Izbor pitanja za ispit (prema priruniku), s konceptima odgovora

Uredsko poslovanje i spisovodstvo (stranice od 25. do 99. Prirunika)

1. to je uredsko poslovanje i koje postupke obuhvaa?
Skup pravila, mjera u postupanju s pismenima, njihovu primanju, izdavanju,
evidenciji, dostavi u rad, obradi, koritenju, otpremanju, uvanju i predaji arhivu
(l. 3. Uredbe o uredskom poslovanju NN 7/09)
2. Koji je temeljni propis u RH o uredskom poslovanju?
Uredba o uredskom poslovanju NN 7/09
3. Provedbeni propisi o uredskom poslovanju u RH?
Uredba o uredskom poslovanju NN 7/09
Pravilnik o jedinstvenim klasifikacijskim oznakama i brojanim oznakama
stvaralaca i primalaca akata ("Narodne novine" broj 38/88.)
Sudski poslovnik (NN 158/09)
Pravilnik o unutarnjem poslovanju dravnog odvjetnitva NN 121/07
Interni propisi-pravilnici u uredskom poslovanju pojedinog stvaratelja
*Osim propisa o uredskom poslovanju, stvaratelji su duni primjenjivati i druge
propise o postupanju s dokumentacijom:
Zakon o opem upravnom postupku nn 47/2009
Zakon o pravu na pristup informacijama nn 172/2003
Zakon o zatiti osobnih podataka nn 41/08, 118/06, 103/03
Zakon o tajnosti podataka nn 79/07
Zakon o informacijskoj sigurnosti nn 79/07
Zakon o raunovodstvu 109/07
4. Tko su obveznici Uredbe o uredskom poslovanju?

Tijela dravne uprave, strune slube Hrvatskog sabora i Vlade RH, Ureda
prdsjednika RH i druga dravna tijela, tijela i slube jednica lokalne i podrune
samouprave, pravne osobe koje imaju javne ovlasti
5. Naini odravanja spisovodstvenog sustava?
o prirunik spisovodstva
o obrazovni teajevi i usavravanje
6. Uredske evidencije, glavne i pomone, sadraj i nain voenja?
Glavne evidencije su urudbeni zapisnik (za predmete neupravnog postupka) i
upisnik (za predmete upravnog postupka). Vode se po sustavu brojanih oznaka
(koje se sastoje od klasifikacijske oznake i urudbenog broja).
Pomone evidencije su kazala, dostavne knjige i knjiga pismohrane. Kazala se
vode po abecedi, slue za pretraivanje. Dostavne knjige slue za praenje
kretanja predmeta. Knjiga pismohrane slui kao evidencija ukupnog gradiva u
pismohrani, vodi se kronoloki prema vremenu predaje gradiva u pismohranu,
prema primopredajnim zapisnicima.
Upisivanje sadraja propisano je obrascima koji su u prilogu uredbe.
7. to je pisarnica?
Pisarnica je posebna unutarnja ustrojstvena jedinica koja obavlja poslove
primanja i pregleda pismena i drugih dokumenata, njihovog razvrstavanja i
rasporeivanja, upisivanja u odgovarajue evidencije (oevidnike), dostave u rad,
otpremanja, razvoenja te njihova uvanja u pismohrani. (l. 4. Uredbe)
Unutar pisarnice obavlja se ukupna organizacija uredskog poslovanja, kontrola
kretanja dokumenata u ustanovi.
8. Koje su osnovne sadrajne jedinice uredskog poslovanja?
- Pismeno koje moe biti podnesak ili akt
- Predmet
- Dosjei
9. Hijerarhijski odnos sadrajnih jedinica?

