IZBOR PITANJA ZA STRUČNI ISPIT S

KONCEPTIMA ODGOVORA

Pitanja i odgovori mogu poslužiti kao smjernice i korektiv prilikom savladavanja

ispitnoga gradiva, uz napomenu da time pitanja i odgovori iz bilo kojeg područja nisu iscrpljena
A. Područje organizacije, klasifikacije, sređivanja i popisivanja te korištenja arhivskog
gradiva
1. Što je uredsko poslovanje i koja mu je svrha?
Skup pravila, mjera u postupanju s pismenima, njihovu primanju, izdavanju,
evidenciji, dostavi u rad, obradi, korištenju, otpremanju, čuvanju i predaji arhivu. (čl.
3. Uredbe o uredskom poslovanju NN 7/09)
Svrha uredskog poslovanja je lakše pretraživanje dokumentacije.
2. Koji je temeljni propis u RH o uredskom poslovanju?
Uredba o uredskom poslovanju (NN 7/09)
3. Provedbeni propisi o uredskom poslovanju u RH?
Uredba o uredskom poslovanju (NN 7/09)
Sudski poslovnik (NN 37/2014)
Poslovnik državnog odvjetništva (NN 5/2014)
Interni propisi-pravilnici u uredskom poslovanju pojedinog stvaratelja….
 Osim propisa o uredskom poslovanju, stvaratelji su dužni primjenjivati i druge
propise o postupanju s dokumentacijom:
Zakon o općem upravnom postupku (NN 47/09)
Zakon o pravu na pristup informacijama (NN 25/13, 85/15)
Zakon o zaštiti osobnih podataka (NN 103/03, 118/06, 41/08, 130/11, 106/12)
Zakon o tajnosti podataka (NN 79/07, 86/12)
Zakon o informacijskoj sigurnosti (NN 79/07)
Zakon o računovodstvu (NN 78/15), te razni pravilnici kao npr. Pravilnik o sadržaju i
načinu vođenja evidencija o radnicima (NN 32/15)..
4.
Tko su obveznici Uredbe o uredskom poslovanju?
Tijela državne uprave, stručne službe Hrvatskog sabora i Vlade RH, Ureda
predsjednika RH i druga državna tijela, tijela i službe jednica lokalne i područne
samouprave, pravne osobe koje imaju javne ovlasti.
o priručnik spisovodstva
o obrazovni tečajevi i usavršavanje
5. Načini održavanja spisovodstvenog sustava?
6. Uredske evidencije, glavne i pomoćne, sadržaj i način vođenja?
Glavne evidencije su urudžbeni zapisnik (za predmete neupravnog postupka) i
upisnik (za predmete upravnog postupka). Vode se po sustavu brojčanih
oznaka(koje se sastoje od klasifikacijske oznake i urudžbenog broja za obveznike
Uredbe o uredskom poslovanju).
1
Pomoćne evidencije su kazala, dostavne knjige i knjiga pismohrane. Kazala se
vode po abecedi, služe za pretraživanje. Dostavne knjige služe za praćenje kretanja
predmeta. Knjiga pismohrane služi kao evidencija ukupnog gradiva u pismohrani,
vodi se kronološki prema vremenu predaje gradiva u pismohranu, prema
primopredajnim zapisnicima.
Upisivanje sadržaja propisano je obrascima koji su u prilogu Uredbe.
7. Što je pisarnica?
Pisarnica je posebna unutarnja ustrojstvena jedinica koja obavlja poslove
primanja i pregleda pismena i drugih dokumenata, njihovog razvrstavanja i
raspoređivanja, upisivanja u odgovarajuće evidencije (očevidnike), dostave u rad,
otpremanja, razvođenja te njihova čuvanja u pismohrani. (čl. 4. Uredbe).
Unutar pisarnice obavlja se ukupna organizacija uredskog poslovanja, kontrola
kretanja dokumenata u ustanovi.
8. Koje su osnovne sadržajne jedinice uredskog poslovanja?
- Pismeno koje može biti podnesak ili akt
- Predmet
- Dosjei
9. Hijerarhijski odnos sadržajnih jedinica?
Pismeno je osnovna sadržajna jedinica koja služi kao sredstvo službenog
komuniciranja.
Pismena se udružuju u više jednice, predmete koji su osnovna jedinica
evidentiranja.
Predmeti se udružuju u najviše hijerarhijske jedinice dosjee koji su osnovne
jednice razvrstavanja i odlaganja.
Upravni i neupravni postupak
10. Vrste postupaka u tijelima s javnim ovlastima?
11. Razlika između uredskog poslovanja i spisovodstva?
Uredsko poslovanje je rukovanje dokumentacijom u obradi predmetnih
postupaka, ne uključuje sve spise koje sustav mora obuhvatiti. Spisovodstvo je
cjelovit sustav upravljanja informacijskim i dokumentacijskim resursima u
organizaciji, cjelovitost se izvodi iz ukupnosti poslovnih funkcija stvaratelja i
obuhvaća cjelovitu dokumentaciju stvaratelja.
12. Definicija spisovodstva?
Spisovodstvo je cjelovit sustav upravljanja informacijskim i dokumentacijskim
resursima u organizaciji, cjelovitost se izvodi iz ukupnosti poslovnih funkcija
stvaratelja i obuhvaća cjelovitu dokumentaciju stvaratelja.
