IZBOR PITANJA ZA ISPIT - DJELATNICI U PISMOHRANAMA

A) Područje organizacije, klasifikacije, sređivanja i popisivanja te korištenja

gradiva

1. Što je uredsko poslovanje i koje postupke obuhvaća?

Uredsko poslovanje je skup pravila i mjera u postupanju sa pismenima i to od njihovog
zaprimanja, razvrstavanja, evidentiranja, dostave u rad, otpreme, čuvanja , korištenja,
izlučivanja i predaje nadležnom arhivu odnosno drugom nadležnom tijelu.

2. Koji je temeljni propis u RH uredskom poslovanju?

Uredba o uredskom poslovanju NN 7/09.

3. Provedbeni propisi uredskog poslovanja u RH?

Uredba o uredskom poslovanju NN 7/09.
Pravilnik o jedinstvenim klasifikacijskim oznakama i brojčanim oznakama stvaralaca i
primalaca akata (NN 38/88)
Sudski poslovnik 8NN 158/09
Pravilnik o unutarnjem poslovanju državnog odvjetništva (NN 121/07)
Interni propisi – pravilnici o uredskom poslovanju pojedinog stvaratelja

Stvaratelji su također dužni primjenjivati:

Zakon o općem upravnom postupku (NN 47/09)
Zakon o pravu na pristup informacijama (NN 172/03)
Zakon o zaštiti osobnih podataka (NN 41/08, 118/06, 103/03)
Zakon o tajnosti podataka ( NN 79/07)
Zakon o informacijskoj sigurnosti ( NN 79/07)
Zakon o računovodstvu (NN 78/2015.)

4. Tko su obveznici Uredbe o uredskom poslovanju?

Obveznici Uredbe o uredskom poslovanju su jedinice lokalne i regionalne samouprave, Sabor
RG, Ured Vlade RH i Ured Predsjednika RH.

5. Načini održavanja spisovodstvenog sustava?

METODA POLITIKE
-podrazumijeva zakonske norma na kojima se ustrojava sustav i organizaciju koja stvara i
uvodi sustav.
METODA PROGRAMA
- stvaranje funkcionalnog spisovodstvenog sustava koji obuhvaća organizacijsku
strukturu, sve poslovne funkcije i financijska sredstva organizacije
- smanjenje vremena utrošenog na odlaganje i traženje
- smanjenje troškova za održavanje i čuvanje

1
6. Uredske evidencije, glavne i pomoćne, sadržaj i način vođenja?
Glavne uredske evidencije su: URUDŽBENI ZAPISNIK (za neupravne spise) i UPISNIK ( za
upravne spise)- vode se po sustavu brojčanih oznaka ( koje se sastoje od klasifikacijske
oznake i urudžbenog broja)
Pomoćne evidencije: KAZALA ( vode se po abecedi i služe samo za pretraživanje), DOSTAVNE
KNJIGE ( služe za praćenje kretanja predmeta) i KNJIGA PISMOHRANE ( služi kao evidencija
ukupnog gradiva u pismohrani, vodi se kronološki prema vremenu predaje gradiva u
pismohranu prema primopredajnim zapisnicima).

7. Što je pisarnica?
Pisarnica je posebna unutarnja ustrojstvena jedinica koja obavlja poslove primanja i pregleda
pismena i drugih dokumenata , njihovog razvrstavanja, raspoređivanja, upisivanja u
odgovarajuće evidencije (očevidnike) , dostave u rad otpremanja, razvođenja te njihovog
čuvanja u pismohrani ( čl. 4. Uredbe o uredskom poslovanju) . Unutar pisarnice obavlja se
ukupna organizacija uredskog poslovanja i kontrola kretanja dokumenata u ustanovi.

8. Koje su osnovne sadržajne jedinice uredskog poslovanja?

Pismeno ( podnesak ili akt)
Predmet
Dosije

9. Hijerarhijski odnos sadržajnih jedinica?

Pismeno je osnovna sadržajna jedinica koja služi kao sredstvo službenog komuniciranje.
Predmet je osnovna jedinica evidentiranja koja se sastoji od više pismena.
Dosije osnovne jedinice razvrstavanja i odlaganja kao najviše hijerarhijske jedinice u koje se
udružuju predmeti.

10. Vrste postupaka u tijelima s javnim ovlastima?

Upravni i neupravni postupak.

11. Razlika između uredskog poslovanja i spisovodstva?

Spisovodstveni sustav obuhvaća upravljanje cjelokupnom dokumentacijom koja je nastala
radom pojedinih segmenata organizacije, dok se uredskim poslovanjem upravlja pojedinim
pismenom, predmetom ili dosijeom.

12. Definicija spisovodstva?

Spisovodstvo je sustav upravljanja cjelokupnom dokumentacijom koja je nastala kao rezultat
poslovnog djelovanja fizičkog ili pravnog subjekta.
Spisovodstvo je cjelovit sustav upravljanja informacijskim i dokumentacijskim resursima u
organizaciji, cjelovitost se izvodi iz ukupnosti poslovnih funkcija stvaratelja i obuhvaća
cjelovitu dokumentaciju stvaratelja.

2
13. Koji međunarodni standard definira upravljanje propisima?
ISO 15489 Upravljanje spisima.

14. Kratki opis koraka u oblikovanju spisovodstvenog sustava?

- Prethodno istraživanje ( uloge i cilja organizacije, njene strukture, zakona koji se odnose
na njeno poslovanje, načina upravljanja spisima)
- Analiza poslovnih aktivnosti ( svih poslovnih funkcija i aktivnosti, njihovu hijerarhiju i
tijek)
- Identifikacija zahtjeva za spisima (zahtjeva za dokazom i informacijom o svakoj funkciji
prema zakonskim zahtjevima)
- Analiza postojećih sustava ( odgovaraju li zahtjevima za spisima)
- Identifikacija strategija za udovoljenje zahtjevima za spisima (usvajanje,politika, norme,
postupaka i prakse na način da se udovolji svim propisanim zahtjevima za spisima
- Oblikovanje spisovodstvenog sustava ( u sve poslovne procese integrirati upravljanje
spisima , na način da ih spisovodstvo podupire, a ne ometa)
- Uvođenje spisovodstvenog sustava ( uvoditi sustav sustavno, prilagođeno poslovanju
ustanove)
- Provjera nakon uvođenja ( provjeravati učinkovitost sustava, udovoljava li propisanim
zahtjevima

15. Dvije najpoznatije metode održavanja spisovodstvenog sustava?

METODA POLITIKE
-podrazumijeva zakonske norma na kojima se ustrojava sustav i organizaciju koja stvara i
uvodi sustav.
METODA PROGRAMA
- stvaranje funkcionalnog spisovodstvenog sustava koji obuhvaća organizacijsku
strukturu, sve poslovne funkcije i financijska sredstva organizacije
- smanjenje vremena utrošenog na odlaganje i traženje
- smanjenje troškova za održavanje i čuvanje

16. Svrha klasifikacijskog sustava?

Svrha klasifikacije je :
- definirati strukturu dokumentacije
- prikaz hijerarhijskih odnosa među jedinicama i višim cjelinama dokumentacije
- lakše odlaganje, pretraživanje, vrednovanje i izlučivanje te dostupnost gradiva

17. Uloga klasifikacije u odlaganju i pretraživanju?

Predmeti se u pismohranu odlažu po klasama ( dosijeima, višim cjelinama dokumentacije) jer
je u tako organiziranoj dokumentaciji lakše naći određenu vrstu dokumentacije.