Pismeno je osnovna sadrajna jedinica koja slui kao sredstvo slubenog

komuniciranja.
Pismena se udruuju u vie jednice, predmete koji su osnovna jedinica
evidentiranja.
Predmeti se udruuju u najvie hijerarhijske jedinice dosjee koji su osnovne
jednice razvrstavanja i odlaganja.
10. Vrste postupaka u tijelima s javnim ovlastima?
Upravni i neupravni postupak
11. Razlika izmeu uredskog poslovanja i spisovodstva?
Uredsko poslovanje je rukovanje dokumentacijom u obradi predmetnih
postupaka, ne ukljuuje sve spise koje sustav mora obuhvatiti.
Spisovodstvo je cjelovit sustav upravljanja informacijskim i dokumentacijskim
resursima u organizaciji, cjelovitost se izvodi iz ukupnosti poslovnih funkcija
stvaratelja i obuhvaa cjelovitu dokumentaciju stvaratelja.
12. Definicija spisovodstva?
Spisovodstvo je cjelovit sustav upravljanja informacijskim i dokumentacijskim
resursima u organizaciji, cjelovitost se izvodi iz ukupnosti poslovnih funkcija
stvaratelja i obuhvaa cjelovitu dokumentaciju stvaratelja.
13. Koji meunarodni standard definira spisovodstvo (upravljanje zapisima)?
ISO 15489 Informacije i dokumentacija-upravljanje spisima
14. Kratki opis koraka u oblikovanju spisovodstvenog sustava?
o prethodno istraivanje (uloge i cilja organizacije, njene strukture, zakona
koji se odnose na poslovanje, naina upravljanja spisima)
o analiza poslovnih aktivnosti (svih poslovnih funkcija i aktivnosti,, njihovu
hijerarhiju, i tijek)
o identifikacija zahtjeva za spisima (zahtjeva za dokazom i informacijom o
svakoj funkciji, prema zakonskim zahtjevima)
o analiza postojeih sustava (odgovaraju li zahtjevima za spisima)

o identifikacija strategija za udovoljenje zahtjevima za spisima (usvajanje

politika, norme, postupaka i prakse na nain da se udovolji svim
propisanim zahtjevima za spisima)
o oblikovanje spisovodstvenog sustava (u sve poslovne procese integrirati
upravljanje spisima na nain da ih spisovodastvo podupire, a ne ometa)
o uvoenje spisovodstvenog sustava (uvoditi sustav sustavno, prilagoeno
poslovanju ustanove)
o provjera nakon uvoenja (provjeravati uinkovitost sustava, udovoljava li
propisanim zahtjevima)
15. Koje su dvije najpoznatije metode odravanja spisovodstvenog sustava?
o prirunik spisovodstva
o obrazovni teajevi i usavravanje
16. Klasifikacisjki sustav njegova svrha?
Svrha klasifikacije je
o definiranje strukture dokumentacije,
o prikaz hijerarhijskih odnosa meu jedinicama i viim cjelinama
dokumentacije
o olakati odlaganje, pretraivanje, vrednovanje i izluivanje te dostupnost
gradiva
17. Uloga klasifikacije u odlaganju i pretraivanju?
Predmeti se u pismohranu odlau po klasama (dosjeima, viim cjelinama
dokumentacije), u tako organiziranoj dokumentaciji lake je nai odreenu vrstu
dokumentacije.
18. Uloga klasifikacije u vrednovanju i odabiranju?
Gradivo klasifikacijom organizirano po funkcijama i kategorijma je preduvjet
vrednovanja gradiva, odreivanja rokova uvanja i izluivanja gradiva.
19. Sastav klasifikacijske oznake i urudbenog broja? (lanci 22. do 33. Uredbe)
Klasifikacijska oznaka sastavljena je od etiri grupe brojanih oznaka:

o klasifikacije prema sadraju,

o klasifikacije prema vremenu,
o klasifikacije prema obliku i
o rednog broja predmeta
Urudbeni broj sastoji se od:
o brojane oznake stvaratelja pismena;
o brojane oznake godine nastanka pismena te
o rednog broja pismena unutar predmeta.