13. Koji međunarodni standard definira spisovodstvo (upravljanje zapisima)?
ISO 15489 Upravljanje spisima
2
14. Kratki opis koraka u oblikovanju spisovodstvenog sustava?
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
prethodno istraživanje (uloge i cilja organizacije, njene strukture, zakona koji se
odnose na poslovanje, načina upravljanja spisima)
analiza poslovnih aktivnosti (svih poslovnih funkcija i aktivnosti, njihovu hijerarhiju, i
tijek)
identifikacija zahtjeva za spisima (zahtjeva za dokazom i informacijom o svakoj
funkciji, prema zakonskim zahtjevima)
analiza postojećih sustava (odgovaraju li zahtjevima za spisima)
identifikacija strategija za udovoljenje zahtjevima za spisima (usvajanje politika,
norme, postupaka i prakse na način da se udovolji svim propisanim zahtjevima za
spisima)
oblikovanje spisovodstvenog sustava (u sve poslovne procese integrirati upravljanje
spisima na način da ih spisovodastvo podupire, a ne ometa)
uvođenje spisovodstvenog sustava (uvoditi sustav sustavno, prilagođeno poslovanju
ustanove)
provjera nakon uvođenja (provjeravati učinkovitost sustava, udovoljava li
propisanim zahtjevima)
15. Koje su dvije najpoznatije metode održavanja spisovodstvenog sustava?
o priručnik spisovodstva (podrobni opis cjelokupnog sustava spisovodstva, primjena
svih vidova programa spisovodstva, utvrđivanje odgovornosti za pojedine zadatke)
o obrazovni tečajevi i usavršavanje za korisnike sustava
16. Klasifikacijski sustav - njegova svrha?
Svrha klasifikacije je:
- definiranje strukture dokumentacije,
- prikaz hijerarhijskih odnosa među jedinicama i višim cjelinama dokumentacije
- olakšati odlaganje, pretraživanje, vrednovanje i izlučivanje te dostupnost gradiva
Predmeti se u pismohranu odlažu po klasama (dosjeima, višim cjelinama
dokumentacije), u tako organiziranoj dokumentaciji lakše je naći određenu vrstu
dokumentacije.
Gradivo je klasifikacijom organizirano po funkcijama i kategorijama što je preduvjet
vrednovanja gradiva, određivanja rokova čuvanja i izlučivanja gradiva.
17. Uloga klasifikacije u odlaganju i pretraživanju?
18. Uloga klasifikacije u vrednovanju i odabiranju?
19. Sastav klasifikacijske oznake i urudžbenog broja? (Članci 22. do 33. Uredbe)
Klasifikacijska oznaka sastavljena je od četiri grupe brojčanih oznaka:
a)
b)
c)
d)
klasifikacije prema sadržaju,
klasifikacije prema vremenu,
klasifikacije prema obliku i
rednog broja predmeta
3
KLASA: 612 - 06 /14 - 01/ 01
sadržaj
vrijeme
oblik
redni broj
Urudžbeni broj sastoji se od:
o brojčane oznake stvaratelja pismena;
o brojčane oznake godine nastanka pismena te
o rednog broja pismena unutar predmeta.
URBROJ: 565 - 09/5 - 14 - 1
stvaratelj
ustrojbena jedinica
vrijeme
redni broj
20. Oblikovanje i organizacija jedinica dokumentacije?
Dokumenti kao osnovni zapisi udružuju se u više jedinice:
o predmetni spis
o dosjei i serije dosjea
o serije pojedinačnih dokumenata
o specifične dokumentacijske zbirke
o službene i poslovne evidencije
To je oblikovanje jedinica, a te jedinice se organiziraju pomoću klasifikacijskog plana.
21. Označavanje jedinica dokumentacije ?
Evidentiranje i opis jedinica dokumentacije treba obaviti pri zaprimanju u sustav
istovremeno s registriranjem, odrediti klasifikacijsku oznaku. Na omot se upisuje
klasifikacijska oznaka predmeta i kratka naznaka sadržaja predmeta. Time nastaje predmet
određene klasifikacijske oznake, koja se ne mijenja obavljanjem pojedinih radnji u tom
predmetu. Na unutarnju stranu omota spisa upisuju se kronološki sva pismena-spisi u
jednom predmetu.
Na tehničke jednice upisuje se: Naziv stvaratelja; vrsta (opis sadržaja); klasifikacijska
oznaka; godina nastanka.
22. Što je pismohrana?
Pismohrana je dio pisarnice koja obavlja poslove čuvanja i izlučivanja pismena te drugih
dokumenata. (čl. 4. Uredbe)
23. Predaja dokumentacije u pismohranu?
Dokumenti, registraturno gradivo, predaje se u pismohranu u sređenom stanju, u tehnički
oblikovanim i označenim jedinicama te uz primopredajni zapisnik koji sadrži popis jednica
gradiva koje se predaje u pismohranu.
4
24. Temeljni princip sređivanja gradiva?
Jedno od temeljnih arhivističkih načela, načelo prvobitnog reda, nalaže da se arhivisti
upoznaju sa sustavom uredskog poslovanja kod nekog stvaratelja te da ga na temelju
sačuvanog gradiva rekonstruiraju. Arhivski propisi dozvoljavaju, da ukoliko je sustav
neodgovarajući, arhivisti konstruiraju novi sustav i otklone pogreške (čl. 3, st. 5 Pravilnika o
zaštiti i čuvanju arhivskog i registraturnog gradiva izvan arhiva, NN 63/2004)
Provenijencija - gradivo nastalo radom jednog stvaratelja se ne smije miješati s gradivom
drugog porijekla (provenijencije) i
Prvobitni poredak - gradivo prilikom nastajanja dobiva svoj izvorni red,
25. Tijek sređivanja i popisivanja gradiva?
- osnovni uvid u gradivo – sadržaj, porijeklo, stanje
- istražiti povijest stvaratelja, djelatnost stvaratelj, zakonske propise
- proučiti način vođenja uredskog poslovanja
- izraditi strukturu fonda koja se želi postići
- sređivanje gradiva
- izrada popisa gradiva – obavijesnog pomagala
26. Što su dokumentacijske zbirke i cjeline?