3
18. Uloga klasifikacije u vrednovanju i odabiranju?
Gradivo klasificirano po funkcijama i kategorijama je preduvjet vrednovanja gradiva,
određivanja rokova čuvanja i izlučivanja gradiva.

19. Sustav klasifikacijske oznake i urudžbenog broja?

Klasifikacijska oznaka sastavljena je od četiri grupe brojčanih oznaka:
Klasifikacija prema SADRŽAJU- određuje sadržaj akta
Klasifikacija prema VREMENU- označava godinu nastanka pismena
Klasifikacija prema OBLIKU-označava radi li se o predmetu ili dosijeu
REDNI BROJ PREDMETA

Urudžbeni broj sastoji se od:

BROJČANE OZNAKE stvaratelja pismena
Brojčane oznake godine nastanka pismena
Rednog broja pismena unutar predmeta

20. Oblikovanje i organizacija jedinica dokumentacije?

Dokumenti kao osnovni zapisi udružuju se u više jedinica:
- predmetni spis
- dosjei i serije dosjea
- serije pojedinačnih dokumenata
- specifične dokumentacijske zbirke
- službene i poslovne zbirke

21. Označavanje jedinica dokumentacije:

Na jedinice dokumentacije upisuje se :
- Naziv stvaratelja klasifikacijska oznaka i
- vrsta ( opis sadržaja), godina nastanka.

22. Što je pismohrana?

Pismohrana je dio pisarnice u kojem se zaprima, čuva, sređuje, koristi, vrednuje i izlučuje
dokumentarno gradivo i čuva arhivsko gradivo do dana predaje arhivu.
Pismohrana je sastavni dio pisarnice u koju se pohranjuje arhivsko i dokumentarnog gradiva
s rokovima čuvanja. Predmeti moraju biti odloženi u pismohranu u sređenom stanju, opisani,
razvrstani u serije do njihovog izlučivanja ili predaje nadležnom arhivu.

23. Predaja dokumentacije u pismohranu?

Dokumentacija se predaje u pismohranu u sređenom stanju, u tehnički oblikovanim i
označenim jedinicama, te uz primopredajni zapisnik koji sadrži popis jedinica gradiva koje se
predaje u pismohranu.

24. Temeljni princip sređivanja gradiva?

Princip provenijencije- gradivo nastalo radom jednog stvaratelja treba biti organizirano i
čuvati se u jednoj cjelini ( koja se naziva arhivski fond).
Princip prvobitnog reda- dokumentacija mora biti strukturirana na način kako je to stvaratelj
prvobitno napravio.

4
25. Tijek sređivanja i popisivanja gradiva?
Potrebno je napraviti
–uvid u gradivo ( njegov sadržaj porijeklo i stanje), uvid u postojeću dokumentaciju i
dokumente koji opisuju djelatnost stvaratelja
-definirati poželjnu strukturu fonda
-sačiniti plan sređivanja ( u pisanom obliku).
- opis zatečenog stanja i povijest fonda
- opis djelatnosti stvaratelja
- opis uredskog poslovanja stvaratelja
- strukturu fonda koja se želi postići

26. Što su dokumentacijske zbirke i cjeline?

Dokumentacijske zbirke ili cjeline su gradivo nastalo djelovanjem istog stvaratelja, zbirka
dokumentacije određene vrste ili namjene, dokumentacija nastala obavljanjem određene
djelatnosti.

27. Što je arhivski fond?

Arhivski fond je cjelina gradiva nastala djelatnošću jednog stvaratelja.

28. Korištenje arhivskog fonda – principi i postupci?

Pravo na korištenje javnoga arhivskog gradiva imaju svi korisnici pod jednakim uvjetima.
Korištenje arhivskog gradiva podrazumijeva upotrebu obavijesnih pomagala o gradivu i
samog gradiva, neovisno na kakvom je nosaču zapisa sačuvano.
U korištenje spada pregled, prepisivanje, objavljivanje i izlaganje, izrada preslika te posudba
i izdavanje ovjerovljenih prijepisa ili preslika.
Gradivo se u pravilu može pregledavati 30 g. nakon nastanka, 50 g. ako se radi o gradivu koje
se odnosi na obranu, međunarodne odnose , nacionalnu sigurnost, 70 g ako se radi o
osobnim podacima odnosno 100 g od rođenja osobe na koju se podaci odnose.

29. Zaštita osobnih podataka sadržanih u gradivu?

Javno arhivsko gradivo koje se odnosi na osobne podatke (matice, liječnička dokumentacija,
osobni dosjei, sudski, porezni, financijski i sl.) dostupno je za korištenje 100 godina od
rođenja osobe na koju se odnosi ili nako njezine smrti. Ako se to ne može odrediti, dostupno
je za korištenje 70 godina od nastanka.
Može se koristiti i prije predviđenoga roka, ako je od nastanka namijenjeno javnosti ili ako na
to pristane osoba na koju se ono odnosi, odnosno njezin bračni drug, djeca ili roditelji poslije
njezine smrti.
Kod predaje arhivu u primopredajnom se zapisniku obvezno utvrđuju rokovi dostupnosti.

30. Temeljni arhivski propisi i provedbeni propisi u RH?

Zakon o arhivskom gradivu i arhivima NN 61/18
Pravilnik o korištenju arhivskog gradiva NN 67/99
Pravilnik o predaji arhivskog gradiva arhivima NN 90/02
Pravilnik o vrednovanju te postupku odabiranja i izlučivanja arhivskog gradiva NN 90/02
Pravilnik o evidencijama u arhivima NN 90/02
Pravilnik o izmjenama i dopunama Pravilnika o evidencijama u arhivima NN 106/07

5
Pravilnik o zaštiti i čuvanju arhivskog i registraturnog gradiva izvan arhiva NN 63/04
Pravilnik o izmjenama i dopunama Pravilnika o zaštiti i čuvanju arhivskog i registraturnog
gradiva izvan arhiva NN 106/07
Pravilnik o uvjetima smještaja, opreme, zaštite i obrade arhivskog gradiva, broju i strukturi
stručnog osoblja arhiva NN 65/04
Pravilnik o polaganju stručnih ispita u arhivskoj struci NN 93/05
Pravilnik o stručnom usavršavanju i provjeri stručne osposobljenosti djelatnika u
pismohranama NN 93/04
Pravilnik o uvjetima i načinu stjecanja stručnih znanja u arhivskoj struci NN 107/10

31. Obveze stvaratelja/ posjednika javnog arhivskog gradiva?

Stvaratelji/posjednici je savjesno čuvati gradivo u sređenom stanju do predaje arhivu,
dostavljati popis gradiva arhivu kao i sve promjene, , pribaviti mišljenje arhiva prije
poduzimanja mjera koje se odnose na gradivo., redovito odabirati arhivsko od
dokumentarnog gradiva, redovito periodički izlučivati gradivo kojem su istekli rokovi čuvanja,
omogućiti ovlaštenim djelatnicima arhiva obavljanje stručnog nadzora nad čuvanjem gradiva,
izvijestiti o svakoj promjeni statusa i ustrojstva radi davanja mišljenja o postupanju s
gradivom.

