PENGISTILAHAN

A. 1. ORGANISASI KEMENTERIAN 1.1 Mengikut Pekeliling Am Bil.2/82 : 1.1.1 Kementerian adalah organisasi yang diwujudkan untuk menggubal dasar, merancangkan program-program dan melaksanakannya di bawah arahan dasar seorang Menteri; 1.1.2 Ibu pejabat Kementerian mengandungi pejabat menteri yang dianggotai oleh Menteri (termasuk Timbalantimbalannya dan Setiausaha Parlimen), Ketua Setiausaha dan ketua-ketua agensi di bawahnya; 1.1.3 Agensi-agensi pelaksana adalah termasuk jabatan-jabatan dan badan-badan berkanun di bawah kementerian; 1.1.4 Ketua Setiausaha Kementerian ialah eksekutif utama yang mempunyai kuasa pegawai pengawal dan perakaunan di atas agensi-agensi pelaksana kementerian. 1.2 Kementerian terbahagi kepada dua jenis : 1.2.1 Kementerian Bersepadu Kementerian Bersepadu ialah kementerian di mana unit / bahagian yang tidak mempunyai kuasa tersendiri dari segi urusan pentadbiran, kewangan dan ketua unit / bahagian itu tidak menjadi pegawai pengawal di dalam urusan kewangan. Fungsi-fungsi tersebut adalah dipusatkan di bawah Ketua Setiausaha Kementerian itu. Unit / bahagian tersebut ada yang dipanggil unit, bahagian, biro dan ketua jabatannya dipanggil Pengarah, Ketua Pengarah dan lain-lain. Contoh Kementerian Bersepadu ialah Kementerian Kesihatan, Kementerian Luar Negeri dan Kementerian Pertahanan. 1.2.2 Kementerian Tidak Bersepadu Kementerian Tidak Bersepadu ialah kementerian yang salah satu unit / bahagiannya menjalankan fungsi-fungsi bersendiri dari segi urusan pentadbiran, kewangan dan kakitangan dan ketua unit / bahagian itu adalah menjadi pegawai pengawal dalam urusan kewangannya. Oleh yang demikian, unit / bahagian tersebut mempunyai kumpulan kakitangan yang tertentu untuk menjalankan fungsi-fungsi tersebut. Sungguhpun begitu, tanggungjawab secara amnya dalam 1

fungsi-fungsi tersebut adalah terletak di bawah Ketua Setiausaha Kementerian. Unit / bahagian tersebut adalah yang dipanggil unit, bahagian, biro dan jabatan dan ketuanya adalah dipanggil Pengarah, Ketua Pengarah dan lain-lain. Pada lazimnya unit / bahagian yang besar-besar dipanggil jabatan. Contoh Kementerian Tidak Bersepadu ialah Kementerian Kewangan, Kementerian Pengangkutan dan Kementerian Dalam Negeri. 2. JABATAN 2.1 Dari segi susunan pentadbiran, jabatan adalah merupakan agensi pelaksana bagi sebuah kementerian atau pentadbiran negeri. Tugas jabatan adalah tertakluk di bawah objektif dan dasar kementerian atau pentadbiran negeri, di mana ia diletakkan. Ia tertakluk kepada peraturan-peraturan dan arahan-arahan daripada Ketua Setiausaha Kementerian atau Setiausaha Kerajaan Negeri. Di samping itu, jabatan juga mempunyai akta dan ordinan yang perlu dikuatkuasakan. Di dalam melaksanakan akta dan ordinan untuk kes-kes tertentu, jabatan dikehendaki merujuk kepada Ketua Setiausaha Kementerian atau / dan Setiausaha Kerajaan Negeri untuk mendapatkan keputusan.

3.

PERBADANAN AWAM 3.1 Perbadanan-perbadanan awam (public corporations) atau agensiagensi separa Kerajaan (semi-government agencies) adalah ditubuhkan di bawah undang-undang, sama ada diluluskan oleh Parlimen atau Dewan Undangan Negeri. Misalnya, Perbadanan Pembangunan Bandar ialah sebuah Badan Berkanun Persekutuan dan Perbadanan Ekonomi Negeri ialah sebuah Badan Berkanun Negeri. Tujuan ditubuhkan perbadanan awam dapat dilihat dari dua segi : 3.2.1 untuk membolehkan kerajaan melibatkan dengan secara terus di dalam bidang pembangunan sosio-ekonomi negara dan di dalam kegiatan di mana sektor swasta enggan menceburi kerana kurang menguntungkan atau memerlukan modal yang besar. Dengan cara penglibatan secara ini, pembangunan yang lebih pesat, teratur dan adil dapat dipastikan oleh Kerajaan. 3.2.2 Tujuan yang hendak dicapai oleh Kerajaan itu lebih sesuai dijalankan oleh perbadanan awam daripada sebuah jabatan, oleh kerana perbadanan awam adalah lebih bebas daripada peraturan-peraturan pentadbiran Kerajaan yang biasa dan oleh itu, dapat bergerak dengan lebih pantas seperti syarikat sektor swasta. Perbadanan ini terbahagi kepada dua jenis :-

3.2

(i)

