Pentadbiran merupakan satu bidang yang umum dan merangkumi segala aspek

kehidupan manusia. Pentadbiran awam menaungi pelbagai cabang bidang kajian

dan juga menjadi teras pengetahuan kepada beberapa bidang penting yang lain.
Oleh itu, bersama-sama bidang ini terdapat beberapa lagi bidang lain yang
berkongsi teras pengetahuan yang sama. Keadaan ini menggambarkan bahawa
bidang pentadbiran merupakan satu bidang yang mengandungi pelbagai disiplin.
Kajian atau pemahaman terhadap bidang ini tidak akan lengkap tanpa turut memberi
perhatian kepada bidang berkaitan yang lain juga. Banyak istilah dan konsep dalam
pentadbiran menjadi istilah jenis guna sama, iaitu dikongsi bersama dengan bidang
yang lain.

Jika melihat melalui konsep organisasi, secara umumnya, pentadbiran boleh

ditakrifkan secara ringkasnya sebagai suatu proses penyatuan sumber-sumber dan
menggunakannya di dalam proses perancangan, pengorganisasian, penstafan,
pengarahan serta kawalan, pengeluaran, dan perancangan belanjawan secara
efektif bagi mencapai sesuatu objektif yang dijayakan oleh individu mahupun
sekumpulan individu yang mempunyai satu matlamat yang sama. Sumber yang
dimaksudkan bagi merealisasikan matlamat pentadbiran ialah sumber manusia,
kewangan, sumber alam dan teknologi. Secara teorinya pula, pentadbiran adalah
proses manipulasi ke atas sumber terutama sekali sumber manusia dalam sesebuah
organisasi demi mencapai mencapai matlamat organisasi tersebut seperti yang
dinyatakan oleh Follet (1941), Pentadbiran adalah sebuah seni yang menghasilkan
sesuatu melalui orang lain. Oleh itu, proses pentadbiran haruslah mengandungi
elemen-elemen seperti modal insan, komunikasi yang berkesan dan perancangan
secara positif bagi memastikan keberkesanan sesebuah pentadbiran.

pentadbiran juga merupakan sebuah kemahiran dalam mengenepikan halangan

terhadap keupayaan sebagai kaedah untuk mencapai prestasi yang optimum bagi
mencapai matlamat ), yang bermaksud pentadbiran tidak akan berlaku secara
individu, tetapi ianya adalah sesuatu yang memerlukan sebuah organisasi yang jelas
matlamat dan hierarkinya. Hal ini diperakui benar melihat kepada organisasi korporat
dan awam. Untuk melihat konsep pentadbiran dalam organisasi awam dan korporat,
definisi yang dikemukakan oleh Koontz dan Weihrich (2008) adalah lebih tepat
digunakan bagi menggambarkan situasi tersebut.
Pentadbiran adalah proses perancangan dan kawalan terhadap persekitaran di
mana kesemua individu bergerak secara berkumpulan bagi mencapai matlamat
secara efisien). ni bermakna seorang pengurus harus berupaya untuk menyediakan
sebuah persekitaran tempat kerja yang kondusif dan mampu untuk menyelaraskan
aktiviti bagi memudahkan para pekerja menjalankan urusan tugas untuk mencapai
matlamat organisasi.

Dalam dunia globalisasi hari ini, konsep pentadbiran sangat kritikal bagi mencapai
matlamat organisasi. Hal ini kerana dalam sesebuah organisasi, seorang pentadbir
atau pengurus harus mengambilkira faktor keberkesanan dan kecekapan dalam
segala urusan di tempat kerja. Di sini, kecekapan merujuk kepada kebolehan untuk
melaksanakan tugas dengan hanya menggunakan tenaga manusia secara
minimum, dan menggunakan sumber kewangan secara terhad bagi mengelakkan
pembaziran. Manakala keberkesanan pula bermaksud kebolehan organisasi
tersebut untuk melaksanakan tugas yang mampu memenuhi objektif organisasi
berdasarkan parameter yang telah ditetapkan.

Pengurusan di sektor awam dan sektor swasta mempunyai banyak perbezaan yang
ketara kerana pada dasarnya kedua-dua sektor ini mempunyai orientasi dan
matlamat yang berbeza. Bahkan dari segi organisasi dan pangkat yang digunakan
juga turut menampilkan ciri-ciri yang tidak sama antara satu sama lain. Terdapat
beberapa perbezaan dari segi fungsi, tanggungjawab dan beberapa pekara lain di
dalam urusan pentadbiran. Asasnya, tujuan sesebuah jabatan kerajaan ditubuhkan
adalah untuk menjalankan dasar kerajaan demi kepentingan rakyat. Secara
umumnya, sektor awam hanyalah menjadi penyedia dan pembiaya perkhidmatan
mengikut dasar-dasar pembangunan kerajaan. Sektor awam tidak akan menjadi
pengeluar bagi produk perkhidmatan bagi menjimatkan kos pengeluaran. Oleh itu
wujud sektor swasta yang akan menjadi pelaksana dan pembekal kepada
kemudahan yang dimaksudkan.
Salah satu perbezaan yang paling ketara antara pengurusan awam dengan
pengrurusan sektor swasta ialah faktor tanggungjawab yang dipikul oleh organisasi.
Jika kita meneliti pengurusan sektor awam, setiap jabatan-jabatan mempunyai
tanggungjawab terhadap satu sama lain. Jabatan-jabatan ini saling bergantung
terhadap satu dengan lain lebih-lebih lagi jika mereka mempunyai objektif yang
sama. Berbeza sekali dengan sektor swasta, sesebuah jabatan hanya mempunyai
tanggungjawab ke atas organisasi masing-masing.

