf. (04.05.2003.).
71
Opći popis gradiva s rokovima čuvanja nije donesen, iako je to trebalo biti
učinjeno do 3. kolovoza 2003. g. Opći popis treba izraditi za gradivo nastalo do 1990.
g. i za gradivo nastalo od 1990. g. s obzirom da su se, zbog osamostaljenja zemlje i
prelaska sa socijalizma na tržišnu privredu, promijenile vrste spisa i dokumenata koje
72
107
Vidi Rubčić, D. Stanje i prioriteti rada arhivske vanjske službe u Hrvatskoj. // Arhivski vjesnik. 45 (2002).
str. 11-17.
73
108
Na primjer, gradivo kabineta IVS iz tog razdoblja, mada se radi o hijerarhijski najvišoj organizacijskoj
jedinici, sadrži uglavnom predstavke i molbe koje su pojedinci upućivali tadašnjim čelnicima.
109
To su: Rupčić, D. Orijentacijska lista medicinske dokumentacije za bolničke ustanove. // Arhivski vjesnik.
39 (1996). str. 103-115., Validžić, Damir. Prijedlog liste arhivske građe za visokoškolske ustanove. // Arhivski
vjesnik. 37 (1994). str. 87-99., Rastić, M., Rupčić, D. Orijentacijska lista registraturne građe za općinske/gradske
organe uprave. // Arhivski vjesnik. 36 (1993). str. 25-58., Validžić, D. Prijedlog liste arhivske građe za znanstveno-
istraživačku djelatnost. // Arhivski vjesnik. 36 (1993). str. 59-68., Rubčić, D. Orijentacijska lista za javne bilježnike.
// Arhivski vjesnik. 43 (2000). str. 29-36., Heđbeli, Ž. Koncept vitalnih dokumenata u uredskom poslovanju. //
Arhivski vjesnik. 43 (2000). str. 47-54., Razum, S. Kako urediti župni arhiv?. // Arhivski vjesnik. 44 (2001). str. 195-
208.
74
Arhivsko su gradivo zapisi ili dokumenti koji su nastali djelovanjem pravnih ili
fizičkih osoba u obavljanju njihove djelatnosti, a od trajnog su značenja za kulturu,
povijest i druge znanosti, bez obzira na mjesto i vrijeme njihova nastanka, neovisno o
obliku i tvarnom nosaču na kojem su sačuvani. Zapisi ili dokumenti su spisi, isprave,
pomoćne uredske i poslovne knjige, kartoteke, karte, nacrti, crteži, plakati, tiskovnice,
slikopisi, pokretne slike (filmovi i videozapisi), zvučni zapisi, mikrooblici, strojnočitljivi
zapisi, datoteke, uključujući i programe i pomagala za njihovo korištenje. Javno
arhivsko gradivo arhivi preuzimaju po sili zakona, a privatno u arhive dolazi putem
darovanja, depozita ili otkupa.
110
Podaci prema Statističkom ljetopisu Republike Hrvatske 2002. Zagreb : Državni zavod za statistiku,
2002. Navedeni su podaci za 1999. g., a u ranijim statističkim ljetopisima (2000., 2001.) podaci za arhive nisu
dani.
111
Podaci prema Statističkiom ljetopisu Republike Hrvatske 2003, Zagreb : Državni zavod za statistiku,
2003. Ljetopis ne daje objašnjenje manje količine sređenog gradiva u odnosu na prethodnu godinu.
112
Vidi Kolanović, J. Arhivska služba Republike Hrvatske: stanje i izgledi razvoja. // Arhivski vjesnik. 44
(2001). str.11-32
75
Hrvatski arhivi, jednako kao i strani, gradivo sređuju i opisuju sukladno načelu
provenijencije i načelu prvobitnog reda.114 Slijediti načelo provenijencije znači
sačuvati kontekst u kojem je dokument nastao, veze između dokumenata i njihovih
stvaratelja i veze među samim dokumentima. Kontekst uključuje znanje o tome gdje
je dokument nastao, u okviru kojeg procesa, za koju svrhu, za koga, kada i kako ga je
primatelj zaprimio i kako je došao u naše ruke. Kako su fizičke, formalne i
kontekstualne komponente tradicionalnih dokumenata neodvojive, fizički smještaj
jednog dokumenta u odnosu na drugi pokazuje kako su oni nastali i kako su korišteni
u određenom trenutku. Prema tome, sačuvati izvorni poredak tradicionalnih
dokumenata znači osigurati da se sačuvaju i veze među njima. Svaka promjena
izvornog poretka tradicionalnih dokumenata otežava identifikaciju tih odnosa.
113
Vidi Prilog I.
114
Vidi Prilog II.
76
U arhivima radi 252 arhivista i tehničara koji trebaju srediti 34012 dužnih
kilometara nesređenog gradiva,115 što znači 139,96 dužnih metara po osobi. Prema
najblažim procjenama gradiva “zrelog” za preuzimanje ima oko 44 dužna kilometra,
što znači dodatnih 181 dužnih metara gradiva po osobi koje treba arhivistički obraditi i
opisati.
115
Podaci prema Statističkom ljetopisu Republike Hrvatske 2003, Zagreb : Državni zavod za statistiku,
2003.
116
Podaci prema Statističkom ljetopisu Republike Hrvatske 2002, Zagreb : Državni zavod za statistiku,
2002.
77
Arhivski inventar (našastar) je opis arhivskih jedinica jednoga fonda ili zbirke
koji omogućuje pretraživanje, pronalaženje i razumijevanje sadržaja i konteksta
arhivskih jedinica unutar fonda te pronalaženje pripadajućih tehničkih jedinica.
Inventar sadrži:
– opis arhivskih jedinica odnosno identifikaciju i prikaz konteksta i
sadržaja kroz mogućih 26 elemenata opisa grupiranih u 7 područja
(identifikacija, kontekst, sadržaj, dostupnost i korištenje, dopunski izvori,
napomene, kontrola opisa). Identifikacijska oznaka (signatura), naziv
opisne jedinice, vrijeme nastanka, količina gradiva, razina opisa i naziv
stvaratelja obvezatni su elementi opisa,
– popis arhivskih i pripadajućih tehničkih jedinica, te
– predmetno kazalo, kazalo osoba i mjesno kazalo.
Arhivski inventar može biti sumarni ili analitički. Sumarni arhivski inventar sadrži opis
arhivskih jedinica razine podserije i viših razina i popis tehničkih jedinica koje
pripadaju pojedinim arhivskim jedinicama najniže opisane razine. Analitički arhivski
117
Podaci prema Statističkom ljetopisu Republike Hrvatske 2003, Zagreb : Državni zavod za statistiku,
2003.
118
Za primjere klasičnih obavijesnih pomagala vidi Prilog IV.
78
inventar sadržava opis arhivskih jedinica na razini predmeta i jedinica viših razina, a
može sadržavati i opis pojedinačnih dokumenata te popis pripadajućih tehničkih
jedinica.
Hrvatski su arhivi, jednako kao i strani, prihvatili i koriste norme opisa ISAD(G)
i ISAAR(CPF), temeljene na tim načelima.122 Usvajanje normi od strane šire arhivske
zajednice omogućava standardizaciju rada, razmjenu informacija o gradivu između
zemalja koje imaju različito uredsko poslovanje i tradicije sređivanja i opisa gradiva.