Dokumentacijsku zbirku ili cjelinu čini arhivsko gradivo nastalo djelovanjem istog stvaratelja,
zbirka dokumentacije određene vrste ili namjene ili dokumentacija nastala obavljanjem
određene djelatnosti.
27. Što je arhivski fond?
Arhivski fond predstavlja cjelinu gradiva nastalog djelovanjem i radom pojedine pravne ili
fizičke osobe i u načelu se ne može dijeliti.
28. Korištenje arhivskog gradiva ?
Pravo na korištenje javnoga arhivskog gradiva imaju svi korisnici pod jednakim uvjetima.
Javno arhivsko gradivo u arhivima daje se na korištenje u službene svrhe, za znanstveno
istraživanje i u publicističke svrhe, za potrebe nastave, za izložbe i objavljivanje, radi
ostvarenja ili zaštite osobnih prava i u druge opravdane svrhe.
Postupak, način i uvjeti korištenja, posudba, izrada preslika, obveze ko-risnika, ovjerovljeni
prijepisi i preslike te naknade, utvrđeni su čl. 18-28 Zakona o arhivskom gradivu i arhivima,
Pravilnikom o korištenju arhivskoga gradiva i pravilnicima o radu čitaonica pojedinih
državnih arhiva. Na korištenje gradiva se uz arhivske propise primjenjuju i propisi o pravu na
pristup informacijama, tajnosti podataka i zaštiti osobnih podataka.
Javno arhivsko gradivo koje sadrži osobne podatke dostupno je za korištenje u Arhivu 70
godina od svog nastanka odnosno 100 godina od rođenja osobe na koju se odnosi.
Zaštita osobnih podataka uređena je Zakonom o zaštiti osobnih podataka. (NN 103/03,
118/06, 41/08, 130/11, 106/12)
29. Zaštita osobnih podataka sadržanih u gradivu?
5
30. Temeljni arhivski propis i provedbeni propisi u RH?
•
•
•
•
•
•
 Zakon o arhivskom gradivu i arhivima ((NN 105/97, 64/00, 65/09)
i njemu pripadajući provedbeni propisi:
Pravilnik o zaštiti i čuvanju arhivskog i registraturnog gradiva izvan arhiva (NN 63/2004;
106/2007),
Pravilnik o vrednovanju te postupku odabiranja i izlučivanja arhivskog gradiva (NN 90/2002);
Pravilnik o evidencijama u arhivima (NN 90/2002; 106/2007);
Pravilnik o predaji arhivskog gradiva arhivima (NN 90/2002);
Pravilnik o stručnom usavršavanju i provjeri stručne osposobljenosti djelatnika u pismohranama
(NN 93/2004).
Zakon o zaštiti i očuvanju kulturnih dobara (NN 69/1999).
31. Obveze stvaratelja/imatelja javnog arhivskog gradiva?
 Obveze stvaratelja i imatelja javnog arhivskog gradiva podrazumijevaju njegovo savjesno
čuvanje do predaje nadležnom arhivu te osiguranje primjerenog prostora i opreme za njegov
smještaj i zaštitu. To uključuje dostavljanje popisa gradiva arhivu, javljanje svih promjena i
pribavljanje mišljenja prije poduzimanja mjera koje se odnose na gradivo, kao i
omogućavanje djelatnicima arhiva obavljanje stručnog nadzora nad čuvanjem gradiva.
 Imatelji privatnog arhivskog gradiva obvezni su obavijestiti nadležni državni arhiv o
posjedovanju gradiva, osigurati njegovo sigurno čuvanje i zaštitu, srediti ga i popisati te
dopustiti arhivu njegov pregled i po potrebi sigurnosno snimanje.
32. Vrste arhivskog gradiva prema Zakonu?
Javno i privatno.
33. Definicija javnog arhivskog gradiva?
- gradivo nastalo djelovanjem i radom tijela državne vlasti, tijela jedinica lokalne samouprave i
uprave, javnih ustanova i javnih poduzeća, trgovačkih društava koja su nastala iz bivših javnih
poduzeća, javnih bilježnika i drugih osoba koje obavljaju javnu službu ili imaju javne ovlasti.
- gradivo nastalo djelovanjem privatnih pravnih i fizičkih osoba, ukoliko nije nastalo u
obavljanju javnih ovlasti ili javne službe i ako nije u državnom vlasništvu.
34. Definicija privatnog arhivskog gradiva?
35. Razlika između registraturnog i arhivskog gradiva ?
Registraturno gradivo - sva dokumentacija u posjedu pojedinog stvaratelja,
Gradivo trajne vrijednosti koje nastaje odabiranjem iz registraturnog gradiva - arhivsko gradivo.
- Imatelji arhivskog i registraturnog gradiva su pravne i fizičke osobe koje su vlasnici ili
posjednici gradiva, koje njime upravljaju ili ga drže s bilo kojeg naslova
- Stvaratelji arhivskog i registraturnog gradiva su pravne ili fizičke osobe čijim djelovanjem i
radom ono nastaje
Djelatnicima u pismohranama smatraju se osobe koje obavljaju poslove na zaštiti i obradi
arhivskog i registraturnog gradiva u tijelima, ustanovama i organizacijama koje stvaraju ili
čuvaju to gradivo- zadužena osoba za pismohranu.
Odgovorna osoba je čelnik ustanove.
