Prof. dr. Izet ŠABOTIĆ, red.prof.

Filozofski fakultet Univerziteta u Tuzli

STANDARDI I NORMATIVI U
ARHIVSKOJ DJELATNOSTI
Prof. dr. Izet Šabotić, Standardi....

• Standarizacija arhivske struke podrazumijeva utvrđivanje

stvarnih društvenih potreba za arhivima, način i nivo
organiziranosti, materijalno-tehničku opremljenost, te
kadrovska popunjenost i osposobljenost za izvršavanje
predviđene društvene funkcije.
• Standardizacija predstavlja cjelovit stručni i društveni
program razvoja arhivske struke na međunarodnom i
nacionalnom nivou.
• Osnovni klasični kritetiji standardizacije su: broj stanovnika,
broj opština, broj registratura, količina arhivske građe u
arhivu i registraturama, opremljenost arhiva i dr.
• Standardi obuhvataju: stručne, organizacione, tehničke,
radne i kadrovske kriterije.
Pohranjeni arhivski fondovi i zbirke
Prof. dr. Izet ŠABOTIĆ, Standardi...

• Organizacionim općim standardima utvrđena je mreža

arhiva i unificirana unutrašnja organizacija u arhivima.
Unutrašnju organizaciju svih arhiva čine tri cjeline:
odjeljenje za upravne poslove i zašzitu građe van
arhiva, odjeljenje za obradu i zaštitu građe u arhivu i
odjeljenje za informativno-dokumentacione poslove.
• Tehnički standardi uređuju građevinsko-arhitektonske,
lokacijske i druge karakteristike, koje trebaju da
zadovolji uslove arhivske građe, arhivske opreme i
arhivskih instrumenata.
• Radnim standardima uređena je i razgraničena
djelatnost arhiva na djelokrug osnovnih poslova i
zadataka i kompleks poslova proširene djelatnosti.
• Kadrovski standardi utvrđeni su kriterijima: broja
stručnog kadra, stručne spreme, stručnog
osposobljavanja, obrade nivoa stručnih operacija i dr.
Internacional Organization for Standardization
Prof. dr. Izet ŠABOTIĆ, Standardi...

• U svakoj naučnoj oblasti, pa i u arhivistici, dostignuti dometi se

nastoje uobličiti na razini općeprihvatljivih znanja i umijeća.
Standardizacija je skup postupaka koji određenu stručnu radnju
(normu), iskustveno potvrđenu promoviraju u standard.
• Zakonskim i drugim odredbama taj standard najčešće postaje pravna
norma-obaveza za primjenu. Do arhivističkih standarda i normi dolazi
se prije svega spregom teoretskih i praktičnih znanja i radnji, koje
nakon prihvatanja od strane nadležnih tijela (na međunarodnoj razini
ICA-Međunarodno arhivsko vijeće), te postaje međunarodni standard.
• Norma predstavlja skup pravila i upustava koji garantuju najviši
stupanj uređenosti u optimalnim uslovima. Danas u svijetu postoji
svjetska mreža za norme, koja obuhvata nekoliko međunarodnih
organizacija inkroporirani u Internacional Organization for
Standardization (ISO).
• Za normizaciju je od velikog značaja uloga i funkcija ISO-a, kao
svjetske organizacije za standarde i norme. Standardi i norme se
utvrđuju po jasnoj proceduri i u donošenju istih učestvuju
najrelevantnije stručne i naučne međunarodne i nacionalne institucije
i organizacije.
ICA-Međunarodno arhivsko vijeće
Karta država članica ICA-Međinarodnog arhivskog vijeća
Prof. dr. Izet ŠABOTIĆ, Standardi...
• Međunarodni standardi su više neka vrsta preporuke nego obaveze-
naredba za primjenu u nacionalnim okvirima. Njihova primjena u nekoj
državi zavisi od toga dali ista želi primjenu međunarodnog standarda.
• Međunarodni standardi u arhivskoj struci se dijele u tri grupe:
- međunarodni standardi o materijalnoj zaštiti i čuvanju arhivske
građe,
- međunarodni standardi za pitanja menadžmenta i elektronskog
arhiviranja, i
- međunarodni standardi za popisivanje arhivske građe.
Međunarodni standard za materijalnu zaštitu je jedan od osnovnih
zadataka koje provode arhivi i registrature. Više je međunarodnih
standarda za ovu namjenu: Britis Standard (BS)5450:2000 (preporuke
za pohranjivanje i razvrstavanje arhivske građe), ISO 18911:2000
(Filmska građa-trajni fotografski filmovi, ISO 18918:2000 (Filmska
građa-fotografske ploče), ISO 18920:2000 (Filmska građa-fotografije),
ISO 18923:2000 (Filmska građa-magnetne trake), ISO 18921:2002
(SD-ROM) (Filmska građa-kompaktni disk), ISO 18925:2002 (Filmska
građa- optički diskovi), ISO 18927:2002 (Filmska građa-kompaktni
diskovi).
Dr. sc. Izet ŠABOTIĆ, Standardi...