Faktor paling penting dalam membezakan pengurusan sektor awam dengan sektor
swasta ialah faktor perbelanjaan organisasi. Dalam sektor awam, segala kos dan
perbelanjaan akan ditanggung sepenuhnya oleh kerajaan. Emolumen kerajaan akan
dibahagikan kepada semua jabatan dan agensi berbeza-beza jumlah mengikut
bidang tumpuan pada masa tersebut. Sumber kewangan kerajaan kebanyakannya
datang dari kutipan pelbagai jenis cukai seperti cukai (perdagangan/perniagaan,
cukai pendapatan), duti eksais (import atau eksport) dan kutipan-kutipan lain.
Perbelanjaan tahunan kerajaan disebut sebagai Rang Undang-undang Perbekalan.
Sebagai sebuah rang undang-undang, ianya mesti dibentangkan terlebih dahulu
oleh pihak kerajaan melalui Menteri Kewangan di Parlimen, yang kemudiannya akan
dibahaskan secara teperinci oleh Ahli-Ahli Parlimen sebelum mendapat sokongan
majoriti ahli dan diluluskan.

Hal ini sangat berbeza dengan pengurusan sektor swasta di mana sumber
kewangan utama mereka adalah dari keuntungan hasil jualan produk mahupun
perkhidmatan dan tidak mendapat bantuan kewangan secara langsung dari pihak
kerajaan seperti yang dinikmati oleh sektor awam dan oleh sebab itulah, sektor
swasta sangat mementingkan keuntungan (profit-oriented). Dalam sektor awam,
jawatan-jawatan utama dalam jabatan kerajaan kerap mengalami pertukaran pucuk
pimpinan. Berlakunya hal ini disebabkan oleh beberapa faktor antaranya ialah
seseorang pegawai tersebut telah mencapai umur persaraan, atau dipinjamkan
kejabatan lain untuk sementara waktu, berpindah tempat tinggal atau mendapat
tawaran jawatan dan gaji yang lebih tinggi. Bertukarnya pemimpin sesebuah
organisasi pasti akan memperlihatkan perubahan dalam bentuk pengurusan dan
kepimpinan sesebuah organisasi tersebut.
Hal ini dapat dilihat terutamanya dalam penggubalan dasar jabatan dan gaya
pengurusan. Situasi yang sangat berbeza dalam sektor swasta apabila jawatan-
jawatan utama seperti Pengarah Urusan, Pengerusi dan sebagainya akan dipegang
oleh pemilik atau rakan kongsi syarikat berkenaan. Dalam amalan biasa jawatan-
jawatan ini akan dipegang seumur hidup atau selagi khidmat mereka masih relevan
dan diperlukan. Terdapat juga jawatan kanan yang dilantik mengikut terma kontrak
untuk beberapa tahun.

Perubahan landskap politik, ekonomi dan sosial yang lebih mencabar, baik di
peringkat domestik mahu pun di peringkat global menuntut keperluan kepada
transformasi PDRM yang berupaya menyampaikan perkhidmatan bertaraf dunia.
Seiring dengan peningkatan kematangan dan aspirasi rakyat, PDRM kini
berhadapan dengan perubahan persekitaran yang dinamik yang dipacu oleh
kepesatan teknologi, pergolakan ekonomi dunia serta cabaran globalisasi dan
liberalisasi yang mempengaruhi prestasi daya saing negara. Senario semasa
memerlukan PDRM menetapkan standard perkhidmatan bertaraf kelas pertama
berdasarkan indikator serta amalan terbaik yang bertaraf dunia. Namun aspirasi ini
bukanlah sesuatu yang boleh dicapai dengan mudah dalam sekelip mata. Ia
memerlukan visi dan hala tuju yang jelas, program perubahan yang dirancang
secara strategik, dihayati oleh seluruh warga PDRM, dilaksana secara sistematik,
dipantau secara telus dan ditambahbaik secara berterusan. Lebih utama lagi, ia
memerlukan program transformasi secara menyeluruh dari pelbagai aspek termasuk
struktur dan keupayaan organisasi, kepimpinan transformasional, keberkesanan
pengurusan perubahan, kemantapan kewangan, pacuan teknologi, keutuhan nilai
dan integriti, keupayaan pengurusan sumber manusia, pengurusan strategi yang
dinamik, program pengurusan prestasi dan pengurusan minda dan budaya. Salah
satu common denominator yang kritikal dalam memastikan kejayaan dalam setiap
aspek di atas adalah keupayaan modal insan. Sebagai aset organisasi yang tidak
ternilai, tanpa modal insan yang kompeten, berprestasi tinggi, inovatif dan
berpegang teguh kepada nilai-nilai PDRM, aspirasi transformasi PDRM tidak akan
dapat direalisasikan. Atas kesedaran itulah, PDRM perlu mengorak langkah ke arah
mempertingkatkan kematangan pengurusan sumber manusianya bagi memastikan
ia dapat menarik, membangun dan melahirkan modal insan yang kompeten.
Sekiranya pada masa ini pengurusan sumber manusia PDRM lebih tertumpu kepada
penyelenggaraan maklumat dan kecekapan operasi, di masa hadapan, pengurus
sumber manusia PDRM perlu memainkan peranan sebagai rakan strategik dalam
organisasi. Dan di sinilah Sistem Maklumat Pengurusan Sumber Manusia (Human
Resource Management Information System - HRMIS) memainkan peranannya.
Sebagai salah satu aplikasi perdana Kerajaan Elektronik, HRMIS telah diilhamkan
sebagai suatu platform bagi membawa pengurusan sumber manusia perkhidmatan
awam ke peringkat yang lebih strategik. Bukan sahaja HRMIS menyediakan
keupayaan pengotomasian proses-proses operasi sumber manusia serta bertindak
sebagai pangkalan data tunggal maklumat sumber manusia PDRM, malah lebih
penting lagi ia memberi peluang kepada PDRM untuk menerokai fungsi-fungsi
pengurusan sumber manusia secara lebih bekesan bagi memastikan the right man,
with the right values and competencies, for the right job, at the right time and place,
doing the right things, right. Namun proses merealisasikan visi ini bukan sesuatu
yang mudah. Ia memerlukan perancangan dan metodologi pelaksanaan yang
mantap serta komitmen dan penglibatan seluruh warga PDRM. Di samping itu,
pelaksanaan HRMIS perlu disokong dan diselaraskan dengan inisiatif-inisiatif
pengurusan sumber manusia lain seperti pembangunan model kompetensi,
pembangunan deskripsi tugas, penambahbaikan model pengurusan dan kemajuan
kerjaya, pewujudan pusat penilaian (assessment centre) serta pengurusan
perubahan. HRMIS di PDRM yang dikuatkuasakan melalui Pekeliling Perkhidmatan
Bilangan 12 tahun 2005, telah mensasarkan pelaksanaan 36 modul dan submodul
dalam tempoh 3 tahun bermula 1 April 2010. Dengan peruntukan kewangan
berjumlah RM15,767,096.97, pelaksanaan HRMIS di PDRM mengambil pendekatan
menyeluruh melibatkan aspek penambahbaikan aplikasi, pengurusan data, latihan,
pemudahcaraan, penyediaan infrastruktur teknologi dan khidmat sokongan
teknologi.

