UREDSKO POSLOVANJE

I DOPISIVANJE
(KORESPODENCIJA

/samo za internu upotrebu/

Pripremio: Rade Ivas

Vodice, studeni 2007

1
SADRŽAJ
PREDGOVOR
PRVI DIO - UVOD U UREDSKO POSLOVANJE
I. OPĆI POJMOVI
1. Uredsko poslovanje
2. Uredsko osoblje
3. Pravni izvori uredskog poslovanja
4. Načela uredskog poslovanja
5. Sredstva za rad
II. ORGANIZACIJA UREDSKOG POSLOVANJA
1. Pisarnica
2. Osnovni pojmovi u uredskom poslovanju
3. Evidencija, kartoteke, dokumentacija i dokumentaristika
4. Pečati i žigovi
5. Štambilj
III. RADNJE U UREDSKOM POSLOVANJU
1. Primanje akata i pregled akata
2. Otvaranje i pregled pošiljki
3. Postupak s aktima koji se moraju taksirati
IV. PRIJEMNI ŠTAMBILJ
V. RAZVRSTAVANJE I RASPOREĐIVANJE AKATA
VI. UPISIVANJE AKATA U UREDSKE KNJIGE
1. Glavne (osnovne) knjige
2. Pomoćne uredske knjige
3. Klasifikacijska oznaka i urudžbeni broj
4. Upisivanje akata u evidenciju
5. Omot predmeta (košuljica)
6. Povezivanje (združivanje) predmeta ili dosjea
7. Zaključivanje uredskih knjiga I kontrola rješavanja predmeta
8. Dostava akata u rad
9. Otpremanje akata
10. Razvođenje akata
11. Arhiviranje i čuvanje akata
VII. UREDSKO POSLOVANJE SUDSKIH TIJELA
1. Uvod
2. Primanje podnesaka i drugih spisa
3. Bilješke o primitku
4. Upisnici i pomoćne knjige
5. Otpremanje i dostava sudskih pošiljki
6. Pourana i čuvanje spis

2
 7. Oglasna ploča
VIII. UREDSKO POSLOVANJE U POSLOVNOJ ORGANIZACIJI
1. Sustav evidencija i odlaganja dopisa
IX. TAKSE
1. Pojam
2. Vrste taksi
3. Naplačivanje taksi
4. Takseni obveznik i taksena obveza, plačanje takes
5. Postupak s nebiljegovanim ili nedovoljno biljegovanim
podnescima
6. Načelo legaliteta kod naplate takes
7. Oslobađanje od naplate takes
8. Poništenje taksenih maraka
9. Prisilna naplata i zastara na naplatu i povrat takes
10.Taksena tarifa

DRUGI DIO - POSLOVNO DOPISIVANJE (KOMUNIKACIJA-

KORESPODENCIJA)
I. OPĆI POJMOVI
1. Povjest dopisivanja (komunikacija)
2. Uvodne napomene
3. Pojam poslovnog dopisivanja (komuniciranja)
4. Subjekti dopisivanja
5. Sadržaj poslovnih komunikacija
6. Vrste poslovnih komunikacija
7. Funkcija poslovnih komunikacija
8. Osnovna načela poslovnih komunikacija
9. Tijek poslovnih procesa
II. PISANA POSLOVNA KOMUNIKACIJA (DOPISIVANJE)
1. Predmosti i nedostaci pisane poslovne komunikacije
2. Pisane poslovne komunikacije imaju nekoliko bitnih funkcija za
sudionike
III. POSLOVNI PAPIR
1. Bankpost
2. Sanitarni papir
4. Beskonačna traka-papir za matrični pisać
5. Papir za fotokopiranje
6. Pelir
7. Folije
8. Zaglavlje poslovnog papira

3
 9. Format papira
10 . Tiskanice
11. Margine
12. Rezovi
13. Omotnice
14. Tipizirana pisma
15. Adresiranje
16. Pismo u omotnici s prozorčićem
17. Tipizirano pismo u međunarodnom prometu
18. Savijanje papira prema veličini i obliku omotnice
19. Dopisnice
IV. VRSTE PISANE POSLOVNE KOMUNIKACIJE
1. Pisane Poslovne komunikacije na papiru
2. Elektronične pisane poslovne komunikacije
V. STROJEVI ZA PISANJE
1. Mehanički pisaći strojevi
2. Elektronski pisaći strojevi
3. Računala
VI. VAŽEČA BIROTEHNIČKA PRAVILA ZA PISANJE TEKSTA
VII. ISTICANJE BITNOG
1. Isticanje nabrajanja

TREĆI DIO – TIJEK POSLOVNIH PROCESA

I. POSLOVNE KOMUNEIKACIJE U FAZI INCIJATIVE
1. Ponuda
2. Upit
3. Javno nadmetanje
II. POSLOVNE KOMUNIKACIJE U FAZI ZAKLJUČIVANJA
PRODAJNOG POSLA
1. Narudžba
2. Ugovor
3. Zaključnica
4. Prihvat narudžb
III. POSLOVNE KOMUNIKACIJE U FAZI REALIZACIJE
REALIZACIJE POSLOVNOG POSSLA
1. Otpremnica
2. Komisijski zapisnik
3. Plaćanje
IV. POSLOVNE KOMUNIKACIJE U RJEŠAVANJU TEŠKOĆA U
PRODAJI

4
 1. Požurnice
2. Otklon
3. Opoziv narudžbe
4. Reklamacija
5. Opomena i odgovor na opomenu
6. Nagodbe i obavijest o knjiženju

ČETVRTI DIO – SLUŽBENO DOPISIVANJE

I. PODNESAK
1. Pojam
2. Bitni dijelovi podneska
3. Sporedni dijelovi podneska
4. Sastavljanje I oblikovanje podneska
II. SLUŽBENI DOPISI
1. Pojam
2. Sastavni dijelovi službenog dopisa
3. Ovjeravanje prijepisa
III. SASTAVLJANJE I OBLIKOVANJE SLUŽBENOG DOPISA
IV. IZRADA AKATA
V. ZAMOLNICA
VI. POZIVNICA
VII. RJEŠENJE
1. Pojam
2. Rješenje u upravnom postuplu
3. Rješenje u neupravnom postupku
VIII. ZAKLJUČAK
1. Pojam
2. Zaključak u upravnom postupku
3. Zaključak u neupravnom postupku
IX. POZIV
1. Pojam
2. Poziv u upravnom postupku
3. Poziv u neupravnom postupku
X. ZAPISNIK
1. Zapisnik u upravnom postupku
2. Zapisnik u neupravnom postupku
3. Izvod iz zapisnika

PETI DIO – SUDSKO DOPISIVANJE

I. UVOD

5
 II. PROPISI O PODLOVANJU SUDOVA
III. OSNOVNI POMOVI U SUDSKOM DOPISIVANJU
1. Pojam
2. Sudsko dopisivanje
3. Sastavljanje I izrada sudskog dopisa
4. Zamolnice
5. Pozivi
6. Zapisnici
7. Sudske odluke

ŠESTI DIO – SASTANCI, POZIVI I ZAPISNICI

I. SASTANCI
1. Priprema i orgsanizacija sastanka
II. POZIV
III. ZAPISNICI
1. Pun zapisnik
2. Sažet zapisnik
3. Promemorija
4. Struktura i oblikovanje sažetog zapisnika

6
 UREDSKO POSLOVANJE I DOPISIVANJE

PREDGOVOR

Ova skripta pripremljena je za potrebe studenata Veleučilišta u

Šibeniku – Odjel upravni studiji.
Cilj skripata je sakupiti i obraditi na jednom mjestu materiju uredskog
poslovanja i dopisivanja, obrađenih u nekoliko udžbenika i od nekoliko
autora, te na taj način olakša studentima pripremanje ispita.
Tekst, u okviru plana i programa predmeta Uredsko poslovanje i
dopisivanje maksimalno je prilagođen potrebana studebata, odnosno
nastojala se naći ravnotežu između opširnosti i kratkoće, a pojedine
konstatacije, ideje, misli i zaključke potkrijepiti pravnim propisima,
praktičnim primjerima i dr.
Korišteni su slijedeći udžbenici i propi:
1. M.Martinec: UREDSKO POSLOVANJE
2. B. Bukljaš: UREDSKO POSLOVANJE I KORESPODENCIJA
3. D. Foretić i K. Orešković: UREDSKO POSLOVANJE U PRAKSI
4. V. Ramljak: UREDSKO POSLOVANJE I DOPISIVANJE 1
5. S.Bezić i V.Ramljak: UREDSKO POSLOVANJE 2
6. S. Bezić: POSLOVNE KOMUNIKACIJE
7. Uredba o uredskom poslovanju (Nar.nov., 38/87, 42/88 i 75/93
8. Upustvo o izvršenju Uredbe o uredskom poslovanju (Nar.nov.,
49/87, 38/88 i 75/93)
9. Pravilnik o zaštiti i čuvanju arhivske i registraturnog gradiva izvan
arhiva (Nar.nov., 63/04)
10.Pravilnik o jedinstvenim klasifikacijskim oznakama i brojčanim
oznakama stvaralac i primalaca akata (Nar.nov., 38/88 i 75/93 –
pregled klasifikacijskih oznaka)

7
 PRVI DIO

UVOD U UREDSKO POSLOVANJE

I. OPĆI POJMOVI
1. Uredsko poslovanje
Nemoguće je zamisliti bilo koji organ uprave u kojem se ne bi
obavljali uredski poslovi. Naime ovi poslovi su neophodna pretpostavka
koja omogućava uredno obavljanje njihovih osnovnih i sporednih
djelatnosti. Za organe uprave ti osnovni zadaci su utvrđeni u ustavom,
zakonima i podzakonskim propisima, a realiziraju se najčešće kroz vođenje
odgovarajućeg postupka, donošenjem upravnih akata, obavljanjem upravnih
radnji i dr. Sve to zahtijeva dobru organizaciju i stručno obavljanje uredskih
poslova.
Uredskim (kancelarijsko) poslovanjem zovemo onaj dio
administrativnog poslovanja koji se, uglavnom, odnosi na rukovanje
spisima.
Korijen naziva kancelarijski, kancelarijsko – potječe iz latinskog
jezika, od riječi cancelli , a to znači rešetka, ograda, pregrada. Budući mi u
našem jeziku imamo riječ ured, to i poslovanje koje se u njemu obavlja
nazivamo uredskim poslovanjem.
U užem smislu, to poslovanje obuhvaća primanje, pregledavanje,
raspoređivanje, upisivanje i dostavljanje spisa u rad, administrativno-
tehničku obradu spisa, otpremanje otpravaka, razvođenje spisa, te arhiviranje
i čuvanje spisa.
U širem smislu, ono obuhvaća uz to raspored prostorija, primanje
stranaka, uporabu telefona, službu dežurstva, stručnu knjižnicu, štambilje,
pečate i žigove, te djelomično uredsku mehanizaciju.
Služba koja pretežno obavlja uredsko poslovanje jest pomoćna
djelatnost uprave, ali nije zbog toga manje važna za uredno, stabilno i
racionalno poslovanje uprave. Za tu službu važe tri glavna elementa:
- osobni (da postoje potrebne kvalificirane stručne osobe,

- stvarni (da su osigurane odgovarajuće prostorije, uređaji pribor,

materijal i sl.) i

8
 - organizacijski (da je dobro uređena organizaciona struktura, radni
procesi, prava i dužnosti sudionika i uopće postupanje i poslovanje).

2. Uredsko osoblje
Uredsko poslovanje obavljaju u prvom redu službenici zaposleni u
pisarnici, a osim toga i drugi službenici.
Uredsko osoblje mora imati potrebno opće obrazovanje i mora biti
stručno osposobljeno (osobito mora poznavati pravila uredskog poslovanja,
mora znati rukovati knjigama i evidencijama, rukovati sa uredskim
strojevima, poznavati pravila dopisivanja i dr.).

3. Pravni izvori uredskog poslovanja

Izvori su sve ono odakle crpimo neko znanje ili spoznaje o nekom
predmetu. Pravni izvori su pravni propisi koji sadrže pravna pravila koja se
odnose na određeno područje
Pod pravnim izvorima uredskog poslovanja razumjevamo pravna pravila,
koja se primjenjuju pri radu tijela uprave, ustanova i pravnih osoba koje na
osnovu zakona imaju javne ovlasti.
Najvažniji, ali ne i jedini pravni izvori uredskog poslovanja jesu:
- Uredbu o uredskom poslovanju („Narodne novine“, broj: 38/87,
42/88 i 75/93),
- Uputstvo za izvršenje Uredbe o uredskom poslovanju („Narodne
novine“, broj: 49/87, 38/88 i 75/93),
Ostali izvori uredskog poslovanja jesu:
- Pravilnik o jedinstvenim klasifikacijskim oznakama i brojčanim
oznakama stvaralaca i primalaca akata („Narodne novine“, broj: 38/88 i
75/93),
- Uredbe o natpisnoj ploči i zaglavlju akta tijela državne uprave,
lokalne, područne (regionalne) i mjesne samouprave, te pravnih osoba koje
imaju javne ovlasti („Narodne novine“, broj: 34/02),
- Zakon o pečatima i žigovima s grbom Republike Hrvatske
(„Narodne novine“, broj: 33/95),
- Pravilnika za primjenu zakona o pečatima i žigovima s grbom
Republike Hrvatske („Narodne novine“, broj: 93/95),
- Zakon o upravnim pristojbama („Narodne novine“, broj: 8/96.),
- Pravilnik o izdavanju, rasparčavanju, povlačenju iz upotrebe i
zamjeni državnih biljega („Narodne novine“, broj: 10/02).

Ovi propisi omogućuju obradu akata u uredskom poslovanju pomoću

klasičnih birotehničkih sredstava ili automatskom obradom dokumenata.

9
 4. Načela uredskog poslovanja
Osnovna načela uredskog poslovanja kod upravnih organa jesu:
Jednostavnost. Cio radni proces u uredskom poslovanju mora biti što
jednostavniji, a ne kompliciran i glomazan. Treba izbjegavati i napuštati
nepotrebne spise, evidencije i radnje. Poslovanje mora biti takvo da ga,
upravilu, može razumjeti svaki sudionik. To je osobiti važno danas kada
građani u sve većem broju sudjeluju u upravljanju društvenim poslovima.
Preglednost. Proces rada kao i pojedine radnje moraju biti
organizirani i prikazani što jasnije i razumljivije, a tijek događanja i radnje
moraju se nizati logičnim i lako uočljivim redom, uzevši u obzir sve
sudionike.
Točnost. Uprava mora djelovati na podlozi stvarnih činjenica i
okolnosti utvrđenih na pouzdan način, po pravilima koja isključuju sumnju.
Činjenice, okolnosti i podaci moraju se utvrditi jasno i precizno, a ne
površno ili približno, i to najčešće pismeno, evidencijama i poslovnim
knjigama. Točnost je u najužoj vezi s urednošću i dobrom organizacijom
svakidašnjeg rada.
Ekspeditivnost. Ovo načelo zahtijeva da se uredski poslovi obavljaju
brzo, žustro i da se pri tom utroši što je moguće manje vremena i energije.
Ne smije se nepotrebno i bez razloga zatezati rad niti zakašnjavati u
rješavanju.
Jednoobraznost. Ovo načelo traži da se poslovanje mora obavljati
prema utvrđenim i propisanim pravilima, koja moraju biti proglašena i svim
sudionicima lako pristupačna i poznata. Oblici radnje za sve jednake
slučajeve moraju biti jedinstveni (jednoobrazni). Ta pravila daju poslovanju
potrebnu čvrstoću i jedinstven oblik, ubrzavaju i olakšavaju rad, smanjuju
mogućnost nedostatka i nesporazuma te povisuju ekonomičnost poslovanja.
Ekonomičnost. Prema načelu ekonomičnosti treba u poslovanju uz
ulaganje što manjih sredstava i troškova, energije i vremena, ostvariti što
veću uspjeh.
U novije vrijeme sve veća pažnja se posvećuje znanstvenoj
organizaciji rada ili racionalizaciji administrativnog poslovanja.
Racionalnost znači najveću moguću ostvarenu ekonomičnost rada. Pri
poslovanju treba više upotrebljavati razum, a manje snagu, pronalaziti
najbolje metode rada, utrošiti što manje energije, vremena, napora i
materijala, ubrzavati tijek rada, smanjiti gubitke, postići poboljšanje i
pojednostavljenja.
5. Sredstva za rad

10
 Pri obavljanju raznovrsnih poslova osobama, stvarateljima i
primateljima akata potreban je raznovrstan materijal, kao što su određene
vrste papira, tiskanice, pisaće olovke, kartoni, registratori itd.
Sredstva za rad - su predmeti potrebni za obavljan raznovrsnih
poslova poput papira, tiskanica, olovaka, omota, kartoteka, registratora itd.
Papir u osnovi imamo dvije vrste papira – drvni i bezdrvni. Drvni
papir je slabije kvalitete, pa se dokumenti trajne vrijednosti pišu na
bezdrvnom papiru koji je kvalitetniji. U pravilu se upotrebljava bijeli papir.
Tiskanice to su unaprijed umnoženi primjeri nekog spisa, evidencije,
kartice i sl. koji sadržavaju otisnute nepromjenjive dijelove, a ostali se
dijelovi unose naknadno, pri sastavljanju odnosno upisivanju. Koristeči se
tiskanicom ubrzavamo i olakšavamo rad te postižemo jednakost u radu. U
uredskom poslovanju propisane su razne tiskanice, a osobito su važne one
koje se odnose na uredske knjige, vođenje raznih evidencija, klasifikacija
itd.
Tiskanice mogu biti:
1. službenog izdanja, kojima je nadležno tijelo propisalo obrazac i
mumnožavanje, pa se nabavljaju na određeni način. To su
unificirane tiskanice i imaju oznaku UT i redni broj unifikacije,
2. tiskanice kojima je propisan obrazac, ali ih sami adresati mogu
umnožavati,
3. tiskanice vlastite konstrukcije, koje tijela sama izrađuju za vlastite
potrebe kako bi ubrzali i olakšali poslovanje.

Pitanja:
1. Što je uredsko poslovanje?
2. Što su izvori znanja?
3. Koje izvore znanja uredskog poslovanja poznajete?
4. Koja su načela uredskog poslovanja?
5. Što su to sredstva za rad u uredskom poslovanju?