Standardizacija opisa olakšava korištenje gradiva i prepoznavanje pojedinih
119
ISAG(G) : opća međunarodna norma za opis arhivskoga gradiva. 2. izd., Zagreb : Hrvatski državni arhiv,
2001.
120
Za primjer opisa gradiva prema ISAD(G) vidi Prilog IV.
121
ISAAR(CPF) : Međunarodna norma arhivističkoga normiranog zapisa za pravne i fizičke osobe te obitelji.
Zagreb : Hrvatski državni arhiv, 1999.
79
122
Vidi priloge II. i IV.
123
O EDA vidi Pitti, D.V., Encoded Archival Description. URL:
http://www.dlib.org/dlib/november99/11pitti.html. (20.02.2004.).
124
Podaci prema Statističkom ljetopisu Republike Hrvatske 2002, Zagreb : Državni zavod za statistiku,
2002.
80
Tijekom 2000. i 2001. godine HDA je obavio stručni nadzor nad gradivom 15
bivših i sadašnjih parlamentarnih stranaka sa sjedištem u Zagrebu, pri čemu je došao
do određenih spoznaja i podataka,127 koji mogu poslužiti kao primjer stanja privatnog
gradiva u RH.
125
Vidi Prilog I.
126
Vidi Vuković, M. Prilog tumačenju Zakona o arhivskome gradivu i arhivima te njegovih provedbenih
propisa. // Arhivski vjesnik. 45 (2002), str. 191-197.
81
Kod 40% stranaka dio gradiva se nalazi kod bivših ili sadašnjih članova. O
ovom problemu govori sama količina gradiva stranaka, što se može ilustrirati na
primjeru dvije stranke: jedna, osnovana 1994. godine, koja broji oko 12500 članova,
ima 1 dužni metar gradiva (cca 10 registratora), a druga, osnovana 1992.g., ima oko
127
Vidi Heđbeli, Ž. Privatno arhivsko gradivo. // Arhivski vjesnik. 44 (2001), str. 93-101.
82
40000 članova i 21 dužni metar gradiva. Jasno je da skoro triput veći broj članova i
dvije godine dužeg postojanje donekle objašnjava veću količinu spisa, ali ne i 21 puta
veću.
128
Definicija prema Žumer, V. Od nastanka zapisa do predaje arhivskog gradiva u slovenskoj javnoj upravi.
// Modernizacija hrvatske uprave. Zagreb : Društveno veleučilište u Zagrebu, 2003. str. 306--331.
84
129
Više o metapodacima vidi u Ivanović, J. Sheme metapodataka u upravljanju dokumentima. // Arhivski
vjesnik. 44 (2001). str. 103-121.
85
130
Vidi MoReq – Model zahtjeva za upravljanje elektroničkim zapisima, Specifikacija MoReq. Zagreb :
Hrvatski državni arhiv, 2003.
131
Definiciju zapisa prema Luciani Duranti u Guercio, M. Načela, metode i instrumenti za stvaranje, zaštitu i
korištenje arhivskih zapisa u digitalnom okruženju. // Modernizacija hrvatske uprave. Zagreb : Društveno
veleučilište u Zagrebu, 2003., str. 247-278.
86
132
Vidi Granstrom, C., Hornfeldt, T., Peterson i drugi. Authenticy of Electronic Records (ICA Study 13-1),
URL: http://www.ica.org. (08.04.2004.).A
133
O projektima Sveučilišta British Columbia piše Duranti, L. The Impact of Digital Technology on Archival
Science. // Arhicival science. 1 (2001). str. 39-55.
134
O uporabi diplomatike u radu s elektroničkim gradivom vidi Duranti, L. Arhivski zapisi : teorija i praksa.
Zagreb : Hrvatski državni arhiv, 2000.
135
O projektu vidi MacNeil, H. Providing Grounds for Trust II: The Findings of the Authenticy Task Force of
Inter PARES. // Archivaria. 54 (2002). str. 24-58., i MacNeil, H. Providing Grounds for Trust: Developing
Conceptual Requirements for the Long.Term Preservation of Authentic Electronic Records. // Archivaria. 50
(2000). str. 52-78.
136
To su:
1) pridruživanje opisnih metapodataka podacima;
2) pravo pristupa;
88
139
Vidi Thibodeau, K. Building the Archives of the Future. URL:
http://www.dlib.org/dlib/february01/thibodeau/02thibodeau.html. (12.03.2004.).
140
Za iskustvo skandinavskih zemalja vidi Lemić, V. Arhivi i elektronički zapisi – iskustva skandinavskih
zemalja. // Arhivski vjesnik. 46 (2003). str. 179-207.
141
Vidi Millar, L. Authenticy of Electronic Records (ICA study 13-2). URL: http://www.ica.org. (08.0.2004.).
90
142
Vidi Dujmović, R., Čuljat, K. Prikaz projekta uredsko poslovanje: prijem i obrada akata. Izlučivanje akata
u pismohrani. // Arhivski vjesnik. 46 (2003). str. 85-100. i Černelč-Marjanović, V., Vedrina, D., Čukman-Batinić, I.
Integracija elektroničkih dokumenata u spisovodstvo Državnog zavoda za intelektualno vlasništvo. // Arhivski
vjesnik. 44 (2001). str. 175-181.
91
143
U HDA sam se zaposlila 1995. g. Tada sam bila među rijetkima koji su se znali služiti osobnim
92
145
Vidi Roberts, J. One size for All? The portability of Macro-appraisal by a Comparative Analysis of
Canada, South Africa and New Zealan. Archives in a Wider World: The Culture and Politics of Archives. //
Archivaria. 52 (2001). str. 47-68.
146
Vidi Daniels, M. On Being an Archivist. // The American Archivist. 59 (1996). str. 6-13.
147
Vidi Cook, T. Archives in the Post-custodial World: Interaction of Archival Theory and Practice Since the
Publication of the Dutch Manual in 1898. // Archivum. XLIII (1997). str. 191-214.
94
148
Vidi Brown, R. Funkcionalno vrednovanje u Državnom arhivu Kanade: Sedam godina stvarne prakse.
Arhivski vjesnik. // 41 (1998). str. 51-65.
96
Sukladno propisima korisnik koji želi istraživati određeno gradivo, ili doći do
dokumenta koji ga zanima, arhivu podnosi pisani zahtjev na posebnom obrascu u koji
obvezno upisuje osobne podatke, podatke o mjestu stanovanja, temu istraživanja ili
drugu svrhu korištenja i gradivo koje traži. Zahtjev se može odobriti ili odbiti. Ukoliko
je zahtjev pozitivno riješen korisnik se gradivom koristi u čitaonici arhiva. Korištenje
gradiva i obavijesnih pomagala je besplatno, ali korisniku nije dopušteno izrađivati
preslike obavijesnih pomagala, cjelovitih arhivskih fondova ili zbirki kao ni njihovih
većih dijelova. Korisnik je obvezan pri korištenju arhivskoga gradiva u čitaonici, ili
izvan nje, postupati s gradivom pažljivo, ne smije na gradivo upisivati bilješke ili
podcrtavati tekst ni na bilo koji drugi način oštetiti gradivo, niti poremetiti postojeći red
u spisima. Oštećivanje, uništenje, otuđivanje ili pokušaj otuđivanja arhivskoga gradiva
kazneno je djelo prema odredbama Kaznenoga zakona RH. Korisnik je obvezan u
svojim radovima, ili napisima, u kojima kao izvor koristi arhivsko gradivo, pravilno
navesti naziv arhiva, arhivskoga fonda ili zbirke i oznaku arhivske jedinice korištenoga
gradiva.
