ARHIVISTIKA

Proučava nastanak, razvoj i smještaj dokumenata. Bavi se proučavanjem principa i metoda

zaštite arhivske građe radi njenog korištenja kao izvora za povijest, ostale znanosti i druge
opće društvene potrebe. Temelji joj se nalaze u informacijskim znanostima. Prema tome,
zaštita arhivske građe, u cjelini, nalazi se u funkciji njenog korištenja.

1.Pojam i zadaća arhiva?

Arhiv je posebna ustanova koja se bavi zaštitom, prikupljanjem, sređivanjem, čuvanjem i

davanjem arhivske građe na korištenje. U arhivu se čuva kolektivno znanje jedne zajednice.
Termin se u širem smislu koristi i za arhivsku cjelini u značenju fonda, a isto tako i za
organizacijsku jedinicu u sastavu pisarnice. Zadaci arhiva su: stručni nadzor nad
arhiviranjem, čuvanjem, održavanjem i odabiranjem arhivske građe; preuzimanje, čuvanje i
održavanje, sređivanje i stručna obrada građe; objavljivanje znanstveno-obavještajnih
pomagala o arhivskoj građi; objavljivanje arhivske građe; izdavanje na korištenje;
upoznavanje javnosti o vrijednosti i razlozima čuvanja arhivske građe.

2. Kako se dijeli arhivistika?

S obzirom na predmet proučavanja arhivistika se dijeli na: arhivsku teoriju, arhivsku praksu,
arhivsku tehniku, povijest institucija i arhivsko zakonodavstvo.

3. Što je to arhivska teorija?

Arhivska teorija proučava osnovne arhivske pojmove, principe i metode rada, povijest
arhivistike i njen odnos prema drugim srodnim znanostima. Bavi se temeljnim principima
posla arhivista.
4. Što je arhivska praksa?
Arhivska praksa bavi se svim pitanjima organizacije rada u arhivima i zaštiti arhivske građe
izvan arhiva.
5. Što je arhivska tehnika?
Arhivska tehnika istražuje mjere i postupke fizičke zaštite, konzervacije i restauracije
arhivske građe.
6. U kojem se dijelu arhivistika najviše približava historiografiji?
Najviše se približava u povijesti institucija koja istražuje povijesne podatke o djelovanju i
radu pojedinih institucija kao stvaralaca arhivske građe.
7. Što je registratura?
Termin ima više značenja. Prema prvom, označava organizacijsku jedinicu koja se obično
naziva pisarnica, prema drugom, samo arhiv u pisarnici, a prema trećem, arhivski materijal u
tom arhivu. Registraturnu građu čine sve vrste zapisa primljenih ili nastalih u
administrativnom radu i odloženih prema odgovarajućem rasporedu (svi spisi, fotografski i
fonografski snimci, knjige, kartoteke, i druge evidencije).
8. Što je pisarnica?
To je organizacijska jedinica (služba) u organima, ustanovama i organizacijama u kojoj se
obavljaju kancelarijski poslovi. Može biti centralizirana (jedinstvena za cijelu ustanovu) i
decentralizirana po pojedinim službama.
 9. Što je to arhivski fond?
Ukupna arhivska građa nastala radom jedne administracije. (fond povezuje zajedničko
porijeklo)
10. Što je to arhivska zbirka?
To je skupina arhivske građe različita porijekla, nastala na umjetan način prema afinitetu
kolekcionara. Osim toga, zbog različitih razloga, takve se skupine ponekad formiraju i u
arhivima (npr. zbirke geografskih karata).
11. Odlike osobnih arhiva?
Osobnu arhivu čini osobni fond koji obuhvaća ukupnu arhivsku građu nastalu u životu i
javnom djelovanju jedne osobe. Obiteljski fond obuhvaća ukupnu arhivsku građu nastalu u
životu i djelovanju članova jedne obitelji.

12. Što je to spis?

Spis (akt) je osnovna sadržajna pa i formalna jedinica u uredskom poslovanju. Jedino on ima
jedan i jedinstven sadržaj, jednog pošiljaoca, jedan datum i jednu formu. Sve ostale, izvedene,
sastavljene su od spisa (npr. predmet). Od svih karakteristika koje mu daju jedinstven položaj,
najvažnije je jedinstvo sadržaja. Samo po njemu on vrši funkciju u komuniciranju, a sve
ostalo proizlazi iz njega. Sve ostale, samo su njegove karakteristike. S obzirom na fizički
opseg, spisi također nisu ničim ograničeni osim sadržajem. Vrlo često sastoje se od samo
jedne, ali se mogu sastojati i od više stranica, pa i više fascikala. U tim slučajevima kada se
radi o većem opsegu, redovno se sastoje i od većeg broja priloga. Prilozi su sastavni dijelovi
spisa. Razlika između njih nastaje zbog formalnih zahtjeva u sastavu određenog spisa.
Ukoliko je potrebno nešto dokazati, objasniti ili precizirati neophodno je priložiti i
odgovarajuće priloge. npr. dokaz o školskoj spremi nije tekst već se mora priložiti i
svjedodžba
Međutim, postoje i slučajevi kada prilog i spis imaju obrnute uloge. Radi se o tzv. popratnom
dopisu, kada prilog ne dopunjuje njega, nego on prilog. Jedino u toj situaciji se spis može
odvojiti od priloga, a svaki od njih ima i zasebni smisao.
Spis može imati samo jedan, ali i veći br. priloga. Osim toga, prilog može biti i drugi spis,
isprava (npr. svjedodžba), ali i neki predmet.
Spis je sredstvo službenog i poslovnog komuniciranja. Osim izuzetaka, prilog je sastavni dio
spisa.