II. ORGANIZACIJA UREDSKOG POSLOVANJA

Uredsko poslovanje osoba, stvaratelja i primatelja akata mora biti

organizirano tako da osigurava ostvarivanje njegovih glavnih zadataka. To je
moguće ako tijela rade sa suvremenim sredstvima i pomagalima koja im
omogućuju ostvarivanje načela uredskog poslovanja.

1. Pisarnica

11
 Pisarnica je posebno organizirana služba u kojoj osobe, stavratelji i
primatelji akata obavljaju uredske poslove.
Uredsko poslovanje iznimno se može obavljati i u onim unutarnjim
ustrojbenim jedinicama koje vode posebne urudžbene zapisnike, odnosno
upisnike predmeta upravnog postupka ili imaju odgovarajuće baze
dokumenata ako poslove obavljaju osobnim računalom.
U pisarnici se obavljaju ovi poslovi:
1. primanje i pregled akata i drugih pošiljki
2. razvrstavanje i raspoređivanje akata
3. upisivanje i dostavljanje akata u rad
4. administrativno-tehnička obrada akata
5. otpremanje akata
6. stavljanje predmeta u arhivu (pismohranu) i čuvanje.
Glavni odjeljci odnosno službe u pisarnici jesu:
a) Prijemni ured - to je odjeljak u kojem se, svi podnesci i
drugi spisi naslovljeni na tijela državne uprave, predaju,
preuzimaju i upisuju u uredske knjige po predmetu i broju.
b) Prijepis (daktilografski ured, daktilobiro) - to je odjeljak u
kojem se pišu (prepisuju) čistopisi, prilozi, kopije i drugi
spisi, prima diktat, te uspoređuje (kolacionira, sravnjuje) sve
što je napisano.
c) Otpravništvo (ekspedit) - to je odjeljak u kojem se riješeni,
odobreni i prepisani spisi i prilozi moraju srediti, koji mora
pribaviti potpis i pečat, opremiti spis prilozima i otpremiti ih.
d) Dostavni ured - postoji u većim tijelima državne uprave.
On dostavlja, odnosno uručuje otpravke i druge spise
naslovnicima.
e) Arhiv (registratura, pismohrana) - to je odjeljak i sastavni
dio pisarnice gdje se čuvaju svršeni predmeti, urudžbeni
zapisnici, upisnici predmeta upravnog postupka i druge
knjige evidencije, kao i ostali dokumentacijski materijal do
predaje nadležnom arhivu ili do njihova uništenja.

Pitanja:
1. Što je pisarnica?
2. Koji se poslovi obavljaju u njoj?
3. Koji su glavni odjeljci u većoj pisarnici?

2. Osnovni pojmovi u uredskom poslovanju

12
 a). Akt (spis) je svaki pisani sastav kojim se pokreće, dopunjuje,
mijenja, prekida ili završava neka službena radnja tijela državne uprave.
S obzirom na dostupnost sadržaja spisi su:
- OBIČNI, POVJERLJIVI I STROGO POVJERLJIVI.
Povjerljivi i strogo povjerljivi spisi jesu oni koje tako označi
pošiljatelj ili neki propis ili rukovoditelj organa kod kojeg se spis obrađuje.
Povjerljiv ili strogo povjerljiv spis upisuje se u posebne
povjerljive,odnosno strogo povjerljive uredske knjige koje se vode i čuvaju
odvojeno od ostakih knjiga i pristupačni su samo određenom krugu osoba.
S obzirom na redosljed u rješavanju spisi su:
- REDOVNI I HITNI.
Hitni spisi su oni koji se prema propisu hitni ili vezani uz rok ili koje
takvim označi ovlaštena osoba. Voditelj urudžbenog zapisnika označuje
štambiljem ili crvenom olovkom da je spi hitan i to jednom od ovih znaka:
- riječju „Hitno“,
- riječju: „Danas“ 15. 10. 2007,
- riječju: „Rok“ do 15. 10. 2007.
- tri paralelne crte u desnom gornjem kutu
Redovi spisi se rješavaju prema redosljedu kako su pristizali u tijelo

b) Prilog (privitak) je pisani sastav (spis, isprava, obrazac, tabela,

grafikon, crtež i sl.) ili fizički predmet koji se prilaže uz akt radi
dopunjavanja, razjašnjenja, ili dokazivanja sadržaja akta,

c) Predmet je skup svih akata i dokumenti koji se odnose na isto

pitanje, slučaj i sl. i čine posebnu cjelinu.

d) Dosje (dossier) je skup predmeta koji se odnose na istu materiju

ili na istu pravnu ili fizičku osobu.

e) Fascikl (svežanj) je skup više dosje koji se poslije završenog

postupka čuvaju sređeni u istom omotu (kutiji, koricama i sl.).

3. Evidencije, kartoteka, dokumentacija i dokumentaristika

a) Evidencija (očevidnost) je sređeni popis podataka o činjenicama i
okolnostima nekih osoba, stvari, događaja i sl. U uredskom poslovanju vode
se različite evidencije ovisno o poslovima. Tako se, na primjer, mogu
evidentirati državljani, biraći, zemljišta, učenici itd.

Evidencije se mogu voditi na različite načine:

13
 1. po abecedi – vodi se na način da su predmeti sređeni po
nazivu-abecedi. Tako su npr. knjige u knjižnici razvrstane u kazalu po
prezimenu i imenu pisca ili po naslovu knjige, abecednim redom
2. po vremenskom redosljedu – u njih se upisuju događaji ili
predmeti onako kako su stizali tijelu, npr. urudžbeni zapisnik u koji
upisujemo predmete prema danu prispjeća ili kako su događaji nastali,
bez obzira na to kad smo za njih saznali (npr. knjiga rođenih)
3. po strukama – podaci se unose razvrstani po strukama, a
unutar svake struke sređuju se po abecedi ili vfremenskom redosljedu.
Evidencije se mogu voditi:
- u obliku knjige (očevidnik) s uvezanim i obrojčanim
stranicama odnosno listovima;
- u obliku kartoteka, tj. sustavna zbirka, odnosno niz
pojedinačnih listova koji se slažu prema određenim osobinama
ili podacima i razvrstavaju prema skupinama pomoću razdjelnih
kartona, međaša, jahača i sl.

b) Klasifikacija je podjela i razvrstavanje pojmova, predmeta, osoba i

dr. na skupine, vrste itd. prema određenim pravilima. Tako se u uredskom
poslovanju upotrebljava jedinstveni plan klasifikacijskih oznaka i brojčanih
oznaka osoba, stvaratelja i primatelja aka ta, koji je ustrojen na način da su
predmeti razvrstani u određene skupine prema sadržaju na koje se odnose,
prema vremenu, prema vrsti itd. Svakoj skupini kili grupi utvrđeni su
određeni brojevi.
Klasifikacije mogu biti različite, pa pojmove-predmete možemo
klasificirati po:
1. abecednoj klasifikaciji – pojmovi se razvrstavaju u skupine
po abecedi, što znači po prvom, drugom, tećem itd. slovu
abecede
2. vremenskoj klasifikaciji – pojmovi se razvrstavaju u
skupine po danu, mjesecu ili godini nekog događaja
3. simboličnoj klasifikaciji – pojmovi se razvrstavaju u srodne
skupine, od kojih svaka ima određeni znak – simbol. To može
biti grafički znak, npr. vaga za pravo, a može biti i određeno
slovo abecede, npr. M (medicina)

4. brojčanoj klasifikaciji – koja može biti decimalna i

centimalna

14
 U decimalnoj klasifikaciji pojmovi se razvrstavaju na bazi broja
10, od 0 do 9, uglavnoj grupi. Potom se svaka grupa razvrstava
u niže grupe, opet na bazi broja 10. itd. Ovako je ustrojen
jedinstveni plan klasifikacijskih oznaka.
U centimalnoj klasifikaciji pojmovi se razvrstavaju na bazi
broja 100, od 00 do 99, u glavne grupe. Potom se svaka grupa
razvrstava na nižu grupu također na bazi broja 100.
Osim decimalnie i centimalne klasifikacije pojmovi i predmeti
mogu se razvrstavati po rednim brojevima. Tako se urudžbeni
zapisnik i upisnik predmeta upravnog postupka vodi, osim po
centimalnoj klasifikaciji, po rednim brojevima unutar svake
klasifikacijske oznake.

c) Dokumentacija
Dokumentacija je ukupnost razlićitih dokumenata kao što su
isprave, zapisi, predmeti itd. pri čemu se pod pojmom dokumenta razumjeva
pisana isprava.

d) Dokumentaristika
Dokumentaristika to je služba koja se bavi obradom
dokumenata i podataka.

4. Pečati i žigovi
a) Pečati su predmeti okruglog oblika izrađeni od gume ili
drugog odgovarajućeg materijala, a služe za otiskivanje na papir ili drugu
podlogu te time potvrđuju vjerodostojnost službenog akta odnosno spisa.
b) Žigovi su predmeti okruglog oblika izrađeni od metala ili
drugog odgovarajućeg materijala, a služi za utiskivanje u papir ili drugu
podlogu te time potvrđuju vjerodostojnost službenog akta odnosno spisa.
Uporaba pečata i žiga propisana je:
1. Zakonom o državnom pečatu Republike Hrvatse („Narodne
novine“, broj: 3/95)
2. Zakonom o pečatima i žigovima s grbom Republike Hrvatske
(„Narodne novine“, broj: 33/95)
3. Pravilnikom za primjenu Zakona o pečatima i žigovima s grbom
Republike Hrvatske („Narodne novine“, broj: 93/95).
4. Pečat i žig s grbom Republike Hrvatske upotrebljavaju Predsjednik
Hrvatske, Ured predsjednika Republike Hrvatske, Hrvatski sabor,
Vlada Pečat i žig s grbom Republike Hrvatske

15
 Republike Hrvatske, tijela državne uprave, sudovi i druga tijela
državne vlasti, Ustavni sud Republike Hrvatske, oružane snage Republike
Hrvatske, javni bilježnici, pučki pravobranitelj, tijela jednice lokalne i
područne (regionalne) samouprave.
Pečat i žig povjeravaju se na čuvanje i uporabu određenoj osobi koju
čelnik odnosno odgovorna osoba pismeno odredi. Odgovorna osoba dužna je
osigurati uvjete za sigurno čuvanje pečata i žiga s grbom Republike
Hrvatske.
Pečat i žig promjera su 38 mm. Kada bi upotreba tog pečata i žiga bila
neprikladna, može se upotrebljavati pečat i žig promjera 25 mm ili 18 mm.

5. Štambilj
Osim pečata i žiga, osobe, stvaratelji i primatelji akata koriste i
štambilj. To je predmet različite veličine i oblika, a osnovna mu je zadaća da
olakšavaju i ubrzavaju rad, pa sadržaji na njima mogu biti različite klauzule,
odobrenja i sl.
Osim štambilja, koji sadrži razne tekstove koji se otiskuju na papir u
pisarnici tijela, koriste se i razni drugi štambilji, npr. prijemni štambilj,
daktilografski štambilj itd.

Pitanja:
1. Što je akt?
2. Što je prilog (privitak)?
3. Što je predmet?
4. Što je dosije (dossier)?
5. Što je fascikla?
6. Što je evidencija, a što klasifikacija?
7. Što je dokumentacija, a što dokumentaristika,
8. Što je pečat, štambilj, žig – razlika?

III. RADNJE U UREDSKOM POSLOVANJU

16
 U užem smislu Uredsko poslovanje obuhvaća rukovanje sa spisima,
prema redosljedu radnji u uredskom poslovanju kako slijedi:
- primanje i pregled akata,
- razvrstavanje i raspoređivanje akata,
- upisivanje u evidencije,
- dostava akata u rad,
- administrativno-tehnička obrada,
- otpremanje, razvođenje, arhiviranje i čuvanje.
Uredsko poslovanje u širem smislu obuhvača i raspored prostorija,
primanje stranaka, službu dežurstva, stručnu knjižnicu, te popis pečata,
žigova i štambilja.

1. Primanje akata i pregled akata

Primanje akata i drugih pošiljki (podnesaka i drugih akata, novčanih
pisama, paketa, telegrama i sl.) vrši se u pravilu na određenom mjestu u
pisarnici.
Iznimno, za unutarnje organizacijske jedinice koje vode poseban
urudžbeni zapisnik, odnosno upisnik predmeta upravnog postupka, ili imaju
osnovane odgovarajuće baze dokumenata u slučaju automatske obrade
podataka, rukovoditelj organa uprave ili organizacije može odrediti da se
akti upućeni ovim organizacijskim jedinicama primaju u tim jedinicama.
Pošiljke se primaju u redovno radno vrijeme, a prima ih određeni
radnik pisarnice.
Izvan radnog vremena, pošiljke prima dežurni radnik, ako je kod
organa uprave ili organizacije organizirana služba dežurstva.
Osobna ili neposredna dostava
Pošiljke se mogu predati tijelu osobno u zatvorenoj ili otvorenoj
omotnici, poštanskom službom ili usmeno na zapisnik.
Zatvorena omotnica.
Ako je pošiljka zatvorena, a primatelj nije ovlašten da je otvori,
pregledati će samo omotnicu. Ako je sve u redu, na omotnicu će staviti
otisak prijamnog štambilja u koji će upisati datum i vrijeme primitka te
primitak pošiljke upisati u knjigu primljene pošte. Ako je potrebno potvrditi
primitak akta, radnik ovlašten za primanje akata i drugih pošilji odmah će
potvrditi prijem stavljanjem datuma, potpisa i službenog pečata i odmah
dostavnicu vratiti pošiljatelju.
Preporučena pošiljka, novčana pisma te pošiljke čiji se prijem
potvrđuje podnositelju evidentira se u knjigu primljene pošte. Obične
pošiljke ne evidentiraju se u knjigu prijemne pošte.
Format 210x297 mm

17
 KNJIGA PRIMLJENE POŠTE
Redni Datum Broj Pošiljatelj Org. Potvrda
Broj Primitka Akta Preporuke Prezime Mjesto jedinica primitka
i ime Datum Potpis
1 2 3 4 5 6 7 8 9

Knjigom primljene pošte, radnik ovlašten za prijem, predati će

pošiljku radniku ovlaštenom da otvori pošiljku.
Otvorena pošiljka.
Stranke mogu osobno svoje akte, podneske i drugu pošiljku predavati
tijelu i bez omotnice-otvorena pošiljka.
Ako radnik ovlašten za primanje pošte utvrdi da je podnesak adresiran
na tijelo, a očigledno je da se ne odnosi na to tijelo, vratiti će podnesak
podnositelju i uputiti ga gdje se nalazi adresant.
Ako tijelo uprave nije nadležno za rješavanje podneska, radnik koji
neposredno mprima akt upozoriti će na to podnositelja i uputiti ga na
nadležno tijelo. Inzistira li podnositelj da se njegov podnesak primi, radnik
ga je dužan primiti stavljajući na kraju akta bilješku o upozorenju. Na takav
podnesak tijelo će donijeti zaključak kojim će odbaciti podnesak zbog
nenadležnosti. Protiv takvog zaključka dopuštena je posebna žalba.
Ako podnesak sadrži neki formalni nedostatak koji sprečava
postupanje po njemu (mpr. Nema potpisa, adrese podnositelja itd.) ili je
podnesak nerazmljiv ili nepotpun, ovlašteni radnik upozoriti će na to
podnositelja. Ako podnositelj ukloni nedostatak u određenom roku koje mu
je odredilo tijelo, smatrat će se da je podnesak bio od početka uredan. Ako ih
ne otkloni pa se zbog toga ne može postupati po podnesku, smatrat će se da
ponesak nije ni podnesen, o čemu tijelo donosi zaključak protiv kojeg se
može izjaviti posebna žalba.
Stranka može svoj podnesak predati i usmeno na zapisnik. Radnik
koji prima akt uputiti će podnositelja određenom radniku tijela koji će takav
podnesak primiti u zapisnik. Ako tijelo nije nadležno primiti usmeno
priopćenje (podnesak) u zapisnik, radnik koji prima akt upozoriti će na to
podnositelja. Ako podnositelj i dalje inzistira da se njegovo usmeno
priopćenje primi u zapisnik, radnik ga je dužan primiti.

Potvrda o primitku akta.

Na zahtijev podnositelja koji neposredno predaje akt bez obzira na
način podnošenja, radnik koji prima akte mora izdati potvrdu o primitku.

18
 To se radi tako da se na kopiji akta ili na komadiću papira stavi otisak
prijamnog štambilja, u koji se unese oznaka satuma podnošenja, urudžbeni
broj iz urudžbenog zapisnika ili upisnika predmeta upravnog postupka.
Primitak putem poštanske službe.
Primanje pošiljki koje se tijelu uprave, ustanovama i pravnim
osobama dostavljaju putem poštanske službe, kao i podizanje pošiljki iz
poštanskog pretinca obavlja se na način utvrđen postojećim propisima za
obavljanje poštanskih, telegrafskih i telefonskih usluga.
Na početku godine tijelo određuje jednu ili više osoba koje će biti
ovlaštenje preuzimati pošiljke iz poštanskih pretinaca.
Prilikom primanja odnosno podizanja pošiljki ovlašteni radnik ne
smije podići pošiljku ako utvrdi da je oštećena. U takvom slučaju mora
zahtijevati od nadležne poštanske službe odnosno poštonoše da se stanje i
sadržaj pošiljke komisijski utvdi i tek tada će preuzeti pošiljku sa
zapisnikom o komisijskom nalazu
Primanje akta od drugog organa uprave ili druge organizacije koje ovi
dostavljaju putem dostavljača, potvrđuje se stavljanjem datuma i potpisa u
dostavnoj knjizi, na dostavnici povratnici ili na kopiji akta čiji se original
prima.

Pitanja:
1. Na koji se način primaju i pregledavaju akti i druge pošiljke u
pisarnici?
2. Objasnite postupak primanja pošiljke ako je dostava osobna i
neposredna, o otvorenoj omotnici i o otvorenoj pošiljci?