99
Kako bi se našao traženi dokument ili gradivo npr. spisi vezani uz raspad
seljačkih zadruga u Hrvatskoj ili prvi statut Hrvatskog sokola mora se znati na koje se
razdoblje spisi odnose te koje je tijelo u tom razdoblju bilo nadležno za rad s
relevantnim spisima. Većina korisnika zna temu koja ih zanima i okvirno razdoblje ali
ne zna stvaratelja gradiva. Korisnicima je gradivo najčešće tek početak posla kojeg
žele obaviti, npr. doći do imovine koja je bila nacionalizirana njihovim roditeljima.
Korisnik se bez pomoći arhivista, koji ga treba uputiti na relevantnog stvaratelja,
odnosno arhivski fond, teško snalazi. Kada se odredi pravi stvaratelj, korisniku se
daju na uvid obavijesna pomagala,149 koja treba pregledati kako bi identificirao knjigu
ili kutiju za koju se pretpostavlja da sadrži traženi spis. Nakon pregleda inventara
korisnik naručuje gradivo, i dobiva ga (u većini slučajeva) narednog radnog dana.
Količina gradiva koja se daje korisniku tijekom jednog radnog dana je ograničena.
Kad je dobio traženu kutiju korisnik pretražuje spise dok ne nađe ono što je tražio,
ustanovi da spisi ne sadrže informaciju koja mu je potrebna, ili da traženi spis nije
sačuvan.
149
Vidi Prilog IV.
150
Podaci prema Statističkom ljetopisu Republike Hrvatske 2003. Zagreb : Državni zavod za statistiku,
2003.
100
151
Vidi Nacionalni arhiv u Dublinu i stanje irske arhivistike. // Arhivski vjesnik. 43 (2000). str. 276-279.
152
Vidi Prilog III.
153
Vidi Prilog III.
101
154
Viidi Prilog IV.
155
Na dan 4. kolovoza 2004. godine
156
Vidi Prilog II.
102
157
Vidi Blais, G Access to Archival Records: A Review of Current Issues: A RAMP Study. URL:
http://www.unesco.org/webworld/ramp/html/r9505e/r9505e00.jtm. (15.02.2004.).
158
Vidi Pickford, C. Cuckoo on the Nest or Welcome Addition to the Archival Family? The UK Public Service
Quality Group (PSQG) for Archives and Local Studies. // Archivum. XLV (2000). str. 219-232.
159
Arhivist. 1 (962). str. 94–106.
103
2. Šta pri tome zamerate arhivskoj službi i koje mere predlažete radi efikasnije
pomoći naučnim radnicima? Čime objašnjavate pojavu da relativno mali broj
naučnika danas zalazi u arhive?”
čitaonicama često rade arhivisti koji su tu “po kazni” a ne zbog dobrog poznavanja
gradiva ili dobrih komunikacijskih vještina. Ne postoje garderobe s ormarićima gdje bi
korisnici mogli, i trebali, ostavili svoje stvari. Nije samo fizički lay-out arhiva user-
unfriendly već i radno vrijeme. Čitaonica HDA radi radnim danom, od ponedjeljka do
petka, od 8,15 do 15,45 sati. Čitaonica DA Zagreb radi za korisnike radnim danom,
od ponedjeljka do petka, od 9,00 do 14,00 sati. Prema izvješću o korisnicima i
korištenom gradivu u HDA tijekom 1996. godine najkorišteniji fond je bio Zbirka
matičnih knjiga.161 Ako razmotrimo isto izvješće, vidjet ćemo da je bilo 312 korisnika
koji su gradivo koristili u znanstvene, a 288 korisnika koji su gradivo koristili u privatne
svrhe. Od ukupno 598 korisnika na Marulićevom trgu 42% ili 254 osobe su
znanstvenici i povjesničari.
Sukladno članku 19. Opće deklaracije o ljudskim pravima “Svatko ima pravo
na slobodu mišljenja i izražavanja; ovo pravo uključuje slobodu mišljenja, bez tuđeg
miješanja, a isto tako i traženja, primanja i priopćavanja obavijesti i ideja bilo kojim
160
Podaci prema Statističkom ljetopisu Republike Hrvatske 2002. Zagreb : Državni zavod za statistiku,
2002.
161
Objavljeno u Bulletinu HDA-a, 8 (1996.).
105
Krajem II. tisućljeća Martha Cooley objavila je knjigu «Arhivist» koju je arhivska
zajednica (engleskog govornog područja) vrlo dobro primila, i često citira.163 Knjiga
govori o moralnoj i ljudskoj dilemi jednog arhivista koji obrađuje (zatvoreni) osobni
fond prijateljice pjesnika T. S. Eliota. U fondu se nalaze Eliotava pisma za koja je on
sam tražio da budu uništena, a dilema arhivista je da li da pisma otvori javnosti ili da
ih uništi.
162
Njihovim riječima : Hrvatske nevladine udruge za ljudska prava ocjenjuju kako se hrvatske vlasti
pridržavaju Opće deklaracije o ljudskim pravima. Zagreb : Rehabilitacijski i edukacijski centar za žrtve torture,
2003.
106
Bez obzira prihvaćali ili ne ocjenu kako se radi o kultnom djelu hrvatskoga
realizma, svakako moramo prihvatiti činjenicu kako se radi o kultnom djelu u pogledu
imagea registratura i registratora, djelu koje već treće stoljeće najvećem dijelu svojih
čitatelja daje prve, a najčešće i jedine kontakte s registratorima i registraturama, ili
govoreći današnjim jezikom, djelatnicima u pismohrani i pismohranama, odnosno
arhivima, imajući na umu kako je Hrvatski državni arhiv odvojen od uprave i
utemeljen, kao posebna ustanova, tek 1923. g. Porazan utjecaj ove obvezne školske
lektire na image arhiva dodatno pojačava činjenica kako Hrvatska radio televizija
istoimenu seriju reprizira gotovo svake godine. Vrlo često arhivist, ili djelatnik u
pismohrani, kada se predstavi i kaže gdje radi, dobije sažalni pogled i opasku: “Ah,
da. Raditi se mora. Važno je da imaš posao.” ili “Što Vi radite tu? Zar niste uspjeli
naći ništa bolje?”
163
Cooley, M. The Archivist. Boston, New York : Little, Brown and Company, 1999.
107
164
Kovačić, A. U registraturi. Vinkovci : Riječ, 1998., str. 380-382.
108
prevoditeljica:
“Bašćanska ploča, a druga (gotovo da me je i sram reći) Pero Biškupić”
djelatnik u pismohrani:
“Etnografski muzej, Lado, Ščitarjevo...”
umirovljenik:
“Varaždin, Šibenik, Dubrovnik, hrvatski jezik, etnografija, dvorci, perivoji,
opera «Ero s onoga svijeta», Meštrović, Dioklecijanova palača”
umirovljenica:
“građevina, arhitektura, kipovi, slike”
službenica:
“Da ti iskreno kažem, prvo čega sam se setila bio je odgovor jednog
dečkića na TV na pitanje šta je to kulturna baština - to je kad si baš
kulturan!
stare narodne nošnje, izvorne narodne pesme, lepe stare
građevine/kuće, iskopine, crkve i manastiri iz prošlih vekova”
konobarica:
“spomenici, običaji, crkva”
Izrazito rječit i ilustrativan, žalostan je rezultat, kako za mene osobno tako i za struku
kojoj pripadam, da ni jedna osoba nije imala za asocijaciju arhivsko gradivo ili neku
od zgrada u kojoj su arhivi smješteni, a koje su spomenici kulture.