32. Vrste arhivskog gradiva prema Zakonu?

Javno arhivsko gradivo i privatno arhivsko gradivo.

33. Definicija javnog arhivskog gradiva?

JAVNO – nastalo radom tijela državne vlast, tijela jedinica lokalne samouprave i uprave,
javnih ustanova, javnih poduzeća, trgovačkih društava, javnih bilježnika i drugih osoba koje
obavljaju javnu službu ili imaju javne ovlasti. Popis tijela javne Vlasti objavljuje Vlada RH
sukladno obvezama iz Zakona o pravu na pristup informacijama.

34. Definicija privatnog arhivskog gradiva?

PRIVATNO – nastalo djelovanjem privatnih pravnih i fizičkih osoba ukoliko nije nastalo
obavljanjem javnih ovlasti ili službe i ako nije u državnom vlasništvu

35. Razlika između dokumentarnog/registraturnog i arhivskog gradiva?

Pod pojmom arhivskog gradiva podrazumijevamo zapise nastale tijekom redovitog
poslovanja, prije svega pravnih, ali i fizičkih osoba, a od trajnog su značenja za kulturu,
povijest i druge znanstvene oblasti, bez obzira na mjesto i vrijeme njihova nastanka,
neovisno o obliku i vrsti nosača zapisa.
Za razliku od arhivskog gradiva čija osnovna karakteristika je trajna vrijednost, pojam
dokumentarnog gradiva podrazumijeva cjelinu zapisa nastalih radom stvaratelja (uključujući
i onaj dio zapisa koji će se nakon određenog broja godina odbaciti - izlučiti).

36. Razlika stvaratelja i posjednika gradiva?

Posjednik je pravna ili fizička osoba koja je njezin vlasnik, posjednik ili držatelj, bez obzira na
to da li je građa nastala njegovim radom ili ne.
Stvaratelj arhivske dokumentarne građe je svaka fizička osoba ili administracija čijim je
radom nastala takva građa.

6
37. Pojmovi zadužene odgovorne osobe za pismohranu?
Zadužena odgovorna osoba za pismohranu je voditelj ustrojstvene jedinice u čijem je sastavu
organizirana pismohrana odnosno osoba na koju takve ovlasti prenese ravnatelj što se
određuje Pravilnikom.

38. Uvjeti radnog mjesta zaposlenika zaduženog za pismohranu?

Djelatnicima u pismohranama smatraju se osobe koje obavljaju poslove na zaštiti i obradi
arhivskog i dokumentarnog gradiva u tijelima, ustanovama i organizacijama koje stvaraju ili
čuvaju to gradivo.
Poslovima na zaštiti i obradi arhivskog i dokumentranog gradiva smatraju se: zaprimanje,
evidentiranje, klasifikacija, označavanje i tehničko opremanje gradiva,vođenje uredskih
evidencija i drugih evidencija o gradivu, sređivanje i opis gradiva, odlaganje i zaštita gradiva,
vrednovanje i izlučivanje gradiva.
Pravo polaganja ispita imaju osobe koje imaju najmanje srednju stručnu spremu.

39. Odredbe i propisi o obvezama zaposlenika zaduženog za pismohranu?

Članak 7.
Stvaratelji i posjednici javnoga arhivskog i dokumentranog gradiva dužni su:
- savjesno ga čuvati u sređenom stanju i osiguravati od oštećenja do predaje nadležnom
arhivu,
- dostavljati na zahtjev nadležnoga državnog arhiva popis gradiva i javljati sve promjene u
svezi s njim,
- pribavljati mišljenje nadležnoga državnog arhiva prije poduzimanja mjera koje se odnose na
njihovo gradivo,
- redovito odabirati arhivsko gradivo iz dokumentarnog gradiva,
- omogućiti ovlaštenim djelatnicima nadležnoga državnog arhiva obavljanje stručnog nadzora
nad čuvanjem njihova gradiva,
- pridržavati se uputa nadležnoga državnog arhiva glede zaštite gradiva.
Stvaratelji i posjednici javnoga dokumentarnog gradiva dužni su, i nakon što je arhivsko
gradivo odabrano, osigurati čuvanje onoga dokumentarnog gradiva u kojemu još nisu
protekli rokovi čuvanja.
Članak 8.
Stvaratelji i posjednici javnoga arhivskog i dokumentarnog gradiva obvezni su osigurati
primjeren prostor i opremu za smještaj i zaštitu gradiva.
Stvaratelji i posjednici javnoga arhivskog i dokumentarnog gradiva dužni su odrediti
djelatnika odgovornoga za rad pismohrane, a po potrebi i djelatnika u pismohrani.
Djelatnici u pismohrani moraju imati najmanje srednju stručnu spremu i položen stručni
ispit za djelatnika u pismohranama.
Ministar kulture donosi na prijedlog Hrvatskoga državnog arhiva Pravilnik o zaštiti i
čuvanju arhivskoga i dokumentarnog gradiva izvan arhiva i Pravilnik o stručnom
usavršavanju i provjeri stručne osposobljenosti djelatnika u pismohranama.

7
40. Što su arhivi?
Arhivi su ustanove za čuvanje, zaštitu, obradu i korištenja arhivskog gradiva. Mogu biti javni i
privatni.

41. Uloga Arhiva prema Zakonu?

Preuzimaju javno i prikupljaju privatno arhivsko gradivo
Kategorizacija stvaratelja
Evidencije stvaratelja i posjednika
Nadzorni pregledi /Nadzor stvaratelja i posjednika

42. Mreža Arhiva u RH?

U ovom času se sastoji od Hrvatskog državnog arhiva, 18 područnih državnih arhiva u
sastavu kojih djeluje 8 sabirnih centara. Za rad arhivske službe mjerodavno je Ministarstvo
kulture.

18 područnih državnih arhiva

državni arhiv u varaždinu:
- arhivski sabirni centar krapina
- arhivski sabirni centar koprivnica
državni arhiv u križevcima – osnovan, još ne djeluje

43. Korištenje gradiva prema zakonu o arhivskom gradivu i arhivima- ograničenja?

Korištenje arhivskog gradiva podrazumijeva upotrebu obavijesnih pomagala o arhivskom
gradivu, bez obzira na koji je način ono zapisano. U korištenje spada pregled gradiva,
prepisivanje, objavljivanje, izlaganje, izrada preslika, posudba i izdavanje ovjerovljenih
prijepisa odnosno preslika.
Gradivo se u pravilu može pregledavati 30 g. nakon nastanka, 50 g. ako se radi o gradivu koje
se odnosi na obranu, međunarodne odnose , nacionalnu sigurnost i sl., 70 g ako se radi o
osobnim podacima odnosno 100 g od rođenja osobe na koju se podaci odnose.
Gradivo se pregledava u čitaonici. Načelno se pregledavaju snimci. Izvorno gradivo koristi se
samo iznimno, ako to zahtjeva znanstvena metoda rada.