2. Otvaranje i pregled pošiljki

Otvaranje i pregled pošiljki obavlja se u prijamnom uredu.
Sve obične pošiljke primljene u zatvorenim omotnicama (kovertama)
otvara određeni radnik pisarnice
Povjerljive i strogo povjerljive pošiljke otvara rukovoditelj tijela
državne uprave i organizacije odnosno radnik kojega on za to pismeno
ovlasti.
Novčana pisma i druge vrijednosne pošiljke otvara radnik odgovoran
za materijalno-financijsko poslovanje organa uprave i organizacije odnosno
radnik kojeg on odredi, ako nije drugačije regulirano aktom organa uprave i
organizacije.
U organu uprave i organizaciji u kojoj postoji služba dežurstva,
telegrame i druge pošiljke otvara dežurni radnik. Ako su pošiljke povjerljive

19
prirode, dežurni ih radnik neće otvarati, osim ako za to ima posebno
ovlaštenje.
Format 210x297 mm
KNJIGA DEŽURSTVA
Datum Trajanje Podaci o primljenoj pošti, telefonskim
od do priopčenjima i drugi važni događaji
1 2 3 4

Pošiljke primljene u svezi s raspisanim licitacijama, natječajima i sl.

otvara komisija, koja je posebno za to određena.
Ukoliko je na omotnici označeno ime službene osobe, kojoj se
pošiljalac obraća, radnik koji otvara pošiljke, otvoriti će u pravilu i takve
pošiljke, pa što više ukoliko se radi i o rukovoditelju organa.
Prilikom otvaranja omotnici treba paziti da se ne ošteti sadržaj, da se
prilozi raznih akata ne pomiješaju, da pojedini akt ili prilog ne ostane u
omotnici i sl.
Uz primljeni akt treba priložiti omotnicu u svim slučajevima kada
datum predaje poštanskoj službi može biti od važnosti za računanje rokova,
ili kad se iz samog akta ne može utvrditi mjesto odakle je akt poslan ili ime i
prezime podnositelja, a ti su podaci označeni na omotnici.
Nedostatke i nepravilnosti utvrđene prilikom otvaranja pošiljki treba
konstatirati kratkom bilješkom, koja se stavlja neposredno uz otisak
prijamnog štambilja
Ako se u omotnici nađe akt naslovljen na drugi organ ili fizičku
osobu, na njega će se staviti bilješka, na primjer „Pogrešno dostavljen“, a
zatim ga treba na najpogodniji način poslati onom kome je upućen
Ako je uz akt priložena dostavnica, treba na njoj potvrditi prijem
stavljanjem datuma, potpisa i službenog pečata i odmah je vratiti
pošiljatelju.

3. Postupak s aktima koji se moraju taksirati

Za spise i radnje pred osobama, stvarateljima i primateljima akata
plaćaju se upravne pristojbe.
Zakon o upravnim pristojbama i Tarifom upravnih pristojbi utvrđeno
je za koje se spise i radnje plaća pristojba, u kolikom iznosu te je li na
temelju tog Zakona stranka oslobođena plaćanja pristojbi.
Prilikom preuzimanja akata i drugih pošiljki s obzirom na način na
koji se akti mogu podnositi i preuzimati, radnik pisarnice postupa na
slijedeći način:

20
 - kod osobne ili neposredne predaje (otvorena omotnica) radnik ne
smije primiti podnesak ako nije biljegovan ili je nedovoljno biljegovan.
Takav podesak dužan je vratiti stranci i upozoriti je na obvezu biljegovanja, i
na visinu,
- ako je stranka oslobođena od obveze plaćanja pristojbe, navesti će
zakonsku osnovu za oslobođenje, i to bilješkom uz otisak prijamnog
štambilja,
- ako podnesak stigne poštom, a nije biljegovan ili je nedovoljno
biljegovan, a nema zakonske osnove za oslobađanje od plaćanja pristojbe,
radnik pisarnice će to zabilježiti uz otisak prijamnog štambilja. Ovlaštena
osoba pozvati će pristojbenog obveznika pismenom opomenom da u roku od
15 dana od dana primitka opomene plati pristojbu i pristojbu za opomenu.
Ako pristojbeni obveznik uplati pristojbu, smatrat će se da je pristojba
plaćena uredno od početka, a ne plati li dužnu pristojbu, pristojba će se
naplatiti prije uručivanja zatraženog rješenja ili druge isptave.
Pristojbe se plaćaju u državnim biljezima ili gotovu novcu. Biljezi se
poništavaju službenim pečatom tijela tako da otisak pečata zahvati biljeg.

Pitanja:
1. Na koji način i tko obavlja prijam i pregled pošiljki dostavljenih
poštanskom službom?
2. Koja se pošiljka ne smije preuzeti iz poštanskog pretinca?
3. Kakav je postupak s oštećenom pošiljkom?
4. Kada se omotnica prilaže spisu?
5. Kako se postupa s aktima koji podliježu plaćanju upravnih
pristojbi?

IV. PRIJEMNI ŠTAMBILJ

Nakon završenog pregleda prispjele pošiljke, radnik tijela koji otvara i

pregledava primljene akte, stavlja na svaki primljeni akt koji će biti upisan u
urudžbeni zapisnik odnosno upisnik predmeta upravnog postupka otisak
prijamnog štambilja
Otisak prijemnog štambilja stavlja se u pravilu u gornjem desnom
uglu prve strane akta. Ako tu nema dovoljno mjesta, štambilj treba staviti na
pogodno mjesto prve strane akta, vodeći pritom računa da tekst ostane
potpuno čitak i razumljiv Ako na prvoj strani akta nema mjesta prijemni
štambilj treba staviti na poleđinu akta u gornjem lijevom uglu. Ako su

21
stranice akta potpuno popunjene tekstom, otisak prijemnog štambilja stavlja
se na komad papira, koji se pričvršćuje uz akt.
U otisak prijemnog štambilja radnik unosi slijedeće podatke:
- brojčanu oznaku i naziv tijela državne uprave odnosno pravne osobe,
- datum primitka,
- brojčanu oznaku organizacijske jedinice organa,
- klasifikacijsku oznaku,
- urudžbeni broj,
.-broj priloga i
- vrijednost
Ispred naziva tijela državne uprave odnosno pravne osobe stavlja se
brojčana oznaka tog tijela državne uprave (npr. 515 Ministarstvo uprave). U
rubriku „organizacijska jedinica“, upisuje se brojčana oznaka organizacijske
jedinice tog tijela državne uprave koja se utvrđuje planom klasifikacijskih
oznaka i brojčanih oznaka stvaratelja i primatelja akata.
U rubriku „urudžbeni broj“ upisuje se brojčana oznaka stvaratelja
akta, tj pošiljatelja tog akta, godina nastajanja akta te redni broj akta unutar
tog predmeta. Npr. Ako je akt poslala stranka, urudžbeni broj tog akta bit će:
15-88-0003, gdje je 15 brojčana oznaka za građane (Čl. 4 Pravilnika), 88 je
godina u kojoj je akt nastao, a ooo3 znači da je taj akt treći po redu u
predmetu evidentiranom kod primatelja.
U rubriku „prilog“ i „vrijednost“ upisuje se broj priloga odnosno iznos
vrijednosti.
Podaci uneseni u prijemni štambilj daju slijedeće informacije:
- u koju organizacijsku jedinicu (ako ona postoji), u koje tijelo
- državne uprave ili pravne osobe se akt raspoređuje na rad,
- kad je akt zaprimljen,
- koja je klasifikacijska oznaka tog akta,
- koji sadržaj određuje akt,
- u kojoj godini je nastao predmet tog sadržaja,
- u koji broj dosjea unutar te klasifikacijske oznake je predmet svrstan,
- redni broj predmeta u dosijeju,
- tko je sačinio akt, tj. tko je pošiljatelj akta,
- da li ima priloga i koliko
- da li ima vrijednost i kolika.

Format 7x40 mm
PRIJAMNI ŠTAMBILJ

22
 Republika Hrvatska
ŠIBENSKO KNINSKA ŽUPANIJA
2140-01 Ured za gospodarstvo
Primljeno
Klasifikacijska oznaka Org.jed.

Urudžbeni broj Pril Vrij.

DAKTILOGRAFSKI ŠTAMBILJ
Primljeno
Primljeno
Sravnjeno
Otpremljeno

Pitanja:
1. Kako se i kada upotrebljava prijamni štambilj?

V. RAZVRSTAVANJE I RASPOREĐIVANJE AKATA

Svi spisi koji stignu tijelu uprave, organizaciji ili pravnoj osobi koja
na osvovi zakona ima javne ovlasti najprije se razvrstavaju na spise
upravnog postupka i na spise neupravnog postupka, a zatim se raspoređuju
na unutarnje organizacione jedinice ili referente kojima će poslije upisivanja
u upisnik upravnog postupka ili u urudžbeni zapisnik akt biti dostavljen u
rad.
Primljene akte razvrstava i raspoređuje u pravilu, radnik pisarnice
organa uprave i organizacije koji otvara i pregledava primljene pošiljke.
Izuzetno rukovoditelj organa uprave i organizacije može odrediti da
razvrstavanje i raspoređivanje akata stalno ili privremeno obavlja i drugi
djelatnik.
Akti se raspoređuju na unutarnje organizacijske jedinice stavljanjem
brojčane oznake unutarnje organizacione jedinice u rubriku „Ustr.jed.“
prijamnog štambilja, a označuje se dvoznamenkastim arapskim brojevima,
počevši od 01 do 09, zatim 10, 11 itd.

23
 Nakon završetka raspoređivanja akti se predaju određenom radniku
pisarnice radi upisivanja u urudžbeni zapisnik odnosno upisnik predmeta
upravnog postupka.
Telegrami, akti s određenim rokovima i drugi hitni akti raspoređuju se
i predaju na ispisivanje odmah nakon prijema.
Voditelj tijela rješenjem utvrđuje oznaku za svaku organizacijsku
jedinicu na osnovi plana klasifikacijskih oznaka i brojčanih oznaka
stvaratelja i primatelja akta na početku kalendarske godine.
RASPOREĐIVANJE – to je postupak pri kojem se spisi razvrstavaju
na one upravnog i one neupravnog postupka.
RAZVRSTAVANJE – to je postupak pri kojem se poslovi dijele na
unutarnje ustrojbene jedinice ili referente kojima će, nakon upisa predmeta u
upisnik upravnog postupka ili urudžbeni zapisnik, akti biti dostavljen u rad.

24
25
Pitanje:
1. Objasnite postupak razvrstavanja i raspoređivanja akata?

VI. UPISIVANJE AKTA U UREDSKE NJIGE

Primljeni, razvrstani i raspoređeni akti upisuju se u uredske njige.

Uredske knjige koje moraju voditi osobe, stvaratelji i primatelji akata,
propisane su i vode se na određenom obrascu (tiskanici). Uredske knjige se
vode kao glavne (osnovne) i pomoćne, a za pojedine vrste akata mogu se
voditi i druge propisane evidencije.

1. Glavne (osnovne) uredske knjge

Glavne uredske knjige su:
- Upisnik predmeta upravnog postupka (prvog i drugog stupnja) i
- Urudžbeni zapisnik.
U upisnik predmeta uprvnog postupka upisuju se predmeti upravnog
postupka prvog i drugog stupnja, a u urudžbeni zapisnik neupravni predmeti.
Za neupravne predmete po stupnju povjerljivosti, vode se povjerljivi i strogo
povjerljivi urudžbeni zapisnik.

2. Pomoćne uredske knjige

Pomoćne knjige u uredskom poslovanju vode se o primljenim i
vlastitim aktima tijela državne uprave i drugim državnim tijelima, tijelima
jedinice lokalne i područne (regionalne) samouprave i pravnih osoba s
javnim ovlastima, radi njihova primanja, dodjele u rad i praćenja u radu,
otpremi, čuvanju i arhiviranju te drugim propisanim radnjama u uredskom
poslovanju.
U uredskom poslovanju koriste se sljedeće pomoćne uredske knjige:
- Registar (kazalo)
Registar (kazalo) vodi se radi lakšeg i bržeg pronalaženja
klasifikacijskih oznaka predmeta, te urudžbenog broja. Podaci u registru
upisuju se iz urudžbenog zapisnika i upisnika predmeta upravnog postupka, i
to prema predmetu, a po potrebi i prema pošiljatelju.
Prema predmetu se upisivanje obavlja po abecednom redu početnog
slova prezimena fizičke osobe odnosno naziva pravne osobe ili prema
početnom slovu riječi koja označava bitni sadržaj predmeta.

26
 REGISTAR
Mj Mjesto Pošiljate- Klasifi. Urudž Strana
ese Predmet- Pošilja ljpredmett Oznaka beni Urudž.
c pošiljatelj telja Broj Zapis.
1 2 3 4 5 6 7

- Dostavna knjiga
a) Dostavna knjiga za mjesto služi za upisivanje akata koji se trebaju
hitno otpremiti u isto mjesto gdje je sjedište tijela koje otprema, a otpremaju
se vlastitom dostavnom službom.
U tu knjigu upisuju se i pozivi te druge pošiljke koje se strankama
uručuju uz dostavnicu, iako stranka primitak tih pošiljki potvrđuje na
dostavnici.
DOSTAVNA KNJIGA ZA MJESTO
Redni Datum Broj akata Primatelj Potvrda primitka
Broj upisa Klas. Urudž. Prezime Adresa Datum Potpis
Oznaka broj i ime
1 2 3 4 5 6 7 8

b) Dostavna knjiga za poštu služi za upisivanje akata o izvršenoj

otpremi akata poštanskom službom i troškova poštarine. Upisivanje akata
koji se otpremaju poštom određuje se slijedećim redosljedom: obične
pošiljke, poštanski pretinac i preporučne pošiljke

DOSTAVNA KNJIGA ZA POŠTU

Datum Broj akta Primatelj Poštarina Broj
Otpreme Klas. Urudž. Prezime i Mjesto Preporuke
oznaka Broj ime
1 2 3 4 5 6 7

c) Interna dostavna knjiga služi za upisivanje i dostavu akata u rad

unutar tijela državne uprave ili drugog tijela po unutarnjim ustrojstvenim
jedinicama.
INTERNA DOSTAVNA KNJIGA
Mjesec Datum Broj akta Potvrda Referent Vrač.pisarn. Primj-
Upisa Klas. Urudž. primitka Datum Potpis Datum Potpis edba
Oznaka Broj
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

27
 - Arhivska knjiga
Arhivska knjiga služi za upisivanje arhivskog materijala nakon
arhiviranja rješenih predmeta i ujedno predstavlja inventarni pregled
cjelokupnog arhivskog materijala iz prijašnjih godina.
ARHIVSKA KNJIGA
Redni Datum Arhivski materijal
Broj upisa Godina Opis Ukupni Primjedba
Broj
1 2 3 4 5 6

- Kontrolnik poštarine
Kontrolnik poštarine služi za upisivanje i pravdanje troškova poštarine
odnosno financijskih sredstava plaćenih na ime poštarine primljenih i
poštom otpremljenih akata. Prilikom odobravanja financijskih sredstava za
poštarinu zaključuje se prethodno stanje i zajedno s dostavnom knjigom
predaje osobi zaduženoj za financijsko-materijalno poslovanje, radi kontrole
i odobravanja novih iznosa za poštarinu.

KONTROLNIK POŠTARINE
Datum Opis Vrijednost Ovjera
Primljeno Utrošeno Stanje
1 2 3 4 5 6

- Popis pečata, štambilja i žigova

Popis pečata, štambilja i žigova vodi se kao pomoćna knjiga za
upisivanje pečata i žigova s grbom RH i štambilja radi kontrole njihove
upotrebe. U knjigu popisa pečata, žigova i štambilja upisuje se sadržaj
pečata, žiga i štambilja, otiskuje se sadržaj i potpisuje osoba koja je na
temelju posebnog rješenja čelnika tijela ovlaštena za čuvanje pečata,
štambilja i žiga.
EVIDENCIJA PEČATA, ŽIGOVA I ŠTAMBILJA
Nabavljen Na upotrebi
po aktu Otisak Redni Poče- Stavljen Primje
Redni broj tak Org. Potpis
Broj Datu pečata, Izvan -dba
broj m peča-ta upotre- Jedin. Djelatn
žiga i upotrebe
be ika
štam.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

28
 - Rokovnik
Rokovnik služi za ulaganje predmeta koji su vezani uz rok, a kao
rokovnik mogu se koristiti fascikli ili ormar s pregradama na kojima su
označeni datumi. Predmeti se u rokovnik slažu po datumima, a unutar
određenog datuma prema redosljedu prva tri broja klasifikacijske oznake.
Predmeti koji se ulažu urokovnik označavaju se oznakom „R“ (rok) i
naznakom roka. Iz rokovnika predmeti se uzimaju na određeni dan i
dostavljaju u rad internom dostavnom knjigom.

Pitanja:
1. Gdje se i na koji način moraju voditi uredske knjige?
2. Koje vrste uredskih knjiga se koriste u uredskom radu?