20. Oblikovanje i organizacija jedinica dokumentacije?

Dokumenti kao osnovni zapisi udruuju se u vie jedinice:
o predmetni spis
o dosjei i serije dosjea
o serije pojedinanih dokumenata
o specifine dokumentacijske zbirke
o slubene i poslovne evidencije
To je oblikovanje jedinica, a te jedinice se organiziraju pomou klasifikacijskog
plana.
21. Oznaavanje jedinica dokumentacije?
Na tehnike jednice upisuje se: Naziv stvaratelja; vrsta (opis sadraja);
klasifikacijska oznaka; godina nastanka.
22. to je pismohrana?
Pismohrana je dio pisarnice koja obavlja poslove uvanja i izluivanja pismena te
drugih dokumenata. (l. 4. Uredbe)
23. Predaja dokumentacije u pismohranu?
Dokumenti, registraturno gradivo, predaje se u pismohranu u sreenom stanju, u
tehniki oblikovanim i oznaenim jedinicama te uz primopredajni zapisnik koji
sadri popis jednica gradiva koje se predaje u pismohranu.

Vrednovanje, odabiranje i izluivanje (stranice 113. do 135. Prirunika)

1. to podrazumijevamo pod pojmom vrednovanje gradiva?
Cjelokupni proces utvrivanja te odabiranja onih zapisa koji imaju trajnu
vrijednost odnosno zapisa koji su odraz vremena u kojem su nastali i koji najbolje
o tom vremenu svjedoe.
2. Metodologija i svrha vrednovanja?
Vrednovanje je postupak kojemu je svrha od cjelokupnog gradiva odabrati dio
koji e se trajno uvati u arhivima, metodom vrednovanja odreenih skupina
dokumentacije.
Poelo se provoditi zbog masovne produkcije gradiva, poveanih trokova
uvanja i spoznaje da samo dio gradiva ima vrijednost koja opravdava njegovo
trajno uvanje.
3. Temeljni provedbeni propis koji regulira vrednovanje, odabiranje i izluivanje
sadraj?
Pravilnik o vrednovanju te postupku odabiranja i izluivanja gradiva NN 90/02
4. Kategorizacija stvaratelja?
Arhivi ovom kategorizacijom vrednuju cjelinu gradiva koja nastaje kod pojedinih
stvaratelja.
Stvaratelji se kategoriziraju u prvu, drugu i treu kategoriju. Popis kategoriziranih
stvaratelja donosi Hrvatsko arhivsko vijee na prijedlog dravnih arhiva za
podruje njihovog djelovanja.
Stvaratelji se vrednuju pomou dva kriterija:

1. Akvizicijska politika arhiva (prepoznavanje stvaratelja koji proizvode

znaajno gradivo koje e arhivi preuzeti)
2. Hijerarhijski poloaj, ustrojbena astruktura i funkcijska analiza stvaratelja
gradiva
5. Kriteriji vrednovanja gradiva?
(lanak 3. Pravilnika o vrednovanju.....):
Znaenje stvaratelja
Pravni propisi koji obvezuju na uvanje gradiva
Potrebe poslovanja
Zatita prava i interesa osoba na koje se gradivo odnosi
Interes javnosti za uvid u podatke
Evidencijska vrijednost za omoguavanje uvida u djelatnosti stvaratelja
Informacijska vrijednost gradiva
Znaenje za kulturu, povijest i druge znanosti
Vrijednost gradiva kao kulturnog dobra
6. Popisi s rokovima uvanja izrada i primjena?
Stvaratelj odreuje rok uvanja svakom pojedinom zapisu koji nastaje njegovim
radom slijedei osnovna poslovna podruja (funkcije), a zahvaa sve pojedine
konkretne poslovne transakcije unutar funkcija.
Svrha popisa je odreivanje vrijednosti spisa i omoguavanje izluivanja gradiva.
7. Vrste popisa s rokovima uvanja?
Opi popisi - dokumenti zajedniki svim stvarateljima
Granski popisi - dokumenti koji nastaju u odreenoj grani djelatnosi
Posebni popisi - svi dokumenti jednog, odreenog stvaratelja
8. Tko utvruje vrijednost i rokove uvanja gradiva?
Stvaratelji su duni donijeti posebne popise kojima e odrediti vrijednost i rokove
uvanja sveukupnog gradiva koje nastaje kod njih.
Opi popis donosi Hrvatsko arhivsko vijee.
Granske popise donosi Hrvatsko arhivsko vijee.