Podjela spisa: 1) Prema smjeru komunikacije: ulazni i izlazni.

2)s obzirom na razloge komuniciranja, dijele se na one u kojima se traži informacija i
na one u kojima se daje.
3)prema fazi u izradi razlikuju se koncepti i tzv. čistopisi. Kao sredstvo službenog
komuniciranja spisima se mogu samo smatrati čistopisi.
4)Prva podjela prema formi - Originali i kopije. Originali se dijele na tzv. otpremke sa
svim znacima ovjere (potpisom i pečatom) i tzv. primjerke za arhivu (samo uz potpis).
Kopije mogu biti ili ovjerene ili neovjerene.
5)Druga podjela prema formi- upravni i neupravni akti. Upravne, prema propisima o
upravnom postupku, donose jedino organi i druge organizacije koje vrše javna
 ovlaštenja, a utvrđuju prava i obaveze pojedinaca i pojedinih subjekata. Svi ostali su
neupravni.
6) S obzirom na dostupnosti, spisi se dijele na tzv. obične i povjerljive. Povjerljivi se
još dijele na samo povjerljive i na strogo povjerljive.
13. Što je to predmet?
Predmet je viša jedinica izvedena iz spisa. Sastoji se od svih onih spisa što se odnose
na prvi (tzv. inicijalni), kojim se predmet osniva. U njemu se združuje ukupna
prepiska nastala na temelju prvog spisa. Postoje različiti oblici inicijalnih spisa, ali
najčešće to su zahtjevi (u najširem smislu). Osim njih, obavijesti, ponude, rješenja,
predstave, žalbe i sl.
14. Što je dosje?
Dosje je također izvedena jedinica. Sve više jedinice od predmeta (mogu biti izvedene
i na nekoliko razina) imaju karakter dosjea. Sastoje se od predmeta, povezanih nekom
višom sadržajnom odrednicom. Kao konkretni pr., navode se tzv. arhivski znakovi i
klasifikacijske oznake. Formiranje dosjea temelji se na mogućnosti sve šireg
uopćavanja, odnosno podvođenja pod zajednički sadržaj.
15. Koja je razlika između spisa i knjige?
Dok su spisi osnovne, a sve više, izvedene jedinice, uredske su knjige samo njihova
evidencija. One se ne sastoje od spisa, niti su u funkciji poslovnog komuniciranja,
nego u funkciji evidencije o njima. Kao takve, one pripadaju samo uredskom
poslovanju i čine njegovu operativnu osnovu. Razlike između pojedinih uredskih
knjiga temelje se na njihovoj funkciji, ali u okviru uredskog poslovanja. U pravilu, što
knjiga sadrži više podataka o spisima, to je i njena funkcija važnija.
16. Što je to uredsko poslovanje?
To je tehnički postupak, koji obuhvaća primanje i raspoređivanje pošte, zavođenje,
dostavljanje i odlaganje spisa te otpremu pošte.
To je jedan od informacijskih podsistema, u kojem se spisi razvrstavaju u evidentiraju
kako bi se, kad bude potrebno, mogli pretraživati. Iako ima sve karakteristike sistema,
njegov doseg je relativno ograničen.
17. Koji je cilj sustava uredskog poslovanja?
Cilj tog sistema je pronalaženje spisa u svakom trenutku kada je to potrebno. Tom
cilju su podređeni svi poslovi.
18. Koje uredske knjige postoje? (15., 19. i 20.)
Urudžbeni zapisnik. (br.19)
Prvu pomoćnu evidenciju čine knjige koje se obično nazivaju registri, imenici ili
kazala. Njihova je uloga ograničena samo na pretraživanje, a sistematizirane su prema
abecednom redoslijedu. Također, u funkciji pretraživanja su i dostavne knjige, ali je
njihova uloga još više ograničena. Odnose se samo na vrijeme dok se spisi nalaze u
kretanju (u toku preuzimanja, obrade ili otpreme). Sistematiziraju se prema mjestima
kretanja. U ranijim razdobljima postojale su i neke druge vrste knjiga (npr. registar
stranih brojeva), ali je njihova upotreba zbog racionalizacije, uglavnom napuštena.

19. Što je to urudžbeni zapisnik?

