MANUAL PENYEDIAAN SURAT

DAN MEL ELEKTRONIK RASMI

UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA

Manual Penyediaan Surat dan Mel Elektronik Rasmi UiTM

ISI KANDUNGAN
Pengenalan
Penyediaan Surat Rasmi
Penyediaan Mel Elektronik Rasmi.

Manual Penyediaan Surat dan Mel Elektronik Rasmi UiTM

PENGENALAN
Universiti Teknologi MARA (UiTM) sebagai organisasi yang mengutamakan kompetensi dan profesionalisme
perlu sentiasa meningkatkan kualiti kerja dan perkhidmatan sejajar dengan keperluan serta ekspektasi
pelanggan. Keperluan untuk berkomunikasi secara berkesan dengan pelanggan dalam dan luar sentiasa
berlaku dalam merealisasikan visi dan misi UiTM.
Surat, memo dan mel elektronik merupakan salah satu saluran komunikasi yang penting. Surat, memo dan
mel elektronik disediakan untuk menyampai atau mendapatkan maklumat, arahan, keputusan dan idea
baru. Surat dan mel elektronik penting bagi membuktikan wujudnya penyaluran maklumat antara sesama
agensi kerajaan dan dengan pihak lain. Urusan surat-menyurat mempunyai tatacara yang perlu diketahui
dan diamalkan oleh semua staf UiTM.

Manual Pengurusan Surat dan Mel Elektronik Rasmi ini diterbitkan sebagai garis panduan kepada warga
UiTM dalam menyediakan dokumen berkenaan mengikut tatacara yang betul, tepat dan seragam. Inisiatif
ini dapat membantu UiTM meningkatkan kecekapan sistem penyampaian perkhidmatan. Semua warga
UiTM juga perlu mematuhi pekeliling perkhidmatan dan arahan pentadbiran UiTM yang berkaitan dengan
pengurusan surat rasmi iaitu :
Pekeliling Pendaftar Bilangan 10/2010 bertarikh 18 Mac 2010
Keputusan Mesyuarat Ketua Jabatan Pejabat Pendaftar () Bil 1/2011 bertarikh 19 Januari 2011.
Mesyuarat BERSETUJU supaya format surat yang sesuai digunapakai oleh semua Bahagian/Jabatan/Unit.

Manual Penyediaan Surat dan Mel Elektronik Rasmi UiTM

PENYEDIAAN SURAT RASMI

Secara amnya, surat rasmi UiTM hendaklah mengandungi elemenelemen berikut :

Kepala Surat (Letterhead) dan Alamat Pengirim

Nombor Rujukan;

Tarikh Surat;

Nama dan Alamat Penerima;

Permulaan Surat;

Tajuk Surat;

Nombor Perenggan;

Pengakhiran Surat;

Muka Surat; dan

Lampiran.
4

Manual Penyediaan Surat dan Mel Elektronik Rasmi UiTM

FORMAT SURAT RASMI

Surat rasmi disediakan apabila berhubungan dengan
agensi kerajaan, swasta dan individu bagi
menyampaikan
maklumat,
arahan,
keputusan,
jemputan atau memohon maklumat, pertimbangan dan
kelulusan.

Pada asasnya, format penulisan surat rasmi UiTM

adalah sama dengan format surat rasmi kerajaan
kecuali dengan sedikit pengubahsuaian seperti yang
ditunjukkan di dalam rajah 1 hingga 16.
Contoh surat rasmi UiTM adalah seperti di Rajah1.
5

Manual Penyediaan Surat dan Mel Elektronik Rasmi UiTM

Kepala Surat (Letterhead)

dan Alamat Pengirim

Nombor Rujukan
Tarikh Surat

Nama dan alamat

penerima

Permulaan Surat

Tajuk Surat
Nombor
Perenggan

Tandatangan/
tandatangan bagi
pihak (b.p)

