Professional Documents
Culture Documents
Penulisan Laporan
Penulisan Laporan
ZULKIFLI YAHYA
1
DEFINASI LAPORAN
SECARA MUDAH:
SECARA LANJUT:
KOMUNIKASI BERTULIS/(TIDAK BERTULIS) BAGI MENYAMPAIKAN SESUATU MAKSUD KEPADA PIHAK YANG DI SARANKAN. DOKUMEN YANG MEMBERI MAKLUMAT, MELAPORKAN PENEMUAN, KEMUKAKAN IDEA DAN KADANGKALA MEMBUAT CADANGAN, SYOR MENGENAI SESUATU PERKARA UNTUK PEMBACA TERTENTU/YANG BERKENAAN
2
FUNGSI LAPORAN
...sambung...
MEMBUAT KESIMPULAN
Proses sesuatu perkara, projek Menjelaskan sebab dan akibatnya (kejayaan atau kegagalan sesuatu perkara, projek) Penemuan/Hasil sesuatu perkara, kajian
...sambung...
KATEGORI LAPORAN
KUALITI LAPORAN
Kualiti sesuatu laporan boleh dilihat melalui prinsip 5C+1P:
BETUL/TEPAT (CORRECT/ACCURATE)
Data, fakta dan maklumat yang betul, tepat dan accountable (stand by your statement, e.g. on figures and facts) Gunakan data semasa Data terdahulu boleh dijadikan/digunakan sebagai perbandingan
7
PADAT (CONCISE)
Tulis seberapa ringkas yang boleh Ringkas tetapi padat, mencakupi semua perkara yang perlu
LENGKAP (COMPLETE/COMPREHENSIVE)
Mempunyai data, fakta dan maklumat yang lengkap Lampiran yang perlu, disertakan Ada sinopsis/ringkasan, jika melebihi 6 muka (berpandukan Panduan Penyediaan Kertas JM) Menyatakan bahan-bahan rujukan
JELAS(CLEAR)
Huraian yang jelas Menggunakan bahasa yang mudah difahami Mengikut urutan logik (logical sequence) Susun atur yang baik dan menarik (layout) Ilustrasi yang menarik dan pelbagai
10
Urutan
Sequential, dimana fakta/maklumat yang penting dikemukakan dahulu, diikuti dengan fakta/maklumat lain mengikut tahap kepentingan
Mengikut hierarki (hierachical) dimana penyataan umum diikuti oleh butir-butir/perincian Perbandingan (comparative) dimana sesuatu idea dibandingkan dengan idea lain. Digunakan bersama dengan mana-mana dua diatas
11
Format/Susun Atur
Berpandukan Arahan untuk kertas Jemaah Menteri
Ukuran kertas ialah saiz A4 Jarak (spacing) satu setengah (1.5) Saiz Font yang seragam iaitu Arial saiz 14. Justified
Muka surat sebelum isi (body) guna huruf Roman, i.e. i, ii, iii dan seterusnya. Muka surat isi (body), guna Arabic, i.e. 1- 9 dan seterusnya.
Nombor tajuk, sub tajuk dan para. (amalan kertas Jemaah Menteri)
1. TUJUAN 1.1. 1.1.1 2. LATAR BELAKANG 2.1. 2.1.1.
12
Penggunaan Bahasa
Bahasa Malaysia, bila perlu terjemahan Bahasa Inggeris disertakan. Mengguna ejaan baru. Istilah teknikal atau perkataan yang mungkin menimbulkan kekeliruan hendaklah dijelaskan sewajarnya
Penjelasan dalam kurungan, atau Nota kaki, atau Lampiran penjelasan istilah, dan Perkataan Bahasa Inggeris dicondongkan (italic).
13
MEYAKINKAN(CONVINCING)
Matlamat utama kertas untuk mendapat sokongan/pertimbangan. Oleh itu semua asas/sebab/hujah (argument) perlu meyakinkan.