Rad za javnost je onaj dio rada arhiva gdje rezultati rada arhiva na različite
načine dolaze u kontakt s javnošću, osobno, preko publikacija i medija, a tu je i
popularizacija arhivske službe.
HDA je za 104 godine rada, od 1899. do 2003. godine,165 izdavač ili suizdavač:
- 5 časopisa,
165
Prema podacima objavljenim u Arhivskom vjesniku br. 46 iz 2003. g.
109
- 2 bibliografije,
- 6 obavijesnih pomagala,
- 5 kataloga, i
- 1 CD ROM-a.
Radovi objavljeni u arhivskim časopisima nisu dostupni on-line, niti postoje on-
line arhivistički časopisi. Nešto arhivskih radova bilo je objavljeno na Web stranici
“Autorski članci i Internet arhiv” Katedre za arhivistiku Odsjeka za informacijske
znanosti Filozofskog fakulteta u Zagrebu tijekom 2002. i 2003. godine, a radovi s
područja arhivistike mogu se naći na Web stranici Zagrebačkog arhivističkog
društva.166
166
Vidi Prilog III.
110
podacima, iznimno varira. 1999. g.167 državni arhivi su organizirali 45 izložbi koje je
posjetilo 22498 posjetitelja, dakle u prosjeku 500 posjetitelja po izložbi. Po broju
posjetitelja je prvi HDA s 12 izložbi koje je posjetilo 11000 posjetitelja. Na drugom
mjestu je Državni arhiv u Rijeci koji je organizirao 3 izložbe koje je posjetilo 2200
posjetitelja. Na trećem mjestu je DA u Slavonskom Brodu koji je organizirao 3 izložbe
koje je posjetilo 2000 posjetitelja.
167
Statistički ljetopis Republike Hrvatske 2002, Zagreb : Državni zavod za statistiku, 2002. str. 478-479
168
Statistički ljetopis Republike Hrvatske 2003, Zagreb : Državni zavod za statistiku, 2003. str. 479-481
169
17. kolovoza 2004. t.g. uputila sam DA Dubrovnik pismo sljedećeg sadržaja:
“Poštovani,
Dozvolite mi da se predstavim kao vaša kolegica, arhivist-specijalist, članica Predsjedništva Hrvatskog
arhivističkog društva. Upravo pripremam za međunarodno savjetovanje u Mariboru referat o prijenosu informacija
između arhiva i javnosti u RH.
U Statističkom ljetopisu Republike Hrvatske 2003, Zagreb, Državni zavod za statistiku,2003. str. 480-481,
našla sam podatak da su u 2002. g. državni arhivi organizirali 36 izložbi koje je posjetilo 544.519 posjetitelja, od
toga je Državni arhiv u Dubrovniku organizirao 5 izložbi koje je posjetilo 500000 posjetitelja.
Iznenadila me činjenica kako je izložbe DA Dubrovnik, u 2002. g., u prosjeku posjetilo 100000
posjetitelja, dok je izložbe koje su organizirali ostali državni arhivi u prosjeku posjetilo cca 1436 posjetitelja.
Molim vas da mi, sukladno Zakonu o pravu na pristup informacijama (»Narodne novine«, broj 172/03),
pismeno dostavite informacije radi li se, vezano uz podatke o broju posjetitelja izložbi DA Dubrovnik, o tiskarskoj ili
sl. grešci, i ukoliko da, ukupan broj posjetitelja izložbi DA Dubrovnik u 2002. g.
Ukoliko je navedeni broj posjetitelja izložbi DA Dubrovnik u 2002. g. točan, molim vas za pismenu
informaciju o kojim je izložbama riječ, jesu li izložbe organizirane u realnom svijetu ili se radi o virtualnim
izložbama na web stranici DA Dubrovnik, te se za posjetitelja izložbi računala svaku osoba koja je «posjetila» web
stranicu izložbe, ukoliko se radi o izložbama u realnom svijetu je li DA Dubrovnik izložbe organizirao samostalno ili
u suradnji s drugim ustanovama, jesu li izložbe organizirane u prostorijama DA Dubrovnik ili u prostorijama drugim
ustanova, jesu li naplaćivane ulaznice, i ukoliko jesu, cijenu ulaznica kao i ukupnu ostvarenu dobit DA Dubrovnik.
Unaprijed se zahvaljujem na vašem razumijevanju i suradnji.
Srdačan pozdrav,”.
Iako sam pismo naknadno poslala i faxom, do 15. rujna t.g. DA Dubrovnik nije odgovorio na upit, unatoč odredbi
Zakona o pravu na pristup informacijama prema kojoj je tijelo javne vlasti obavezno omogućiti podnositelju
zahtjeva pristup informaciji najkasnije u roku od 15 dana od dana podnošenja zahtjeva.
111
170
Voditelj projektnog zadatka za područje javne uprave bio je prof.dr.sc. Josip Kregar, a član stručnog
tima koji se bavio kulturom dr.sc. Josip olanović.
171
Podatci o projektu i strategije se mogu naći na URL: http://www.hrvatska21.hr
113
Prema strategiji ciljevi razvoja uprave su: moderna i sposobna uprava koja
je u troškovima svedena u okvire realnih mogućnosti, odanost zakonitosti,
angažirani kvalitetan rad djelatnika, pouzdana, otvorena i transparentna,
odgovorna, efikasna i učinkovita uprava, približavanje administracije korisnicima,
profesionalizirani vrh strukture uprave, primjena «merit» načela na rad djelatnika,
informatizacija, partnerstvo države i civilnog društva… Strategija razvitka znanosti
naglašava kako je IT temelj ekonomije i društva u 21. stoljeću te potrebu
umrežavanje informacijskih sustava državnih institucija i javnih službi, izgradnju
elektroničke uprave, digitalizaciju kulturnih, nacionalnih, obrazovnih i poslovnih
sadržaja.
172
Vidi Kellerhals Maeder, A. Država, informacijsko društvo, “dobra vladavina” i arhiv. // Modernizacija
hrvatske uprave. Zagreb : Društveno veleučilište u Zagrebu, 2003., str. 229-246.
114
173
Dokumente EZ vezane uz e-upravu mogu se naći na URL:
http://europa.eu.int/information_society/programmes/egov_rd/documentation/index
174
O automatizaciji uredskog poslovanja vidi Dujmović, R., Čuljat, K. Projekt uredsko poslovanje –
prijem i obrada akta u Gradskom uredu za automatsku obradu podataka u Zagrebu. // Arhivski vjesnik. 45
(2002). str. 29-42.
175
Vidi Ivanović, J. Elektroničko poslovanje i upravljanje spisima. // Modernizacija hrvatske uprave.
Zagreb : Društveno veleučilište u Zagrebu, 2003., str. 333-348.
115
176
Vidi Eržišnik, D. Informatizacija i uredsko poslovanje – povijesni pregled i perspektive. // Arhivski
vjesnik. 43 (2000). str. 67-76, i Eržišnik, D. Suvremena pismohrana i arhivska služba. neobjavljeni referat
održan na I. kongresu arhivista, Zagreb, 2001.