36. Razlika stvaratelj-imatelj gradiva?
37. Pojmovi zadužene i odgovorne osobe za pismohranu?
6
38. Uvjeti radnog mjesta zaposlenika zaduženog za pismohranu?
Stručni radnik mora imati najmanje srednju stručnu spremu te položen stručni ispit iz arhivske
struke ili za zaštitu i obradu arhivskog gradiva
Pravilnik o zaštiti arhivskoga i registraturnog gradiva izvan arhiva, Pravilnik o stručnom
usavršavanju i provjeri stručne osposobljenosti djelatnika u pismohranama
Arhivi su ustanove za čuvanje, zaštitu, obradu i korištenje arhivskog gradiva koje mogu biti javne i
private.
39. Odredbe i propis o obvezama zaposlenika zaduženog za pismohranu?
40. Što su arhivi?
41. Uloga arhiva prema Zakonu?
Zadaće državnih arhiva su evidentiranje, zaštita, obrada i omogućavanje korištenja arhivskog
gradiva.
42. Mreža arhiva u RH?
Sadašnju mrežu državnih arhiva čine HDA kao središnja i matična arhivska ustanova i 18
područnih državnih arhiva (u Bjelovaru, Dubrovniku, Gospiću, Karlovcu, Križevcima, Osijeku,
Pazinu, Rijeci, Sisku, Slavonskom Brodu, Splitu, Šibeniku, Štrigovi, Varaždinu, Virovitici, Vukovaru,
Zadru i Zagrebu) u sastavu kojih djeluje i 8 sabirnih arhivskih centara (Petrinja, Krapina,
Koprivnica, Požega, Nova Gradiška, Metković, Senj, Žrnovo).
43. Korištenje gradiva prema Zakonu o arhivskome gradivu i arhivima - ograničenja?
- Javno arhivsko gradivo u pravilu je dostupno za korištenje 30 godina nakon nastanka, no i
prije isteka roka od 30 godina, ako je od nastanka namijenjeno javnosti ili ako to odobri
stvaratelj.
- Osobni podatci (matice, liječnička dokumentacija, osobni dosjei, sudski, porezni, financijski i
sl.) dostupni su za korištenje 70 godina nakon svoga nastanka, odnosno 100 godina od
rođenja osobe na koju se odnosi.
- Dokumentacija koja se odnosi na obranu, međunarodne odnose, nacionalnu sigurnost
dostupna je nakon 50 godina.
- Na korištenje se u načelu daju snimci arhivskoga gradiva.
44. Sankcije u Zakonu o arhivskom gradivu i arhivima?
Osoba koja uništi, prikriva ili učini neupotrebljivim arhivsko gradivo ili ga bez prethodnog
odobrenja nadležnog državnog tijela iznese u inozemstvo, može biti kažnjena zatvorom do 5
godina.
Prekršaji su utvrđeni čl. 66 Zakona o arhivskom gradivu i arhivima, za koje je predviđena novčana
kazna u iznosu od 5.000,00 do 20.0000,00 kn, te 3.000,00 do 12.0000,00 kn, za ustanovu, kao i
2.000,00 do 8.000,00 kn za odgovornu osobu ustanove.
45. Iznimke od prava na pristup informacijama nastalih radom tijela javne vlasti?
Člankom 15. Zakona o pravu na pristup informacijama (NN 25/2013, 85/2015) su pobrojani razlozi
zbog kojih tijelo javne vlasti mora i može ograničkiti pristup informaciji, kao I ako je informacija
klasificirana stupnjem tajnosti u skladu s Zakonom o tajnosti podataka (NN 79/07, 86/12).
7
B. Područje zaštite, obrade i čuvanja gradiva u pismohranama
1. Vrste gradiva, svojstva i svrha zaštite?
Arhivsko ( trajne vrijednosti) i registraturno gradivo (ograničenih rokova čuvanja) može
biti konvencionalno i nekonvencionalno.
Konvencionalno gradivo – je gradivo za čije čitanje nisu potrebni posebni uređaji,
gradivo na papiru.
Nekonvencionalno gradivo - je ono za čije su čitanje potrebni posebni uređaji. Ono može
biti na optičko-magnetskim medijima, na mikrofilmu, DVD-u, CD-u..
2. Uzroci oštećenja i propadanja konvencionalnoga gradiva?
a) Unutarnji uzroci – prirodno starenje papira
b) Vanjski uzroci
a. Fizikalno kemijski uzroci – vlaga, toplina, svijetlost, onečišćeni zrak
b. Biološki uzroci – djelovanje bakterija, plijesni, kukaca i glodavaca
c. Mehanička oštećenja – nepažljivo rukovanje i uporaba
d. Čovjek – namjerno uništavanje, nemarno rukovanje
e. Katastrofe – prirodne (poplave, potresi..) i izazvane od strane čovjeka ( rat i terorizam,
vandalizam, požari,..)
3. Uzroci oštećenja/nedostupnosti nekonvencionalnoga gradiva?
Neprimjerena zaštita i čuvanje - nemogućnost iščitavanja medija- ne obavljanje presnimavanja,
zastarijela tehnologija..
4. Čovjek kao faktor oštećenja i propadanja gradiva?
- svjesno ili nesvjesno (iz neznanja) čovjek može nanijeti najveće štete gradivu.
- masovno uništavanje u povijesti (vjerski, politički razlozi)
- potcrtavanje teksta, izrezivanje slika – nesvjesno..
Koristiti digitalne snimke umjesto izvornika – preporuka za zaštitu.
