PENGURUSAN STOR

KERAJAAN

BAHAGIAN KAWALAN DAN PEMANTAUAN

PERBENDAHARAAN MALAYSIA
PENGURUSAN STOR

 Merupakan salah satu aspek PENGURUSAN KEWANGAN

yang penting
 Barang-barang dalam stor merupakan modal terikat (wang
Kerajaan yang tersimpan dalam bentuk barangan)
 Terdapat lebih kurang 2,500 stor Kerajaan di pelbagai
Agensi Kerajaan dengan anggaran nilai stok RM 4 billion
 Pengurusan Stor-Stor Kerajaan berasaskan :
- Panduan Perbendaharaan – Tatacara Pengurusan
Stor
- Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil.12 Tahun 1995
DEFINISI STOR

Stor secara umum TEMPAT penerimaan, penjagaan,

pengawalan, penyimpanan, pengendalian dan pengurusan
barang-barang

DEFINISI BARANG STOR

BARANG BELUM GUNA yang perlu disimpan untuk

kegunaan operasi, penyelenggaraan dll.
OBJEKTIF PENGURUSAN STOR

 Memastikan stok barang-barang sentiasa kedapatan

(readily available ) seperti dan apabila dikehendaki oleh
pelanggan

 Menyimpan barang cara terbaik dengan memberi

perlindungan, penjagaan dan penyelenggaraan
sewajarnya semasa dalam simpanan
FUNGSI-FUNGSI PENGURUSAN STOR

 Melakukan perancangan dan perolehan

 Menerima barang-barang yang dipesan
 Memeriksa dan menguji barang sebelum diterima
 Merekodkan barang-barang dalam daftar-daftar tertentu
ketika menerima dan mengeluarkannya
 Menyimpan barang-barang dalam tempat-tempat yang
sesuai mengikut jenisnya dengan selamat
 Mengeluarkan barang-barang kepada pengguna apabila
dipesan
 Melupuskan barang-barang dalam keadaan tertentu
 Mengamalkan aspek keselamatan iaitu safety dan security
JENIS STOR

 Jenis stor ditentukan selaras dengan peranan yang

dimainkan seperti:
- Depot Bekalan / Pusat Bekalan / Stor Pusat
Menyedia dan membekal barang kepada pelanggan
melalui rangkaian stor-stor diperingkat Negeri/Bahagian atau
Daerah/Unit
- Stor Utama / Stor Jabatan
Menyedia dan membekal keperluan untuk sesuatu
Kementerian/Jabatan dan pelanggan diarah mendapatkan
bekalan dari stor ini
- Stor Operasi
Menyimpan stok untuk keperluan jangka pendek / guna
terus.( contoh : bekalan pejabat )
JENIS STOK

 Material Spesifik
Barang-barang teknikal yang khusus bagi keperluan/
kegunaan sesuatu jabatan
(diiktiraf sebagai Stor Material Spesifik )
 Barang Gunasama
Barang yang boleh diguna pakai oleh semua Kementerian
/Jabatan
(diiktiraf sebagai Stor Pusat jika mempunyai berbagai
pelanggan)
 Barang Bukan Standard
Barang keperluan secara ad hoc atau khusus untuk sesuatu
projek
PERATURAN PENGURUSAN STOR

 Panduan Perbendahaaraan – Tatacara Pengurusan Stor

(PP-TPS)

 Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 12 Tahun 1995

(Penglibatan Pegawai Pengawal Dalam Pengurusan Stor)
ORGANISASI STOR

 Bahagian Kawalan Stok

 Bahagian Lejar

 Bahagian Penstoran

 Bahagian Pembungkusan dan Penghantaran

 Bahagian Akaun
TANGGUNGJAWAB BAHAGIAN STOR

 Bahagian Kawalan Stok

- Perancangan dan organisasi
- Menentukan Baucer Pemesanan dan Pengeluaran
Barang-barang (BPPB) adalah teratur
- Menentukan kuantiti yang akan dikeluarkan
- Menentukan kod barang-barang
- Mengusaha dan menguruskan perolehan
TANGGUNGJAWAB BAHAGIAN STOR