44. Sankcije Zakona o arhivskom gradivu i arhivima?

Navedene su u čl. 66 Zakona o arhivskom gradivu i arhivima. Radi se o novčanim kaznama od
5- 20 tisuća kuna odnosno 3-12 tisuća kuna za pravnu osobu i 2-8 tisuća kuna za odgovornu
osobu.
Čl. 65 koji je predviđao kaznu zatvora do 5 godina za osobu koja uništi, prikriva, učini
neupotrebljivim ili iznese iz zemlje arhivsko gradivo bez odobrenja prestao je vrijediti.

45. Iznimke od prava na pristup informacijama nastalim radom tijela javne vlasti?
1. Zaštita tajnih i osobnih podataka- radi se o informacijama koje su proglašene
državnom, vojnom, službenom ili poslovnom tajnom te informacije koje sadrže
osobne podatke ( Zakon o zaštiti tajnosti podataka i Zakon o zaštiti osobnih podataka)
2. Tijela javne vlasti mogu uskratiti informaciju ako bi njezino objavljivanje
- Onemogućilo poduzimanje mjera radi sprječavnja i otkrivanja kaznenog djela ili progona
počinitelja

8
- Onemogućilo učinkovito, neovisno i nepristrano vođenje sudskog ili drugog postupka i
izvršenje odluke ili kazne
- Onemogućilo rad tijela koja vrše upravni nadzor ili nadzor zakonitosti
- Izazvalo štetu za život, zdravlje, sigurnost ljudi ili okoliš
- Onemogućilo provođenje gospodarske ili monetarne politike
- Ugrozilo pravo intelektualnog vlasništva, osim u slučaju izričitog pisanog pristanka autora
ili vlasnika

B) Područje zaštite, obrade i čuvanje gradiva u pismohranama

1. Vrste gradiva, svojstva i svrhe zaštite?
Konvencionalno gradivo je ono za čije čitanje nisu potrebni posebni uređaji.
Nekonvencionalno gradivo su oni za čije čitanje su potrebni posebni uređaji.

2. Uzroci oštećivanja i propadanja konvencionalnog gradiva?

UNUTARNJI –prirodno starenje
VANJSKI – FIZIKALNO KEMIJSKI (vlaga, toplina, svjetlost, onečišćeni zrak)
- BIOLOŠKI (plijesni,bakterije, kukci, glodavci)
- MEHANIČKA OŠTEĆENJA
- ČOVJEK
- KATASTROFE –prirodne (orkani, poplave,požari , potresi, vulkanske erupcije, pješčane
oluje
- izazvane od strane čovjeka ( rat i terorizam, požari , voda , jer pucaju instalacije ili stari
krovovi, eksplozije, vandalizam

3. Uzroci oštećivanja / nedostupnosti nekonvencionalnog gradiva?

Nepravilno čuvanje.
Nekonvencionalno gradivo treba čuvat sukladno međunarodnoj normi ISO 11799 iz 2003.
- AUDIOVIZUALNO GRADIVO NA MAGNETNIM MEDIJIMA ( diskete, hard disk, audio i video
vrpce) Rel. vlažnost 15-50% , temp. 8-11˚C
- OPTIČKI DISKOVI (cd, dvd, mini disk) Rel. vlažnost 20-50% , temp. 10-23˚C
- IZVORNO MIKROFILMSKO, FILMSKO I FOTOGRAFSKO GRADIVO ( u boji)
Rel. vlažnost 30 % , temp. 2-5˚c

4. Čovjek kao faktor oštećivanja i propadanja gradiva?

Čovjek čini najviše štete arhivskom gradivu iako je upravo on taj koji bi arhivsko gradivo
trebao štititi. Do masovnih oštećenja dolazi uslijed vjerskih, fanatičnih i povijesnih razloga.
Česta su i oštećenja uslijed nemara i nepažnje, pa i namjerna oštećenja kao izrezivanje i
podcrtavanje teksta.

5. Biološki uzroci oštećivanja?

Bakterije, plijesni, kukci, glodavci.

6. Fizikalno-kemijski uzroci oštećivanja?

Vlaga, toplina, svjetlo, onečišćen zrak.

9
7. Mehanički uzroci oštećenja?
Do mehaničkih oštećenja dolazi zbog nepažljivog rukovanja uslijed padova, udaraca,
presavijanja stranica, zaderavanja , gužvanja.

8. Osnovni postupci pri elementarnim nepogodama?

Potrebno je odrediti najvrjednije gradivo ( ono koje se trajno čuva), navesti gdje se nalazi i
tko je zadužen da ga skloni na sigurno u slučaju elementarne nepogode.

9. Zaštitno i sigurnosno snimanje gradiva?

Služi zaštiti gradiva. Najčešće korišteni oblik zaštitnog snimanja jest mikrofilmiranje. Tim se
postupkom dobiva kopija visoke kakvoće koja omogućuje korištenje arhivskog gradiva bez
uporabe izvornika. Uz pravilno čuvanje informacije je moguće sačuvati 100 i više godina.

Mikrosnimci se obvezno izrađuju za svo starije arhivsko gradivo do kraja 18 st. kao i za
određene vrste gradiva koje se prilikom umnožavanja mogu oštetiti (npr. knjige, grafike,
planovi, zemljovidi, fotografije i sl.

Dobre strane mikrofilmiranja:

- postojanost nosača- trajnost preko 100 godina
- standardizirani uvjeti za snimanje, obradu i čuvanje
- ekonomičnost postupka
- mogućnost kvalitetnog prelaska u digitalni oblik
- mogućnost očitavanja zapisa uz primjenu najjednostavnijih pomagala
- visoka razlučivost snimaka
- vjerodostojnost preslika koje se prihvaćaju kao sudski dokaz

Loše strane mikrofilmiranja:

- isključivo manualni pristup na mjestu gdje se mikrofilm nalazi
- gubitak čitljivosti od oko 10 % kod svake sljedeće generacije kopiranog mikrofilma
- osjetljivost na mehanička i kemijska oštećenja
- kontrola kakvoće snimke tek nakon završene kemijske obrade
- jednom postignuta kakvoća, teško se može popravljati.

10. Konvencionalno i nekonvencionalno gradivo – svojstva i temeljna razlika?

Konvencionalno i nekonvencionalno gradivo razlikuje se po tome što za čitanje
konvencionalnog gradiva ne trebamo posebne uređaje. Također razlikuje se u načinu čuvanja
i načinu preuzimanja.

11. Uvjeti smještaja i čuvanja gradiva koje mora zadovoljiti spremišni prostor?
Primjerene prostorije za zaštitu arhivskog gradiva moraju biti :
- Suhe, zračne i zaštićene od prodora voda
- Udaljene od izvora otvorenog plamena, prostorija s lako zapaljivim tvarima, izvora
prašine i onečišćenja zraka.
- Udaljena od proizvodnih i energetskih postrojenja , instalacija i i vodova
- U kojima ne boravi i ne kreće se drugo osoblje
- U kojima je zabranjen pristup neovlaštenim osobama

10
12. Uvjeti pohrane gradiva na magnetskom mediju?
Magnetski mediji pohranjuju se sukladno standardu ISO 11799 iz 2003.
AUDIOVIZUALNO GRADIVO NA MAGNETNIM MEDIJIMA ( diskete, hard disk, audio i video
vrpce) Rel. vlažnost 15-50% , temp. 8-11˚C

13. Uvjeti pohrane audiovizualnog gradiva?

Audiovizualno gradivo treba biti pohranjeno na temperaturi od barem 15˚C sa najviše 50%
vlage, jer se u protivnom može dogoditi tzv. vinegar sindrom koji se onda širi i na ostale
materijale. Također je nužno odvojiti magnetne i perfomagnetne vrpce od filmskih vrpci i
zamijeniti zahrđale metalne kutije u kojima se čuva film plastičnima.
Europska konvencija za zaštitu audiovizualnog nasljeđa iz 2001. ( u RH na snazi od 1.1.2008.)