Pengakhiran
surat

6
Rajah 1: Surat Rasmi UiTM

Manual Penyediaan Surat dan Mel Elektronik Rasmi UiTM

PENJELASAN BAGI SETIAP ELEMEN DALAM SURAT

RASMI ADALAH SEPERTI BERIKUT :
Kepala Surat (Letterhead) /Alamat Pengirim
Muka surat petama surat rasmi UiTM mesti menggunakan kepala surat jabatan masing-masing.yang
mengandungi nama, alamat, nombor telefon, nombor faksimili dan laman web. Ini akan memudahkan
penerima menjawab surat atau menghubungi Jabatan tersebut di samping mengesahkan bahawa surat
berkenaan adalah atas urusan rasmi .
Rajah 2 menunjukkan contoh kepala surat yang digunakan oleh Bahagian Arkib dan Muzium, Pejabat
Pendaftar, UiTM. Penyediaan surat kepada agensi Luar Negara perlu menggunakan kepala surat Bahasa
Inggeris mengikut kesesuaian.
Alamat Jabatan, nombor telefon dan faks

Nama dan alamat

email unit pewujud

Rajah 2: Kepala Surat/Alamat Pengirim

7

Nombor Rujukan

Manual Penyediaan Surat dan Mel Elektronik Rasmi UiTM

Nombor rujukan surat hendaklah dicatat pada sebelah kanan atas surat dan dikandungkan mengikut fail
yang berkenaan.
Sekiranya surat tersebut adalah balasan kepada surat yang diterima daripada bahagian lain (surat masuk),
nombor rujukan surat tersebut mesti dicatatkan di atas nombor Surat Kami seperti ditunjukkan di dalam rajah
3 (a).

Tarikh Surat
Tarikh surat hendaklah dicatatkan pada sebelah kanan atas surat, tanpa selang selepas nombor
rujukan. Ruangan tarikh perlu dikosongkan dan ianya perlu diisi oleh penandatangan surat. Rajah 3
menunjukkan contoh catatan nombor rujukan fail dan tarikh surat.

Nombor Rujukan
di sebelah kanan

Tarikh di sebelah kanan

Dikosongkan dan diisi oleh

penandatangan surat

Rajah 3: Nombor rujukan dan Tarikh

8

Sekiranya surat tersebut adalah balasan kepada surat yang diterima daripada
bahagian lain (surat masuk), nombor rujukan surat tersebut mesti dicatatkan di
atas nombor Surat Kami seperti ditunjukkan di dalam rajah 3 (a).

Dikosongkan dan diisi oleh

penandatangan surat

Manual Penyediaan Surat dan Mel

Elektronik Rasmi UiTM

Nombor Rujukan surat yang

diterima/surat masuk

Rajah 3 (a): Nombor rujukan dan Tarikh

9

Manual Penyediaan Surat dan Mel Elektronik Rasmi UiTM

Alamat Penerima
Alamat penerima hendaklah dicatat pada sebelah kiri surat, selang sebaris selepas tarikh surat.
Alamat penerima di dalam surat rasmi hendaklah dibuat mengikut kategori penerima seperti berikut :

Surat kepada Jabatan boleh dibahagikan kepada tiga jenis iaitu :

Surat kepada jabatan dialamatkan kepada gelaran rasmi jawatan ketua jabatan. Rajah 4
menunjukkan contoh surat kepada jabatan.

Gelaran rasmi jawatan dan

alamat rasmi jabatan

Rajah 4: Surat kepada Jabatan

10

Manual Penyediaan Surat dan Mel Elektronik Rasmi UiTM

Surat khusus kepada ketua agensi didahului dengan kata hormat, gelaran kebesaran, nama, gelaran
rasmi jawatan dan alamat rasmi agensi berkenaan. Rajah 5 menunjukkan contoh surat khusus kepada
Ketua Jabatan

Surat khusus kepada Ketua Jabatan

mengandungi kata hormat, gelaran
rasmi, gelaran rasmi jawatan dan
alamat rasmi.

