KANCELARIJSKO POSLOVANJE;

AKT je svaki pisani sastav kojim se pokree, dopunjuje, mijenja, prekida ili zavrava neka slubena radnja organa uprave i slube za upravu. PRILOG je pisani sastav (dokument, tabela, grafikon, crte) ili fiziki predmet koji se prilae uz akt radi dopunjavanja, objaenja ili dokazivanja. PREDMET je skup svih akata i priloga koji se odnosi na isto pitanje ili zadatak i ini posebnu i samostalnu cjelinu. DOSIJE predstavlja skup vie predemta koji se odnose na istu materiju ili istu pravnu ili fiziku osobu i koji se kao jedna cjelina uvaju na istom mjestu. FASCIKL prdstavlja omot, kutiju, sanduk, korice u kojem je sloeno vie predmeta ili vie dosijea, koji se poslije zavrenog postupka uvaju u tim fasciklama. drugi) dokumentacijski materijal od znaaja za historiju, kulturu i ostale drutvene potrebe, koji je nastao u radu organa uprave i slube bez obzira kad i gdje je nastao. REGISTRATURNI MATERIJAL ine spisi, fotografski i fonografski snimci i na drugi nain sastavljeni zapisi i dokumenti, kao i knjige i kartoteke o evidenciji tih spisa, zapisa primljenih i nastalih u radu organa uprave i slube za upravu dok su od znaaja za njihov tekui rad, dok iz tog registraturnog materijala nije odabrana arhivska graa koja e se trajno uvati. PISARNICA je organzacijska jedinica ili radno mjesto u organu uprave i slubi za upravu, gdje se vre poslovi primanja, otvaranja, pregledanja i rasporeivanja pote, zavoenje akata, zdruivanje akata, dostavljanje predmeta i akata u rad, rad s aktima, razvoenje predmeta i akata, rokovnik predmeta, otpremanje pote, stavljanje predemta i akata u arhivu i njihovo uvanje, organizacija rada sa strankama.

ARHIVA je sastavni dio pisarnice gdje se uvaju zavreni (arhivirani) predmeti i akti, evidencije o aktima i predmetima, kao i ostali dokumentacijski materijal do njihove predaje nadlenom arhivu ili do njihovog unitenja. NAELA kancelarijskog poslovanja su: Naelo tanosti-svaki kancelarijski posao mora da bude taan, mora da se zasniva na stvarnim injenicama. 1

Naelo ekspeditivnosti-kancelarijski poslovi ne trpe odlaganje, svaki posao mora na vrijeme biti zapoet i u odreenom roku i zavren. Da bi se ovo naelo moglo i ispunjavati svi koji rade na poslovima kancelarijskog poslovanja moraju dobro poznavati poslove i zadatke koje obavljaju. Takoer, nepohodna je i primjena sredstava kancelarijske mehanizacije. Naelo jednostavnosti svaki kancelarijski posao treba obaviti to jednostavnije, svaku operaciju obaviti sa to manje pokreta, i pri tome ne zapostaviti kvalitet i pravilnost obavljenog posla. Naelo jedinstvenosti ili jednoobraznosti kan. poslove treba obavljati po unaprijed utvrenim i jedinstvenim propisima. Naelo ekonominosti podrazumijeva da sa to manje sredstava, psihofizike snage i za to krae vrijeme postignuti to bolje rezultate. Naelo budnosti podrazumijeva organizaciju posla da se omogui sigurnst tambilja, peata i igova, strogo povjerljivih i povjerljivih akata i druge slubene dokumentacije, kako u toku radnog vremena, tako i po njegovom zavretku. Ovo naelo propisuje obavezu uvanja predmeta, akata i drugog materijala u toku radnog vremena i njihovo osiguranje nakon zavretka radnog vremena.

ZAKONSKE odredbe koje se neposredno primjenjuju u kancelarijskom poslovanju su: Zakon o ovjeravanju potpisa, rukopisa i prijepisa Zakon o peatima Zakon o administrativnim taksama, zatim Uredba o kancelarijskom poslovanju Uputstvo o nainu vrenja kancelarijskog poslovanja u organima uprave i slubama za upravu Zakon o upravnom postupku Uputstvo o radu peatoreznice Uputstvo o arhivskoj knjizi Kancelarijsko poslovanje u uem smislu obuhvata sljedee: primanje, otvaranje, pregledanje i rasporeivanje pote, zavoenje akata, zdruivanje akata, dostavljanje predmeta i akata u rad, rad s aktima, razvoenje predmeta i akata, rokovnik predmeta, otpremanje pote, 2

stavljanje predemta i akata u arhivu i njihovo uvanje, organizacija rada sa strankama.