3. Klasifikacijska oznaka i urudžbeni broj

Upisnik predmeta upravnog postupka i urudžbeni zapisnik, kao glavne
knjige, vode se po sustavu klasifikacijskih oznaka i urudžbenih brojeva.
a) Klasifikacijska oznaka – kao brojčana oznaka predmeta, određuje
se u trenutku nastanka prvog vlastitog akata ili zaprimanja prvog primljenog
akta u predmetu prema planu, a u skladu s Pravilnikom o klasifikacijskim i
brojčanim oznakama stvarateljam i primatelja akta, s prilogom ili bez.
Primljeni akt u predmetu označava se u prijamnom štambilju, a
vlastiti akt u zaglavlju akta. Prvim primljenim ili vlastitim aktom nastaje i
otvara se predmet, a upisani i označeni akt stavlja se u omot predmeta, na
koji se nakon stavljanja prvog akta u omot, upisuje klasifikacijska oznaka
predmeta i kratka naznaka sadržaja predmeta. Time nastaje predmet
određene klasifikacijske oznake, koja se ne mijenja obavljanjem pojedinih
pisanih radnji u tom predmetu.
Svi akti koji se odnose na isti predmet, određene klasifikacijske
oznake, ulažu se u isti omot i označavaju se urudžbenim brojem, kao
brojčanom oznakom stvaratelja odnosno primatelja akta, godinom nastanka i
rednim brojem svakog pojedinog akta u tom predmetu.
Stvaratelj akta ili mjesto nastanka akta, vrijeme nastanka svakog
pojedinog akta i redni broj akta u istom predmetu, kao sastavni dijelovi
urudžbenog broja, mijenjaju se sa svakom pisanom radnjom u predmetu.
Klasifikacijska oznaka kao brojčana oznaka predmeta, označava se
riječju KLASA, a na akte predmeta upravnog postupka stavlja se oznaka UP,

29
tako da klasifikacijska oznaka glasi KLASA: UP/I, odnosno KLASA: UP/II
za predmete drugostupanjskog upravnog postupka.
Urudžbeni broj označavamo URBROJ.
Struktura klasifikacijske oznake može se objasniti pomoću slijedećeg
crteža:
XXX - XX/XX - XX/XX
(1)(2)(3) (4) (5) (6) (7)
1) glavna grupa;
2) grupa;
3) podgrupa;
4) djelatnost unutar grupe,
5) godina otvaranja predmeta;
6) broj dosjea;
7) broj predmeta;

Klasifikacijska oznaka sastoji se od tri dijela:

- klasifikacija prema sadržaju, sastoji se od brojčane oznake glavne
grupe, grupe, podgrupe i djelatnosti unutar podgrupe. Ova grupa brojčanih
oznaka sastoji se od pet brojeva koji su kosom crtom odvojeni od grupe
brojeva koji označavaju klasifikaciju prema vremenu.
Određuje se na osnovu sadržaja akta, koristeći pritom Pravilnik o
jedinstvenim klasifikacijskim oznakama i brojčanim oznakama stvaratelja i
primatelja akta. Klasifikacija prema sadržaju ostaje uvijek ista.
Primjer: Dio klasifikacijske oznake prema sadržaju za zasnivanje
radnog odnosa (službe) na neodređeno radno vrijeme je 112-02/, za
državne stručne ispite 133-02/, za komunalne djelatnosti je 363-02/ ili za
kounalnu naknadu je 363-03/, itd.
- klasifikacija prema vremenu, sastoji se od brojčane oznake koja
označava godinu stvaranja predmeta. Označava se s posljednja dva broja
godine u kojoj je neki predmet otvoren. Ovaj broj ostaje konstantan i on nam
daje informaciju u kojoj u kojoj godini je predmet nastao.
Primjer: Dio klasifikacijske oznake za predmet koji je nastao u
2005. godini u određenoj djelatnosti unutar podgrupe, označava se kao
05.
- klasifikacija prema obliku, sastoji se od:
1. broj dosjea koji se označava sa dva broja i
2. broja predmeta unutar klasifikacijske oznake određenog predmeta
prema sadržaju i vremenu nastanka koji se označava sa dva broja.
Broj dosjea označava pripadnost skupine predmeta istoj materiji ili
istoj fizičkoj ili pravnoj osobi, a označava se s dva ili više brojeva, od 01 pa

30
nadalje. Broj dosje određuje se Planom klasifikacijskih oznaka i brojčanih
oznaka stvaratelja i primatelja akata, uz pojedinu kalsifikaciju prema
sadržaju. Na ovaj način, svi predmeti istog sadržaja, mogu se stavljati u isti
dosje i označavati sa 01, ako je manji broj predmeta u kalendarskoj godini
unutar klasifikacijske oznake prema sadržaju (npr. 112-02 – zasnivanje
radnog odnosa na neodređeno vrijeme). Međutim, ako je broj predmeta tog
sadržaja veći , može se otvoriti poseban dosje za predmete unutar djelatnosti
radni odnosi (primjerice, za zasnivanje radnog odnosa na neodređeno
vrijeme, prema vrstama stručne spreme i to dosje (01) za prvu vrstu (VSS),
(02) za drugu vrstu (VŠSS), (03) za treču vrstu (SSS) itd. Isto tako, može se
otvoriti više dosjea za pojedine vrste komunalnih djelatnosti – 363-02 ili
pojedinih vrsta radnji, odnosno vrsta obveznika komunalne naknade 363-03
i slično. No, ako nije predviđeno više dosjea za isti sadržaj predmeta, tada se
svi predmeti stavljaju u isti dosje, koji se u klasifikacijskoj brojčanoj oznaci
predmeta označava kao (01).
Redni broj predmeta određuje se prema redosljedu upisanih
predmeta iste klasifikacijske oznake sadržaja predmeta i istog dosjea u
trenutku njegovog nastanka, odnosno upisa u glavnu knjigu, u istoj
kalendarskoj godini, a označava se rednim brojem od 1 na dalje.
Primjer: KLASA: 363-02/05-01/56 – klasifikacijska je oznaka
neupravnog predmeta iz područja komunalnih djelatnosti (363-02/),
koji je nastao u 2005. godini (05). Ako se radi o predmetu upravnog
postupka, tada se stavlja i oznaka UP/I ili UP/II, pa tako primjerice,
klasifikacijska oznaka predmeta prvostupanjskog upravnog postupka
za komunalnu nakladu glasi: KLASA: UP/I 363-03/05-01/750. Isto tako,
ako se u radni odnos (službu) prima službenik treče vrste (SSS), a
određeni su dosjei za svaku od pojedine vrste zvanja, klasifikacijska
oznaka predmeta o prijemu na neodređeno vrijeme službenika treće
vrste (SSS) glasi: KLASA: UP/I 112-02/05-03/25.

b) Urudžbeni broj
Urudžbeni broj je brojčana oznaka stvaratelja i primatelja akata, a
sastoji se od brojčane oznake akta po mjestu nastanka akta, godine nastanka
akta i rednog broja akta unutar predmeta.
Mjesto nastanka akta sastoji se od brojčane oznake stvaratelja
odnosno primatelja akta, određene planom sukladno članku 5. Pravilnika o
klasifikacijskim i brojčanim oznakama stvaratelja i primatelja akata.
Struktura brojčane oznake mjesta nastanka vlastitog akta sastoji se od
brojčane oznake jedinice, brojčane oznake tijela (upravnog ili

31
predstavničkog i izvršnog), brojčane oznake referenta (službene osobe)
unutar tog tijela i ustrojstvene jedinice koja je stvaratelkj tog akta.
Brojčane oznake županija, gradova i općina i brojčane oznake pravnih
osoba s javnim ovlastima određene su rješenjem župana na području svake
županije u RH.
Brojčane oznake upravnih i drugih tijela tih jedinica, određuju se
rješenjem župana, gradonačelnika, odnosno općinskog načelnika, a brojčane
oznake unutarnjih ustrojbenih jedinica upravnih tijela jedinice i brojčane
oznake referenta (službenika), kao stvaratelja i primatelja akta, planom
klasifikacijskih i brojčanih oznaka stvaratelja i primatelja akta, prema
redosljedu upravnih tijela, odnosno ustrojbenih jedinica,utvrđenih odlukom
o ustrojstvu upravnih tijela i pravilnikom o unutarnjem redu.
Brojčane oznake tijela jedinice lokalne i područne (regionalne)
samouprave i ustrojstvenih jedinica unutar tih tijela, određuje se
dvoznamenkastim brojevima od 01 na dalje. Ako u upravnom tijelu ima više
oblika ustrojstvenih jedinica (odsjeci, odjeli ili slično) uz brojčane oznake
upravnih tijela, određuju se brojčane oznake svih ustrojstvenih jedinica, opet
prema redosljedu utvrđenom odlukom o ustrojstvu upravnih tijela i
pravilniku o unutrašnjem redu upravnih tijela svake jedinice od 01 na dalje.
Primjer: 04-01 – označava upravni odjel za gospodarstvo (04) i
odsjek za komunalno gospodarstvo (01) ili o4-02 – označava upravni
odjel za gospodarstvo (04), odsjek za poljoprivredu (02) i slično.
Istim redosljedom unutar upravnih tijela i ustrojstvenih jedinica,
određuju se brojčane oznake pročelnika upravnih tijela (01) i
službenika od (1) pa nadalje, prema radnim mjestima utvrđenim
pravilnikom o unutarnjem redu, na koja su raspoređeni.
Brojčane oznake pročelnika upravnog tijela, odnosno službenika,
označava se uz pripadajuću brojčanu oznaku upravnog tijela u koju je
referent raspoređen, tako da se broj upravnog tijela i brojčana oznaka
pročelnika upravnog tijela, odnosno broj pripadajuće ustrojstvene
jedinice i broj službenika, odvajaju kosom crtom.

Primjer: 04/1 – označava upravni odjel za gospodarstvo (04) i

pročelnika upravnog odjela za gospodarstvo (/1) ili 04-02/4 – označava
upravni odjel za gospodarstvo (04), odsjek za komunalne poslove (02) i
Josipa Josipovića stručnog suradnika za komunalne poslove, koji nosi
oznaku broj 4, jer je četvrti referent po redu u pravilniku o
unutrašnjem redu (/4).

32
 Brojčane oznake središnjih tijela državne uprave i drugih središnjih
tijela sukladno čl. 4. Pravilnika o jedinstvenim oznakama… određuje
središnje tijelo državne uprave nadležno za opću upravu.
Brijčane oznake ustrojsvenih jedinica središnjih državnih tijela i
brojčane oznake čelnika tijela i službi u tim tijelima prema uredbi o
ustrojstvu i pravilniku o unutarnjem redu, određuje se planom
klasifikacijskih oznaka i brojčanih oznaka stvaratelja i primatelja akata, koji
donosi čelnik tijela ili po njegovoj ovlasti čelnik ustrojstvene jedinice u
kojoj se obavljaju poslovi uredskog poslovanja.
Godina nastajanja akta označava se s poslijednje dvije znamenke
godine u kojoj je svaki pojedini akt kao pisana radnja nastao unutar
predmeta, bilo da je primljen ili je nastao kao vlastiti akt tijela.
Redni broj akta označava redosljed akta (vlastitih i primljenih), kao
pisanih radnji unutar istog predmeta upisanih u urudžbenom zapisniku ili
upisniku predmeta upravnog postupka, odnosno odgovarajućoj bazi
podataka (ako se uredsko poslovanje vodi informatičkim sredstvima).
Primjeri: URBROJ: 2158/1-05/1-05-1 je urudžbeni broj koji
označava Osječko baransku županiju (2158/1), Upravni odjel za
upravno pravne poslove i pročelnika tog odjela (05/1) i redni broj akta u
predmetu označen kao prvi (1) akt.
URBROJ: 2158/1-06-02/3-05-2 je urudžbeni broj koji označava
Osječko baranjsku županiju (2158/1), Upravni odjel za gospodarstvo
(06), Odsjek za komunalno gospodarstvo i stručni suradnik za
komunalno gospodarstvo Josip Josipović (02/3), godina nastanka akta
2005. označena kao (5) i redni broj akta u predmetu označen kao drugi
akt (2).
URBROJ: 515-12-02/1-05-1 je urudžbeni broj koji označava
stvaratelja akta Središnji državni ured za upravu (515); Sektor upravne
inspekcije (12), Odjel i načelnik odjela za inspekcoije (02/1), godinu
nastanka akta (05) i redni broj akta unutar predmeta (1).

Pitanja:
1. Objasnite značenje i strukturu klasifikacijske oznake?
2. Objasnite značenje urudžbenog broj te njegove sastavne
djelove?
3. Tko može i mora isticati klasifikacijsku oznaku i urudžbeni
broj?

33
 4. Upisivanje akata u evidenciju
Prijemni, razvrstani i rspoređeni akti upisuju se u propisane glavne i
pomoćne uredske knjige istog dana kada su i zaprimljeni.
Akti se u glavne i pomoćne knjige upisuju prema sustavu jedinstvenih
klasifikacijskih oznaka i urudžbenog broja određenih planova svakog tijela.

a) Upisivanje u glavne i pomoćne uredske knjige

U upisnik predmeta prvostupanjskog upravnog postupka upisuju
se slijedeći podaci:
- klasifikacijska oznaka predmeta,
- urudžbeni brojevi akata,
- datum primitka zahtijeva i drugih akata u postupku,
- ime i prezime, odnosno naziv i mjesto podnositelja zahtijeva,
odnosno drugih pošiljatelja akata,
- kratak sadržaj predmeta, odnosno pojedinih akata u predmetu,
- odluku o zahtijevu i datum odluke,
- rad prvostupanjskog tijela po žalbi i datum odluke,
- administrativno izvršenje i datum izvršenja i razvođenja, odnosno
bilješka o obustavi postupka.

UPISNIK PREDMETA PRVOSTUPANJSKOG UPRAVNOG POSTUPKA

Klasifi- Urudžbeni Datum Ime i prezime odnosno Kratki sadržaj
kacijska Broj primitka naziv i mjesto zahtijeva
oznaka zahtijeva podnositelja zahtijeva
1 2 3 4 5

Strana….

34
 Odluka o zahtjevu i datum Rad Administrativno
Odluke prvostupanjskog izvršenje i datum
tijela po žalbi i izvršenja
datum odluke

Rješenje zamijenjeno no novim

Zahtjev odobren

Razvođenje

Žalba odbačena
Zahtjev usvojen

Žalba dostavljena dru

Zahtjev odbijen U roku iz
čl. 218 Zaključak Prisilno
ZUP-a o dozvoli izvršenje
izvršenja
Da Ne

6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16

U upisnik predmeta drugostupanjskog upravnog postupka upisuju

se slijedeći podaci:
- klasifikacijska oznaka predmeta,
- urudžbeni brojevi akata,
- datum primitka žalbe i drugih akata u postupku,
- ime i prezume, odnosno naziv i mjesto podnositelja žalbe i drugih
pošiljatelja akata,
- naziv tijela koje je donijelo ili nije donijelo prvostupanjsko rješenje,
- odluku ožalbi i datum odluke,
- razlog usvajanje žalbe,
- razvođenje i bilješku o obustavi postupka.

UPISNIK PREDMETA DRUGOSTUPANJSKOG UPRAVNOG POSTUPKA

Klasifikacijska Urudžbeni Datum primitka Ime i prezime Naziv tijela
Oznaka Broj Žalbe odnosno naziv i koje je donijelo
mjesto žalitelja ili nije donijlo
prvostup. Rj.
1 2 3 4 5

Strana …
Žalba
Odluka o žalbi i datum U roku Razlozi usvajanja žalbe
odluke (čl.247
ZUP-a)

35
 ništavimRješenje proglašeno
Žalba odbačena

izmijenjenoRješenje

Rješenje poništeno
Žalba odbijena
Povreda Pogrešno Pogrešna
da ne pravila ili primjena Razvo
postupka nepotpunu materijalnog Đenje
utvrđeno prava
činjenično
stanje

6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16

b) U urudžbeni zapisnik upisuju se akti neupravnog postupka prema

slijedećem sadržaju podataka:
- klasifikacijska oznaka,
- urudžbeni broj,
- kratak sadržaj predmeta, odnosno pojedinog akta,
- datum primitka akta, datum nastanka akta,
- organizacijska jedinica,
- datum i oznaka razvođenja.
U urudžbenom zapisniku u gornjem lijevom uglu upisuje se
odgovarajući dio klasifikacijske oznake (u pravilu do broja dosijea).
Međutim, ako se očekuje manji priliv predmeta u određenoj glavnoj grupi,
grupi i podgrupi ili djelatnosti unutar podgrupe, upisati će se samo dio
klasifikacijske oznake prema sadržaju (primjer: 112-02 – radni odnos na
određeno vrijeme).
Ako se u nekom predmetu očekuje veći broj akata (podbrojeva unutar
istog predmeta) u gornji lijevi ugao upisuje se cijela klasifikacijska oznakas
uključujući i redni broj predmeta, pa se u rubliku 1 ne upisuje ništa, a
urudžbeni brojevi akata unutar predmeta, upisuju se u nizu jedan iza
drugoga, kako slijede pojedine pismene radnje, odnoso akti u predmetu.
Ovakav način vođenja urudžbenog zapisnika može se koristiti u predmetima
iz upravnog podrućja financija (grupe računa za režijske troškove), statistike
(prikupljanje statističkih podataka po djelatnostima ili vrstama propisanih
statističkih izvješćaja) i sl.

URUDŽBENI ZAPISNIK
Klasifi- Predmet Urudžben Datum Datum Organi- Razvođenje
kacijska i broj Primitka nastanka zacijska Datum Oznaka
oznaka akta jedinica

36
 1 2 3 4 5 6 7 8

Prijenos

Prijenos

c) Upisivanje akata u pomoćne knjige obavlja se prema sadržaju i

vrstama tih knjiga, radi obavljanja propisanih radnji u uredskom poslovanju,
kao što su prijem pošte, dostava u rad, otprema, čuvanje u rokovniku, brzo
pretraživanje predmeta u registru i sl.
U urudžbeni zapisnik i internu dostavnu knjigu ne upisuju se akti koji
ne predstavljaju službenu pisanu komunikaciju

5. Omot predmeta (košuljica)

Kad se u odgovarajuću glavnu knjigu upiše prvi akt kojim se osniva
predmet, akt se stavlja u poseban omot (košuljicu), u koji se kasnije ulažu i
ostali akti istog predmeta.
Omot predmeta vodi se na propisanim formularima, tiskanicama
veličine 230x310 mm. Omot predmeta upravnog postupka uočljivo se
razlikuje od predmeta neupravnog postupka
S lijeve strane pri vrhu omota ispisuje se naziv tijela, odnosno
unutarnje ustrojbene jedinice kojoj se akt dostavlja na rješavanje, prema
jedinstvenom planu klasifikacijskih oznaka i brojčanih oznaka stvaratelja i
primatelja akata, godina primitka te urudžbeni broj akta.
Ako je riječ o predmetu upravnog postupka, ispisuje se i oznaka UP/I
ili UP/II, ovisno jeli postupak o tome prvostupanjski ili drugostupanjski, te
podaci koji se odnose na to do kada, do kojeg datuma treba predmet riješiti.
U omotu se akti slažu prema datumu njihova prijema, tako da se
odozgo nalazi akt koji je primljen pod najnovijim datumom.