14. Temeljni provedbeni propis koji regulira zaštitu gradiva izvan arhiva – sadržaj?
Pravilnik o zaštiti i čuvanju arhivskog gradiva izvan arhiva + Izmjene i dopune istoga.

15. Obvezni interni akt stvaratelja/posjednika - sadržaj?

Pravilnik o zaštiti i čuvanju arhivskog i dokumentarnog gradiva s posebnim popisom.

16. Verifikacija internog akta?

Pravilnik o zaštiti i čuvanju arhivskog i dokumentarnog gradiva s posebnim popisom obvezno
se dostavlja na odobrenje nadležnom državnom arhivu.

17. Rokovi verifikacije?

Ako nadležni državni arhiv ne izda ili ne uskrati suglasnost na Pravilnik o zaštiti i čuvanju
arhivskog i dokumentarnog gradiva s posebnim popisom u roku od 60 dana od dana
zaprimanja zahtjeva, smatra se da je suglasnost dana.

18. Zaštita gradiva u izvanrednim prilikama?

Zaštita gradiva u izvanrednim prilikama vrši se sukladno planu preventivnih mjera i
postupaka spašavanja koji je dužan izraditi svaki posjednik /vlasnik gradiva.
Planu preventivnih mjera i postupaka treba sadržavati:
1-procjenu ugroženosti
2-preventivne mjere zaštite
3-mjere pripravnosti
4-načine spašavanja
5-načine konzerviranja i restauriranja nakon prestanka opasnosti
6-topografski inventar s označenim prioritetima za evakuiranje gradiva i vrijedne opreme.

19. Zaštita gradiva pri korištenju?

Osigurati da korisnik u čitaonici nije sam, kako ne bi oštetio gradivo, budući da na žalost,
često nema snimaka gradiva, već se pregledavaju izvornici.
Gradivo se štiti i kroz korištenje obavijesnih pomagala ( rezultat sređivanja i opisa arhivskog
gradiva).
Obavijesna pomagala su:
- Pregled arhivskih fondova i zbirki –sadrži opće podatke o svim fondovima i zbirkama
jedne zemlje)
- Vodič kroz arhiv- opis svih fondova i zbirki jednog arhiva

11
- Arhivski inventar ( našastar)- opis arhivskih jedinica fonda ili zbirke-sumarni
-analitički
- Regesta- opis pojedinog dokumenta
- Arhivski popis

20. Oprema u spremištu?

Vatrodojavni uređaji, vatrogasni aparat ( za suho gašenje), metalne police i ormari,rasvjetno
tijelo, mjerač vlage, ulaz s ključem, protuprovalni uređaju, uređaji za filtriranje zraka.

21. Organizacija spremišnog prostora?

Spremišni prostor treba se urediti tako da se gradivo pohranjuje na metalne police ili/i
ormare s odgovarajućim ladicama.
Za standardno gradivo optimalne su police s pet pregrada, a prva pregrada mora biti
najmanje 0,15 m odmaknuta od poda- zbog poplava. Police moraju biti više odmaknute od
vanjskih nego od unutarnjih zidova . Ako imaju punu poleđinu, gradivo mora biti odmaknuto
od poleđine min 5 cm. Trebaju biti izrađeni od metala zaštićenog od korozije i premazani
antimagnetnim premazima ( koji ne smiju biti izrađeni na bazi nitro spojeva ili klora).
U spremišnom prostoru treba biti higrometar s termometrom. Mjerenja se ovisno o
uvjetima u spremištu provode od jednom tjedno do nekoliko puta dnevno.
Potrebno je regulirati mikroklimu , klimom, ovlaživačima ili odvlaživačima.
Nužni su vatrodojavni i uređaji za gašenje požara (punjeni ugljikovim dioksidom ili prahom i
to samo ako je građa u kutijama) a optimalno rješenje su tzv. sprinkleri punjeni vodom koja
se raspršuje u obliku magle ili plinom koji čini najmanju štetu na gradivu.

22. Topografski plan?

Plan evakuacije prioritetnog gradiva i vrijedne opreme.

23. Mjerni instrumenti u spremištima?

- Vatrodojavni uređaji
- Uređaji za suho gašenje požara – ručni uređaji punjeni ugljikovim dioksidom ili prahom
(samo ako je građa u kutijama.
- higrometar s termometrom ( za redovito mjerenje mikroklime( relativne vlage i
temperature, očitanja se upisuju u dnevnik)
- uređaj za održavanje mikroklime ( klima, odvlaživači, ovlaživač- pravilno prozračivanje)

24. Sredstva protupožarne zaštite u spremištima?

- Vatrodojavni uređaji
- Uređaji za suho gašenje požara – ručni uređaji punjeni ugljikovim dioksidom ili prahom
(samo ako je građa u kutijama.

25. Evidencije u arhivskom spremištu?

a. Popis svih dokumentacijskih zbirki / cjelina koje posjeduje
Sadrži: naziv, stvaratelja, vrijeme nastanka, količinu gradiva, medij i vrstu zapisa, opis
sadržaja, popis skupina na koje je zbirka / cjelina podijeljena
b. Popis arhivskog gradiva svake pojedine dokumentacijske zbirke ili cjeline
Podatke o dokumentacijskim skupinama na koje je zbirka ili cjelina podijeljena
Podatke o arhivskim jedinicama u svakoj pojedinoj dokumentacijskoj skupini

12
 c. Popis arhivskih jedinica
redni broj
identifikacijsku oznaku ( klasifikacijska oznaka, arhivski znak ...)
naziv
sadržaj
medij i vrsta zapisa
količina zapisa
tehničke jedinice
vrijeme nastanka gradiva
napomena

26. Što su arhivska knjiga i zbirna evidencija gradiva?

Arhivska knjiga je evidencija koja sadrži popis cjelokupnog arhivskog i dokumentarnog
gradiva (inventarni pregled) nastalog u radu nekog tijela tijela.
Zbirna evidencija gradiva je popis jedinica cjelokupnog gradiva u posjedu Županije, bez
obzira na mjesto čuvanja, organiziran prema sadržajnim (dokumentacijskim) cjelinama.