Rajah 5: Surat khusus kepada Ketua Jabatan

11

Surat kepada pegawai Surat yang ditujukan kepada pegawai tertentu hendaklah dialamatkan kepada
gelaran rasmi jawatan ketua agensi dan ditambah di bawah alamat dengan singkatan perkataan untuk
perhatian dan diikuti dengan nama pegawai berkenaan (u.p.: nama pegawai).

Manual Penyediaan Surat dan Mel Elektronik Rasmi UiTM

Rajah 6 menunjukkan contoh surat kepada pegawai tertentu.

Surat kepada pegawai tertentu

mengandungi gelaran rasmi
jawatan, alamat rasmi dan nama
pegawai yang berkenaan

Rajah 6: Surat kepada pegawai tertentu

12

Sektor Swasta/ Badan Bukan Kerajaan / Pertubuhan

Manual Penyediaan Surat dan Mel Elektronik Rasmi UiTM

Surat kepada Sektor Swasta, Badan Bukan Kerajaan atau Pertubuhan hendaklah dialamatkan kepada
ketua organisasi berkenaan mengikut gelaran rasmi jawatannya, diikuti dengan nama, alamat rasmi
serta ditambah di bawah alamat dengan singkatan perkataan untuk perhatian dan diikuti dengan nama
pegawai yang hendak dihubungi (u.p.: nama pegawai), sekiranya ada. Rajah 7 menunjukkan contoh
surat berkenaan.

Surat kepada sektor swasta/ Badan

Bukan Kerajaan/ Pertubuhan tertentu
mengandungi gelaran rasmi jawatan,
alamat rasmi dan nama pegawai yang
berkenaan

Rajah 7: Surat kepada Sektor Swasta, Badan Bukan Kerajaan/ Pertubuhan

Orang Awam / Individu

Surat kepada orang awam atau individu juga hendaklah dialamatkan kepada nama dan alamat individu
berkenaan. Bagi individu yang mempunyai gelaran kebesaran, kata hormat dan gelaran hendaklah
dinyatakan pada namanya.

13

Manual Penyediaan Surat dan Mel Elektronik Rasmi UiTM

Bagi surat yang mempunyai bilangan penerimanya lebih dari satu pihak, senarai edaran perlu
digunakan. Rajah 8 dan Rajah 9 menunjukkan contoh surat dengan senarai edaran. Jika senarai
edaran adalah panjang, hanya muka surat yang berkenaan penerima tersebut sahaja yang perlu
dihantar.

Permulaan surat dimulai dengan

Tuan/Puan kerana penerima yang ramai

Surat yang mempunyai bilangan

penerima lebih daripada satu pihak

Rajah 8: Surat kepada pegawai tertentu

14

Manual Penyediaan Surat dan Mel Elektronik Rasmi UiTM

15
Rajah 9: Contoh Senarai Edaran untuk Jabatan dan khusus atas nama pegawai berkenaan

Permulaan / Pembuka Kata Surat

Surat yang ditujukan kepada jabatan / agensi kerajaan hendaklah dimulakan dengan Tuan seperti
yang ditunjukkan di Rajah 10 (a), manakala surat kepada orang awam hendaklah dimulakan dengan
Tuan atau Puan. Surat yang khusus kepada Ketua Jabatan / Agensi tidak mempunyai gelaran
dimulakan dengan Tuan atau Puan dan yang mempunyai gelaran kebesaran hendaklah didahului
dengan kata hormat dan gelaran kebesarannya seperti YBhg.Tan Sri / Datuk / Dato. Begitu juga bagi
surat kepada orang awam yang mempunyai gelaran kebesaran. Rajah 10 (b) menunjukkan contoh
permulaan surat kepada penerima dengan gelaran kebesaran.