Badan-Badan Berkanun Badan-badan Berkanun adalah sebuah agensi separa Kerajaan yang ditubuhkan di bawah peruntukan sesebuah Akta Parlimen atau Enakmen Dewan Undangan Negeri. Tujuan penubuhan Badan-badan Berkanun ialah untuk memberikan kebebasan yang lebih luas untuk bergerak dan mengendalikan program daripada yang dikendalikan oleh jabatan-jabatan Kerajaan yang biasa. Badan-badan Berkanun seperti ini mengambil kuasa daripada akta / enakmen berkenaan dan mempunyai badan pengurus yang tersendiri yang digelar Lembaga, Majlis atau lain-lain. Contoh Badanbadan Berkanun ini bagi peringkat Persekutuan ialah Lembaga Kemajuan Perindustrian Malaysia (MIDA), Pusat Daya Pengeluaran Negara (PDPN) dan Institut Piawaian dan Penyelidikan Perindustrian (SIRIM) bagi Badan-badan Berkanun Persekutuan. Bagi peringkat negeri terdapat Perbadanan Kemajuan Ekonomi Negeri, Perbadanan Perpustakaan Awam Negeri dan Lembaga Bekalan Air Negeri. Ada di antara Badan-badan Berkanun ini dipanggil perbadanan awam (public corporations) seperti Perbadanan Kemajuan Ekonomi Negeri-negeri (PKEN), Perbadanan Pembangunan Bandar (UDA) dan Perbadanan Kemajuan Pelancongan Malaysia (PKPM).

(ii)

Badan-Badan Tidak Berkanun Badan-badan Tidak Berkanun ialah syarikat-syarikat Kerajaan yang ditubuhkan di bawah Akta Syarikatsyarikat 1965 (Akta 125). Badan-badan ini adalah bersifat dan bergerak sebagai syarikat perniagaan yang biasa, hanya dari segi hak milik sahaja dipunyai oleh Kerajaan. Syarikat ini seperti juga syarikat perniagaan boleh juga menubuhkan anak syarikat. Sekiranya ini berlaku, syarikat-syarikat tadi dipanggil Syarikat Induk (Holding Company) misalnya Perbadanan Nasional Berhad (PERNAS) dan anak-anak syarikatnya seperti Pernas Properties Sdn.Bhd. , Pernas Trading Sdn. Bhd. Dan Pernas Edar Sdn. Bhd.

4.

PIHAK BERKUASA TEMPATAN (PBT) 4.1 Pihak Berkuasa Tempatan (PBT) / Penguasa-penguasa tempatan adalah dikenali sebagai majlis perbandaran atau majlis daerah. Ia ditubuhkan di bawah Akta Kerajaan Tempatan 1976 (Akta 171) iaitu sebuah kanun yang digubal oleh Kerajaan Persekutuan tetapi

diambil pakai oleh Kerajaan-kerajaan Negeri. Sistem PBT ini juga dikenali sebagai kerajaan tempatan. Majlis perbandaran biasanya ditubuhkan bagi kawasan bandar yang besar seperti Majlis Perbandaran Petaling Jaya (Selangor). Majis daerah ditubuhkan bagi kawasan-kawasan bandar kecil dan di luar bandar seperti Majlis Daerah Kuala Kangsar (Perak) dan Majlis Daerah Muar (Johor). Majlis perbandaran yang telah diberi taraf bandaraya dipanggil Dewan Bandaraya Kuala Lumpur, Majlis Bandaraya Ipoh dan Majlis Bandaraya Johor Bahru. 5. PROGRAM 5.1 Di dalam konteks Sistem Belanjawan Program dan Prestasi (SBPP), program boleh didefinisikan sebagai sekumpulan aktiviti yang saling berkaitan dan bantu membantu di antara satu dengan lain kepada pencapaian sesuatu tujuan program itu. Sesebuah organisasi itu mungkin mengandungi satu atau lebih program dan tujuan tiap-tiap program itu hendaklah tidak serupa tetapi ia saling menyumbang kepada satu tujuan sesebuah organisasi itu. Secara amnya, tiap-tiap program haruslah menunjukkan : 5.1.1 tindakan-tindakan / langkah-langkah penting yang perlu diambil bagi mencapai tujuan itu. Dalam konteks SBPP tindakan ini boleh digolongkan sebagai aktiviti-aktiviti; 5.1.2 perjawatan / personel / organisasi / kewangan dan peralatan yang perlu dalam tiap-tiap tindakan itu; 5.1.3 susunan tindakan mengikut keutamaan yang diperlukan untuk mengambil tindakan-tindakan berkenaan. 5.2 Untuk memahami maksud program ini, ia perlu mempastikan dari peringkat mana ia dilihat. Di peringkat Kerajaan, Kementerian adalah merupakan sebuah program dan program-program di dalam Kementerian itu adalah aktiviti-aktiviti. Sementara di peringkat Kementerian, aktiviti yang dilihat dari peringkat Kerajaan itu adalah program-program bagi Kementerian berkenaan. Di dalam hubungan ini, kadangkala program yang besar-besar adalah dikendalikan oleh unit yang khusus yang dipanggil bahagian / jabatan misalnya program yang berkaitan dengan penyiaran oleh Radio dan Televisyen Malaysia. Badan-badan Berkanun jgua mempunyai status yang sama, misalnya BERNAMA adalah sebuah program pemberitaan di bawah Kementerian Penerangan. 6. AKTIVITI 6.1 Mengikut Daftar Istilah Kementerian Kewangan 1981, aktiviti ialah satu operasi yang khusus di dalam sesebuah program yang bersama-sama dengan aktiviti-aktiviti yang lain di bawah program

yang sama dapat berkenaan.

membantu mencapai matlamat program

7.

AKTIVITI KECIL 7.1 Aktiviti kecil ialah satu operasi yang khusus di dalam sesebuah aktiviti yang bersama dengan aktiviti-aktiviti kecil lain yang diletakkan di bawah aktiviti yang sama dapat membantu pencapaian matlamat aktiviti berkenaan.

8.