KANCELARIJSKO poslovanje u irem smislu obuhvata: Planiranje Organiziranje Pripremanje Komuniciranje Analiziranje. OSNOVNE KNJIGE evidencije su: Upisnik prvostepenih predmeta upravnog postupka Upisnik drugostepenih predmeta upravnog postupka Djelovodnik predmeta i akata Djelovodnik za povjerljivu i strogo povjerljivu potu Arhivska knjiga.

POMONE knjige evidencije su: Interne dostavne knjige Knjige za linu potu Karton za slubena glasila i asopise Knjige primljenih rauna Knjige za otpremu rauna Knjige za otpremu putem kurira Knjige za otpremu pote putem PTT. OZNAKE za povjerljivu i strogo povjerljivu potu u organima uprave su: Tajno i vrlo tajno.

PODNESCI su svi zahtjevi, prijave, redovna pravna sredstva (albe i prigovor), prijedlozi, saoptenja i drugi akti kojim se fizika i pravna lica obraaju organima. PISMENA su saoptenja i drugi akti koje organi uprave i drugi organi upuuju strankama (pozivi, rjeenje, zakljuci). UPISNIKE vode organi uprave koji rjeavaju u upravnim stvarima. U upisnike se upisuju odgovarajui predmeti, odnosno upravni predmeti, a ostali u odgovarajue djelovodnike. ORGANIZACIONA JEDINICA odnosno radna mjesta ako nema organizacionih jedinica oznaavaju se arapskim brojevima, tako to se polazi od rukovodioca organa uprave oznaava se 01, ukoliko je sistematizovano radno mjesto zamjenika sa-02, a nakon toga brojana oznaka za organizacione jedinice 3

ili radna mjesta ake nema organizacionih jedinica, a prema Pravilniku o unutranjoj organizaciji organa uprave. Postoje i podgurpe za iste ili sline predmete i akte koji ine posebnu cjelinu. Sastavni dijelovi akta Primanje pote Otvaranje pote Rasporeivanje pote Zdruivanje akata Zavoenje akata Klasifikacione oznake predmeta OMOTI ZA predmete i akte: Omot bijele boje je za predmete i akte koji su zavedeni u djelovodnik predmeta i akta Omot oznaen zelenom bojom je za prvostepene upravne predmete po zahtjevu stranke Omot oznaen plavom bojom je za prvostepene predmete po slubenoj dunosti Omot oznaen utom bojom je za drugostepene upravne predmete Omot oznaen crvenom bojom je za predmete zavedene u povjerljivi i strogo povjerljivi djelovodnik. Rokovnik predmeta Otpremanje pote Uputstvo Poslovanje u sudu Prijem podneska Sva pota koja se otprema Otvaranje pote Postupanje sa spisima dostavnice ARHIVIRANJE PREDMETA I POSTUPAK ODABIRA ARHIVSKE GRAE IZ REGISTRATURNOG MATERIJALA Predmeti i akti u kojima je postupak u potpunosti okonan odlau se u arhiv. OVLATENI SLUBENIK PISARNICE DUAN PRIJE ODLAGANJA PREDMETA U ARHIV PROVJERITI sljedee: da li je postupak po predmetu u potpunosti okonan

da li se u predmetu nalaze prilozi i dokumenti koje bi trebalo vratiti strankama da uz predmet nisu grekom pripojeni akti nekog drugog predmeta ili njegovi prilozi da li su u predmetu hronolokim redom sloeni prilozi evidentirani na prvoj unutranjoj strani omota za predmete i akte isto tako treba da zamijeni omot predmeta kao je isti oteen i na taj omot treba napisati sve podatke koji su ve bili na omotu. Organi uprave koji imaju svoje arhive i pisarnice i organizacione jedinice izvan sjedita, zavrene predmete mogu drati u svojoj arhivi najdue 2 godine, poslije toga duni su predati predmete na dalje uvanje arhivi u sastavu centralne pisarnice. Za dranje predmeta due od 2 godine treba posebna suglasnost rukovodioca organa uprave. ZAVRENI PREDMETI I AKTI SREUJU SE U ARHIVI po klasifikacionim oznakama, a unutar tih oznaka po rednim brojevima iz odgovarajue knjige evidencije u kojoj su zavreni. Tako za predmete i akte iste klasifikacione oznake treba predvidjeti poseban fascikl u koji e se zavreni predmeti odlagati. Na fascikle treba napisati naziv organa uprave, slube klasifikacionu oznaku predmeta i akta godinu u kojoj je postupak po tim predmetima okonan. UVANJE STROGO POVJERLJIVIH PREDMETA

