Opci Popis Gradiva S Rokovima Cuvanja

HRVATSKO ARHIVSKO VIJEE
OPI POPIS GRADIVA S ROKOVIMA UVANJA
Zagreb, travanj 2012.
Uvod
Prema odredbama Zakona o arhivskom gradivu i arhivima, stvaratelji i imatelji1
arhivskog gradiva duni su savjesno ga uvati u sreenom stanju koje e osiguravati
njegovu dostupnost i koritenje. Arhivsko gradivo ine zapisi ili dokumenti bez obzira na
mjesto i vrijeme nastanka, oblik i nosa na kojem su sauvani. Pojam dakle ne oznaava
samo papirnate dokumente ve svu dokumentaciju bez obzira na njen oblik.
uvanje dokumentacije u sreenom stanju podrazumijeva redovito provoenje postupaka
odabiranja i izluivanja gradiva. Pravilnikom o vrednovanju te postupku odabiranja i
izluivanja arhivskog gradiva utvrena je, meu ostalim, i obveza donoenja opeg
popisa gradiva s rokovima uvanja.
Opi popis s rokovima uvanja je popis vrsta gradiva s rokovima uvanja koji se odnosi
na gradivo nastalo ili zaprimljeno obavljanjem administrativnih ili opih funkcija. To su
funkcije koje obavlja svaki stvaratelj, bez obzira na to kojim se poslom bavi, kao to su
na primjer upravljanje i organizacija, ljudski resursi, financije, upravljanje postrojenjima,
nekretninama u vlasnitvu, nabavom ili informacijskim sustavima. Prema odredbama
lanka 9. Pravilnika o vrednovanju te postupku odabiranja i izluivanja arhivskog gradiva
donosi ga Hrvatsko arhivsko vijee na prijedlog Hrvatskog dravnog arhiva.
U dijelu Opeg popisa u kojem se definiraju rokovi uvanja gradiva, umjesto pojmova stvaratelj i imatelj
koristi se pojam organizacija.
Svrha opeg popisa gradiva

Popis s rokovima uvanja slui prvenstveno kao pomo u odabiranju i izluivanju
gradiva. Moemo ga shvatiti i kao svojevrsni kalendar upravljanja ivotnim vijekom
dokumenta od njegova nastanka do izluivanja ili predaje nadlenom arhivu. Popis treba
pomoi u identifikaciji dokumenata koji imaju dugotrajnu vrijednost, no ujedno i
omoguiti pravovremeno izluivanje dokumentacije koju vie nije potrebno uvati iz
poslovnih, pravnih ili drugih razloga.
Opi popis gradiva s rokovima uvanja pomagalo je pri izradi vlastitog popisa gradiva s
rokovima uvanja. Namijenjen je prvenstveno stvarateljima javnog arhivskog i
registraturnog gradiva i ostalim kategoriziranim stvarateljima, no koristiti ga mogu svi.
Izrada vlastitoga popisa gradiva s rokovima uvanja preduvjet je za provoenje postupka
odabiranja i izluivanja, a time i za uinkovito i racionalno upravljanje poslovnom i
slubenom dokumentacijom.
Struktura Opeg popisa
Opi popis gradiva s rokovima uvanja strukturiran je na nain da sadri:
naziv funkcije (u lijevom gornjem uglu)
naziv aktivnosti (u desnom gornjem uglu)
brojanu oznaku i naziv grupe unutar odreene aktivnosti
brojanu oznaku i naziv podgrupe unutar odreene grupe
opis dokumentacije koja se razvrstava u grupu s uputama na druge grupe ili
aktivnosti gdje postoji vea mogunost dvojbe ili razliitog tumaenja u kojoj
grupi ili aktivnosti valja traiti rok uvanja odreene dokumentacije
tablice s popisom i opisom podgrupa unutar pojedine grupe
Tablica s opisom podgrupe sadri:
brojanu oznaku i naziv, a po potrebi i podrobniji opis dokumentacije koja se
razvrstava u pojedinu podgrupu, te napomene za preciznije tumaenje postupanja
t.j. razvrstavanja gradiva u pojedine podgrupe
oznaku roka uvanja uz, po potrebi, pobliu uputu o poetku raunanja roka te
postupka po isteku toga roka.
2
Rokovi uvanja
Rokovi uvanja dokumenata raunaju se u pravilu od kraja godine u kojoj je nastupio
dogaaj kojim je rok poeo tei. Mogu se raunati i od kraja drugog, kraeg razdoblja
(npr. mjeseca, tromjeseja) ako alati kojima se upravlja dokumentacijom omoguuju
pouzdano upravljanje rokovima uvanja i izluivanjem kao uestalim rutinskim
radnjama. U pravilu se radi o godini (ili drugom razdoblju) u kojoj je spis (predmet,
dosje) zakljuen, a kod dokumenata kao to su pravilnici, ugovori, odluke i sl. o godini u
kojoj su prestali vaiti ili su zamijenjeni drugim takvim dokumentom. Takav poetak
raunanja roka uvanja ovdje se u popisu oznaava slovom Z iza kojeg se navodi broj
godina koliko je spis nakon toga potrebno uvati.
Koritene oznake:
N= Rok uvanja rauna se od isteka godine u kojoj je dokumentacija nastala.
Z = Rok uvanja rauna se od isteka godine u kojoj je spis zakljuen, odnosno u kojoj
je dokument (ugovor, odluka, pravilnik i sl) prestao vaiti ili je zamijenjen drugim
odgovarajuim dokumentom
D = Djelomino odabrati
Po isteku roka uvanja odabire se prema uputama nadlenog dravnog arhiva dio
dokumentacije za trajno uvanje. U pravilu se radi o sluajevima gdje se meu
istovrsnim predmetima i dokumentima mogu nai oni koji se odnose na znaajnije
dogaaje, odluke, stvari ili osobe te ih se uslijed toga odabire za trajno uvanje.
I = Izluiti
Po isteku roka dokumentacija se moe izluiti u cjelini, uz pribavljano odobrenje
nadlenog dravnog arhiva.
T = Trajno uvati
Po isteku roka dokumentacija se u cjelini odabire za trajno uvanje.
Ope napomene uz rokove uvanja:

1. Ako je nekim propisom ili odlukom odreen ili se odredi rok uvanja dulji ili
krai od onog koji je naveden u ovom popisu s rokovima uvanja, dokumentacija
se uva do isteka duljeg roka.
2. Za svaku poslovnu funkciju predviena, meu ostalima, i grupa Openito. U ovu
se grupu razvrstava dokumentacija koja ne pripada drugim grupama iste poslovne
funkcije. Svrha je ove grupe smanjiti vjerojatnost da e se u druge specifine
grupe odlagati raznorodna dokumentacija, odnosno zatititi ih od kontaminacije
raznorodnim sadrajima, s razliitim rokovima uvanja.
3. Iz istog je razloga i u svakoj grupi predviena podgrupa Openito. Ovamo se
razvrstava sva dokumentacija koja pripada grupi, ali ne i nekoj drugoj podgrupi
unutar grupe. Ovdje se u pravilu radi o dokumentaciji koja nema osobit znaaj za
dokumentiranje poslova koje pokriva pojedina grupa i koja se razmjerno brzo
moe izluiti.
4. Svaka grupa sadri i podgrupu Politika i postupci. Ona sadri dokumentaciju koja
definira ili opisuje nain na koji se obavljaju poslovi koje pokriva grupa te pravila
koja za njih vrijede, ukljuujui odluke, postupkovnike, upute, metodologije i sl.,
ako to od toga nije posebno izdvojeno.
5. Pojedini dokumenti razvrstavaju se u dvije ili vie dokumentacijskih jedinica za
koje su utvreni razliiti rokovi uvanja: npr. odluka u predmetnom postupku
ponegdje se razvrstava osim u sam predmetni spis, za koji je utvren krai rok
uvanja, i u dosje ili zbirku isprava gdje se uva due ili trajno. Ako dokument
ipak nije odloen i u dokumentacijsku jedinicu gdje se due uva, nego samo u
spis s kraim rokom uvanja, u tom se spisu uva do isteka roka do kojeg bi se
uvao da je odloen i u jedinicu s duim rokom uvanja.
6. Za predmetne spise rok uvanja u pravilu poinje tei istekom godine u kojoj je
predmet zakljuen. To ne mora nuno biti godina u kojoj je nastao zadnji
dokument u predmetnom spisu. Ako je u svezi s predmetnim postupkom dolo do
spora, rok se poinje raunati od potpunog okonanja spora. Isto tako, ako
predmetni spis sadri podatke ili dokumente kojima se utvruju ili mogu
4
dokazivati ili osporavati odreena prava ili obveze (npr. ugovor se nalazi samo u
predmetnom spisu koji je nastao u postupku pripreme i zakljuivanja ugovora) ili
sukladnost s odreenim normativnim zahtjevima, a takvi dokumenti ili podaci
nisu razvrstani i u grupu koja se dulje uva, rok uvanja poinje tei istekom roka
u kojem je potrebno osigurati mogunost dokazivanja prava i obveza, odnosno u
kojem je doputeno osporavati ih.
7. Za dosjee rok uvanja u pravilu poinje tei prestankom razloga radi kojih se
vode, npr. kod dosjea zaposlenika prestankom zaposlenja, zakljuenjem svih
poslova, obveza i moebitnih sporova.
8. Za normativne akte, odluke i druge dokumente kojima se ureuju prava i obveze,
nain postupanja ili obavljanja odreenih poslova rok uvanja poinje tei od
kraja godine u kojoj su prestali vaiti ili su zamijenjeni drugim takvim
dokumentom, odnosno okonanjem svih postupaka i moebitnih sporova u svezi
sa stvarima koje su njima ureene.
SADRAJ
1. ORGANIZACIJA I UPRAVLJANJE........................................................................... 11
1.1. OSNIVANJE, PRIJAVA I PROMJENA POSLOVANJA .................................... 11
1.1.1. Openito .......................................................................................................... 11
1.1.2. Osnivanje ........................................................................................................ 12
1.1.3. Promjene djelatnosti........................................................................................ 13
1.1.4. Ostale statusne i druge promjene .................................................................... 14
1.1.5. Znakovi ........................................................................................................... 15
1.1.6. Potpisi ............................................................................................................. 16
1.1.7. igovi .............................................................................................................. 17
1.1.8. Identifikacijske isprave ................................................................................... 18
1.2. UPRAVLJANJE .................................................................................................... 19
1.2.1. Openito .......................................................................................................... 19
1.2.2. Unutarnji ustroj ............................................................................................... 20
1.2.3. Analiza poslovanja .......................................................................................... 22
1.2.4. Tijela upravljanja ............................................................................................ 24
1.3. STRUNA I SAVJETODAVNA TIJELA ............................................................ 26
1.3.1. Openito .......................................................................................................... 26
1.3.2. Osnivanje, promjene i ukidanje ...................................................................... 27
1.3.3. Rad strunog ili savjetodavnog tijela .............................................................. 28
1.4. PROPISI I NORMATIVNI AKTI ......................................................................... 29
1.4.1. Openito .......................................................................................................... 29
1.4.2. Zakoni i podzakonski akti ............................................................................... 30
1.4.3. Interni normativni akti .................................................................................... 31
1.4.4. Interne odluke i rjeenja .................................................................................. 32
1.4.5. Normativni akti drugih tijela ........................................................................... 33
1.4.6. Okrunice, odluke i rjeenja drugih tijela ....................................................... 34
1.5. PLANOVI I PROGRAMI RADA ......................................................................... 35
1.5.1. Openito .......................................................................................................... 35
1.5.2. Dugoroni poslovni planovi i strategije .......................................................... 36
1.5.3. Godinji planovi rada ...................................................................................... 37
1.5.4. Kratkoroni planovi rada ................................................................................ 38
1.6. IZVJEA O RADU ............................................................................................. 39
1.6.1. Openito .......................................................................................................... 39
1.6.2. Godinja i viegodinja izvjea o radu .......................................................... 40
1.6.3. Kratkorona izvjea o radu............................................................................ 41
1.7. POSLOVNA SURADNJA .................................................................................... 42
1.7.1. Openito .......................................................................................................... 42
1.7.2. Strane organizacije i pojedinci ........................................................................ 43
1.7.3. Domae organizacije i pojedinci dravne i javne slube ............................. 44
1.7.4. Domae organizacije i pojedinci - ostale organizacije i pojedinci ................ 45
1.8. SEMINARI I KONFERENCIJE............................................................................ 46
1.8.1. Openito .......................................................................................................... 46
1.8.2. Organizacija seminara i konferencija.............................................................. 47
6
1.8.3. Sudjelovanje .................................................................................................... 48

1.9. INFORMIRANJE, MARKETING I ODNOSI S JAVNOU ............................. 49
1.9.1. Openito .......................................................................................................... 49
1.9.2. Informativni materijali .................................................................................... 50
1.9.3. Odnosi s javnou ........................................................................................... 51
1.9.4. Promidba ....................................................................................................... 52
1.9.5. Izlobe ............................................................................................................. 53
1.9.6. Sveanosti i proslave....................................................................................... 54
1.9.7. Posjeti.............................................................................................................. 55
1.9.8. Zahvale, pozivi, estitke, obavijesti ................................................................ 56
1.10. NAGRADE, PRIZNANJA I DAROVI ............................................................... 57
1.10.1. Openito ........................................................................................................ 57
1.10.2. Odlija i poasti ............................................................................................ 58
1.10.3. Nagrade i priznanja ....................................................................................... 59
1.10.4. Darovi ........................................................................................................... 60
1.10.5. Sponzorstva i donacije .................................................................................. 61
1.10.6. Stipendije ...................................................................................................... 62
1.10.7. Dobrotvorne aktivnosti ................................................................................. 63
1.11. UPRAVLJANJE KVALITETOM ....................................................................... 64
1.11.1. Openito ........................................................................................................ 64
1.11.2. Sustav kvalitete ............................................................................................. 65
1.11.3. Vanjski nadzor .............................................................................................. 66
1.11.4. Unutarnji nadzor ........................................................................................... 67
1.12. NADZOR ............................................................................................................. 68
1.12.1. Openito ........................................................................................................ 68
1.12.2. Vanjski nadzor .............................................................................................. 69
1.13. SIGURNOST I ZATITA ................................................................................... 71
1.13.1. Openito ........................................................................................................ 71
1.13.2. Nesree i nepogode ....................................................................................... 72
1.13.3. Civilna zatita................................................................................................ 73
1.13.4. Rizici i osiguranje ......................................................................................... 74
2. LJUDSKI RESURSI, RAD I RADNI ODNOSI .......................................................... 75
2.1. LJUDSKI RESURSI .............................................................................................. 75
2.1.1. Openito .......................................................................................................... 75
2.1.2. Planiranje i razvoj ........................................................................................... 76
2.1.3. kolovanje i struno usavravanje .................................................................. 77
2.1.4. Dravni i struni ispiti..................................................................................... 79
2.2. RAD I RADNI ODNOSI ....................................................................................... 80
2.2.1. Openito .......................................................................................................... 80
2.2.2. Radna mjesta ................................................................................................... 81
2.2.3. Zaposlenici ...................................................................................................... 82
2.2.4. Radni odnosi ................................................................................................... 84
2.2.5. Radno vrijeme, odmori i dopusti .................................................................... 86
2.2.6. Povrede obveza iz radnog odnosa ................................................................... 87
2.2.7. Praenje i ocjenjivanje .................................................................................... 88
7
2.2.8. Plae i naknade plaa ...................................................................................... 89

2.2.9. Ostala primanja iz radnog odnosa ................................................................... 90
2.2.10. Pogodnosti i darovi ....................................................................................... 91
2.2.11. Nagrade i priznanja ...................................................................................... 93
2.2.12. Bolovanja ...................................................................................................... 94
2.2.13. Zatita na radu ............................................................................................... 95
2.2.14. Zdravstveno osiguranje ................................................................................. 97
2.2.15. Mirovinsko i invalidsko osiguranje .............................................................. 98
2.2.16. Radnika pitanja............................................................................................ 99
2.2.17. Zapoljavanje stranaca ................................................................................ 101
2.2.18. Rad volontera .............................................................................................. 102
2.2.19. Civilno sluenje vojnoga roka .................................................................... 103
2.2.20. Ravnopravnost u zapoljavanju .................................................................. 104
3. NEKRETNINE, POSTROJENJA I OPREMA........................................................... 105
3.1. PLANIRANJE RESURSA .................................................................................. 105
3.1.1. Openito ........................................................................................................ 105
3.1.2. Razvoj resursa ............................................................................................... 106
3.2. ZEMLJITE ......................................................................................................... 107
3.2.1. Openito ........................................................................................................ 107
3.2.2. Stjecanje i raspolaganje................................................................................. 108
3.2.3. Koritenje i odravanje ................................................................................. 109
3.3. ZGRADE ............................................................................................................. 110
3.3.1. Openito ........................................................................................................ 110
3.3.2. Stjecanje i raspolaganje................................................................................. 111
3.3.3. Gradnja, nadogradnja, rekonstrukcija ........................................................... 112
3.3.4. Odravanje .................................................................................................... 113
3.3.5. Zatita ............................................................................................................ 115
3.4. POSTROJENJA I OPREMA ............................................................................... 116
3.4.1. Openito ........................................................................................................ 116
3.4.2. Telekomunikacijska oprema ......................................................................... 118
3.4.3. Namjetaj ...................................................................................................... 119
3.4.4. Protupoarna i protuprovalna oprema ........................................................... 120
3.4.5. Raunalna oprema ......................................................................................... 121
3.4.6. Oprema za grijanje i klimatizaciju ................................................................ 122
3.4.7. Oruje i eksploziv ......................................................................................... 123
3.4.8. Prijevozna sredstva ....................................................................................... 124
3.4.9. Ostala nespomenuta oprema ......................................................................... 125
3.5. INFRASTRUKTURA I OPSKRBA .................................................................... 126
3.5.1. Openito ........................................................................................................ 126
3.5.2. Grijanje ......................................................................................................... 127
3.5.3. Zbrinjavanje otpada ...................................................................................... 128
3.5.4. Elektrina energija ........................................................................................ 129
3.5.5. Opskrba plinom ............................................................................................. 130
3.5.6. Opskrba vodom ............................................................................................. 131
3.5.7. Odvodnja i kanalizacija................................................................................. 132
3.5.8. Ostale nespomenute komunalne usluge ........................................................ 133
8
3.6. KOMUNIKACIJSKI SUSTAVI, PRIJEVOZ I DOSTAVA............................... 134

3.6.1. Openito ........................................................................................................ 134
3.6.2. Pota, telefon, telefaks .................................................................................. 135
3.6.3. Mrene komunikacijske usluge..................................................................... 136
3.6.4. Prijevoz i dostava .......................................................................................... 137
3.6.5. Putovanja....................................................................................................... 138
3.7. ZALIHE, SITNI INVENTAR I POTRONI MATERIJAL ............................... 139
3.7.1. Openito ........................................................................................................ 139
3.7.2. Raspolaganje ................................................................................................. 140
4. FINANCIJSKO POSLOVANJE I RAUNOVODSTVO ......................................... 141
4.1. FINANCIJSKI PLANOVI I IZVJEA ............................................................. 141
4.1.1. Openito ........................................................................................................ 141
4.1.2. Financijski planovi ........................................................................................ 142
4.1.3. Bilanca .......................................................................................................... 143
4.1.4. Izvjea o primicima i izdacima ................................................................... 144
4.1.5. Izvjea o promjenama u vrijednosti i obujmu obveza i imovine ................ 145
4.1.6. Izvjea o ostvarenim vlastitim prihodima i rashodima ............................... 146
4.1.7. Zavrni raun ................................................................................................ 147
4.1.8. Ostala financijska izvjea ............................................................................ 148
4.2. KNJIGOVODSTVO I RAUNOVODSTVO ..................................................... 149
4.2.1. Openito ........................................................................................................ 149
4.2.2. Financijsko knjigovodstvo ............................................................................ 150
4.2.3. Materijalno knjigovodstvo ............................................................................ 151
4.3. PLATNI PROMET I NOVANO POSLOVANJE ............................................ 152
4.3.1. Openito ........................................................................................................ 152
4.3.2. iro raun ...................................................................................................... 153
4.3.3. Devizno poslovanje ....................................................................................... 154
4.3.4. Bankovne, kreditne i potroake kartice ....................................................... 155
4.3.5. Krediti i posudbe ........................................................................................... 156
4.3.6. Carina ............................................................................................................ 157
4.3.7. Blagajna ........................................................................................................ 158
4.3.8. Porezi i pristojbe ........................................................................................... 159
4.4. OSTVARENJE PRIHODA ................................................................................. 160
4.4.1. Openito ........................................................................................................ 160
4.4.2. Dravni proraun i prorauni jedinica lokalne uprave i ................................ 161
samouprave ............................................................................................................. 161
4.4.3. Prihodi od poreza, doprinosa i taksi .............................................................. 162
4.4.4. Prihodi od vlastite djelatnosti, imovine i prava ............................................ 163
4.4.5. Prihodi od lanarina i naknada ...................................................................... 164
4.4.6. Ostali nespomenuti izvori financiranja ......................................................... 165
4.5. TROENJE SREDSTAVA ................................................................................. 166
4.5.1. Openito ........................................................................................................ 166
4.5.2. Nabava .......................................................................................................... 167
4.5.3. Putni trokovi ................................................................................................ 168
4.5.4. Fondovi, zaklade, donacije ........................................................................... 169
4.6. FINANCIJSKI NADZOR .................................................................................... 170
9
4.6.1. Openito ........................................................................................................ 170

4.6.3. Vanjski nadzor .............................................................................................. 172
5. INFORMACIJSKI RESURSI I DOKUMENTACIJA ............................................... 173
5.1. DOSTUPNOST I KORITENJE INFORMACIJA............................................. 173
5.1.1. Openito ........................................................................................................ 173
5.1.2. Dostupnost informacija ................................................................................. 174
5.1.3. Zaprimljeni zahtjevi, predstavke i pritube .................................................. 176
5.1.4. Pravo na pristup informacijama .................................................................... 177
5.1.5. Incidenti i istrage........................................................................................... 178
5.2. INFORMACIJSKI SUSTAVI ............................................................................. 179
5.2.1. Openito ........................................................................................................ 179
5.2.2. Informacijska i komunikacijska infrastruktura ............................................. 180
5.2.3. Aplikacije ...................................................................................................... 181
5.2.4. Mrene usluge ............................................................................................... 182
5.2.5. Upravljanje podacima ................................................................................... 183
5.3. UPRAVLJANJE DOKUMENTIMA................................................................... 185
5.3.1. Openito ........................................................................................................ 185
5.3.2. Organizacija i klasifikacija dokumentacije ................................................... 186
5.3.3. Evidencije dokumentacije ............................................................................. 187
5.3.4. Rukovanje dokumentacijom ......................................................................... 188
5.3.5. Obrada dokumentacije .................................................................................. 189
5.3.6. Vrednovanje, izluivanje i predaja ............................................................... 190
5.3.7. Nadzor ........................................................................................................... 191
5.3.8. Uredske usluge .............................................................................................. 192
5.4. KNJININE I DOKUMENTACIJSKE ZBIRKE............................................. 193
5.4.1. Openito ........................................................................................................ 193
5.4.2. Knjini fond .................................................................................................. 194
5.4.3. Dokumentacijske zbirke................................................................................ 195
5.4.4. Prikupljanje, koritenje i obrada ................................................................... 196
5.5. IZDAVAKA DJELATNOST ............................................................................ 197
5.5.1. Openito ........................................................................................................ 197
5.5.2. Priprema i objavljivanje izdanja ................................................................... 198
5.5.3. Obrasci .......................................................................................................... 199
10
1. ORGANIZACIJA I UPRAVLJANJE
1.1. OSNIVANJE, PRIJAVA I PROMJENA POSLOVANJA
1.1.1. Openito
Dokumentacija koja se openito odnosi na podruje djelatnosti, a nije predviena u drugim
grupama.
Sadri opu prepisku, upite i obavijesti o djelatnosti organizacije, povijesti i razvoju te djelatnosti,
openite upute ili pravila o nainu obavljanja djelatnosti, poslovnoj etici i sl.
Za ovakvu dokumentaciju koja se odnosi na pojedina tijela ili na odreene poslove iz djelokruga,
vidjeti u grupu koja se odnosi na tijelo ili poslove o kojima je rije, odnosno, po potrebi definirati
posebnim popisom.
Podgrupa
Rok
Postupak
1.1.1.1. Openito
N+2
Opa prepiska, upiti i obavijesti o djelatnosti, njezinu

razvoju i sl.
1.1.1.2. Politika i postupci
Opa pravila i upute o nainu obavljanja djelatnosti, nainu

poslovanja i poslovnoj etici.
11

1.1.2. Osnivanje
Dokumentacija o postupku osnivanja, rjeenja i odluke o osnivanju, prijava i registracija
djelatnosti pri nadlenim tijelima.
Za dokumentaciju o osnivakoj skuptini ili slinim zasjedanjima vidjeti grupu 1.2.4.
Podgrupa
Rok
Postupak
1.1.2.1. Openito
N+2
Opa prepiska, upiti i obavijesti o osnivanju.
Pravni i drugi zahtjevi kojima se ureuje postupak

osnivanja.
1.1.2.3. Rjeenja i odluke o osnivanju
1.1.2.4. Prijava i registracija
Prijave i rjeenja nadlenih tijela o registraciji i upisu u

slubene registre.
1.1.2.5. Dokumentacija u svezi s osnivanjem

-
Dokumentacija inicijativnih odbora ili grupa, prijedlozi i

miljenja o potrebi osnivanja i sl.
12

1.1.3. Promjene djelatnosti
Dokumentacija o postupku promjene djelatnosti, rjeenja i odluke, prijava i registracija promjene
djelatnosti pri nadlenim tijelima.
Za prijedloge za promjenu djelatnosti upuene odreenim tijelima organizacije vidjeti u
odgovarajuu podgrupu u grupi koja se odnosi na tijelo kojemu je prijedlog upuen.
Promjene u nainu obavljanja djelatnosti te manje promjene u okviru pojedinih podruja
djelatnosti koje nije potrebno registrirati pri nadlenome tijelu kao promjenu djelatnosti, vidjeti u
grupu koja se odnosi na podruje djelatnosti ili poslove o kojima je rije, odnosno, definirati
posebnim popisom organizacije.
Podgrupa
Rok
Postupak
1.1.3.1. Openito
N+2
Opa prepiska, upiti i obavijesti o promjeni djelatnosti.
Pravni i drugi zahtjevi i odluke kojima se ureuje postupak

promjene djelatnosti. Za upite i obavijesti o tome vidjeti u
podgrupu Openito ove grupe.
1.1.3.3. Rjeenja i odluke o promjeni djelatnosti
1.1.3.4. Prijava i registracija promjene djelatnosti
Prijave i rjeenja nadlenih tijela o registraciji i upisu u

slubene registre.
1.1.3.5. Dokumentacija u svezi s promjenom djelatnosti

-
Dokumentacija o pripremi i provedbi postupka promjene

djelatnosti.
13

1.1.4. Ostale statusne i druge promjene
Dokumentacija o provedenim promjenama pravnoga statusa i oblika vlasnitva, naziva i sjedita,
udruivanju ili pripajanju drugim pravnim osobama, izdvajanju dijela pravne osobe i pripajanju
drugoj pravnoj osobi, ukidanju i prestanku s radom.
Za promjene unutarnjeg ustroja vidjeti grupu 1.2.2.
Za prijedloge i za statusne i druge promjene upuene tijelima organizacije vidjeti u odgovarajuu
podgrupu u grupi koja se odnosi na tijelo kojemu je prijedlog upuen.
Za promjene djelatnosti vidjeti grupu 1.1.3.
Podgrupa
Rok
Postupak
1.1.4.1. Openito
N+2
Opa prepiska, upiti i obavijesti o statusnim i drugim

promjenama.
Pravni i drugi zahtjevi i odluke kojima se ureuje postupak

za provedbu statusnih i drugih promjena navedenih u ovoj
grupi.
1.1.4.3. Promjena naziva i sjedita
1.1.4.4. Promjena pravnoga statusa
1.1.4.5. Promjena oblika vlasnitva
1.1.4.6. Udruivanje i izdvajanje
1.1.4.7. Ukidanje i prestanak s radom
14