CARTA ORGANISASI 8.1 Carta organisasi ialah carta atau rajah yang menunjukkan susunan program, aktiviti, aktiviti kecil dan juga gred serta bilangan jawatan yang terdapat dalam sesebuah organisasi. Carta organisasi juga dapat menunjukkan garis tanggungjawab (lines of responsibility), skop dan bidang kawalan (span of control) antara satu peringkat kakitangan dan peringkat yang lain dalam sesebuah organisasi serta bidang tugas masing-masing.

9.

CARTA FUNGSI (FUNCTIONAL CHART) 9.1 Carta fungsi ialah rajah yang menunjukkan hubungkait antara fungsifungsi yang terdapat di dalam sesebuah organisasi.

10.

OBJEKTIF 10.1 Istilah Objektif membawa sasaran atau tujuan yang hendak atau ingin dicapai iaitu satu penyataan tentang hasil akhir (end result) yang hendak dicapai daripada sesuatu tindakan yang telah diatur. Bagi semua organisasi Kerajaan, objektifnya telah ditentukan terlebih dahulu sebelum ia ditubuhkan. Walaupun objektif itu telah ditentukan, tetapi ia boleh berubah-ubah berdasarkan kepada keadaan semasa. Perubahan-perubahan yang dimaksudkan ialah seperti dari segi penekanan, skop dan sebagainya. Objektif tersebut terbahagi kepada beberapa peringkat iaitu di peringkat nasional (kebangsaan), organisasi, program, aktiviti dan aktiviti kecil.

10.2

10.3

B. 1.

KUASA WARAN PERJAWATAN 1.1 Waran Perjawatan ialah satu dokumen rasmi yang dikeluarkan oleh Bahagian Belanjawan, Perbendaharaan Malaysia di bawah Akta Prosedur Kewangan 1957 [Seksyen 15(3)] bagi tujuan untuk meluluskan sesuatu perubahan kepada Senarai Perjawatan Tahunan yang digunakan oleh semua Kementerian dan Jabatan Kerajaan. Bagi Kerajaan Negeri, Menteri Besar atau Ketua Menteri menurunkan kuasa kepada Pegawai Kewangan Negeri untuk mengeluarkan waran perjawatan. Waran Perjawatan Persekutuan atau Negeri, antara lain mengandungi maklumat-maklumat berikut : 1.2.1 Maksud Perbelanjaan; 1.2.2 Butiran / Program / Aktiviti / Jawatan; 1.2.3 Tajuk Program / Aktiviti / Jawatan; 1.2.4 Gred Jawatan; 1.2.5 Kod Gaji; 1.2.6 Kod Skim; 1.2.7 Kod Pekerjaan; 1.2.8 Bilangan Jawatan; 1.2.9 Taraf / Jenis Jawatan; dan 1.2.10 Butir-butir Perubahan. 1.3 Waran Perjawatan Persekutuan mempunyai dua bentuk :1.3.1 Waran Perjawatan yang dikeluarkan secara berasingan mengikut Maksud Perbelanjaan yang meliputi perubahanperubahan perjawatan yang dibuat dari masa ke semasa dalam satu-satu tahun. Waran Perjawatan ini dikeluarkan bersiri-siri tertentu mengikut tahun yang dikeluarkan. 1.3.2 Waran Perjawatan yang dikeluarkan secara berkelompok untuk maksud perbelanjaan yang berkenaan dikenali sebagai Omnibus Warrant. Waran ini dikeluarkan untuk mengemaskinikan buku Senarai Perjawatan tahun baru berikutan daripada perubahan-perubahan yang telah diluluskan melalui waran-waran perjawatan yang dikeluarkan dalam tempoh bulan September hingga Disember tahun sebelumnya yang tidak sempat dimasukkan di dalam buku tersebut.

1.2

1.3.3

Waran Perjawatan dikeluarkan oleh pihak Perbendaharaan berdasarkan kepada perakuan-perakuan yang dikemukakan oleh Jabatan Perkhidmatan Awam bagi persetujuan yang dibuat secara ad-hoc dan mempunyai tarikh kuat kuasa mengikut keperluan iaitu sama ada mulai dari tarikh semasa atau dikebelakangkan.

2.

SURAT KUASA PERJAWATAN 2.1 Surat Kuasa Perjawatan pada dasarnya adalah sama dengan Waran Perjawatan. Surat Kuasa Perjawatan dikeluarkan untuk memberikan kebenaran kepada Badan-badan Berkanun Persekutuan / Negeri, Kerajaan Negeri dan Pihak Berkuasa Tempatan untuk mengubah senarai jawatan di peringkat masing-masing. Ia dikeluarkan oleh Perbendaharaan mengikut Perkara 112 Perlembagaan Persekutuan serta surat arahan Perkhidmatan Awam Bil. JPA 3423/Bhg.7/Jld.2/48A & B.

3.