Pelaksanaan HRMIS di PDRM bermula pada 1 April 2010. Aktiviti pelaksanaan ini
dimulakan dengan lima (5) modul asas HRMIS iaitu Data Perjawatan, Aliran Kerja,
Sekuriti, Profil Perkhidmatan dan Rekod Peribadi. Kesemua modul ini adalah penting
untuk mengumpul maklumat asas data perjawatan, pengisian dan sandangan bagi
seluruh PDRM. Selaras dengan strategi pelaksanaan, kesemua modul/submodul
yang lain telah berjaya dibangunkan dan dilaksanakan secara berperingkat yang
mana fokus utama pelaksanaan tersebut adalah berdasarkan kepada kepentingan
modul yang dapat membekalkan maklumat dan menyokong perancangan dasar
sumber manusia di PDRM dan menjana laporan statistik.

HRMIS telah direkabentuk dan dilaksanakan berdasarkan Visi, Hala Tuju Strategik
Pengurusan Sumber Manusia dan amalan-amalan terbaik. Model Pengurusan
Sumber Manusia yang dibangunkan melalui HRMIS telah menyelaras dan
mengemaskinikan proses dan fungsi Pengurusan Sumber Manusia sedia ada.
Sesebuah organisasi perlu mempunyai pegawai yang berkompetensi untuk
memastikan ianya cekap dan berkesan dalam menyampaikan perkhidmatannya
kepada pelanggan. Oleh itu melalui penilaian kompetensi pihak pengurusan akan
dapat mengetahui tahap kompetensi seseorang pegawai berbanding dengan
kompetensi jawatan yang disandangnya. Sekiranya terdapat jurang antara
kompetensi pegawai dengan kompetensi jawatannya, pegawai atau Jabatannya
boleh mengambil tindakan bagi merapatkan serta mengatasi jurang kompetensi
tersebut. Maklumat tahap kompetensi seseorang pegawai akan menjadi input
penting dalam modul-modul teras yang lain iaitu Modul Perolehan Sumber Manusia,
Modul Pembangunan, Modul Pengurusan Prestasi, Modul Pengurusan Kerjaya dan
Modul Pengurusan Saraan, Faedah dan Ganjaran.

Terdapat sebanyak 13 modul utama yang terdapat di dalam system HRMIS ini
adalah seperti berikut yang pertama adalah Modul Pengurusan Rekod Peribadi,
modul ini menyediakan fungsi bagi menyimpan maklumat asas pegawai seperti
maklumat peribadi, keluarga, kemahiran bahasa, pencapaian akademik, lesen
memandu, nombor akaun bank, pengalaman bekerja sebelum menyertai
perkhidmatan awam dan anugerah yang diterima. Selain daripada itu, modul ini juga
menyimpan maklumat mengenai profil perkhidmatan dan perisytiharan harta.

Modul kedua adalah Modul Data, modul ini menyimpan maklumat mengenai
perjawatan seperti skim perkhidmatan dan kumpulan perkhidmatan, unit dan aktiviti
organisasi, struktur organisasi, jawatan standard, bidang hasil utama (dan sumber
logistik yang diperlukan oleh sesuatu jawatan. Modul ketiga ialah Modul Perolehan
Sumber Manusia, modul ini mempunyai fungsi pengenalpastian keperluan sumber
manusia jangka pendek, permohonan perjawatan dan urusan pengisian melalui
proses pengambilan, pertukaran dan pinjaman. Modul ini juga bertujuan memastikan
setiap pegawai yang akan ditempatkan di sesuatu lokasi telah bersedia untuk
melaksanakan tugas yang ditetapkan. Modul keempat ialah Modul Pengurusan
Prestasi , modul ini menyediakan kemudahan bagi menetapkan sasaran kerja
tahunan pegawai selaras dengan matlamat organisasi serta membuat laporan
penilaian prestasi tahunan. Melalui proses ini penyelia atau pengurusan dapat
menghubungkaitkan prestasi pegawai kepada pengurusan pembangunan kerja,
keperluan pembangunan serta pemilihan penerima anugerah khidmat cemerlang
bagi sesebuah organisasi. Modul kelima ialah Modul Pengurusan Kerjaya, Modul ini
mengandungi kemudahan bagi pihak pengurusan melaksanakan perancangan
penggantian (succession planning) untuk jawatan strategik. Di samping itu, pegawai
juga boleh membuat perancangan kemajuan kerjayanya secara kendiri atau melalui
khidmat nasihat oleh perunding kerjaya di peringkat agensi.