9. to je primarno nadlean ured?

(lanak 2. Pravilnika o vrednovanju.....):
Primarno nadleni ured je stvaratelj ili ustrojstvena jedinica stvaratelja gradiva
koja je nadlena za obavljanje odreene funkcije ili djelatnosti i ijim radom
nastaje gradivo koje sustavno i pouzdano dokumentira tu funkciju ili djelatnost.
Moja primjedba: Ukratko, to je stvaratelj gradiva.
10. to je odabiranje gradiva?
Odabiranje gradiva izabiranje dijelova gradiva koji e se trajno uvati
11. Maksimalan raspon izmeu dva postupka izluivanja?
Stvaratelji su obvezni redovito provoditi izluivanje, a najkasnije 5 godina od
posljednjeg provedenog postupka izluivanja.
12. Tijek izluivanja?
Postupak pokree odgovorna osoba stvaratelja donoenjem odluke o pokretanju
postupka izluivanja ili ukratko:
1. Odluka o poetku postupka
2. Prethodno odobrenje arhiva
3. Izrada popisa i prijedloga
4. Odobrenje arhiva
5. Odluka o izluivanju
6. Predaja na unitenje
7. Zapisnik o unitenju
8. Dostava zapisnika o unitenju arhivu
13. Kada je mogue izluivanje temeljne pretpostavke?
Preduvjet za izluivanje je sreenost i popisanost gradiva.
14. Izrada popisa gradiva koje se izluuje?
Popis treba sadravati:
Naziv stvaratelja, ustrojstvena jedinica u kojoj je gradivo nastalo
Vrsta gradiva

Redni broj iz posebnog popisa

Klasifikacijska oznaka
Godina ili razdoblje nastanka
Koliina
Razlog izluivanja
Krajnji raspon godina i ukupna koliina gradiva (na kraju popisa)
15. Unitavanje izluenog gradiva?
Odgovorna osoba stvaratelja koja donosi odluku o izluivanju gradiva odreuje
nain, vrijeme, mjesto i izvritelja izluivanja i unitavanja gradiva.
O svakom provedenom unitavanju stvaratelj sastavlja zapisnik i dostavlja ga
nadlenom arhivu.
16. Postupak s gradivom koje sadri osobne podatke ili podatke povjerljive prirode?
Unitavanje se provodi na nain koji osigurava da ti podaci ne budu dostupni
osobama koje nemaju pravo uvida u njih.
17. Dokumentacija o postupku izluivanja pokretanje, sadraj i zavretak
izluivanja?
1. Odluka o poetku postupka
2. Prethodno odobrenje arhiva
3. Izrada popisa i prijedloga
4. Odobrenje arhiva
5. Odluka o izluivanju
6. Predaja na unitenje
7. Zapisnik o unitenju
8. Dostava zapisnika o unitenju arhivu
18. Kakva rjeenja mogu biti u postupku izluivanja?
Nadleni dravni arhiv moe predloeno gradivo za izluivanje u cijelosti odobriti
ili djelomino ili u cijelosti odbiti.
19. Rok za izdavanje rjeenja?
Nadleni dravni arhiv obvezan je izdati rjeenje o odobrenju izluivanja
najkasnije u roku od 30 dana od dana zaprimanja prijedloga za izluivanje.

10