TARIKH KUAT KUASA 3.1 Tarikh kuat kuasa menguatkuasakan :ialah satu tarikh yang ditentukan bagi

3.1.1 3.1.2 3.1.3 3.1.4 3.1.5 3.1.6 3.1.7 3.2

Pewujudan Jawatan; Pemansuhan Jawatan; Kenaikan / Penurunan Gred; Perubahan Kod Gaji; Perubahan Skim Perkhidmatan; Perubahan Gelaran Jawatan; dan Perubahan-perubahan lain. Tarikh kuat kuasa yang diperakukan oleh Jabatan Perkhidmatan Awam boleh berupa tarikh yang dibelakangkan, tarikh semasa atau tarikh yang ditetapkan ke hadapan. Penentuan tarikh kuat kuasa berdasarkan kepada perkara-perkara berikut :cadangan agensi;

3.2.1

3.2.2 mengikut keperluan yang ditentukan seperti keputusan Mesyuarat Jawatankuasa Khas Bagi Mengkaji Jawatan-jawatan Tertinggi, Jawatankuasa Perjawatan Kabinet dan Jawatankuasa Badan-badan Petugas dan badan-badan lain yang berkenaan; dan 3.2.3 4. mengikut tarikh keputusan yang dibuat dalam mesyuarat. SENARAI PERJAWATAN

4.1 4.1.1 4.1.2 4.1.3 4.1.4 4.1.5 4.1.6 4.1.7 4.1.8 4.1.9 4.1.10 4.1.11 4.1.12 4.1.13 4.2

Senarai Perjawatan adalah satu senarai yang mengandungi butir-butir lanjut mengenai aspek-aspek perjawatan seperti berikut :Maksud Bekalan; Pegawai Pengawal; Butiran / Program / Aktiviti / Jawatan; Tajuk Program / Aktiviti / Jawatan; Gred Jawatan; Kod Gaji; Kod Skim; Kod Pekerjaan; Bilangan Jawatan; Taraf / Jenis Jawatan; Kenyataan; Jumlah Jawatan; dan Ringkasan Perjawatan Mengikut Kumpulan Gaji Pada kebiasaannya jawatan-jawatan yang ditunjukkan di dalam Senarai Perjawatan adalah mengikut pembahagian program / aktiviti yang terdapat di dalam organisasi berkenaan. Jawatan tersebut boleh diubah hanya dengan persetujuan agensi pusat sahaja. Senarai Perjawatan ini sentiasa berubah dari masa ke semasa mengikut keperluan dan perkembangan organisasi berkenaan. Perubahan-perubahan tersebut adalah dibuat melalui Pemeriksaan Anggaran Belanja Mengurus Tahunan dan perubahan-perubahan yang telah diluluskan dari masa ke semasa oleh Perbendaharaan Malaysia atau Kerajaan-kerajaan Negeri melalui Waran-waran Perjawatan dan Surat-surat Kuasa bagi Badan-badan Berkanun / Pihak Berkuasa Tempatan. Senarai Perjawatan bagi jawatan-jawatan Persekutuan akan dibukukan setelah mendapat kelulusan Parlimen.

4.3

C. 1.

PROSES ANGGARAN PERBELANJAAN 1.1 Anggaran Perbelanjaan Tahunan mengandungi Anggaran Perbelanjaan Mengurus dan Anggaran Perbelanjaan Pembangunan yang telah diluluskan oleh Parlimen bagi peruntukan Persekutuan untuk tempoh satu tahun.

1.2 Dalam keadaan di mana terdapat kekurangan peruntukan di bawah manamana satu butiran / projek dan kelebihan terdapat di dalam butiran / projek yang lain di bawah Maksud Bekalan / Maksud Pembangunan yang sama, maka pindah peruntukan bolehlah dilakukan mengikut arahan-arahan / Pekeliling Perbendaharaan. Jika sekiranya peruntukan yang telah diluluskan itu didapati tidak mencukupi, maka peruntukan tambahan langsung boleh diberi melalui Rang Undangundang Perbekalan Tambahan untuk Perbelanjaan Mengurus dan melalui Usul Anggaran Pembangunan yang diluluskan oleh Dewan Rakyat untuk Perbelanjaan Pembangunan. Jika peruntukan tambahan di luar jangka diperlukan, maka peruntukan tambahan boleh diberi secara pendahuluan dari Kumpulan Wang Di Luar Jangka untuk Perbelanjaan Mengurus dan Simpanan Luar Jangka untuk Perbelanjaan Pembangunan. Sekiranya peruntukan yang telah diluluskan dan tidak dibelanjakan dalam tahun tersebut, maka ia akan luput pada penghujung tahun kewangan bagi tahun berkenaan dan dikembalikan kepada Kumpulan Wang Yang Disatukan. Sekiranya peruntukan yang telah diluluskan untuk Perbelanjaan Pembangunan tidak dibelanjakan dalam tempoh tersebut, maka ia akan luput pada penghujung tahun kewangan bagi tahun berkenaan. 1.3 Bagi negeri-negeri, prosesnya adalah sama dengan Kerajaan Persekutuan tetapi Dewan Undangan Negeri yang meluluskan peruntukan. 1.4 Anggaran Perbelanjaan mengandungi :1.4.1 Anggaran Perbelanjaan Mengurus Perbelanjaan Tanggungan dan Perbelanjaan Bekalan:(i) Perbelanjaan Tanggungan Diperuntukkan oleh Undang-undang Khas yang menurutnya Perbelanjaan Tanggungan ini adalah dipertanggungkan kepada Kumpulan Wang Yang Disatukan dan dalam hal yang demikian tidaklah perlu yang mengandungi