Manual Penyediaan Surat dan Mel

Elektronik Rasmi UiTM

Permulaan surat khusus kepada ketua Jabatan

yang tidak mempunyai gelaran kebesaran

Rajah 10 (a) : Permulaan surat khusus kepada Ketua Jabatan

16

Manual Penyediaan Surat dan Mel Elektronik Rasmi UiTM

Permulaan surat khusus kepada Ketua Jabatan

yang mempunyai gelaran kebesaran

Rajah 10 (b) : Permulaan surat kepada Penerima yang mempunyai gelaran

kebesaran

17

Manual Penyediaan Surat dan Mel Elektronik Rasmi UiTM

Tajuk Surat
Surat perlu diberikan tajuk (atau perkara) yang dapat menggambarkan kandungan surat berkenaan.
Setiap surat hendaklah dihadkan kepada satu tajuk (atau perkara) sahaja. Bagi surat jawapan,
tajuk yang sama hendaklah digunakan. Rajah 11 menunjukkan contoh tajuk surat.

Tajuk surat dalam huruf besar dan di BOLDkan

dan dihadkan kepada satu tajuk setiap surat

Rajah 11 : Tajuk Surat

18

Nombor Perenggan

Manual Penyediaan Surat dan Mel Elektronik Rasmi UiTM

Semua perenggan dalam surat, kecuali perenggan pertama, hendaklah dinomborkan secara berturutan.
Rajah 12 menunjukkan contoh nombor perenggan.

Nombor Perenggan
Baris pertama tidak
perlu diberikan nombor
Perenggan kedua dan
seterusnya diberikan
nombor.
Tab sekali selepas
nombor perenggan

19
Rajah 12 : Nombor perenggan

Pengakhiran Surat
Manual Penyediaan Surat dan Mel Elektronik Rasmi UiTM

Setiap surat hendaklah diakhiri dengan Sekian., dan tag line Jabatan JADIKAN UiTM YANG
TERBAIK, UTAMAKAN KOMPETENSI DAN PROFESIONALISMA dan diikuti dengan Yang benar di
sudut kiri sebelah bawah surat sebelum ruangan tandatangan pegawai yang berkenaan. Nama pegawai
yang menandatangani surat hendaklah menggunakan huruf besar di sudut kiri surat di bawah
tandatangannya dan diikuti dengan singkatan bagi pihak (b.p.) Ketua Jabatan. (Tidak boleh
menandatangani surat atas nama pegawai lain).
Semua surat perlu disertai dengan nombor telefon, faksimili dan alamat emel bagi memudahkan
penerima menghubungi untuk rujukan. Rajah 13 menunjukkan contoh pengakhiran surat.

Pengakhiran surat
Ayat pengakhiran
Tag line
Tandatangan/Nama dan Jawatan Pegawai
yang menandatangani surat bagi pihak (b.p)

Rajah 13 : Pengakhiran surat

20

Muka Surat dan Lampiran

Bagi surat yang mengandungi lebih daripada satu muka surat, muka surat seterusnya hendaklah dicetak di atas kertas kosong tanpa kepala
surat dan diberi rujukan dan tarikh serta nombor yang berturutan. Rajah 14 menunjukkan contoh penomboran muka surat.

Nombor rujukan dan tarikh yang sama

seperti di mukasurat pertama

Muka surat
terakhir mesti
dipastikan
tidak hanya
mengandungi
tandatangan
sahaja

Muka Surat
Muka surat pertama tidak
diberikan nombor
Nombor diberi dari muka
surat kedua dan seterusnya

Rajah 14 : Penomboran muka surat

21

Manual Penyediaan Surat dan Mel Elektronik Rasmi UiTM

Muka surat yang terakhir perlu dipastikan supaya tidak mengandungi tandatangan sahaja. Sekurang-kurangnya satu ayat atau baris daripada
perenggan yang terakhir perlu ada sebagai hubungkait antara tandatangan dan kandungan surat. Ini adalah untuk memastikan tandatangan
yang diperolehi adalah untuk tujuan surat berkenaan sahaja dan bukannya untuk tujuan lain. Ini adalah mustahak kerana tandatangan adalah
satu bentuk kelulusan dan langkah ini dapat mengelakkan penyalahgunaan dan penyelewengan dalam urusan surat menyurat.