37
OMOT SPISA

38
 ________________________________
(naziv tijela – žig)

Signatura org.jedinice ___________________

Klasifikacijska oznaka ___________________

Predmet _______________________________

(prva strana-upravni postupak)

OMOT SPISA

39
 Up
Rok za rješenje
ZAHTJEV
a) odbačen
b) odbijen
c) usvojen
______________________________ Dana
(naziv tijela – žig) ŽALBA PO PRVOSTUPANJSKOM TIJELU
a) odbačena
b) rješenje zamijenjeno novim
c) žalba dostavljena drugostupanjskom tijelu
Signatura org.jed. ___________ DANA
Klasifikacijska oznaka _______ ŽALBA PO DRUGOSTUPANJSKOM TIJELU
Predmet ___________________ a) odbačena
__________________________ b) odbijena
c) rješenje izmijenjeno
d) rješenje poništeno
1 povreda pravila postupanja
2 pogrešno ili nepotpuno utvrđeno činjenično st.
3 pogrešna primjena materijalnog prava
e) rješenje proglašeno ništavim

R
Dana

2 i 3 unutarnja strana obrasca 15 i 16

Urudžbeni Datum Spisak akta Prilozi
Broj primitka (kratka oznaka Naziv Količina
sadržaja Primjedba
pril. list

6. Povezivanje (združivanje) predmeta ili dosjea

Ako se predmet ili dosje vodi pod dvije klasifikacijske oznake, te ako
se više predmeta s posebnim klasifikacijskim oznakama rješava jednim

40
(zajedničkim) aktom, povezivanje tih predmeta izvršiti će se na način da se
povežu te klasifikacijske oznake.
Povezivanje klasifikacijskih oznaka u urudžbenom zapisniku, obavlja
se na način da se uz prije upisani predmet i dosje upisuje klasifikacijska
oznaka i stranica poslije upisanog predmeta ili dosje. Po izvršenom
povezivanju, akti tih predmeta čine cjelinu i dalje se vode pod posljednjom
upisanom klasifikacijskom oznakom, a povezivanje se upisuje i u oznaku
„veza“ na samom aktu.
Međutim, u praksi ima predmeta koji nastanu kao neupravni predmeti
(zapisnik o inspekcijskom nadzoru s prijedlogom mjera, predstavka o
nezakonitom rješenju s prijedlogom za ukidanje po pravu nadzora), a
tijekom postupka, sukladno posebnom zakonu, predmet postane upravni
predmet (rješenje o poduzimanju mjera protiv nadzornog tijela ili ukidanje
rješenja po pravu nadzora).
Ti predmeti otvaraju se nao neupravni jer je unaprijed neizvjesno
hočeli stranka, na temelju obavljenog inspekcijskog nadzora, postupiti po
zapisniku i naloženim mjerama, odnosno hočeli predstavka biti, prema
ocjeni inspekcije, osnovana za postupanje i na temelju postupanja biti
osnova za poništenje rješenja.
Ako predmeti budu dovršeni na način da nadzirano tijelo po
naloženim mjerama, odnosno ako u provedenom postupku nema mjesta za
ukidanje rješenja po pravu nadzora, predmeti su i dovršeni kao neupravni
predmeti. Ako, ipak slijedom postupka dođe do donošenja akta o
poduzimanju mjera (rješenje o zabrani donošenja rješenja u upravnom
postupku službeniku koji ni u ostavljenom roku nije položio državni stručni
ispit, nakon što je zapisnikom upravne inspekcije naložena mjera i utvrđeni
rok u kojem je bio dužan položiti ga) ili poništavanje rješenja po pravu
nadzora, otvara se novi predmet, predmet upravnog postupka. Iako se radi o
istoj upravnoj stvari ti se predmeti ne mogu povezati na opisani način
(predmeti se mogu povezati samo u istoj vrsti postupka i upisivati u istu
vrstu glavne knjige. Zbog toga se za rješenje o poduzimanju mjera ili
rješenje o ukidanju rješenja po pravu nadzora otvara (novi) predmet
upravnog postupka, a kao veza s predmetima iz neupravnog postupka, ulažu
se preslike neupravnih akata iz kojih je vidljiv slijed neupravnog u upravni
postupak

7. Zaključivanje uredskih knjiga i kontrola rješavanja predmeta

Na kraju godine svesci urudžbenog zapisnika odnosno upisnika
predmeta upravnog postupka uvezuju se u jednu ili više knjiga s tim da

41
jedna knjiga, u pravilu, ima najviše 200 araka. Uz ove sveske povezuju se
popisi akata kao njihovi sastavni dijelovi, a također i ovjereni primjerak
plana arhivskih znakova za tu godinu.
Na prednjoj strani korica knjige ispisuje se krupnim slovima naziv
organa uprave ili organizacije, a ako se u organu uprave ili organizacije vodi
više urudžbenih zapisnika ili upisnika predmeta upravnog postupka i naziv
unutarnje organizacijske jedinice koja vodi poseban urudžbeni zapisnik
odnosno upisnik predmeta upravnog postupka.
Ispod naziva stavlja se oznaka godine te prvi i posljednji broj.
Ako se akti obrađuju automatskom obradom dokumenata, iz
mikrofilmskih rola formira se mikroprojacket urudžbenog zapisnika odnosno
upisnika predmeta upravnog postupka.
Kontrola rješavanja predmeta za proteklu godinu redovito se obavlja
početkom siječnja tekuće godine, kad su razvedeni arhiviraju se svi rješeni
predmeti iz prethodne godine te izlistaju popisi ukupno rješenih i nerješenih
predmeta po referentima

8. Dostava akata u rad

Nakon upisivanja akata u glavne uredske knjige (urudžbeni zapisnik i
upisnik predmeta upravnog postupka) svi akti se dostavljaju istog dana u rad
unutarnjim ustrojbenim jedinicama.
Dostavljanje akata u rad obavlja se in ternom dostavnom knjigom.
Ovlaštena službena osoba ustrojbene jedinice raspoređuje akte na pojedine
referente.
Primanje akata u rad službene osobe (referenti) potvrđuju potpisom i
oznakom datuma primitka,

9. Otpremanje akta
Svi akti preuzeti tijekom dana na otpremu, moraju biti otpremljeni tog
istog dana. Akti primljeni poslije zaključivanja otpremnih knjiga, ako nisu
hitni, otpremiti će se idućeg radnog dana. Na primjerku akta koji ostaje u
arhivi stavlja se u otisak daktilografskog štambilja datum otpreme i potpis
radnika koji obavlja otpremanje akta. Ukoliko se neki od tih akata šalje
preporučeno, u tu omotnicu (preporučenu) stavljaju se i ostali akti koji bi se
inače otpremali kao obična pošiljka.
Omotnica u kojoj se otpremaju službeni akti ima svoj specifični način
upisivanja teksta. Najprije, u gornjem lijevom kutu prednje strane upisuje se
točan naziv i adresa pošiljaoca, kao i oznaka svih osnovnih brojeva akata
koji se nalaze u omotnici. Naziv primaoca pošiljke treba ispisati čitko i

42
velikim štampanim slovima, te se ispod toga stavlja ulica i kućni broj ili broj
poštanskog pretinca, odredišna pošta i poštanski broj.
Svi dokumenti, neponištene taksene marke i druge vrijednosnice,
povjerljiva i strogo povjerljiva pošta, otpremaju se preporučeno, ili u
zatvorenim omotnicama ako se dostavljanje ne vrši preko poštanske službe
nego preko dostavljača.
Ukoliko se u omotnici nalazi povjerljiva ili strogo povjerljiva pošta
treba omotnicu zapečatiti ili na koji drugi pogodan način osigurati.

10. Razvođenje akata

Poslije izvršenog otpremanja, akti se razvode u urudžbenom zapisniku
odnosno upisniku predmeta upravnog postupka, i to prema uputama
dobivenim od referenta koji je radio na predmetu (uputa za pisarnicu).
Iznimno, prije otpremanja akata razvode se „izvorno riješeni akti“, u
produžetku primljenog akta bez primjerka za arhivu.
Razvođenje ostalih akata obavlja se na način da se u glavnim
uredskim knjigama upisuje datum razvođenja i odgovarajuća oznaka:
- „aa“ – ako je rad na predmetu potpuno završen i treba ga staviti u
arhivu, stavlja se i arhivski znak (na primjer: a/a-16). Ako predmet treba
čuvati, stavlja se „“aa-16-10 godina“ ili „aa-16-trajno kao arhivska građa),
- „R“ – (što znači rok) i datum do kada se pretpostavlja da će se po
traženju postupiti ili kada predmet treba ponovno uzeti u rad (na primjer:
„R-15.11.2005“),
- ako se akt ustupa unutarnjoj organizacionoj jedinici istog organa,
staviti će se u ovu rubriku oznaka unutarnje organizacijske jedinice kojoj se
akt ustupa,
- ako se vrši razvođenje akta koji se rješava „izvorno“ treba u ovu
rubriku staviti najprije oznaku „Izvorno“, a ispod toga točan naziv i sjedište
organa kome je akt otpremljen.
Sve ovo što je rečeno za predmete neupravnog postupka analogno se
primjenjuje i na razvođenje predmeta upravnog postupka, dakako u
odgovarajućim rubrikama upisnika predmeta upravnog postupka.

11. Arhiviranje i čuvanje akata

Svi riješeni predmeti stavljaju se u arhivu i čuvaju.
Unutarnje organizacione jedinice ili organizacije, koji vode posebne
urudžbene zapisnike odnosno upisnike predmeta upravnog postupka, mogu
držati svoje predmete u svojoj pisarnici najduže dvije godine, poslije kojeg
roka predaju te predmete zajedno s odgovarajućim urudžbenim zapisnicima

43
odnosno upisnicima predmeta upravnog postupka i drugim pomoćnim
knjigama na daljnje čuvanje arhivi pisarnice organa uprave i organizacije.
Ako se akti obrađuju automatskom obradom dokumenata, riješeni
predmeti snimiti će se na mikrofilm i čuvati u obliku „jacketa“ i
mikrofilmske role, dislocirano od pisarnice u drugoj zgradi.
U izvornom obliku na papiru čuvaju se samo oni dokumenti za koje je
to utvrđeno propisima o izlučivanju arhivske građe.
Postupak prije stavljanja u arhivu
Prije stavljanja u arhivu treba u svakom predmetu kronološkim redom
složiti brojeve i priloge i tom prilikom provjeriti jeli predmet dovršen, dali
se u predmetu nalaze neki prilozi ili dokumenti koji bi trebali biti vraćeni
strankama, dali su uz njih greškom pripojeni neki drugi predmeti odnosno
njihovi pojedini akti ili prilozi itd.
Arhiviranje predmeta
Radnici unutrašnjih organizacionih jedinica organa uprave ili
organizacija dužni su dovršene predmete odmah vratiti u pisarnicu, ako nije
drugačije određeno (čl. 13. s.2. Uredbe)
Dovršeni predmeti odlažu se u arhivu prema klasifikacijskim
oznakama. Plan klasifikacijskih oznaka i brojčanih oznaka stvaratelja i
primatelja akata za pojedini organ uprave odnosno organizaciju utvrđuje
rukovoditelj organa uprave odnosno organizacije na osnovu Pravilnika o
jedinstvenim klasifikacijskim oznakama i brojčanim oznakama stvaratelja i
primatelja akata.
Sređivanje i čuvanje predmeta u arhivi
Za svaku klasifikacijsku oznaku treba predvidjeti u arhivi, u pravilu,
poseban fascikl u kojem će se predmeti slagati po broju predmeta unutar
dosjea.
U arhivi se posebno odlažu predmeti neupravnog, a posebno predmeti
upravnog postupka.
Na svaki fascikl se stavlja naziv organa uprave ili organizacije i
klasifikacijska oznaka.
Dovršeni predmeti, urudžbeni zapisnici odnosno upisnici predmeta
upravnog postupka i druge evidencije kao i ostali materijali organa uprave ili
organizacije, moraju se čuvati u sređenom stanju do predaje nadležnom
arhivu ili do uništenja.

Rukovanje predmetima stavljenim u arhivu

Predmetima stavljenim u arhivu rukuje određeni radnik pisarnice.
Ako predmet stavljen u arhivu treba priključiti aktima primljenim
poslije njegova arhiviranja, predmet će se izdati bez potvrde.

44
 U svim ostalim slučajevima predmeti iz arhive izdaju se samo uz
potvrdu. Potvrda mora sadržavati: klasifikacijsku oznaku predmeta,
urudžbeni broj, datum uzimanja predmeta, rok vračanja predmeta i potpis
referenta koji preuzima predmet uz oznaku unutarnje organizacijske jedinice
u kojoj radi.
Predmeti stavljeni u arhivu mogu se izdavati osobama izvan organa
uprave ili organizacije samo uz pisano odobrenje nadležnog rukovoditelja.
Arhivska knjiga
Pisarnice organa uprave i organizacija dužne su voditi arhivsku knjigu
(obrazac br. 12) kao opći inventarni pregled cjelokupnog arhivskog
materijala iz prijašnjih godina. Upisivanje u arhivsku knjigu vrši se na
slijedeći način:
- u rubriku „redni broj“ stavlja se redni broj pod kojim se određeni
arhivski materijal upisuje u arhivsku knjigu. Arhivska se knjiga krajem
godine zaključuje, i redni brojevi se produžavaju bez obzira kada se vrši
upis, tj. koje godine.
- u rubriku „datum upisa“ upisuje se datum,
- u rubriku „godina“ stavlja se godina na koju se odnosi arhivski
materijal koji se upisuje u arhivsku knjigu,
- u rubriku „opis“ stavlja se oznaka iz čega se sastoji arhivski
materijal,
- u rubriku „ukupan broj“ stavlja se količina odgovarajućeg dijela
arhivskog materijala. Na primjer, ako upisnik predmeta upravnog postupka
ima 3 knjige upisuje se brojka 3; a ako akt predmeta upravnog postupka ima
36 fascikla, upisuje se brojka 36 itd.),
- u rubriku „primjedba“ upisuje se i to olovkom podaci o mjestu gdje
se nalaze, drže odnosno čuvaju arhivski materijal.

Pitanja:
1. Objasnite postupak upisivanja akata u evidencije.
2. Što je to omot predmeta?
3. Objasnite pojam povezivanja (združivanje) predmeta.
4. Objasnite postupak razvođenja akata.
5. Objasnite postupak Arhiviranja i nčuvanje akata?

VII. UREDSKO POSLOVANJE SUDSKIH TIJELA

45
 1. Uvod
Sudska pisarnica je unutarnja ustojena jedinica u sustavu sudbenog
tijela u kojoj se obavljaju uredski poslovi, a u sudovima s većim opsegom
poslova može se organizirati u više ustrojstvenih jednica, npr.
- priavna
- kaznena
- parnična
- ostavinska itd.
Radom sudske pisarnice upravlja upravitelj sudske pisarnice koji vodi
brigu za pravodobno i uredno obavljanje uredskih poslova, poslova
prijepisa, rasporeda daktilografa.
Ako sudska pisarnica ima više ustrojstvenih jedinica, radom pojedinih
jedinica upravlja voditelj pod nadzorom upravitelja sudske pisarne.
U sudskoj pisarnici obavljaju se ovi poslovi:
1. primanje podnesaka i drugih spisa neposredno od stranaka,
preuzimanje podnesaka i drugih pošiljki na pošti, otvaranje podnesaka i
drugih pošiljki,
2. obračunavanje sudskih pristojbi,
3. upis spisa u upisnike, imenike i ostale knjige,
4. dostava spisa u rad određenom sucu ili drugom službeniku u sudu,
5. prijepis odluka i drugih spisa,
6. otprema i dostava sudskih pošiljki,
7. ulaganje spisa u arhiv i čuvanje arhivskog materijala.

Pitanja:
1. Što je sudska pisarnica ?
2. Tko upravlja sudskom pisarnicom, a to ustrojstvenom
jedinicom?
3. Koji poslovi se obavljaju u sudskoj pisarnici?

2. Primanje podnesaka i drugih spisa

Neposredna predaja
a. službenik sudske pisarnice prima sve podneske i druge spise
koje stranke predaju neposredno.
b. Ako sud nije mjerodavan za primanje podneska, službenik će
upozoriti na to podnositelja i uputiti ga mjerodavnom tijelu.
Ako podnositelj i nakon toga traži da se njegov podnesak primi,
službenik će primiti takav podesak pa će ispod štambilja o
primitku staviti bilješku o obavljenom upozorenju. Takav se

46
 podnesak upisuje u odgovarajući upisnik za razne predmete i
nakon toga dostavlja mjerodavnom tijelu,
c. Stranku koja želi dati usmenu izjavu, koja se daje podneskom,
na zapisnik, službenik pisarnice uputiti će za to određenom
sucu, sudskom savjetniku ili drugom službeniku suda, ako se
prema odredbama postupka takva izjava može dati na zapisnik
kod suda. Ako sud nije mjerodavan da na zapisnik primi
usmeno propćenje koje stranka želi dati, službenik će na to
upozorioti stranku i uputiti je mjerodavnom tijelu.
Prilikom neposrednog primitka podneska službenik pisarnice
upozoriti će podnositelja na neurednost podneska (nedovoljan broj
primjeraka, priloga i prijepisa za sud i stranke, nedostatak adrese stranaka i
drugih osova, nedovoljno plaćena pristojba itd.) i odmah zatražiti da se
nedostaci otklone.
Ako podnositelj ne otkloni odmah uočene nedostatke, primiti će se i
takav neuredan ili nepotpun podnesak. Ispod bilješke o primitku olovkom u
boji službenik će staviti napomenu o kakvom je nedostatku riječ, kao i
bilješku o obavljenom upozorenju.

Pitanja:
1. Tko prima sudske podneske?
2. Kako se postupa s podneskom kad sud nije mjerodavan za
postupanje po istom?
3. Moželi stranka usmeno dati podnesak – ako može, na koji
način?
4. Što je neuredan podnesak?

Preuzimanje pošiljaka na pošti

Poštanske pošiljke preuzima za sud, prema posebnim propisima, za to
određena službena osoba.
Službenik određen za preuzimanje pošte ne smije pruzeti preporučene
pošiljke i one na kojima je označena vrijednost, ako je omot takvih pošiljki
oštećen. U takvim slučajevima tražiti će od mjerodavnog tijela poštanske
službe da se stanje sadržaj pošiljke utvrdi komisijski, pa će nakon toga
preuzeti pošiljku zajedno sa zapisnikom.

Otvaranje pošiljki.