 To su knjige koje sadrže najdetaljnije podatke o spisima, a još se nazivaju i
djelovodnici ili upisnici. Imaju i funkciju osnovne evidencije. Bitna uloga te knjige
sastoji se u numeraciji svih osnovnih i izvedenih jedinica, odnosno njihovu
povezivanju (svaki spis spada u jedan predmet, a oni u ostale više jedinice). Iz te
evidencije preuzimaju se i podaci za sve ostale knjige.
20. Koji su kriteriji po kojima se u kancelarijama mogu pretraživati spisi?
Što više kriterija postoji u sistemu, to su šire mogućnosti za pretraživanje. Od svih
kriterija, vrijeme je uvedeno u najveći br. sistema. U odnosu na ostale, njemu se daje
najveći značaj. Redovno se uvodi na 2 razine: na nižoj, kao datum, određuje redoslijed
upisa i označava se rednim brojem; na višoj, kao godište, ono određuje ciklus brojeva
(svake god. započinje novi ciklus). Pod svako godište, podvedeni su i svi ostali
kriteriji.
Drugi poznati kriterij je pošiljalac. Njegova je uloga također tradicionalna, ali za
razliku od vremena ograničena. Obuhvaća samo ulazne, ali ne i izlazne spise. Također,
uvodi se samo na jednoj razini (kao registar ili kazalo prema abecedi).
Treći kriterij je sadržaj. Iako bi prema funkciji trebao biti najvažniji, njegova je uloga
također relativno ograničena. Kao kriterij je prilično nesiguran. Svrstavanje u arhivski znak
često ovisi i o subjektivnoj procjeni. Zbog toga, prednost se daje preciznim kriterijima.
Nasuprot njima, funkcija sadržaja ograničena je jedino na formiranje izvedenih jedinica
(predmet, arhivski znak…). Njegova je prednost mogućnost razrade na veći br. razina.
Četvrti kriterij je forma. Ona dijeli spise, pa time i ostale jedinice, prema vrsti postupaka.
Podjela spisa prenosi se i na ostale izvedene jedinice. Predmeti svake od ovih podjela
evidentiraju se i odlažu odvojeno.
Sve ono što se odnosi na formu kao kriterij, odnosi se i na stupanj provjerljivosti.
Kriterij mjesta ograničen je samo na kretanje spisa od vremena prijema, preko obrade, do
otpreme. Njegova razrada provedena je sistematiziranjem svih mjesta gdje se spis u to vrijeme
može nalaziti. Za svako mjesto vodi se posebna dostavna knjiga.
21. Što regulira arhivsko zakonodavstvo?
Arhivsko zakonodavstvo je sastavni dio arhivistike kao znanosti. Ono se bavi
proučavanjem odnosa arhivističke teorije i praske s jedne, i pravne teorije s druge
strane- u njegovoj povijesnoj dimenziji, u cilju utvrđivanja sustava zaštite arhivske
građe, njenog stalnog unapređivanja kroz različite aspekte u sadašnjosti i u budućnosti.
Regulira sistemska i najvažnija pitanja zaštite na određenom državnom teritoriju,
regulira pojedine odredbe iz zakona (na razini provedbenih propisa) te se ostvaruje i
na razini internih propisa, koje na temelju zakona i provedbenih propisa donose imaoci
i arhivske ustanove. Internim aktima imaoci utvrđuju konkretne uvjete i rokove
čuvanja, postupak kod izlučivanja i svoje odnose s arhivom. Arhivi svojim
pravilnicima (o korištenju, radu čitaonice, sistematizaciji poslova itd.) primjenjuju
osnovni zakon i provedbene propise u svojim specifičnim okolnostima. Arhivsko
zakonodavstvo regulira odabiranje i izlučivanje registraturne građe, polaganje
stručnih ispita u arhivskoj struci, zaštitu, obradu i selekciju registraturne i arhivske
građe, vrednovanje arhivske građe, predaju arhivske građe arhivima, zaštitu arhivske i
registraturne građe izvan arhiva, itd.
 22. Što regulira međunarodno arhivsko zakonodavstvo?

23. Koju zadaću imaju arhivi s obzirom na građu još u nastajanju?

Djelatnici arhiva dužni su nadzirati i čuvati građu koja je još u nastojanju. Paziti da se
institucije pravilno postupaju prema toj građi. Arhiv mora stalno voditi nadzor nad
registraturama, biti s njima neprestano u vezi, nadgledati i štititi građu sve do njena
ulaska u arhiv. Treba je evidentirati i pripremiti za ulazak u arhiv. U tom cilju ta
služba evidentira registatorski materijal, prati njegov prirast, stanje smještaja i
sređenosti, kontrolira odabiranje i izlučivanje i preuzima ga u rokovima predviđenim
zakonom. Arhiv mora evidentirati i registrirati registature. Arhivist mora biti upoznat
s registraturama u prošlosti i sadašnjosti i njihovom poviješću. Mora na terenu budno
paziti koji spisi i predmeti ulaze u arhiv, a koji u druge ustanove (npr. biblioteke).
Arhivi kontroliraju izlučivanje.

24. Što je to sređivanje građe?

Sređivanje je jedan od postupaka na zaštiti, koji se vrši u onim slučajevima, kada je
raspored arhivskog materijala iz bilo kojeg razloga poremećen ili nepregledan. Zbog
toga se postupak sastoji u tome, da se arhivske jedinice sistematiziraju u odgovarajuće
rasporede i da se nakon toga sve šire jedinice jasno razgraniče (opisom sadržaja svake
takve jedinice, npr. fascikla, čime se postiže preglednosti). Nesređeno stanje može biti
posljedica nemarnog odlaganja, nakon obimnijeg izlučivanja, premještanja,
preseljenja, elementarnih nepogoda, rušenja polica i sl. Sređivanjem se arhivski
materijal dovodi u raspored kako je trebao biti odložen.
25. Koje su faze u sređivanju građe?
S obzirom na stupanj nesređenosti, u sređivanju postoje i odgovarajuće faze rada, iako
se s njima ne mogu u potpunosti izjednačiti. Stupnjevi se smatraju uvjetima za
sređivanje.
Prva faza sastoji se u razdvajanju na registraturne cjeline. Radi se o najvišem principu
arhivskog rada, po kojem se dokumenti iz različitih cjelina ne smiju miješati (princip
provenijencije). To znači i da se ne smije narušiti integritet postojeće cjeline (nor.
razdvajanjem arhivskog materijala istog subjekta na odvojene cjeline).