14
BERSOPAN (POLITE)
Menggunakan gaya bahasa dan penulisan yang bersesuaian, tidak keras.
15
PERSEDIAAN
Perlu tahu 5W+1S:
Kenapa laporan ini perlu dibuat (Why?) Apa tujuan/objektif laporan (What?) Jangka masa (When?) Pihak yang meminta laporan dibuat (Who?) Untuk siapa, siapa sasaran/pembaca (Whom?) Skop/lingkungan (Scope?)
16
Untuk menyesuaikan dengan keperluan Tahap pengetahuan pembaca, pengetahuan teknikal Pandangannya tentang perkara yang akan dilapor (untuk kuatkan hujah jika bertentangan)
17
STRUKTUR UMUM
Tidak terdapat struktur khusus (no set structure). Umumnya laporan yang baik patut mempunyai corak susunan (pattern) berikut :
Muka tajuk / (Title page) Aluan Ringkasan/abstrak Jadual Kandungan Pengenalan (introduction) Isi Rujukan Nota kaki
18
JENIS LAPORAN
Dalam perkhidmatan Kerajaan terhadap pelbagai jenis laporan, antaranya:
Laporan Minit Mesyuarat Laporan Berita Laporan Pemeriksaan Laporan Penyiasatan Laporan Kajian Laporan Lawatan Laporan Tahunan Laporan Kejadian/Peristiwa Laporan Aktiviti Laporan Klinikal, dll
19
Tajuk Tarikh Masa Kehadiran Perutusan Pengerusi Mengesahkan minit mesyuarat yang lalu Perkara berbangkit Perbincangan agenda Hal-hal lain Ucapan penggulungan/penangguhan
20
LAPORAN BERITA
21
LAPORAN PEMERIKSAAN
Pengenalan
Tajuk Pegawai telibat Tarikh pemeriksaan Tujuan / objektif Skop pemeriksaan (masa, bidang / perkara, tempat, pihak terlibat)
LAPORAN KAJIAN
Tujuan Pengenalan / latar belakang Objektif kajian Skop (masa, bidang, tempat, pihak berkaitan) Kaedah kajian
23
LAPORAN LAWATAN
Tajuk lawatan Tujuan dan skop laporan Huraian lawatan, tempat, bila, tempoh Itineri lawatan Dapatan, maklumat hasil lawatan Ulasan keseluruhan kejayaan / kegagalan lawatan Kesimpulan/rumusan Syor/Cadangan/Perakuan Lampiran
24
LAPORAN TAHUNAN
Laporan lengkap aktiviti berdasarkan bidang tugas. Perancangan program aktiviti awal tahun.
Pelaksanaan aktiviti sepanjang tahun, bahagian / unit Sasaran dan pencapaian Masalah dan kekangan Implikasi kos dan sumber
sambung
Laporan yang mengesyorkan / mencadangkan keputusan dan mendapat kelulusan Laporan perbincangan YB Menteri dengan Pembesar Negeri Luar Laporan lawatan rasmi YB Menteri serta rombongan Laporan tahunan Badan Berkanun Apa apa laporan yang diminta oleh YAB PM atau JM Laporan yang dikemukakan untuk makluman sematamata.
27
2. Nota
STURKTUR MEMORANDUM JM
Tujuan Latar belakang Asas asas pertimbangan (ada tajuk kecil) Implikasi (Kewangan, Keselamatan, Pentadbiran, Perhubungan Luar dan sebagainya) Kesimpulan Ulasan Kementerian / Organisasi Pusat Syor
28
Bagi Laporan Tahunan dan Penyata Kewangan Badan Berkanun, Tajuk tajuknya berbeza sedikit Tujuan Latar belakang Kejayaan Kesan kepada rakyat / kumpulan sasaran Masalah dihadapi Kesimpulan Ulasan Kementerian dan Agensi Pusat Syor
29
STRUKTUR NOTA JM
Tujuan Latar belakang Perkara perkara yang hendak dimaklumkan (ada tajuk kecil) Penutup
30
31