47
 Obične Pošiljke primljene u zatvorenim omotnicama otbvara određeni
službenik sudske pisarnice.
Službenik koji otvara pošiljke neće otvoriti povjerljive i strogo
povjerljive pošiljke kao i pošiljke upućene osobno predsjedniku suda ili na
njegove ruke ili na ruke suca pojedica. Takve pošiljke predaju neotvorene.
Prije predaje službenik će na omotnicu staviti bilješku o primitku.
Omotnica se otvara tako da se ne oštete poštanski pečati i žigovi.
Svakom podnesku uvjek se prilaže omotnica u kojoj je podnesak stgao.
Prilikom otvaranja omotnice treba pripaziti:
- da se podnesci ne oštete,
- da se prilozi raznih pisama ne pomješaju,
- da neki podnesak ili nalog ne ostane u omotnici i sl.
- osobito treba provjeriti slažuli se brojevi napisani na
omotnici s brojevima primljenih podnesaka.
Službenik pisarnice prilikom otvaranja pošiljke mora paziti:
- postojili sumnja o neovlaštenom ili zlonamjernom
otvaranju pošiljke,
- da u omotnici nedostaje podnesak označen na njoj,
- jesuli primljeni samo prilozi bez popratnog dopisa i sl.

Pitanja:
1. Tko može preuzimati poštanske pošiljke?
2. Kako se postupa s oštečenim pošiljkama?
3. Tko otvara pošiljke?
4. Na što treba pripaziti porilikom otvaranja omotnice?

3. Bilješka o primitku
Na primjerak podneska određenog za sud stavlja se bilješka o
primitku, u pravilu na prvoj stranici u sredini gornjeg dijela lista. Bilješka o
primitku sadržava naziv i mjesto suda, dan, mjesec i godinu primitka te
podatke o načinu primitka, broju primjeraka i priloga, jeli i kako na
podnesak plaćena pristojba, jeli stiglo poštom otvoren uz pošiljku i slično.
Bilješka o primitku stavlja se i na sve pošiljke i dostavnice koje su
vraćene sudu zbog neobavljenog uručenja pošiljke adresatu.
Bilješku potpisuje službenik koji je primio podnesak

48
 _______________________ sud u _________________________
Primljeno neposredno – preko pošte (obično – preporučeno
___________________ 20 __ g. u ____ primjeraka s ________ priloga
i_____________ rubrika.
Podnesak stigao poštom otvoren – s oštećenom omotnicom.
Predan na poštu preporučeno dana _________ 20__ g.
Plaćena pristojba ______ kuna u državnim biljezima – manje.
Plaćeno _______ kuna – podnesak primljen bez pristojbe.
Primljene vrijednosti (novac, državni biljezi i sl.) ________________
________________________________________________________

Potpis zaposlenika

Na ostale primjerke podneska staviti će se skraćena bilješka, koja

sadržava samo naziv i mjesto suda, te dan, mjesec i godina primitka.
Službenik koji je primio podnesak ili drugi dopis dužan je na zahtijev
podnositelja izdati potvrdu o primitku:
- stavljanjem otiska prijemnog štambilja na kopiju
podneska,
- potpisom i pečatom suda u predajnoj knjizi
donositelja,
- izdavanjem potvrde o primljenom podnesku
- potpisom i pečatom na priloženoj dostavnici.

Pitanja:
1. Što sadržava bilješka o primitku podneska?
2. Gdje se sve stavlja bilješka o primitku?

4. Upisnici i pomoćne knjige

Opće odredbe o vođenju upisnika
Sudovi moraju voditi upisnike i pomoćne knjige propisane Sudskim
poslovnikom.
Upisnici služe za upisivanje podnesaka kojima se osniva sudski spis
za određeni predmet i za upisivanje tijeka postupka i pojedinih postupkovnih
i upravnih radnji obavljenih u određenom predmeu.
Upisnici se vode odvojeno za pojedine vrste predmeta prema granama
sudovanja.
Upisnici se sastoje od potrebnog broja araka propisanih tiskanica koji
su uvezani u knjige s tvrdim koricama. Na korice se stavlja oznaka upisnika

49
i godina na koju se upisnik odnosi (npr. Upisnik „Su“ 2007., upisnik „P“
20007. i sl.).
Upisnik se vodi za svaku godinu posebno.
Prije upisa primljeni podnesci se moraju razvrstati prema vrsti
upisnika u koji ih treba upisati.
U odgovarajući upisnik upisuje se prvi podnesak kojim se pokreće
postupak ili traži obavljanje neke druge radnje pred sudom.
Podnesci koji se odnose na već upisane predmete kojima se izjavljuje
pravni lijek (žalba, revizija, prigovor i sl.) upisuju se u odgovarajući odjelak
u upisniku tog predmeta.
Ostali podnesci ulažu se u odgovarajući spis bez posebnog unošenja u
upisnik, s tim da se upisuje u popis podnesaka spisa na koji se odnosi.
Svaki predmet vodi se u odgovarajućem upisniku pod istim rednim
brojem do dovršenja postupka u prvom stupnju, bez obzira na dužinu
trajanja postupka, a najdulje za vrijeme od dvije kalendarske godine.
Prijenos broja predmeta
Ako u upisniku kod prijašnjeg predmeta nema dovoljno prostora za
upisivanje daljnjih podnesaka koji se odnose na isti predmet, nastaviti će se
upisivati u prvom slobodnom vodoravnom redu koji slijedi iza zadnjeg
ispunjenog rednog broja tog upisnika.
Da bismo povezali predmet, olovkom u crvenoj boji napisati ćemo
redni broj predmeta iza kojeg slijedi nastavljeni upis, npr. 50/202 što znači
da se nastavljeni spis koji se odnosi na predmet upisan po rednim brojem 50
nalazi iza predmeta upisanog pod rednim brojem 202. Nakon izvršenog
upisa u upisnik upisujemo nove predmete primljene poslije pod slijdećim
rednim brojem prkinutog niza upisivanja, npr. iza broja 50 upisanog
olovkom u crvenoj boji upisuje se novi slijdeći predmet pod rednim brojem
203.
Prijenos starih predmeta
Ako postupak o jednom predmetu traje duže od dvije godine, prenose
se u trećoj kalendarskoj godini zajedno sa svim potrebnim upisima i
prijašnjim oznakama u upisnik za istu godinu i upisuju prije novih predmeta.
Prijenos se obavlja prema vremenskom redosljedu primitka tako da se
najprije upisuju ranije primljeni predmeti, a kao datum primitka označuje se
datum primitka prvog podneska, odnosno osnutka spisa (npr. P-57/96.-20.
siječnja 1996.). Nakon izvršenog prijenosa u upisnik iz kojeg se izvršio
prijenos stavlja se bilješka o prijenosu u novi upisnik, a redni broj tog
predmeta zaokružuje se olovkom u boji.

50
 Pogrešni upis
Pogrešno obavljen upis ne smije se brisati ili poništiti na neki drugi
način kao što je ljepljenjem, korektorom i sl.
Pogrešno obavljen upis u pojedinim odlomcima upisnika ispravlja se
tako da se povuće tanka vodoravna crta preko pogrešno obavljenog upisa
kako bi precrtani dio ostao vidljiv i iznad toga se obavi točan upis.
Ako je neki predmet pogrešno upisan u upisnik, precrtati će se cijeli
upis olovkom u crvenoj boji, kosom crtom od lijevog donjeg prema gornjem
kutu. U odlomku za primjedbe zabilježiti će se tintom ili kemijskom
olovkom „pogrešan upis“.
Oznaćavanje dovršenog predmeta
Kad se prema propisima postupka smatra postupak u određenom
predmetu dovršen kod tog suda, redni broj tog predmeta obilježava se u
upisniku olovkom u crvenoj boji znakom konačnog rješenja „I_____“.
Zaključavanje upisnika
Upisnici se zaključaju na kraju svake godine tako da se iza
poslijednjeg upisanog rednog broja stavlja bilješka koja sadržava:
- dan, mjesev i godinu zaključenja,
- redni broj posljednjeg upisa u upisnik,
- broj i oznaku poništenja spisa,
- broj rješenih predmeta,
- broj i točan popis predmeta koji su na kraju godine
ostali nerješeni.

Pitanja:
1. Gdje se upisuju podnesci kojima se osniva sudski spis?
2. Kako se vode upisnici?
3. Što je prijenos broja i kako se on obavlja?
4. Kako i kada se obavlja prijenos starih predmeta?
5. Na koji način se obavlja ispravljanje pogrešnih upisa u
upisnicima?
6. Kako se zaključuje upisnik?

5. Pomočne knjige
Pomočne knjige služe za upisivanje podataka na osnovu kojih se
mogu brže i lakše pronaći pojedini spisi, kao i za upisivanje podataka koji se
ne upisuju u upisnicima.

51
 Predmeti koji se upisuju u pojedine upisnike upisuju se istodobno u
odgovarajuće imenike.
Imenici se vode prema nazivu pravne osobe ili prezimena i imena
fizičke osobe na koju se postupak odnosi ili o čijem se interesu radi. Ako se
u jednom poredmetu postupak odnosi na više osoba, svaka će se osoba
upisati posebno pod odgovarajuče slovo u isti, odnosno odgovarajući
imenik.
Osim imenika sudovi vode i ostale pomoćne knjige propisane
Sudskim pravilnikom.
U svim sudovima za uredsko-tehnički rad vode se, uz ostale, ove
pomočne knige:
- primopredajna knjiga za unutarnju dostavu,
- dostavna knjiga za poštu,
'-dostavna knjiga za mjesto,
- popis izdanih spisa iz arhive itd.

Pitanja:
1. Čemu služe pomoćne knjige?
2. Kako se vode pomoćne knjige,
3. Navedi neke pomoćne knjige koje se vode u sudovima?

6. Omot spisa i popisi spisa

Podnesak kojim se osniva novi spis, nakon upisa u odgovarajući
upisnik, stavlja se u omot spisa i upisuje u popis podnesaka koji je tiskan na
unutarnjoj strani omota spisa.
Omot spisa izrađuje se u tri boje:
- žuti za spis u kaznenom predmetu,
- zeleni za spis u parničnom postupku,
- bijeli za ostale spise.

52
53
54
Pitanja:

1. Kako se ulaže podnesak kojim se osniva spis?

2. U kojim bojam se izrađuje omot spisa?

7. Otprema i dostava sudskih pošiljaka

Pozivi, odluke i drugi otpravci namijenjeni strankama i drugim
osobama dostavljaju se prema propisima o o sudskim postupcima na način
određen dostavnom naredbom.
Otpremu obavlja službenik koji nije radio na prepisivanju i izradi
otpravaka.
Pripremljeni otpravci predaju se službeniku određenom za otpremanje
pošiljki koji će sve pošiljke upisati u odgovarajuče knjige za otpremu i
dostavljanje te obaviti njihovo otpremanje preko dostavne knjige za poštu
odnosno dostavne knjige za mjesto.
Odluke, pozivi i drugo za što je potreban dokaz o primitku dostaviti će
se strankama i drugim osobama uz dostavnicu ili će se staviti u omotnicu sa
povratnicom.
Odluke, pozivi i drugo što treba predati u vlastite ruke naslovniku,
otpremiti će se uz dostavnicu odnosno omotnicu s povratnicom plave boje, a
ostali dopisi uz dostavnicu, odnosno omotnicu s povratnicom bijele boje.
Kad se dostavlja pozivi za raspravu i ročište ili odluke protiv kojih se
može podnijeti pravni lijek, iznad teksta dostavnice, odnosno povratnice
staviti će se datum iz popisa rokova.
Ostale pošiljke kao i obične kratke obavijesti strankama, kad nije
potreban dokaz o obavljenoj dostavi, mogu se otpremati običnom
poštanskom dostavom.

55
56
57
Pitanja:
1. U koju omotnicu se stavlja odluka, poziv i sl. koju treba predati
neposredno u ruke naslovniku?

8. Pohrana i čuvanje spisa

Spisi se ulažu u arhiv na osnovi dostavne naredbe o ulaganju u arhiv.
Prije stavljanja u arhiv treba provjeriti jesuli obavljene sve potrebne radnje u
svezi s dostavom, prikupljanje dostavnica i povratnica o obavljenoj dostavi,
kao i radnje koje se odnose na izvršenje kazni, naplatu troškova postupka
isplačenih i predujmljenih iz proračunskih sredstava ili naplatu sudskih
pristojbi.
Prije stavlja u arhiv iz spisa će se izdvojiti svi priloženi spisi i
izvornici isprava koje treba vratiti strankama, a na njihovo mjesto, prema
potrebi, uložiti ovjereni prijepis.
Spisi u kojima je postupak pravomoćno dovršen u tekućoj i
prethodnoj kalendarskoj godini čuvaju se u priručnom arhivu koji se nalazi u
sastavu pisarne.
Pojedini spisi slažu se u svežnjeve prema rednim brojevima oznake
spisa, tj od broja 1 pa dalje. Za veći broj predmeta u istom upisniku može se,
prema potrebi, osnovati veći broj svežnjeva, time da se s vanjske strane
svežnja označi službeni broj spisa uloženih u taj svežanj. Na prednjoj strani
omota svežnja stavlja se oznaka upisnika i godište iz kojih potječu odnosi
spisi.
Opći arhiv je zajednički za sve vrste spisa i drži se odvojen od sudsje
pisarnice u posebnoj prostoriji.
U uložene spise u općem arhivu ćuvaju se i odgovarajući upisnici i
pomoćne knjige iz priašnjih godina.
Čuvanje arhivske građe
Spisi stavljeni u arhiv slažu se u odgovarajuće police, ormare i slično,
tako da budu zaštičeni od vlage, pžara, prašine, gubitka i oštećenja.
Spisi u općem arhivu čuvaju se u sudu do određenog roka, ako nije
predviđeno da se trajno čuvaju ili predaju na čuvanje ovlaštenom arhivu.
Nakon isteka propisanih rokova, a po odobrenju nadležnog arhiva i
višeg tijela sudske uprave, spisi se izdvajaju iz općeg arhiva i izručuju
arhivu, odnosno trgovačkom društvu za prikupljanje i preradu papirnatih
otpadaka ili se uništavaju.

58
Pitanja:
1. Kakav je postupak prije stavljanja spisa u arhiv?
2. Što je priručni arhiv i gdje se nalazi?
3. Do kada se čuvaju spisi u arhivu?

9. Uporaba pečata, žigova i štambilja

Na otpravke odluka i na dopise koji se dostavljaju strankama,
državnim tijelima, trgovačkim društvima ili drugim pravnim
osobama te na potvrde sudska pisarnica stavlja okrugli pečat s
otiskom u crnoj tinti, tamnoplavoj ili ljubičastoj boji.
Sudski pečat istog sadržaja i jednakog oblika označiti će se
arapskim brojem počev od broja 1.
Za novčano poslovanje upotrebljavati će se pečat manjeg oblika
s otiskom u crvenoj boji.
Za pečaćenje voskom upotrebljavati će se žig izrađen od kovine.
Pečati i žigovi izrađuju se, naručuju i uništavaju prema
posebnim propisima.
Za pojedine kratke bilješke, potpise oznake, naredbe i upute za
rad u sudskoj pisarnici, a koji se često pojavljuju, mogu se
upotrebljavati i štambilji. U sudskoj pisarnici upotrebljavaju se ovi
štambilji: „Hitno“, „Maloljetnik“, „Pritvor“, „Uzdržavanje“,
„Smetanje posjeda“, „Osiguranje dokaza“ i td.
O svim pečatima, žigovima i štambiljima, vodi se popis pečata,
žigova i štambilja u koji se unosi njihov naziv i podaci o tome kod
koga se nalaze.

59
 10.Oglasna ploča
Za objavljivanje sudskih odluka i priopćenja putem javnog
oglašavanja, koja se obavljaju prema odredbama pojedinih sudskih
postupaka, služi oglasna ploča koja se postavlja na vidnom mjestu u sudu.
Osim sudske ploče trgovački sudovi imaju i posebnu stečajnu oglasnu
ploču na kojoj objavljuju sve odluke u svezi sa stečajem.
Upravitelj sudske pisarnice brine se za pravodobno i uredno stavljanje
oglasnih primjeraka na oglasnu ploču i njihovu skidanju s nje kad im istekne
rok.

Pitanja:
1. Na koje isprave se utiskuje ili otiskuje pečat?
2. Kako se izrađuju, naručuju i uništavaju pečati?
3. Koja je namjena oglasne ploče?
4. Tko vodi brigu i na koji način o stavljanju i skidanju oglasnih
primjeraka na oglasnu ploču?

60
 VIII. UREDSKO POSLOVANJE U POSLOVNOJ
ORGANIZACIJI

1. Sustav evidentiranja i odlaganja dopisa

Evidencija i kretanje pošte u poslovnoj organizaciji obavlja se u dva
smjera:
- ulazno,
- izlazno.
Završna faza uvjek je arhiva (pismohrana), tj. pohranjivanje pošte.
a) Ulazno kretanje pošte
Pošta koja dolazi u poslovnu organizaciju prolazi kroz mnog ruke,
može se izgubiti ili ostati nerješena, a oba slučaja nanose štetu organizaciji.
Da bi se one negativne posljedice izbjegle, pristigla pošta se evidentira.
Postupak evidentiranja
Postupak evidentiranja pratiti ćemo kroz četire radnje:
a) otvaranje i pregled pošte,
b) otiskivanje prijamnog štambilja,
c) upisivanje u knjigu prijemne pošte,
d) rješavanje pošte.
Otvaranje i pregled pošte
Prijam pošte obavlja se, u pravilu, na određenom mjestu u poslovnoj
organizaciji. Poslovne organizacije unutarnjom organizacijom ovlaste tj.
zaduže jednog ili više radnika za evidentiranje pošte.
Prva radnja pri pregledavanju pošte je otvaranje omotnica, pri čemu
posebnu pozornost treba usmjeriti na sadržaj, tj. da se sadržaj ne ošteti i
prilozi ne pomješaju te da pojedini prilog ne ostane u omotnici.
Prijemni štambilj
Na svaki poslovni dopis stavlja se otisak prijamnog štambilja.
Otisak se stavlja u gornji desni kut, a ako nema dovoljno mjesta
stavlja se na pogodno mjesto na prvoj stranici dopisa, vodeći računa da tekst
dopisa ostane čitljiv.
Svaka poslovna organizacija izrađuje svoj prijamni štambilj koji se
razlikuje od ostalih.
Elementi prijemnog štambilja su:
- datum prijema pošte,
- broj pod kojim se dopis vodi u knjizi prijemne pošte i
pod kojim se pohranjuje,
- signo – oznaka pod kojom se razlikuju organizacijske
jedinice u poslovnoj organizaciji. Razvrstavanje pošte

61
 prema organizacijskim jedinicama naziva se
signiranje pošte,
- potpis – potpisuje se ovlašteni radnik koji je preuzeo
poštu i koji njome manipulira.
Upis u knjigu primljene pošte
Dopisi pristigli u poslovnu organizaciju upisuju se u knjigu prijemne
pošte i prate se do konačnog rješavanja i pohranjivanja.
Knjiga prijemne pošte nije unificirana, tj. jednaka u svim poslovnim
organizacijama. Sve više poslovnih organizacija evidentira prijem pošiljaka
s pomoću računalnog programa.
Knjiga prijemne pošte ima slijedeće elemente:
- redni broj – upisuju se brojevi po redu za svaku
tekuču godinu,
- datum prijema – upisuje se datum, mjesec i godina
prijema dopisa,
- broj – upisuje se poslovni broj dopisa. To je broj uz
nadjevak dopisa,
- pošiljatelj – upisuje se tvrtka, odnosno ime i prezime
pošiljatelja,
- organizacijska jedinica – to je signo oznaka,
- napomena – upisuje se ime osobe koja rješava dopis, a
pri završenom rješavanju i pohranjvanju stavljamo
oznaku a.a.