• Više je međunarodnih standarda o menadžmentu i elektronskom

arhiviranju, među kojima su najznačajniji:ISO 9001:2000 (Sistem
vođenja kvaliteta-zahtjevi), ISO/TR 12564:1997 (Elektronska
dokumentacija-preporuke za pohranjivanje dokumenata trajne
vrijednosti), ISO 14721:2003 (Sistemi za prenošenje prostornih
podataka), ISO 23081:2004 (Postupci za upravljanje e-meta
podacima o zapisima), IEC 82045.2:2004 (Upravljanje e-
dokumentima, meta podacima) i dr.
• Međunarodni standardi za popisivanje arhivske građe doprinose
njenoj identifikaciji, objašnjenju konteksta i sadržaja, te omogućava
veću dostupnost iste. Više je međunarodnih standarda ove kategorije:
ISAD (G) (Opći međunarodni standard za arhivsko popisivanje),
ISAAR/CPF 2.2004 (Standard za arhivski zapis o stvaraocima arhivske
građe), ISDF:2007; (Međunarodna norma za opis funkcija); EAD
DTD: 2002 (Kodirano arhivsko popisivanje –definicije vrste zapisa) i
ISDIAH- 2008. (Standard za opis arhivskih ustanva i arhivske građe).
Međunarodni arhivistički standardi
Prof. dr. Izet ŠABOTIĆ, Standardi...
Arhivistički standardi su uokvireni u: konvencije, zakone,
podzakonske akte, priručnike i sl.
-Prv i najvažniji međunarodni standard u arhivskoj struci jeste
ISAD(G) (Opća međunarodna norma za opis arhivske građe), donijet
na 12. međunarodnom kongresu arhivista u Montrealu 1992.
-ISAD (G) sadrži slijedeća poglavlja: Riječnik naziva, Višerazinski
opis, Pravila za višerazinski opis, te Elementi opisa , koji sadrže:
identifikaciju, kontekst, sadržaj i ustroj, uslove dostupnosti i
korištenja, dopunske izvore i napomene . ISAD (G), vezan je za opis
arhivske građe.
-ISAD (G) je standard koji je nekoliko puta dopunjavan određenim
stručnim sekvencama. Danas se primjenjuje u najvećem broju
arhivskih službi u svijetu, prilikom obrade arhivskih fondova i zbirki i
izrede naučno-obavještajnih pomagala.
-Drugi važan međunarodni standard vezan je za poslovanje sa
dokumentima je Records Menagement ISO 15489. Isti je prvi puta
predstavljen u Montrealu 2001. Ovaj standard je vezan za
kancelarijsko poslovanje. Isti se može primjenjivati za sve nosioce
zapisa i pri tome osigurava njihovu autentičnost, vjerodostojnost,
cjelovitost, međusobnu uvezanost i funkcionalnu upotrebljivost .
Dr. sc. Izet ŠABOTIĆ, Standardi...

• U Bosni i Hercegovini prvi put su u arhivskoj djelatnosti standardi i

normativi za arhivsku djelatnost doneseni 1991. Međutim, zbog
ratnih okolnosti (1992-1995) isti nijesu našli primjenu u praksi.
• Nakon ratnih dešavanja, problem standardizaciji arhivske službe je
bio vezan za ustrojstvo arhiva, kao decentralizranih ustanova. To
je dovelo do donošenja arhivskog zakonodavstva na tri nivoa:
državni, entitetski i kantonalni . Osnovnih problem tih propisa jeste
njihova neujednačenost i nezastupljenost međunarodnih
standarda i normi.
• Međutim,neki arhivi (Arhiv TK, Arhiv RS, Historijski arhiv KS), su u
svom zakonodavstvu uveli kategorije međunarodnih standarda i
normi, te iste primjenjuju u arhivističkoj praksi.
• Ovo se posebno odnosi na standard: Records menagement ISO
15489, vezan za uspostavu e-kancelarijskog poslovanja kod
brojnih stvaraoca arhivske građe i standard ISAD (G), koji je
vezan za opis arhivske građe. Ovaj standard se u navedenim
arhivima koristi prilikom obrade i sređivanja arhivskih fondova i
zbirki i izrade naučno-obavještajnih pomagala. Primjenom istog,
olakšan je istraživački naučni postupak u arhivima.
Dr. sc. Izet ŠABOTIĆ, Standardi...

• Primjenom navedenih međunarodnih standarda i normi,

značajno je unapređen proces zatite, upravljanja i korištenja
arhivskom građom u navedenim arhivima.
• Zahvaljujući tome, arhivi su postali važna baze klasičnih i e-
podataka, povezali su se u mreži arhivskih i drugih ustanova,
stvorli su e-platforme koje omogućavaju jednostavnije i
efikasnije upoznavanje eventualnih korisnika sa važnim
podacima iz arhivskih fondova i zbirki.
• Međutim, kako bi se arhivska građa adekvatno zaštitila, te
našla potpunu primjenu i arhivi bili funkcionalne arhivske i
informatičke ustanove, neophodna je potpuna standardizacija i
normizacija istih. Ovo posebno, zbog činjenice da je produkcija
e-informacija sve zastupljenija, te da iste u sistemu zaštite,
upravlanja i korištenja traže standardizaciju i normizaciju.
Pitanja i komentari:
1. Navedite osnovne klasične kriterije standardizacije.
2. Kojim kriterijima su utvrđeni kadrovski standardi?
3. Šta čini standardiziranu normu?
4. Kako se dijele međunarodni arhivski standardi?
5. Navedite međunarodne standarde o menadžmentu i
elektronskom arhiviranju.
6. Koji su najznačajniji međunarodni standardi za obradu i
popisivanje arhivske građe?
7. Na koju oblst se odnosi standard ISAD (G)?