5. Biološki uzroci oštećenja?
- djelovanje bakterija, plijesni, kukaca i glodavaca
- vlaga, toplina, svijetlost, onečišćeni zrak
- nepažljivo rukovanje i uporaba
6. Fizikalno-kemijski uzroci oštećenja?
7. Mehanički uzroci oštećenja?
8. Osnovni postupci pri elementarnim nepogodama?
- preventivna zaštita u pogledu snimanja gradiva i čuvanje na dva mjesta kako bi u slučaju krađe, požara
dokumentacija ipak ostala sačuvana
9. Zaštitno i sigurnosno snimanje gradiva?
8
- provodi se radi zaštite izvornika,
a) planiranje snimanja (odrediti prioritete, odgovarajuću tehniku –mikrofilm, digitalni
snimak..,izvođača, način financiranja
b) priprema gradiva za snimanje – arhivistički srediti (izdvojiti duplikate, metalne dijelove,
izravnati papir..), paziti na redoslijed dokumenata
c) tehnike snimanja – mikrofilmiranje (dugotrajnost preko sto godina, vjerodostojnost) ili
digitalna tehnika (brže pretraživanje, izrada kvalitetnih kopija, no rizik promjena softvera
i hardvera)
d) kontrola snimaka
e) korištenje snimaka – ovisno o tehnici – mikročitači, računalo
f) čuvanje snimaka – na dvije lokacije, temperatura od 17°C i relativna vlaga 30-40%,
10. Konvencionalno i nekonvencionalno gradivo - svojstva i temeljna razlika?
Konvencionalno gradivo – je gradivo za čije čitanje nisu potrebni posebni uređaji,
gradivo na papiru.
Nekonvencionalno gradivo - je ono za čije su čitanje potrebni posebni uređaji. Ono može
biti na optičko-magnetskim medijima, na mikrofilmu, DVD-u, CD-u..
11. Uvjeti smještaja i čuvanja gradiva koje mora zadovoljavati spremišni prostor?
Primjerenim prostorom smatraju se pismohrane :
a. koje su suhe, zračne i zaštićene od prodora nadzemnih i podzemnih
voda,
b. koje su udaljene od mjesta otvorenoga plamena, od prostorija u ko-
jima se čuvaju lako zapaljive tvari, od izvora prašenja i onečišćenja
zraka,
c. koje su propisno udaljene od proizvodnih i energetskih postrojenja,
instalacija i vodova (plinskih, vodovodnih, kanalizacijskih),
d. u kojima ne boravi i kroz koje se ne kreće drugo osoblje osim osoba
zaduženih za čuvanje i zaštitu arhivskog gradiva,
e. kojima je zapriječen pristup neovlaštenim osobama, u radno i izvan
radnog vremena.
12. Uvjeti pohrane gradiva na magnetskom mediju?
3ºC
Magnetski mediji su diskete, diskovi, vrpce i kartice.
Gradivo na magnetnim medijima treba imati mikroklimu: 30-40% RV, temperatura 15 ±
13. Uvjeti pohrane audiovizualnog gradiva?
Potrebna stalna kontrola temperature i vlage
- filmsko gradivo i fotodokumenti u boji: 25% RV, temperatura manja od 2ºC;
Svi imatelji filmskog gradiva (pa i privatni) trebali bi predati filmsko gradivo na trajnu
pohranu nacionalnom filmskom arhivu, zbog metoda i uvjeta čuvanja, obrade i
provođenja mjera zaštite, čime se ne dovodi u pitanje njihovo vlasništvo nad
određenim
9
materijalom. To je predviđeno Zakonom o arhivskom gradivu i arhivima i Europskom
konvencijom o zaštiti audiovizualnog gradiva.
14.Temeljni provedbeni propis koji regulira zaštitu gradiva izvan arhiva - sadržaj ?
Pravilnik o zaštiti i čuvanju arhivskog i registraturnog gradiva izvan arhiva (NN 63/2004;
106/2007),
Pravilnikom uređuju se uvjeti čuvanja i zaštite javnog arhivskog i registraturnog gradiva
izvan arhiva i privatnog arhivskog gradiva za koje je utvrđeno da ima svojstva
kulturnog dobra.
Ovim su Pravilnikom propisani organizacija i evidentiranje, tehničko opremanje i
odlaganje te smještaj gradiva, stručni radnici i interni pravilnik o zaštiti arhivskog
gradiva.
15. Obvezni interni akt stvaratelja/imatelja - sadržaj?
Pravilnik o zaštiti i obradi arhivskoga gradiva kojim uređuju:
– način vođenja uredskog poslovanja,
– način izrade, obrade i rukovanja predmetima i dokumentacijom u obradi,
način i rokovi interne primopredaje,
– način vođenja uredskih evidencija i drugih evidencija o gradivu,
– tehničko opremanje, označavanje i odlaganje gradiva,
– mjesto, uvjeti i način čuvanja arhivskog gradiva,
– način korištenja arhivskoga gradiva,
– rokovi i postupak vrednovanja i izlučivanja gradiva,
– postupak uništavanja izlučenog gradiva i predaje gradiva nadležnom arhivu,
– zaduženja i odgovornosti u rukovanju, obradi i zaštiti gradiva.
16. Verifikacija internog akta?
Pravilnik se obvezno dostavlja nadležnom arhivu na suglasnost i ne može se
primjenjivati prije nego se ta suglasnost pribavi.
Nadležni arhiv dužan je u roku trideset dana od dana zaprimanja zahtjeva izdati
suglasnost, ne izda li u tom roku smatra se da je ova suglasnost izdana.
17. Rokovi verifikacije?
18. Zaštita gradiva u izvanrednim prilikama?
Svaki je imatelj/vlasnik gradiva dužan izraditi plan preventivnih mjera i postupaka
spašavanja u tim slučajevima, koji treba sadržavati:
• procjenu ugroženosti,
• preventivne mjere zaštite,
• mjere pripravnosti,
• načine spašavanja,
• načine saniranja posljedica, konzerviranja i restauriranja nakon prestanka opasnosti
Topografski inventar s označenim prioritetima za evakuiranje ne samo gradiva već i
vrijedne opreme, sastavni je dio plana mjera za slučaj katastrofa. Ovaj se inventar
redovito ažurira.