62
 Rješavanje pošte.
Pošta uvedena u knjigu ili računalo dostavlja se ovlaštenom radniku
na rješavanje. Pod rješavanjem pošte najčešeće se razumjeva
korespondiranje (odgovaranje). Što sve može biti odgovor odnoso rješavanje
pošte, teško je predvidjeti, ali najčešći odgovori obrađeni su u poglavlju
zaključivanje i realizacija prodajnog posla.
b) Izlazno kretanje pošte
Postupak evidentiranja izlaznog kretanja pošte pratiti ćemo kroz četire
radnje:
a) upisivanje u knjigu izlazne pošte,
b) izrada dopisa,
c) otprema dopisa
d) arhiviranje
Upisivanje u knjigu izlazne pošte
Kao i knjiga prijamne pošte i knjiga izlazne pošte nije unificirana u
svim poslovnim organizacijama. Računala su u mnogim poslovnim
organizacijama zamjenila negdašnje knjge izlazne pošte.

63
 Izrada dopisa
Dopis sastavljaju korespodenti na temelju prethodnih dopisa i
obavljenih radnji u poslovnom postupku, vodeći se poslovnom politikom
svoje tvrtke. Pri oblikovanju dopisa, potrebno je posebnu pozornost obratiti
na broj dopisa, potpis i čečat.
Broj dopisa to je poslovni broj pod kojim se dopis vodi u knjizi
izlaznih dopisa i pod kojim je njegova kopija pohranjena u arhivu ili se
nalazi na drugom mjestu, što je navedeno u bilješci pod tim brojem.
Broj se sastoji od nekoliko dijelova koje odvajamo znakovima – ili / :
- prvi dio je oznaka izlazne pošte. To može biti slovo I
(I kao izlazno, U kao ulazno) ili broj, npr. 1, 01 i sl..
- zatim broj organizacijske jedinice ili signo, npr. 04,
- redni broj pod kojim je dopis napisan,
- godina u kojoj je dopis napisan.
Npr. broj: I-04/256/04 - nam ukazuje da je riječ o izlaznoj pošti, tj.
da je naša poslovna organizacija pošiljatelj, zatim da dopis šalje
komercijalni odjel (04), to je 256. pismo u 2004. godini, a broj:
U-04/256/04 - nam kazuje da je riječ o ulaznoj pošti,
dopis je namijenjen komercijalnom odjelu (04), u knjizi ulazne pošte je pod
rednim brojem 256 u 2004. godini.
Potpisi to je ime i prezime ispisano ručno na uobičajan način kako se
potpisuje potpisnik.
Pečat – otisak pečata stavlja se lijevo od potpisa, i to u sredini dopisa.

64
 Otprema dopisa
Dopisi se danas bez iznimke pišu s pomoću računala. To nam
omogućuje i neograničeni broj primjeraka i mogućnost pohranjvanja u
računalu ili nekom drugom podatkovnom mediju. Otprema preko pošte ili
drugih tvrtki sa sličnom djelatnošću još se najčešće upotrebljava, posebno u
korespodenciji s fizičkim osobama, iako ih faks i elektronička pošta sve više
zamjenjuju.

Arhiva (pismohrana)
Svrha pravilno organizirane arhive je prikladno čuvanje i kolanje
dokumenata te mogućnost njihova brzog nalaženja radi ponovne upotrebe.

Pitanja:
1. Navedi radnje u postupku evidentiranja primljene pošte?
2. Koji su elementi prijemnog štambilja?
3. Opiši postupak upisivanja u knjigu primljene pošte?
4. Opiši postupak izlaznog kretanja pošte?
5. Što je pismohrana

IX. TAKSE
1. Pojam
Taksa predstavlja propisima utvrđenu pristojbu koja se naplaćuje od
fizičkih i pravnih osoba za određene spise i radnje kod upravnih organa.
Ova naknadu u obliku takse ima neke elemente protuvrijednosti za rad
obavljen povodom zahtijeva stranke. No, ne bi se moglo decidirano tvrditi
da to predstavlja zapravo cijenu koja se plaća za rad organa. Naime,
bjelodano je da organi ne mogu ni približno pokriti sve troškove svog
funkcioniranja od prihoda s naslova takse, pa kao što je opće poznato
postoje drugi modaliteti putem kojih oni osiguravaju svoju normalnu
djelatnost (u kojima opet građani participiraju), a to su buđeti-proračuni.

2. Vrste taksi
Takse (pristojbe) za rad tijela uprave i drugih državnih tijela te
pravnih osoba koje na osnovi zakona imaju javne olasti dijelimo na:
- administrativne takse – koje se plaćaju kod poslova u svezi s
vrijednosnim papirima,

65
 - upravne takse – koje se plaćaju za spise i radnje pred tijelima
državne uprave, upravnim tijelima jedinice lokalne, samuprave i uprave te
pravnim osobama koji na osnovu zakona imaju javne ovlasti,
- sudske takse – koje se plaćaju u postupcima pred sudovima,
- javnobilježničke takse – koje se plaćaju za rad javnog bilježnika

3. Naplaćivanje takse
Taksa se plaća po taksenoj tarifi koja važi za rad organa koji rješava
po zahtjevu stranke, bez obzira kojem je organu podnesen zahtjev.
Taksa se plaća u administrativnim odnosno sudskim taksenim
markama.

4. Takseni obveznik i taksena obveza, plaćanje takse

Takseni obveznik je fizička osoba (bilo fizička ili pravna) na zahtjev
koje se pokreće postupak odnosno obavljaju radnje predviđene u taksenoj
tarifi. Ako pak za isti spis ili radnju postoje dva ili više taksenih obveznika,
njihova je obveza solidarna, to će reći da se taksa u cijelosti može naplatiti
od bilo kojeg od njih.
Kad više osoba podnosi zajednički zahtjev, plaća se jedna taksa, ako
je taj zahtjev u nedjeljivom interesu svih podnositelja. Ako svaki podnositelj
zahtjeva ima poseban interes za donošenje upravnog akta, taksu plaća svaki
pojedini podnosilac zahtjeva.
Taksena obveza jest dužnost plaćanja takse taksenog obveznika.
Ukoliko taksenom tarifom nije drugačije propisano, taksena obveza nastaje:
- za podnesak - u času kad se predaju, a za podneske dane u zapisnik,
kad se zapisnik sastavlja,
- za rješenja i druge isprave - u času podnošenja zahtjeva za njihovo
izdavanje,
- za upravne radnje - u času podnošenja zahtjeva za izvršenje tih
radnji.
U pravilu taksa se plaća u času nastanka taksene obveze, međutim u
pojedinim slučajevima može biti i drugačije propisano.
Ako je taksenom tarifom propisano da se taksa plaća prema
vrijednosti predmeta, kao osnovica za odmjeravanje takse uzima se
vrijednost označena u podnesku ili ispravi ili vrijednost utvrđena na način
propisan u taksenoj tarifi.
U rješenju i drugoj ispravi za koju se taksa plaća mora se naznačiti da
je taksa plaćena, u kojem iznosu i po kojem tarifnom broju. Analogno tome
u ispravama koje se izdaju bez takse mora se naznačiti u koju se svrhu izdaju
i na temelju kojeg propisa su oslobođeni od takse.

66
 5. Postupak s netaksiranim ili nedovoljno taksiranim podnescima
Netaksirani ili nedovoljno taksirani podnesci i drugi spisi ne smiju biti
primljeni neposredno od stranke. Ako netaksirani ili nedovoljno taksirani
podnesak stigne poštom, organ nadležan za odlučivanje o zahtjevu pozvat će
taksenog obveznika pismenom opomenom da u roku od 10 dana od dana
primitka opomene plati redovnu taksu, a isto tako i taksu za opomenu.
Ako takseni obveznik uplati taksu u roku od 10 dana, smatra se da je
podnesak od početka bio uredno biljegovan. Ako pak takseni obveznik tako
ne postupi i ogluši se o opomeni, sam će snositi posljedice takvog svog
ponašanja i smatrat će se da podnesak nije ni podnesen.
Kad netaksirani ili nedovoljno taksirani podnesak stigne poštom iz
inozemstva onda se taksenom obvezniku šalje opomena. Naime u tom
slučaju naplata takse će se izvršiti prije uručenja zatraženog rješenja ili druge
isprave, odnosno prije prve obavijesti taksenom obvezniku o izvršenju
zatražene radnje.

6. Načelo legaliteta kod naplate takse

Administrativne takse mogu se naplaćivati isključivo za one spise i
radnje i u onom iznosu koji je određen u taksenoj tarifi. Ovdje je isključeno
bilo kakvo disponiranje službene osobe i tu nema nikakvih diskrecionih
ovlaštenja. Taksa se dakle ne može zahtijevati i naplatiti ukoliko nije
taksenom tarifom predviđena, a također ne može se naplatiti ni u većem
iznosu od onog koji je u tarifi određen.
Načelo legaliteta osigurava stranci i mogućnost i pravo povrat plaćene
takse ukoliko ju nije bio dužan platiti, ili je taksu platila u iznosu većem od
propisanog. Štoviše, stranka ima pravo na povrat takse ukoliko organ iz bilo
kojih razloga nije izvršio radnju za koju je taksa plaćena, također joj ovo
pravo pripada i s obzirom na taksu plaćenu za žalbu koju organ uvaži.
Postupak za povrat takse pokreće se na zahtjev stranke. Rješenje o
povratku takse donosi porezni organ na čijem je području sjedište odnosno
prebivalište taksenog obveznika, a ako je taksa plaćena u gotovom novcu,
rješenje o povratku takve takse donosi porezni organ na čijem području se
nalazi sjedište organa za čiji je rad taksa bila naplaćena.

7. Oslobađanje od plaćanja takse

Obveza plaćanja takse je opća, a oslobađanje od njezina plaćanja iznimak
je od tog pravila. Svako oslobađanje od plaćanje takse mora se temeljiti na
zakonu.
Oslobađanja od taksene obveze dijelimo u dvije osnovne skupine:

67
 a) osobna oslobađanja koja su vezana striktno uz određena osobna
svojstva podnositelja. Dakle, dok oni imaju takva svojstva do tada
su i oslobođena, ali čim izgube to svojstva, prestaju i oslobađanja
po toj osnovi. Osobna oslobađanja mogu biti:
- Neograničena oslobađanja – to su ona koja se
odnose na sve taksene obveze i predmete, a osobe na
koje se odnosi neograničeno takseno oslobađanje jesu
Republika Hrvatska i tijela državne vlasti, te jedinice
lokalne samouprave i uprave i njihova tijela. Građani
slabog imovinskog stanja, uz obvezu dokazivanja
takvog stanja, uživaju neograničeno takseno
oslobađanje,
- Ograničena oslobađanja – odnose se na određene
osobe utvrđene zakonom za određene predmete,
odnosno kod obavljanja svoje djelatnosti.
b) predmetna oslobađanja su takva koja se vezuju uz određeni
predmet i neovisno od bilo koje osobe. Dakle, nije pitanje o kojoj
se osobi u konkretnom slučaju radi, nego prije svega valja vidjeti o
kakvom je predmetu riječ.

8. Poništavanje taksenih maraka

Poništavanje onih taksenih maraka koje se lijepe na podnesku vrši
organ nadležan za prijem podneska, a u ostalim slučajevima organ koji
donosi ili uručuje stranci rješenje ili drugu ispravu, odnosno koji vrši radnju
za koju se plaća taksa.
Poništavanje taksenih maraka vrši se pečatom organa ili na drugi
odgovarajući način, na primjer uredskom zumbom, tj. spravom koja sadrži
naziv „poništeno“ koji se onda utiskuje preko taksene marke

9. Prisilna naplata i zastara prava na naplatu i povrat takse

Od taksenog obveznika koji taksu ne plati u propisanom roku, taksa će
se naplatiti prisilno. Prisilna naplata vrši se po propisima o prisilnoj naplati
poreza od građana odnosno od pravnih osoba.
Ako taksu treba naplatiti prisilno, organ koji vodi postupak o tome
pismeno obavještava nadležni porezni organ.
Pravo na naplatu takse zastarijeva za dvije godine nakon isteka one
godine u kojoj je određenu taksu trebao platiti, a pravo na povrat takse
zastarijeva također za dvije godine nakon isteka godine u kojoj je taksa
naplaćena.

68
 Tok zastare prava na naplatu takse prekida se svakom službenom
radnjom nadležnog poreznog organa, izvršenom naplatom, koja je stavljena
do znanja taksenom obvezniku, odnosno svakom radnjom taksenog
obveznika poduzetom kod nadležnog poreznog organa radi povratka takse,
prekida se tok zastare prava na povrat neopravdano naplaćene takse.
Međutim, ovdje je ustanovljen objektivni rok od pet godina koji
nastupa protekom ovog vremenskog perioda računajući od isteka godine u
kojoj se taksa trebala platiti, i njegovim protekom u svakom slučaju nastupa
zastara (apsolutna).

10.Taksena tarifa
Taksena tarifa je sastavni dio zakona ili odluke kojom se propisuje
plaćanje takse, a u kojem su sadržani iznosi novčanih jedinica za taksiranje
pojedinog spisa ili radnje.
Svaka taksena tarifa podijeljena je na tarifne brojeve. U tarifnim
brojevima navode se tarifni predmeti za koje se ima platiti taksa i visina te
takse. Uz tarifni broj mogu se nalaziti i pojedine napomene. Njihova je svrha
da predstavljaju pojašnjenje uz odnosni tarifni broj kako bi se taksena tarifa
mogla pravilno primjenjivati, a također upućuje i na drugi tarifni broj koji
eventualno treba kumulativno primjenjivati u datoj situaciji. Tarifni brojevi
mogu biti razvrstani u pojedine grupe, na primjer grupa – podnesci,
uvjerenja, rješenja i sl.

Pitanja:
1. Što je to taksa?
3. Koje vrste taksi imamo?
4. Što znači načelo legaliteta?
5. Koje vrste oslobađanja od plačanja taksi razlikujemo?
6.Tkoje to takseni obveznik?

69
 DRUGI DIO
POSLOVNO DOPISIVANJA (KOMUNIKACIJA-
KORESPODENCIJA
I. OPĆI POJMOVI

1. Povjest dopisivanja ( komunikacija)

Koristeći se uobičajenim izrazima za povijesnu građu kao što su:
- usmena predaja (priče, bajke i legende),
- materijalni spomenici (sva arheološka građa koja je izvor
spoznaje o kulturi i organizaciji života određenog područja kojem pripada),
- pisani spomenici (natpisi na nadgrobnim pločama, kućama i
crkvama, zapisi i dokumenti),
dolazimo i do spoznaje o razvoju komunikacije od početka do današnjih
dana.
Želeći svojim mislima dati trajnu formu koja bi se mogla očuvati i
iskazati u nekom drugačijem komunikacijskom obliku od verbalne
komunikacije (usmene predaje – razgovora) čovjek se počeo izražavati
osobnim likovnim izrazima, tj. crtežom ili urezivanjem slika na kamenu.
Prateći razvoj pisane komunikacije otkriveno je da prvi oblici
«pisanja» nastaju primjenom tzv. tekstilne ornametike – čvorovima na
konopu različite debljine, veličine i broja.
Uobičajeno je da se povijest jednog naroda proučava od vremena
pojave prvih pisanih spomenika jer vrijeme koje prethodi pisanim
spomenicima nazivamo pretpovijest.
U epohi kasnog neolita i metala na područjima velikih rijeka, gdje su
se formirale i prve velike države, nalazimo i prva pismena. Pismenost se
pojavila u Egiptu oko 3500 godina prije Krista. Egipčani su pisali uglavnom
na papirusu. Papirusnu stabljiku su razrezivali po slojevima na trake koje su
lijepili redajući jednu preko druge i tako stvarali svitke duge i do 40 m.
Ispisivan papirus motali su u tube i vezivali vrpcem. Egipčani su na kamenoj
podlozi pisali znakovima koji su imali oblike crteža, tj. hijeroglifima, a na
papirusu izvedenim tipovima pisma, i to hieratskim i demotskim pismom
Pismenost u Mezopotamiji, koju su razvili Sumerani, a preuzeli Asirci
i Babilonci, prikazivali su na glinenim pločicama na čiju su se površinu
štapićem urezivalo riječi. Prvobitno je pismo podsječalo na crteže, a s
vremenom crteži su se pretvorili u skupine crta poput klinova različite
debljine. Koristili su se s više od 500 znakova koji su označavali stvari i
pojmove.

70
 Pismenost se nadalje razvijala na europskom području, gdje nastaje
feničko, staroitalsko i etursko pismo, a dalje, u tom dugom i teškom
razvojnom putu pisama, susrećemo starohebrejski, grčki te rimski alfabet.