perbelanjaan ini dibenarkan dengan undang-undang baru bagi tiap-tiap tahun. Bagaimanapun, satu Waran Khas dikehendaki untuk tiap-tiap tahun bagi mengeluarkan wang sebanyak yang diperlukan bagi menampung perbelanjaan sesuatu perkhidmatan yang dipertanggungkan kepada Kumpulan Wang Yang Disatukan. Maksud Perbelanjaan yang mengandungi peruntukan bagi perkhidmatan seumpama ini adalah dikenali dengn huruf T (Tanggungan). Contoh Perbelanjaan Tanggungan ini termasuklah Hutang Negara, Pemberian Kepada Kerajaan Negeri, Pencen, Elaun Bersara dan Ganjaran. Bagi negeri-negeri, prosesnya adalah lebih kurang sama dengan Persekutuan. (ii) Perbelanjaan Bekalan Perbelanjaan Bekalan ialah perbelanjaan yang perlu diperuntukkan oleh Akta Perbekalan kepada agensiagensi Kerajaan di peringkat Persekutuan atau Negeri dan semua peruntukan ini ditunjukkan di dalam Anggaran di bawah Maksud B (Bekalan). Perbelanjaan ini merupakan peruntukan yang diperlukan oleh agensiagensi Kerajaan di peringkat Persekutuan untuk membiayai perbelanjaan yang berulang bagi mengurus agensi-agensi tersebut. Perbelanjaan Kerajaan ini dibahagikan mengikut butiran 1000 hingga 5000. Bagi negeri-negeri, proses lebih kurang sama dengan Persekutuan. 1.4.2 Anggaran Perbelanjaan Pembangunan ialah anggaran perbelanjaan yang diperuntukkan bagi membiayai projek pembangunan yang akan dilaksanakan oleh agensi Kerajaan. Ia diluluskan melalui Usul Anggaran Perbelanjaan Pembangunan yang diluluskan oleh Dewan Rakyat dan semua anggaran perbelanjaan pembangunan ditunjukkan di dalam Buku Anggaran Perbelanjaan di bawah Maksud P. Peruntukan Tahunan bagi sesuatu projek merupakan sebahagian daripada jumlah peruntukan projek tersebtu di dalam sesuatu tempoh rancangan Malaysia Lima Tahun. 2. PERUNTUKAN BERKELOMPOK 2.1 Peruntukan berkelompok ialah jenis peruntukan yang diperuntukkan kepada sesebuah organisasi secara berkelompok. Peruntukanperuntukan ini tidak dibahagikan mengikut pecahan-pecahan seperti biasa. Tujuan diadakan peruntukan berkelompok biasanya adalah unutk projek-projek fizikal dan program-program tertentu bagi sesebuah kementerian atau jabatan dan juga untuk Badan-badan Berkanun, bagi memudahkan agensi berkenaan membelanjakannya.

10

3.

KENAIKAN GRED JAWATAN 3.1 Kenaikan gred jawatan ialah perubahan gred hakiki jawatan kepada yang lebih tinggi berikutan dengan pertambahan beban tugas, tanggungjawab dan perubahan teknologi yang memerlukan kemahiran dan pengalaman yang lebih tinggi bagi sesuatu jawatan. Kenaikan gred jawatan ini boleh berlaku dalam dua keadaan:Dalam Skim Perkhidmatan Yang Sama Dalam Skim Perkhidmatan Yang Berlainan PENURUNAN GRED JAWATAN 4.1 Penurunan gred jawatan merupakan perubahan gred jawatan daripada yang tinggi kepada yang rendah berikutan dengan pengurangan beban tugas dan tanggungjawab. Penurunan gred jawatan ini boleh berlaku dalam dua keadaan :Dalam Skim Perkhidmatan Yang Sama Dalam Skim Perkhidmatan Yang Berlainan PERMOHONAN AD-HOC 5.1 Permohonan ad-hoc ialah permohonan perjawatan yang dibuat oleh agensi-agensi Kerajaan di luar proses Pemeriksaan Anggaran Belanjawan Tahunan. Permohonan ad-hoc ini biasanya dikemukakan oleh agensi pelaksana sama ada hendak melaksanakan arahan Kabinet, penyusunan semula organisasi dan kenaikan gred jawatan Kumpulan A di mana permohonan ini tidak sempat atau tidak sesuai dipertimbangkan di dalam Anggaran Belanjawan Tahunan.

3.1.1 3.1.2 4.

4.1.1 4.1.2 5.

11

D. 1.

UMUM JAWATAN BARU 1.1 Jawatan baru ialah jawatan yang diwujudkan dalam sesebuah organisasi di mana jawatan seperti itu belum pernah diwujudkan lagi. Jawatan baru boleh merupakan jawatan di mana skim perkhidmatan baru digubal. Jawatan baru boleh juga merupakan jawatan kenaikan pangkat yang diwujudkan. Pada kebiasaannya, tambahan bilangan jawatan ini diwujudkan berdasarkan kepada terdapatnya pertambahan beban tugas di dalam organisasi berkenaan.

2.

JAWATAN JUMUD 2.1 Jawatan jumud ialah jawatan di bawah skim-skim perkhidmatan yang tidak dikehendaki dipakai lagi dan akan dimansuhkan apabila jawatan tersebut kosong. Apabila keputusan telah dibuat untuk menjumudkan sesuatu skim perkhidmatan, agensi berkenaan boleh juga mengambil tindakan untuk menyerapkan penyandang-penyandang jawatan tersetbu kepada skim-skim perkhidmatan lain yang difikirkan munasabah. Penjumudan sesuatu skim perkhidmatan boleh dilakukan oleh Suruhanjaya Gaji dan Jabatan Perkhidmatan Awam (Bahagian Perjawatan).

3.

JAWATAN TERAPUNG 3.1 Jawatan terapung ialah satu kumpulan jawatan yang terdiri daripada beberapa gred jawatan di dalam skim perkhidmatan yang sama dalam sesebuah organisasi yang taburannya atau penempatannya tidak ditentukan. Jawatan ini diwujudkan bagi memberikan kelonggaran kepada ketua sesebuah organisasi menempatkan pegawai untuk melaksanakan perkhidmatan masing-masing. Walau bagaimanapun, di Kementerian Kesihatan, Jawatankuasa Khas Bagi Mengkaji Jawatan-Jawatan Tingkatan Tertinggi telah memutuskan supaya penggunaan konsep jawatan terapung ini diberhentikan mulai tahun 1981.