 Bahagian Lejar
- Merekod/mencatat butir-butir yang perlu terhadap
barang-barang yang diterima dalam kad-kad lejar/
kawalan stok
- Mengurus dan mengendalikan lejar dengan teratur dan
selamat

 Bahagian Penstoran
- Menerima barang-barang
- Menyimpan barang-barang
- Mengeluarkan barang-barang
TANGGUNGJAWAB BAHAGIAN STOR

 Bahagian Pembungkusan dan Penghantaran

- Membungkus barang-barang mengikut kaedah tertentu
- Menghantar ke destinasi selaras dengan peraturan/
prosedur

 Bahagian Akaun
- Menguruskan hal ehwal akaun dan kewangan barang-
barang
PENERIMAAN (BAHAGIAN PENSTORAN)

 Pegawai Stor/penerima hendaklah:-

- Semak nota atau bil serahan, nota bungkusan dan invois
- Semak dan menghitung kuantiti yang diterima
- Memberi akuan terima setelah dipastikan semua barang
yang diterima adalah mengikut spesifikasi, dalam
keadaan baik dan cukup kuantitinya
- Barang-barang yang dikembalikan kepada pembekal,
urusan penggantian hendaklah dicatatkan dalam baucar
penerimaan barang-barang
- Semua penerimaan hendaklah dicatatkan dalam kad
kawalan stok/ kad petak/ lejar dengan secepat mungkin.
PENYIMPANAN (BAHAGIAN PENSTORAN)

 Cara-cara penyimpanan yang baik, tersusun, teratur dan

selamat:-
- Sediakan carta lokasi stok
- Ruang stor hendaklah digunakan secara
maksimum
- Gunakan petak/rak yang mudah diubah-ubah dan tanda
pengenalan
- Gunakan pelet kayu bagi barang-barang besar dan berat
- Membahagikan ruang stor kepada beberapa seksyen
mengikut jenis stor dan menyusun mengikut susunan abjad
dan tiap-tiap rak, pallet diberi nombor. Nombor ini juga
perlu direkod dalam kad stok
PENYIMPANAN (BAHAGIAN PENSTORAN)

- Satu bekas hendaklah digunakan untuk satu barang

dan simpan mengikut unit kuantiti bagi memudahkan
pengeluaran
- Pastikan tindanan barang-barang tidak terlalu tinggi
- Amalkan sistem Masuk Dahulu-Keluar Dahulu(MDKD).
- Barang-barang yang keselamatannya boleh terjejas
disebabkan panas, lembab hendaklah disimpan dalam bilik
sejuk atau bilik berhawa dingin dan barang-barang tidak
tahan lembab hendaklah disimpan dalam bilik yang
dilengkapkan dengan dehumifier
- Barang-barang berharga/menarik hendaklah disimpan di
dalam almari berkunci/sangkar keselamatan
PENYIMPANAN (BAHAGIAN PENSTORAN)

- Barang-barang yang mempunyai tarikh luput hendaklah

diselenggarakan dalam satu buku daftar yang lengkap dengan
ruang-ruang seperti di Lampiran Q PP-TPS. Tarikh luput
hendaklah dicatatkan juga pada kotak atau bekas
simpanan. Barang-barang ini perlu diberi tag biru pada
kad lejar/stok dan tag merah jambu pada kad petak buku
daftar.
- Bahan-bahan kimia atau yang mudah terbakar
hendaklah disimpan berasingan dan dengan selamat selaras
dengan tatacara yang dinyatakan dalam Panduan 161
hingga 166 PP-TPS.
- Barang-barang yang mudah berkarat perlu disapu
dengan pencegah karat dari masa ke semasa
PENGELUARAN (BAHAGIAN PENSTORAN)

 Setiap pengeluaran barang-barang dari stor

hendaklah
dibuat hanya setelah dibenarkan oleh Pegawai Stor. Ketua
Jabatan hendaklah mengeluarkan arahan bertulis kepada
Pegawai Stor memberi kuasa kepadanya meluluskan
pengeluaran barang-barang stor

 Setiap pengeluaran hendaklah dicatatkan dalam kad petak

dan kad stok dengan serta merta supaya baki sentiasa
kemaskini.
PENGELUARAN (BAHAGIAN PENSTORAN)

 Setiap barang yang dikeluarkan perlu disertai dengan

borang
permintaan barang-barang dan Pegawai Stor hendaklah
memastikan borang penerimaan dikembalikan selepas
barang-barang diakui terima.