27. Zaštita i čuvanje vjerodostojnosti elektroničkih zapisa?

Pravilnik o zaštiti i čuvanju arhivskog i dokumentarnog gradiva izvan arhiva- Članak 10.
Gradivo u elektroničkom obliku pohranjuje se tako da se podaci izdvoje iz izvornog sustava,
odnosno sustava koji omogućuje brisanje, mijenjanje i dodavanje podataka, i pohrane u
sustavu koji onemogućuje brisanje, mijenjanje i dodavanje podataka, ili tako da se u sustavu
u kojem se nalaze onemogući brisanje, mijenjanje i dodavanje podataka.
Elektronički podaci se pohranjuju u najmanje dvije kopije, od kojih jedna treba biti u sustavu
koji omogućuje pristup, pretraživanje i prikazivanje podataka koji se predaju na pohranu, a
jedna izvan tog sustava.
Prije pohrane gradiva u elektroničkom obliku u pisanom se obliku opisuje format i struktura
zapisa, način na koji će se osigurati njihovo čuvanje i zaštita od neovlaštenog pristupa ili mije-
njanja podataka, način na koji će se provoditi izlučivanje te oblik i način predaje nadležnom
arhivu.
Pri pohrani gradiva u elektroničkom obliku obvezno se provjerava čitljivost i cjelovitost svih
kopija predanih elektroničkih zapisa.

28. Što su metapodaci?

Podaci o evidencijama.

29. Procjena ugroženosti gradiva?

Jedna od stavaka Plana preventivnih mjera i postupaka spašavanja koji je dužan izraditi svaki
posjednik /vlasnik gradiva.
Planu preventivnih mjera i postupaka treba sadržavati:
1-procjenu ugroženosti
2-preventivne mjere zaštite
3-mjere pripravnosti
4-načine spašavanja
5-načine konzerviranja i restauriranja nakon prestanka opasnosti
6-topografski inventar s označenim prioritetima za evakuiranje gradiva i vrijedne opreme.

13
30. Tehničko opremanje i odlaganje jedinica gradiva?
Tehničke jedinice služe za zaštitu arhivske jedinice. To su mapa , fascikl, kutija i dr.

c)Područje zaštite, obrade i čuvanje gradiva u pismohranama

1. Što podrazumijevamo pod pojmom vrednovanja gradiva?

Cilj vrednovanja je s minimalno dokumentaciji osigurati maksimalnu dokumentiranost.
Odabiranje zapisa koji imaju trajnu vrijednost, jer najbolje odražavaju vrijeme u kojem su
nastali.
Vrednovanje je postupak kojim se procjenjuje vrijednost spisa i utvrđuje rok trajanja do
kojeg će se čuvati određena vrsta ili jedinica gradiva, te se određuje postupak sa svakom
vrstom ili jedinicom gradiva.

2. Metodologija i svrha vrednovanja?

Svrha vrednovanja je od cjelokupnog gradiva odabrati dio koji će se trajno čuvati u arhivima
metodom vrednovanja određenih skupina dokumentacije. To je postalo nužno zbog
masovne produkcije gradiva, povećanih troškova čuvanja i spoznaje da samo dio gradiva ima
vrijednost koja opravdava njegovo trajno čuvanje.
Metoda list po list i metoda čitavih dosjea.

3. Temeljni provedbeni propis koji regulira vrednovanje , odabiranje i izlučivanje –

sadržaj?
Pravilnik o vrednovanju te postupku odabiranja i izlučivanja arhivskog gradiva (NN 90/02)

4. Kategorizacija stvaratelja?
Arhivi ovom kategorizacijom vrednuju cjelinu gradiva koja nastaje kod pojedinih stvaratelja.
Stvaratelji se kategoriziraju u
-prvu ( stvaratelji čiji rad ima veliki utjecaj, uredi državne uprave, ministarstva,gradovi
općine, sudovi osim prekršajnog…čuva se u glavnom u Državnom arhivu u Zagrebu)
-drugu (ustanove manjeg opsega i nižeg djelovanja npr. Javni bilježnici, vrtići , škole, učilišta,
domovi zdravlja…)
i treću kategoriju ( njihov rad je dokumentiran gradivom stvaratelja prve i druge kategorije
npr. mjesni odbori. Obično se čuvaju po principu reprezentativnog uzorka.
Popis kategoriziranih stvaratelja donosi Hrvatsko arhivsko vijeće na prijedlog državnih arhiva
za područje njihova djelovanja.
Stvaratelji se vrednuju pomoću dva kriterija:
- Akvizicijska politika arhiva( prepoznavanje stvaratelja koji proizvodi značajno gradivo koje
će arhivi preuzeti
- Hijerarhijski položaj, ustrojbena struktura i funkcijska analiza stvaratelja gradiva

5. Kriteriji vrednovanja gradiva?

Kriteriji vrednovanja određuju obveze, potrebe i interese te pojedinačnu ili širu društvenu
korist od čuvanja gradiva do isteka roka ili po isteku određenog roka.
Kriteriji su:
- Značenje, djelatnost i funkcija stvaratelja
- Pravni propisi i standardi koji utvrđuju obveze i rokove čuvanja gradiva

14
- Potrebe poslovanja i nadzora nad poslovanjem stvaratelja gradiva
- Zaštita prava interesa pojedinaca ili skupina na koje se gradivo odnosi
- Interes javnosti za uvid u činjenice sadržane u gradivu, odnosno činjenice koje gradivo
dokumentira
- Evidencijska vrijednost gradiva ( mogućnost pouzdanog, cjelovitog i autentičnog uvida u
djelatnosti tijekom kojih je gradivo nastalo, u jasnom i preglednom obliku)
- Informacijska vrijednost gradiva ( postojanje viška podataka i obavijesti u jedinici ili cjelini
gradiva u odnosu na druge poznate izvore informacija, zajedno s mogućnosatima obrade
i korištenja informacija)
- Značenja gradiva za kulturu, povijest i druge znanosti
- Vrijednost gradiva kao kulturnog dobra

6. Popisi s rokovima čuvanja- izrada i primjena?

Stvaratelj određuje rok čuvanja svakom pojedinom zapisu koji nastaje njegovim radom
slijedeći pri tom osnovna poslovna područja (funkcije), a zahvaća sve pojedine konkretne
poslovne transakcije unutar funkcija.
Svrha popisa je određivanje vrijednosti spisa i omogućavanje izlučivanja gradiva.

7. Vrste popisa s rokovima čuvanja?

Opći popis– donosi ga Hrvatsko arhivsko vijeće na prijedlog Hrvatskog državnog arhiva,
odnosi se na sve stvaratelje i na vrste gradiva koje je zajedničko svim stvarateljima (
(računovodstvo, personalna dokumentacija
Granski popisi – treba ih donijeti svako ministarstvo, odnosi se na dokumente koji nastaju u
određenoj grani djelatnosti npr. bankarstvo, školstvo, pravosuđe.

Posebni popisi- sadrži sve vrste gradiva koje nastaje djelovanjem jednog stvaratelja, izrađuje
se sukladno razredbenom (klasifikacijskom) nacrtu, najoperativniji je, sastavni je dio
Pravilnika o zaštiti i čuvanju arhivskog i dokumentarnog gradiva i obveza je svakog
stvaratelja.

8. Tko utvrđuje vrijednost i rokove čuvanja gradiva?

Opći popis– donosi ga Hrvatsko arhivsko vijeće
Granski popisi – treba ih donijeti svako ministarstvo
Posebni popisi-donosi ih svaki stvaratelj za sve svoje gradivo. Određuje vrijednost i rokove
čuvanja.