Nombor rujukan dan tarikh yang sama

dengan surat iringan disebelah kiri dan
nombor lampiran kanan di bahagian atas
Label
lampiran mesti
selaras
dengan label
lampiran yang
dirujuk di
dalam surat

Perkataan disertakan
ditulis selepas pengakhiran
surat dengan saiz font 9 dan
italic

22
Rajah 15 (a) dan (b) : Surat yang mempunyai lampiran

Manual Penyediaan Surat dan Mel Elektronik Rasmi UiTM

Lampiran yang disertakan kepada surat hendaklah dilabelkan di bahagian atas sebelah kanan, misalnya
Lampiran 1 atau Lampiran A dan mestilah selaras dengan label yang dirujuk di dalam surat. Rajah 15 (a) dan
(b) menunjukkan contoh surat yang mengandungi lampiran dan lampiran surat.

Manual Penyediaan Surat dan Mel Elektronik Rasmi UiTM

Surat hendaklah disediakan dalam dua (2) salinan. Salinan asal dihantar kepada penerima, salinan
kedua dikandungkan dalam fail yang berkenaan. Sekiranya surat perlu diedarkan kepada penerima
dalam senarai salinan kepada (s.k), salinan tambahan perlu dibuat. Butiran s.k. ini boleh disediakan
selepas ruangan tandatangan surat. Rajah 16 menunjukkan contoh penggunaan s.k.

Salinan kepada
Menggunakan singkatan s.k.
Diletakkan selepas ruang
tandatangan

23
Rajah 16 : Penggunaan salinan kepada (s.k.)

Dokumen terperingkat

Tanda keselamatan di
sebelah kiri atas dan
sebelah kanan bawah surat

Nombor rujukan
fail dengan tanda
keselamatan

24
Rajah 17 (a) dan (b) : Dokumen terperingkat

Manual Penyediaan Surat dan Mel Elektronik Rasmi UiTM

Letak tanda keselamatan dokumen terperingkat bahagian atas nama dan alamat penerima dan bahagian bawah sebelah
kanan surat. Nombor rujukan fail (Surat kami) juga diletakkan tanda keselamatan. Contoh seperti di rajah 17 (a) dan (b).

E-mel telah diterima pakai sebagai salah satu format dokumen rasmi.

E-mel rasmi perlu mengandungi rujukan fail, tarikh dan logo rasmi. Contoh format e-mel dan termasuk
dokumen terperingkat adalah seperti di rajah 17.

Penggunaan huruf besar kandungan e-mel adalah tidak digalakkan. Sebaik-baiknya, gabungan huruf
besar dan huruf kecil digunakan dan dipraktikkan di tempat-tempat yang bersesuaian di samping
mengamalkan penggunaan bahasa yang betul.

Pengguna juga perlu memastikan bahawa subjek dan kandungan e-mel adalah berkaitan dan
menyentuh perkara perbincangan yang sama.

Manual Penyediaan Surat dan Mel Elektronik Rasmi UiTM

PENGURUSAN MEL ELEKTRONIK RASMI

25

KEPALA SURAT MEL

ELEKTRONIK RASMI
JABATAN
(LOTUS NOTES 8.5.1)

KEPALA SURAT MEL

ELEKTRONIK RASMI
JABATAN
(LOTUS NOTES 8.5.1)
TEMPLATE KEPALA SURAT JABATAN
1.
Imej imbasan kepala surat rasmi jabatan
2.
Reka bentuk menggunakan microsoft word