 Semua pesanan barang-barang untuk stor gunasama (stor

pusat) hendaklah dibuat dengan menggunakan Baucer
Pemesanan Pengeluaran Barang-barang (KEW 300-A1).
Bagi pesanan dalam Jabatan sahaja satu borang direka
sendiri oleh Jabatan boleh digunakan.
PENGELUARAN (BAHAGIAN PENSTORAN)

 Semua barang-barang stor yang dipinjam sementara

hendaklah didaftarkan di dalam daftar pinjaman
(KEW-300B). Pinjaman hendaklah dibenarkan setelah
kelulusan pegawai yang bertanggungjawab diperolehi.

 Barang-barang yang dipulangkan hendaklah disahkan dan

dimasuk balik ke dalam kad kawalan stok.
PENGELUARAN (BAHAGIAN PENSTORAN)

 Barang-barang yang dihantar keluar hendaklah dibungkus

dengan cermat dan betul dan barang-barang yang mudah
pecah hendaklah dicatatkan dengan dakwat merah di luar
bungkusan (Panduan 26,27-PP-TPS).
PEREKODAN (BAHAGIAN LEJAR)

 Kad yang perlu digunakan untuk merekod penerimaan dan

pengeluaran barang-barang stor :
- Kew 300-J1(Panduan 85) - Untuk Stor Pusat
- Kew 300-J2
- Kew 300-J3 - Untuk Stor Negeri/Daerah
KAWALAN STOK

 Kawalan stok merupakan nadi dalam Pengurusan Stor

bagi mengawal dari berlakunya stok berlebihan atau
kehabisan stok.

TUJUAN KAWALAN STOK

 Stok berlebihan dan pembaziran dapat dielakkan

 Penggunaan ruang stor dapat dijimatkan.
 Stor sentiasa mempunyai stok yang optimum
mengikut
keperluan organisasi
KAWALAN STOK

 Panduan kawalan stok yang cekap ialah :

- Semua barang-barang hendaklah direkodkan ke dalam
kad kawalan stok (KEW-300J1-J2 atau J3) mengikut mana
yang berkenaan.
- Kad kawalan stok(KEW-300J3) hendaklah mempunyai
nombor bersiri dan penyerahan kad dikawal dan
didaftarkan oleh seorang pegawai lain.
- Kad kawalan stok hendaklah menunjukkan kuantiti stok
dan harga, kuantiti stok maksimum dan stok minimum.
- Pembetulan atas kad kawalan stok hendaklah dibuat
oleh pegawai yang bertanggungjawab dan ditandatangani
ringkas.
KAWALAN STOK

- Nombor Baucer Pengeluaran Pemesanan Barang-barang

perlu dicatat pada kad kawalan stok.
- Semua penerimaan dan pengeluaran perlu dicatat dalam
kad petak (KEW-300J4).
- Kekurangan/berlebihan perlu diselaraskan dan disokong
dengan penyata perselisihan stok (KEW-300K).
 KAWALAN STOK
( Contoh kaedah Memberi Kumpulan Kepada Barang-Barang - TPS Panduan 110)

SENARAI BARANG SEBELUM DIBERI SENARAI BARANG SETELAH DIBERI

KUMPULAN KUMPULAN
Bil. No. Kod Perihal Barang Jumlah Nilai Purata Bil No Kod Perihal Barang Purata Nilai Kumpulan
Belian 2 Thn. Nilai Belian Belian