1.1.5. Znakovi
Dokumentacija o oblikovanju i koritenju znakova (logotip i sl.) organizacije.
Postupanje s dokumentacijom o znakovlju i elementima vizualnog identiteta vezana uz pojedine
programe i aktivnosti valja definirati kroz posebni popis organizacije.
Podgrupa
Rok
Postupak
1.1.5.1. Openito
N+2
1.1.5.3. Registracija i zatita prava na koritenje
Dokumentacija nastala u postupku registracije znaka pri

nadlenome tijelu.
1.1.5.4. Izrada
Z+2
Dokumentacija u svezi s izradom znakova.
1.1.5.5. Incidenti i istrage

-
Z+2
Dokumentacija u svezi s neovlatenim koritenjem.
15

1.1.6. Potpisi
Sadri dokumentaciju o ovjeri i deponiranju potpisa ovlatenih osoba te dokumentaciju o
incidentima i istragama u svezi s potpisima.
Podgrupa
Rok
Postupak
1.1.6.1. Openito
N+2

1.1.6.3. Ovjera i deponiranje
-
Z+10
Z+5
Potpisni listovi osoba ovlatenih za potpisivanje financijske

dokumentacije, javnobiljenike i druge ovjere potpisa
ovlatenih osoba.

-
Dokumentacija u svezi s potpisima i potpisivanjem

slubene i poslovne dokumentacije.
16

1.1.7. igovi
Sadri ovlatenja za koritenje slubenih igova, dokumentaciju o njihovoj izradi, zaduenju,
gubitku, neovlatenom koritenju i sl.
Postupanje s dokumentacijom o zaduenju igova koje organizacija daje drugim osobama
temeljem prenesenih ovlasti valja definirati kroz posebni popis organizacije.
Podgrupa
Rok
Postupak
1.1.7.1. Openito
N+2
1.1.7.3. Evidencija igova
1.1.7.4. Ovlatenja za koritenje

-
Z+2
Z+5
Dokumentacija nastala u svezi s oblikovanjem i izradom

igova.

-
Z+10
Potvrde o preuzimanju, razduenju i zamjeni.
1.1.7.6. Izrada
-
Odluke o koritenju i raspodjeli, popis ovlatenih osoba.
1.1.7.5. Zaduenja
-
Z+10
Dokumentacija u svezi s gubitkom, kraom,

nestankom ili neovlatenim koritenjem igova.
17

1.1.8. Identifikacijske isprave
Dokumentacija o identifikacijskim ispravama, odnosno iskaznicama zaposlenika koje slue za
identifikaciju zaposlenika, evidentiranje ulaska i izlaska iz objekata i prostorija i sl.
Postupanje sa slubenim iskaznicama ovlatenih osoba temeljem javnih ovlasti valja definirati
kroz posebni popis organizacije.
Podgrupa
Rok
Postupak
1.1.8.1. Openito
N+2
1.1.8.3. Zaduenja
-
Z+2
Z+10
Dokumentacija nastala u svezi s oblikovanjem i izradom

identifikacijskih isprava.

-
Potvrde o preuzimanju, razduenju i zamjeni.
1.1.8.4. Izrada
-
Z+2
Dokumentacija u svezi s gubitkom,

nestankom ili neovlatenim koritenjem.
kraom,
18
1.ORGANIZACIJA I UPRAVLJANJE
1.2. UPRAVLJANJE
1.2.1. Openito
Dokumentacija koja se openito odnosi na upravljanje i organizaciju rada.
Moe sadravati: prepisku o nainu upravljanja i organizacije rada, kalendare i rokovnike
aktivnosti, korporativna pravila u svezi s postupcima odluivanja i dogovaranja i sl.
Ako se ovakva dokumentacija odnosi na pojedina tijela ili na odreene poslove iz djelokruga,
vidjeti u grupu koja se odnosi na tijelo ili poslove o kojima je rije.
U ovu grupu ne pripadaju potporne aktivnosti u upravljanju, kao to su: administrativna podrka,
priprema analiza u postupku donoenja odluka, i sl.
Podgrupa
Rok
Postupak
1.2.1.1. Openito
N+2

1.2.1.3. Kalendari, rasporedi aktivnosti, rokovnici
T
Z
19
1.2. UPRAVLJANJE
1.2.2. Unutarnji ustroj
Grupa se odnosi na dokumentaciju o unutarnjem ustroju: pravilnike i odluke, sistematizaciju
radnih mjesta, grafike prikaze ustroja, preglede, dokumentaciju o reorganizaciji, analize i
miljenja, upute, obavijesti i ostalu prepisku o unutarnjem ustroju.
Za nain rada i sastav tijela upravljanja vidjeti grupu 1.2.4.
Za dokumentaciju o osnivanju i sastavu strunih i savjetodavnih tijela vidjeti grupu 1.3.2.
Za dokumentaciju o osnivanju i radu povjerenstava i radnih grupa koje se osnivaju radi rjeavanja
odreenih pitanja ili obavljanja odreenih poslova, vidjeti odgovarajuu grupu ovisno o predmetu
kojim se bave. Ukoliko su navedena tijela osnovana radi rjeavanja pitanja iz osnovne nadlenosti
organizacije, rok valja definirati posebnim popisom organizacije.
Podgrupa
Rok
Postupak
1.2.2.1. Openito
N+2
Opa prepiska, upiti i obavijesti o unutarnjem ustroju,

prijedlozi koji nisu utjecali na promjene u ustroju i sl.

-
Upute, pravila i odluke o naelima unutarnjeg ustroja,

pravni i normativni zahtjevi koji se odnose na unutarnji
ustroj.
1.2.2.3. Pravilnici i odluke

-
Pravilnici o unutarnjem ustroju i drugi interni normativni

akti o ustroju, odluke o osnivanju i ukidanju ustrojstvenih
jedinica i sl.
Za postupak pripreme i donoenja ovih akata vidjeti grupu

1.4.3.
Obavijesti, obrazloenja, prepiska u svezi s primjenom i sl.

ovih akata vidjeti podgrupu Openito grupe 1.2.1.
1.2.2.4. Prikazi i pregledi

1.2.2.5. Analize i ocjene
N+2
*Napomena: Po isteku roka uvanja za trajno uvanje odabiru se

vanije analize i ocjene koje su utjecale ili bi jo mogle utjecati na
promjene u ustroju.
20
1.2.2.6. Reorganizacija
-
Z+5
Dokumentacija o postupcima reorganizacije.
*Napomena: Rok uvanja poinje tei od kraja godine u kojoj je

postupak reorganizacije okonan. Za trajno uvanje odabire se
dokumentacija koja dokumentira vee promjene u unutarnjem
ustroju.
21
1.2. UPRAVLJANJE
1.2.3. Analiza poslovanja
Sadri dokumentaciju vezanu uz analizu poslovanja i poslovne uspjenosti u cjelini ili u vie
segmenata poslovanja, poslovne statistike i preglede koji se izrauju za potrebe takve analize,
ocjene o ostvarivanju ciljeva i drutvene uloge organizacije i sl.
O pregledima, statistikama i analizama rada i uspjenosti u pojedinim podrujima i programima
djelatnosti te analizama rada tijela i ustrojbenih jedinica vidjeti u odgovarajuim grupama prema
onome na to se odnose, ili po potrebi definirati u posebnom popisu organizacije.
Podgrupa
Rok
Postupak
1.2.3.1. Openito
N+2
Opa prepiska, upiti i obavijesti o analizi i praenju

poslovanja.

-
Metodologija analize poslovanja, upute, pravila i odluke o

metodologiji.
1.2.3.3. Poslovna statistika pregledna

-
Z+2
Z+1
N+2
Zbirni podaci za godinje ili viegodinje razdoblje o

poslovnim rezultatima, komparativni prikazi rezultata
poslovanja.
*Napomena: Po isteku roka uvanja za trajno uvanje odabiru se

pregledi i statistike koji cjelovito prikazuju rezultate poslovanja i
mogu posluiti za budue komparativne analize.
1.2.3.4. Poslovna statistika analitika

-
Podaci manjeg opsega i znaaja, pomone statistike i

pregledi koriteni za izradu zbirnih.
1.2.3.5. Analize i ocjene poslovanja

-
Odnosi se na cjelinu ili vie segmenata poslovanja. Za

analize i ocjene pojedinih podruja djelatnosti i programa
vidjeti u druge odgovarajue grupe.
Za pomonu dokumentaciju i prepisku koja je nastala u

pripremi analiza vidjeti u podgrupu Praenje poslovanja
ove grupe.
*Napomena: Po isteku roka uvanja za trajno se uvanje odabiru

analize i ocjene poslovanja koje sustavnije i temeljitije opisuju
ostvarivanje poslovnih ciljeva ili su utjecale na politiku organizacije.
22
1.2.3.6. Praenje poslovanja

-
Posebni projekti i aktivnosti na praenju uspjenosti

poslovanja, pripremi analiza sloenijih problema u
poslovanju i sl. Sadri pomonu dokumentaciju, radne
materijale, prepisku i sl.
Za analize i ocjene nastale ovakvim projektima vidjeti u

podgrupu Analize i ocjene poslovanja ove grupe.
Z+2
23
1.2. UPRAVLJANJE
1.2.4. Tijela upravljanja
Sadri dokumentaciju koja nastaje radom tijela upravljanja i nadzornih tijela te dokumentaciju o
njihovu konstituiranju i nainu rada (izbori i imenovanja, sjednice, odluke, zahtjevi i prijedlozi
upueni dotinom tijelu, praenje izvrenja odluka dotinoga tijela i sl).
Podgrupa
Rok
Postupak
1.2.4.1. Openito
N+2
Opa prepiska, obavijesti i upiti o tijelu i njegovu radu.
1.2.4.3. Poslovnici i pravilnici o radu
Usvojeni poslovnici ili pravilnici o radu.
Za dokumentaciju u svezi s pripremom prijedloga vidjeti u

grupu 1.4.3.
1.2.4.4. Konstituiranje
-
Z+5
Dokumentacija
o
postupcima
koji
prethode
konstituirajuoj sjednici. Za dokumentaciju iste sjednice
vidjeti u podgrupu Sjednice ove grupe.
*Napomena: Rok uvanja poinje tei prestankom mandata saziva

tijela. Po isteku roka uvanja sauvat e se odluke i druga
dokumentacija bitna za postupak konstituiranja, a izluit e se
dokumentacija vezana uz operativne poslove pri konstituiranju.
1.2.4.5. Izbori i imenovanja

-
Imenovanja i razrjeenja lanova tijela upravljanja.
1.2.4.6. Planovi rada
Z+5
1.2.4.7. Izvjea o izvrenju odluka
1.2.4.8. Odluke tijela upravljanja
Sadri odluke dotinoga tijela i odluke koje su po

ovlatenju dotinoga tijela donijela njezina podtijela. Za
ostalu prepisku u svezi s odlukama vidjeti u podgrupu
Openito ove grupe.
Odluke koje se odnose na poslove i stvari za koje su

predviene zasebne dokumentacijske skupine razvrstavaju
se sekundarno i u takve grupe.
1.2.4.9. Sjednice
24
Pozivi, materijali i zapisnici.
1.2.4.10. Prijedlozi, zahtjevi i predstavke upuene tijelu

upravljanja
Z+5
25
1.3. STRUNA I SAVJETODAVNA TIJELA

1.3.1. Openito
Dokumentacija o opim pitanjima osnivanja, nadlenosti i rada strunih i savjetodavnih tijela.
Za dokumentaciju koja nastaje radom radnih grupa ili povjerenstava koja neko tijelo osnuje radi
rjeavanja odreenih pitanja iz svoje nadlenosti, grupe, podgrupe i rokove valja definirati
Za povjerenstava koja se osnivaju radi provedbe odreenih postupaka (nabava, prijem u radni
odnos i sl), vidjeti u drugoj odgovarajuoj grupi ovisno o postupku, odnosno poslovima koje
obavlja takva radna grupa ili povjerenstvo, te grupe, podgrupe i rokove valja definirati posebnim
popisom organizacije.
Za dokumentaciju radnih grupa ili povjerenstava koja djeluju u okviru tijela upravljanja vidjeti u
grupi 1.2.4.
Podgrupa
Rok
Postupak
1.3.1.1. Openito
N+2
Opa prepiska, upiti i obavijesti.
26

1.3.2. Osnivanje, promjene i ukidanje
Sadri dokumentaciju o osnivanju, utvrivanju nadlenosti i zadaa strunih i savjetodavnih
tijela, imenovanjima i razrjeenjima lanova te o njihovu ukidanju.
odnos i sl) vidjeti u drugim odgovarajuim grupama ovisno o postupku, odnosno poslovima koje
obavlja takva radna grupa ili povjerenstvo.
Za dokumentaciju radnih grupa ili povjerenstava koja djeluju u okviru nekog tijela upravljanja
vidjeti grupu 1.2.4.
Za dokumentaciju nastalu radom pojedinog strunog ili savjetodavnog tijela takoer vidjeti u
odgovarajuoj grupi.
Podgrupa
Rok
Postupak
1.3.2.1. Openito
N+2
Opa prepiska, upiti i obavijesti u svezi s pojedinim

strunim ili savjetodavnim tijelom.
1.3.2.3. Osnivanje, promjene i ukidanje
1.3.2.4. Imenovanja i razrjeenja lanova
27

1.3.3. Rad strunog ili savjetodavnog tijela
Sadri dokumentaciju nastalu radom pojedinog strunog ili savjetodavnog tijela (sjednice,
prijedlozi i odluke, planovi rada, organizacija rada tijela).
odnos i sl.) vidjeti u drugoj odgovarajuoj grupi ovisno o postupku, odnosno poslovima koje
obavlja takva radna grupa ili povjerenstvo.
Za dokumentaciju radnih grupa ili povjerenstava koja djeluju u okviru nekog tijela upravljanja
vidjeti u grupu 1.2.4.
Napomena: U podgrupama Planovi i programi do Sjednice i sastanci ove grupe, za daljnje se
uvanje po isteku roka odabire dokumentacija vanijih strunih i savjetodavnih tijela, odnosno
tijela koja su razmatrala vanija pitanja u svezi s djelatnou i poslovima koje organizacija
obavlja.
Podgrupa
Rok
Postupak
1.3.3.1. Openito
N+2
Opa prepiska, upiti i obavijesti u svezi s pojedinim

strunim ili savjetodavnim tijelom.
1.3.3.3. Planovi i programi
Analize i ocjene rada strunog ili savjetodavnog tijela.
1.3.3.5. Odluke i prijedlozi tijela
1.3.3.6. Sjednice i sastanci
Pozivi, materijali i zapisnici sjednica i sastanaka.
1.3.3.7. Prijedlozi i predstavke tijelu
Z+5
28
1.4. PROPISI I NORMATIVNI AKTI

1.4.1. Openito
Sadri dokumentaciju o zakonima, drugim propisima i normativnim aktima koji se ne nalaze u
drugim grupama ovoga popisa, odnosno drugim predvienim dokumentacijskim cjelinama.
Za pojedine propise i normativne akte te dokumentaciju o njima vidjeti u druge za njih
predviene grupe.
Podgrupa
Rok
Postupak
1.4.1.1. Openito
N+2
1.4.1.3. Registar akata
Posebna evidencija normativnih akata ukoliko se vodi.
29

1.4.2. Zakoni i podzakonski akti
Zakoni, uredbe, pravilnici i drugi normativni akti koje donose nadlena tijela na temelju
zakonskih ovlasti.
Za interne normativne akte (statut, pravilnik o radu i dr.) koji se donose temeljem propisa vidjeti
u grupu 1.4.3., odnosno prema uputama u opisu te grupe.
Za interne odluke i rjeenja kojima se ureuje o opim stvarima ili pravilima, slino kao i
normativnim aktima, vidjeti u grupu 1.4.4., odnosno prema uputama u opisu te grupe.
Za dokumentaciju o normativnim aktima drugih tijela vidjeti u grupu 1.4.5., odnosno prema
uputama u opisu te grupe.
Odluke, naredbe i rjeenja drugih tijela kojima se ureuju pojedina pitanja iz njihove nadlenosti,
grupe, podgrupe i nadlenosti definiraju se u posebnom popisu organizacije prema pitanju koje
ureuju.
Podgrupa
Rok
Postupak
1.4.2.1. Openito
N+2
1.4.2.3. Usvojeni zakoni i propisi
Z+2
1.4.2.4. Prijedlozi i nacrti
Z+2
N+5
Z+2
Prijedlozi i nacrti, miljenja o prijedlozima i nacrtima

propisa koji se ne odnose na podruje djelatnosti
organizacije niti je njihova priprema u njegovoj nadlenosti.
1.4.2.5. Studije i analize

-
Komparativne i druge studije i analize propisa iz podruja

djelatnosti ili u nadlenosti organizacije.
*Napomena: Za trajno se uvanje odabiru znaajnije studije i

analize.
1.4.2.6. Priprema i donoenje

-
Dokumentacija u svezi s pripremom i donoenjem propisa

iz podruja djelatnosti ili u nadlenosti organizacije.
30

1.4.3. Interni normativni akti
Statut i ostali interni normativni akti. Normativni akti koji ureuju odreeno podruje rada
razvrstavaju se u grupu koja se odnosi na to podruje, a ovdje se mogu razvrstati kao u
sekundarnu grupu.
Za pravilnike koje organizacija donosi temeljem zakona i propisa radi ureenja pitanja iz
odreene nadlenosti te se odnose i na druge osobe, posebnim popisom organizacije valja
definirati grupe, podgrupe i rokove.
Pravilnici o radu i poslovnici pojedinih tijela razvrstavaju se u grupe koje se odnose na ta tijela, a
ovdje se mogu razvrstati kao u sekundarnu grupu.
Interne odluke i rjeenja kojima se ureuje o opim stvarima ili pravilima, slino kao i
normativnim aktima, razvrstavaju se u grupu 1.4.4., odnosno prema uputama u opisu te grupe.
Podgrupa
Rok
Postupak
1.4.3.1. Openito
N+2
1.4.3.3. Statut
1.4.3.4. Ostali interni normativni akti

-
Interni normativni akti koji nisu razvrstani u druge grupe

opega popisa ili u druge grupe posebnoga popisa
organizacije s rokovima uvanja.
Za interne normativne akte koji se razvrstavaju u druge

grupe prema predmetu na koji se odnose ovdje se moe
koristiti sekundarna klasifikacija (sekundarna grupa).
Z+5
Z+2
Z+2
*Napomena: Za trajno se uvanje odabiru normativni akti koji

ureuju vanija pitanja u organizaciji i nainu rada.
1.4.3.5. Priprema i donoenje statuta

-
Dokumentacija u svezi s pripremom i donoenjem statuta i

njegovih izmjena (prijedlozi, nacrti, miljenja i sl).
1.4.3.6. Priprema i donoenje ostalih internih normativnih

akata
-
Dokumentacija u svezi s pripremom i donoenjem

normativnih akata iz podgrupe Ostali interni normativni
akti.
31

1.4.4. Interne odluke i rjeenja
Odluke i rjeenja normativnoga karaktera koje nisu definirane u drugim grupama ovoga popisa.
Za odluke i rjeenja kojima se ureuje odreeno pitanje ili podruje rada vidjeti grupu koja se
odnosi na to pitanje ili podruje, a ovdje se mogu razvrstati kao u sekundarnu grupu.
Rjeenja i odluke u svezi s radnopravnim pitanjima, rasporedom na radna mjesta, plaama
zaposlenika i sl. razvrstavaju se u odgovarajuu grupu prema predmetu rjeenja ili odluke.
Podgrupa
Rok
Postupak
1.4.4.1. Openito
N+2

1.4.4.3. Usvojene odluke i rjeenja
T
Z+5
Z+2
*Napomena: Za trajno se uvanje odabiru usvojene odluke i rjeenja

normativnog karaktera koje ureuju vanija pitanja u organizaciji i
nainu rada.

-
Dokumentacija u svezi s pripremom i donoenjem odluka i

rjeenja izmjena (prijedlozi, nacrti, miljenja i sl).
32

1.4.5. Normativni akti drugih tijela
Normativni akti drugih pravnih osoba dostavljeni na miljenje ili radi informiranja.
Za pravilnike i druge sline akte kojima nadleno tijelo ureuje pitanja iz svoje nadlenosti, grupe
podgrupe i rokove valja definirati posebnim popisom.
Za odluke, naredbe i rjeenja drugih tijela kojima se ureuju pojedina pitanja iz njihove
nadlenosti, a na koje dotina organizacija daje bilo koji oblik verifikacije (odobrenje, suglasnost,
prethodno miljenje,) grupe, podgrupe i rokove valja definirati posebnim popisom.
Podgrupa
Rok
Postupak
1.4.5.1. Openito
N+2
1.4.5.3. Usvojeni normativni akti
N+2
Z+2
Prijedlozi, nacrti, miljenja i sl.
33

1.4.6. Okrunice, odluke i rjeenja drugih tijela
Odluke i rjeenja drugih tijela i pravnih osoba koji nisu definirani u drugim grupama ovoga
popisa, kao ni u Posebnom popisu organizacije s rokovima uvanja sukladno pitanju koje
ureuju.
Za pravilnike i druge sline akte kojima nadleno tijelo ureuje pitanja iz svoje nadlenosti, valja
posebnim popisom organizacije definirati grupe, podgrupe i rokove.
Odluke, naredbe i rjeenja drugih tijela kojima se ureuju pojedina pitanja iz njihove nadlenosti
mogu se analogno tumaiti i sukladno rokovima ove grupe, ukoliko nisu predvieni u Posebnom
popisu organizacije s rokovima uvanja.
Podgrupa
Rok
Postupak
1.4.6.1. Openito
N+2
1.4.6.3. Usvojene odluke i rjeenja
N+2
Z+2
Prijedlozi, nacrti, miljenja i sl.
34
1.5. PLANOVI I PROGRAMI RADA

1.5.1. Openito
Dokumentacija o planovima i programima rada koja nije predviena drugdje u klasifikacijskom
planu. Odnosi se openito na funkciju planiranja rada.
Za godinje, viegodinje i kratkorone planove rada organizacije i njezinih ustrojstvenih jedinica
te pojedinane planove rada zaposlenika, ukljuujui i dokumentaciju nastalu u okviru njihove
pripreme i usvajanja, vidjeti u grupe 1.5.2. do 1.5.4.
Specifini planovi za odreene poslove iz nadlenosti organizacije definiraju se posebnim
popisom organizacije.
Za financijske planove vidjeti grupe 4.1.1. i 4.1.2.
Podgrupa
Rok
Postupak
1.5.1.1. Openito
N+2
Opa prepiska, upiti i obavijesti o opim pitanjima

planiranja i programa rada.