TEMPLATE KEPALA SURAT

JABATAN
1. IMEJ IMBASAN KEPALA SURAT
RASMI JABATAN

TEMPLATE KEPALA SURAT JABATAN

1. IMEJ IMBASAN KEPALA SURAT RASMI JABATAN

1. Imej kepala surat jabatan yang telah diimbas.

Nota: Sekiranya berlaku pindaan maklumat dan cetakan
baru dilakukan maka imbasan terhadap kepala
surat terkini perlu dilakukan

29

TEMPLATE KEPALA SURAT JABATAN

1. IMEJ IMBASAN KEPALA SURAT RASMI JABATAN

Gunakan microsoft word untuk menetapkan saiz imej kepala surat.

2. Masukkan imej kepala surat pada document kosong melalui tab
insert -> picture
3. Kemudian pilih imej kepala surat yang telah diimbas.
4. Tentukan ukuran seperti rajah di atas. (Menggunakan saiz standard
A4)

TEMPLATE KEPALA SURAT JABATAN

1. IMEJ IMBASAN KEPALA SURAT RASMI JABATAN

5.

Kemudian klik kanan (right click) pada imej dan pilih copy.

TEMPLATE KEPALA SURAT JABATAN

1. IMEJ IMBASAN KEPALA SURAT RASMI JABATAN

6.
7.

Pada Lotus notes klik menu file.

Klik pilihan preferences.

32

TEMPLATE KEPALA SURAT JABATAN

1. IMEJ IMBASAN KEPALA SURAT RASMI JABATAN

8.
9.

Klik menu mail.

Klik tab signature.
33

TEMPLATE KEPALA SURAT JABATAN

1. IMEJ IMBASAN KEPALA SURAT RASMI JABATAN

10.
Pilih rich text
11.Klik pada ruangan kurungan.
34

TEMPLATE KEPALA SURAT JABATAN

1. IMEJ IMBASAN KEPALA SURAT RASMI JABATAN

12.
13.

Klik pada butang anak panah.

Klik pada pilihan paste.
35

TEMPLATE KEPALA SURAT JABATAN

1. IMEJ IMBASAN KEPALA SURAT RASMI JABATAN

14. Imej kepala surat telah dimasukkan

15. Tekan kekunci enter beberapa kali untuk berikan sedikit ruang
diantara kepala surat dengan signature.

36

TEMPLATE KEPALA SURAT JABATAN

1. IMEJ IMBASAN KEPALA SURAT RASMI JABATAN

16. Isikan maklumat signature berikut sahaja.

a.
Nama penuh pegawai
b.
Jawatan
c.
Nombor telefon pejabat
17. Klik butang ok

37

TEMPLATE KEPALA SURAT JABATAN

1. IMEJ IMBASAN KEPALA SURAT RASMI JABATAN

18. Uji cuba signature yang telah siap dengan klik pada new untuk
menyediakan mesej baru pada muka depan aplikasi mel elektronik
Lotus Notes.

38

TEMPLATE KEPALA SURAT JABATAN

1. IMEJ IMBASAN KEPALA SURAT RASMI JABATAN
19. Imej kepala surat rasmi jabatan beserta signature pegawai telah
sedia ada.
20. Masukkan kandungan mesej yang ingin dihantar pada ruangan
diantara imej kepala surat rasmi jabatan dengan signature pegawai.
21. Klik send untuk menghantar mesej / mel elektronik yang telah siap

39

2. REKA BENTUK MENGGUNAKAN MICROSOFT

WORD

TEMPLATE KEPALA SURAT

JABATAN

TEMPLATE KEPALA SURAT JABATAN

2. REKA BENTUK MENGGUNAKAN MICROSOFT WORD

1.
2.
3.

4.

5.
6.