Budući da suvremene registraturne cjeline nisu jedinstvene, nego se sastoje od više rasporeda,
slijedeća faza nastavlja se razvrstavanjem dokumenata na te rasporede. Svaki od njih čini
obično i posebnu evidencijsku cjelinu, što znači da su i dokumenti obuhvaćeni različitim
vrstama evidencija (npr. prvostepeni, drugostepeni upravni, neupravni itd.). Time se princip
provenijencije nastavlja na podredni- princip prvobitnog reda, tj. svrstavanja dokumenata u
svoj raspored. Treća faza sastoji se u rastavljanju tih rasporeda na pojedina godišta (serije).
Nakon toga slijedi četvrta, koja se u ovisnosti od strukture, sastoji od nekoliko podfaza.
Sastoji se u razgraničenju svih nižih podjela u okviru serije i uspostavljanja reda između njih.
U slučaju upravne registrature, npr, najprije se od spisa formiraju predmeti, a zatim određuje
njihova pripadnost arhivskim znakovima (podserija). U isto vrijeme, u svakom od tih dijelova
uspostavlja se unutarnji raspored (predmeti se slažu prema rastućem rednom broju). Peta faza
sastoji se od u dijeljenju serije ili podserije na odgovarajuće tehničke jedinice koje se zatim
konfekcioniraju (u fascikle, mape i sl.) i opisuju. Poželjno je da se ta dioba obavi što
pravilnije, prema brojevima koji se najlakše pamte, kako neki fascikli ne bi bili preveliki, a
neki premali. Opis sadržaja fascikla kao tehničke jedinice obuhvaća: registraturnu cjelinu,
ukoliko u istom spremištu ima više takvih cjelina; vrstu dokumenta, odnosno evidencijske
cjeline; seriju (godište); podseriju (arhivski znak); granične brojeve predmeta ili drugih
dokumenata. U šestoj fazi već formirani fascikli slažu se jedan za drugim u odgovarajući
raspored. U posljednjoj fazi izrađuje se popis, koji treba slijediti raspored fascikala. Brojevi
popisa označuju se na fasciklima, što omogućuje i najjednostavnije pretraživanje (većim
dijelom u kancelarijskom prostoru, dok se u spremište odlazi samo po numeriranu jedinicu).

26. Što je to izlučivanje registraturne građe?

To je postupak kojim se određuje koja je registraturna građa vrijedna te ju se treba
čuvati u arhivu.
27. Koji su razlozi i ciljevi izlučivanja?
Osnovni razlog izlučivanja je pretjerana masovnost suvremene registraturne građe.
Kao posljedica nastaju i dva posebna razloga: prvi se odnosi na samu opravdanost
čuvanja, a izražava se u velikim troškovima (prostor, oprema, režijski troškovi); drugi
se odnosi na sve teže i sporije pretraživanje u uvjetima pretjeranih količina.
Izlučivanje je redovni zadatak (svake ili svake druge godine), kako bi se s jedne strane
smanjili troškovi, a s druge, omogućilo lakše pretraživanje.
Tim postupkom određuje se koja je građa vrijedna za čuvanje, a to je ona koja je potrebna za
buduće generacije. Izlučivanjem se izbjegava gomilanje građe koja više nije potrebna. Prije
izlučivanja potrebno je procijeniti tj. pretpostaviti vrijednost građe. Građa je vrijedna ako je
nekom potrebna. Čuvaju se i svi oni dokumenti za koje se pretpostavlja i eventualna upotreba.
28. Što su to liste za izlučivanje?
One su pomagala koja se koriste kako bi se postupak izlučivanja vršio što lakše i što
objektivnije. Njihova je uloga ograničena jer se obuhvaćaju samo podaci te se ne
mogu primijeniti automatski jer se kriteriji ne odnose na različite verzije. Sastoje se od
taksativnih kriterija, raspoređenih po stavkama. Svaka od njih predstavlja poseban
kriterij. Stavke se sastoje od predmetne odrednice i odgovarajućeg roka čuvanja.
Prema koncepciji mogu biti: negativne (odnose se samo na ograničene rokove),
pozitivne (samo trajne) i mješovite (i na jedne i druge). S obzirom na obuhvatnost
dijele se na opće (sve registrature), resorske (grupe registratura iste djelatnosti) i
individualne (na svaku posebno). S praktične strane, najvrjednije su posebne. One se
temelje na klasifikacijskom rasporedu, gdje se za svaku takvu oznaku određuje rok
čuvanja. Ostale služe samo kao orijentacija, tj. podloga za izradu posebnih.
29. Što su to inventari i kakvi mogu biti?
Inventar je znanstveno- informativno ili obavještajno sredstvo. On je popis predmeta
kome je zadatak da utvrdi određeno „imovinsko“ stanje. On daje uvid u arhiv,
prikazuje skupno stanje arhiva i upućuje u ono što se nalazi u njegovim pojedinim
prostorijama. Mora davati na pregledan i jasan način brzo i potpuno obavijesti o
karakteru arhivskih fondova. On pokazuje kvantitativni i kvalitativni sastav arhiva i
daje prve osnovne podatke o određenom arhivskom materijalu. On je metodski popis
 arhivskih jedinica sistematiziranih prema izvjesnom planu koji se bazira na strukturnoj
organizaciji arhivskog fonda i na principu provenijencije s ciljem da posluži kao
službeni dokument o pravu vlasništva i kao znanstveno- informativno sredstvo. On
upućuje službenike da arhiv upoznaju i nadziru. Sprječava da nešto nestane ili da se
zametne. Sama izrada inventara ima zadatak da utvrdi brojno stanje arhivske građe i
poredak njene sistematizacije, da pruži uvid u sastav i sadržaj arhivskih fondova i daje
obavještenje o smještaju građe u depou. Inventar se izrađuje po određenim općim
principima. Oblici inventara su: inventar-kartoteka, inventar-knjiga i štampani
inventar.
Mogu biti sumarni i analitički:
Sumarni inventar- koristi se kod velikih serija spisa. U njemu se popišu svi spisi
naslovom. (najčešće sudski spisi). To je najširi i najpovršniji pregleda fonda.
Analitički inventari imaju kratak sadržaj o svakom dokumentu (koriste se kod
pergamena). On obrađuje odvojeno svaki predmet u dosijeu, svaki od akata jednog
registra. Najčešće su arhivski fondovi sastavljeni od običnih spisa i pergamena pa se je
inventar kombinirani ili miješani (sadrži i serijski, kronološki i analitički). Zbog velike
količine često se ne stignu napisati sumarni ili analitički inventari pa se barem popišu
serije. Takvi inventari nazivaju se provizorni (nesređeni).
30. Što je to vodič i kakvih sve ima?
Vodič je izrađeni opis arhiva i njegovih glavnih fondova. Cilj mu je da istraživač
dobije opću sliku cjelokupne arhivske građe i arhiva, njegove strukture i važnosti i da
mu se omogući što lakše snađe u arhivskom materijalu. Mogu biti: objavljena lista
fondova, opći vodič s bibliografijom, inventarni vodič, sumarni vodič, predmetni
vodič.
Suvremeni vodič (bilježnica)