4.

JAWATAN TERBUKA 4.1 Jawatan terbuka adalah jawatan yang tetap dan grednya telah ditentukan, akan tetapi pengisiannya tidak ditentukan untuk satu-satu perkhidmatan. Pengisiannya boleh dibuat dari mana-mana perkhidmatan yang diputuskan oleh pihak tertentu. Jawatan ini diwujudkan untuk membolehkan agensi pelaksana mendapatkan perkhidmatan pegawai-pegawai yang berkelayakan dan sesuai untuk melaksanakan tugas-tugas yang dipertanggungjawabkan dalam sesuatu jangka masa. Jawatan ini tidak boleh digunakan bagi tujuan

12

kenaikan pangkat dan pengesahan jawatan. Contohnya : jawatan Pegawai Audit Dalam dan jawatan Pegawai Perkhidmatan Pengurusan. 5. JAWATAN TETAP 5.1 Jawatan tetap adalah jawatan yang berpencen dan membawa bersama-samanya elemen pencen iaitu jawatan ini akan berkekalan dan biasanya keperluan jawatan tersebut melebihi tempoh 10 tahun. Jawatan jenis ini adalah yang terbanyak sekali diwujudkan dan diisi oleh pegawai-pegawai tetap, sementara dan kontrak. Walau bagaimanapun, kerana perubahan-perubahan ke atas peranan organisasi, sesetengah jawatan ini boleh menjadi jumud.

6.

JAWATAN SEMENTARA 6.1 Daripada namanya jelas menunjukkan jawatan jenis ini adalah bertaraf sementara. Jawatan ini diwujudkan hanya untuk melaksanakan sesuatu tugas yang tidak berlanjutan dan untuk projek-projek pembangunan yang boleh dijangka tamatnya. Jawatan ini boleh diisi oleh pegawai sementara secara perlantikan sementara, oleh pegawai kontrak secara lantikan kontrak dan oleh pegawai tetap secara pertukaran sementara. Jawatan-jawatan ini akan dimansuhkan setelah tugas dan projek tersebut selesai.

7.

JAWATAN TAMBAHSENTARA 7.1 Jawatan tambahsentara adalah jawatan reserve yang tidak mempunyai tugas (non-functional) dan boleh dianggap sebagai jawatan dummy/token. Fungsinya semata-mata hendak menyangkutkan pegawai yang berada buat sementara di luar garisan perkhidmatannya, kerana telah dipinjamkan ke Badan Berkanun / antarabangsa atau ditukarkan sementara ke jawatan yang bukan kader kepada perkhidmatannya yang asal dengan tujuan memelihara hak-hak pencen serta perkhidmatan pegawai tersebut di dalam perkhidmatan asal beliau. Jawatan tambahsentara juga hendaklah diwujudkan untuk pegawai yang telah diluluskan cuti belajar atau cuti tanpa gaji yang panjang iaitu jika beliau tidak dimasukkan mengisi jawatan simpanan latihan. Jawatan hakiki yang dikosongkan itu boleh diisi oleh pegawai sementara secara perlantikan sementara , oleh pegawai kontrak secara lantikan kontrak dan oleh pegawai tetap secara pertukaran sementara. 7.2 Jawatan tambahsentara hendaklah ditunjukkan di dalam Senarai Perjawatan Tahunan jabatan masing-masing dan dicatatkan juga tempoh pemergian pegawai yang berkenaan.

13

8.

JAWATAN KHAS UNTUK PENYANDANG 8.1 Jawatan Khas Untuk Penyandang (KUP) ialah jawatan yang diwujudkan bagi mengekalkan atau menyesuaikan gred hakiki penyandang apabila berlaku perbezaan dengan gred hakiki jawatan yang disandarkan. Jawatan yang diwujudkan itu adalah KUP sahaja dan akan dihapuskan sebaik sahaja penyandangnya meninggalkan jawatan tersebut. Ia diwujudkan dalam keadaan berikut :8.1.1 untuk membetulkan keadaan di mana penyandangpenyandang jawatan telah diberi tanggagaji yang berbeza dengan tanggagaji yang telah diluluskan bagi jawatan tersebut mengikut skim perkhidmatan jawatan itu. Keadaan ini berlaku hasil daripada urusan perubahan gaji. 8.1.2 Berikutan degan perubahan dalam dasar perkhidmatan Kerajaan hasil dari pengeluaran Pekeliling Perkhidmatan / Surat-surat Pekeliling Perkhidmatan, misalnya Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil.23/77 mengenai penyelarasan gaji pegawai-pegawai yang terlibat dalam penukaran ke dalam Skim Ijazah Am mengikut Laporan Jawatankuasa Kabinet dan Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 10/79 mengenai syaratsyarat penyerapan pegawai-pegawai sementara ke dalam jawatan-jawatan tetap. 8.1.3 Untuk menampung pegawai-pegawai yang mengisi jawatan-jawatan dalam perkhidmatan yang jumud. 8.1.4 Atas sebab-sebab setelah :(i) (ii) kepentingan perkhidmatan, iaitu

penyandang jawatan tersebut dinaikkan pangkat sedangkan jawatannya tidak dinaikkan taraf; jawatan yang disandang oleh pegawai berkenaan dinaikkan atau diturunkan tarafnya.

