Na osnovu lana 14.

Zakona o Vijeu ministara Bosne i Hercegovine i ministarstvima

Bosne i Hercegovine (Slubeni glasnik BiH, broj 11/2000), Vijee ministara Bosne i
Hercegovine na sjednici odranoj 26. jula 2001. godine, donijelo je

ODLUKU
O KANCELARIJSKOM POSLOVANJU MINISTARSTAVA, SLUBI,
INSTITUCIJA I DRUGIH TIJELA VIJEA MINISTARA BOSNE I
HERCEGOVINE
lan 1.
Ovom odlukom ureuje se nain kancelarijskog poslovanja u ministarstvima, slubama,
institucijama i drugim tijelima Vijea ministara Bosne i Hercegovine (u daljem tekstu:
institucije BiH).
lan 2.
U kancelarijsko poslovanje spada: primanje, otvaranje, pregledanje i rasporeivanje pote
odnosno akata, zavoenja akata, njihovo zdruivanje i dostavljanje u rad,
administrativno-tehniko obraivanje akata, otpremanje pote, razvoenje akata, kao i
njihovo stavljanje u arhivu (arhiviranje i uvanje).
lan 3.
U okviru kancelarijskog poslovanja pojedini termini imaju slijedea znaenja:
1. akt je svaki pisani sastav kojim se pokree, dopunjuje, mijenja, prekida ili zavrava
neka radnja institucije BiH;
2. prilogje pisani sastav (dokument, tabela, grafikon, crte i sl.) ili fiziki predmet, koji
se prilae uz akt radi dopunjavanja, objanjenja ili dokazivanja sadrine akta;
3. predmetje skup svih akata i priloga koji se odnose na pitanje ili zadatak i ini
posebnu ili samostalnu cjelinu;
4. dosje predstavlja skup vie predmeta koji se odnose na istu materiju ili istu pravnu ili
fiziku osobu i koji se kao jedna cjelina uvaju na istom mjestu;
5. fascikl predstavlja omot, kutiju, sanduk, korice i slino, u kojim je sloeno vie
predmeta ili vie dosjea koji se poslije zavrenog postupka uvaju u tim fasciklima;
6. arhivska graa je sav izvorni i reproducirani (pisani, crtani, tampani, fotografirani,
filmovani, fonografirani ili na drugi nain zabiljeeni), dokumentacijski materijal od

znaaja za historiju, kulturu i ostale drutvene potrebe, koji je nastao u radu institucije
BiH bez obzira kada je i gdje je nastao;
7. registraturski materijal ine spisi (akti i predmeti), stenografski i fonografski snimci i
na drugi nain sastavljeni zapisi i dokumenti, kao i knjige i kartoteke o evidentiranju tih
spisa, zapisa i dokumenata, primljeni i nastali u instituciji BiH dok su od znaaja za
njihov tekui rad ili dok iz tog registraturskog materijala nije odabrana arhivska graa
koja e se trajno uvati;
8. pisarnica je organizacijska jedinica ili radno mjesto u instituciji BiH gdje se vre
poslovi iz lana 2. ove odluke;
9. arhiva je sastavni dio pisarnice gdje se uvaju zavreni (arhivirani) predmeti i akti,
evidencije o aktima i predmetima, kao i ostali dokumentacijski materijal do njihove
predaje Arhivu Bosne i Hercegovine (u daljem tekstu: Arhiv BiH), ili do njihovog
unitenja.
lan 4.
Svaki slubeni akt institucije BiH, kojim se vri slubena prepiska s drugim pravnim i
fizikim osobama (slubeni dopis), mora sadravati slijedee dijelove: zaglavlje, naziv i
adresu primatelja, kratku sadrinu predmeta, sadraj akta, otisak slubenog peata i
potpis ovlatene osobe.
lan 5.
U okviru kancelarijskog poslovanja institucije BiH vode osnovne i pomone knjige
evidencija o predmetima i aktima iz svoje nadlenosti.
Osnovne knjige evidencija iz stava 1. ovog lana su:
1. upisnik prvostepenih predmeta upravnog postupka,
2. upisnik drugostepenih predmeta upravnog postupka,
3. djelovodnik predmeta i akata,
4. djelovodnik za povjerljivu i strogo povjerljivu potu,
5. arhivska knjiga.
Pomone knjige evidencije u kancelarijskom poslovanju ureuju se propisom ministra
Ministarstva civilnih poslova i komunikacija.
lan 6.