31. Što su to registri i indeksi?

Riječ „registar“ u praksi nema uvijek isto značenje. Registar kao pomoćnu evidenciju u
germanskim zemljama zovu „register“, a u romanskim „indeks“. Obično znači upisnik. On je
skup listova, sličan protokolu, koji isključivo služi kao administrativno pomoćno sredstvo.
Upotrebljava se: za sistematsko upisivanje pojedinih spisa (imenik, indeks) ili za upisivanje
administrativnih računa (blagajnički dnevnik), te za upisivanje prijepisa originalnih spisa
(kopijarij) i konačno upisivanje pokretne i nepokretne imovine (inventar). Registar mora
sadržavati: redni broj, ime i predmet reguliranja, brojeve akata o predmetu, arhivski br. reda i
primjedbu. U današnjoj administrativnoj praksi on je pomoćna knjiga evidencije koja služiza
što brže i lakše pronalaženje važnijih akata. Pri registriranju postoje 2 sistema: analitički i
sintetički. Registar je neka vrsta pomoćne evidencije u obliku knjige ili kartoteke, pomoću
koje se brzo i lako pronalaze registrirani spisi. U arhivu služe isključivo u znanstvene svrhe.
Arhivski registar daje znanstvenicima obavijesti o dokumentima. Može biti izrađen u
sljedećim oblicima: kronološki, geografski, osobni (popis lica) i predmetni (stvarni popis
predmeta).
Indeksi mogu biti kronološki ili abecedni. I jedan i drugi mogu biti tematski (mjesto, stvari,
imena). Prema njima možemo pronaći gdje se što nalazi tj. na kojem papiru.
32. Koji su osnovni kriteriji za objavljivanje građe?
Potrebno je planski utvrditi kojim redom će se objavljivati građa, imajući u vidu prvenstveno
potrebe znanstvenog istraživanja. Potreban je zadovoljavajući znanstveni kriterij u pogledu
izbora dokumenata i samog načina njihove obrade.
33. Arhivski prostor i oprema?
Kako bi se građa fizički zaštitila prostor mora biti zatvoren. Prostorije moraju biti suhe
i prozračne, udaljene od mjesta otvorenog plamena i prostorija u kojima su
uskladištene eksplozivne i lako zapaljive tvari. Razvodna ploča s osiguračima mora
biti izvan spremišta. Preporuča se da vodovodne i kanalizacijske instalacije ne prolaze
kroz spremište kako ne bi došlo do poplave. Ukoliko se to ne može izbjeći, poželjno je
da se osiguraju. Također, u spremištima bi te morali postaviti uređaji za mjerenje
vlage i temperature, protuprovalni i protupožarni alarmi te aparati za suho gašenje
požara. Zidovi bi trebali biti obojani bijelom bojom kako bi se lakše uočila pojava
plijesni, vlage i sl. Podovi od onih materijala koji se najlakše održavaju. Ako su samo
betonski, moraju se premazati kako se ne bi stvarala dodatna prašina.
Arhivska se oprema, s obzirom na funkciju, dijeli na opremu spremišta i na opremu
za ambalažiranje arhivskog materijala. U prvu skupinu spadaju police i ormari te
zaštitni uređaji i instrumenti, a u drugu, različita oprema za ulaganje, povezivanje i
omatanje (ambalažiranje, konfekcioniranje). Za tradicionalni arhivski materijal
najbolje su police i ormari od metala, jer su nezapaljivi i podnose veću težinu. Za
arhivski materijal na magnetnim medijima izvjesnu prednost imaju drvene police i
ormari jer se ne mogu magnetizirati. Zbog zaštite od poplave, visina donje police ne bi
smjela biti manja od 15 cm. Police ne bi smjele biti prislonjene uz zid. Potreban je
određen razmak između polica i zbog preglednosti, ali i u slučaju evakuacije.
Elektromobilni sistem („compactus“). Za posebne vrste arhivskog materijala
(kartografski materijal, geodetski planovi i sl.) koriste se posebni ormari ili regali s
ladicama.
Najčešće se koriste 2 vrste ambalaže: mape (fascikli s preklopom) i registratori. Mape
se najčešće koriste u uredskom poslovanju, a u registratore se odlažu knjigovodstveni
dokumenti. Onaj arhivski materijal, za koji je predviđeno tajno čuvanje, ne bi se smio
odlagati u registratore (zato što metalni mehanizam u njemu korodira; ne preporača se
niti uporaba metalnih spojnica). Radi boljeg korištenja polica, mape se slažu
horizontalno jedna na drugu, a registratori vertikalno jedan do drugog. U arhivima se
mape i registratori ugl ne koriste, nego različiti tipovi arhivskih kutija. One su
zatvorene, te sprječavaju zaprašivanje i štetan utjecaj sunčevih zraka. Prozračnost u
njima osigurana je otvorima sa zaštitnom gazom.
U zaštitne aparate ubrajaju se različiti tipovi alarmnih uređaja (protupožarni,
protuprovalni i sl.), vatrogasni aprati, instrumenti za mjerenje vlage i temperature.
34. Kako se dijeli fizička zaštita građe?
Fizička zaštita dijeli se na preventivnu i na restauriranje. Preventivna se sastoji u
planskoj kontroli i aktivnosti na isključivanju svih štetnih utjecaja. Restauriranje
obuhvaća samo zahvate na već oštećenim dokumentima. Preventivna se dijeli na
fizičko- tehničku i konzerviranje. Fizičko-tehnička pretpostavlja osiguranje svih
optimalnih uvjeta u spremištima, od prostora i opreme do uređaja, a konzervacija
 isključivo fizikalno- kemijske metode na isključivanju štetnih utjecaja (npr.
dezinfekcija i dezinsekcija).
Za preventivnu zaštitu od posebne je važnosti pravilan izbor metoda pohrane, čuvanja
i zaštite u spremištima. Temelji se ja poznavanju svih specifičnosti i osobina
materijala, osobina sredstva za pisanje, kao i uzroka i vrsta oštećenja.