177
Bearmanova glavna djela “Archival Methods” i “Archival Strategies” mogu se naći na URL:
http://www.archimuse.com/publishing (prosinac 2003.).
116
178
Vidi Johnston, I. Whose History is it Anyway?. // Journal of the Socety of Archivists. 22, 2 (2001.), str.
213-229.
179
O utjecaju IT na arhivistiku vidi Delmas, B. Archival Science Facing the Information Society. //
Archival Science. 1 (2001). str. 25-37.
117
180
O promjeni arhivske paradigme vidi Riberio, F. Archival Science and Changes in the Paradigm. //
Archival Science. 1 (2001). str. 295-310.
118
Bartlett, Preben Mortensen, Richard Brown, Richard Cox, Robert McIntosh, Steve
Lubar, Sue McKemmish, Theresa Rowat....
Fond prestaje postojati kao fizički entitet, više nije fizička stvar koja se
konstruira ili rekonstruira fizičkim sređivanjem, već niz odnosa između gradiva,
stvaratelja i poslovnih procesa. Ti se odnosi i veze ne moraju iskazati fizičkim
grupiranjem i čuvanjem gradiva već se prvenstveno iskazuju opisom, neovisnim o
fizičkoj lokaciji i sređivanju dokumenata. Ovaj ne-kustodijalni pristup znači
rekonstruiranje fonda konceptualno pomoću opisa, umjesto fizički pomoću
sređivanja.
181
Objašnjenje post-modernističkih teorija daje Rajh, A. Posmoderna arhivistika: uvodna predavanja. //
Arhivski vjesnik, 46 (2003). str. 147-177., a odnos post-modernizma i arhivistike vidljiv je, posebice dobro, iz
radova Terryja Cooka.
182
Cook, T. Fashionable Nonsense or Professional Rebirth: Postmodernisam and the Practice of
Archives. // Archivaria. 51 (2001). str.14-35., i Cook, T. Archival Science and Postmodernism: New
Formulations for Old Concepts. // Archival Science. 1 (2001). str. 2-24.
119
Laura Millar183 naglašava kako arhivski fondovi nikada nisu bili i neće nikad
biti cjelokupno gradivo jednog stvaratelja. Prije nego dođu u arhiv dokumenti se
uništavaju, gube, sele, u arhivu vrednuju i odabiru, a dijelovi istog fonda mogu se
nalaziti u više arhiva. Arhivisti čuvaju ostatke, a ne cjelinu određenog fonda, te
treba redefinirati koncept fonda u tom smislu da fond nije cjelokupno gradivo
nastalo radom jednog stvaratelja već dio gradiva tog stvaratelja. Arhivisti bi
provenijenciju trebali koristiti u smislu u kojem je koriste arheolozi i muzeolozi, te
odgovoriti na pitanje kako se neko gradivo našlo in situ, obuhvatiti povijest
stvaratelja, povijest gradiva i povijest čuvanja gradiva.
183
Millar, L. The Death of the Fonds and the Resurrection of Provenance: Archival Context in Space and
Time. // Archivaria. 53 (2002). str. 1-15.
120
184
O razvoju modela vidi McKemmish, S. Placing Records Continuum Theory and Practice. // Archival
Science. 1 (2001.) str. 333-359.
121
185
O moći arhiva i njihovom utjecaju na društvo i memoriju vidi Schwartz, J.M., Cook, T. Archives,
Records, and Power: The Making of Modern Memory. // Archival Science. 2 (2002). str. 1-19., i Hedstrom, M.
Archives, Memory, and Interfaces with the Past. // Archival Science. 2 (2002). str. 21-43.
122
186
Henry, L.J. Schellenberg in Cyberspace, Archivists and Society. // The American Archivist. 61, 2
(1998). str. 309-327.
187
Vidi Bearman, D., Trant, J. Electronic Records Research Working Meeting May 28-30, 1997 : A
Report from the Archives Community. URL: http://www.dlib.org/dlib/july97/07berman.html. (10.02.2004.).,
Bearman, D. Virtual Archives. URL: http:/www.archimuse.com/papers. (10.12.2003.)., Dowler, L. The
Implications of Electronic Information to National Institutions. URL: http://www.cni.org/docs/tsh/Dowler.html.
(02.02.2004.)., Duff, W.M. Harnessing the Power of Warrant. // The American Archivist. 61, 1 (1998). str. 88-
105., Hickerson H.T. Ten Challenges for the Archival Porfession. // The American Archivist. 64 (2001). str. 6-
16., Kesner, R.M. Information Resource Management in the Electronic Workplace: A Personel Perspective on
“Archives in the Information Society”. // The American Archivist. 61, 1 (1998). str. 70-87., Ketelaal, E. Tacit
Narratives: The Meanings of Archives. // Archival Science. 1 (2001). str. 131-141., Menne-Haritz, A. Access –
the Reformulation of an Archival Paradigm. // Archvial Science. 1 (2001). str. 57-82., Menne-Haritz, A. Archival
Need in New Areas: Diversification of Employment Offers. // Comma. 2-3 (2003). str. 123-129., Osbat, L. A
Historian’s Reflections on the Future of Archives. // Archivum. XLV (2000.). str. 199-217., Sahli, N.
123
Commentary. // The American Archivist. 57 (1994). str. 100-104., Special Issue on State Archival Progams. //
The American Archivist. 60, 2 (1997.) str. 132-252., Swift, M. Archives at the End of the Century. // Archivum.
XLIII (1997.) str. 15-28., Bertrand, J. Imaju li savremeni arhivi budućnost?. Glasnik arhiva i društava arhivskih
radnika Bosne i Hercegovine. 29 (1989). str. 177-185.
124
Korisnici očekuju gradivo dostupno na svom računalu, bilo kada i bilo gdje.
Praktički se može reći da ono što nije na Netu ne postoji. Zbog preobilja
informacija naglasak se cijelog informatičkog društva pomiče ka selekciji
informacija. Za razliku od prethodnih razdoblja, kada su informacije bile teško ili
nikako dostupne a njihovo korištenje ovisilo o sredstvima tražitelja i dobroj volji
imatelja, današnjoj je generaciji, na njihovom radnom stolu, u bilo koje doba,
dostupna nesavladiva i neprobavljiva količina informacija.
Korisnici sve više traže različito gradivo: slike, fotografije, video zapise,
knjige, popularnu literaturu, spise... praktički sve što može razotkriti predmet
njihova interesa. IT omogućava virtualno povezivanje raznih disciplina oko jedne
125
188
Vidi Ham, G.F. Selecting ad Appraising Archives and Manuscripts. Chicago : The Society of
American Archivists, 1993.
127
189
Asimov, I. Preludij u Fondaciju. Zagreb : Izvori, 1997.
190
Vidi Lavoie, B.F., Technology Watch Report : The Open Archival Information System Reference
Model: Introductory Guide. DPC Technology Watch Series Report 04-01, January 2004. URL:
htttp://www.dpconline.org/graphics/reports. (15.06.2004.).
191
Kraticu OAIS se često miješa s kraticom OAI (Open Archival Initiative) što je potpuno druga aktivnost
koja promovira interoperabinost putem razvoja standarda i protokola za diseminaciju sadržaja.