19. Zaštita gradiva pri korištenju?
Tijekom korištenja u čitaonici gradivo se zaštićuje od krađe i drugih vrsta oštećenja
posebnim nadzorom te davanjem kratkih pisanih uputa istraživačima o načinu
rukovanja gradivom. Gradivo u čitaonici treba zaštititi od svjetla isto kao i u spremištu.
Vrste gradiva koje se čuvaju kod nižih temperatura, moraju prije dolaska u čitaonicu
10
proći postupak aklimatizacije.
20. Oprema u spremištu?
• uređaji za kontrolu mikroklime - termohigrometri, higrolozi,
• uređaji za održavanje mikroklime - klima uređaji, odvlaživači i
ovlaživači,
• rasvjetna tijela,
• uređaji za filtriranje zraka,
• senzori za vlagu i vodu,
• protuprovalni uređaj,
• vatrodojavnih uređaj,
• odgovaraj ući uređaji a za gašenje požara,
• odgovarajuće opreme za pohranu arhivskog gradiva (police, trezorski ormari, druge
vrste ormara i namještaja).
21. Organizacija spremišnog prostora?
Gradivo se pohranjuje na metalne police i/ili u ormare s odgovarajućim ladicama.
Police trebaju biti odmaknute od zidova tako da se omogući cirkulacija zraka i
dovoljno međusobno razmaknute za neometan prolaz i rukovanje gradivom.
Najdonja pregrada na polici treba biti odmaknuta najmanje 15 cm od poda. Dvije se
police slažu zajedno okrenute leđima jedna drugoj. Tako dobivene cjeline
raspoređuju se s razmakom od najmanje 0,80 m. Nizovi polica slažu se s razmakom
od najmanje 1,00-1,20 m.
22. Topografski plan?
- izrađuje se kako bi se znalo gdje i što se nalazi na kojoj polici
- označava se prostorija (npr. spremište I, II,), zatim police i redovi koju se mogu
označavati brojčano i abecedno
- posebni značaj ima prilikom potrebe hitne evakuacije gradiva
23. Mjerni instrumenti u spremištima?
- higrometar s termometrom - mjeri relativnu vlagu i temperaturu zraka
- digitalni higrolozi koji mjere i bilježe podatke o relativnoj vlazi i temperaturi
kontinuirano u zadanim intervalima. Podaci se mogu prenijeti u računalo, a i sami uređaji
mogu biti povezani s računalom, pa se podaci mogu očitavati iz središnje jedinice za sva
spremišta
24. Sredstva protupožarne zaštite u spremištu?
Optimalno rješenje za gašenje požara u arhivima su automatski sustavi za gašenje -
sprinkleripunjeni vodom koja se raspršuje u obliku magle ili plinom, koji tijekom gašenja
stvarajunajmanju štetu na gradivu.
Za gašenje početnih požara u prostorima gdje nema ljudi mogu se koristiti i ručni uređaji
zagašenje punjeni ugljikovim dioksidom ili prahom.
Uređaji za gašenje punjeni prahom mogu se koristiti samo kad je građa pohranjena u
zatvorenim kutijama.
25. Evidencije u arhivskom spremištu?
- Evidencija ulaska i izlaska
- Dnevnik spremišta (mjerenja temperature i vlage)
- Knjiga reversa/posudbe gradiva
- Knjiga pismohrane prema Uredbi
11
- Zbirna evidencija gradiva
26. Što su arhivska knjiga i zbirna evidencija gradiva?
Arhivska knjiga-knjiga pismohrane – popis odloženog gradiva na propisanom obrascu
prema Uredbi o uredskom poslovanju
Zbirna evidencija gradiva – obuhvaća cjelokupno gradivo stvaratelja, prema Pravilniku o
zaštiti arhivskog gradiva tj. njegovim izmjenama dostava ovog popisa nadležnom arhivu
obvezna je u elektroničkom obliku
27. Zaštita i čuvanje vjerodostojnosti elektroničkih zapisa?
Elektronički je zapis sačuvan sve dok je dostupan, razumljiv i pouzdan, ako je neko od tih
svojstava izgubljeno ili kompromitirano, pa makar sam fizički zapis na mediju ostao
neoštećen, zapis se ne može smatrati sačuvanim.
Metapodaci – podatci o podatcima
Dokumenti i drugi informacijski objekti u elektroničkom obliku u pravilu su ovisniji o
podacima o njima (metapodaci) koji postoje u upravljačkom sustavu ili su na drugi način
dohvatljivi.
28. Što su metapodaci?
29. Procjena ugroženosti gradiva?
Treba odrediti količine oštećenog materijala, uzroke oštećenja, te stupanj oštećenja
gradiva, nakon toga izraditi prioritetnu listu na osnovu procjene vrijednosti gradiva tj.
redoslijed kojim će se provoditi restauracija gradiva:
- teško oštećeno gradivo najveće vrijednosti
- gradivo koje ide na izložbe
- gradivo koje nije od nacionalne važnosti, no ima posebni značaj za kraj ili ustanovu u
kojoj se čuva
30. Tehničko opremanje i odlaganje jedinica gradiva?
- Arhivske jedinice, uložene u zaštitni omot, odlažu se u tehničke jedinice (mapa,
fascikl, arhivska kutija i dr.).