35. Koje su vrste oštećenja?

Pretjerano vlažni zrak uzrokuje razlijevanje tinte, bubrenje ljepila u papiru i uvezima,
zbog čega dolazi do razvoja plijesni i sljepljivanja listova. Dolazi do mnogih
kemijskih reakcija. Presuhi zrak je štetan je dovodi do lomljenja papira. Sunčevo
svjetlo posebno štetno za zapise pisane organskim pigmentima. Štetni plinovi u zraku
oštećuju i podlogu za pisanje i tekst. U prisutnosti vlage, plinovi stvaraju i neke
kiseline, koje pogubno djeluju na papir. Na magnetne zapise djeluje vanjsko magnetno
polje pa se zapisi demagnetiziraju). Oštećenja mogu biti posljedica djelovanja
bakterija, plijesni, insekata i glodavaca. Najopasniji su oni koji se hrane raznim
komponentama iz sastava papira i uveza. Dokumenti se mogu oštetiti neadekvatnim
smještanjem i savijanjem. Dokumenti se mogu smočiti, zapaliti, potgrati…)
36. Koji su unutarnji, a koji vanjski uzroci oštećenja?
Uzorci oštećenja mogu biti: unutrašnji (u samim dokumentima- loša kvaliteta
materijala ili sredstva za pisanje) i vanjski (nepovoljni uvjeti čuvanja i korištenja). Pod
uvjetom da su materijali prosječne ili bolje kvalitete, optimalni uvjeti čuvanja znatno
utječu na trajnost. S druge strane, lošem materijalu niti najbolji uvjeti ne mogu
pomoći.
Vanjski uzorci mogu biti fizikalno-kemijski (vlaga, toplina, sunčeva svjetlost i
zagađen zrak štetnim plinovima i prašinom, vanjsko magnetno polje), biološki
(bakterije, plijesni, insekti i glodavci), mehanički uzroci (nepažljivo rukovanje,
smještaj u neadekvatnu opremu, savijanje velikih formata) te elementarne nepogode i
ratovi (kombinacija od svih navedenih uzroka; čovjek i elementarne nesreće najčešći
su uzroci).
37. Zaštita od fizikalno- kemijskih, bioloških i mehaničkih uzroka?
Od fizikalno-kemijskih uzroka građu se štiti pravilnim reguliranjem vlage i
temperature. Koriste se higrometri, termometri,... Temperatura i vlaga u spremištima
bez klimatizacije reguliraju se provjetravanjem i grijanjem. Prilikom provjetravanja
materijal se ne smije izlagati direktnom sunčevom svjetlu, a u spremište može ući
zagađen zrak. Provjetravanje se usklađuje s atmosferskim uvjetima, a najbolje se
provodi kad su dani suhi. Nije dopušteno pustiti topli zrak u hladno spremište jer
dolazi do kondenzacije. Spremište mora biti ravnomjerno grijano, temperatura mora
biti kontrolirana te se moraju koristiti uređaji kod kojih ne postoji opasnost od požara
te koji ne zagađuju zrak. Zrak ne smije biti presuh pa se koriste dehumidifikatori.
Potrebno je pravilno odabrat prostoriju kako bi se zaštitilo građu od sunčeve svjetlosti
(prozori prema sjeveru), stakla s uv- filterima, premazivanje prozora zaštitnim
premazima, obljepljivanje papirom, umjetna rasvjeta (žarulje manje zrače od
fluorescentnih). Korištenje uređaja za filtriranje zraka, redovito čišćenje od prašine.
 Zaštita od bioloških uzroka: eliminacija uzroka koji pogoduju razvoju bioloških
zuročnika (povišena vlaga i temperatura), preventivna dezinfekcija, dezinsekcija i
deratizacija.
Zaštita od mehaničkih uzroka: uvezivanje knjiga, ulaganje u kutije i fascikle koji
odgovaraju veličinom. Dokumente većih formata ne smije se presavijati. Ne smije se
dokumente popravljati selotejpom.
Zaštita u slučaju elementarnih nepogoda i ratova: ne mogu se izbjeći, ali se posljedice
mogu ublažiti preventivnim mjerama. npr. protupožarni aparati i uređaji za gašenje
požara. U slučaju poplava, potrebno je poznavanje postupka s velikim namočenim
količinama. Potrebno osigurati bolje uvjete vrjednijim dijelovima. Mikrosnimanje i
disperzija kopija.
38. Što je to restauriranje dokumenata i koje metode postoje?
Restauracija je postupak koji obuhvaća niz fizikalnih i kemijskih postupaka, uključivo
i rekonstrukciju dijelova, kojima se već oštećeni dokumenti nastoje vratiti u izvorno
stanje ili što bliže njemu. Svi postupci moraju biti reverzibilni tj. da je moguć povratak
u prvobitno stanje (prije restauracije). Postupci ne smiju štetno djelovati na dokument i
na eventualne buduće konzervatorsko- restauratorske zahvate. Dokumenti se
popravljaju onim materijalima koji su po sastavu najsličniji materijalu dokumenta. Svi
se materijali moraju prethodno ispitati kako bi se utvrdilo da neće štetno djelovat na
dokument. Izbor dokumenata za restauriranje vrši se prema prioritetnim listama
(prednost imaju najvrjedniji i najoštećeniji).
Postoji više metoda: ručno ili klasično restauriranje ljepilom, raznim vrstama
japanskog papira, prirodnom svilom, platnom, pergamenom i dr.; ojačavanje
oslabljene podloge raznim vrstama ljepila; dolijevanje tj. nadopunjavanje mjesta koja
nedostaju razrijeđenom papiru; kalanje; strojna laminacija termoplastičnim folijama
(ojačavanje japanskim papirom i sintetskom folijom) pri visokoj temperaturi;
„laminacija na hladno“ (ojačavanje japanskim papirom i sintetskom folijom pomoću
organskih otpada). Kompjuter služi za restauraciju foto i fono dokumenata.