-
Opa pravila, upute, obrasci za izradu planova rada,

utvrivanje rokova u procesu planiranja rada.
1.5.1.3. Podrka planiranju

-
Z+5
Dokumentacija prikupljena sa svrhom da podri i ujednai

proces planiranja i izradu planova. Moe sadravati ope
podatke o poslovanju i ciljevima poslovanja u odreenom
razdoblju, opise prioritetnih zadataka i sl.
35

1.5.2. Dugoroni poslovni planovi i strategije
Dokumentacija o viegodinjim planovima i programima rada i stratekim planovima aktivnosti i
razvoja djelatnosti.
Za godinje i kratkorone planove rada organizacije i njezinih ustrojstvenih jedinica te
pojedinane planove rada zaposlenika, ukljuujui i dokumentaciju nastalu u okviru njihove
pripreme i usvajanja, vidjeti grupe 1.5.3. i 1.5.4.
Za specifine planove za odreene poslove iz nadlenosti organizacije grupe, podgrupe i rokove
valja definirati posebnim popisom organizacije.
Podgrupa
Rok
Postupak
1.5.2.1. Openito
N+2

-
Pravila, upute i politika dugoronog i stratekog planiranja.
1.5.2.3. Usvojeni planovi i strategije

-
Ukljuuje i naknadne izmjene te preglede i izvjea o

izvrenju.

-
Z+5
Z+5
Dokumentacija nastala u postupku pripreme i donoenja.

Moe sadravati radne materijale, prijedloge i miljenja,
odluke i sl.
1.5.2.5. Provedba
-
Dokumentacija nastala u praenju i analizi provedbe

viegodinjih planova i strategija.
Za viegodinja izvjea o radu vidjeti grupu 1.6.2.
36

1.5.3. Godinji planovi rada
Godinji planovi rada i dokumentacija o njihovoj pripremi i usvajanju.
Za specifine godinje planove za odreene poslove iz nadlenosti organizacije (npr. planovi
nadzora temeljem javnih ovlasti, planovi strunog osposobljavanja) grupe, podgrupe i rokove
valja definirati posebnim popisom organizacije.
Podgrupa
Rok
Postupak
1.5.3.1. Openito
N+2

-
Pravila, upute, politika i postupak pripreme i usvajanja

planova.
1.5.3.3. Zbirni godinji planovi

-
Usvojeni godinji planovi rada organizacije, izmjene i

dopune.
1.5.3.4. Godinji planovi ustrojstvenih jedinica
Z+5
1.5.3.5. Posebni i pojedinani godinji planovi
Z+2
Z+5
Z+5
Osobni godinji planovi rada zaposlenika, planovi koji

razrauju segmente drugih godinjih planova i u bitnome su
sadrani u njima.

-
Dokumentacija nastala u postupku pripreme i donoenja

godinjih planova. Moe sadravati radne materijale,
prijedloge i miljenja, odluke i sl.
1.5.3.7. Provedba
-

godinjih planova.
Za godinja izvjea vidjeti grupu 1.6.2.
37

1.5.4. Kratkoroni planovi rada
Planovi rada za razdoblje krae od godinu dana i dokumentacija o njihovoj pripremi i usvajanju.
Za specifine planove za odreene poslove iz nadlenosti organizacije (npr. planovi nadzora
temeljem javnih ovlasti, planovi strunog osposobljavanja i dr.) vidjeti u grupe koje se odnose na
te poslove.
Podgrupa
Rok
Postupak
1.5.4.1. Openito
N+2
1.5.4.3. Zbirni planovi.
Z+2
1.5.4.4. Planovi ustrojstvenih jedinica
Z+1
1.5.4.5. Posebni i pojedinani planovi
Z+1
Z+1
Z+1
Osobni kratkoroni planovi rada zaposlenika, planovi koji

razrauju segmente drugih planova i u bitnome su sadrani
u njima.

-
Dokumentacija nastala u postupku pripreme i donoenja

kratkoronih planova. Moe sadravati radne materijale,
prijedloge i miljenja, odluke i sl.
1.5.4.7. Provedba
-

planova.
Za kratkorona izvjea o radu vidjeti grupu 1.6.3.
38
1.6. IZVJEA O RADU

1.6.1. Openito
Dokumentacija o izvjeima o radu koja nije razvrstana u druge dokumentacijske cjeline. Sadri
openitu prepisku o izvjeivanju, opa i ad hoc izvjea i preglede kratkoronog operativnog
znaaja koja nisu predviena drugdje i sl.
Za godinja, viegodinja i kratkorona izvjea o radu organizacije i njezinih ustrojstvenih
jedinica te pojedinana izvjea zaposlenika, ukljuujui i dokumentaciju nastalu u okviru
njihove pripreme i usvajanja, vidjeti u grupe 1.6.2. i 1.6.3.
Specifina izvjea o pojedinim poslovima iz nadlenosti organizacije valja definirati u
posebnom popisu organizacije.
Za financijska izvjea vidjeti grupe 4.1.3. do 4.1.8.
Podgrupa
Rok
Postupak
1.6.1.1. Openito
N+1

1.6.1.3. Statistika izvjea i pregledi
-
N+1
N+1
Pomona i privremena izvjea i pregledi kao potpora

funkciji izvjeivanja u cjelini.
1.6.1.4. Ad hoc izvjea

-
Opa izvjea kratkoronog operativnog znaaja.
39
1.6. IZVJEA O RADU

1.6.2. Godinja i viegodinja izvjea o radu
Godinja i viegodinja izvjea o radu organizacije i njezinih ustrojstvenih jedinica te
dokumentacija o njihovoj pripremi i usvajanju.
Za specifina izvjea o pojedinim poslovima iz nadlenosti organizacije, grupe, podgrupe i
rokove valja definirati posebnim popisom organizacije.
Podgrupa
Rok
Postupak
1.6.2.1. Openito
N+1
1.6.2.3. Zbirna izvjea
Zbirna godinja i viegodinja izvjea o radu organizacije.
1.6.2.4. Izvjea ustrojstvenih jedinica i pojedinana izvjea

-
N+2
Godinja izvjea o radu ustrojstvenih jedinica i osobna

godinja izvjea.
1.6.2.5. Priprema izvjea

-
N+5
Dokumentacija nastala u pripremi izvjea: nacrti, pomoni

materijali, podaci prikupljeni za izvjea i sl.
40
1.6. IZVJEA O RADU

1.6.3. Kratkorona izvjea o radu
Izvjea o radu za razdoblje krae od godinu dana i dokumentacija o njihovoj pripremi i
usvajanju.
Za specifina izvjea o pojedinim poslovima iz nadlenosti organizacije grupe, podgrupe
rokove valja definirati posebnim popisom organizacije.
Podgrupa
Rok
Postupak
1.6.3.1. Openito
N+1

1.6.3.3. Zbirna izvjea
-
N+2
Z+5
N+1
Kratkorona izvjea koja se odnose na organizaciju u

cjelini ili na vie segmenata njezine djelatnosti i rada.
1.6.3.4. Izvjea ustrojstvenih jedinica i pojedinana izvjea

-
Kratkorona izvjea o radu ustrojstvenih jedinica i

zaposlenika.
*Napomena: Po isteku roka odabiru se za trajno uvanje

kratkorona izvjea znaajnijih segmenata rada kod kojih je bitno
periodiko praenje.

-
Dokumentacija nastala u pripremi izvjea: nacrti, pomoni

materijali, podaci prikupljeni za izvjea i sl.
41
1.7. POSLOVNA SURADNJA

1.7.1. Openito
Dokumentacija o poslovnoj suradnji koja se ne odnosi na poslove javnih ovlasti za koje je
organizacija nadlena. Sadri opu prepisku o poslovnoj suradnji, pravila i odluke kojima se
openito ureuje pitanje poslovne suradnje, analize i planove poslovne suradnje u cjelini i zbirne
evidencije poslovnih partnera.
Za poslovnu suradnju s drugim tijelima, organizacijama i osobama u podrujima javnih ovlasti
grupe, podgrupe i rokove valja definirati posebnim popisom organizacije.
Za suradnju s pojedinim poslovnim partnerima ili kategorijama partnera izvan podruja javne
ovlasti vidjeti u grupama 1.7.2. do 1.7.5.
Podgrupa
Rok
Postupak
1.7.1.1. Openito
N+2
Opa prepiska, upiti i obavijesti o poslovnoj suradnji.
Pravila, odluke i upute o opim pitanjima poslovne

suradnje.
1.7.1.3. Evidencija poslovnih partnera
Z+2
1.7.1.4. Planovi i projekti
Z+2
*Napomena: Po isteku roka odabiru se za uvanje planovi i projekti

koji su znaajnije utjecali na razvitak poslovne suradnje.
1.7.1.5. Godinje i viegodinje analize, izvjea i statistika

1.7.1.6. Ostale analize, izvjea i statistika
T
Z+2
*Napomena: Po isteku roka odabiru se za trajno uvanje analize,

izvjea i pregledi koji sadre cjelovite ili osobito znaajne prikaze i
ocjene poslovne suradnje.
42

1.7.2. Strane organizacije i pojedinci
Dokumentacija o poslovnoj suradnji s meunarodnim srodnim organizacijama i fizikim
osobama. Sadri opu prepisku o suradnji s ovim organizacijama i fizikim osobama, sporazume
i ugovore o suradnji, prijedloge i ponude za suradnju te dokumentaciju projekata i programa
suradnje.
Ova se skupina ne odnosi na dokumentaciju poslovne suradnje s tijelima i organizacijama u
podrujima primarne nadlenosti organizacije, koju valja definirati posebnim popisom
organizacije.
Podgrupa
Rok
Postupak
1.7.2.1. Openito
N+2
Opa prepiska, upiti i obavijesti o poslovnoj suradnji,

dokumentacija koja nije predviena u drugim podgrupama.
1.7.2.3. lanstvo u meunarodnim udrugama
1.7.2.4. Sporazumi i ugovori

-
Z+5
Z+5
Z+5
Z+5
Sporazumi i ugovori, izvrenje i raskidi ugovora.
*Napomena: Po isteku roka odabire se za uvanje dokumentacija o

vanijim i trajnijim oblicima i programima suradnje.
1.7.2.5. Prijedlozi i ponude

-
Prijedlozi i ponude za suradnju koji nisu realizirani.
1.7.2.6. lanska prava i obveze

-
Dokumentacija o ostvarivanju lanskih prava i obveza

prema meunarodnim udrugama.

vanijim i trajnijim lanskim pravima i obvezama.
1.7.2.7. Projekti i programi suradnje

znaajnijim i trajnijim oblicima i projektima suradnje.
43

1.7.3. Domae organizacije i pojedinci dravne i javne slube
Dokumentacija o poslovnoj suradnji s upravnim i drugim javnim tijelima i slubama u RH. Sadri
opu prepisku o suradnji, sporazume i ugovore o suradnji, prijedloge i ponude za suradnju te
dokumentaciju projekata i programa suradnje.
Ova se skupina ne odnosi na dokumentaciju poslovne suradnje s tijelima i organizacijama u
podrujima primarne nadlenosti organizacije, koju valja definirati posebnim popisom
organizacije.
Podgrupa
Rok
Postupak
1.7.3.1. Openito
N+2


-
T
Z+5
Z+5
Z+5


-

44

1.7.4. Domae organizacije i pojedinci - ostale organizacije i pojedinci
Dokumentacija o poslovnoj suradnji s ostalim domaim organizacijama i pojedincima. Sadri
opu prepisku o suradnji, sporazume i ugovore o suradnji, prijedloge i ponude za suradnju te
dokumentaciju projekata i programa suradnje, a koja nije u izriitoj svezi s podrujem nadlenosti
organizacije.
Za poslovnu suradnju u podrujima javnih ovlasti, grupe, podgrupe i rokove valja definirati
Podgrupa
Rok
Postupak
1.7.4.1. Openito
N+2


-
T
Z+5
Z+5
Z+5


-

45
1.8. SEMINARI I KONFERENCIJE

1.8.1. Openito
Dokumentacija o seminarima, konferencijama i slinim strunim i znanstvenim skupovima koji
nisu predvieni u drugim grupama ovog opega popisa.
Za dokumentaciju o teajevima i drugim oblicima strunog usavravanja zaposlenika vidjeti u
podgrupu Vlastiti teajevi i programi strunog usavravanja ili u podgrupu Teajevi i
programi drugih ustanova u grupi 2.1.3.
Podgrupa
Rok
Postupak
1.8.1.1. Openito
N+2
46

1.8.2. Organizacija seminara i konferencija
Dokumentacija o pripremi i organizaciji seminara, konferencija i drugih slinih strunih i
znanstvenih skupova.
Dokumentacija o teajevima i drugim oblicima strunog usavravanja zaposlenika vidjeti u
podgrupu Vlastiti teajevi i programi usavravanja ili u podgrupu Teajevi i programi drugih
ustanova u grupi 2.1.3.
Podgrupa
Rok
Postupak
1.8.2.1. Openito
N+2

1.8.2.3. Pojedinani seminari i konferencije
-
N+2
Dokumentacija o organizaciji seminara i konferencija

(programi, pozivi, predavai, materijali, popisi sudionika i
dr).
47

1.8.3. Sudjelovanje
Dokumentacija o sudjelovanju lanova i zaposlenika organizacije na seminarima i
konferencijama koje organiziraju druge osobe.
Za dokumentaciju o teajevima i drugim oblicima strunog usavravanja zaposlenika vidjeti u
podgrupu Vlastiti teajevi i programi usavravanja ili u podgrupu Teajevi i programi drugih
ustanova u grupi 2.1.3.
Podgrupa
Rok
Postupak
1.8.3.1. Openito
N+2

1.8.3.3. Pojedinani seminari i konferencije
-
T
Z+2
Programi, pozivi, materijali i dr.
48
1.9. INFORMIRANJE, MARKETING I ODNOSI S JAVNOU

1.9.1. Openito
Dokumentacija o informiranju, marketingu i odnosima s javnou koja nije opisana u drugim
grupama ovog opega popisa, niti u grupama Posebnoga popisa organizacije s rokovima uvanja.
Podgrupa
Rok
Postupak
1.9.1.1. Openito
N+2
49

1.9.2. Informativni materijali
Sadri materijale namijenjene informiranju javnosti o organizaciji, njezinoj djelatnosti i
stajalitima.
Za materijale ija je svrha informiranje o pojedinoj akciji, programu ili aktivnosti vidjeti grupu u
koju je razvrstana druga dokumentacija o toj akciji, programu ili aktivnosti.
Za priopenja za javnost, odgovore na upite novinara, predstavljanja, govore i sl. vidjeti grupu
1.9.3.
Za materijale ija je svrha prvenstveno promidbena vidjeti podgrupu Promidbeni materijali
grupe 1.9.4.
Za izdanja i tisak obrazaca vidjeti grupe 5.5.1. do 5.5.4.
Podgrupa
Rok
Postupak
1.9.2.1. Openito
N+2
Opa prepiska i dokumentacija o distribuciji informativnog

materijala.
1.9.2.3. Broure, leci, plakati i drugi informativni materijali
N+2
1.9.2.4. Dokumentacija nastala u pripremi informativnih

materijala
Z+2
50

1.9.3. Odnosi s javnou
Sadri priopenja za javnost, upite i odgovore na upite novinara, dokumentaciju o odranim
predstavljanjima, govorima, predavanjima i sl., te o ispitivanju miljenja i stavova javnosti.
Za ope informativne materijale vidjeti grupu 1.9.2.
Za materijale ija je svrha prvenstveno promidbena vidjeti podgrupu Promidbeni materijali
grupe 1.9.4.
Za izdanja i tisak obrazaca vidjeti grupe 5.5.1. do 5.5.4.
Napomena: Za uvanje se po isteku roka odabiru materijali koji iznose stav organizacije o
vanijim pitanjima i dogaajima, posebice ako imaju utjecaj na percepciju organizacije u javnosti.
Podgrupa
Rok
Postupak
1.9.3.1. Openito
N+2
1.9.3.3. Priopenja za javnost i medije
N+1
1.9.3.4. Upiti novinara
N+1
1.9.3.5. Predstavljanja
N+1
1.9.3.6. Govori
N+1
1.9.3.7. Predavanja
N+1
1.9.3.8. Razgovori
N+1
1.9.3.9. Ispitivanje javnoga miljenja
N+2
51

1.9.4. Promidba
Sadri dokumentaciju o promidbenim aktivnostima te materijale ija je prvenstvena svrha
promidba djelatnosti organizacije.
Za materijale ija je svrha promidba pojedine akcije ili programa vidjeti u grupu u koju je
razvrstana druga dokumentacija o toj akciji ili programu, ili je valja definirati posebnim popisom
organizacije.
Za priopenja za javnost, odgovore na upite novinara, predstavljanja, govore i sl. vidjeti grupu
1.9.3.
Za izdanja i tisak obrazaca vidjeti u grupe 5.5.1. do 5.5.4.
Podgrupa
Rok
Postupak
1.9.4.1. Openito
N+2
Opa prepiska i dokumentacija o promidbi i distribuciji

promidbenog materijala.

1.9.4.3. Promidbeni materijal
T
Z+2
Z+2
Z+2
*Napomena: Za trajno uvanje se po isteku roka odabiru materijali

znaajnijih ili trajnijih promidbenih aktivnosti.
1.9.4.4. Promidbene aktivnosti

-
Dokumentacija o pojedinim promidbenim aktivnostima te

izradi promidbenog materijala.
*Napomena: Za uvanje se po isteku roka odabire dokumentacija o

znaajnijim ili trajnijim promidbenim aktivnostima.
1.9.4.5. Potporna dokumentacija

-
Pomona dokumentacija i materijali koji slue kao resurs za

pripremu promidbenoga materijala i aktivnosti.
52

1.9.5. Izlobe
Dokumentacija o izlobama koje organizacija priprema samostalno ili u suradnji s drugim
osobama.
Podgrupa
Rok
Postupak
1.9.5.1. Openito
N+1
Opa prepiska, obavijesti

organizacija ne sudjeluje.
izlobama
na
kojima
1.9.5.3. Katalozi i popisi izloaka
1.9.5.4. Priprema i postavljanje

-
Z+5
Dokumentacija u vezi pripreme i postavljanja izlobi

(prijedlozi, skice, radni materijali, suradnici, organizacija).
53

1.9.6. Sveanosti i proslave
Dokumentacija o sveanostima i proslavama koje je organizacija organizirala ili u kojima je
sudjelovala.
Podgrupa
Rok
Postupak
1.9.6.1. Openito
N+1
Opa prepiska, pozivi na sveanosti i proslave koje

prireuju druge osobe.

1.9.6.3. Obljetnice
-
T
N+2
N+2
N+2
N+2
Dokumentacija o obiljeavanju obljetnica organizacije i

drugih obljetnica u ijem obiljeavanju sudjeluje.
*Napomena: Dokumentaciju vlastitih obljetnica uvati trajno.
1.9.6.4. Praznici i blagdani

-
Obiljeavanje dravnih i drugih praznika i blagdana
1.9.6.5. Inauguracije
-
Pozivi, obavijesti i sudjelovanje na sveanosti inauguracije.
1.9.6.6. Ostali dogaaji

-
Dokumentacija nastala u obiljeavanju drugih dogaaja i

prigoda (meunarodni dan i dr).
54

1.9.7. Posjeti
Dokumentacija o slubenim, studijskim i drugim posjetima organizaciji i predstavnika i
zaposlenika organizacije drugim osobama.
Za dokumentaciju o posjetima prvenstveno poslovnoga znaaja vidjeti u odgovarajuu grupu
poslovne suradnje.
Podgrupa
Rok
Postupak
1.9.7.1. Openito
N+2

1.9.7.3. Pojedinani posjeti
T
Z+2
*Napomena: Za uvanje se po isteku roka odabire dokumentacija o

posjetima znaajnijega karaktera s dugotrajnijim strunim i
promidbenim posljedicama.
55

1.9.8. Zahvale, pozivi, estitke, obavijesti
Sadri zahvale i estitke u raznim prigodama te pozive i obavijesti koje se ne odnose na pitanja ili
aktivnosti predviene u drugim grupama.
Podgrupa
Rok
Postupak
1.9.8.1. Openito
N+1
1.9.8.3. Zahvale
N+1
1.9.8.4. Pozivi i obavijesti
Z+1
1.9.8.5. estitke, razglednice, dopisnice
N+2
56
1.10. NAGRADE, PRIZNANJA I DAROVI

1.10.1. Openito
Dokumentacija o nagradama, priznanjima i darovima koja nije predviena u drugim grupama
ovoga popisa kao ni u Posebnom popisu organizacije s rokovima uvanja.
Za nagrade i darove zaposlenicima vidjeti grupe 2.2.10. do 2.2.11.
Podgrupa
Rok
Postupak
1.10.1.1 Openito
N+2
57

1.10.2. Odlija i poasti
Sadri dokumentaciju o odlijima i slinim poastima dodijeljenima organizaciji, njezinim
lanovima ili zaposlenicima, prijedloge organizacije tijelima koja dodjeljuju odlija, obavijesti o
dodjeli i sl.
Za nagrade i priznanja zaposlenicima vidjeti grupu 2.2.11.
Podgrupa
Rok
Postupak
1.10.2.1. Openito
N+2
Opa prepiska, prijedlozi koji se ne odnose na organizaciju,

njezine lanove ili zaposlenike.
1.10.2.3. Primljena odlija i poasti
Dokumentacija o odlijima i slinim poastima

dodijeljenima organizaciji, njezinim lanovima ili
zaposlenicima.
58

1.10.3. Nagrade i priznanja
Sadri dokumentaciju o nagradama i priznanjima koja dodjeljuje organizacija te dokumentaciju o
nagradama i priznanjima dodijeljenima organizaciji, njezinim lanovima ili zaposlenicima,
prijedloge organizacije u svezi s nagradama i priznanjima koja dodjeljuju druge osobe, obavijesti
o dodjeli i sl.
Za odlija i poasti vidjeti grupu 1.10.2.
Podgrupa
Rok
Postupak
1.10.3.1. Openito
N+2
Opa prepiska, prijedlozi koji se ne odnose na organizaciju,

njezine lanove ili zaposlenike.
1.10.3.3. Evidencija dodijeljenih nagrada i priznanja
1.10.3.4. Ustanovljenje nagrada i priznanja
Odluke, kriteriji, pravilnici i druga dokumentacija o

ustanovljenju vlastitih nagrada i priznanja.
Obavijesti o ovim i drugim nagradama i priznanjima

razvrstavaju se u podgrupu Openito ove grupe.
1.10.3.5. Dodjela nagrada i priznanja

-
Dokumentacija o dodjeli nagrada i priznanja (prijedlozi,

odluke, miljenja i dr).
1.10.3.6. Primljene nagrade i priznanja

-
Z+5
Dokumentacija o dodjeli nagrada i priznanja organizaciji,

njezinim lanovima i zaposlenicima.
*Napomena: Za trajno se uvanje odabire dokumentacija o

nagradama i priznanjima organizaciji te stranim i pojedinim
vanijim domaim nagradama i priznanjima lanovima i
zaposlenicima.
59

1.10.4. Darovi
Sadri dokumentaciju o darovima koje je organizacija dala drugim osobama ili primila od drugih
osoba.
Podgrupa
Rok
Postupak
1.10.4.1. Openito
N+2
1.10.4.3. Evidencija darova
1.10.4.4. Dodjela darova
Z+2
Z+2
*Napomena: Za trajno se uvanje odabire dokumentacija o osobito

vrijednim i simboliki znaajnim darovima.
1.10.4.5. Primljeni darovi

-
Dokumentacija o darovima koje je primila organizacija.
*Napomena: Za trajno se uvanje odabire dokumentacija o osobito

vrijednim i simboliki znaajnim darovima.
60

1.10.5. Sponzorstva i donacije
Sadri dokumentaciju o sponzorstvu i donacijama organizacije drugim osobama i drugih osoba
organizaciji.
Podgrupa
Rok
Postupak
1.10.5.1. Openito
N+2
1.10.5.3. Evidencija
Z+5
1.10.5.4. Pojedinana sponzorstva i donacije
Z+2
*Napomena: Za trajno se uvanje odabire dokumentacija o velikim i

osobito vanim donacijama i sponzorstvima.
61

1.10.6. Stipendije
Sadri dokumentaciju o stipendijama i slinim potporama koje organizacija daje drugim
osobama.
Za stipendije i druge potpore za kolovanje i struno usavravanje vlastitih zaposlenika vidjeti
grupu 2.1.3.
Podgrupa
Rok
Postupak
1.10.6.1. Openito
N+2

-
Odluke o sredstvima i kriterijima za dodjelu i sl.
1.10.6.4. Dodjela stipendija
-
T
Z+5
Dokumentacija o dodjeli stipendija.
62

1.10.7. Dobrotvorne aktivnosti
Dokumentacija o sudjelovanju organizacije u dobrotvornim aktivnostima.
Podgrupa
Rok
Postupak
1.10.7.1. Openito
N+2

-
Odluke o sredstvima i kriterijima za dodjelu i sl.
1.10.7.3. Sudjelovanje u pojedinim dobrotvornim aktivnostima
Z+5
63
1.11. UPRAVLJANJE KVALITETOM

1.11.1. Openito
Dokumentacija o opim pitanjima upravljanja kvalitetom (miljenja, prijedlozi, obavijesti i sl).
Za sustav kvalitete, njegovo uvoenje i nadzor (audit) vidjeti grupe 1.11.2. do 1.11.4.
Podgrupa
Rok
Postupak
1.11.1.1. Openito
N+2
64