- Na tehničkim jedinicama na vidnom mjestu treba navesti: naziv dokumentacijske
zbirke ili cjeline, naziv stvaratelja, redni broj tehničke jedinice, godinu ili raspon godina
nastanka gradiva , oznake ili raspon oznaka arhivskih jedinica koje se nalaze u tehničkoj
jedinici.
- po pravilu odlaže se kronološki po serijama, odvojeno trajno gradivo od gradiva s
rokom čuvanja
12
C Područje vrednovanja, izlučivanja i predaje gradiva
1. Što podrazumijevamo pod pojmom vrednovanje gradiva?
- postupak kojim se procjenjuje vrijednost zapisa i utvrđuje rok do kojeg će se čuvati
određena vrsta gradiva ili jedinice gradiva
2. Metodologija i svrha vrednovanja?
Vrednovanje je postupak kojemu je svrha od cjelokupnog gradiva odabrati dio koji će se
trajno čuvati u arhivima, metodom vrednovanja određenih skupina dokumentacije.
Započelo se provoditi zbog masovne produkcije gradiva, povećanih troškova čuvanja i
spoznaje da samo dio gradiva ima vrijednost koja opravdava njegovo trajno čuvanje.
3. Temeljni provedbeni propis koji regulira vrednovanje, odabiranje i izlučivanje -
sadržaj?
Pravilnik o vrednovanju te postupku odabiranja i izlučivanja gradiva (NN 90/02) – kojim
se utvrđuju kriteriji vrednovanja arhivskoga gradiva, kategorizacija stvaratelja, izradba
popisa arhivskoga gradiva s rokovima čuvanja, postupak odabiranja i izlučivanja te način
uništavanja izlučenoga gradiva.
4. Kategorizacija stvaratelja?
Kategorizacija je postupak kojim se stvaratelji gradiva razvrstavaju u skupine ovisno
o značenju cjeline gradiva nastalog njihovim djelovanjem.
Stvaratelji se kategoriziraju u prvu, drugu i treću kategoriju.
Kategorizacija je osnova za provođenje nadzora i primopredaje tj. nadzorne i
akvizicijske politike Arhiva.
5. Kriteriji vrednovanja gradiva?
• značenje djelatnosti i funkcija nekog stvaratelja,
• pravni propisi i standardi koji utvrđuju obveze i rokove čuvanja gradiva,
• potrebe poslovanja i nadzora nad poslovanjem stvaratelja gradiva,
•
•
•
•
•
zaštita prava i interesa pojedinaca ili skupina na koje se gradivo odnosi,
interes javnosti za uvid u činjenice koje gradivo dokumentira,
evidencijska i informacijska vrijednost gradiva,
značenje gradiva za kulturu, povijest i druge znanosti,
vrijednost gradiva kao kulturnog dobra.
6. Popisi s rokovima čuvanja - izrada i primjena?
Popisi gradiva s rokovima čuvanja utvrđuju se radi provedbe postupka odabiranja i
izlučivanja.
Popisi s rokovima čuvanja izrađuju se sukladno razredbenom nacrtu i sadržavaju
razredbenu oznaku, naziv ili sadržaj, rok čuvanja, vrstu nosača na kojem se zapis čuva i
naznaku postupka s gradivom po isteku roka čuvanja.
13
7. Vrste popisa s rokovima čuvanja ?
Opći popisi - dokumenti zajednički svim stvarateljima
Granski popisi - dokumenti koji nastaju u određenoj grani djelatnosi
Posebni popisi - svi dokumenti jednog, određenog stvaratelja
8. Tko utvrđuje vrijednost i rokove čuvanja gradiva?
Stvaratelji su dužni donijeti posebne popise kojima će odrediti vrijednost i rokove
čuvanja sveukupnog gradiva koje nastaje kod njih. Opći popis i granske popise
donosi Hrvatsko arhivsko vijeće Granske popise donosi Hrvatsko arhivsko vijeće
9. Što je primarno nadležan ured?
Primarno nadležni ured je stvaratelj ili ustrojstvena jedinica stvaratelja gradiva koja je
nadležna za obavljanje odredene funkcije ili djelatnosti i čijim radom nastaje gradivo
koje sustavno i pouzdano dokumentira tu funkciju ili djelatnost.
10. Što je odabiranje gradiva?
Odabiranje gradiva - izabiranje trajnog gradiva
11. Maksimalan raspon između dva postupka izlučivanja?
Stvaratelji su obvezni redovito provoditi izlučivanje, a najkasnije 5 godina od
posljednjeg provedenog postupka izlučivanja.
12. Tijek izlučivanja?
Postupak pokreće odgovorna osoba stvaratelja.
- Prijedlog za izlučivanje s popisom gradiva za izlučivanje
- Rješenje Arhiva (usvojen, djelomično usvojen, ili odbijen prijedlog)
- Odluka o izlučivanju odgovorne osobe stvaratelja
- Zapisnik o uništenju – obvezna dostava Arhivu 1 primjerka
13. Kada je moguće izlučivanje – temeljne pretpostavke?
Preduvjet za izlučivanje je sređenost i popisanost gradiva, te izrađen Poseban popis
s rokovima čuvanja na koji je Arhiv dao suglasnost.
14. Izrada popisa gradiva koje se izlučuje?
Popis treba sadržavati naziv stvaratelja gradiva, ustojstvenu jedinicu u kojoj je
gradivo nastalo, redni broj iz posebnog popisa, , klasifikacijsku oznaku, jasan i točan
naziv vrste gradiva, vrijeme nastanka , količinu i razlog izlučivanja.
14
Primjer popisa gradiva za izlučivanje :
NAZIV STVARATELJA
Red
. Br.
1.
2.
…..