128
Cilj
Organizacijski i financijski osposobiti arhivsku službu za zaštitu cjelokupnog
arhivskog gradiva (u državnom vlasništvu, javno i privatno), razviti i integrirati
sustav za upravljanje dokumentima u upravi i arhivima i osigurati obrazovanje
stručnih djelatnika.
130
Zadaci
1. Osnovati jedinstvenu Upravu ili Ravnateljstvo za arhive, kao samostalnu
jedinicu ili pri Hrvatskom državnom arhivu, koje bi obavljalo upravne,
stručne i inspekcijske poslove u arhivskoj djelatnosti te provodilo stručnu
koordinaciju cjelokupne arhivske službe i izrađivalo legislativu i pravne
norme potrebne u arhivskoj službi.
2. Izgraditi jedinstven sustav dokumentacije, klasifikacije i makrovrednovanja
zapisa (kategorizacijom stvaratelja) te funkcionalnog mikrovrednovanja (na
razini stvaratelja) te stvarati preduvjete za moderno elektroničko
poslovanje.
3. U okviru procesa informatizacije arhivske službe stvoriti preduvjete za
korištenje arhivskoga gradiva on line, prvenstveno onoga koje je već
snimljeno na mikrofilmove, te izraditi i provoditi program sustavnoga
mikrofilmiranja i digitaliziranja arhivskoga gradiva.
4. Osigurati novi prostor za HDA (sukladno Zakonu iz 1995.), jer svi postojeći
prostori ne udovoljavaju sadašnjim potrebama središnjega državnog arhiva.
Treba osigurati funkcionalne prostore i za veći dio područnih državnih
arhiva. U tom pogledu valja izraditi konkretan srednjoročni i dugoročni plan.
5. Riješiti problem prostora Hrvatske kinoteke odnosno Hrvatskoga
audiovizualnoga arhiva.
6. Uskladiti mrežu državnih arhiva s upravnom podjelom Hrvatske te osnovati
državne arhive u Požegi i Šibeniku (sada sabirni centri), te jasno odrediti
vlasničke odnose, nadležnosti i obveze države i jedinica lokalne
samouprave. U tom procesu poticati decentralizaciju arhivske djelatnosti, uz
osiguranje stručnog nadzora i koordinacije.
7. Poticati i stvarati preduvjete za osnivanje specijaliziranih arhiva:
sveučilišnih, gospodarskih, političkih stranaka, znanstvenih ustanova,
medija, književnosti, crkvenih.
8. U procesu razvoja informacijske infrastrukture povezati arhivske službe i
uključiti ih u europsku mrežu arhivskih ustanova. Pretpostavka je za to
prihvaćanje međunarodnih arhivskih standarda za normiranje zapisa
(ISAAR/CPF) i za opis arhivskoga gradiva (ISAD/G).
131
192
Hrvatska u 21. stoljeću : Kultura. Zagreb : Ured za strategiju razvitka Republike Hrvatske., 2001., str.
67-69
193
Podaci prema Statističkom ljetopisu Republike Hrvatske 2002. Zagreb : Državni zavod za statistiku,
2002.
194
Članak Rade Dragojevića “Treće dijete vodi u siromaštvo”, Novi list, 28.2.2004., str. 2
195
Članak Branka Mijića “Prosjaci i kumovi”, Novi list, 28.2.2004., str. 2
196
Članak Mladenke Šarić “Vanjski dug u ovoj godini raste na 27 milijardi dolara”, Večernji list,
24.2.2004., str. 5
197
O ovom načelu vidi više u Šimac, N. Izbor i početna izobrazba viših kadrova državne uprave:
francuska iskustva i tranzicijske mogućnosti. // Modernizacija hrvatske uprave. Zagreb : Društveno
veleučilište, 2003., str. 147-178.
198
O normama vidi Srebrnić, I. Norme rada u arhivu. // Arhivist. 1-2 (1976). str. 285-300.
132
Tek kad saznaju potrebe korisnika arhivi mogu učinkovito planirati svoj
daljnji rad. Za to je planiranje potrebno stalno konzultiranje s korisnicima, što znači
da bi istraživanje potreba korisnika trebalo provoditi periodički, barem svakih pet
(5) godina. Zadaća arhivista ne smije biti samo puka zaštita i čuvanje gradiva, već
oni trebaju aktivno promovirati što širu uporabu arhivskoga gradiva. Osnovno što
se mora dati korisnicima su:
- informacije o arhivu,
- informacije o fondovima i zbirkama,
- informacije iz gradiva,
- informacije o stvarateljima, i
- upute na druge izvore.
5. ZAKLJUČCI
Djelatnika nema dovoljno, a njihovi su radni učinci dvojbeni budući da norme rada
ne postoje ili se ne primjenjuju. Obrazovanje arhivista je u načelu dopunsko, služi kao
priprema za polaganje stručnog ispita, te su arhivisti osobe priučene za arhivski rad.
Obrazovanje ne pruža arhivistima ona znanja i vještine koji su nužni da bi se
139
Hrvatska uprava i arhivi nalaze se u teškoj situaciji. S jedne strane još nije
ostvaren ni Weberov ideal uprave: neosobna hijerarhija, odgovorno vodstvo,
nepolitiziranost, stručnost i profesionalnost, uredna pismena komunikacija, primjerene
i korektne procedure, dobri arhivi, zaštita podataka, nepristranost i etičnost, dosljedno
zastupanje javnog interesa…, a s druge strane treba, radi konkurentnosti, realizirati e-
upravu. Hrvatska je kandidat za ulazak u EU što znači da mora zadovoljiti zadane
političke, gospodarske, pravne i administrativne kriterije (vladavina prava, tržišno
gospodarstvo, aquis communautaire, učinkovita uprava). RH je izradila strategiju
razvoja zemlje za 21. stoljeće. Želi se moderna, sposobna, pouzdana, otvorena,
transparentna, odgovorna, efikasna i učinkovita uprava koja je u troškovima svedena
u okvire realnih mogućnosti, odanost zakonitosti, angažirani kvalitetni rad djelatnika
uprava, približavanje administracije korisnicima, profesionalizirani vrh strukture
uprave, primjena «merit» načela na rad djelatnika, informatizacija, partnerstvo države
i civilnog društva, izgradnja elektroničke uprave, digitalizacija kulturnih nacionalnih,
obrazovnih i poslovnih sadržaja…
141
Za razliku od uprave, arhivi su rijetko kada morali raditi pod budnim okom javnosti
i pritiskom rokova, te je kod njih još naglašenija potreba za aktivnim stavom u odnosu
na rješavanje problema. Teško je očekivati da će u zemlji u kojoj je planirano
povećanje vanjskog duga na 27 milijardi dolara, izdvajanja bilo državna bilo osobna,
za bilo što osim vitalnih funkcija, biti veća. Arhivi, s obzirom da veći dio javnosti nema
ni svijesti o njihovu postojanju, da se u pismohranama radi po kazni (slučaj Bagić), a
da je pohranjeno gradivo, zbog diskontinuiteta državnosti rijetko potrebno upravi,
moraju pronaći i aktivirati unutrašnje rezerve umjesto očekivanja da se stvari srede
“odozgo” ili same po sebi. Stanje arhiva može se popraviti, bez ikakvog ulaganja,
striktnim poštivanjem i provođenjem propisa i etičkog kodeksa arhivista, štednjom,
uvođenjem i poštivanjem normi rada, novim proizvodima ili uslugama arhiva.