1.11.2. Sustav kvalitete
Dokumentacija o sustavima kvalitete koji se primjenjuju kod organizacije. Sadri norme i
specifikacije postupaka, projektnu dokumentaciju nastalu u postupku uvoenja i razvoja sustava
kvalitete, certifikate sukladnosti i dokumentaciju nastalu u postupku certificiranja.
Za vanjsko i unutarnje praenje (audit) sustava kvalitete vidjeti grupe 1.11.3. do 1.11.4.
Podgrupa
Rok
Postupak
1.11.2.1. Openito
N+1
1.11.2.3. Norme i specifikacije sustava kvalitete
Norme koje se primjenjuju u sustavu kvalitete, specifikacije

poslovnih procesa i drugih zahtjeva kojima se utvruje
sustav kvalitete.
1.11.2.4. Certifikati
1.11.2.5. Projekti uvoenja i razvoja
-
T
Z+2
Projektna dokumentacija nastala u postupcima uvoenja i

razvoja sustava kvalitete.
65

1.11.3. Vanjski nadzor
Dokumentacija o provedbi nadzora nad sustavom kvalitete od strane vanjskog ovlatenog tijela.
Sadri izvjea i ocjene o sukladnosti poslovanja sa sustavom kakvoe te ostalu dokumentaciju
koja nastaje u postupku provjere sukladnosti.
Za uvoenje i razvoj sustava kvalitete vidjeti grupu 1.11.2.
Za unutarnji nadzor vidjeti grupu 1.11.4.
Podgrupa
Rok
Postupak
1.11.3.1. Openito
N+1

-
Pravila i specifikacije postupaka vanjskog nadzora.
1.11.3.3. Izvjea i ocjene

-
Ocjene sukladnosti s normama kakvoe i izvjea o provjeri

sukladnosti od strane ovlatenog vanjskog tijela.
*Napomena: Rokovi se raunaju od isteka razdoblja u kojem ocjena

sukladnosti ima snagu potvrde o sukladnosti (istek roka nakon kojeg
je potrebna nova ocjena sukladnosti, izdavanje nove ocjene
sukladnosti).
1.11.3.4. Dokumentacija nastala u pripremi izvjea i ocjena

-
Z+5
Nacrti, pomoni materijali, podatci prikupljeni za izvjea i

sl.
1.11.3.5. Provedba nadzora

-
Z+10
Dokumentacija nastala u postupku vanjskog nadzora.
66

1.11.4. Unutarnji nadzor
Dokumentacija o praenju sustava kvalitete od strane same organizacije, odnosno njezinih za to
nadlenih slubi i osoba.
Za uvoenje i razvoj sustava kvalitete vidjeti u grupu 1.11.2.
Za vanjski nadzor vidjeti grupu 1.11.3.
Podgrupa
Rok
Postupak
1.11.4.1. Openito
N+1

-
Pravila i specifikacije postupaka vanjskog nadzora.
1.11.4.3. Izvjea i ocjene

-
Ocjene sukladnosti s normama kakvoe i izvjea o

unutarnjoj provjeri sukladnosti.
*Napomena: Rokovi se raunaju od isteka razdoblja u kojem

unutarnji nadzor moe biti predmetom drugog nadzora.
1.11.4.4. Dokumentacija nastala u pripremi izvjea i ocjena

-
Z+5
Nacrti, pomoni materijali, podatci prikupljeni za izvjea i

sl.
1.11.4.5. Provedba nadzora

-
Z+10
Dokumentacija nastala u postupku unutarnjeg nadzora.
67
1.12. NADZOR
1.12.1. Openito
Dokumentacija o organizaciji i provoenju nadzora nad obavljanjem djelatnosti koja nije
predviena drugdje u klasifikacijskom planu. Odnosi se na nadzor nad organizacijom, a ne na
nadzor koji ona eventualno obavlja nad drugim osobama.
Sadri prepisku i drugu dokumentaciju o opim pitanjima nadzora, te politici i sustavu nadzora
nad obavljanjem djelatnosti i poslovanjem u cjelini.
Za nadzor u okviru sustava kvalitete vidjeti grupe 1.11.3. i 1.11.4.
Za inspekciju rada vidjeti podgrupu Inspekcija rada u grupi 2.2.4.
Za financijski nadzor vidjeti grupe 4.6.1. do 4.6.3.
Za dokumentaciju o posebnim oblicima nadzora u svezi sa sustavima zatite, infrastrukturom,
objektima i opremom vidjeti u grupe koje se odnose na njih.
Podgrupa
Rok
Postupak
1.12.1.1. Openito
N+2
Opa prepiska, upiti i obavijesti. Ako se odnosi posebno na

unutarnji ili vanjski nadzor ili pojedine njihove oblike,
vidjeti u odgovarajue grupe 1.12.2. i 1.12.3.
Pravni i drugi zahtjevi i odluke kojima se ureuju opa

pitanja nadzora.
68
1.12. NADZOR
Dokumentacija o organizaciji i provoenju nadzora od strane drugih tijela ili osoba nad
poslovanjem organizacije. Sadri zapisnike o obavljenom nadzoru, rjeenja i odluke nadzornoga
tijela, albe i prijave temeljem kojih je nadzor pokrenut i prepisku nastalu u postupku nadzora.
Za inspekciju rada vidjeti podgrupu Inspekcija rada u grupi 2.2.4.
Dokumentacija o posebnim oblicima nadzora u svezi sa sustavima zatite, infrastrukturom,
objektima i opremom vidjeti u grupe koje se odnose na njih.
Podgrupa
Rok
Postupak
1.12.2.1. Openito
N+2
Opa prepiska, upiti i obavijesti koji nisu nastali u postupku

nadzora.
Pravni i drugi zahtjevi i odluke kojima se ureuju postupci i

pravila vanjskoga nadzora.
1.12.2.3. albe i prijave za pokretanje postupka nadzora
Z+2
1.12.2.4. Dokumentacija nastala u postupku nadzornog

pregleda
Z+3
Zapisnici o nadzoru, rjeenja i odluke nadzornog tijela i

druga dokumentacija nastala u postupku nadzornog
pregleda.
69
1.12. NADZOR
Dokumentacija o organiziranju i provoenju unutarnjeg nadzora nad poslovanjem organizacije.
Sadri zapisnike o obavljenom nadzoru, rjeenja i odluke nadzornoga tijela, albe i prijave
temeljem kojih je nadzor pokrenut, prepisku nastalu u postupku nadzora te dokumentaciju o
organiziranju rada nadzornoga tijela.
Ukoliko postoji Nadzorni odbor vidjeti grupu 1.2.4.
Za inspekciju rada vidjeti grupu 2.2.4.
Za dokumentaciju o posebnim oblicima nadzora u svezi sa sustavima zatite, infrastrukturom,
objektima i opremom vidjeti u grupama koje se odnose na njih.
Podgrupa
Rok
Postupak
1.12.3.1. Openito
N+2
Opa prepiska, upiti i obavijesti koji nisu nastali u postupku

nadzora.
Pravilnici o radu unutarnjeg nadzornog tijela, odluke kojima

se ureuju postupci i pravila unutarnjeg nadzora.
1.12.3.3. Rad nadzornog tijela
Dokumentacija o konstituiranju i radu unutarnjeg

nadzornog tijela (imenovanja, zapisnici sjednica i dr.).
1.12.3.4. albe i prijave za pokretanje postupka nadzora
Z+2
1.12.3.5. Prijave nadzornoga tijela drugom tijelu
N+5
1.12.3.6. Dokumentacija nastala u postupku nadzornog

pregleda
Z+5
Zapisnici o nadzoru, rjeenja i odluke nadzornog tijela i

druga dokumentacija nastala u postupku nadzornoga
pregleda.
70
1.13. SIGURNOST I ZATITA

1.13.1. Openito
Dokumentacija o sustavima i mjerama sigurnosti i zatite koja nije predviena u drugim grupama.
Za zatitu na radu vidjeti grupu 2.2.13.
Za sustave i mjere sigurnosti i zatite objekata vidjeti grupu 3.2.5.
Za sigurnost informacijskih sustava openito vidjeti podgrupu Informacijska sigurnost u grupi
5.2.1.
Za dokumentaciju u svezi s pravilima i mjerama sigurnosti za pojedine aplikacije, informacijskokomunikacijske sustave, usluge i baze podataka vidjeti u grupe 5.2.1. do 5.2.5.
Podgrupa
Rok
Postupak
1.13.1.1. Openito
N+2
71

1.13.2. Nesree i nepogode
Dokumentacija o postupanju u sluaju nesree ili nepogode (elementarne nepogode, poari i
poplave, razaranja i dr). Ukljuuje i planove kontinuiteta djelatnosti, procjene pripremljenosti te
spise o nesreama i nepogodama koje su se desile.
Za nesree na radu vidjeti grupu 2.2.13.
Za mjere zatite od poara i poplave vidjeti podgrupu Poari i poplave u grupi 3.2.5.
Za neovlateni pristup i provale u objekte vidjeti podgrupu Neovlateni pristup i provale u
grupi 3.2.5.
Podgrupa
Rok
Postupak
1.13.2.1. Openito
N+2

1.13.2.3. Planovi i uputstva za postupanje u sluaju nesree
-
Z+5
Z+10
Z+5
Procjene i provjere spremnosti za postupanje u sluaju

nesrea i nepogoda.
1.13.2.6. Pojedine nesree i nepogode

-
Planovi i druga dokumentacija kojom se utvruju mjere za

nastavak djelatnosti u sluaju vee nepogode (uspostava
vitalnih sustava na zamjenskoj lokaciji, osiguranje
kontinuiteta vitalnih poslovnih procesa i sl).
1.13.2.5. Analize i procjene pripremljenosti

-
Z+5
Planovi i upute za evakuaciju, nadlenosti i zaduenja za

postupanje u sluaju nepogode ili nesree, planovi mjera za
smanjenje posljedica i sl.
1.13.2.4. Planovi kontinuiteta i nastavka djelatnosti

-
Dokumentacija o pojedinim nesreama i nepogodama.
*Napomena: Za trajno uvanje odabire se dokumentacija o veim

nesreama i nepogodama koje su znaajnije utjecale na rad i resurse
organizacije.
72

1.13.3. Civilna zatita
Dokumentacija o sustavu i aktivnostima civilne zatite, odnosno primjeni posebnih propisa o
civilnoj zatiti.
Za nesree na radu vidjeti grupu 2.2.13.
Za mjere zatite od poara i poplave vidjeti podgrupu Poari i poplave u grupi 3.2.5.
Za neovlateni pristup i provale u objekte vidjeti podgrupu Neovlateni pristup i provale u
grupi 3.2.5.
Podgrupa
Rok
Postupak
1.13.3.1. Openito
N+2

1.13.3.3. Rasporedi i imenovanja
-
Z+5
Z+2
Planovi i odluke o sustavu civilne zatite, upute nadlenih

tijela i sl.
1.13.3.5. Vjebe i obuka

-
Z+5
Imenovanja i rasporedi zaduenja zaposlenika s posebnim

zaduenjima u okviru civilne zatite.
1.13.3.4. Planovi i uputstva

-
Dokumentacija o vjebama civilne zatite i spaavanja,

obuka zaposlenika.
73

1.13.4. Rizici i osiguranje
Dokumentacija o osiguranju od rizika u sluaju nesree ili nepogode te dokumentacija o
osiguranju od rizika u poslovanju.
Za dokumentaciju o osiguranju zaposlenika, vozila, objekata i drugih stvari vidjeti u grupu koja
se odnosi na predmet osiguranja.
Podgrupa
Rok
Postupak
1.13.4.1. Openito
N+2

1.13.4.3. Osiguranje od rizika
-
Z+5
Z+2
Sadri police i druge instrumente osiguranja od rizika.
1.13.4.4. Procjena rizika i ugovaranje osiguranja

-
Dokumentacija nastala u postupku procjene rizika i

ugovaranja osiguranja.
74
2. LJUDSKI RESURSI, RAD I RADNI ODNOSI

2.1. LJUDSKI RESURSI
2.1.1. Openito
Dokumentacija o ljudskim resursima koja nije razvrstana u drugu grupu u klasifikacijskom planu,
ukljuujui opu prepisku, upite i odgovore o politici organizacije na ovom podruju i sl.
Podgrupa
Rok
Postupak
2.1.1.1. Openito
N+1
75

2.1.2. Planiranje i razvoj
Sadri analize i ocjene ljudskih resursa, procjene potreba, planove razvoja, dokumentaciju o
projektima i drugim aktivnostima usmjerenima na razvoj ljudskih resursa i sl.
Ova grupa ne sadrava dokumentaciju koja se prvenstveno odnosi na radna mjesta ili pojedine
zaposlenike.
Za kolovanje i struno usavravanje vidjeti grupu 2.1.3.
Za analize, ocjene i izvjea vezana uz sistematizaciju radnih mjesta ili pojedina radna mjesta
vidjeti u grupu 2.2.2.
Podgrupa
Rok
Postupak
2.1.2.1. Openito
N+1
2.1.2.3. Planovi i procjene potreba
Procjene potreba u svezi s ljudskim resursima, planovi

razvoja,
pregledi
planiranih
aktivnosti,
planovi
racionalizacije i sl.
2.1.2.4. Analize, ocjene i izvjea

-
Z+5
Z+2
Analize i ocjene stanja ljudskih resursa, ocjene postojeih

strunih, poslovnih i administrativnih kapaciteta te pitanja
vezanih uz njihov razvoj, analize mogunosti i zapreka za
razvoj ljudskih resursa i sl.
*Napomena: Za trajno uvanje mogu se odabrati pojedine vanije

analize koje mogu znaajnije poduprijeti budue aktivnosti analize i
razvoja ljudskih resursa.
2.1.2.5. Zahtjevi za osiguranjem ljudskih resursa

-
Pojedinani prijedlozi i zahtjevi, obrazloenja potreba,

odluke o zahtjevima.
Prijedlozi i zahtjevi za otvaranje ili ukidanje pojedinih

radnih mjesta razvrstavaju se u grupu 2.2.2.
76

2.1.3. kolovanje i struno usavravanje
Dokumentacija o kolovanju i strunom usavravanju vlastitih zaposlenika.
Za sudjelovanje zaposlenika na seminarima i konferencijama vidjeti u grupu 1.8.3.
Podgrupa
Rok
Postupak
2.1.3.1. Openito
N+1
Opa prepiska, upiti i obavijesti o programima.
2.1.3.3. Statistiki pregledi i izvjea
2.1.3.4. Planovi
Z+2
Z+5
Z+5
Z+5
Z+5
2.1.3.9. Specijalizacija
Z+5
2.1.3.10. Prekvalifikacija
Z+5
2.1.3.11. Vlastiti teajevi i programi strunog usavravanja
Z+5
Planovi i odluke o planovima upuivanja zaposlenika na

kolovanje i struno usavravanje. Ukljuuje planove i
programe za sve oblike kolovanja i strunog usavravanja.

-
Ocjene potreba, programa i mogunosti, analize uspjenosti

programa i sl.
2.1.3.6. Redovito kolovanje

-
Dokumentacija o upuivanju zaposlenika na redovito

kolovanje (upis, prepiska o pohaanju programa, zavretak
kolovanja).
2.1.3.7. Izvanredno kolovanje
Dokumentacija o upuivanju zaposlenika na izvanredno

kolovanje (upis, prepiska o pohaanju programa, zavretak
kolovanja).
2.1.3.8. Stipendiranje
-
Stipendije i drugi slini oblici financijske potpore

zaposlenicima za kolovanje.
Sudjelovanje zaposlenika na teajevima koje organizira ili

suorganizira organizacija.
77
2.1.3.12. Teajevi i programi drugih ustanova

-
Z+2
Upuivanje zaposlenika na teajeve u ijoj organizaciji

organizacija ne sudjeluje (npr. teajevi stranih jezika).
78

2.1.4. Dravni i struni ispiti
Dokumentacija o pristupanju zaposlenika dravnom ili strunom ispitu prema propisima koji
ureuju obvezu polaganja takvih ispita (npr. ovlateni interni revizor).
Postupanje s dokumentacijom o strunim ispitima koje temeljem propisa obavlja organizacija
valja definirati kroz posebni popis organizacije.
Podgrupa
Rok
Postupak
2.1.4.1. Openito
N+1
Opa prepiska, obavijesti o ispitima i rokovima i sl.
2.1.4.3. Evidencije o poloenim ispitima
2.1.4.4. Uvjerenja i potvrde o poloenim ispitima
Z+5
2.1.4.5. Pojedinani dravni i struni ispiti
Z+2
Moe sadravati prepisku u svezi s izlaskom na ispit,

pripremom i uspjehom na ispitu.
79
2.2. RAD I RADNI ODNOSI

2.2.1. Openito
Dokumentacija iz podruja rada i radnih odnosa koja nije predviena u drugim grupama.
Podgrupa
Rok
Postupak
2.2.1.1. Openito
N+1

2.2.1.3. Pravilnik o radu
T
Z+5
*Napomena: Za trajno uvanje odabiru se usvojeni pravilnici o

radu, a dokumentacija vezana uz njihovu pripremu i donoenje
izluuje se.
80

2.2.2. Radna mjesta
Sadri dokumentaciju o utvrivanju i rasporedu radnih mjesta, opise poslova i zadataka na
pojedinim radnim mjestima, dokumentaciju o uvjetima za rad te primanjima i drugim pravima
koja su vezana za radno mjesto.
Podgrupa
Rok
Postupak
2.2.2.1. Openito
N+1
Opa prepiska o radnim mjestima, upiti i odgovori u svezi s

pojedinim radnim mjestom i sl.

-
Metodoloke upute i odluke u svezi s planiranjem i opisom

radnih mjesta, tarifni prilog, posebne odluke o pravima,
primanjima i pogodnostima koje su vezane za pojedina
radna mjesta i sl.
2.2.2.3. Sistematizacija radnih mjesta

-
Z+5
Z+2
Z+5
Normativni akt kojim se utvruju radna mjesta, opis

poslova i zadataka, uvjeti za zasnivanje radnog odnosa i
raspored radnih mjesta po ustrojstvenim jedinicama.
*Napomena: Za trajno se uvanje odabiru usvojene sistematizacije

radnih mjesta.
2.2.2.4. Dokumentacija u svezi sa sistematizacijom radnih

mjesta
-
Prijedlozi i nacrti, miljenja o prijedlozima i sl.
2.2.2.5. Analize, ocjene i izvjea
81

2.2.3. Zaposlenici
Sadri osobne dosjee i drugu dokumentaciju o zaposlenicima.
U osobne dosjee razvrstava se, kao u sekundarnu grupu, dokumentacija nastala u postupcima za
koje je u klasifikacijskom planu predviena druga grupa kao primarna (ugovori o radu,
imenovanja, rjeenja o plai, odluke u disciplinskom postupku, nagrade, ocjene i sl).
Za postupak zasnivanja i prestanka radnog odnosa vidjeti grupu 2.2.4., za rjeenja o godinjem
odmoru i dopustima podgrupu Rjeenja o godinjem odmoru, plaenom i neplaenom dopustu
u grupi 2.2.5., za disciplinsku i materijalnu odgovornost zaposlenika grupu 2.2.6., za ocjenjivanje
zaposlenika grupu 2.2.7.
Za plae i naknade plaa vidjeti grupu 2.2.8., za ostala primanja iz radnog odnosa grupu 2.2.9., za
pogodnosti i darove zaposlenicima grupu 2.2.10., za nagrade i priznanja grupu 2.2.11., za
bolovanja grupu 2.2.12., za zdravstveno osiguranje grupu 2.2.14., za mirovinsko i invalidsko
osiguranje grupu 2.2.15.
Podgrupa
Rok
Postupak
2.2.3.1. Openito
N+1
Opa prepiska o zaposlenicima, upiti i obavijesti.
2.2.3.3. Evidencija zaposlenika
Osnovna evidencija zaposlenika.
2.2.3.4. Osobni dosjei

-
Sadri dokumentaciju o kolskoj/strunoj spremi, steenim

zvanjima, strunim i drugim ispitima, ugovore o radu,
imenovanja i odluke o rasporedu na radna mjesta, rjeenja o
visini plae, ocjene, odluke u disciplinskom postupku,
odluke o darovima, nagradama i priznanjima i dr. Dosjei se
organiziraju abecedno prema prezimenu i imenu
zaposlenika.
N+70
Z+7
*Napomena: trajno uvati dosjee rukovodeeg osoblja na viim

razinama, zaposlenih na poslovima istraivanja i razvoja,
zaposlenika koji su postigli posebna ostvarenja i sl.
82
2.2.3.5. Ostale evidencije o zaposlenicima

-
Z+2
Pomone evidencije i pregledi zaposlenika (npr. za

odreeno razdoblje, prema vrsti radnog odnosa i dr).
83

2.2.4. Radni odnosi
Sadri dokumentaciju o zasnivanju i prestanku radnoga odnosa, promjenama u radnome odnosu,
radnoj obvezi, radnim sporovima, osiguranju zaposlenika i sl.
Za dokumentaciju koja se osim u ovu grupu razvrstava i u osobni dosje zaposlenika kao u
sekundarnu grupu vidjeti opis podgrupa.
Podgrupa
Rok
Postupak
2.2.4.1. Openito
N+1
Opa prepiska o radnim odnosima.

2.2.4.3. Zasnivanje i prestanak
-
Natjeaji i drugi postupci u zasnivanju radnog odnosa,

zamolbe i miljenja o kandidatima, prijedlozi i odluke,
zahtjevi, prijedlozi, odluke i druga dokumentacija vezana za
prestanak radnog odnosa.
Za ugovore o radu te sporazume i odluke o prestanku

radnog odnosa vidjeti podgrupu Ugovori o radu ove
grupe.
2.2.4.4. Ugovori o radu

-
Ugovori i izmjene ugovora o radu, sporazumi i odluke o

prestanku radnog odnosa.
Nalazimo ih i u sekundarnoj podgrupi Osobni dosjei

grupe 2.2.3., gdje se uvaju 70 g.
2.2.4.5. Prijave nadlenim tijelima

-
Prijave zasnivanja i prestanka radnog odnosa zavodu za

zapoljavanje ili drugom nadlenom tijelu.
Za prijave i odjave u svezi sa zdravstvenim osiguranjem

vidjeti podgrupu Prijava i odjava osiguranika nadlenome
tijelu grupe 2.2.14.
Za prijave i odjave u svezi s mirovinskim i invalidskim

osiguranjem vidjeti podgrupu Prijava i odjava nadlenome
tijelu grupe 2.2.15.
T
Z+5
Z+5
Z+5
84
2.2.4.6. Raspored na radno mjesto

-
Prijedlozi, miljenja i odluke o rasporedu na radno mjesto.
Odluke o rasporedu ili premjetaju na drugo radno mjesto

nalazimo i u sekundarnoj grupi Osobni dosjei grupe
2.2.3., gdje se uvaju 70 g.
2.2.4.7. Pripravniki sta

-
Sadri dokumentaciju o odreivanju pripravnikog staa,

planove rada i dokumentaciju o praenju rada pripravnika.
Ocjene i izvjea o zavretku pripravnikog staa

razvrstavaju se, osim ovdje, i u dosje zaposlenika kao u
sekundarnu grupu.
2.2.4.8. Radna obveza

-
Dokumentacija o pojedinanim radnim sporovima (albe,

tube, predstavke, sporazumi, mirenje, sudski postupci).
Odluke, sporazume, presude i vaniju dokumentaciju koja

pokazuje prirodu spora nalazimo i u podgrupi Osobni
dosjei grupe 2.2.3., kao u sekundarnoj grupi.
2.2.4.11. Osiguranje zaposlenika

Ugovaranje kolektivnog
zaposlenika.
ili
pojedinanog
2.2.4.12. Potvrde o zaposlenju

-
Z+2
Z+5
Z+5
Z+5
Z+5
Z+2
Dokumentacija o nadzoru od strane tijela nadlenog za

inspekcijski nadzor u pitanjima rada i radnih odnosa.
2.2.4.10. Radni sporovi
Utvrivanje radne obveze zaposlenika, zaduenja i obveze

zaposlenika temeljem radne obveze.
2.2.4.9. Inspekcija rada

-
Z+2
osiguranja
Zahtjevi i izdane potvrde o zaposlenju.
85

2.2.5. Radno vrijeme, odmori i dopusti
Sadri dokumentaciju o utvrivanju radnoga vremena, praenju prisutnosti na radu te o planiranju
i koritenju odmora i dopusta.
Podgrupa
Rok
Postupak
2.2.5.1. Openito
N+1

2.2.5.3. Radno vrijeme
T
Z+2
Z+2
Z+6
2.2.5.6. Plan koritenja godinjih odmora
Z+1
2.2.5.7. Rjeenja o godinjem odmoru, plaenom i

neplaenom dopustu
Z+2
Z+2
Odluke o radnome vremenu organizacije, njezinih slubi i

zaposlenika.
2.2.5.4. Prekovremeni rad

-
Odluke, izvjea i pregledi o prekovremenome radu.
2.2.5.5. Prisutnost na radu

-
Evidencije, pregledi i izvjea o prisutnosti na radu.
Sadri rjeenja i zahtjeve povodom kojih se rjeenje izdaje.
U podgrupi Osobni dosje sekundarno se uvaju rjeenja

o trajnijim ili specifinim dopustima (npr. dopust radi
odlaska na kolovanje).
Organiziraju se u dosjee za pojedine zaposlenike.
2.2.5.8. Zamjena za vrijeme odsutnosti

-
Odluke i druga dokumentacija o zamjeni zaposlenika za

vrijeme odsutnosti.
Odluke o zamjeni za dulje razdoblje sekundarno se

klasificiraju i u osobni dosje zaposlenika koji zamjenjuje
drugog zaposlenika.
86

2.2.6. Povrede obveza iz radnog odnosa
Sadri dokumentaciju o povredama obveza zaposlenika iz radnog odnosa i utvrivanju njihove
odgovornosti.
Podgrupa
Rok
Postupak
2.2.6.1. Openito
N+2

2.2.6.3. Odluke i rjeenja
-
Odluke i rjeenja nadlenih tijela organizacije u svezi s

povredama obveza zaposlenika iz radnog odnosa.
Odlau se i u podgrupu Osobni dosje zaposlenika grupe

2.2.3. kao u sekundarnu grupu.
2.2.6.4. Povreda slubene dunosti
T
Z+2
Z+5
Z+5
Z+5
Z+5
*Napomena: Za trajno uvanje odabire se dokumentacija o

znaajnijim povredama slubene dunosti, odnosno takvima koje su
utjecale na obavljanje zadaa ili ostvarivanje prava i interesa
organizacije.
2.2.6.5. Prijave
-
Prijave nadlenome tijelu u sluajevima kada povreda

obveza zaposlenika sadri i svojstvo djela za koje se
podnosi prijava.
2.2.6.6. Sudski postupci

-
Dokumentacija u sudskim postupcima u svezi s povredama

obveza zaposlenika iz radnog odnosa.
2.2.6.7. Materijalna odgovornost

-
Utvrivanje materijalne odgovornosti zaposlenika, naknada

tete.
87

2.2.7. Praenje i ocjenjivanje
Sadri ocjene rada zaposlenika, dokumentaciju o sustavu i provedbi ocjenjivanja, albe i sporove
o ocjenama i sl.
Podgrupa
Rok
Postupak
2.2.7.1. Openito
N+1

2.2.7.3. Sustav ocjenjivanja
-
Z+5
Z+5
Ocjene zaposlenika i druga dokumentacija nastala u

postupku ocjenjivanja (prijedlozi, miljenja, izvjea
izraena ili prikupljena radi ocjenjivanja).
2.2.7.5. albe i sporovi

-
Z+5
Pravila i upute za ocjenjivanje zaposlenika.
2.2.7.4. Ocjene i izvjea o zaposlenicima

-
albe, prigovori i primjedbe na ocjene zaposlenika,

dokumentacija nastala u postupku rjeavanja albe.
88

2.2.8. Plae i naknade plaa
Sadri dokumentaciju o isplati plaa i naknada plaa, stimulacijama, prijave podataka o plaama
nadlenim tijelima te spise o albama i sporovima o plaama.
Podgrupa
Rok
Postupak
2.2.8.1. Openito
N+1

2.2.8.3. Isplatne liste plaa
-
Odluke o stimulaciji, odnosno dodacima na osnovnu plau i

drugim primanjima temeljem radnog uinka.
Odluke koje se odnose na pojedinog zaposlenika vidjeti kao

rjeenja i odluke o plai.
2.2.8.5. Prijave podataka o plai
Z+5
N+5
Z+5
Prijave podataka o plai nadlenim tijelima (IP, ID, IDD

obrasci i dr).