Modul keenam adalah Modul Penilaian Kompetensi , modul ini menyediakan fungsi
bagi merekod dan menganalisis tahap kompetensi individu atau pasukan. Pegawai
atau pihak pengurusan dapat mengenal pasti jurang di antara tahap kompetensi
jawatan dan kompetensi pegawai. Seterusnya tindakan untuk merapatkan atau
mengatasi jurang dapat diambil melalui Modul Pembangunan. Maklumat kompetensi
juga boleh digunakan dalam Modul Perolehan Sumber Manusia bagi tujuan
pengambilan, penempatan dan kenaikan pangkat. Modul ini juga membolehkan
pegawai melaksanakan aktiviti peperiksaan termasuk memproses permohonan,
menjadualkan peperiksaan, merekodkan keputusan penilaian dan mengemas kini
keputusan peperiksaan. Modul ketujuh adalah Modul Pembangunan Sumber
Manusia, modul ini mempunyai kemudahan untuk menyediakan program
pembangunan kompetensi pegawai supaya selari dengan matlamat organisasi serta
membolehkan pegawai dan penyelia memohon menghadiri program pembangunan
kompetensi yang berkaitan. Selain itu pegawai boleh juga memohon program latihan
jangka pendek dan jangka panjang (diploma, ijazah sarjana dan ijazah kedoktoran)
dalam perkhidmatan sama ada dengan biasiswa atau tanpa biasiswa.

Modul kelapan adalah Modul Pengurusan Komunikasi dan Tatatertib Pekerja, modul
ini menyediakan kemudahan untuk meningkatkan kerjasama dan perhubungan yang
harmonis di antara pihak pengurusan dan pekerja melalui proses pelaporan isu,
pemantauan serta penyelesaiannya. Di samping itu, modul ini juga menyediakan
kemudahan menguruskan aktiviti kaunseling dan tatatertib pekerja. Modul
kesembilan adalah Modul Penamatan Perkhidmatan, modul ini menyediakan proses
yang menyeluruh dalam mengurus peralihan keluar pegawai dari perkhidmatan
kerajaan melalui persaraan wajib, persaraan awal, perletakan jawatan, kematian,
buang kerja dan sebagainya. Di samping itu modul ini juga mempunyai proses bagi
pegawai menyediakan nota serah tugas dan ditemuduga sebelum meninggalkan
perkhidmatan.

Modul kesepuluh adalah Modul Saraan, Faedah dan Pengurusan Ganjaran , modul
ini menyediakan kemudahan untuk mentadbir rekod saraan pegawai bagi proses
penyediaan gaji berikutan proses-proses seperti penempatan, bercuti (separuh gaji,
tanpa gaji), kenaikan pangkat, penilaian tahap kecekapan dan perubahan skim
perkhidmatan. Di samping itu modul ini juga menyediakan kemudahan mentadbir
rekod faedah yang dinikmati oleh pegawai seperti pinjaman, perubatan, tuntutan dan
pendahuluan diri, biasiswa dan imbuhan tahunan. Modul kesebelas adalah Modul
Formulasi dan Penilaian Strategi , modul ini berfungsi bagi membantu pengurus
sumber manusia menggubal dan menilai keberkesanan polisi, prosedur dan strategi
sumber manusia sesebuah organisasi untuk penambahbaikan yang berterusan.
Modul ini juga mempunyai fungsi-fungsi seperti perancangan tenaga manusia jangka
panjang, pembangunan organisasi, perancangan taktikal, penyimpanan maklumat
norma perjawatan, proses penilaian tugas dan penilaian penggunaan sumber
manusia. Modul keduabelas adalah Perkhidmatan Maklumat HRMIS juga
menyediakan perkhidmatan maklumat kepada pengguna melalui tiga modul iaitu
Modul Sistem Maklumat Eksekutif (EIS), Modul Sistem Sokongan Keputusan (DSS)
serta Modul Direktori Kerajaan. Modul Direktori Kerajaan menyediakan maklumat
nama pegawai, nombor telefon pejabat serta organisasinya dan akhir sekali adalah
Pentadbiran Sistem Memastikan hubungan di antara seseorang pengguna
(Penghantar) dan pengguna lain (Penerima) dikonfigurasikan dengan betul bagi
menyempurnakan sesuatu tugas. Memastikan aliran kerja telah disetkan kepada
semua modul dan agensi serta memantau transaksi aliran kerja. Modul ini
memastikan kebenaran capaian sistem diberi hanya kepada pengguna yang sah.
Melibatkan aktiviti penetapan peranan kepada setiap pemilik kompetensi dan tahap
capaian bagi sesuatu modul. Memberikan ID pengguna dan kata laluan (password)
yang sah untuk pengguna HRMIS, menentukan peranan (roles) setiap pengguna
dan memberikan kebenaran kepada setiap pengguna untuk menggunakan sesuatu
modul sesuai dengan peranan yang telah diberikan.
Bagi memudahkan pemantauan pelaksanaan HRMIS, mekanisme pelaksanaan
telah diwujudkan melalui jawatankuasa-jawatankuasa yang ditubuhkan selari
dengan perlaksanaan HRMIS di dalam PDRM. Jawatankuasa yang terlibat adalah
seperti berikut, Jawatankuasa Pemandu, Jawatankuasa Perlaksana, Jawatankuasa
Kerja dan Jawatankuasa Latihan. Setiap jawatankuasa yang ditubuhkan
memupunyai tanggungjawab yang tertentu bagi memudahkan pemantauaan
perlaksaan HRMIS. Antara tanggungjawab yang terdapat di setiap jawatankuasa
adalah seperti berikut, Jawatankuasa Pemandu, Jawatankuasa ini dipengerusikan
oleh Ketua Polis Negara sebagai Pengerusi, Timbalan Ketua Polis Negara, Timbalan
Pengerusi dan dianggotai oleh semua pengarah Jabatan PDRM dan Urus setia KPN
sebagai ahli jawatankuasa yang terlibat dalam pelaksanaan HRMIS. Urus setia
Jawatankuasa ini adalah Ketua Unit HRMIS PDRM sebagai Ketua Projek. Peranan
dan tanggungjawab Jawatankuasa Pemandu HRMIS adalah seperti berikut,
menimbang dan menentukan dasar pelaksanaan HRMIS, memantau peluasan
pelaksanaan HRMIS di Jabatan, menilai Laporan Kemajuan Pelaksanaan HRMIS,
menilai Laporan Pengurusan Kewangan HRMIS, menimbang dan menyelesaikan
isu-isu pelaksanaan dan mengadakan mesyuarat dua kali dalam setahun. Manakala
Jawatankuasa Perlaksana, Jawatankuasa ini dipengerusikan oleh Pengarah
Pengurusan, Timbalan Pengerusi I, Timbalan Pengarah Pengurusan (Latihan),
Timbalan Pengerusi II, Timbalan Pengarah Pengurusan (Perkhidmatan dan
Penjawatan), Ahli Jawatankuasa Timbalan Pengarah bagi urusan Sumber Manusia
semua Jabatan. Peranan dan tanggungjawab Jawatankuasa Pelaksana HRMIS
adalah seperti berikut menimbang dan meluluskan garis panduan untuk
pelaksanaan HRMIS, memantau peluasan pelaksanaan HRMIS di Jabatan.,
melaksanakan cadangan perubahan atau pindaan bagi bidang-bidang penyesuaian
tugas, struktur organisasi, prosedur, latihan, budaya atau mindset dan keperluan
kompetensi, mengadakan sekurang-kurangnya empat kali mesyuarat teras dalam
setahun, melapor kepada Jawatankuasa Pemandu HRMIS perkara yang
memerlukan keputusan dasar dan melantik Urus setia Kerja HRMIS di setiap
Jabatan / Kontinjen yang bertanggungjawab memastikan kejayaan pelaksanaan
HRMIS.