39. Kako izgleda postupak predaje arhivske građe arhivima?

Način i postupak predaje od posebnog su značenja zbog imovinsko- pravnih obaveza,
koje time imalac prepušta, a preuzima arhiv. Radi toga inzistira se na što većj
preciznosti u izradi dokumenata o primopredaji, zapisnika i popisa.
O predaju arhivske građe obavezno se sastavlja zapisnik. Bez njega se ne može izvršiti
predaja, a on sadrži: datum i mjesto primopredaje, naziv predavatelja i nadležnog
arhiva s imenima ovlaštenih osoba, zakonsku osnovu primopredaje, naziv
registraturnih cjelina s graničnim godinama i brojem arhivskih jedinica, bilješku o
sačuvanosti i obrazloženje predavatelja o tome, obaveze arhiva o uvjetima korištenja,
bilješku o prilozima (popis). Zapisnik se izrađuje u 5 primjeraka (dva predavatelju,
dva arhivu, a jedan Arhivu Hrvatske). Sastavni dio zapisnika je popis po arhivskim
jedinicama.
Popis se izrađuje odvojeno za svaku registraturnu cjelinu, a u okviru svake, prema
osnovnim vrstama dokumenata. Pod osnovnim vrstama smatra se njihova podjela
prema funkciji: na dokumente u uredskom poslovanju, knjigovodstvene dokumente i
projekte. Prema tome, pod dokumentima se smatraju i odgovarajuće knjige. U okviru
svake od ovih grupa, ukoliko postoje, popisivanje se nastavlja prema vrsti postupaka.
Nakon toga, popisivanje se vrši prema godištu nastanka, arhivskim znakovima
(odnosno drugim oznakama za odlaganje) i na kraju prema broju arhivskih jedinica.
Vrstama postupaka smatraju se vrste, odvojene različitim evidencijama. Kod organa
uprave to su : upravni i neupravni postupak, s time, da se upravni dijeli na prvostupni i
drugostupni. Osim toga, postoji podjela evidencija prema stupnju povjerljivosti: na
obične, povjerljive i strogo povjerljive. Za svaki od navedenih postupaka, popis se
sastavlja kronološki, prema godištu nastanka. Tek nakon završetka popisa za jednu
vrstu postupka, započinje popis druge. Na kraju popisa za svaki postupak, popisuju
se pripadne knjige (urudžbeni zapisnici, upisnici, kazala). U okviru svake godine,
popis se dijeli prema arhivskim znakovima odnosno drugim oznakama. Za svaki znak
upisuje se broj arhivskih jedinica. Na kraju popisa upisuju se upisnici i kazala za svako
godište s brojem knjiga.
U skladu sa sistematizacijom spisa u različitim ustanovama, popis se analogno
izrađuje prema vrstama postupaka, posebno za svako godište i s naznakom broja
arhivskih jedinica. Ukoliko nema različitih postupaka, spisi se popisuju samo prema
godištu i broju jedinica za svako.
Zapisnici sjednica, ako su odloženi odvojeno od ostalih spisa, popisuju se prema
vrstama upravnih i stručnih organa, posebno za svako godište i odvojeno od svih
postupaka. Osim toga, takvi zapisnici često se vode ili uvezuju u knjige. Personalni
spisi obično se čuvaju u dosjeima zaposlenih. Dosjei su sistematizirani ili prema
abecedi ili prema njihovom rednom broju, a odloženi u mape. Popisivanje se vrši
prema broju mapa, također odvojeno od svih postupaka.
Od knjigovodstvenih dokumenata trajno se čuvaju samo: završni računi, isplatne liste
zaposlenih i evidencijski kartoni osobnih dohodaka (kartice). Oni se popisuju prema
godištima, a onda prema broju arhivskih jedinica.
Projekti se, za razliku od svih ostalih, čuvaju u cijelosti. Popisuju se prema objektima
na koje se odnose, uz naznaku broja arhivskih jedinica.
Osim osnovnih vrsta, predmet preuzimanja mogu biti i neke posebne vrste