Upisnici i djelovodnici vode se u vidu knjige s tvrdim koricama, koje se sastoje od

potrebnog broja tabaka papira propisanog formata.
Naslovna stranica upisnika, odnosno djelovodnika sadri naziv i godinu na koju se
upisnik, odnosno djelovodnik odnosi.
Na unutranjoj stranici upisnika, odnosno djelovodnika, nalaze se, po pravilu propisana
pojanjenja za njihovo voenje.
Institucije BiH koje u svom radu imaju manji broj predmeta i akata u toku godine, mogu
jednu knjigu upisnika, odnosno djelovodnika voditi za sve predmete i akte svih
klasifikacijskih oznaka iz svoje nadlenosti.
Institucije BiH koje u svom radu imaju vei broj predmeta i akata, u toku godine, mogu
za predmete i akte svake klasifikacijske oznake voditi poseban upisnik, odnosno
djelovodnik, o emu odluuje ministar, zamjenik ministra, sekretar slube i drugi
rukovoditelji institucija BiH.
lan 7.
U upisnik prvostepenih, drugostepenih predmeta upravnog postupka, upisuju se svi
predmeti iz nadlenosti institucije BiH, o kojima se rjeava u prvostepenom, odnosno
drugostepenom upravnom postupku u kojima se predmet zavrava donoenjem rjeenja,
odnosno zakljuka, a koji se pokreu po zahtjevu stranke, pravne osobe, druge institucije
ili po slubenoj dunosti.
U djelovodnik predmeta i akata upisuju se sve vrste predmeta i akata iz nadlenosti
institucije BiH o kojima se ne rjeava u upravnom postupku.
U djelovodnik za povjerljivu i strogo povjerljivu potu upisuju se predmeti i akti iz
nadlenosti institucije BiH koji su od strane izdavatelja predmeta, odnosno akta, oznaeni
kao povjerljivi ili strogo povjerljivi.
Arhivska knjiga vodi se prema propisu po arhivskoj knjizi iz stava 4. lana 12. ove
odluke.
lan 8.
Svi predmeti i akti u kancelarijskom poslovanju iz nadlenosti institucije BiH, obavezno
se razvrstavaju po vrsti materije koja je svrstana u odgovarajue grupe s propisanim
brojanim oznakama (u daljem tekstu; klasifikacijske oznake), u skladu sa uputstvom iz
lana 18. ove odluke.
Razvrstavanje predmeta i akata iz stava 1. ovog lana na klasifikacijske oznake vri se u
upisniku odnosno djelovodniku u skladu sa uputstvom iz lana 18. ove odluke, prilikom

upisa novoprimljenih predmeta od poiljatelja (ulazna pota), odnosno novih predmeta za