-
N+70
Isplatne liste, analitika evidencija o plaama za koje se

plaaju obvezni doprinosi.
2.2.8.4. Stimulacija
albe, prigovori i sporovi u svezi s isplatom plaa i naknada

plaa.
89

2.2.9. Ostala primanja iz radnog odnosa
Sadri dokumentaciju o drugim primanjima iz radnog odnosa osim plae i naknada plae. Ovdje
se razvrstava dokumentacija o primanjima kao to su naknade za prijevoz na radno mjesto, djeji
doplatak, jubilarne nagrade, darovi djeci zaposlenika i ostalim slinim primanjima temeljem
propisa, kolektivnih ugovora i drugih slinih sporazuma.
Za stimulacije i slina primanja vidjeti grupu 2.2.8.
Za pogodnosti i darove zaposlenicima vidjeti grupu 2.2.10.
Podgrupa
Rok
Postupak
2.2.9.1. Openito
N+1

2.2.9.3. Naknada za prijevoz na radno mjesto
-
Z+2
Z+2
Z+2
Odluke o nagradama, utvrivanje prava, popisi, pregledi,

izvjea i sporovi.
2.2.9.7. Ostala primanja iz radnog odnosa

-
Z+2
Utvrivanje prava na darove, popisi osoba koje imaju to

pravo, pregledi i izvjea, sporovi.
2.2.9.6. Jubilarne nagrade

-
Zahtjevi, utvrivanje prava na doplatak, popisi osoba koje

imaju pravo na doplatak, pregledi i izvjea, sporovi.
2.2.9.5. Darovi djeci zaposlenika

-
Z+2
Zahtjevi, utvrivanje prava na naknadu, popisi osoba koje

imaju pravo na naknadu, pregledi i izvjea, sporovi.
2.2.9.4. Djeji doplatak
Dokumentacija o ostalim primanjima iz radnog odnosa

(regres, potpore u sluaju smrti lana obitelji i dr).
90

2.2.10. Pogodnosti i darovi
Sadri dokumentaciju o pogodnostima i darovima zaposlenicima koji se ne smatraju primanjima
iz radnog odnosa temeljem propisa, kolektivnih ugovora i slinih sporazuma. Odnosi se na
koritenje slubenih vozila, mobitela, kreditnih kartica, parkirnih mjesta, koritenje poslovnog
prostora, koritenje stanova i potpore za rjeavanje stambenog pitanja i sl.
Za utvrivanje materijalne odgovornosti za zloporabe u koritenju pogodnosti vidjeti grupu 2.2.6.
Za stimulacije i slina primanja vidjeti grupu 2.2.8.
Za jubilarne nagrade, darove djeci zaposlenika i druga slina primanja temeljem radnog odnosa
Podgrupa
Rok
Postupak
2.2.10.1. Openito
N+1
2.2.10.3. Koritenje i dodjela stanova

-
Dodjela vlastitih stanova na koritenje, najam stanova za

zaposlenike i potpore u svezi s najamninama.
Dodjela i prodaja stanova zaposlenicima pod povlatenim

uvjetima.
2.2.10.4. Krediti i potpore

-
Novane potpore zaposlenicima, osiguranje

zaposlenicima pod posebnim uvjetima i sl.
Z+2
Z+2
Z+2
Odluke i druga dokumentacija o pravu zaposlenika na

koritenje slubenih mobitela, popisi korisnika.
2.2.10.7. Kreditne kartice

-
Z+5

koritenje slubenih vozila.
2.2.10.6. Mobiteli
-
kredita
2.2.10.5. Koritenje slubenih vozila

-
Z+5

koritenje poslovnih kreditnih kartica, popisi korisnika,
preuzimanje i povrat kartica.
91
2.2.10.8. Parkirna mjesta
Z+1
Z+1
Z+1
Dokumentacija o podjeli publikacija zaposlenicima.
2.2.10.10. Pogodnosti koritenja prostora i opreme

-

koritenje parkirnih mjesta, popisi korisnika.
2.2.10.9. Publikacije
-
Z+1

koritenje poslovnog prostora i opreme (prijenosna raunala
i dr).
2.2.10.11. Ostale pogodnosti i darovi
92

2.2.11. Nagrade i priznanja
Sadri dokumentaciju o posebnim nagradama i priznanjima zaposlenicima.
Za nagrade i priznanja koja se dodjeljuju drugim osobama vidjeti grupe 1.10.1. do 1.10.7.
Za stimulacije i slina primanja temeljem radnog odnosa vidjeti grupu 2.2.8.
Za jubilarne nagrade, darove djeci zaposlenika i druga slina primanja temeljem radnog odnosa
Za pogodnosti i darove vidjeti grupu 2.2.10.
Podgrupa
Rok
Postupak
2.2.11.1. Openito
N+1

-
Sadri dokumentaciju o ustanovljenju nagrada i priznanja,

kriterije za dodjelu i sl.
2.2.11.3. Evidencije
2.2.11.4. Dokumentacija o dodjeli
-
T
Z+5
Prijedlozi, miljenja, odluke.
93

2.2.12. Bolovanja
Sadri dokumentaciju o bolovanjima: potvrde lijenika, prijave i obavijesti nadlenome tijelu,
izvjea, preglede i evidenciju o bolovanjima.
Podgrupa
Rok
Postupak
2.2.12.1. Openito
N+1

2.2.12.3. Potvrde
-
Z+2
Z+2
Z+2
Mjesena i druga izvjea o bolovanjima nadlenome tijelu.
2.2.12.6. Evidencija o bolovanjima

-
Prijave i obavijesti o bolovanju nadlenome tijelu.
2.2.12.5. Periodina izvjea

-
Z+2
Potvrde lijenika o poetku i trajanju bolovanja.
2.2.12.4. Prijave i obavijesti

-
Evidencije i pregledi o bolovanjima.
94

2.2.13. Zatita na radu
Dokumentacija o mjerama zatite na radu, procjenama ugroenosti i izloenosti zaposlenika,
osposobljavanju za zatitu na radu, ozljedama i drugim incidentima.
Za mjere ope sigurnosti i zatite vidjeti grupe 1.13.1. do 1.13.3.
Za zatitu objekata, protupoarnu i protuprovalnu zatitu vidjeti grupu 3.2.5.
Za dokumentaciju u svezi sa zatitnom opremom vidjeti u grupu koja se odnosi na tu opremu.
Podgrupa
Rok
Postupak
2.2.13.1. Openito
N+1
2.2.13.3. Izvjetaji
N+5
2.2.13.4. Program mjera zatite na radu
Z+5
Z+5
Z+5
Programi mjera i dokumentacija o njihovu donoenju.
Za osposobljavanje vidjeti podgrupu Osposobljavanje, a

za izloenost opasnim tvarima podgrupu Izloenost
opasnim tvarima u ovoj grupi.
2.2.13.5. Osposobljavanje
-
Programi,
izvjea
osposobljavanju.
druga
dokumentacija
2.2.13.6. Zdravstvena skrb i pregledi

-
Dokumentacija o organizaciji i provedbi zdravstvenih

pregleda zaposlenika.
2.2.13.7. Evidencija o ozljedama

2.2.13.8. Prijave nadlenome tijelu
T
Z+5
2.2.13.9. Nadzor u svezi sa zatitom na radu
Z+10
2.2.13.10. Izloenost opasnim tvarima
Z+5
Prijave ozljeda i drugih incidenata u svezi sa zatitom na

radu nadlenome tijelu.
Ispitivanja i procjene izloenosti, mjere zatite.
95

-
Z+5
Dokumentacija o nesreama na radu, incidentima od

znaaja za zatitu na radu, istrage.
96

2.2.14. Zdravstveno osiguranje
Sadri dokumentaciju o ostvarivanju prava na zdravstveno osiguranje zaposlenika: prijave i
odjave, plaanje doprinosa, izdavanje zdravstvenih iskaznica, dokumentaciju o ostvarivanju prava
osiguranika i sl.
Podgrupa
Rok
Postupak
2.2.14.1. Openito
N+1
2.2.14.3. Prijava i odjava osiguranika nadlenome tijelu.
Z+5
2.2.14.4. Plaanje doprinosa
Z+5
2.2.14.5. Evidencija izdanih zdravstvenih iskaznica i

popunjenih obrazaca
Z+5
2.2.14.6. Rodiljni dopust
Z+5
2.2.14.7. Dokumentacija u svezi s ostvarivanjem prava

osiguranika
Z+5
Pregledi, izvjea i prepiska o plaanju doprinosa.
Za uplate i analitike evidencije plaenoga doprinosa na

plau vidjeti grupu 2.2.8.
97

2.2.15. Mirovinsko i invalidsko osiguranje
Dokumentacija o podmirenju obveza temeljem mirovinskog i invalidskog osiguranja zaposlenika.
Podgrupa
Rok
Postupak
2.2.15.1. Openito
N+1
2.2.15.3. Prijava i odjava nadlenome tijelu
Z+10
2.2.15.4. Plaanje doprinosa
Z+5
Z+5
Z+10
Z+5
Pregledi, izvjea i prepiska o plaanju doprinosa.
Za uplate i analitike evidencije plaenoga doprinosa na

plau vidjeti grupu 2.2.8.
2.2.15.5. lanstvo u mirovinskim fondovima

-
Dokumentacija o lanstvu zaposlenika u mirovinskim

fondovima, popisi, prepiska u svezi s lanstvom.
2.2.15.6. Zahtjevi za naplatu doprinosa

-
Zahtjevi i ostala prepiska, odluke, uplate.
2.2.15.7. Dokumentacija u svezi s ostvarivanjem prava

osiguranika
98

2.2.16. Radnika pitanja
Sadri dokumentaciju o odnosima sa sindikatima, kolektivnim ugovorima i pregovaranjem, radu
zaposlenikog vijea i sl.
Podgrupa
Rok
Postupak
2.2.16.1. Openito
N+1

2.2.16.3. Kolektivni ugovori i pregovaranje
-
Sporovi i posredovanje u sporovima sa sindikatima.
Za trajk vidjeti podgrupu trajk u ovoj grupi.
2.2.16.8. Radniko vijee konstituiranje
Z+5
Z+5
Z+5
Z+5
Izbori za radniko vijee, odluke i druga dokumentacija u

svezi s nainom ostvarivanja funkcije radnikog vijea.
2.2.16.9. Radniko vijee sjednice i odluke

-
Organizacija rada za vrijeme trajka, odluke o poslovima

koji se moraju obavljati tijekom trajka.
2.2.16.7. Sporovi i arbitraa
Z+5
Dokumentacija u svezi s pokretanjem, tijekom i

okonanjem trajka, odnosno obustave rada (obavijesti,
pregovaranje, izvjea i dr).
2.2.16.6. Vitalne slube i radna mjesta u trajku
Opa pitanja primjene kolektivnih ugovora, miljenja,

ocjene i tumaenja.
2.2.16.5. trajk
-
Z+5
Kolektivni ugovori i dokumentacija nastala u postupku

pregovaranja o njima.
2.2.16.4. Primjena kolektivnih ugovora

-
Pozivi, materijali, zapisnici sjednica i odluke radnikog

vijea.
99
2.2.16.10. Suradnja sa sindikatima

-
Sindikalne akcije, obavijesti i prepiska sa sindikatima.
Za kolektivne ugovore vidjeti podgrupe Kolektivni

ugovori i pregovaranje i Primjena kolektivnih ugovora,
za trajk podgrupu trajk, za sporove sa sindikatima
Sporovi i arbitraa, sve u ovoj grupi.
Z+5
100

2.2.17. Zapoljavanje stranaca
Sadri zahtjeve, odobrenja i suglasnosti za zapoljavanje stranaca te prepisku o mogunosti
njihova zapoljavanja.
Za dokumentaciju iz radnog odnosa zaposlenih stranaca vidjeti u grupe koje se odnose na
istovrsnu dokumentaciju iz podruja rada i radnih odnosa.
Podgrupa
Rok
Postupak
2.2.17.1. Openito
N+1

2.2.17.3. Odobrenja i suglasnosti
-
T
Z+5
Zahtjevi i odluke nadlenog tijela o izdavanju odobrenja za

zapoljavanje stranaca.
101

2.2.18. Rad volontera
Sadri zamolbe za volontiranje, dokumentaciju o radu volontera i naknadama za njihov rad.
Podgrupa
Rok
Postupak
2.2.18.1. Openito
N+1
2.2.18.4. Planovi rada i zaduenja
Z+2
2.2.18.5. Obuka i osposobljavanje
Z+2
2.2.18.6. Nagrade i priznanja za rad volontera
Z+2
Z+70
Za nain voenja osobnog dosjea volontera usporedi osobne

dosjee zaposlenika (podgrupa Osobni dosjei u grupi
2.2.3.).
102

2.2.19. Civilno sluenje vojnoga roka
Dokumentacija o civilnome sluenju vojnoga roka kod organizacije.
Podgrupa
Rok
Postupak
2.2.19.1. Openito
N+1
Z+5
2.2.19.4. Planovi rada i zaduenja
Z+2
2.2.19.5. Obuka i osposobljavanje
Z+2
2.2.19.6. Nagrade i priznanja za rad
Z+2
Z+70
Za nain voenja osobnog dosjea usporedi osobne dosjee

zaposlenika (podgrupa Osobni dosjei u grupi 2.2.3.).
103

2.2.20. Ravnopravnost u zapoljavanju
Sadri dokumentaciju o mjerama za osiguranje ravnopravnosti u zapoljavanju, ukljuujui i
mjere pozitivne diskriminacije.
Za dokumentaciju o zaposlenicima i radnome odnosu osoba vidjeti u drugu odgovarajuu grupu.
Podgrupa
Rok
Postupak
2.2.20.1. Openito
N+1
Prepiska o opim pitanjima ravnopravnosti u zapoljavanju.

2.2.20.3. Invalidi
-
Z+5
Z+5
Z+5
Planovi, pregledi, izvjea, posebne mjere pozitivne

diskriminacije i sl.
2.2.20.6. Nacionalne manjine

-

2.2.20.5. Branitelji
-
Z+5

2.2.20.4. ene
-

104
3. NEKRETNINE, POSTROJENJA I OPREMA

3.1. PLANIRANJE RESURSA
3.1.1. Openito
Dokumentacija o opim pitanjima u svezi s planiranjem temeljnih materijalnih resursa (zemljite,
objekti, postrojenja, oprema), pregledi raspoloivih resursa, opa prepiska.
Podgrupa
Rok
Postupak
3.1.1.1. Openito
N+1
Opa prepiska, upiti i odgovori u svezi s planiranjem

resursa openito.
3.1.1.3. Statistika i pregledi
105
3.1. PLANIRANJE RESURSA

3.1.2. Razvoj resursa
Dokumentacija o planovima razvoja temeljnih materijalnih resursa, investicijski programi,
planovi preseljenja i prenamjene koji imaju dugoroni strateki utjecaj na razvoj resursa i sl.
Podgrupa
Rok
Postupak
3.1.2.1. Openito
N+1

3.1.2.3. Planovi razvoja
-
Planovi i projekcije osiguranja potrebnog poslovnog

prostora, uvoenja i razvoja vitalnih tehnikih sustava,
planovi racionalizacije i alokacije resursa.
Za konkretne investicijske programe vidjeti podgrupu

Investicijski programi ove grupe.
T
Z+5
3.1.2.4. Investicijski programi

-
Z+5
Z+5
Analize i ocjene postojeih resursa (poslovni prostor,

tehnika opremljenost), analize potreba i mogunosti za
razvoj resursa.
3.1.2.6. Preseljenje i prenamjena

-
Okvirni i posebni investicijski programi, godinji i

viegodinji programi ulaganja u razvoj resursa i sl.

-
Dokumentacija o preseljenju djelatnosti i znatnijim

promjenama u namjeni objekata.
106
3.2. ZEMLJITE
3.2.1. Openito
Dokumentacija o zemljitima koja nije predviena drugdje u klasifikacijskom planu, evidencije,
pregledi podataka i imovinsko-pravni dokumenti o zemljitu u posjedu ili na koritenju.
Podgrupa
Rok
Postupak
3.2.1.1. Openito
N+1
3.2.1.3. Evidencija
Evidencija zemljita u vlasnitvu ili posjedu.
3.2.1.4. Dokumentacija o zemljitu

-
Isprave o vlasnitvu i pravima koritenja, izvodi iz katastra,

zemljoknjine isprave, namjena, uvjeti graenja, tereti i sl.
107
3.2. ZEMLJITE
3.2.2. Stjecanje i raspolaganje
Dokumentacija o kupnji, najmu, prodaji, iznajmljivanju zemljita, stjecanju i ustupanja prava na
zemljitu te sporovima u svezi sa zemljitem i pravima na zemljitu.
Podgrupa
Rok
Postupak
3.2.2.1. Openito
N+1
3.2.2.3. Stjecanje i uknjiba
Kupoprodajni ugovori i drugi ugovori o stjecanju prava na

zemljitu, dokumentacija u postupku uknjibe vlasnitva ili
prava na zemljitu.
3.2.2.4. Prodaja i drugi oblici otuenja
Kupoprodajni ugovori i drugi ugovori o otuenju prava na

zemljitu, postupak uknjibe promjena.
3.2.2.5. Zakup, ustupanje prava koritenja

-
Z+10
Z+5
Dokumentacija o sporovima u svezi s vlasnitvom i drugim

stvarnim pravima na zemljitu.
3.2.2.7. Nerealizirani projekti

-
Ugovori, pregledi i izvjea o izvrenju ugovora.
3.2.2.6. Sporovi
-
Z+10
Predmetni spisi (zapoeti, a nerealizirani

kupoprodaje, prijenosa prava i sl).
postupci
108
3.2. ZEMLJITE
3.2.3. Koritenje i odravanje
Dokumentacija o koritenju i odravanju zemljita.
Za gradnju i odravanje objekata na zemljitu vidjeti grupe 3.3.3. i 3.3.4.
Podgrupa
Rok
Postupak
3.2.3.1. Openito
N+1

3.2.3.3. Ispitivanje zemljita
-
T
Z+5
Z+5
Z+5
Ispitivanje tla, geotehniko ispitivanje i sl.
*Napomena: Za trajno se uvanje odabire dokumentacija o

rezultatima ispitivanja znaajnima za mogue koritenje zemljita.
3.2.3.4. Namjena i prenamjena

-
Odluke o namjeni i nainu koritenja zemljita,

dokumentacija nastala u postupcima po zahtjevima za
prenamjenu.
Za isprave nadlenih tijela o prenamjeni te isprave ili izvodi

iz prostornih, urbanistikih i planova ureenja koje donose
nadlena tijela vidjeti i podgrupu Dokumentacija o
zemljitu grupe 3.2.1. kao sekundarnu.
3.2.3.5. Ureenje i odravanje

-
Dokumentacija se organizira u dosjee za pojedina zemljita.

Sadre dokumentaciju o ureenju, planiranju, krenju,
hortikulturnom ureenju, ureenju i odravanju staza,
navodnjavanju i odvodnji i sl).
109
3.3. ZGRADE
3.3.1. Openito
Sadri graevinsku i tehniku dokumentaciju o objektima, dokumentaciju o njihovu oznaavanju
te ostalu dokumentaciju o zgradama koja nije predviena u drugim grupama ovog opeg popisa.
Podgrupa
Rok
Postupak
3.3.1.1. Openito
N+1
3.3.1.3. Evidencija
3.3.1.4. Graevinska i tehnika dokumentacija
Projektna dokumentacija, graevinske dozvole, rjeenja i

zakljuci nadlenih tijela u svezi s gradnjom,
nadogradnjom, adaptacijom i rekonstrukcijom, uporabne
dozvole i sl.
*Napomena: Ovdje se, kao u sekundarnoj grupi, moe nai pojedina

dokumentacija koja je primarno u podgrupi Projekti grupe 3.3.3.
Gradnja, nadogradnja, rekonstrukcija, i to ona koja ima znaaj ne
samo za postupak gradnje, nego i za status, upravljanje i odravanje
objekta i po okonanju gradnje (projektna dokumentacija, tehniki
pregled, uporabne dozvole i sl).
3.3.1.5. Oznaavanje
-
Z+2
Dokumentacija o oznaavanju zgrada.
110
3.3. ZGRADE
3.3.2. Stjecanje i raspolaganje
Dokumentacija o kupnji, najmu, prodaji i iznajmljivanju zgrada, stjecanju i ustupanju prava
raspolaganja te o sporovima o vlasnitvu i pravima koritenja.
Podgrupa
Rok
Postupak
3.3.2.1. Openito
N+1
3.3.2.3. Stjecanje i uknjiba
Kupoprodajni ugovori, dokumentacija u postupku uknjibe

vlasnitva, prava ili tereta.
3.3.2.4. Prodaja i drugi oblici otuenja
Kupoprodajni ugovori i drugi ugovori o otuenju, postupak

uknjibe promjena.
3.3.2.5. Zakup, ustupanje prava koritenja

-
Z+10
Z+5
Dokumentacija o sporovima u svezi s vlasnitvom i drugim

stvarnim pravima.
3.3.2.7. Nerealizirani projekti

-
Z+10
Ugovori, pregledi i izvjea o izvrenju ugovora.
3.3.2.6. Sporovi
-
Dokumentacija o nerealiziranim projektima (zapoeti, a

nerealizirani postupci kupoprodaje, prijenosa prava i sl).
111
3.3. ZGRADE
3.3.3. Gradnja, nadogradnja, rekonstrukcija
Projekti gradnje, nadogradnje, rekonstrukcije i adaptacije objekata (projektna dokumentacija,
natjeaji i ugovori o izvoenju radova, dokumentacija nastala u izvoenju i nadzoru nad
izvoenjem radova i sl).
Za dokumentaciju o radovima na odravanju (popravci, bojanje, odravanje instalacija, manji
zahvati na ureenju i sl.) vidjeti u grupu 3.3.4.
Podgrupa
Rok
Postupak
3.3.3.1. Openito
N+1

3.3.3.3. Norme graenja, urbanistiko-tehniki uvjeti
-
Z+5
Z+5
Z+10
Dokumentacija o uvjetima i normama graenja (izvodi iz

prostornih, urbanistikih i planova ureenja, uvjeti koje
izdaju nadlena tijela, suglasnosti i sl).
3.3.3.4. Odabir projektanata i izvoditelja radova

-
Natjeaji, odluke o odabiru, sklapanje ugovora. Ukljuuje i

ugovaranje nadzora nad izvoenjem radova.
*Napomena: Po isteku roka, za trajno uvanje odabiru se odluke o

odabiru projektanata i izvoditelja radova, ugovori o projektiranju,
izvoenju i nadzoru nad izvoenjem radova na kapitalnim objektima.
3.3.3.5. Projekti
-
Projektna dokumentacija (idejni, glavni i izvedbeni projekt,

projekti instalacija i sustava), dokumentacija koja nastaje u
postupku gradnje (izvjea, pregledi situacija, obrauni,
vanija prepiska s izvoditeljem) i u nadzoru nad izvoenjem
radova (zapisnici, miljenja i oitovanja, nalozi i upute za
uklanjanje nedostataka i sl), tehniki pregled, preuzimanje
radova i sl.
Za svaki se projekt vodi dosje u kojem zaseban dio ini

projektna
dokumentacija,
odnosno
predmetna
dokumentacija o projektiranju.
Projektna dokumentacija, zapisnici o tehnikom pregledu i

preuzimanju radova te zapisnici o nadzoru koji su
relevantni za dokumentiranje ispravnosti gradnje u
konanome obliku razvrstavaju se i u grupu 3.3.1. kao
sekundarnu gdje se trajno uvaju.
112
3.3. ZGRADE
3.3.4. Odravanje
Dokumentacija o odravanju zgrada (ienje, bojanje, sitni popravci, zamjena ugraenih
elemenata, popravci i zamjena instalacija, odravanje dizala i dr.).
Podgrupa
Rok
Postupak
3.3.4.1. Openito
N+1

3.3.4.3. Planovi, norme i raspored odravanja
-
Z+5
Z+2
Z+2
Z+2
Z+2
Dokumentacija o obavljenim poslovima (nalozi, izvjea,

obrauni, reklamacije i sl).
3.3.4.8. Ostali poslovi na odravanju

-
Dokumentacija o obavljenim poslovima (nalozi, izvjea,

obrauni, reklamacije i sl).
3.3.4.7. Odravanje dizala, pokretnih stepenica i slinih

ureaja
-
Z+1
Natjeaji i ugovori o uslugama odravanja.
3.3.4.6. ienje, bojanje i sitni popravci

-
Prijave oteenja i nedostataka koje treba otkloniti,

prijedlozi i zahtjevi korisnika objekata i prostorija, procjene
potreba i prioriteta.
3.3.4.5. Ugovaranje usluga odravanja

-
Z+1
Planovi i pregledi aktivnosti na odravanju objekata,

raspored odravanja i sl.
3.3.4.4. Prijedlozi, zahtjevi i procjene

-
Dokumentacija o ostalim poslovima na odravanju koji se

ne smatraju sitnim popravcima (npr. zamjena graevinske
stolarije, podova i drugih ugraenih dijelova objekta).
3.3.4.9. tete, vandalizam i kraa

-
Dokumentacija o namjerno ili nenamjerno izazvanim

oteenjima i neovlatenom otuenju ugraenih dijelova
(prijave, oevidi, izvjea). Ukljuuje tete uslijed kvarova
ili neispravnosti instalacija, prodora vlage, oborinske ili
povrinske vode, udara groma, nepanje te vandalizma.
Za tete uslijed nesrea i nepogoda (elementarna nepogoda,

eksplozija i sl) vidjeti podgrupu Pojedine nesree i
113
nepogode u grupi 1.13.2.