Prelazak iz arhiva kao fizičkih mjesta u kojima su arhivisti bili posrednici između
gradiva i korisnika i svijeta u kojem računala igraju tu ulogu je neminovan. Više se ni
ne postavlja pitanje o on-line dostupnosti gradiva, to je postalo imperativom.
Ogromna većina korisnika zadovoljava svoje potrebe slikom dokumenta, i nije im
bitno je li original pohranjen u arhivu, knjižnici, muzeju, privatnoj zbirci ili uredu.
Korisnici očekuju gradivo na svom računalu, bilo kada i bilo gdje. Praktički se može
reći da ono što nije na Internetu ne postoji. U bliskoj će budućnosti najveći dio
dokumenata biti elektronički, a budući da lokacija elektroničkih dokumenata ne
uvjetuje njihovu dostupnost, današnja spremišta za fizičku pohranu gradiva postat će
dio virtualnih arhiva. Virtualni arhivi budućnosti neće se baviti fizičkim aktivnostima
preuzimanja, čuvanja i brige oko dokumenata, već intelektualnom kontrolom zapisa,
njihovim korištenjem, vrednovanjem i izlučivanjem.
Literatura:
24. Broek, Jan van den. From Brussels to Beijing. // Archivum. XLIII (1997). str. 31-
62.
25. Brothman, B. Afterglow: Conceptions of Record and Evidence in Archival
Discourse. // Archival Science. 2 (2002). str. 311-342.
26. Brothman, B. The Past that Archives Keep: Memory, History, and the
Pereservtion of Archival Records. // Archivaria. 51 (2001). str. 48-80.
27. Brown, R. Funkcionalno vrednovanje u Državnom arhivu Kanade: Sedam
godina stvarne prakse. Arhivski vjesnik. // 41 (1998). str. 51-65.
28. Brűnner, C. Novi javni menadžment: suvremene upravne reforme u Austriji. //
Modernizacija hrvatske uprave. Zagreb : Društveno veleučilište u Zagrebu,
2003. str. 37-48.
29. Butorac, J., Bačić, S. Iz historije pisanog dokumenta. Zagreb : Arhiv Hrvatske,
1966.
30. Cadell, P. Access and Information: European Attitudes and Anxieties. //
Archives. 18 (2003). str. 3-13.
31. Cadell, P. Archives and Government at a European Level. // Archivum. XLV
(2000), str. 57–67.
32. Cook, T. Archival Science and Postmodernism: New Formulations for Old
Concepts. // Archival Science. 1 (2001). str. 2-24.
33. Cook, T. Archives in the Post-custodial World: Interaction of Archival Theory
and Practice Since the Publication of the Dutch Manual in 1898. // Archivum.
XLIII (1997). str. 191-214.
34. Cook, T. Fashionable Nonsense or Professional Rebirth: Postmodernisam and
the Practice of Archives. // Archivaria. 51 (2001). str.14-35.
35. Cook, T. What is Past is Prologue: A History of Archival Ideas Since 1898, and
the Future Paradigm Shift. URL: http://www.mybestdocs.com/cookt-
pastprologue-ar43fnl.htm. (10.07.2004).
36. Cook, T., Schwartz, J.M. Archives, Records, and Power: From (Postmodern)
Theory to (Archival) Performance. // Archival Science. 2 (2002). str. 171-185.
37. Cooley, M. The Archivist. Boston, New York : Little, Brown and Company,
1999.
38. Cox, R.J. The End of Collecting: Towards a New Purpose for Archival
Appraisal. // Archival Science. 2 (2002). str. 287-309.
39. Černelč-Marjanović, V., Vedrina, D., Čukman-Batinić, I. Integracija
elektroničkih dokumenata u spisovodstvo Državnog zavoda za intelektualno
vlasništvo. // Arhivski vjesnik. 44 (2001). str. 175-181.
40. Ćepulić, T. Međunarodni standard ISO 15489 «Information and documentation
– Records management». // Arhivski vjesnik. 44 (2001), str. 77-84.
41. Ćirović, D. Metodologija za utvrđivanje normi rada s nomenklaturom poslova u
arhivima SR Srbije. // Arhivski pregled. 1-2 (1977). str. 11-199.
42. Daniels, M. On being an Archivist. // The American Archivist. 59 (1996). str. 6-
13.
43. Delmas, B. Archival Science Facing the Information Society. // Archival
Science. 1 (2001). str. 25-37.
44. DIRKS Manual. URL:
http://www.naa.gov.au/recordkeeping/dirks/dirksman/dirks.html. (10.07.2004.).
45. Dokumenti : Strategija razvitka Republike Hrvatske. // Hrvatska javna uprava.
3-4 (2001), str. 659-745.
46. Dollar, C.M. Arhivistika i informacijske tehnologije : Utjecaj informacijske
tehnologije na arhivsku teoriju i praksu. Zagreb : Hrvatski državni arhiv, 1999.
145
179. Special Issue on State archival Progams. // The American Archivist. 60, 2
(1997.) str. 132-252.
180. Srebrnić, I. Norme rada u arhivu. // Arhivist. 1-2 (1976). str. 285-300.
181. Statistički ljetopis Republike Hrvatske 2002, Zagreb : Državni zavod za
statistiku, 2002.
182. Statistički ljetopis Republike Hrvatske 2003, Zagreb : Državni zavod za
statistiku, 2003. str. 478-479
183. Stulli, B. Arhivistika i arhivska služba : Studije i prilozi. Zagreb : Hrvatski
državni arhiv, 1997.
184. Sweet, N., Thomas, D. Archives Described at Collection Level. url:
http://www.dlib.org/dlib/html. (12.03.2004.).
185. Swift, M. Archives at the End of the Century. // Archivum. XLIII (1997.) str.
15-28.
186. Šarić, M. Vanjski dug u ovoj godini raste na 27 milijardi dolara, Večernji list,
24.2.2004., str. 5
187. Šimac, N. Izbor i početna izobrazba viših kadrova državne uprave:
francuska iskustva i tranzicijske mogućnosti. // Modernizacija hrvatske uprave.
Zagreb : Društveno veleučilište, 2003., str. 147-178.
188. Thibodeau, K. Building the Archives of the Future. URL:
http://www.dlib.org/dlib/february01/thibodeau/02thibodeau.html. (12.03.2004.).
189. Thomasen, T. Arhivisti i records manageri: ista struka, različite
odgovornosti. // Arhivski vjesnik. 43 (2000). str. 7-18.
190. Thomassen, T. A First Introduction to Archival Science. Mangement. //
Archival Science. 1 (2001), str. 373-385.
191. Thomassen, T. Archivists Between Knowledge and Power: On the
Independence and Autonomy of Archival Science and Archival Profession. //
Arhivski vjesnik. 42 (1999.) str. 149-167.
192. Thomassen, T. The development of archival science and its European
dimension. http://www.daz.hr/arhol. (05.03.2004.).
193. Trace, C.B. What is Recorded is Never Simply “What Happened”: Records
Keeping in Modern Organizational Culture. // Archival Science. 2 (2002). str.
137-159.
194. Trpin, G. Reforma javne uprave u Sloveniji. // Modernizacija hrvatske
uprave. Zagreb : Društveno veleučilište u Zagrebu, 2003. str. 49-68.