Vrsta gradiva
Ulazni računi
Rješenja o godišnjem
odmoru
Red.br. u
posebnom
popisu
55.
2.
Klasa
-
113-03/07-01/
113-03/08-01/
Godina
nastanka
2000-2001
2007-2008
Količina
25
registratora
2 svežnja
Razlog
izlučivanja
Istek roka od
11. G
istek roka od
5 god.
RASPON GODINA I UKUPNA KOLIČINA
2000-2008
500 reg., 10 knjiga, 15
svežnjeva = 70 d/m
15. Uništavanje izlučenog gradiva?
Odgovorna osoba stvaratelja koja donosi odluku o izlučivanju gradiva određuje
način, vrijeme, mjesto i izvršitelja izlučivanja i uništavanja gradiva. O svakom
provedenom uništavanju stvaratelj sastavlja zapisnik i dostavlja ga nadležnom
arhivu.
16. Postupak s gradivom koje sadrži osobne podatke ili podatke povjerljive prirode?
Uništavanje se provodi na način koji osigurava da ti podaci ne budu dostupni
osobama koje nemaju pravo uvida u njih.
17. Dokumentacija o postupku izlučivanja - pokretanje, sadržaj i završetak izlučivanja?
Vidi odgovor pod 12.
18. Kakva rješenja mogu biti u postupku izlučivanja?
Nadležni državni arhiv može prijedlog za izlučivanje u cijelosti ili djelomično
odobriti ili u cijelosti odbiti.
19. Rok za izdavanje rješenja?
- najkasnije u roku od 30 dana od dana zaprimanja prijedloga za izlučivanje.
20. Rokovi predaje arhivskog gradiva arhivima?
- u pravilu najkasnije 30 godina od nastanka gradiva
21. Temeljni provedbeni propis o predaji arhivskog gradiva arhivima - sadržaj ?
- Pravilnik o predaji arhivskog arhiviama (NN 90/02)
- utvrđuje se način i postupak predaje javnoga i privatnoga arhivskog gradiva arhivima.
22. Temeljni uvjeti za predaju arhivskog gradiva arhivima?
Gradivo se predaje:
- administrativno dovršeno
- u izvorniku
- nakon provedenog postupka izlučivanja
15
- sređeno, popisano , tehnički opremljeno i označeno
23. Što je izvornik?
- prvotni zapis s oznakama pravne valjanosti, bez obzira na podlogu i vrstu zapisa
24. Osnovna karakteristika administrativne dovršenosti?
- dovršeno znači da se nad njim neće provoditi nikakva poslovna aktivnost kojom bi
se mijenjao sadržajni kontekst ili redoslijed dokumentacije
25. Kada je moguća predaja gradiva prije zakonskoga roka?
- izvanrednih okolnosti sa svrhom njegove zaštite
- sporazumom između imatelja i nadležnoga arhiva
26. Koji su mogući načini predaje gradiva arhivima?
- po službenoj dužnosti (u pravilu najkasnije 30 godina od nastanka gradiva)
- otkupom (arhiv ima pravo prvokupa)
- darovanjem
- pohranom (depozitom).
27. Koji način predaje ne pretpostavlja promjenu statusa vlasništva?
- pohrana (depozit)
28. Zaštita podataka u gradivu koje se predaje arhivima?
- prilikom preuzimanja utvrditi pravni aspekst pristupa podacima ( povjerljivi podaci,
tajni podaci – naznačiti rok dostupnosti – mogućnost deklasifikacije (skidanje oznaka
tajnosti)
29. Koji je osnovni dokument koji prati primopredaju? Što mu je u prilogu?
- primopredajni zapisnik, ako je gradivo preuzeto po službenoj dužnosti,
- kupoprodajni ugovor, ako je otkupljeno,
- darovni ugovor, ako je darovano,
- ugovor o pohrani, ako je deponirano.
Prilog obavezan- Popis gradiva koje se preuzima.
30. Sadržaj dokumenta koji prati predaju gradiva arhivima?
Primopredajni zapisnik sadrži podatke o:
• vremenu primopredaje,
• subjektu predaje,
• subjektu primanja,
• osobama koje su obavile primopredaju,
• zakonskoj osnovi primopredaje,
• nazivu, sjedištu i vremenu djelovanja stvaratelja,
• sadržaju gradiva,
• vremenu nastanka gradiva,
16
•
•
•
•
•
•
količini gradiva (tehničke jedinice ili dužni metri),
sačuvanosti gradiva odnosno bilješku o gradivu koje nije preuzeto,
dostupnosti gradiva,
stanju gradiva,
priloženome popisu gradiva,
priloženome popisu gradiva koje privremeno ostaje
31. Tko potpisuje primopredajni zapisnik?
Potpisuju ga odgovorne osobe predavatelja i primatelja, tj. ravnatelji ili drugi čelnici
ustanova.
32. Izrada popisa gradiva za predaju?
Popis mora sadržavati:
• redni broj,
• naziv popisne jedinice,
• sadržaj gradiva u jedinici,
• vrijeme nastanka gradiva,
• količinu gradiva.
33. Tko snosi troškove predaje gradiva arhivima?
- Imatelj gradiva
34. Postupak s gradivom u slučaju prestanka djelatnosti ili prijenosa nadležnosti na
drugo tijelo?
- Nakon prestanka djelatnosti stvaratelja, ukoliko pravni sljednik ne postoji ili nije
poznat, pravna osoba koja provodi statusnu promjenu mora tome prije početka
postupka obavijestiti nadležni arhiv, izlučiti gradivo i predati ,
- u slučaju prijenosa nadležnosti na drugo tijelo, potrebno je zatražiti mišljenje Arhiva u
slučaju da se žele podijeliti gradivo i sl.
17