Kebelakangan Tahunan

(RM)
A
9,000.00 4,500.00 4.500.00
1. FE 123 Oil Filter 1. FE 123 Oil Filter
A
5,700.00 2.850.00 4,051.00
2. AF 230 Air Filer 2. UJ 232 Universal Joint
A
2,810.00 1,405.00 2,850.00
3. BL 758 Brake Lining 3. AF 230 Air Filter
B
1,424.00 712.00 2,751.00
4. FB 429 Fan Belt 4. TB 775 Timing Belt
B
680.00 340.00 1,950.00
5. WB 359 Wiper Blade 5. WR 111 Wheel Bearing
B
3,900.00 1,950.00 1,405.00
6 WR 111 Wheel Bearing 6. BL 758 Brake Lining
B
5,502.00 2,751.00 712.00
7. TB 775 Timing Belt 7. FB 429 Fan Belt
B
8,102.00 4,051.00 695.00
8 UJ 232 Universal Joint 8. PR 089 Piston Ring
B
790.00 395.00 395.00
9. HL 521 Head Lamp 9. HL 521 Head Lamp
B
1,390.00 695.00 340.00
10 PR 089 Piston Ring 10. WB 359 Wiper Blade

*Daripada 10 jenis jenis alat ganti di atas, *Pecahan mengikut kumpulan hendaklah diberi
perlu di pilih 3 jenis yang mempunyai purata dengan menggunakan Lampiran KEW 300M -
belian tahunan paling tinggi Panduan 111 dalam TPS)
 LAMPIRAN J -3 KEW. 300 - J3
KAD KAWALAN STOK (3)
Paras Kuantiti Pesanan:
Keluaran 19 19 20 Harga Stok Unit Unit (Ekonomi / Tetap )
Tahunan Keluaran
Seunit
RM Maksima No. Vokeb :

K Unit Memesan No. Kod :

Terimaan
/Keluaran
19 19 20 minima Tempat :
Pembeli-
an
Tahunan RM Keluaran Pertama Kedua Ketiga Keempat
Suku
Tahun
K Semasa RM RM RM RM

Tempat
Tarikh No. Hantaran
Rujukan No. Terimaan
Pesanan
Kerajaan Keluaran Baki Stok Pesanan yang dibuat tetapi belum diterima

Harga
Kuantiti

Seunit Jumlah K RM K RM Tarikh No. Kuantiti Kuantiti

Rujukan Diterima

Item Stor: Kumpulan : Menarik No. Lejar No. Kad :

Cat Undercoat, Putih, 5 Liter Gerakan : Cepat / Perlahan
 LAMPIRAN J - 4 KEW. 300-J4
KAD PETAK
Nombor Kod……CP 4000120 Lokasi: A4.
Perihal Barang…Cat, Undercoat, Putih 5 liter Kumpulan: Menarik
Nombor Rujukan/Unit: Tin 5 Liter
No. No. BTB atau Terima Keluar Baki Tarikh dan
Garisan BPPB tandatangan
Penyelenggara
Stor
1 Baki dibawa ke hadapan 40

2 JPT 56/12 15 25 12.2.2000

3 PRK 13/9/2000 120 145 25.4.2000

4 JVT 2/24 36 109 21.6.2000

7 - 21
 PENUNJUK UTAMA PRESTASI

1. KADAR PUSINGAN 2. PARAS

STOK
( Berapa kali item dalam
simpanan dikeluarkan dalam
sesuatu tempoh - untuk
keseluruhan, kumpulan atau
satu jenis item ) - TPS 121
PERKHIDMATAN
( Peratusan permintaan
pelanggan yang dipenuhi
berbanding permintaan yang
diterima )

3. BILANGAN / 4. KETEPATAN STOK 5. ITEM BERGERAK

PERATUSAN STOK
KOSONG
(Bilangan jenis item di mana
simpanannya didapati
‘kosong’apabila terdapat
permintaan terhadap item
tersebut)
( Perbandingan di antara stok
sebenar dalam tangan dengan
yang tercatat dalam rekod-
rekod)
PERLAHAN
( Item-item yang tidak
bergerak ( tidak mempunyai
pengeluaran ) dalam sesuatu
tempoh )
 PENGUKURAN PRESTASI PENGURUSAN STOR
( KADAR PUSINGAN STOK )
BAKI BAKI AWAL NILAI KADAR PUSINGAN
AWAL RM 33,000.00 NILAI KADAR PUSINGAN TAHUN RM 1,800 PENGELUARAN STOK
TAHUN PENGELUARAN STOK TAHUNAN ( Mengikut Kumpulan Item)
TAHUNAN ( Keseluruhan Item )