Buat jadual dengan

menggunakan Microsoft Word
Penetapan warna korporat
UiTM (pada row 1)
Penetapan nama bahagian dan
mel elektronik jabatan (pada
row 2 column 1)
Penetapan nama PTJ, alamat,
nombor telefon serta nombor
faksimili pada (row 2 column
2)
Penetapan Logo UiTM pada
(row 2 column 3)
Akhir sekali save document.

TEMPLATE KEPALA SURAT JABATAN

2. REKA BENTUK MENGGUNAKAN MICROSOFT WORD

7.

8.

Halakan pointer pada jadual yang telah siap (seperti jadual

5) kemudian highlight keseluruhan jadual kemudian klik
kanan (right click) pada badan jadual
Pilih copy

TEMPLATE KEPALA SURAT JABATAN

2. REKA BENTUK MENGGUNAKAN MICROSOFT WORD

9. Pada Lotus notes klik menu file.

10. Klik pilihan preferences.

43

TEMPLATE KEPALA SURAT JABATAN

2. REKA BENTUK MENGGUNAKAN MICROSOFT WORD

11. Klik menu mail.

12. Klik tab signature.
44

TEMPLATE KEPALA SURAT JABATAN

2. REKA BENTUK MENGGUNAKAN MICROSOFT WORD

13.
14.

Pilih rich text

Klik pada ruangan kurungan.
45

TEMPLATE KEPALA SURAT JABATAN

2. REKA BENTUK MENGGUNAKAN MICROSOFT WORD

15.
16.

Klik pada butang anak panah.

Klik pada pilihan paste.
46

TEMPLATE KEPALA SURAT JABATAN

2. REKA BENTUK MENGGUNAKAN MICROSOFT WORD

17. Jadual template kepala surat telah dimasukkan

18. Tekan kekunci enter beberapa kali untuk berikan sedikit ruang
diantara kepala surat dengan signature.

47

TEMPLATE KEPALA SURAT JABATAN

2. REKA BENTUK MENGGUNAKAN MICROSOFT WORD

19. Isikan maklumat signature berikut sahaja.

a.
Nama penuh pegawai
b.
Jawatan
c.
Nombor telefon pejabat
20. Klik butang ok

48

TEMPLATE KEPALA SURAT JABATAN

2. REKA BENTUK MENGGUNAKAN MICROSOFT WORD

21. Uji cuba signature yang telah siap dengan klik pada new untuk
menyediakan mesej baru pada muka depan aplikasi mel elektronik
Lotus Notes.

49

TEMPLATE KEPALA SURAT JABATAN

1. IMEJ IMBASAN KEPALA SURAT RASMI JABATAN
22. Jadual template kepala surat rasmi jabatan beserta signature
pegawai telah sedia ada.
23. Masukkan kandungan mesej yang ingin dihantar pada ruangan
diantara imej kepala surat rasmi jabatan dengan signature pegawai.
24. Klik send untuk menghantar mesej / mel elektronik yang telah siap

50

Manual Penyediaan Surat dan Mel Elektronik Rasmi UiTM

PENGGUNAAN
MEL ELEKTRONIK RASMI
JABATAN
Rajah 18 : Format mel rasmi
Rajah 19 : Format emel rasmi Terperingkat

51

Letterhead

Ruangan Mesej

Nama, Jawatan dan

nombor telefon
pegawai yang
menghantar emel

52
Rajah 18 : Format emel rasmi

Manual Penyediaan Surat dan Mel Elektronik Rasmi UiTM

Tajuk dan
nombor rujukan
di mana emel
akan difailkan

Letterhead

Ruangan Mesej

Nama, Jawatan dan

nombor telefon
pegawai yang
menghantar emel

Rajah 19 : Format emel rasmi Terperingkat

53

Manual Penyediaan Surat dan Mel Elektronik Rasmi UiTM

Tajuk dan
nombor
rujukan di
mana
emel
akan
difailkan

Manual Penyediaan Surat dan Mel Elektronik Rasmi UiTM

SEKIAN

54