9. Što je primarno nadležan ured?

Primarno nadležni ured je stvaratelj ili ustrojstvena jedinica stvaratelja gradiva koja je
nadležna za obavljanje određene funkcije ili djelatnosti i čijim radom nastaje gradivo koje
sustavno i pouzdano dokumentira tu funkciju ili djelatnost. To je stvaratelj gradiva.

10. Što je odabiranje gradiva?

Odabiranje gradiva je postupak kojim se iz dokumentarnog gradiva temeljem određenih
propisa odabire arhivsko gradivo.

15
11. Maksimalan raspon između dva postupka izlučivanja?
Stvaratelji su obvezni redovito provoditi izlučivanje, a najkasnije u roku od pet godina od
posljednjeg postupka izlučivanja.

12. Tijek izlučivanja?

Postupak pokreće odgovorna osoba stvaratelja donošenjem odluke o postupku izlučivanja.
- Odluka o početku izlučivanja
- Prethodno odobrenje arhiva
- Izrada popisa i prijedloga odobrenje arhiva
- Odluka o izlučivanju
- Predaja na uništenje
- Zapisnik o uništenju
- Dostava zapisnika o uništenju arhivu

13. Kada je moguće izlučivanje- temeljne pretpostavke?

Temeljne pretpostavke za dopuštenost izlučivanja su sređenost i popisanost gradiva.

14. Izrada popisa gradiva koje se izlučuje?

Popis gradiva koje se izlučuje treba sadržavati:
Naziv stvaratelja i ustrojstvenu jedinicu u kojoj je gradivo nastalo
Vrstu gradiva
Redni broj iz posebnog popisa
Klasifikacijsku oznaku
Godinu ili razdoblje nastanka
Količinu
Razlog izlučivanja
Krajnji raspon godina i ukupnu količinu gradiva ( na kraju popisa)

15. Uništavanje izlučenog gradiva?

Odgovorna osoba stvaratelja koja donosi odluku o izlučivanju gradiva određuje način, vrijem
e, mjesto i izvršitelja izlučivanja i uništavanja gradiva. O svako m provedenom uništavanju
stvaratelj sastavlja zapisnik i dostavlja ga nadležnom arhivu.

16. Postupak s gradivom koje sadrži osobne podatke ili podatke povjerljive prirode?
Uništavanje gradiva koje sadrži osobne podatke ili podatke povjerljive prirode provodi se na
način koji osigurava da ti podaci ne budu dostupni osobama koje nemaju pravo uvida u njih.

17. Dokumentacija o postupku izlučivanja- pokretanje sadržaj i završetak izlučivanja?

Postupak pokreće odgovorna osoba stvaratelja donošenjem odluke o postupku izlučivanja.
- Odluka o početku izlučivanja
- Prethodno odobrenje arhiva
- Izrada popisa i prijedloga odobrenje arhiva
- Odluka o izlučivanju
- Predaja na uništenje
- Zapisnik o uništenju
- Dostava zapisnika o uništenju arhivu

16
18. Kakva rješenja mogu biti u postupku izlučivanja?
Nadležni arhiv može izlučivanje predloženog gradiva odobriti u cijelosti, ili djelomično
odnosno odbiti u cijelosti.

19. Rok za izdavanje rješenja?

Nadležni državni arhiv obvezan je izdati rješenje o odobrenju (ili odbijanju) izlučivanja
najkasnije u roku od 30 dan od dana zaprimanja prijedloga za izlučivanje.

20. Rokovi predaje arhivskog gradiva arhivima?

Čl. 14 Zakona o arhivskom gradivu i arhivima
Javno arhivsko gradivo predaje se nadležnom arhivu u roku koji u pravilu ne može biti dulji
od 30 godina od njegova nastanka.
Prije predaje nadležnom arhivu, stvaratelji, odnosno posjednici, dužni su obaviti odabiranje i
sređivanje gradiva.
Gradivo se može predati nadležnom arhivu i prije isteka roka iz stavka 1. ovoga članka, ako
se o tome sporazume posjednik i nadležni arhiv, ili ako je to nužno radi zaštite gradiva.
Ako je gradivo i nakon isteka roka iz stavka 1. ovoga članka potrebno u redovitom
poslovanju, stvaratelj će, odnosno posjednik, i nadležni arhiv, utvrditi popis takvoga gradiva i
odrediti rok u kojem će se ono predati arhivu.
Obveza predaje odnosi se i na gradivo koje sadrži osobne podatke, kao i gradivo za koje je
utvrđen stupanj tajnosti određen zakonom ili općim propisima o čuvanju tajnosti. Prigodom
predaje arhivu, takvo se gradivo obvezno posebno označuje u popisu i navodi se rok
dostupnosti javnosti.

21. Temeljni provedbeni propis o predaji arhivskog gradiva arhivima – sadržaj?

Zakon o arhivskom gradivu i arhivima NN 105/97, 64/00, 65/09, 125/11
-OPĆE ODREDBE
- JAVNO ARHIVSKO I DOKUMENTARNO GRADIVO
-PRIVATNO ARHIVSKO GRADIVO
-ARHIVSKA SLUŽBA
-HRVATSKO ARHIVSKO VIJEĆE
-STRUČNO OSOBLJE U ARHIVIMA
-KAZNENE ODREDBE

i Pravilnik o predaji arhivskog gradiva arhivima.

OPĆE ODREDBE
PREDAJA JAVNOG ARHIVSKOG GRADIVA
PREUZIMANJE PRIVATNOG ARHIVSKOG GRADIVA
PRIJELAZNE I ZAVRŠNE ODREDBE

22. Temeljni uvjeti za predaju arhivskog gradiva arhivima?

Temeljni uvjeti za predaju arhivskog gradiva arhivima su
- da je gradivo administrativno dovršeno (ako se nad njim neće provoditi nikakva poslovna
aktivnost kojom bi se mijenjao sadržajni kontekst ili redoslijed dokumentacije)
- da se predaje u izvorniku (svaki prvotni zapis bez obzira na podlogu i vrstu zapisa, a koji ima
oznake pravne valjanosti)

17
- nakon obavljenog postupka izlučivanja
-da je gradivo sređeno ( pojedinačni zapisi ili osnovne jedinice udruživanja nalaze se na
mjestu određenom načinom upravljanja spisima te njihova odlaganja
-da je gradivo popisano
- da je gradivo tehnički opremljeno ( separatorima- papirnim ovicima i tehničkim jedinicama-
arhivskim kutijama, mapama, bez metalnih i plastičnih dijelova)
- jasno obilježenih tehničkih jedinica- nazivom stvaratelja, ustrojbenom jedinicom, oznakom i
opisom sadržaja, vremenskim rasponom i rednim brojem tehničke jedinice
- načelno u zaokruženim vremenskim ili nekim drugim logičkim cjelinama ( jedan sustav
odlaganja, jedna zakonska regulativa postupanja)

23. Što je izvornik?

Izvornik je svaki prvotni zapis bez obzira na podlogu i vrstu zapisa, a koji ima oznake pravne
valjanosti.