Manakala Jawatankuasa Kerja ini dipengerusikan oleh Ketua Pasukan Projek

HRMIS PDRM Ketua Penolong Pengarah Pengurusan (Maklumat Sumber Manusia),
keahliannya terdiri daripada pemilik proses dan pasukan projek Unit IT dan Unit
HRMIS PDRM. Peranan dan tanggungjawab Jawatankuasa Kerja HRMIS adalah
seperti berikut memantau dan menyelaras pelaksanaan HRMIS, menyelaras
keperluan perkakasan, perisian dan connectivity untuk memulakan pelaksanaan
HRMIS di peringkat Jabatan, memantau pengoperasian aplikasi HRMIS, menyelaras
keperluan baru Pembangunan Sumber Manusia yang melibatkan proses dan
aplikasi HRMIS, mengadakan mesyuarat status pelaksanaan sistem (progress
meeting) setiap bulan, melapor dan mengemukakan isu-isu pelaksanaan yang
memerlukan penyelesaian di peringkat Jawatankuasa Pelaksanaan dan
mengadakan mesyuarat kerja dua kali dalam sebulan yang dipengerusikan oleh
Ketua Projek HRMIS PDRM.

dan Jawatankuasa Latihan ini dipengerusikan oleh Timbalan Ketua Polis bagi
Kontinjen, Timbalan Komander Briged dan Timbalan Komandan bagi pusat latihan
yang bertanggungjawab ke atas pengurusan sumber manusia di peringkat
Kontinjen, Briged, Formasi dan Pusat Latihan. Peranan dan tanggungjawab
jawtankuasa latihan adalah seperti berikut menimbang dan meluluskan strategi
pelaksanaan HRMIS di peringkat Kontinjen, Briged dan Pusat Latihan di bawah
kawalannya, melaksanakan perubahan bagi bidang penyesuaian tugas, struktur
organisasi, mengurus pelaksanaan HRMIS seperti aspek penetapan peranan dan
aliran kerja, penyediaan infrastruktur, keselamatan sistem, integrasi dan
pemasangan serta mengemukakan isu-isu pelaksanaan yang memerlukan
penyelesaian di peringkat Jawatankuasa Latihan.

Kepentingan HRMIS di dalam sebuah jabatan atau pasukan di era global ini adalah
satu kemestian agar ia mampu membantu pasukan untuk terus membangun dengan
memainkan peranannya. Sekiranya berjaya melaksanakan HRMIS di PDRM,
keupayaan yang akan diperolehi berada di tiga peringkat. Peringkat Terendah,
HRMIS membolehkan pengumpulan semua maklumat asas sumber manusia dari
aspek kekuatan, penempatan, mahupun perkhidmatan. Ini akan dapat dicapai
apabila modul-modul asas seperti Data Perjawatan, Rekod Peribadi dan Profil
Perkhidmatan dilaksanakan. Peringkat Pertengahan, HRMIS membolehkan
pelaksanaan semua proses pengurusan sumber manusia secara on-line dan
bersepadu. Maklumat yang terhasil dari satu fungsi akan menjadi input kepada
fungsi-fungsi yang beroperasi secara bersendirian tanpa mengambil kira impaknya
kepada kedudukan sumber manusia secara keseluruhan. Ini akan dapat dicapai
apabila modul-modul yang lebih strategik seperti Pembangunan Organisasi,
Perolehan Sumber Manusia dan Pengurusan Kerjaya dilaksanakan. Peringkat
Teratas, HRMIS akan menjadi rakan strategik kepada pengurusan dengan
keupayaannya menyumbang bukan hanya di peringkat data atau maklumat, malah
di peringkat pengetahuan. Dengan keupayaan membuat pengolahan dan analisis
berasaskan maklumat yang terkumpul, ianya mampu menjadi konsultan kepada
organisasi. Ini akan dapat dicapai dengan pelaksanaan modul-modul analisis seperti
Executive Information System (EIS) dan Decision Support System (DSS).