1. Petrol, RM 5,400.00
Oil &
Lubricants
(POL)
2. Alat Tulis RM 11,200.00 a. Kertas a. RM1000 RM11,200.
Pendua RM1,800 + RM1,500
b. Kertas 2
b. RM5000
Fotostat
c. Toner RM11,200 RM11,200
RM70,700 d. Fail
c. RM4200 1,650
RM70,700 33,000. + 23,000 Kosong
d. RM1000
2 = 6.7
3. Barang RM5,600.00
Domestik

4. Alt Ganti RM14,500.00

Letrik RM70,700
28,000.
5. Alat RM24,000.00
Ganti
Kenderaan
= 2.5

BAKI AKHIR BAKI AKHIR RM1,500

TAHUN RM 23,000.00 TAHUN
 PENGUKURAN PRESTASI PENGURUSAN STOR

 MENCAPAI KADAR  Lebih tinggi kadar pusingan stok

PUSINGAN STOK lebih larislah penggunaan barang-
SEBANYAK 4 KADAR barang dan lebih ekonomi pegangan
PUSINGAN ATAU LEBIH stok.
TINGGI (TPS 121)
 Ketua Jabatan bertanggung-jawab
mengemukakan satu penyata
tahunan seperti di Lampiran N
( KEW. 300-N ) mengenai kadar
pusingan stok yang dicapai di stor-
stor dibawah kawalan mereka.

 Ketua Jabatan perlu menganalisis

prestasi stor jika kadar pusingan
adalah terlalu rendah yang boleh
bermakna wujud barang tidak
bergerak dengan nilai yang tinggi.
 PENGUKURAN PRESTASI PENGURUSAN STOR

 MENETAPKAN PARAS  Bahagian Stor bertanggungjawab

PERKHIDMATAN DALAM memenuhi setiap permintaan barang-
MEMENUHI PERMINTAAN barang dari pelanggan. Walau
PELANGGAN. bagaimanapun di atas sebab-sebab
tertentu tidak semua permintaan
pelanggan dapat dipenuhi. Dalam
konteks ini adalah wajar satu sasaran
(target) ditetapkan dalam bentuk
peratusan iaitu setakat mana
permintaan pelanggan-pelanggan
berupaya dipenuhi.
PEMERIKSAAN STOK

 Pemeriksaan stok boleh dibahagikan kepada empat :-

- Pemeriksaan Stok
diuruskan oleh pegawai stor sendiri atau pegawai-
pegawai lain yang dipilih untuk memeriksa stok setiap
minggu ke atas bilangan barang tertentu.
- Pengiraan Stok
diuruskan oleh pegawai penjaga stor dengan mengira
100% semua barang dalam stor sekurang-kurangnya
sekali setahun
PEMERIKSAAN STOK

 Pemeriksaan stok boleh dibahagikan kepada empat :-

- Verifikasi Stok
dibuat oleh Pemverifikasi Stok yang dilantik oleh
Pegawai Pengawal dan terdiri daripada pegawai-
pegawai yang tidak bekerja dalam organisasi stor.

- Pemeriksaaan Mengejut
diatur secara mengejut oleh Ketua Jabatan sendiri dari
masa ke semasa.
 PERSAMAAN DAN PERBEZAAN DI ANTARA PENGIRAAN,
PEMERIKSAAN DAN VERIFIKASI STOK
PENGIRAAN STOK PEMERIKSAAN STOK VERIFIKASI STOK
(TPS 202 – 206) (SPP 12/1995) (TPS 187-201)

1. SKOP TUGAS  Mengesah stok Mengesah stok  Mengesah stok

simpanan secara simpanan secara simpanan dan meninjau
berterusan sepanjang berterusan dan tahap Pengurusan Stor.
tahun, Atau memastikan  Menverifikasi stok
 Mengira semua item keseluruhan item mengikut Pengkelasan
secara (100%) sekali dalam simpanan Barang.
dalam setahun (SPP disemak dalam tempoh  Mengesah stok secara
12/1995) setahun. rambang atau 100%
2. TANGGUNJAWAB Pegawai / Kakitangan Ketua Jabatan Pegawai Pengawal
PERLAKSANAAN Stor
3. PEGAWAI TERLIBAT Pegawai dan Pegawai jabatan yang Pegawai Kementerian /
MELAKSANA TUGAS kakitangan stor. tidak terlibat secara Jabatan yang dilantik
langsung dalam oleh Pegawai Pengawal
Pengurusan Stor dan tidak terlibat dalam
Pengurusan Stor.
4. BARANG TERLIBAT Barang dalam stor. Barang dalam stor. Barang dalam stor.
SPESIFIKASI TUGAS PEMBANTU TADBIR (STOR)
( Petikan dari ‘ Dictionary of Occupational Classification’ -
Kementerian Sumber Manusia )