dokumenata, kao što su povelje, fotografije, pečati i štambilji, mikrofilmske kopije i
drugi nekonvencionalni oblici. Kod povelja, popisivanje se vrši pojedinačno. Uz svaku
stavku navodi se i naziv i kratak sadržaj te datum izdavanja. Također, navodi se
materijal, jezik, pismo i stanje u kojem se nalazi. Fotografije i umjetničke slike
popisuju se također po komadima, s time da se u opisu navodi sadržaj i autor. Pečati se
preuzimaju prema broju komada uz otisak svakog. Uz svaki otisak, po mogućnosti,
navodi se i vrijeme u kojem su služili u poslovne svrhe. Mikrofilmske kopije,
gramofonske ploče i magnetni mediji popisuju se u pravilu po komadima. Kod
mikrofilma to je rola, a ne snimak. U popisu se navodi njen okvirni sadržaj. Za
gramofonske ploče navode se osnovni podaci s njihovih etiketa (nazivi djela i
izvođači), a za magnetne medije, samo okvirni sadržaj. Ukoliko se više takvih jedinica
može podvesti pod isti sadržaj, ne mora se svaku posebno navesti, već se uz sadržaj
navodi broj.
40. Kako se definira nekonvencionalna građa i koje vrste postoje?
Nekonvencionalni dokumenti su oni dokumenti za čije očitanje su potrebni posebni
uređaji (npr. za očitanje zapisa na gramofonskoj ploči potreban je poseban uređaj, a
isto vrijedi i za mikrofilm i magnetne medije). Npr. gramofonske ploče,
magnetofonske vrpce, audiokasete, audio diskovi (cd-i), VHS kasete…
41. Kulturno- prosvjetna djelatnost arhiva?
Pod ovom se djelatnosti podrazumijevaju izložbe, javna predavanja, informativne
publikacije i članci koji služe općem kulturnom obrazovanju. Ova se djelatnost
odražava i u pomoći školskoj nastavi pružanjem dokumenata u cilju konkretnog
prikazivanja i ilustriranja povijesnih događaja. Najčešći vid kulturne djelatnosti arhiva
predstavljaju povremene ili stalne izložbe i suradnja s prosvjetnim ustanovama.
Arhivi trebaju društvu izravno pružiti izvjesne kulturno-prosvjetne usluge, jer je to i u
njihovom interesu (promoviranje arhiva, osvještavanje). Suradnja s prosvjetnim
ustanovama je izrazito pozitivna. Osobito se odražava kroz tzv. pedagoške izložbe,
koje su organizirane u suradnji sa školama. Uz takve izložbe, postoje još i opće zložbe,
tematske i prigodne. Pored općih izložbi, koje prvenstveno služe populariziranju
arhivske službe, korisnije su tematske izložbe određenog i ograničenog sadržaja. One
pokazuju određeni događaj u nekom povijesnom periodu, djelatnost neke osobe i
slično. One se često pripremaju u suradnji s muzejima, bibliotekama itd. Objavljivanje
građe u publikacijama i časopisima također služi obrazovanju širih narodnih slojev, a i
školska nastava pokazuje veliki interes za pov. građu. Rad na proučavanju zavičajne
povijesti- arhivi bi trebali biti inicijatori i organizatori sakupljanja građe o povijesti
svog kraja, za monografije i kronike. Također, arhivi mogu surađivati s raznim
turističkim i kulturnim organizacijama i ustanovama u cilju rekonstruiranja nekog
kulturnog spomenika ili mjesta gdje su se odigrali važni događaji.
Arhivi ispunjavaju svoju posrednu kulturno-prosvjetnu ulogu u obrazovanju širokih
masa, i to osobito u školstvu putem svog stručnog znanstvenog rada.
Znanstvena funkcija arhiva sastoji se u izdavanju znanstvenih informacija. Također,
sastoji se u objavljivanju najznačajnije građe i znanstveno obavještajnih pomagala
(npr. inventara), te unapređivanju arhivske teorije i prakse.