Predmeti sa oznakom povjerljivo i strogo povjerljivo uvaju se u metalnim kasama ili eljeznim ormarima ili drvenim koji moraju biti zakljuani. KO RUKUJE PREDMETIMA I AKTIMA STAVLJENIM U ARHIVU? Tim predmetima i aktima rukuje ovlateni slubenik pisarnice. KAKO SE IZDAJU PREDMETI I AKTI IZ ARHIVA? Predmeti i akti stavljeni u arhivu izdaju se iz arhive samo na revers, a reversi se uvaju u posebnom fasciklu i po povratku predmeta ponitavaju se i vraaju slubeniku koji je uzimao predmet. Revers sadri sljedee podatke: str. 84 svako sebi. KAKO IZDATI PREDEMT IZ ARHIVE DRUGOM ORGANU? Predmet iz arhive izdaje se drugom organu ili drugim slubama uz pismeno odobrenje rukovodioca organa , odnosno slube u ijem je sastavu pisarnica i arhiva. ZA TRAJNO UVANJE ODREUJE SE: kategorije registraturskog materijala i arhivske grae koje sadre podatke od drutvenog i od znaaja za historiju, kulturu i druge drutvene potrebe, kao i podatke koje govore o uslovima rada i nainu ivota graana i one kategorije koje su predviene posebnim propisima u pojedinim oblastima. 5

Izraena lista se dostavlja nadlenom arhivu na suglasnost u dva primjerka i isti je duan u roku od mjesec dana od prijema liste dati suglasnost na istu ili je vratiti s primjedbama. Ukoliko se tokom godine pojave nove vrste dokumenata, potrebno je listu uskladiti i dostaviti je nadlenom arhivu na saglasnost u roku od mjesec dana. POSTUPAK ODABIRA ARHIVSKE GRAE

Arhivska graa odabire se iz registraturnog materijala i vri se izdavanjem arhivske grae i izluivanjem onih dijelova kojima je prestala vanost za tekui rad, a isti nemaju svojstvo arhivske grae. Odabir vri organ uprave, i to po pravilu iz sreenog registraturskog materijala koji je upisan u arhivsku knjigu. Izluivanje dijelova bezvrijedne grae vri se na osnovu liste kategorija sa rokovima uvanja. Vano je napomenuti da se iz registraturskog materijala nastalog prije 1978, u periodu od 1941. do 1945. godine i od 1992. do 1995.godine ne vri izluivanje. Postupak pokree organ uprave, rukovodilac imenuje komisiju, a popis materijala sadri: naziv organa, slube u ijem je radu nastao registraturni materijal popis registraturnog materijala koji se predlae za izluivanje. Organ uprave dostavlja nadlenom arhivu popis bezvrijedne registraturskog materijala, a slubenik nadlenog arhiva vri provjeru popisa, te moe da prihvati ili djelimino prihvati popis bezvrijednog materijala. Nakon toga lanovi komisije i predstavnik nadlenog arhiva sastavljaju zapisnik, te nadleni arhiv na osnovu zapisnika izdaje rjeenje za otpis bezvrijednog registraturskog materijala. Dokumentaciju o izluivanju bezvrijednog regsitraturksog materijala organ uprave je duan trajno uvati. ta se peatom utvruje? Peetom se utvruje autentinost slubenih akata organa odnosno pravnih lica koju su donijela taj akt a upotrebljava se u skladu sa zakonom I provedbenim propisima koji u okviru zakonskih ovlatenja donose nadleni organi uprave. Kako je ureena oblast peata? Oblast peeta ureena je zakonom o poatu federacije bih ,kantonalnim zakonima o pecatima,gradskim I opinskim odlukama o pecatima. Oblik peata ? Se izrauje od metala I ima specifinu upotrebu u oblasti predmeta,oznake kvaliteta robe I drugim oblastima koje zahtjevaju ovu vrstu materijala. Izrada peataPeat izrauje peatoreznica koju ovlasti federalno mionistarstvo pravde ali I pruije toga potrebno dobiti odobrenje za izradu peata koje rjeenjem odobrava federalno ministarstvo pravde.

Evidencija peata U cilju realizacije odredbi propisa koji ureuju oblast peata donose se I provedbeni propisi I opti akti kojima se ureuje nain rada peatoreznice ovlatene za izradu peata,evidenciju peata itd. Federalno ministarstvo void evidenciju o svim izraenim peatima koja sadri broj I datum rjeenja o odobrenju izrade peata,naziv organa kojim je odobrena izrada,otisak peata itd. Nastanak peata Zakon o ovjeri potpisa, rukopisa i prepisa ureuje Ovjeravanje vri ovlateno slubeno lice Postupak ovjeravanja Nadlenost notara ili koje poslove obavlja notar Notarska isprava znai Poslovi koji se mogu povjeriti notaru Notar izdaje potvrde i ovjere