-
Za poare i poplave vidjeti podgrupu Poari i poplave u

grupi 3.3.5.
Za tete i krau opreme vidjeti podgrupu Otuenje,

uklanjanje i unitenje u grupi 3.4.1.
3.3.4.10. Nadzor nad odravanjem zgrada

-
Z+2
Ugovori, izvjea i pregledi o nadzoru radova na

odravanju.
114
3.3. ZGRADE
3.3.5. Zatita
Dokumentacija o sustavima i mjerama zatite objekata (protuprovalna i protupoarna zatita,
osiguranje, nadzor i praenje pristupa objektima i prostorijama, neovlateni pristup i provale i sl).
Podgrupa
Rok
Postupak
3.3.5.1. Openito
N+1

3.3.5.3. Smjernice, uputstva i planovi
-
Dokumentacija o sustavima i posebnim mjerama

protupoarne zatite (zaduenja i upute, vjebe, suradnja s
nadlenim tijelima i strunim osobama i sl).
Za protupoarnu opremu vidjeti grupu 3.4.4.
3.3.5.5. Protuprovalna zatita i osiguranje objekata

-
Dokumentacija o sustavima i posebnim mjerama

protuprovalne zatite (zaduenja i upute, pravila pristupa,
analize i ocjene potreba) i fiziko-tehnikom osiguranju
(sluba osiguranja, pravila pristupa i sl).
Za protuprovalnu opremu vidjeti grupu 3.4.4.
3.3.5.6. Identifikacija i autorizacija pristupa osoba
Z+5
Z+2
Z+2
Z+5
Z+2
Odreivanje prava pristupa osoba objektima i pojedinim

prostorijama, identifikacijske iskaznice zaposlenika i drugih
osoba, sustavi za autorizaciju pristupa, evidencije o ulasku i
izlasku i sl.
3.3.5.7. Poari i poplave

-
Dokumentacija o poarima i poplavama.
Za manje incidente kao to je vlaenje podova ili zidova

uslijed oborinskih voda, oteenja ili neispravnosti
instalacija i sl. vidjeti podgrupu tete, vandalizam i kraa
u grupi 3.3.4.
3.3.5.8. Neovlateni pristup i provale

-
Z+5
Dokumentacija kojom se ureuje sustav zatite objekata.
3.3.5.4. Protupoarna zatita
Prijave, oevidi i druga dokumentacija u svezi s provalama i

drugim oblicima neovlatenog pristupa u objekte ili
prostorije.
115
3.4. POSTROJENJA I OPREMA

3.4.1. Openito
Sadri preglede i popise opreme i postrojenja, otpremnice i dostavnice, dokumentaciju o
rasporedu i zaduenjima, inventuri, rashodu, otuenju i unitenju, te drugu dokumentaciju o
opremi i postrojenjima koja nije predviena u drugoj grupi klasifikacijskog plana.
Podgrupa
Rok
Postupak
3.4.1.1. Openito
N+1

3.4.1.3. Pregledi i statistika
-
T
Z+2
Dokumentacija kojom se ureuje sustav zatite objekata.
3.4.1.4. Planovi, analize i procjene

-
I
T
Analize opremljenosti, procjene potreba i sl.
3.4.1.5. Otpremnice i dostavnice
Z+2
3.4.1.6. Raspodjela i zaduenja
Z+2
Z+2
Z+7
Dokumentacija o raspodjeli i zaduenjima ustrojstvenih

jedinica i pojedinaca za opremu (planovi, potvrde o
zaduenju i razduenju i sl).
3.4.1.7. Otuenje, uklanjanje i unitenje

-
Dokumentacija o nestanku, krai, unitenju, prodaji ili

poklanjanju opreme te o uklanjanju neispravne i nepotrebne
opreme iz prostorija i objekata.
*Napomena: dijelovi dokumentacije mogu biti i knjigovodstvene

isprave te se kao takve nalaze i uvaju do odreenoga roka u
odgovarajuoj grupi.
3.4.1.8. Inventura
-
Inventurne liste, dokumentacija o pripremi i provedbi

inventure.

odgovarajuoj grupi.
116
3.4.1.9. Rashod
-
Z+2
Rashod i otpis opreme (prijedlozi, odluke, dokumentacija

nastala u provedbi postupka).

odgovarajuoj grupi.
117

3.4.2. Telekomunikacijska oprema
Dokumentacija o telekomunikacijskoj opremi (telefonske centrale, telefoni, radiostanice).
Za inventuru, rashod, dostavu, otpremu i zaduenja vidjeti grupu 3.4.1.
Za nabavu vidjeti grupu 4.5.2.
Podgrupa
Rok
Postupak
3.4.2.1. Openito
N+1

3.4.2.3. Tehnika dokumentacija
T
Z+1
3.4.2.4. Jamstveni listovi
Z+1
3.4.2.5. Uvoenje i odravanje
Z+1
Z+5
Tehnike specifikacije opreme, upute za koritenje i

odravanje.
Instalacija i uvoenje u rad, popravci, zamjena dijelova,

servis.

-
Incidenti i istrage u sluajevima koji su posljedica

neispravnosti ili neprimjerenog koritenja opreme.
Za oteenja, krau i nestanak vidjeti podgrupu Otuenje,

118

3.4.3. Namjetaj
Dokumentacija o uredskom i drugom namjetaju.
Za inventuru, rashod, dostavu, otpremu i zaduenja vidu grupu 3.4.1.
Podgrupa
Rok
Postupak
3.4.3.1. Openito
N+1

3.4.3.3. Odravanje
-
T
Z+1
Z+5
Popravci, zamjena dijelova, bojanje i sl.

-


119

3.4.4. Protupoarna i protuprovalna oprema
Dokumentacija o protupoarnoj i protuprovalnoj opremi (vatrodojavni sustavi, sustavi i oprema
za gaenje vatre, alarmi i druga protuprovalna oprema).
Podgrupa
Rok
Postupak
3.4.4.1. Openito
N+1

T
Z+1
Z+1
Z+1
Z+5

odravanje, atesti.

servis.

-


120

3.4.5. Raunalna oprema
Dokumentacija o raunalnoj opremi (raunala, mrena komunikacijska oprema, periferna
raunalna oprema).
Podgrupa
Rok
Postupak
3.4.5.1. Openito
N+1

T
Z+1
Z+1
Z+1
Z+5

odravanje.

servis.

-


121

3.4.6. Oprema za grijanje i klimatizaciju
Dokumentacija o opremi za grijanje i klimatizaciju (pei, grijalice, kotlovi, ureaji i sustavi za
klimatizaciju).
Podgrupa
Rok
Postupak
3.4.6.1. Openito
N+1

T
Z+1
Z+1
Z+1
Z+5

odravanje.

servis.

-


122

3.4.7. Oruje i eksploziv
Dokumentacija o oruju i eksplozivu.
Za inventuru, rashod, dostavu, otpremu i zaduenja vidjeti u grupu 3.4.1.
Podgrupa
Rok
Postupak
3.4.7.1. Openito
N+1

T
Z+1
Z+1
Z+1
Z+5

odravanje.
Priprema za koritenje, popravci, zamjena dijelova, servis.

-


123

3.4.8. Prijevozna sredstva
Dokumentacija o prijevoznim sredstvima (motorna vozila, bicikli, plovila, letjelice).
Podgrupa
Rok
Postupak
3.4.8.1. Openito
N+1

T
Z+1
3.4.8.4. Prometne dozvole, knjiice vozila i servisni listovi
Z+5
3.4.8.5. Tehniki pregled i registracija
Z+1
3.4.8.6. Odravanje
Z+1
Z+5

odravanje.
Popravci, zamjena dijelova, servis.

-


124

3.4.9. Ostala nespomenuta oprema
Dokumentacija o opremi za koju nije predviena zasebna grupa u ovom opem popisu.
Za inventuru, rashod, dostavu, otpremu i zaduenja vidu grupu 3.4.1.
Podgrupa
Rok
Postupak
3.4.9.1. Openito
N+1

T
Z+1
Z+1
Z+1
Z+5

odravanje.

servis.

-


125
3.5. INFRASTRUKTURA I OPSKRBA

3.5.1. Openito
Dokumentacija opim pitanjima koritenja komunalne infrastrukture za koju nije predviena
druga grupa u ovom opem popisu.
Podgrupa
Rok
Postupak
3.5.1.1. Openito
N+1
126

3.5.2. Grijanje
Sadri dokumentaciju u svezi s koritenjem usluga isporuke toplinske energije (prikljuak na
distributivnu mreu, potronja i obrauni i sl).
Za druge oblike osiguranja energenata za grijanje vidjeti grupu 3.5.8.
Podgrupa
Rok
Postupak
3.5.2.1. Openito
N+1

3.5.2.3. Prikljuenje
T
Z+2
3.5.2.4. Potronja i obrauni
Z+2
Z+2
Z+2
Ugovori i druga dokumentacija o prikljuenju na toplinsku

mreu, uvjetima koritenja usluge, prikljunoj i mjernoj
opremi, njezinu odravanju, zamjeni i sl.
albe i sporovi u svezi s pruanjem usluge, obraunom

potronje i sl.

-
Prekidi i nepravilnosti u isporuci.
127

3.5.3. Zbrinjavanje otpada
Sadri dokumentaciju o koritenju usluga zbrinjavanja i odvoza otpada, ukljuujui i postupanje s
opasnim otpadom.
Podgrupa
Rok
Postupak
3.5.3.1. Openito
N+1

3.5.3.3. Ugovori o zbrinjavanju otpada
-
Z+5
Z+5
Z+2
albe i sporovi u svezi s pruanjem usluge zbrinjavanja

otpada, obraunom trokova i sl.

-
Dokumentacija o nainu zbrinjavanja opasnog otpada

(utvrivanje vrsta opasnog otpada i naina postupanja s
njim, ugovori, odvoenje i dr.).

-
Z+2
Ugovori i druga dokumentacija o koritenju usluga

zbrinjavanja otpada.
3.5.3.4. Postupanje s opasnim otpadom

-
Za incidente vezane uz opasni otpad vidjeti u podgrupu

Ugovori o zbrinjavanju otpada u grupi 3.5.3.
128

3.5.4. Elektrina energija
Dokumentacija o opskrbi i potronji elektrine energije.
Podgrupa
Rok
Postupak
3.5.4.1. Openito
N+1

T
Z+2
Z+2
Z+5
Z+2
Ugovori i druga dokumentacija o prikljuenju na elektrinu

mreu, uvjetima koritenja usluge, prikljunoj i mjernoj
opremi, njezinu odravanju, zamjeni i sl.

potronje i sl.

-
129

3.5.5. Opskrba plinom
Dokumentacija o opskrbi i potronji plina iz distributivne mree.
Za druge oblike nabave plina, osim putem distributivne mree, vidjeti grupu 3.5.8.
Podgrupa
Rok
Postupak
3.5.5.1. Openito
N+1

T
Z+2
Z+2
Z+5
Z+2
Ugovori i druga dokumentacija o prikljuenju na

distributivnu mreu, uvjetima koritenja usluge, prikljunoj
i mjernoj opremi, njezinu odravanju, zamjeni i sl.

potronje i sl.

-
130

3.5.6. Opskrba vodom
Dokumentacija o opskrbi i potronji vode iz distributivne mree.
Za druge oblike nabave vode, osim putem distributivne mree, vidjeti grupu 3.5.8.
Podgrupa
Rok
Postupak
3.5.6.1. Openito
N+1

T
Z+2
Z+2
Z+5
Z+2


potronje i sl.

-
131

3.5.7. Odvodnja i kanalizacija
Dokumentacija o prikljuenju i koritenju usluge odvodnje otpadnih voda.
Podgrupa
Rok
Postupak
3.5.7.1. Openito
N+1

-
Z+2
Z+5
Z+2

potronje i sl.

-
Ukoliko se usluga obraunava i naplauje zajedno s drugom

komunalnom uslugom, vidjeti u grupu koja se odnosi na tu
uslugu, a ovdje se moe razvrstati kao u sekundarnu grupu.

-
Z+2

kanalizacijsku mreu, uvjetima koritenja usluge,
prikljunoj i mjernoj opremi, njezinu odravanju, zamjeni i
sl.

-
Prekidi i nepravilnosti u pruanju usluge.
132

3.5.8. Ostale nespomenute komunalne usluge
Dokumentacija o komunalnim uslugama za koje nije predviena zasebna grupa ili podgrupa u
ovom opem popisu.
Podgrupa
Rok
Postupak
3.5.8.1. Openito
N+1

T
Z+2
Z+2
Z+5
Z+2


potronje i sl.

-
133
3.6. KOMUNIKACIJSKI SUSTAVI, PRIJEVOZ I DOSTAVA

3.6.1. Openito
Dokumentacija o komunikacijskim sustavima, prijevozu i dostavi koja nije razvrstana u druge
grupe.
Podgrupa
Rok
Postupak
3.6.1.1. Openito
N+1
134

3.6.2. Pota, telefon, telefaks
Sadri dokumentaciju o koritenju potanske slube, telefonskim i telefaks prikljucima i njihovu
koritenju.
Za usluge prijenosa podataka i povezivanja s raunalnim komunikacijskim mreama vidjeti grupu
3.6.3.
Podgrupa
Rok
Postupak
3.6.2.1. Openito
N+1

3.6.2.3. Ugovori
T
Z+5
3.6.2.4. Evidencija brojeva
Z+1
3.6.2.5. Prikljuenje i koritenje telekomunikacijskih vodova i

usluga
Z+2
3.6.2.6. Potanske usluge
Z+2
Z+2
Ugovori o koritenju potanskih usluga, pretplatniki

ugovori za telefonske i telefaks linije.
Dokumentacija nastala u svezi s koritenjem potanskih

usluga (ponude, upiti i obavijesti, cjenici, koritenje i
obrauni usluga).

-
Dokumentacija o nepravilnostima i zastojima u pruanju

usluga, krenju pravila koritenja usluga i sl.
135

3.6.3. Mrene komunikacijske usluge
Sadri dokumentaciju o uslugama
komunikacijskim mreama.
prijenosa
podataka
povezivanja
raunalnim
Za telefonske i telefaks prikljuke i njihovo koritenje vidjet grupu 3.6.2.

Za telekomunikacijsku opremu vidjeti grupu 3.4.2.
Podgrupa
Rok
Postupak
3.6.3.1. Openito
N+1

3.6.3.3. Ugovori
T
Z+5
3.6.3.4. Kodovi, ifre i lozinke
Z+2
3.6.3.5. Koritenje mrenih komunikacijskih usluga
Z+2
Z+5
Ugovori o koritenju mrenih komunikacijskih usluga

(Internet, zakupljeni vodovi i dr).
Izvjea i pregledi o prometu, obrauni.

-
Dokumentacija o nepravilnostima i zastojima u pruanju

usluga, krenju pravila koritenja usluga i sl.
136

3.6.4. Prijevoz i dostava
Dokumentacija o uslugama prijevoza i dostave robe i dobara.
Za dostavu potanskih poiljki vidjeti grupu 3.6.2.
Podgrupa
Rok
Postupak
3.6.4.1. Openito
N+1
3.6.4.3. Ugovori
Z+5
3.6.4.4. Prijevoz i dostava robe i dobara
Z+1
Z+5
Z+2
Sadri zahtjeve, popise robe i dobara koji se prevoze,

potvrde o preuzimanju i dostavi, obraune i sl.
Odnosi se na sve stvari koje ne spadaju u kategoriju opasnih

tvari.
3.6.4.5. Prijevoz opasnih tvari

-
Sadri dokumentaciju o osiguranju uvjeta za prijevoz

opasnih tvari, popise robe i dobara koji se prevoze, potvrde
o preuzimanju i dostavi, obraune i sl.

-
Dokumentacija u svezi s izgubljenim, nedostavljenim ili

krivo dostavljenim poiljkama, oteenjima u prijevozu i
sl..
137

3.6.5. Putovanja
Dokumentacija o uslugama prijevoza osoba i putovanjima (organizacija prijevoza za turistika i
studijska putovanja, organizirani prijevoz gostiju i sl).
Za slubena putovanja vidjeti grupu 4.5.3.
Podgrupa
Rok
Postupak
3.6.5.1. Openito
N+1

3.6.5.3. Predmetni spisi
T
Z+2
138
3.7. ZALIHE, SITNI INVENTAR I POTRONI MATERIJAL

3.7.1. Openito
Dokumentacija o zalihama, sitnome inventaru i potronom materijalu koja nije predviena u
drugoj grupi u ovome opem popisu.
Podgrupa
Rok
Postupak
3.7.1.1. Openito
N+1
3.7.1.3. Evidencije zaliha
Z+2
3.7.1.4. Otpremnice i dostavnice
Z+2
3.7.1.5. Inventura
Z+2
Z+2
Z+2

isprave te se kao takve mogu nai u odgovarajuoj grupi (i uvaju se
do roka koji je tamo definiran).
3.7.1.6. Rashod
isprave te se kao takve mogu nai u odgovarajuoj grupi (i uvaju se
do roka koji je tamo definiran).
139
3.7. ZALIHE, SITNI INVENTAR I POTRONI MATERIJAL

3.7.2. Raspolaganje
Sadri planove i dokumentaciju o potronji, izdavanju i zaduenju sitnog inventara i potronog
materijala.
Za otpremnice i dostavnice vidjeti podgrupu Otpremnice i dostavnice u grupi 3.7.1.
Podgrupa
Rok
Postupak
3.7.2.1. Openito
N+1

3.7.2.3. Planovi
-
Z+1
Z+1
Z+5
Zaduenja ustrojstvenih jedinica i zaposlenika za izdani

materijal i sitni inventar.
3.7.2.6.Incidenti i istrage
-
Zahtjevi ustrojstvenih jedinica i zaposlenika za izdavanjem

materijala i sitnog inventara.
3.7.2.5. Zaduenja
Z+2
Planovi potreba i potronje.
3.7.2.4. Zahtjevi
-
Nepravilnosti i istrage u svezi s izdavanjem i troenjem

izdanoga materijala i sitnog inventara.
140
4. FINANCIJSKO POSLOVANJE I RAUNOVODSTVO

4.1. FINANCIJSKI PLANOVI I IZVJEA
4.1.1. Openito
Dokumentacija o financijskim planovima i izvjeima koja nije predviena u nekoj drugoj grupi u
ovome opem popisu s rokovima uvanja.
Podgrupa
Rok
Postupak
4.1.1.1. Openito
N+1
141

4.1.2. Financijski planovi
Sadri financijske planove (godinji financijski plan organizacije i viegodinje projekcije,
financijske planove za pojedina podruja djelatnosti, ustrojstvene jedinice ili programe, analitike
financijske planove), dokumentaciju nastalu u pripremi financijskih planova, miljenja, analize i
zahtjeve za sredstvima u svezi s financijskim planovima.
Podgrupa
Rok
Postupak
4.1.2.1. Openito
N+2
Opa pitanja financijskog planiranja, upiti i odgovori,

obavijesti.