1. Menerima barang ke dalam stor. Mengeluar berbagai jenis

barangan, peralatan, bahan mentah dan menyelenggara rekod
bagi setiap barang.

2. Menyemak kemasukan bekalan dibanding dengan

pesanan,bil/baucar barang. Mengenalpasti, menimbang, atau
mengukur dan menyemak berbagai barang bagi memastikan
kebetulan bekalan.

3. Melekatkan atau mengikat slip pengenalan kepada barang-

barang dengan memberi nombor kod atau tanda.

4. Memasukkan butiran barang yang diterima ke dalam daftar

stok.
SPESIFIKASI TUGAS PEMBANTU TADBIR (STOR)
( Petikan dari ‘ Dictionary of Occupational Classification’ -
Kementerian Sumber Manusia )

5. Menyelenggara rekod yang sistematik bagi setiap barang

dengan menunjukkan stok dalam tangan.

6. Memastikan penyimpanan dan penjagaan/pemeliharaan

barang yang sempurna

7. Mengeluarkan stok di atas permintaan pelanggan dengan

membuat catatan tertentu di dalam rekod.

8. Melaksanakan pemeriksaan fizikal berkala ke atas barang-

barang dan menyelaras dengan rekod.
SPESIFIKASI TUGAS PEMBANTU TADBIR (STOR)
( Petikan dari ‘ Dictionary of Occupational Classification’ -
Kementerian Sumber Manusia )

9. Memberi penyata berkala dan laporan menunjukkan

kedudukan dan keadaan stok kepada pegawai atasan.

10. Menyedia rekuisisi bagi penokokan dan penggantian barang

atas nasihat pegawai atasan.

11. Menyelia tugas pekerja-pekerja bawahan

CIRI-CIRI PENGURUSAN STOR EFEKTIF

1. Bekalan barang dari stor sentiasa kedapatan

2. Stor berupaya menyedia maklumat dan data berkualiti.
3. Tiada berlaku kekurangan/kehilangan ke atas barang-
barang kecuali kekurangan yang dibenarkan.
4. Stor menjalin hubungan yang mesra dan pro-aktif dengan
pelanggan-pelanggan dan Bhg. Kewangan/Perolehan dan
pembekal-pembekal.
5. Stor sentiasa dalam keadaan kemas dan bersih.
6. Tiada berlaku kekurangan/kehilangan ke atas barang-
barang kecuali kekurangan yang dibenarkan.
7. Pegawai/kakitangan stor berkeupayaan mengemukakan
isu dan masalah pengurusan stor serta syor penyelesaian
secara profesional.
ISU-ISU AUDIT

1. Perolehan tidak dirancang dan perolehan tidak mematuhi

peraturan.
2. Penerimaan barang tanpa ujian kualiti.
3. Pemeriksaan dan verifikasi stok tidak di laksanakan mengikut
jadual.
4. Penyimpanan barang tidak teratur.
5. Pegangan stok berlebihan.
6. Kelewatan tindakan pelupusan.
7. Kehilangan barang stor terus berlaku.
8. Bangunan stor tidak sempurna, ruangan sempit, kekurangan
peralatan stor dan pengendalian (racking dan materials
handling equipments)
ISU-ISU AUDIT

9. Pengurusan/ pengendalian rekod barang-barang masih secara

manual dan oleh itu kelewatan dan juga kesilapan berlaku
dalam catatan/pengemaskinian rekod stor
10. Kekurangan kakitangan dan kemahiran dalam bidang
Pengurusan Stor.
11. Kurang penyeliaan oleh pihak pengurusan atasan