195. Tuđman, M., Boras, B., Dovedan, Z. Uvod u informacijsku znanost. Zagreb :
Školska knjiga, 1992.
196. Tyacke, S. Archives in a Wider World: The Culture and Politics of Archives.
// Archivaria. 52 (2001), str. 1-25
197. Upward, F. In Search of the Continuum: Ian Maclean’s “Australian
Experience” Essays on recordkeeping. URL:
http://rcrg.dstc.edu/au/publications/fuptrc.html. (09.02.2004.).
198. Vojna enciklopedija. 2. izd. Beograd : Izdanje redakcije vojne enciklopedije,
1970.
199. Vojnović, E. Dvestagodišnjica Nacionalnog arhiva Mađarske (1756-1956). //
Arhivist. 3-4 (1956). str. 82-89.
200. Vuković, M. Prilog tumačenju Zakona o arhivskome gradivu i arhivima te
njegovih provedbenih propisa. // Arhivski vjesnik. 45 (2002), str. 191-197.
201. Wettenger, M. Međunarodni rad na standardizaciji upravljanja zapisima u
povodu objavljivanja Međunarodnog standarda ISO 15489-I (records
management). II Modernizacija hrvatske uprave. Zagreb : Društveno
152
Izvori:
Web stranice:
Sažetak:
Summary:
The paper describes that new information technologies have enabled and
initiated rise of electronic government and forced new role and status of archives and
registry offices. Computers give a great number of new opportunities but also raises
certain concerns which this thesis presents and also determines status, position and
role of registry offices and archives in the modern society. Special attention is given to
the public administrations by which archives are unbreakably associated. The thesis
is made of introduction, three chapters and conclusions. Main part contains three
chapters that could be tentatively named as archival past, present and future.
The first chapter on origin and development of archives gives short history of
archives’ birth, evolution of the world’s and Croatian’s archival theory and practice,
and explains basic terms relevant for administration and records management. At the
end of the XVI century foundation of modern archives started in Europe. By the
national states awakening archives gain their importance as institutes for
preservation, protection, process and consultation of archival records created by
various creators. In the XIX century modern archival theory has been codified by work
of the European archivists. In the XX century archival science has been taken over by
the USA and Canada. Croatian archives follow world’s developments, although with
certain delays.
Important factors that determine position and status of archives and registry
offices are administration and records management. The XX century events from
which globalization and global economic competition influence mostly the present
state of administration have lead to the need of cutting down the expenses of a
government machinery work. Management methods are applied to an administration
work, and there are more and more talks on e-government. The Republic of Croatia
faces, along with economic crises and ill effect of the recent war, all characteristic
problems in country in transition: instability, corruption, administration’s passivity,
confusion of political and administration functions, reduced administration’s
qualification... that result with poor and substandard records management.
Status of archival service and practice has been analyzed as following element
that determines position of archives and registry offices. The Republic of Croatia
archival service and practice is organized according to the classical model of archives
as institutes for preservation, protection, process and consultation of archival records
created by various creators, and according to the “document life cycle”. Current
records are separated from archival records and archival and records management
are different professions. Available quantitative data on records, archives and
archivists are given and cardinal problems are stated. Special attention is given to the
relation between archives and registry offices, finding aids, private archival records,
electronic records and relevant projects. Concepts of present selection methods are
presented as well as relation between archives, public and users.
development of the world’s and Croatian’s archival service, as well as role and duties
of archivists in the future. Strategy of the development of the Republic of Croatia
“Croatia in the XXI century” is given.
The paper also has footnotes, appendixes and list of abbreviations, sources,
literatures and Web sites.
160
Prilozi:
Živana Heđbeli
ŽIVOTOPIS
Rođena sam 1961. godine u Bitoli, Makedonija. Osnovnu sam školu završila s
odličnim uspjehom u Zagrebu, kao i srednje obrazovanja u zagrebačkom Centru za
kulturu i umjetnost, zvanje arhivista. 1989. g. diplomirala sam povijest i arheologiju na
Filozofskom fakultetu u Zagrebu.
26. lipnja 1997. g. položila sam stručni ispit za arhivistu. 1. srpnja 1999. g.
Hrvatski državni arhiv dodijelio mi je zvanje arhiviste specijaliste. 21. lipnja 2003.g.
položila sam državni stručni ispit za stručnog suradnika.
Tijekom i nakon studija radila sam pretežito uredske i tajničke poslove. U
Hrvatskom državnom arhivu (HDA) sam se zaposlila 1995. godine. Od proljeća 1998.
do veljače 2000. g. bila sam zamjenica voditeljice Odsjeka za novije gradivo. 1.
ožujka 2000. godine imenovana sam voditeljicom Odsjeka za arhivsko gradivo
političkih stranka i udruga. Kao voditelj radne grupe, samostalno, ili uz pomoć arh.
tehničara, sredila sam cca 1,5 dužnih kilometara gradiva raznih fondova I zbirki, te
izradila relevantna obavijesna pomagala, a važniji su:
- Hrvatska izvještajna služba (HIS), Zagreb, 1941-45, 1,5 d/m, sumarni
inventar
- Hrvatski dojavni ured „Croatia” (HDUC), 1941-45, Zagreb, 16 d/m,
sumarni inventar
- Glavno ravnateljstvo za promidžbu (GRP), Zagreb, 1941-45, 7,5 d/m,
sumarni inventar
- Zbirka dokumenata talijanskih okupacijskih vlasti (ZD TOV), 1941-1943,
1,15 d/m, sumarni inventar
- Kraljevsko poslanstvo Italije u Zagrebu ((K)TP/Z), 1941-1943, 1 d/m,
sumarni inventar
- Ministarstvo državne riznice, Odjel za novčarstvo, državnu imovinu i
dugove, Ured za podržavljeni imetak (Ponova), Zagreb, (1941-1945),
[1932-1946], 252 dužni metar, sumarni inventar s kazalima
210
Objavljeni radovi:
- Časopis Arhivski vjesnik br. 39-44, 46-47, god. 1996. do 2001., 2003.-2004.:
izlaganja sa znanstvenih skupava:
- Koncept vitalnih dokumenata u uredskom poslovanju
UDK 651.57:025.8 939.253:7.025
- Privatno arhivsko gradivo
UDK 930.25:347](497.5) 347.23:930.25](497.5)
6 izvješća, 21 recenzija i prikaz, 8 sažetaka i prijevoda stranih referata i članaka:
- Časopis Atlanti br 1-2, 2004., znanstveni radovi:
-Prijenos informacija između arhiva i javnosti u Republci Hrvatskoj
UDK 930.25:025.4.03(497.5)
- Određivanje arhivskoga gradiva kao kulturne baštine
UDK 930.25
- 4. zbornik referatov dopolninega izobraževanja s področij arhivistike,
dokumentalistike in informatike v Radencih od 6. aprila do 9. aprila 2005.
Maribor : Pokrajinski arhiv Maribor, 2005., str. 388-393, rad:
211
Prijevodi:
- Vodič za upravljanje elektroničkim gradivom s arhivskog stajališta, Zagreb,
Hrvatski državni arhiv, 1999.
- Smjernice za korištenje elektroničkog gradiva, Zagreb, Hrvatski državni arhiv,
1999.
Neobjavljeni prijevod:
- F. G. Ham, Odabiranje i vrednovanje arhivskog gradiva i rukopisa, 1997.,
prijevod za internu uporabu, predan ravnatelju HDA