-
Pravila i odluke kojima se ureuje pitanje izrade

financijskih planova.
4.1.2.3. Financijski planovi za fiskalno razdoblje

-
Godinji financijski plan organizacije, izmjene i dopune,

obrazloenja uz financijski plan, financijski planovi
vanijih posebnih programa kao dopuna godinjem
financijskom planu ako nisu primjereno ralanjeni u
njemu.
4.1.2.4. Ostali financijski planovi

-
Z+2
Z+5
Z+2
Procjene oekivanih prihoda i rashoda i druge analize

vezane uz financijsko planiranje.
4.1.2.7. Zahtjevi za odobrenje i dodjelu sredstava

-
Prijedlozi i nacrti i druga slina dokumentacija nastala u

pripremi financijskih planova.
4.1.2.6. Miljenja, analize i procjene

-
Z+2
Analitiki financijski planovi, financijski planovi pojedinih

programa, ustrojstvenih jedinica, financijski planovi za
kraa razdoblja.
4.1.2.5. Prijedlozi i nacrti

-
Zahtjevi za odobrenjem sredstava vezani uz financijsko

planiranje, oitovanja tijela i osoba kojima su zahtjevi
upueni.
142

4.1.3. Bilanca
Sadri bilance i dokumentaciju nastalu u postupcima njihove izrade i usvajanja.
Podgrupa
Rok
Postupak
4.1.3.1. Openito
N+2
Opa pitanja vezana uz bilance i njihovo usvajanje, upiti i

odgovori, obavijesti.
4.1.3.3. Bilance za fiskalno razdoblje

-
Z+5
Bilance i obrazloenja.
4.1.3.4. Ostale bilance

-
Z+5
Analitiki pregledi,
segmenata.
bilanciranje
pojedinih
poslovnih
143

4.1.4. Izvjea o primicima i izdacima
Sadri izvjea o primicima i izdacima i dokumentaciju nastalu u postupcima njihove izrade,
usvajanja i dostave nadlenim tijelima.
Podgrupa
Rok
Postupak
4.1.4.1. Openito
N+2
4.1.4.3. Izvjea za fiskalno razdoblje
Z+11
4.1.4.4. Ostala izvjea
Z+5
Z+1
Dokumentacija nastala u pripremi izvjea (pregledi,

izrauni, prepiska).
144

4.1.5. Izvjea o promjenama u vrijednosti i obujmu obveza i imovine
Sadri izvjea o promjenama u vrijednosti i obujmu obveza i imovine i dokumentaciju nastalu u
postupcima njihove izrade, usvajanja i dostave nadlenim tijelima.
Podgrupa
Rok
Postupak
4.1.5.1. Openito
N+2
Z+11
Z+5
Z+1

izrauni, prepiska).
145

4.1.6. Izvjea o ostvarenim vlastitim prihodima i rashodima
Sadri izvjea o ostvarenim vlastitim prihodima i rashodima i dokumentaciju nastalu u
postupcima njihove izrade, usvajanja i dostave nadlenim tijelima.
Podgrupa
Rok
Postupak
4.1.6.1. Openito
N+2
Z+11
Z+5
Z+1

izrauni, prepiska).
146

4.1.7. Zavrni raun
Sadri zavrni raun o poslovanju u fiskalnom, odnosno poslovnom razdoblju i dokumentaciju
nastalu u postupcima njegove izrade, usvajanja i dostave nadlenim tijelima.
Podgrupa
Rok
Postupak
4.1.7.1. Openito
N+2
4.1.7.3. Zavrni raun
4.1.7.4. Priprema i usvajanje

-
Z+1
Dokumentacija nastala u pripremi i postupku usvajanja

(pregledi, izrauni, prepiska).
147

4.1.8. Ostala financijska izvjea
Sadri dokumentaciju o financijskim izvjeima za koja u ovom opem popisu nije predviena
druga grupa.
Podgrupa
Rok
Postupak
4.1.8.1. Openito
N+2
4.1.8.3. Izvjea
Z+5
4.1.8.4. Priprema i usvajanje
Z+1
Dokumentacija nastala u pripremi i postupku usvajanja

(pregledi, izrauni, prepiska).
148
4.2. KNJIGOVODSTVO I RAUNOVODSTVO

4.2.1. Openito
Sadri dokumentaciju o knjigovodstvu i raunovodstvu za koju u ovom opem popisu nije
predviena druga grupa.
Podgrupa
Rok
Postupak
4.2.1.1. Openito
N+2
149

4.2.2. Financijsko knjigovodstvo
Sadri financijske knjigovodstvene i raunovodstvene evidencije i dokumentaciju koja se vodi uz
te evidencije.
Za opa pitanja raunovodstvenog sustava vidjeti grupu 4.1.1.
Podgrupa
Rok
Postupak
4.2.2.1. Openito
N+2

4.2.2.3. Kontni plan
T
Z+7
4.2.2.4. Evidencije dobavljaa i kupaca
Z+5
4.2.2.5. Glavna knjiga
Z+11
4.2.2.6. Dnevnik knjienja glavne knjige
Z+11
4.2.2.7. Analitike knjigovodstvene evidencije
Z+7
4.2.2.8. Knjige ulaznih i izlaznih rauna
Z+7
4.2.2.9. Ostale knjigovodstvene i raunovodstvene evidencije
Z+7
4.2.2.10. Knjigovodstvene isprave
Z+11
Dokumentacija o izradi i utvrivanju kontnog plana.
Kartice knjienja/salda conti, analitiki pregledi knjienja i

sl.
Isprave temeljem kojih se vri knjienje u knjigovodstvene i

raunovodstvene evidencije.
150

4.2.3. Materijalno knjigovodstvo
Sadri evidencije koje se vode u materijalnom knjigovodstvu i dokumentaciju vezanu uz te
evidencije.
Za opa pitanja raunovodstvenog sustava vidjeti grupu 4.1.1.
Podgrupa
Rok
Postupak
4.2.3.1. Openito
N+2
4.2.3.3. Knjiga osnovnih sredstava
Z+7
4.2.3.4. Kartoteka osnovnih sredstava
Z+7
4.2.3.5. Knjiga sitnog inventara
Z+7
4.2.3.6. Kartoteka sitnog inventara
Z+7
4.2.3.7. Amortizacija i otpis
Z+7
Z+11
Knjigovodstvena dokumentacija o amortizaciji osnovnih

sredstava i o otpisu.
4.2.3.8. Knjigovodstvene isprave

-
Isprave temeljem kojih se vri knjienje u materijalnom

knjigovodstvu.
151
4.3. PLATNI PROMET I NOVANO POSLOVANJE

4.3.1. Openito
Dokumentacija o platnome prometu i novanom poslovanju koja nije predviena drugdje u ovom
opem popisu.
Podgrupa
Rok
Postupak
4.3.1.1. Openito
N+1

4.3.1.3. Obrasci platnoga prometa
-
T
Z+1
Obrasci na kojima se izdaju nalozi za obavljanje

gotovinskih i bezgotovinskih plaanja (opa uplatnica,
posebna uplatnica, ek, nalog za gotovinsku isplatu, opi
nalog za prijenos, posebni nalog za prijenos, nalog za
obraun, nalog za naplatu, nalog za prijenos s raunaakreditiva, obraunski ek, zbrojni nalog za prijenos).
152

4.3.2. iro raun
Sadri dokumentaciju o otvaranju, voenju i zatvaranju iro rauna, ovlatenja za koritenje,
odnosno izdavanje naloga, izvjea o stanju i prometu i ostalu prepisku u svezi s voenjem iro
rauna.
Podgrupa
Rok
Postupak
4.3.2.1. Openito
N+1
4.3.2.3. Otvaranje, promjena i zatvaranje rauna
Z+5
Z+5
Z+11
Z+11
Z+11
Odluke o osobama ovlatenima za izdavanje naloga,

komunikaciju s pravnom osobom kod koje je otvoren raun
i sl.
4.3.2.5. Prijava potpisa

-
Popunjeni obrasci prijave potpisa osoba ovlatenih za

izdavanje naloga za isplatu.
4.3.2.6. Izvjea o stanju i prometu

-
Izvjea pravne osobe kod koje je otvoren raun o prometu i

stanju na raunu i druga prepiska u svezi s time.

-
Dokumentacija o zloporabama i drugim nepravilnostima u

platnome prometu preko iro rauna.
153

4.3.3. Devizno poslovanje
Sadri dokumentaciju o otvaranju, voenju i zatvaranju deviznog rauna, ovlatenja za koritenje,
odnosno izdavanje naloga, izvjea o stanju i prometu i ostalu prepisku u svezi s voenjem
deviznog rauna.
Podgrupa
Rok
Postupak
4.3.3.1. Openito
N+1
Z+5
Z+5
Z+11
Z+11
Z+11
Odluke o osobama ovlatenima za izdavanje naloga,

komunikaciju s pravnom osobom kod koje je otvoren raun
i sl.

-

izdavanje naloga za isplatu.

-
Izvjea pravne osobe kod koje je otvoren raun o prometu i

stanju na raunu i druga prepiska u svezi s time.

-

platnome prometu preko iro rauna.
154

4.3.4. Bankovne, kreditne i potroake kartice
Sadri dokumentaciju o izdavanju i koritenju kartica, ovlatenja za koritenje, izvjea o
prometu i ostalu prepisku s pravnom osobom ija se usluga koristi.
Podgrupa
Rok
Postupak
4.3.4.1. Openito
N+1
Z+5
Z+5
Z+11
Z+11
Z+11
Odluke o osobama ovlatenima za koritenje kartice.

-

koritenje kartice.

-
Izvjea pravne osobe koja je izdala karticu o prometu i

druga prepiska u svezi s time.

-

koritenju kartica.
155

4.3.5. Krediti i posudbe
Sadri dokumentaciju o uzetim i danim kreditima i posudbama i o izvrenju obveza temeljem
kredita ili posudbe.
Za dokumentaciju o stvarima posuenima bez naknade vidjeti u grupu koja se odnosi na
posuenu stvar.
Podgrupa
Rok
Postupak
4.3.5.1. Openito
N+1

4.3.5.3. Evidencije i pregledi
-
Evidencije i pregledi obveza.
Za evidencije i preglede obveza po pojedinom kreditu ili

posudbi vidjeti u podgrupu Pojedini krediti i posudbe u
ovoj grupi.
T
Z+2
Z+7
Z+7
*Napomena: Po isteku roka, za trajno uvanje odabiru se evidencije.
4.3.5.4. Pojedini krediti i posudbe

-
Dokumentacija o pojedinim kreditima ili posudbama

(zahtjevi, ugovori, otplata, povrat).

-

svezi s kreditiranjem i posuivanjem openito.
Za dokumentaciju koja se odnosi na pojedini kredit ili

posudbu vidjeti u podgrupu Pojedini krediti i posudbe u
ovoj grupi.
156

4.3.6. Carina
Sadri dokumentaciju nastalu u carinskom postupku, upite, preglede i izvjea o carinskim
obvezama., dokumentaciju o carinskim prekrajima i openitu prepisku u svezi s carinama.
Podgrupa
Rok
Postupak
4.3.6.1. Openito
N+1

4.3.6.3. Evidencije i pregledi
-
Evidencije i pregledi obveza.
Evidencije i pregledi obveza po pojedinom predmetu

razvrstavaju se u podgrupu Pojedini carinski postupci u
ovoj grupi.
T
Z+2
Z+7
Z+7
*Napomena: Po isteku roka, za trajno uvanje odabiru se evidencije.
4.3.6.4. Pojedini carinski postupci

-
Dokumentacija o pojedinim carinskim postupcima (carinska

dokumentacija, upiti, prepiska s nadlenim tijelom i dr).

-

svezi s carinama openito.
Za dokumentaciju koja se odnosi na pojedini carinski

postupak vidjeti u podgrupu Pojedini carinski postupci
ove grupe.
157

4.3.7. Blagajna
Dokumentacija o novanom prometu putem blagajne i o voenju blagajne openito.
Podgrupa
Rok
Postupak
4.3.7.1. Openito
N+1
4.3.7.3. Knjiga blagajne
Z+7
4.3.7.4. Uplatnice i isplatnice
Z+7
Z+7

svezi s voenjem blagajne.
158

4.3.8. Porezi i pristojbe
Dokumentacija o obraunu i uplati poreza, pristojbi i drugih javnih (parafiskalnih) davanja.
Za pojedinu se vrstu davanja otvara vlastiti podbroj grupe. Jedan podbroj ostavlja se za porezna i
slina davanja u cjelini.
Podgrupa
Rok
Postupak
4.3.8.1. Openito
N+1

4.3.8.3. Porezne stope i pristojbe
T
Z+5
4.3.8.4. Analize i pregledi obveza
Z+5
4.3.8.5. Porezne prijave
Z+7
4.3.8.6. Porezne kartice
Z+11
4.3.8.7. Obrauni i uplate
Z+7
Z+7
Dokumentacija koja se odnosi na utvrivanje obveze

poreznih i drugih davanja, visine i naina izrauna obveze.

svezi s obraunom i uplatom.
159
4.4. OSTVARENJE PRIHODA

4.4.1. Openito
Sadri dokumentaciju o opim pitanjima ostvarenja prihoda, planove i projekcije koji se odnose
na organizaciju u cjelini ili na vie izvora financiranja, upite, obavijesti i preglede prihoda u
cjelini.
Podgrupa
Rok
Postupak
4.4.1.1. Openito
N+1

4.4.1.3. Planovi i projekcije
T
Z+5
160

4.4.2. Dravni proraun i prorauni jedinica lokalne uprave i
samouprave
Dokumentacija o zahtjevima za financiranjem i financiranjem djelatnosti iz dravnog prorauna i
prorauna jedinica podrune i lokalne samouprave i uprave.
Za dokumentaciju pojedinanih projekata za koje su sredstva odobrena vidjeti u odgovarajuu
grupu ovisno o podruju djelatnosti ili stvari za koju su sredstva odobrena.
Podgrupa
Rok
Postupak
4.4.2.1. Openito
N+1

4.4.2.3. Odobrenje sredstava
-
Z+5
Z+7
Z+7
Zahtjevi za financiranjem djelatnosti ili programa.
4.4.2.5. Izvjea o ostvarenju i troenju sredstava

-
Z+5
Odluke o odobrenju sredstava, ugovori o sredstvima.
4.4.2.4. Prijedlozi i zahtjevi

-
Financijska izvjea tijelu koje je odobrilo sredstva ili

drugom nadlenom tijelu u svezi s izvrenjem programa i
troenjem odobrenih sredstava.
4.4.2.6. Sporovi i istrage
161

4.4.3. Prihodi od poreza, doprinosa i taksi
Dokumentacija o planiranim i ostvarenim prihodima od poreza, doprinosa i taksi.
Podgrupa
Rok
Postupak
4.4.3.1. Openito
N+1
Z+5
4.4.3.4. Izvjea o ostvarenju
Z+7
Z+7
162

4.4.4. Prihodi od vlastite djelatnosti, imovine i prava
Dokumentacija o planiranim i ostvarenim prihodima od vlastite djelatnosti, imovine i prava.
Za dokumentaciju o provedbi poslovnih aktivnosti kojima su ostvareni prihodi vidjeti u
odgovarajuu grupu ovisno o podruju djelatnosti.
Podgrupa
Rok
Postupak
4.4.4.1. Openito
N+1
Z+2
Z+7
Z+7
Za izvjea nadlenome tijelu vidjeti grupu 4.1.5.
163

4.4.5. Prihodi od lanarina i naknada
Dokumentacija o prihodima od lanarina i slinih naknada temeljem lanskih i slinih obveza.
Podgrupa
Rok
Postupak
4.4.5.1. Openito
N+1
Z+2
Z+7
4.4.5.5. Evidencija potraivanja
Z+7
Z+7
164

4.4.6. Ostali nespomenuti izvori financiranja
Dokumentacija o zahtjevima za financiranjem i financiranjem djelatnosti iz ostalih izvora za koje
u klasifikacijskom planu nije predviena zasebna grupa.
Podgrupa
Rok
Postupak
4.4.6.1. Openito
N+1
Z+2
Z+7
4.4.6.5. Evidencija potraivanja
Z+7
Z+7
165
4.5. TROENJE SREDSTAVA

4.5.1. Openito
Sadri dokumentaciju o troenju sredstava za koju u ovom opem popisu nije predviena druga
grupa (opa pitanja, pregledi obveza i izvrenja, kalkulacije i sl).
Podgrupa
Rok
Postupak
4.5.1.1. Openito
N+1
4.5.1.2 Politika i postupci

4.5.1.3. Planovi rashoda
T
Z+2
Z+5
4.5.1.5. Pregledi i izvjea o obvezama
Z+5
4.5.1.6. Izvrenje i otpis obveza
Z+5
4.5.1.7. Kalkulacije rashoda
Z+2
Pregledni planovi rashoda.
Planovi rashoda vezani uz pojedine projekte i aktivnosti ili

ukljueni u financijski plan ili zahtjev za financiranjem
razvrstavaju se uz odgovarajuu dokumentaciju.
4.5.1.4. Kartoteka trokova i realizacije

-
Dokumentacija nastala u sustavnom praenju trokova i

rashoda.
166

4.5.2. Nabava
Sadri dokumentaciju o provoenju svih postupaka nabave.
Podgrupa
Rok
Postupak
4.5.2.1. Openito
N+2
4.5.2.3. Godinji plan nabave
Z+5
4.5.2.4. Pojedinani postupci nabave
Z+5
Z+5
Z+5
Z+5
Z+5
Odluka o poetku postupka , dokumentacija za nadmetanje,

zapisnik o otvaranju ponuda, zapisnik o pregledu i ocjeni
ponuda, odluka o odabiru.
4.5.2.5. Ugovori o izvrenju nabave.

*Napomena: Po isteku roka, za trajno uvanje odabiru se ugovori o
projektiranju i izgradnji objekata.
4.5.2.6. Pojedinani postupci javne nabave

-
Odluka o poetku postupka , dokumentacija za nadmetanje,

zapisnik o otvaranju ponuda, zapisnik o pregledu i ocjeni
ponuda, odluka o odabiru, odluke Dravne komisije u
albenom postupku.
4.5.2.7. Ugovori o izvrenju javne nabave

*Napomena: Po isteku roka, za trajno uvanje odabiru se ugovori o
projektiranju i izgradnji objekata.
4.5.2.8. Izvjea o javnoj nabavi
167

4.5.3. Putni trokovi
Putni nalozi i druga dokumentacija vezana uz obraun putnih trokova.
Podgrupa
Rok
Postupak
4.5.3.1. Openito
N+1
4.5.3.3. Putni nalozi
Z+7
4.5.3.4. Obrauni i izvjea
Z+7
Z+7
168

4.5.4. Fondovi, zaklade, donacije
Sadri dokumentaciju o financiranju fondova i zaklada te donacijama drugim osobama.
Podgrupa
Rok
Postupak
4.5.4.1. Openito
N+1
4.5.4.3. Statistika i izvjea
Ne odnosi se na financijska izvjea nadlenome tijelu

temeljem propisa.
4.5.4.4. Odluke o sredstvima
Z+7
Z+7
Sporovi i istrage o zloporabama, nenamjenskom troenju

sredstava i sl.
169
4.6. FINANCIJSKI NADZOR

4.6.1. Openito
Sadri dokumentaciju o financijskom nadzoru koja nije predviena drugdje u ovom opem
popisu.
Podgrupa
Rok
Postupak
4.6.1.1. Openito
N+1
170

Dokumentacija o unutarnjem nadzoru nad financijskim poslovanjem (interna revizija, posebni
oblici unutarnjeg financijskog nadzora).
Podgrupa
Rok
Postupak
4.6.2.1. Openito
N+1

4.6.2.3. Odgovornosti i zaduenja
-
Z+11
Z+11
Izvjea o obavljenome unutarnjem financijskom nadzoru,

analize i odluke u svezi s obavljenim nadzorom.
4.6.2.5. Istrage i prijave

-
Z+5
Osnivanje, organizacija i nadlenosti tijela koje provodi

unutarnji financijski nadzor, imenovanja, planiranje i
raspored poslova nadzora, zaduenja za posebne oblike
unutarnjeg financijskog nadzora i sl.
4.6.2.4. Izvjea i analize

-
Dokumentacija o istragama provedenima temeljem

unutarnjeg financijskog nadzora, prijave nadleni tijelima.
171

Dokumentacija o vanjskom nadzoru nad financijskim poslovanjem (revizija financijskog
poslovanja od strane nadlenih ili ovlatenih tijela i osoba, posebni oblici vanjskog financijskog
nadzora).
Podgrupa
Rok
Postupak
4.6.3.1. Openito
N+1

4.6.3.3. Odgovornosti i zaduenja
-
Z+11
Z+11
Izvjea o obavljenome vanjskom financijskom nadzoru,

analize i odluke u svezi s obavljenim nadzorom.
4.6.3.5. Istrage i prijave

-
Z+5
Ugovori o uslugama revizije financijskog poslovanja,

zaduenja i ovlasti u postupku revizije.
4.6.3.4. Izvjea i analize

-
Dokumentacija o istragama provedenima temeljem

vanjskog financijskog nadzora, prijave nadleni tijelima.
172
5. INFORMACIJSKI RESURSI I DOKUMENTACIJA

5.1. DOSTUPNOST I KORITENJE INFORMACIJA
5.1.1. Openito
Sadri dokumentaciju iz podruja dostupnosti i koritenja informacija u posjedu organizacije koja
nije predviena drugdje u ovom opem popisu.
Podgrupa
Rok
Postupak
5.1.1.1. Openito
N+1
173

5.1.2. Dostupnost informacija
Dokumentacija koja se odnosi na utvrivanje dostupnosti informacija. Obuhvaa utvrivanje
tajnosti podataka (poslovna i slubena tajna, obavijesti nadlenih tijela o klasificiranim i
deklasificiranim podacima i sl.), utvrivanje uvjeta i evidentiranje pristupa klasificiranim i
drugim tajnim podacima, sigurnosnu provjeru i izdavanje certifikata za pristup klasificiranim
podacima, dokumentaciju vezanu uz zatitu i pristup osobnim podacima, primjenu propisa o
dostupnosti podataka te kodove i lozinke za pristup odreenim kategorijama podataka.
Za priopenja za javnost i sl. vidjeti grupu 1.9.3.
Za dokumentaciju u svezi s primjenom prava na pristup informacijama vidjeti grupu 5.1.4.
Podgrupa
Rok
Postupak
5.1.2.1. Openito
N+1

5.1.2.3. Propisi o dostupnosti
-
T
Z+2
Upiti, obavijesti i tumaenja propisa o dostupnosti

podataka, upute o primjeni.
5.1.2.4. Evidencije
-
Z+2
Z+5
Z+5
Kodovi i lozinke koji omoguuju pristup tajnim i

povjerljivim podacima, pravila pristupa kodovima i
lozinkama, njihovo uvanje, dokumentacija o pristupu i
koritenju.
5.1.2.6. Utvrivanje tajnosti podataka

-
Popis osoba koje imaju pristup klasificiranim podacima,

registar zaprimljenih certifikata s rokovima vaenja
certifikata.
5.1.2.5. Kodovi i lozinke

-
Odluke i obavijesti nadlenih tijela i drugih osoba o

klasificiranim i drugim tajnim podacima, odreivanje
tajnosti vlastitih podataka (poslovna, slubena i dr. tajna),
kriteriji i postupak utvrivanja rokova tajnosti.
5.1.2.7. Pristup tajnim podacima

-
Ovlatenja za pristup tajnim podacima, zahtjevi, evidencija

i dokumentacija o pristupu.
Za zahtjeve temeljem propisa o pravu na pristup

informacijama vidjeti grupu 5.1.4.
174
5.1.2.8. Osobni podaci

-
Z+5
Evidencija zbirki osobnih podataka, ovlasti za pristup

osobnim podacima, prepiska s nadlenim tijelom, primjena
propisa o upravljanju zbirkama osobnih podataka.
5.1.2.9. Pristup osobnim podacima

-
Z+5
Zahtjevi za pristup osobnim podacima, izdavanje podataka i

sl.
175

5.1.3. Zaprimljeni zahtjevi, predstavke i pritube
Zahtjevi, predstavke i pritube na rad upueni organizaciji, a koji se ne odnose na poslove i stvari
za koje je previeno razvrstavanje zahtjeva i albi ili dokumentiranje zahtjeva i sporova u
odgovarajuim podgrupama drugih grupa.
Predstavke i pritube upuene tijelima organizacije mogu se nai ovdje kao u sekundarnoj grupi.
Za upite novinara vidjeti podgrupu Upiti novinara u grupi 1.9.3.
Za zahtjeve i albe u svezi s radnim odnosima i pravima iz radnog odnosa vidjeti u odgovarajuu
grupu ovisno o predmetu na koji se odnose.
Za zahtjeve temeljem propisa o pravu na pristup informacijama vidjeti grupu 5.1.4.
Podgrupa
Rok
Postupak
5.1.3.1. Openito
N+2

5.1.3.3. Evidencija
-
T
Z+5
Z+2
Evidencije koje se vode o pojedinim predmetima zahtjeva

ili pritubi razvrstavaju se u grupu prema svome predmetu.
*Napomena: Ova se evidencija moe voditi i koritenjem mogunosti

sekundarnog razvrstavanja.
5.1.3.4. Pojedinani zahtjevi, predstavke i pritube

-
Dokumentacija o rjeavanju zahtjeva, predstavki i pritubi.
5.1.3.5. Statistika
-
Statistika o rjeavanju zahtjeva, predstavki i pritubi.
176

5.1.4. Pravo na pristup informacijama
Ova grupa sadri dokumentaciju o primjeni propisa o pravu na pristup informacijama. Ukljuuje
katalog informacija, zahtjeve za izdavanje informacija i propisanu evidenciju tih zahtjeva te opu
prepisku o primjeni propisa.
Za priopenja za javnost i sl. vidjeti grupu 1.9.3.
Za utvrivanje dostupnosti, odnosno tajnosti podataka vidjeti grupu 5.1.2.
Podgrupa
Rok
Postupak
5.1.4.1. Openito
N+1
5.1.4.3. Katalog informacija
Katalog informacija i dokumentacija o njegovu donoenju i

voenju.
5.1.4.4. Evidencija zahtjeva za pristup informacijama

-
Upisnik o zahtjevima, postupcima i odlukama

ostvarivanju prava na pristup informacijama.
T
o
5.1.4.5. Zahtjevi za izdavanje informacija

-
Z+5
Zahtjevi i odluke o zahtjevima, albe i sporovi u svezi s

odlukama o zahtjevima.
177

5.1.5. Incidenti i istrage
Dokumentacija o neovlatenom pristupu, koritenju ili objavljivanju tajnih i drugih podataka
ograniene dostupnosti.
Za utvrivanje dostupnosti, odnosno tajnosti podataka vidjeti grupu 5.1.2.
Za sporove u svezi sa zahtjevima za izdavanje osobnih podataka vidjeti podgrupu Pristup
osobnim podacima u grupi 5.1.2.
Za sporove u svezi sa zahtjevima za izdavanje informacija temeljem propisa o pravu na pristup
informacijama vidjeti podgrupu Zahtjevi za izdavanje informacija u grupi 5.1.4.
Podgrupa
Rok
Postupak
5.1.5.1. Openito
N+1

5.1.5.3. Pojedinani sluajevi neovlatenog pristupa,
koritenja ili objavljivanja tajnih i drugih podataka
ograniene dostupnosti
T
Z+10
178
5.2. INFORMACIJSKI SUSTAVI

5.2.1. Openito
Dokumentacija o informacijskim sustavima koja nije predviena u drugoj grupi ovog opeg
popisa. Sadri i ope planove razvoja informacijskog sustava, analize, miljenja i preporuke o
sustavu u cjelini te dokumentaciju o politici i mjerama informacijske sigurnosti.
Podgrupa
Rok
Postupak
5.2.1.1. Openito
N+1

T
Z+5
Z+5
5.2.1.5. Informacijska sigurnost
Z+5
Planovi i projekti razvoja informacijskog sustava u cjelini.
Za planove i projekte koji se odnose na pojedine podsustave

(aplikacije, raunalne mree i dr.) vidjeti grupe 5.2.2. do
5.2.5.
*Napomena: Za trajno uvanje odabiru se projekti koji su znatnije

utjecali na poslovanje.
Politika i mjere informacijske sigurnosti, procjene rizika.
Za pitanja sigurnosti i prava pristupa pojedinim

podsustavima (aplikacije, raunalne mree i dr.) vidjeti
grupe 5.2.2. do 5.2.5.
179

5.2.2. Informacijska i komunikacijska infrastruktura
Dokumentacija o izgradnji i odravanju raunalnih mrea: projekti uvoenja i unapreenja,
tehnika dokumentacija i specifikacije, prirunici i upute za upravljanje i odravanje i sl.
Za mrene komunikacijske usluge (prikljuak na Internet, usluge prijenosa podataka) vidjeti
grupu 3.6.3.
Za telekomunikacijsku opremu vidjeti grupu 3.4.2.
Za raunalnu opremu vidjeti grupu 3.4.5.
Podgrupa
Rok
Postupak
5.2.2.1. Openito
N+1
5.2.2.3. Tehnika dokumentacija i specifikacije

-
Projektna dokumentacija,
preuzimanje radova.
ugovaranje,
izvoenje
Z+5
Z+5
Z+5
Dokumentacija o poslovima na redovitom odravanju

sustava.