Pelaksanaan HRMIS di PDRM menggunakan metodologi pelaksanaan Structured

Implementation Methodology (StrIM) di mana aktiviti pelaksanaan dikategorikan
dalam 8 aktiviti utama iaitu, Persediaan Infrastruktur iaitu merancang, merekabentuk,
membekal, memasang, menguji dan mentauliah infrastruktur teknologi di Pusat Data
HRMIS PDRM bagi memastikan ia dapat menampung dan menyokong pelaksanaan
dan penggunaan aplikasi HRMIS bagi seluruh PDRM. Operasi dan Sokongan
Perkhidmatan meja bantuan, pemantauan dan penyenggaraan infrastruktur pusat
data HRMIS, sokongan backup dan recovery dan penyediaan metadata EIS, dengan
tujuan memastikan keupayaan infrastruktur HRMIS sentiasa bersedia menampung
penggunaan dengan lancar. Perancangan Go Live Merangka setiap aktiviti yang
perlu dilaksanakan bagi memastikan setiap modul dapat diguna pakai secara live
untuk menjalankan proses-proses pengurusan sumber manusia yang berkaitan. Ia
termasuk jadual pelaksanaan, peranan pihak berkepentingan, risiko pelaksanaan,
persediaan yang diperlukan dan kaedah go-live. Pengubahsuaian Aplikasi Aktiviti
penentuan keperluan pengguna, pengubahsuaian aplikasi, pengujian, pemasangan
dan serahan bagi memastikan aplikasi HRMIS PDRM memenuhi keperluan
pengurusan sumber manusia di PDRM. Latihan Modul Latihan penggunaan aplikasi
HRMIS secara hands on bagi melengkapkan pengguna terpilih dengan kemahiran
mengguna dan menyelenggara aplikasi HRMIS. Pendekatan latihan yang diambil
adalah secara train-the-trainer di mana pengguna tersebut akan menjadi jurulatih
dan sumber rujukan kepada pengguna lain di organisasi masing-masing. Data Asas
dan Profil Pengguna Aktiviti penyediaan data jadual rujukan dan jadual penentuan
yang diperlukan sebelum sesuatu modul dapat diguna pakai dengan lancar. Juga
melibatkan aktiviti pemudahcaraan penyediaan data profil pengguna yang meliputi
maklumat sekuriti dan aliran kerja. Go Live Bila mana setiap modul digunapakai
secara live berdasarkan go-live planning. Fasilitasi Penggunaan Sistem Aktiviti
membantu dan memudah cara pengguna ketika mula menggunakan aplikasi HRMIS
secara live.

Menepati peranannya sebagai agensi penguatkuasa utama di negara ini,

pelaksanaan HRMIS di PDRM memerlukan pendekatan yang inovatif. Pendekatan
ini dibuat bagi memastikan faedah pelaksanaan HRMIS dapat direalisasikan
sepenuhnya. Pendekatan pelaksanaan ini juga dibangunkan dengan mengambil kira
pengalaman-pengalaman yang diperolehi dari agensi kerajaan selain daripada
PDRM yang telah melaksanakan HRMIS. Walau pun pelaksanaan HRMIS di PDRM
hanya bermula pada tahun 2009, namun kemajuan yang dicapai jauh mengatasi
agensi lain yang telah bermula lebih awal, seawal tahun 2005. Dalam tempoh
setahun, maklumat asas perjawatan dan rekod peribadi telah dilengkapkan. Dalam
tempoh dua tahun, hampir semua fungsi operasi telah dilaksanakan secara atas
talian kini bukan lagi berkisar setakat fungsi-fungsi asas pengurusan rekod dan
proses operasi sumber manusia, malah telah mula merangkumi fungsi-fungsi yang
lebih taktikal seperti Pengurusan Prestasi dan Pengambilan serta fungsi-fungsi
strategik seperti Pembangunan Kompetensi dan Pengurusan Kerjaya. Pengurusan
Sumber Manusia HRMIS di PDRM tidak dianggap sebagai suatu projek teknologi
yang terpencil atau suatu usaha untuk mengautomasikan transaksi sumber manusia
sahaja. Malah ia dianggap sebagai suatu inisiatif strategik yang akan memberi impak
kepada PDRM secara keseluruhan dari peringkat pengurusan tertinggi sehingga
kepada peringkat operasi di balai-balai polis. Pelaksanaan HRMIS juga telah
dimasukkan sebagai salah satu teras utama dalam perancangan strategik 5 tahun
PDRM. Di PDRM Pemilihan modul untuk dilaksanakan di PDRM telah mengambil
kira keperluan khusus PDRM. Hasilnya, beberapa modul telah dikecualikan dari
pelaksanaan, beberapa modul baru telah diperkenalkan dan modul-modul sedia ada
dibuat penambahbaikan bagi memenuhi keperluan khusus Pengurusan Sumber
Manusia PDRM.
Tumpuan pelaksanaan transformasi juga melibatkan inisiatif transformasi
keinstitusian. Transformasi keinstitusian meliputi aspek kepimpinan dan tadbir urus
organisasi, budaya kerja warga dan sistem penyampaian perkhidmatan. Tujuan
inisiatif transformasi keinstitusian ialah meningkatkan keberkesanan organisasi dan
keupayaan modal insan PDRM. Aspek kepimpinan dan tadbir urus menekankan ciri
dan amalan terbaik organisasi termasuk falsafah, orientasi dan struktur organisasi,
gaya kepimpinan dan sistem pengurusan. Manakala, aspek transformasi warga
memberi penekanan terhadap budaya kerja minda kelas pertama. Di samping itu,
penghayatan dan tahap kesedaran warga terhadap gagasan transformasi perlu
ditingkatkan supaya setiap warga menghayati dan menghargai setiap usaha melalui
aspirasi yang digarapkan. Cawangan Latihan PDRM yang menjadi nadi kepada
pelaksanaan latihan bagi warga PDRM memainkan peranan penting bagi
memartabatkan sistem latihan dan pendidikan PDRM kepada tahap yang lebih
tinggi. Hasil yang diharapkan bagi inisiatif transformasi keinstitusian ialah setiap
lapisan warga PDRM memahami dan menghayati peranan baru PDRM dalam
konteks menjadi sebuah institusi kelas dunia dengan minda warga kelas pertama,
menjadikan PDRM sebagai sebuah organisasi pembelajaran yang berfokuskan
kepada strategi dan hasil dan penyeragaman proses kerja dan memaksimumkan
sepenuhnya penggunaan teknologi bagi meningkatkan sistem penyampaian
perkhidmatan.