24. Osnovne karakteristike administrativne dovršenosti?

Gradivo se smatra administrativno dovršenim ako se nad njim neće provoditi nikakva
poslovna aktivnost kojom bi se mijenjao sadržajni kontekst ili redoslijed dokumentacije.

25. Kada je moguća predaja gradiva prije zakonskog roka?

Ako mu prijeti uništenje ili se arhiv i stvaratelj tako dogovore.

26. Koji je mogući način predaje gradiva arhivima?

Darovavnje
Kupoprodaja
Depozit
Po službenoj dužnosti

27. Koji način predaje ne pretpostavlja promjenu statusa vlasništva?

Ugovor o pohrani gradiva-depozitu ( važno je u ugovoru navesti uvjete i rokove deponiranja
kao i mogućnost obnove)

28. Zaštita podataka u gradivu koje se predaje arhivima?

Izuzeci od prava na pristup informacijama
- Zaštita tajnih i osobnih podataka: Ne smiju se otkriti informacije koje sukladno zakonskim
odredbama predstavljaju državnu, vojnu, službenu ili poslovnu tajnu niti informacije koje
sadrže osobne podatke.
- Informacije koje može dovesti do povrede drugih legitimnih interesa u slučaju objave
Tijelo javne vlasti mogu uskratiti pravo na pristup informaciji ako postoje osnovane
sumnje da bi njeno objavljivanje:
o onemogućilo poduzimanje mjera i radnji radi sprečavanja i otkrivanja
kaznenih djela
o onemogućilo vođenje sudskog ili drugog postupka i provođenje odluke
o onemogućilo rad tijela koja vrše upravni nadzor i nadzor zakonitosti
o izazvalo štetu za život, zdravlje, sigurnost ljudi ili okoliš
o onemogućilo provođenje gospodarske ili monetarne politike

18
 o ugrozilo pravo intelektualnog vlasništva, osim u slučaju izričitog pisanog
pristanka autora ili vlasnika

Javno arhivsko gradivo koje se odnosi na osobne podatke (matice, liječnička dokumentacija,
osobni dosjei, sudski, porezni, financijski i sl.) dostupno je za korištenje 100 godina od
rođenja osobe na koju se odnosi ili nako njezine smrti. Ako se to ne može odrediti, dostupno
je za korištenje 70 godina od nastanka.
(Javno arhivsko gradivo u pravilu je dostupno za korištenje odmah.
Arhivsko i dokumentarno gradivo koje sadrži podatke što se odnose na obranu,
međunarodne odnose i na poslove nacionalne sigurnosti, uključujući one za održavanje reda i
mira, te na gospodarske interese države, a čijim bi objavljivanjem nastupile štetne posljedice
za nacionalnu sigurnost ili nacionalni interes Republike Hrvatske, dostupno je za korištenje po
isteku od 40 godina od njegova nastanka, ako posebnim propisom nije drukčije određeno)

Javno arhivsko gradivo mogu koristiti bez ograničenja stvaratelji čijom je djelatnošću i radom
ono nastalo, u svrhe radi kojih je nastalo, odnosno kojima je služilo.)

29. Koji je osnovni dokument koji prati primopredaju? Što mu je u prilogu?

Osnovni dokument koji prati primopredaju je primopredajni zapisnik.
U prilogu primopredajnom zapisniku obvezno su :
-popis preuzetog arhivskog gradiva
- popis arhivskog gradiva koje je privremeno ostalo kod posjednika i rok do kojega će biti
predano arhivu

30. Sadržaj dokumenta koji prati predaju gradiva arhivima?

Čl. 12. Pravilnika o predaji arhivskog gradiva arhivima
(1) O predaji arhivskoga gradiva arhivu sastavlja se primopredajni zapisnik koji sadržava
sljedeće podatke:
– datum i mjesto primopredaje,
– naziv javnopravne osobe koja predaje arhivsko gradivo, te ime i prezime odgovorne
osobe,
– naziv arhiva koji preuzima arhivsko gradivo te ime i prezime odgovorne osobe,
– imena i prezimena osoba koje su obavile primopredaju,
– zakonsku osnovu primopredaje,
– naziv, sjedište i vrijeme djelovanja stvaratelja gradiva koje se predaje (ako se predaje
gradivo nastalo djelovanjem više stvaratelja navode se podatci za svakoga stvaratelja
pojedinačno),
– naziv odnosno sadržaj arhivskoga gradiva,
– vrijeme nastanka arhivskoga gradiva koje se predaje,
– količinu gradiva koje se predaje, izraženu u broju tehničkih jedinica (omota, mapa, kutija,
svežnjeva, knjiga, kolutova i dr.), u dužnim metrima ili drugoj odgovarajućoj mjernoj jedinici,
– napomenu o sačuvanosti i cjelovitosti gradiva i objašnjenje što ga o tome daje predavatelj,
te
– napomenu o uvjetima korištenja gradiva.

19
(2) Obvezatni sastavni dijelovi zapisnika su također:
– popis preuzetoga arhivskoga gradiva, te
– popis arhivskog gradiva koje je privremeno ostalo kod posjednika i rok do kojega će biti
predano arhivu.
(3) Zapisnik se izrađuje u pet primjeraka, od kojih dva zadržava predavatelj, dva arhiv, a
jedan se primjerak dostavlja Hrvatskome državnom arhivu.

31. Tko potpisuje primopredajni zapisnik?

Primopredajni zapisnik potpisuju odgovorne osobe predavatelja i primatelja.

32. Izrada popisa gradiva za predaju?

Popis mora biti logički strukturiran.
Osim osnovnih podataka o nazivi stvaratelja, vremenu nastanka gradiva obuhvaćenog
popisom, ukupnoj količini gradiva, sastavljaču i vremenu izrade popisa , predavatelj je dužan
predati i popis sređenog konvencionalnog i nekonvencionalnog gradiva.
Minimalna struktura popisa gradiva mora sadržavati redni broj, naziv popisne jedinice,
sadržaj gradiva u jedinici, vrijeme nastanka gradiva, količinu gradiva

33. Tko snosi troškove predaje gradiva arhivima?

Troškove snošenja predaje gradiva arhivima snosi posjednik gradiva.

34. Postupak s gradivom u slučaju prestanka djelatnosti ili prijenosa nadležnosti na drugo
tijelo?
Pravna osoba koja provodi statusnu promjenu mora o tome prije početka aktivnosti
obavijestiti nadležni arhiv, izlučiti gradivo i predati ga sukladno o arhivskom gradivu i
arhivima te Pravilniku o vrednovanju arhivskog gradiva.
Ako je gradivo napušteno zapisnik supotpisuju vlasnici objekta u kojem je nađeno, a ako
takvih nema, sastavlja se službena zabilješka o preuzetom gradivu.

35. Postupak prilikom iznošenja gradiva izvan RH?

Izvorno arhivsko gradivo može se iznijeti u inozemstvo u svrhu izlaganja, ekspertize ili
provođenja mjera zaštite, uz odobrenje koje rješenjem daje ministar kulture. U rješenju se
određuje rok u kojem arhivsko gradivo mora biti vraćeno u zemlju, a mogu se odrediti i drugi
uvjeti.
Prije iznošenja iz zemlje obvezno je gradivo zaštitno snimiti.

20