primatelja (izlazna pota).
lan 9.
Kancelarijsko poslovanje institucija BiH, moe se vriti i putem raunara u skladu sa
ovom odlukom i Uputstvom iz lana 18. ove odluke.
lan 10.
Kancelarijsko poslovanje iz nadlenosti institucije BiH, vri se u pisarnici.
lan 11.
Predmeti i akti i drugi registraturski materijal koji je primljen, odnosno nastane u radu
institucije BiH uvaju se u arhivima tih institucija u odgovarajuim fasciklima ili
kutijama koje se uvaju u prostorijama koje moraju biti osigurane od unitenja, vlage i
drugih oteenja.
Povjerljivi i strogo povjerljivi akti uvaju se odvojeno od obinih akata i to na nain koji
osigurava uvanje njihove povjerljivosti.
lan 12.
Cjelokupni registraturski materijal nastao u radu institucije BiH upisuje se u arhivsku
knjigu po godinama i klasifikacijskim oznakama.
Arhivska knjiga vodi se kao opi inventarski pregled cjelokupnog arhivskog materijala
nastao u radu institucije BiH u toku kalendarske godine.
Sadraj i nain voenja i koritenja arhivske knjige za institucije BiH propisat e ministar
Ministarstva civilnih poslova i komunikacija u saradnji sa Arhivom BiH.
lan 13.
Radi pravilnog arhiviranja i uvanja predmeta i drugog registraturskog materijala u
arhivu institucije BiH, ministar Ministarstva civilnih poslova i komunikacija donijet e
listu kategorija registraturskog materijala sa rokovima uvanja, u roku od 60 dana od
dana stupanja na snagu ove odluke.
Rokovi uvanja mogu biti utvreni na mjesece, godine i trajno.
lan 14.
Institucije BiH dune su da arhiviranje predmeta i akata iz svoje nadlenosti vre prema
listi iz stava 1. lana 13. ove odluke, na koje je saglasnost dao Arhiv BiH.

Arhiviranje predmeta i akata vri se posebno za svaku klasifikacijsku oznaku i prema

rokovima uvanja koji su utvreni u listi iz stava 1. ovog lana.
Uvjete i rokove uvanja registraturskog materijala i arhivske grae, kao i postupak
odabiranja i izdvajanja arhivske grae iz registraturskog materijala i nain primopredaje
arhivske grae izmeu institucije BiH i Arhiva BiH propisat e ministar Ministarstva
civilnih poslova i komunikacija u saradnji sa Arhivom BiH.
Arhivska graa iz arhiva institucije BiH predaje se Arhivu BiH sporazumno s arhivom, u
skladu sa zakonom i drugim propisima.
lan 15.
Institucije BiH, obavezne su rjeenjem odrediti osobu koja e neposredno biti odgovorna
za voenje kancelarijskog poslovanja iz nadlenosti institucija i utvrditi ovlasti te osobe u
skladu sa organizacijom pisarnice.
lan 16.
Osoba ovlatena za vrenje kancelarijskog poslovanja duna je u toku radnog vremena
organizirati vrenje poslova tako da predmeti, akti i drugi materijali, peati, igovi,
tambilji i drugi akti i predmeti stalno budu pod njenim nadzorom i da ne smiju doi u
posjed neovlatenih osoba.
Po zavretku radnog vremena predmeti, akti i drugi materijali, peati, igovi, tambilji i
drugi akti i predmeti moraju se uvati u zakljuanim ormarima, kasama, stolovima ili
zakljuani u radnoj prostoriji u kojoj je osigurana njihova sigurnost.
Nain uvanja odreuje ministar i zamjenici ministra, sekretar slube i drugi rukovoditelji
institucija BiH.
lan 17.
Ministar i zamjenici ministra, sekretar slube i drugi rukovoditelji institucija BiH,
obavezni su po isteku kalendarske godine formirati komisiju koja e izvriti kontrolu
pravilnosti vrenja kancelarijskog poslovanja iz nadlenosti institucije BiH u skladu s
propisima o kancelarijskom poslovanju.
lan 18.
Ministar Ministarstva civilnih poslova i komunikacija e u roku od mjesec dana od dana
stupanja na snagu ove odluke, donijeti Uputstvo o nainu vrenja kancelarijskog
poslovanja u ministarstvima, slubama, institucijama i drugim tijelima Vijea ministara
Bosne i Hercegovine.
lan 19.

Danom stupanja na snagu ove odluke prestaje da vai Uredba o kancelarijskom

poslovanju organa uprave i organizacija (Slubeni list SRBiH, br. 31/71, 33/71 i
36/73).
lan 20.
Ova odluka stupa na snagu narednog dana od dana objavljivanja u Slubenom glasniku
BiH, a objavit e se i u slubenim glasilima entiteta i Brko Distrikta Bosne i
Hercegovine.

VM broj 93/01 26. jula 2001. godine Sarajevo

Predsjedavajui Vijea ministara BiH dr.Zlatko Lagumdija, s. r.