HRMIS membangunkan maklumat sumber manusia yang bersepadu dan kemas kini
untuk tujuan perancangan sumber manusia yang berkesan dan dapat menjana
semua maklumat berkaitan sumber manusia serta membolehkan pihak pengurusan
tertinggi membuat keputusan strategik dalam urusan sumber manusia organisasi.
Kesejajaran strategik dengan transformasi PDRM dan Transformasi Modal Insan
untuk melahirkan modal insan menjadi lebih berdaya saing, berintegriti dan
berinovatif akan menghasilkan The Right People at the Right place with the Right
Skill at all the Time ke arah K-POLIS. Keberkesanan penjanaan maklumat tersebut
bergantung kepada input-input maklumat yang betul dan penyediaan Blue Print serta
Road Map Sumber Manusia terkini selari dengan transformasi pengurusan sumber
manusia perkhidmatan awam.

Abad ke-21 muncul dengan landskap politik, ekonomi dan sosial yang lebih
mencabar. Cabaran global dan domestik yang seiring dengan peningkatan aspirasi
rakyat, menuntut keperluan kepada transformasi PDRM yang berupaya
menyampaikan perkhidmatan bertaraf dunia. PDRM kini berhadapan dengan
perubahan persekitaran yang dinamik yang dicirikan oleh kepesatan teknologi,
impak krisis ekonomi dunia serta cabaran globalisasi dan liberalisasi yang
merupakan pembolehubah sejagat yang boleh mempengaruhi prestasi daya saing
negara. Senario semasa memerlukan PDRM menetapkan standard perkhidmatan
bertaraf kelas pertama berdasarkan indikator serta amalan terbaik yang bersifat
world class sebagai asas kepada penyampaian perkhidmatan.

Semua elemen perancangan, pengurusan dan pembangunan sumber manusia

digarapkan dalam Skim Perkhidmatan PDRM yang menjadi induk untuk membangun
serta memacu PDRM ke arah melahirkan warga PDRM yang kompeten dan
berkredibiliti. Melalui pengurusan sumber manusia yang sistematik, ia akan memberi
impak dalam proses transformasi pengurusan sumber manusia PDRM selari dengan
Objektif PDRM, Visi PDRM dan Visi Negara. HRMIS adalah platform utama dan
sebagai pemangkin untuk agenda tranformasi pengurusan sumber manusia yang
membawa penstrukturan semula fungsi Pengurusan Sumber Manusia sedia ada
kepada fungsi Pengurusan Sumber Manusia dalam HRMIS yang bersepadu,
komprehensif dan berteraskan kompetensi bermula dari proses perancangan
strategik tenaga manusia dari pengambilan pegawai sehingga pegawai tersebut
bersara. Oleh yang demikian,

PDRM mengambil langkah proaktif untuk menyahut cabaran itu dengan

melaksanakan pengurusan maklumat sumber manusia yang lengkap dan dikemas
kini. Pengurusan maklumat sumber manusia menerusi sistem yang terancang
mampu menterjemahkan matlamat, pendekatan dan strategi ke arah
mengarusperdanakan aplikasi teknologi maklumat terkini berkaitan sumber manusia
di PDRM. Justeru itu, pengurusan maklumat sumber manusia di PDRM dapat diolah
menerusi sistem tadbir urus dan sistem penyampaian perkhidmatan melalui aplikasi
teknologi maklumat yang sentiasa ke hadapan dan lengkap dengan pelbagai
maklumat personel dan kepakaran masing-masing.

Usaha ke arah transformasi perkhidmatan PDRM yang bertaraf dunia, dari aspek
pengurusan sumber manusia. Pengurusan perubahan perlu dilaksanakan bagi
mencapai sebuah organisasi yang cemerlang. Fokus asas yang menggerakkan
transformasi tersebut iaitu keupayaan insan sebagaimana yang dinyatakan the
empire of the future is the empire of the mind. Mindset atau cara berfikir seseorang
merupakan kunci kepada transformasi diri dan organisasi. Mindsetting merupakan
faktor dalaman yang menggerakkan proses transformasi diri. Proses yang
dimaksudkan ialah berfikir secara kreatif dan inovatif, bersikap positif dan bertindak
secara berkesan dan cekap serta menjadikan ICT sebagai enabler dalam
perkhidmatan dan pengurusan PDRM. Hasilnya adalah modal insan yang berkualiti
dan produktif.

Tonggak kecemerlangan sesebuah organisasi terletak kepada jentera

pengurusannya yang berwawasan. Bagaimanapun tanpa pegawai dan warganya
yang mengamalkan budaya kerja cemerlang akan mencacatkan usaha untuk
menghasilkan perkhidmatan yang berkualiti. Kecemerlangan sesebuah organisasi
terletak pada aset utamanya iaitu modal insan. Modal insan mesti berilmu, memiliki
kemahiran yang bersesuaian dan berfikiran strategik supaya sentiasa relevan
dengan peredaran masa dan perubahan persekitaran. Penyampaian perkhidmatan
yang melangkaui ekspektasi pelanggan dan stakeholder adalah salah satu petanda
positif. Bagaimana pun, demi kemantapan PDRM pelbagai usaha perlu
dilaksanakan, termasuklah usaha mengekalkan kerelevanannya dengan berteraskan
konsep 4P, iaitu Pengurusan Perubahan, Pembangunan Kompetensi, Pengurusan
Pelanggan dan Pembangunan Kapasiti. Gabungan elemen-elemen tersebut bukan
sahaja boleh melahirkan modal insan yang berkhidmat dengan baik tetapi juga boleh
berfikir dan bertindak secara bijak dengan memastikan perkhidmatan PDRM terus
relevan, berjaya mencipta kelainan, mewujudkan dan menambah nilai. Ini akan
membolehkan perkhidmatan PDRM menguruskan perubahan persekitaran yang
tiada noktahnya.
Budaya kerja dalam sesebuah organisasi biasanya dikaitkan dengan sistem nilai,
norma, sikap dan etika kerja yang dipegang bersama oleh setiap warganya. Empat
elemen ini menjadi asas untuk mengawal perlakuan warga kerja, cara mereka
berfikir, berhubung antara satu sama lain dan berinteraksi dengan persekitarannya.
Jika budaya organisasi itu baik, maka akan membolehkan warganya meningkatkan
mutu kerja yang cemerlang dan akan menyumbang kepada kejayaan PDRM. PDRM
mestilah bersedia menghadapi cabaran perubahan persekitaran (dalaman dan
luaran). Satu cara bagaimana PDRM boleh meningkatkan prospek jangka
panjangnya (pembangunan atau kejayaan masa depan dalam persekitaran yang
berubah) ialah melalui projek Pembangunan Organisasi dengan mengguna pakai
HRMIS secara optimum bagi menjana modal insan yang berprestasi tinggi dalam
memenuhi service delivery yang bertunjangkan performance and outcome based ke
arah World Class Policing.