-
5.2.2.6. Odravanje
-
Z+2
Prirunici i upute za upravljanje, odravanje i koritenje

sustava.
5.2.2.5. Uvoenje i unapreenje sustava

-
Tehnika dokumentacija o arhitekturi i svojstvima sustava.
5.2.2.4. Prirunici i uputstva

-
Z+5
Dokumentacija o nepravilnostima i prekidima rada sustava,

neovlatenome pristupu i zloporabama.
180

5.2.3. Aplikacije
Dokumentacija o razvoju, uvoenju, koritenju i odravanju poslovnih i drugih aplikacija.
Ukljuuje vlastite aplikacije i aplikacije za koje su kupljena prava koritenja.
Za dokumentaciju o aplikacijama koje su nabavljene zajedno s opremom i nune su za njezino
prikljuenje i rad vidjeti u grupu koja se odnosu na tu opremu.
Podgrupa
Rok
Postupak
5.2.3.1. Openito
N+1

5.2.3.3. Prijedlozi i planovi
-
Z+2
Z+2
Prirunici i uputstva za upravljanje, odravanje i koritenje

aplikacija.
5.2.3.5. Korisnici
-
Z+2
Prijedlozi i planovi razvoja vlastitih i nabave drugih

aplikacija.

-
Evidencije korisnika, korisnika imena i lozinke i sl.
5.2.3.6. Razvoj vlastitih aplikacija

-
Projekti
razvoja
vlastitih
aplikacija
(projektna
dokumentacija, ugovaranje i izvrenje usluga razvoja,
testiranje, preuzimanje i uvoenje u rad).
5.2.3.7. Nabava i uvoenje vanjskih aplikacija

-
Z+5
Z+5

sustava.

-
Z+5
Dokumentacija o pojedinanim postupcima nabave i

uvoenja.
5.2.3.8. Odravanje
-

181

5.2.4. Mrene usluge
Dokumentacija o razvoju, uvoenju, koritenju i odravanju mrenih raunalnih usluga i sadraja
(mrene stranice, elektronika pota, Intranet sadraji i usluge i sl).
Za aplikacije razvijene ili nabavljene za potrebe uvoenja i upravljanja mrenim uslugama i
sadrajima vidjeti u grupu 3.6.3.
Podgrupa
Rok
Postupak
5.2.4.1. Openito
N+1
5.2.4.3. Tehnika dokumentacija i specifikacije
Z+5
Z+2
Z+2
Z+5
Z+5
Z+5
Prirunici i uputstva za upravljanje, odravanje i koritenje

sustava.
5.2.4.5. Korisnici
-
Evidencije korisnika, korisnika imena i lozinke i sl.
5.2.4.6. Uvoenje i unapreenje sustava

-
Projektna dokumentacija, dokumentacija o ugovaranju i

izvrenju usluga razvoja, testiranju, preuzimanju i uvoenju
u rad.
5.2.4.7. Odravanje
-

sustava.

-

182

5.2.5. Upravljanje podacima
Dokumentacija o upravljanju i zatiti elektronikih baza i zbirki podataka (specifikacije struktura
podataka, sheme za elektroniku razmjenu podataka, sigurnost i zatita, upravljanje bazama
podataka i dokumenata i sl).
Ako ovakva dokumentacija nastaje u okviru projekta razvoja aplikacija ili mrenih usluga, ini
dio dokumentacije takvog projekta (vidjeti grupe 5.2.3. i 5.2.4.).
Podgrupa
Rok
Postupak
5.2.5.1. Openito
N+1

5.2.5.3. Sigurnost i zatita podataka
-
Z+5
Z+5
Z+5
Pristup bazama podataka i zbirkama dokumenata drugih

tijela i osoba, omoguivanje pristupa vlastitim bazama
drugim osobama, suradnja na stvaranju zajednikih baza i
zbirki i sl.
5.2.5.5. Specifikacije struktura podataka

-
Z+5
Dokumentacija o tehnikim mjerama sigurnosti i zatite

podataka u elektronikom obliku (pristup bazama podataka
i zbirkama dokumenata, kriptiranje i sl).
5.2.5.4. Dijeljenje i razmjena podataka

-
Specifikacije modela i shema podataka, formati za razmjenu

podataka.
*Napomena: Rok uvanja poinje tei od prestanka uvanja

podataka i dokumenata na koje se specifikacija odnosi. Za trajno
uvanje odabiru se specifikacije primijenjene na podatke i
dokumente koji se trajno uvaju.
5.2.5.6. Upravljanje bazama podataka i dokumenata

-
Norme i upute, tekua dokumentacija koja nastaje u

upravljanju bazama podataka i dokumenata.
Za konverziju i migraciju podataka vidjeti podgrupu

Konverzija i migracija grupe 5.3.5.
*Napomena: Rok uvanja poinje tei od prestanka uvanja

podataka i dokumenata na koje se norme i upute odnose. Za trajno
uvanje odabiru se norme i upute primijenjene na podatke i
dokumente koji se trajno uvaju.
183
Z+5
Dokumentacija o gubitku podataka, incidentima koji utjeu

na njihov integritet ili vjerodostojnost, nepravilnostima u
koritenju ili obradi i sl.
*Napomena: Za trajno uvanje odabire se dokumentacija vezana uz

podatke i dokumente koji se trajno uvaju.
184
5.3. UPRAVLJANJE DOKUMENTIMA

5.3.1. Openito
Dokumentacija o uredskom poslovanju i upravljanju poslovnom i slubenom dokumentacijom
koja nije predviena u drugim grupama ovog opega popisa.
Za specifinu dokumentaciju u upravljanju elektronikim bazama podataka i dokumenata vidjeti
grupu 5.2.5.
Podgrupa
Rok
Postupak
5.3.1.1. Openito
N+1
5.3.1.3. Propisi, pravilnici i prirunici
Propisi, upiti i pojanjenja o njihovoj primjeni, vlastiti

pravilnici, prirunici i upute, dokumentacija o njihovoj
pripremi, usvajanju i primjeni.

-
Z+5
Z+5
Planovi i projekti razvoja sustava uredskog poslovanja i

upravljanja dokumentacijom.
185

5.3.2. Organizacija i klasifikacija dokumentacije
Sadri klasifikacijske planove dokumentacije i sline alate za organizaciju dokumentacije te
dokumentaciju u svezi s njihovom izradom i primjenom.
Podgrupa
Rok
Postupak
5.3.2.1. Openito
N+1
5.3.2.3. Klasifikacijski planovi
Usvojeni klasifikacijski planovi i slini alati za organizaciju

dokumentacije.
Ako klasifikacijski plan nastaje u okviru projekta ija se

dokumentacija razvrstava u podgrupu Planovi i projekti
ove grupe, ovdje ga moemo nai kao sekundarnu grupu.
5.3.2.4. Izrada i primjena klasifikacijskih planova

-
Z+5
Dokumentacija o izradi i odravanju klasifikacijskog plana,

obrazloenja i upute za primjenu i sl..
186

5.3.3. Evidencije dokumentacije
Sadri osnovne i pomone evidencije koje se vode u uredskom poslovanju i upravljanju
dokumentacijom, upute o nainu voenja, dokumentaciju o voenju tih evidencija i opu prepisku
o evidencijama dokumentacije.
Za aplikacije i baze podataka u kojima se vode evidencije dokumentacije vidjeti grupe 5.2.3. i
5.2.5.
Podgrupa
Rok
Postupak
5.3.3.1. Openito
N+1
5.3.3.3. Osnovne evidencije dokumentacije
Evidencije i baze podataka u koje se dokumentacija upisuje

(urudbeni zapisnik, upisnik predmeta upravnog postupka,
specifine evidencije i popisi pojedinih dokumentacijskih
cjelina), kazala koja se vode uz te evidencije.
5.3.3.4. Pomone evidencije dokumentacije

-
Dostavne knjige i druge evidencije o radnjama u

dokumentacijskom ciklusu.
5.3.3.5. Kodovi i oznake u evidencijama

-
Z+5
Dokumentacija koja sadri objanjenja znaenja kodova,

oznaka i konvencija koje su koritene u voenju evidencija
dokumentacije.
187

5.3.4. Rukovanje dokumentacijom
Sadri dokumentaciju o upravljanju dokumentacijom u dokumentacijskom ciklusu, primopredaji
dokumentacije unutar organizacije te o njezinom uvanju i zatiti.
Za sreivanje, opis, snimanje, konverziju i migraciju vidjeti grupu 5.3.5.
Za vrednovanje, izluivanje i predaju dokumentacije drugoj osobi vidjeti grupu 5.3.6.
Podgrupa
Rok
Postupak
5.3.4.1. Openito
N+1

5.3.4.3. Ovlatenja
-
Z+2
Z+5
Z+5
Evidencije dokumentacije prema rokovima za dostavu u

rad, odnosno rjeavanje ili nastavak rjeavanja predmeta.
5.3.4.5. Primopredaja
-
Z+5
Odluke o zaduenjima i ovlatenjima u rukovanju i uvanju

dokumentacije (zaprimanje i otvaranje pote, voenje
evidencija i obavljanje drugih spisovodstvenih postupaka).
5.3.4.4. Rokovnici
-
Zapisnici i potvrde o primopredaji dokumentacije i

odgovornosti za njezino uvanje meu ustrojstvenim
jedinicama ili zaposlenicima.
*Napomena: Rok uvanja poinje tei istekom roka uvanja ili

predajom dokumentacije arhivu ili drugoj ustanovi ili osobi.
5.3.4.6. uvanje i zatita

-
Dokumentacija o sustavu zatite, mjerama preventivne

zatite, restauriranju i spaavanju dokumentacije, uvjetima
u spremitima i sl.
5.3.4.7. Gubitak i oteivanje

-
Evidentiranje, prijave i istrage o gubitku, nestanku i

oteivanju dokumentacije.
188

5.3.5. Obrada dokumentacije
Sadri dokumentaciju o sreivanju i obradi dokumentacije, popisivanju, snimanju i kopiranju,
digitalizaciji, konverziji i migraciji dokumentacije i evidencija u elektronikom obliku.
Za vrednovanje, izluivanje i predaju dokumentacije drugoj osobi vidjeti grupu 5.3.6.
Podgrupa
Rok
Postupak
5.3.5.1. Openito
N+1

5.3.5.3. Sreivanje i opis
-
Planovi i projekti sreivanja i popisivanja dokumentacije,

prijedlozi, upute, zaduenja izvjea.
Za upis u evidencije dokumentacije, ukljuujui ureivanje

i naknadne izmjene u evidencijama vidjeti grupu 5.3.3.
T
Z+2
Z+2
Z+2
Napomena: Za trajno se uvanje odabiru izvjea ili drugi

odgovarajui dokumenti koji dokumentiraju promjene u strukturi
dokumentacije znaajne za njezino razumijevanje i ouvanje
integriteta.
5.3.5.4. Snimanje
-
Digitalizacija, fotokopiranje i mikrofilmiranje radi stvaranja

dopunskih, zamjenskih ili sigurnosnih preslika.
Ne odnosi se na umnaanje radi distribucije, izrade radnih

ili preslika za osobnu uporabu i sl. (vidjeti grupu 5.3.8.).
*Napomena: Rok uvanja poinje tei istekom roka uvanja

snimljene dokumentacije. Za trajno se uvanje odabiru opisi
postupaka, izvjea ili druga odgovarajua dokumentacija koja
utvruju postupak, norme i zahtjeve snimanja ili kopiranja te
dokumentira primjerenost postupka ako je snimljena dokumentacija
koja se trajno uva.
5.3.5.5. Konverzija i migracija

-
Dokumentacija o postupku konverzije i migracije zapisa u

elektronikom obliku (norme i specifikacije podataka i
postupka, provjera ispravnosti postupka i dr).
*Napomena: Rok uvanja poinje tei istekom roka uvanja

predmetne dokumentacije. Za trajno se uvanje odabire
dokumentacija o konverziji i migraciji zapisa koji se trajno uvaju.
189

5.3.6. Vrednovanje, izluivanje i predaja
Dokumentacija o postupcima vrednovanja, izluivanja i predaje dokumentacije arhivu ili drugoj
osobi. Odnosi se na procjenu potreba za uvanjem dokumentacije do odreenoga roka, popise s
rokovima uvanja, postupke izluivanja i unitenja dokumentacije koju vie nije potrebno uvati,
predaju dokumentacije drugoj osobi i preuzimanje dokumentacije druge osobe.
Podgrupa
Rok
Postupak
5.3.6.1. Openito
N+1

5.3.6.3. Rokovi uvanja
-
T
Z+5
Z+5
Popisi s rokovima uvanja, dokumentacija o njihovu

donoenju i primjeni, miljenja i procjene o potrebi uvanja
dokumentacije.
*Napomena: Za trajno se uvanje odabiru odobreni popisi s

rokovima uvanja.
5.3.6.4. Izluivanje i unitenje

-
Zahtjevi i odobrenja za izluivanje, dokumentacija o

pojedinanim postupcima izluivanja i unitenja izluene
dokumentacije.
*Napomena: Za trajno se uvanje odabiru rjeenja nadlenoga

arhiva i zapisnici o izluivanju i unitenju s popisima.
5.3.6.5. Predaja
-
Dokumentacija o predaji vlastite dokumentacije arhivu ili

drugoj pravnoj osobi (npr. pravnoj osobi na koju je
prenesena djelatnost za ije obavljanje je ta dokumentacija
potrebna).
5.3.6.6. Preuzimanje dokumentacije drugih osoba

-
Dokumentacija o preuzimanju dokumentacije drugih osoba

(u sluaju preuzimanja djelatnosti i sl).
190

5.3.7. Nadzor
Sadri dokumentaciju nastalu u svezi s obavljanjem nadzora od strane nadlenog tijela ili arhiva
nad zatitom i upravljanjem dokumentacijom.
Podgrupa
Rok
Postupak
5.3.7.1. Openito
N+1
5.3.7.3. Pojedinani postupci nadzora
Sadri zapisnike i izvjea o nadzoru, rjeenja o mjerama za

otklanjanje nedostataka i drugu prepisku u svezi s
nadzorom.
191

5.3.8. Uredske usluge
Sadri dokumentaciju o uslugama obrade teksta i podataka, prijevoda, kopiranja i drugim slinim
uredskim uslugama.
Za obradu dokumentacije vidjeti grupu 5.3.5.
Za dokumentaciju o slinim uslugama u okviru pripreme za tisak vidjeti grupe 5.5.2. i 5.5.3.
Podgrupa
Rok
Postupak
5.3.8.1. Openito
N+1

5.3.8.3. Obrada teksta i podataka
-
Usluge ureivanja i oblikovanja teksta, obrada i izrada

pregleda podataka.
Za konverziju i migraciju elektronikih dokumenata i

podataka vidjeti podgrupu Konverzija i migracija u grupi
5.3.5.
5.3.8.4. Prijevod
-
Usluge prevoenja dokumenata i drugih tekstova, govora i

sl.
Usluge prevoenja vezane uz pojedine dogaaje ili

publikacije razvrstavaju se u grupu koja se odnosi na njih.
5.3.8.5. Ostale uredske usluge
T
Z+1
Z+1
Z+1
192
5.4. KNJININE I DOKUMENTACIJSKE ZBIRKE

5.4.1. Openito
Sadri dokumentaciju o upravljanju knjininim i specifinim dokumentacijskim zbirkama koja
nije predviena drugdje u ovom opem popisu.
Podgrupa
Rok
Postupak
5.4.1.1. Openito
N+1
193

5.4.2. Knjini fond
Ova se grupa odnosi na knjini fond te na evidencije i kataloge toga fonda.
Za drugu dokumentaciju koja nastaje u knjininom poslovanju vidjeti grupu 5.4.4.
Napomena: Ponekad se knjige i druge publikacije nabavljaju sporadino ili za pojedine specifine
potrebe (priruna struna literatura i sl) i bez namjere izgradnje zasebnog knjinog fonda ili
zbirke. U takvim sluajevima najee se ne obavljaju uobiajeni poslovi u knjininom
poslovanju niti se vodi druga dokumentacija osim one koja je propisana u financijskom
poslovanju. Pojedine publikacije kao to su norme koje se odnose na odreeno podruje
djelatnosti, objavljeni propisi, prirunici i upute za obavljanje odreenih poslova i sl. - ne
razvrstavaju se u knjini fond, nego se mogu, ovisno o potrebi i primjerenosti, razvrstati u
odgovarajuu grupu u koju bi se razvrstala i dokumentacija slinog sadraja i namjene.
Podgrupa
Rok
Postupak
5.4.2.1. Openito
N+1
5.4.2.3. Evidencije i katalozi
Inventarne knjige, popisi i katalozi
5.4.2.4. Knjige
-
Knjige uvrtene u knjini fond ili zbirku.
*Napomena: Za trajno uvanje odabiru se publikacije posebno

znaajne za istraivanje povijesti i razvoja djelatnosti, objavljena
vlastita godinja i druga vanija izvjea, publikacije koje sustavno i
pregledno iznose podatke o djelatnosti, vrijedne i rijetke knjige
(stare knjige, bibliofilska izdanja i sl), knjige s posebnim
simbolikim znaenjem (npr. s posvetom ili autografom znamenitih
osoba).
5.4.2.5. asopisi
-
asopisi uvrteni u knjini fond ili zbirku.
*Napomena: Za odabir za trajno uvanje usp. napomenu uz

podgrupu Knjige u grupi 5.4.2.
5.4.2.6. Dnevne novine
N+1
194

5.4.3. Dokumentacijske zbirke
Ova se grupa odnosi na posebno oblikovane dokumentacijske zbirke koje se mogu sastojati od
publiciranog i/ili nepubliciranog materijala: zbirka fotografija, zbirka audio-vizualnog materijala,
hemeroteka, rukopisi, lanci i izlaganja, biografije i dr.
Materijali ove vrste koji su nastali u okviru projekata ili aktivnosti za koje je predviena druga
grupa u klasifikacijskom planu primarno se mogu nai u toj grupi, a ovdje kao u sekundarnoj
grupi.
Podgrupa
Rok
Postupak
5.4.3.1. Openito
N+1
5.4.3.3. Evidencije i katalozi
Inventarne knjige, popisi i katalozi
5.4.3.4. Imenici
5.4.3.5. Audio-vizualni materijal
Filmski zapisi (dokumentarni, obrazovni i sl).
5.4.3.6. Fotografije
5.4.3.7. Hemeroteka
5.4.3.8. lanci, izlaganja, rukopisi
5.4.3.9. Biografije
5.4.3.10. Zbirka strunih pomagala
Strune upute, studije, nastavni materijali i sl.
5.4.3.11. Ostale dokumentacijske zbirke
Z+2
*Napomena: Za odabir za trajno uvanje usp. napomenu uz

podgrupu Knjige u grupi 5.4.2.
195

5.4.4. Prikupljanje, koritenje i obrada
Dokumentacija o prikupljanju, koritenju i obradi knjinih i dokumentacijskih zbirki.
Podgrupa
Rok
Postupak
5.4.4.1. Openito
N+1

5.4.4.3. Nabava
-
Z+1
Z+10
Z+10
Dokumentacija o postupku revizije zbirki i otpisa.
5.4.4.6. Koritenje
-
Norme, upute, izvjea i sl.
5.4.4.5. Revizija i otpis

-
Z+5
Prijedlozi za nabavu, prepiska o nabavi.
5.4.4.4. Obrada
-
Pravila i uvjeti koritenja, dokumentacija o koritenju

(evidencije korisnika, izdavanje i posudba i sl).
196
5.5. IZDAVAKA DJELATNOST

5.5.1. Openito
Dokumentacija o izdavakoj djelatnosti koja nije predviena drugdje u ovom opem popisu.
Sadri izdavake planove, dokumentaciju o distribuciji izdanja, evidencije i cjenike izdanja,
dokumentaciju o suradnicima u izdavakoj djelatnosti i opim pitanjima izdavake djelatnosti.
Za dokumentaciju o pojedinim izdanjima vidjeti u grupu 5.5.2.
Podgrupa
Rok
Postupak
5.5.1.1. Openito
N+1

5.5.1.3. Izdavaki planovi
T
Z+2
5.5.1.4. Evidencija izdanja
I
T
5.5.1.5. Cjenici
Z+2
5.5.1.6. Distribucija
Z+2
Z+2
Dokumentacija o prodaji, poklonu i razmjeni izdanja.
5.5.1.7. Suradnici
-
Suradnja sa suizdavaima, nakladnicima, urednicima,

autorima i sl. ako se ne odnosi samo na pojedino izdanje.
197

5.5.2. Priprema i objavljivanje izdanja
Dokumentacija nastala u postupcima pripreme i objavljivanja izdanja.
Podgrupa
Rok
Postupak
5.5.2.1. Openito
N+1
5.5.2.3. Objavljena izdanja
Objavljeni brojevi u klasinom i/ili elektronikom obliku,

recenzije.
5.5.2.4. Priprema izdanja

-
Z+2
Rukopisi i drugi materijali prikupljeni u pripremi izdanja,

rad urednitva na pripremi, prepiska sa suradnicima.
198

5.5.3. Obrasci
Dokumentacija o tisku i izdavanju obrazaca.
Podgrupa
Rok
Postupak
5.5.3.1. Openito
N+1
5.5.3.3. Tiskani obrasci
Z+2
5.5.3.4. Priprema izdanja
Z+2
Oblikovanje obrazaca, prepiska sa suradnicima.
199

Opci Popis Gradiva S Rokovima Cuvanja

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Opci Popis Gradiva S Rokovima Cuvanja

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

HRVATSKO ARHIVSKO VIJEE

OPI POPIS GRADIVA S ROKOVIMA UVANJA

Zagreb, travanj 2012.

Svrha opeg popisa gradiva

Ope napomene uz rokove uvanja:

1.8.3. Sudjelovanje .................................................................................................... 48

2.2.8. Plae i naknade plaa ...................................................................................... 89

3.6. KOMUNIKACIJSKI SUSTAVI, PRIJEVOZ I DOSTAVA............................... 134

4.6.1. Openito ........................................................................................................ 170

Opa prepiska, upiti i obavijesti o djelatnosti, njezinu

1.1.1.2. Politika i postupci

Opa pravila i upute o nainu obavljanja djelatnosti, nainu

1.1. OSNIVANJE, PRIJAVA I PROMJENA POSLOVANJA

Opa prepiska, upiti i obavijesti o osnivanju.

1.1.2.2. Politika i postupci

Pravni i drugi zahtjevi kojima se ureuje postupak

1.1.2.3. Rjeenja i odluke o osnivanju

1.1.2.4. Prijava i registracija

Prijave i rjeenja nadlenih tijela o registraciji i upisu u

1.1.2.5. Dokumentacija u svezi s osnivanjem

Dokumentacija inicijativnih odbora ili grupa, prijedlozi i

1.1. OSNIVANJE, PRIJAVA I PROMJENA POSLOVANJA

Opa prepiska, upiti i obavijesti o promjeni djelatnosti.

1.1.3.2. Politika i postupci

Pravni i drugi zahtjevi i odluke kojima se ureuje postupak

1.1.3.3. Rjeenja i odluke o promjeni djelatnosti

1.1.3.4. Prijava i registracija promjene djelatnosti

Prijave i rjeenja nadlenih tijela o registraciji i upisu u

1.1.3.5. Dokumentacija u svezi s promjenom djelatnosti

Dokumentacija o pripremi i provedbi postupka promjene

1.1. OSNIVANJE, PRIJAVA I PROMJENA POSLOVANJA

Opa prepiska, upiti i obavijesti o statusnim i drugim

1.1.4.2. Politika i postupci

Pravni i drugi zahtjevi i odluke kojima se ureuje postupak

1.1.4.3. Promjena naziva i sjedita

1.1.4.4. Promjena pravnoga statusa

1.1.4.5. Promjena oblika vlasnitva

1.1.4.6. Udruivanje i izdvajanje

1.1.4.7. Ukidanje i prestanak s radom

1.1. OSNIVANJE, PRIJAVA I PROMJENA POSLOVANJA

1.1.5.2. Politika i postupci

1.1.5.3. Registracija i zatita prava na koritenje

Dokumentacija nastala u postupku registracije znaka pri

Dokumentacija u svezi s izradom znakova.

1.1.5.5. Incidenti i istrage

Dokumentacija u svezi s neovlatenim koritenjem.

1.1. OSNIVANJE, PRIJAVA I PROMJENA POSLOVANJA

1.1.6.2. Politika i postupci

Potpisni listovi osoba ovlatenih za potpisivanje financijske

1.1.6.4. Incidenti i istrage

Dokumentacija u svezi s potpisima i potpisivanjem

1.1. OSNIVANJE, PRIJAVA I PROMJENA POSLOVANJA

1.1.7.2. Politika i postupci

1.1.7.3. Evidencija igova

1.1.7.4. Ovlatenja za koritenje

Dokumentacija nastala u svezi s oblikovanjem i izradom

1.1.7.7. Incidenti i istrage

Potvrde o preuzimanju, razduenju i zamjeni.

Odluke o koritenju i raspodjeli, popis ovlatenih osoba.

Dokumentacija u svezi s gubitkom, kraom,

1.1. OSNIVANJE, PRIJAVA I PROMJENA POSLOVANJA

1.1.8.2. Politika i postupci

Dokumentacija nastala u svezi s oblikovanjem i izradom