8.1.5 untuk menampung pegawai-pegawai yang telah diletakkan di satu peringkat jawatan oleh Tribunal Perkhidmatan Awam sungguhpun peringkat jawatan tersebut tidak dibekalkan di dalam skim perkhidmatan jawatannya. 9. JAWATAN SIMPANAN LATIHAN

14

9.1

Jawatan simpanan latihan adalah jawatan yang diwujudkan untuk memudahkan penghantaran pegawai melanjutkan pelajaran apabilan bilangan pegawai yang dihantar adalah ramai. Jangka waktu bagi skim latihan tersebut sekurang-kurangnya ialah setahun dan skim latihan itu adalah terancang dan berterusan.

10.

JAWATAN KADER 10.1 Jawatan kader adalah satu jawatan yang dipunyai oleh sesebuah kementerian/jabatan yang diwujudkan di mana-mana organisasi berdasarkan keperluan tetapi pengisiannya adalah dilakukan dan dikawal oleh ketua perkhidmatan berkenaan. Misalnya, jawatan Jururawat boleh diwujudkan sebagai jawatan kader di Jabatan Hal Ehwal Orang Asli tetapi ketua perkhidmatannya adalah di Kementerian Kesihatan. Pewujudan jawatan kader adalah digalakkan bagi tujuan mengelakkan wujudnya perkhidmatan-perkhidmatan kecil tertutup di sesebuah organisasi. Dengan pewujudan jawatan kader ini akan memberi peluang yang lebih luas bagi maksud pertukaran dan kenaikan pangkat kepada penyandang-penyandang dalam perkhidmatan tersebut.

11.

GRED HAKIKI JAWATAN 11.1 Gred hakiki jawatan ialah sesuatu peringkat / kedudukan pangkat yang sebenar yang telah ditetapkan untuk sesuatu jawatan berdasarkan kepada sesuatu skim perkhidmatan. Walau bagaimanapun, dalam urusan mengisi jawatan, terdapat perbezaan gred antara penyandang dalam gred jawatan. Dalam Senarai Perjawatan, perbezaan gred perlulah ditunjukkan. Walau bagaimanapun, dalam menyatakan perbezaan gred tersebut, telah timbul ungkapan jawatan hakiki yang sebenarnya bermaksud gred hakiki jawatan. Dengan itu, tidak terdapat jenis jawatan yang dikatakan jawatan hakiki. Perkataan hakiki adalah terjemahan daripada perkataan Inggeris substantive di mana penggunaannya adalah untuk tujuan pelantikan iaitu substantive appointment atau untuk menunjukkan gred jawatan atau gred penyandang, iaitu substantive grade. Contohnya, jawatan yang telah ditetapkan grednya M54 tetapi disandang oleh pegawai Gred M52, maka dalam Senarai Perjawatan tersebut ia ditunjukkan seperti berikut : Bahagian Perkhidmatan dan Perjawatan ( ) Setiausaha Bahagian PTD M52 M52 1 Khas Untuk Penyandang, Gred hakiki jawatan ialah M54

11.2

15

12.

TINGKATAN JAWATAN 12.1 Istilah tingkatan jawatan membawa maksud yang sama dengan gred hakiki jawatan. Istilah ini digunakan bagi menunjukkan kedudukan sesuatu jawatan berpandukan kepada asas yang telah ditetapkan dalam sesuatu skim perkhidmatan. Tingkatan jawatan ini digunakan di dalam menggubal skim perkhidmatan, sementara gred hakiki jawatan digunakan semasa mewujud dan menggredkan jawatan. 12.2 Persamaan makna di antara kedua-dua istilah ini dapat dilihat dengan jelas bagi jawatan-jawatan di Tingkatan Biasa, Tingkatan Kanan dan Tingkatan Khas. Terdapat juga skim-skim perkhidmatan yang jawatan-jawatan di dalam Tingkatan Tertinggi mempunyai lebih daripada satu gred seperti Tingkatan Tertinggi G, Tingkatan Tertinggi F dan lain-lain.

13.

TAJUK JAWATAN 13.1 Tajuk jawatan atau gelaran jawatan ialah panggilan atau nama yang diberikan kepada jawatan-jawatan yang digunakan oleh sesuatu organisasi dalam melaksanakan aktivitinya. Tajuk jawatan ini dapat menentukan hubungan tinggi rendah jawatan dalam organisasi tersebut dan kepada jawatan manakah ia bertanggungjawab dan jawatan-jawatan yang dipertanggungjawabkan kepadanya.

Contohnya : Pengarah PTD M54 Ketua Pen. Pengarah PTD M48 Penolong Pengarah PTD M41 13.2 Untuk memudahkan fahaman tiap-tiap tajuk jawatan selalunya disertai dengan nama skim perkhidmatan tersebut dan gred jawatannya seperti contoh di atas.

14.

TARAF JAWATAN 14.1 Taraf jawatan ialah satu pengiktirafan yang menunjukkan kedudkan dan status sesuatu jawatan itu berdasarkan kepada peranan, kuasa

16

dan sumbangan jawatan tersebut. Misalnya, Ketua Setiausaha, Pegawai Daerah, Yang DiPertua Majlis Perbandaran dan sebagainya. Taraf jawatan boleh juga bermaksud jawatan tetap dan berpencen, jawatan sementara dan jawatan tambahsentara.

15.

BILANGAN JAWATAN 15.1 Bilangan jawatan ialah jumlah atau banyaknya jawatan yang terdapat di dalam sesebuah organisasi mengikut butiran yang biasanya dikira berdasarkan dari setahun ke setahun. Jawatan ini adalah diluluskan oleh Agensi Pusat (Perbendaharaan atau Jabatan Perkhidmatan Awam) untuk kementerian / jabatan / agensi Kerajaan Persekutuan dan oleh pihak Kerajaan Negeri untuk jabatan negeri / penguasa tempatan / badan berkanun negeri. Daripada bilangan jawatan tersebut akan diketahui jumlah jawatan-jawatan yang sedia ada, jawatan-jawatan baru dan juga yang dimansuhkan mengikut jenis dan gred jawatan dalam sesuatu organisasi, program, adan aktiviti secara keseluruhan.