Transformasi pengurusan perubahan perlu dilaksanakan bagi mencapai sebuah

organisasi yang cemerlang berfikir secara kreatif dan inovatif bersikap positif dan
bertindak secara berkesan dan cekap. Kesejajaran struktur organisasi, peranan dan
intervensi pengurusan sumber manusia ke arah strategi PDRM dengan penyediaan
diskripsi tugas, spesifikasi tugas, latihan yang berteraskan kompetensi serta kamus
kompetensi seterusnya dimuatkan ke dalam aplikasi HRMIS akan dapat membantu
pihak pengurusan tertinggi menentukan jurang di dalam organisasi dan membuat
keputusan.

Walau apa jua perubahan pun, seseorang pegawai polis perlu bertanggungjawab
untuk melaksanakan tugasnya. Oleh itu, semasa era pembangunan pesat, Prosedur
Tetap Operasi (SOP) adalah perlu untuk mewujudkan peraturan tatatertib yang
ketat. Pematuhan adalah penting pada masa itu wal hal ia akan mewujudkan
pemikiran, perasaan dan tingkah laku yang standard sahaja. Sebaliknya, pematuhan
sahaja tidak begitu cukup dan sememangnya tidak relevan untuk era perkhidmatan
sekarang. Ini kerana masyarakat sekarang lebih mendesak dan membuat
pertimbangan berdasarkan kehendak dan keperluan individu dipenuhi.

Pada 30 September 2010, Ketua Polis Negara Tan Sri Hj Ismail bin Hj Omar
mengumumkan Visi baru falsafah 4P untuk Polis Diraja Malaysia. Visi ini adalah
sejajar dengan pemikiran, perasaan dan tingkah laku yang tepat bagi Era
Perkhidmatan iaitu Proactive, menyedari cabaran semasa yang sentiasa berubah-
ubah dari sudut senario politik, sosial, ekonomi dan sebagainya, maka PDRM perlu
bersifat proaktif, kreatif dan inovatif dalam perlaksanaan semua bentuk tugas
kepolisan. Protective, seorang pegawai polis hendaklah bersikap protektif dan
pelindung kepada semua lapisan masyarakat. Semangat ini sebenarnya tersirat di
dalam peruntukan Seksyen 3(3) Akta Polis 1967, di mana peranan polis adalah
untuk menjaga keselamatan, ketenteraman dan sebagai penguatkuasa undang-
undang. Sebagai pelindung, PDRM seharusnya mampu menanam keyakinan
kepada orang ramai dan seterusnya berupaya untuk mendapatkan penghormatan,
sanjungan dan dihargai oleh masyarakat. Performance and Outcome Orientated,
bakti seorang pegawai polis hendaklah berteraskan kepada keupayaan untuk
melaksanakan tugas yang terbaik dan berprestasi tinggi. Menjadikan integriti
sebagai amalan dan berpegang kepada moto Tegas, Adil dan Berhemah. Demikian
itu, organisasi berupaya untuk menjana hasil yang bermutu. People orientated,
sejajar dengan konsep Gagasan 1Malaysia, di mana Rakyat Didahulukan,
Pencapaian Diutamakan, maka segala urusan dan tugas adalah semata-mata untuk
kesejahteraan rakyat. Adalah menjadi hasrat Ketua Polis Negara agar mesej ini
dijadikan agenda utama dalam semua forum di peringkat kontinjen, formasi dan
daerah. Kompetensi Prestasi Cemerlang amat diperlukan untuk memenuhi tujuan
sosial PDRM semasa era yang berlainan daripada era peperangan. Walau
bagaimanapun, nilai-nilai utama masih sama, disiplin, pengorbanan diri dan
kebaikan bersama.

Peranan sebagai seorang pegawai polis berbeza daripada bidang tugas biasa.
Tanggungjawab dan akauntabiliti seorang pegawai polis merangkumi kehendak
sosial masyarakat yang tinggi. Justeru masyarakat berkehendakkan produk atau
servis yang diberi sentiasa berada pada tahap yang cemerlang. Seseorang pegawai
polis yang cemerlang akan diuji dengan beberapa cabaran seperti konflik di antara
kehendak peribadi dan ekspektasi masyarakat. Dalam konteks mengenal pasti dan
meletakkan right person for the right policing job merupakan kerja yang rumit dan
memerlukan pemikiran detektif yang canggih. Kepakaran dan kepelbagaian
kaedah uji kaji dalam pengurusan sumber manusia perlu disesuaikan bagi
melaksanakan proses tersebut. Di sinilah HRMIS PDRM menjalankan peranannya
sebagai medium penggerak. Sepertimana seorang juruterbang yang berkemahiran
dan berdisiplin tinggi diperlukan untuk memandu pesawat canggih, pegawai polis
yang berkompeten juga diperlukan dalam menunaikan kehendak dan harapan rakyat
di semua peringkat PDRM. Pelaksanaan HRMIS PDRM semestinya dapat
menyingkirkan amalan pilih kasih dalam proses pemilihan setiap warga organisasi
PDRM khususnya bagi kenaikan pangkat dan juga dalam pembangunan kerjaya. Ini
kerana HRMIS PDRM akan hanya menjana maklumat serta profil yang bertepatan
dengan sesuatu jawatan berdasarkan diskripsi tugas dan spesifikasi tugas. Akhir
kata, kita perlu memastikan HRMIS PDRM menjadi pemangkin transformasi
pengurusan sumber manusia dengan melahirkan modal insan yang cemerlang, the
best from the rest dan the best man for the job.