16.

KOD GAJI 16.1 Kod gaji ialah huruf dan angka (kod) yang diberikan bagi menentukan tanggagaji bagi sesuatu jawatan mengikut skim perkhidmatannya. Ia juga digunakan bagi menunjukkan kumpulan jawatan seperti Kumpulan A, B, C dan D dalam Perkhidmatan Awam. Walau bagaimanapun, bagi perkhidmatan awam yang lain seperti Perkhidmatan Penjara, kod gaji yang digunakan ialah J. Bagi Perkhidmatan Polis DiRaja Malaysia, kod gaji yang digunakan ialah P. Kod gaji bagi anggota tentera ialah T.

17.

BUTIRAN 17.1 Butiran di dalam Senarai Perjawatan ialah angka petunjuk bagi menerangkan tajuk jawatan, gred jawatan, kod gaji, kod skim, bilangan jawatan dan kedudukan jawatan di dalam sesuatu aktiviti / program atau organisasi secara keseluruhannya. Sila Rujuk Buku Senarai Perjawatan 17.2 Bagi semua pewujudan jawatan baru melalui Waran Perjawatan lazimnya butiran yang diperakukan oleh Jabatan Perkhidmatan Awam kepada Perbendaharaan mengandungi nombor dan abjad di samping perkataan baru dan skim perkhidmatan di dalam program / aktiviti berkenaan.

18.

TULISAN CONDONG (Italic)

17

18.1

Tulisan condong merupakan catatan yang diletakkan di ruangan Kenyataan dan di ruangan Tajuk Jawatan di dalam Senarai Perjawatan bagi menerangkan jenis sesuatu jawatan itu pada tahun semasa. Perkara-perkara yang biasanya dicatatkan dengan huruf condong ini ialah untuk menunjukkan Jawatan Kader, Kontrak, Sementara, Tambahsentara, Khas Untuk Penyandang, Perubahanperubahan Tajuk Jawatan, Pemindahan Jawatan, Kakitangan Ambilan Tempatan dan sebagainya.

19.

KENYATAAN 19.1 Kenyataan seperti mana yang terdapat dalam Senarai Perjawatan merupakan satu ruangan untuk memberi maklumat tambahan bagi sesuatu jawatan mengenai perkara-perkara berikut :-

19.1.1 Jenis jawatan, contohnya jawatan kader, jawatan terbuka, jawatan latihan, jawatan khas untuk penyandang, jawatan sementara, jawatan tambahsentara dan perubahan taraf jawatan; 19.1.2 19.1.3 19.1.4 19.1.5 19.1.6 19.1.7 19.1.8 20. Tempoh berkuatkuasa jawatan; Kod gaji khususnya bagi kes-kes bagi Khas Untuk Penyandang; Pemindahan jawatan ke butiran-butiran lain; Perubahan tajuk; Penempatan jawatan; Tempoh pinjaman; Syarat pengisian jawatan; DESKRIPSI KERJA / TUGAS 20.1 Deskripsi kerja ialah satu ringkasan yang memberi gambaran yang menjelaskan jenis kerja dan tugas harian yang dijalankan oleh sesuatu jawatan tersebut. Faedah yang diperolehi daripada deskripsi ialah ia dapat dijadikan panduan untuk mewujudkan jawatan, kekesanan dan produktiviti serta kemajuan kerjaya.

21.

SPESIFIKASI KERJA / TUGAS 21.1 Spesifikasi kerja / tugas ialah satu penerangan am mengenai peranan jawatan, jenis tugas, kelayakan, pengalaman serta tanggagaji yang ditetapkan bagi jawatan itu. Tujuannya adalah untuk mendapatkan

18

penyandang-penyandang yang layak bagi menjalankan tugas dan tanggungjawab bagi jawatan tersebut.

22.

SKIM PERKHIDMATAN AD-HOC 22.1 Skim Perkhidmatan Ad-Hoc ialah skim perkhidmatan sementara yang mempunyai syarat-syarat perkhidmatan seperti dalam skim perkhidmatan biasa tetapi dilaksanakan untuk tujuan sementara sahaja. Antara contoh skim perkhidmatan ad-hoc ialah rang skim perkhidmatan, draf iklan, syarat-syarat pengesahan dalam jawatan dan sebagainya.

23.

RANG SKIM PERKHIDMATAN 23.1 Rang Skim Perkhidmatan adalah skim perkhidmatan yang mengandungi semua syarat perkhidmatan biasa yang belum mendapat kelulusan daripada pihak berkuasa meluluskannya.

24.

SKIM PERKHIDMATAN 24.1 Skim perkhidmatan ialah satu dokumen yang mengandungi peraturanperaturan dan syarat-syarat perkhidmatan yang merangkumi saraan, pelantikan, peperiksaan perkhidmatan dan kemajuan kerjaya seseorang pekerja dalam perkhidmatan sektor awam. Syarat-syarat perkhidmatan itu termasuklah struktur gaji, syarat-syarat kelayakan seperti kelulusan, kewarganegaraan, had umur, pengesahan dalam jawatan dan kenaikan pangkat. Di samping itu, skim perkhidmatan boleh dibahagikan kepada skim perkhidmatan bersepadu dan skim perkhidmatan tidak bersepadu. Tiap-tiap satu skim perkhidmatan mempunyai gelaran skim yang berdasarkan kepada bidang tugas.

24.2

19

20