Vještina pisanja u povijesti javljala se slijedećim redoslijedom:

- PIKTOGRAFSKO PISMO – nalazi se u obliku crteža na zidovima
pečina,
- IDEOGRAFSKO PISMO – pismo u slikama je razvijeniji oblik od
piktografskog pisma,
- SIMBOLIČNO PISMO – prelazno pismo od ideografskog do
alfabetskog pisma, sastoji se od velikog broja znakova koji
predstavljaju riječ,
- ALFABETSKO PISMO – grčka i rimska slova koja poznajemo i
danas, a u kojima znak ili više znakova predstavljaju glas.
Grci su upotrebljavali drvene pločice presvučene voskom i po njima
pisali metalnim pisaljkama (stilusima). Rimljani su nastavili tradiciju grčkih
voštanih pločica i često su dvije ili više pločica spajali na male «teke». U
Pergamu, gradu u povijesti poznatom po knjižnici, razvila se proizvodnja
podloga za pisanje od obrađene kože. Koristila se koža domaćih životinja
koja se dobro ostrugala, sušila, trljala mljevenom kredom i glačala. Tako se
dobio pergament. Pergament je bio pogodniji od papirusa i pločica jer se
moglo brisati, ali bio je i preskup.
Kada je čovjek započeo bilježiti slova i na predmetima koji se lako
prenose, pojavilo se PISMO.
Rimljanima možemo zahvaliti za nastanak do danas najčešćeg
prijenosa komunikacije, a to je pošta. Stari Rim je razvio poštansku službu
počinjući od glasnika pješaka do organizacije Cursus publicus za prijenos
vijesti, robe i ljudi. Cursus publicus se organizirala do savršenstva, djeluje
redovito i organizirana je hijerarhijski. Na čelu je vrhovnik sa sjedištem u
Rimu, a u pokrajinama upravnici s organiziranom službom.
Od VIII. Stoljeća počinje se zapadnom Europom širiti latinsko
pismo. Germani su prvi preuzeli rimsko pismo i proširili ga za uporabu
vladara i svečenstva. Za podlogu odabiru kamen te izvore za proučavanje
njihove pismenosti nalazimo na nadgrobnim spomenicima i kamenim
pločama. Nadalje, širenje pismenost i knjiga možemo pratiti u samostanima
koji su bili rasadišta pisane riječi.

Posredstvom Arapa, papir iz Kine, gdje je izumljen, stiže u Europu u

XII, stoljeću. Zatvorena skupina ljudi organizira poštansku službu u
srednjem vijeku, a tek prerastanjem katoličke crkve u veliku crkvenu

71
organizaciju i potreba komunikacije među samostanima, crkvama i
biskupijama zahtijeva razvijeniju poštansku službu koju su održavali
svećenici.
Za razvoj prijenosa komunikacije zahvaljujemo i trgovačkim
interesima, tj. poslovnoj komunikaciji koja je tijekom povijesti doprinijela
razvoju pismenosti, a posebno nastojanju što bržeg prijenosa informacije.
Do XI. Stoljeća tiskarstvo se razvijalo po cijeloj Europi, što je
omogućilo i masovniju pismenost, te pisana komunikacija postaje
najrašireniji oblik komuniciranja do danas.
Početak pismenost u Hrvatskoj veže se uz pojavu slavonskog
bogoslužja. Najstariji sačuvani jezični spomenici potječu s kraja X. I početka
XI. Stoljeća. Poznata Baščanska ploča pronađena je u Baškoj na Krku, a
potječe iz vremena oko 1100. godine. Predstavlja darovnicu kralja
Tomislava samostanu sv. Luce. Pisana je glagoljicom, što dokazuje da je to
pismo bilo u živoj upotrebi, a sačuvalo se u Senjskoj i Krčkoj biskupiji te
Dalmaciji do suvremenih dana u crkvenom bogoslužju. Za vrijeme kralja
Tomislava Hrvatska, koja se nalazila između Bizanta na istoku i Rima na
zapadu, prihvaća latinicu. Latinsko pismo smatrano je pismom znanosti i
trgovine. Prva knjiga štampana latinicom je «Lekcionarij Bernardina
Splićanina», tiskana 1495. godine u Mlecima. Prije toga, Hrvati u Dalmaciji
pisali su glagolicom.
Posebno mjesto treba posvetiti utemeljitelju I začetniku poslovne
komunikacije BENKU KOTRULJIĆU (1400.-1468) koji je još 1458. godine
napisao djelo Della mercatura et del mercante perffeto (O trgovini I
savršenom trgovcu). Kotruljić je na vrlo razvijenoj trgovini Dubrovačke
Republike utemeljio trgovinu na novčanim osnovama, nasuprot načelima
naturalne razmjene. U svom djelu on opisuje savršenog trgovca i savjetuje
poslovne ljude da se drže rokova isporuke, piše o sigurnosti prijevoza,
davanju na veresiju I izgledima za dobit
Procvat industrije i tehnologije donosi nam krajem XVIII. Stoljeća
optički telegraf. Kroz cijelo XIX. stoljeće telegraf se usavršavao i širio
svijetom te postao značajno sredstvo komuniciranja.
Pojava telefona u drugoj polovici XIX. stoljeća prava je revolucija u
razvoju komunikacija.
Pojavom interneta otvoreno je novo poglavlje u komunikacijama.

2. Uvodne napomene
Nema područja društvenog života u kojem komunikacija nije važna.
Komunikacija ima posebnu ulogu u stvaranju povoljnih ili nepovoljnih

72
dojmova što potiče naše buduće ponašanje. Komunikacija je razmjena
informacija, ideja i osjećaja verbalnim i neverbalnim sredstvima prilagođena
društvenom okruženju u tijeku komuniciranja.
Pisana i govorna komunikacija.
Kreiranje pisane poslovne komunikacije počinje određivanjem stila
pisanja. Za operativno poslovanje najbolji je racionalni stil, dok stil
promocije ima zadatak dobiti povratnu informaciju od poslovnog partnera s
kojim komuniciramo.
Kod govorne poslovne komunikacije treba voditi računa o
specifičnostima u izravnoj komunikaciji. Osim određivanja svrhe, mogučih
pitanja itd.- kod razgovora licem u lice, sastanka i prezentacije – bitan
čimbenik je neverbalna komunikacija (govor tijela, šarm, nastup I dr.).
Kad je riječ o telefonskim razgovorima treba također paziti na niz
elemenata kao što su: veseli ton glasa, primjeren način pozdravljanja, jasno
predstavljanje punim imenom i prezimenom sebe i organizacije,
pripremljena pitanja I podaci, maksimalno trajanje razgovora do 5 minuta,
ne prekidati poslovnu vezu telefonom, uzvratiti poziv, dati točnu
informaciju.
Svaka kvalitetna poslovna komunikacija treba jasno, sažeto i potpuno
dati do znanja o čemu je riječ, uljudnost i pravodobnost se podrazumjeva, a
poslovna atraktivnost i individualnost privuči će dodatnu pozornost na
poslovnu komunikaciju. Poslovna pisma pišu se na poslovnom papiru
organizacije, a mogu imati svrhu poslovnih poziva, rutinskih zahtijeva ili
odgovora, potvrda pratećih ili naknadnih dopisa i zahvala. Memorandumi
uglavnom služe za kratke interne informacije, dok se telefaks poruke koriste
kao eksterna poslovna komunikacija.
Suvremeni način komunikacije
Elektronička pošta upotrebljava se u internom i eksternom
komuniciranju, a poželjno je: pisati kratko, izravno i jednostavno, čitati
poruke i odgovarati redovito, povezati s web komunikacijama (mogu biti
prezentacijske ili komercijalne stranice).
Chat je, kao izravna pisana komunikacija, pogodna za poslovne
sastanke koji su važni za upravljanje tijekom i izvršenjem poslovnih
procesa. Korištenje tzv. I-telefoniranja najfunkcionalnije je za međunarodno
telefonsko komuniciranje, a na obje strane zahtijeva PC s dodatnom
odgovarajućom opremom te registraciju kod davatelja ove vrste interne
usluge. Programi za govorno/pisano komuniciranje (VDF programi)
konvertiraju poslovne komunikacije iz oblika standardnih datoteka u
slikovni faks zapis za slanje u obliku faksimila. Video konferencijski
programi u realnom vremenu omogućuju prijenos audio i video zapisa.

73
Multimedijsko mobilno komuniciranje predviđeno je za slanje i primanje
multimedijskog sadržaja u boji (isti uređaj I e-mail), putem mobilnog
uređaja.
Prigodna komunikacija i poslovni pokloni
Prigodne komunikacije su poslovna pisma posebnog sadržaja s
obilježima prijateljskog i neformalnog dopisivanja.
Prigodnim komunkacijama bivše poslovne partnere podsjećamo na
zajedničku poslovnu suradnju s nadom da će se takva suradnja obnoviti
Prigodne komunikacije različitog su sadržaja i karaktera, a najčešće se
pojavljuju kao:
- Čestitke – to su dopisi kojima se izražavaju dobre želje za uspješan
rad povodom blagdana, državnih praznika, jubileja neke poslovne
organizacije ili zapaženog poslovnog uspjeha,
- Podsjetnici – svojim sadržajem, a često i izgledom, podsjećaju na
opću ponudu. Obično su u obliku kataloga ili cjenika. Dostavljaju se
poslovnim partnerima s kojima je nastao zastoj u poslovanju da ih se
podsjeti na asortiman i uvjete poslovanja,
- Zahvale – pravila uljudnog ponašanja, zahtijevaju da se u posebnim
prilikama poslovnim suradnicima zahvalimo. Razlozi za upučivanjem
zahvale mogu biti različiti: zbog izrazite susretljivosti i uslužnosti poslovnog
suradnika, ali u praksi one se najčešće upotrebljavaju kod velikh narudžbi ili
uspješno realiziranog poslovnog posla,
- Poslovni pozivi – to su svi pozivi kojima se saziva sastanak ili bilo
koji skup radu boljih poslovnih rezultata, odnosno prezentacija, svečanih
skupova povodom jubileja i sl. Ovakvi pozivi su slični čestitkama, pišu se na
finom papiru, izrazito kvalitetnim tiskom i posebnim prigodnim
dizajnerskim rješenjem,
- izvješća o kupcu – to je skup dokumenata kojima nam poslovni
subjekt potvrđuje svoje zakonito poslovanje i financijsku stabilnost.
Poslovni poklon je sastavni dio poslovnog komuniciranja i kao takav
nosi posebnu poruku. Možemo ga gledati kao: maketinški alat, način
komuniciranja, nešto čime postižemo ugled tvrtke i nešto što je izraz brige
za kupce itd.
Darivanje je dio korporativne kulture, a na zapadu kompanije često
donose i posebne pravilnike o darivanju, s namjerom da se izbjegne
darivanje ili primanje mita. Vrijednost poklona ovisi o zaslugama i važnosti
te međunarodnim odnosima i poslovnim partnerima.

74
 3. Pojam poslovnog dopisivanja ( komuniciranja)
Poslovno (komuniciranje) dopisivanje je proces razmjene misli
poslovnih partnera, odnosno skup svih pismenih akata koje proizlaze iz
glavne ili sporedne djelatnosti poduzeća odnosno privrednog ili
neprivrednog subjekta.
U ovom pojmu treba razlikovati:
- aktivnu komunikaciju pod kojem podrazumijevamo sve one akte i
dopise koje poduzeće, organizacija, šalje svojim poslovnim partnerima. i
- pasivnu komunikaciju pod kojem podrazumijevamo sve one akte i
dopise koje prima poduzeće odnosno organizacija od svojih poslovnih
partnera.
Iz komunikologije kao opće znanosti o optimalnom komuniciranju
proizlazi i poslovna komunikologija kao posebna disciplina koja proučava
optimiranje poslovnog komuniciranja među poslovnim partnerima
Poslovne komunikacije su interdisciplinarne jer se u njima isprepliće
ekonomija, pravo, birotehnika, informatika, psihologija (lingvistika) i još
mnogo drugih znanosti, ovisno o djelatnosti poslovne organizacije. Tako će
se tvornica strojeva u svom poslovnom komuniciranju uz navedene
znanstvene discipline, često koristiti tehničko-strojarskim znanostima, a
škole – pedagoškim znanostima.
Samo dopisivanje staro je tisuće godina i stalno dobiva na značenju, a
posebno danas u uvjetima modernog života kad bi bez ovog instrumenta bilo
nemoguće zamisliti normalno funkcioniranje suvremenog društva.
Sva privreda, politika i kultura, država i međunarodna sfera prožeta je
korespodencijom. Efekti koji se polučuju korespodencijom predmet su
preciznih proučavanja i statističkih analiza. Sve se to može empirijski
izraziti i potkrijepiti brojčanim podacima o upravnim aktima, sačinjenim
ugovorima, ponudama, narudžbama, reklamacijama – već prema tome iz
koje branše dopisivanje dolazi. Takva proučavanja služe za unapređenje ove
oblasti tj. iznalaženje novih metoda i puteva za obavljanje svih tih
najraznovrsnijih poslova putem korespodencije.

4. Subjekti dopisivanja (komunikacija)

Dopisivanje se uvijek odvija između najmanje dvaju subjekata
(osoba). Ona osoba koja pismo piše naziva se korespodent ili dopisnik i ona
je ujedno i pošiljalac pisma ili adresant. Druga osoba ili osobe su primaoci
pisma ili adresati.
Subjekti između kojih se dopisivanje obavlja mogu biti i jesu veoma
različiti. To mogu biti privatne osobe, državni organi, radne i druge

75
organizacije, kulturne institucije, udruženja građana i najraznovrsniji drugi
subjekti.
Danas u većini privrednim organizacijama, državnim organima i
službama rade osobe koje se profesionalno bave dopisivanjem, dakle
obavljaju to kao svoju profesiju. To su osobe koje su stručno osposobljene
za ove poslove i logično, poznaju i sve ono što spada u pravila struke kojom
se bave. Međutim, osim korespodenata kojima je to profesija, pisma pišu i
druge osobe unutar tih organizacija i organa, te i one nužno moraju
poznavati barem osnove ove discipline.

5. Sadržaj poslovnih komunikacija

S obzirom na to primjenjuju li se pisane poslovne komunikacije
unutar poslovne organizacije ili se šalju primatelju izvan poslovne
organizacije, one mogu biti:
- INTERNE PISANE KOMUNIKACIJE – odnose se na
dopisivanje unutar same poslovne organizacije i obično su to različita
izvješća, priopćenja, napuci, analize, planovi, pozivi, zapisnici, odluke,
rješenja itd. Ukratko to su svi dopisi od osnivanja, tj. registriranja
organizacije do svagdašnjih dopisa tekućeg poslovanja.
Prema sadržaju razlikujemo: opće, pravne, financijsko-
računovodstvene i ostale-ovisno od predmeta poslovanja.
- EKSTERNE PISANE KOMUNIKACIJE – su dopisi namijenjeni
čitateljima izvan organizacije pošiljatelja, tj. poslovnim partnerima. Njihov
sadržaj razlikuje se prema fazama poslovnog kontakta:
A. Početna incijativa
Faza nastajanja i uspostavljanja poslovnog kontakta (Ponudom,
upitom ili javnom nabavom
B. Operativna
Faza konkretnog dogovaranja i sklapanja pravnog posla
(narudžbom, ugovorom, zaključnicom i sl.)
C. Faza realizacije
Dokumentacija koja prati robu (dostavnice, teretnice, certifikati,
fakture, virmani)
D. Interventni dopisi
Rabimo ih samo u slučajevima kad tijek poslovne transakcije
nije tekao uobičajno, već se pojavio problem (požurnice,
otkloni, opozivi, reklamacije, modifikacije, opomene,
podsjetnici)
E. Prigodni dopisi
)čestitke, zahvale, pozivnice).

76
 6. Vrste poslovnih komunikacija
Prema obliku poslovne komunikacije dijelimo na:
A. Verbalne poslovne komunikacije
Pod verbalnim poslovnim komunikacijama podrazumijevamo dogovore,
uvjeravanja, sastanke, seminare, pregovore. Verbalne komunikacije su
osnovni oblik komuniciranja i obično prethode ili su posljedica pisane
komunikacije.
B. Pisane poslovne komunikacije
Pisane poslovne komunikacije nazivamo poslovnim dopisivanjem i
poslovnom korespondencijom. Pisano poslovna komunikacija nastaje iz
potrebe za dokumentiranošću verbalne komunikacije, jer svaki ozbiljniji
poslovni odnos zahtijeva pisani trag. Ono što je napisano uvijek obvezuje
više od izrečenog.
C. Vizualne poslovne komunikacije
Vizualne poslovne komunikacije rezultat su kombinacije različitih
oblika i sredstava komuniciranja, npr. promocije, prezentacije, reklame,
kampanje, propagandne poruke i sl.
Prema djelatnosti I predmetu poslovanja poslovne organizacije,
možemo razlikovati:
- proizvođačke poslovne komunikacije,
- trgovinske poslovne komunikacije,
- špediterske poslovne komunikacije,
- ugostiteljsko-turističke poslovne komunikacije,
- agencijske poslovne komunikacije,
- bankovne poslovne komunikacije,
- poslovne komunikacije osiguravajućih društava,
- poslovne komunikacije u prosvjeti,
- poslovne komunikacije medicinskih ustanova,
- poslovne komunikacije športskih ustanova itd.
Osim poslovnog dopisivanja razlikujemo i:
A. PRIVATNO DOPISIVANJE – to je upučivanje pisane poruke
privatnog sadržaja prijatelju, znancu ili obitelji,
B. SLUŽBENO DOPISIVANJE – to je svaki dopis koji državno
tijelo uputi fizičkoj ili pravnoj osobi unutar svog djelovanja na zakonom
temeljenom pravu I obvezi tog tijela. Službenim dopisom, u širem smislu,
smatra se svaki dopis fizičke ili pravne osobe (podnesak) upučen državnom
tijelu s namjerom da ostvari neka svoja prava ili smanji, tj. ukine obvezu.

77
 7. Funkcija poslovnih komunikacija
Poslovne komunikacije predstavljaju poslovnu organizaciju –
omogućuju upoznavanje poslovnih partnera s našom ponudom, načinom i
uvjetima poslovanja naše poslovne organizacije. U suprotnom smjeru
omogućuju nam upoznavanje i ponudu drugih poslovnih subjekata i njihov
način i uvjete poslovanj.
Poslovne komunikacije nam omogućuju neprestalno upoznavanje s
novinama u asortimanu, poboljšanju kvalitete, novim cijenama ili načinu
plaćanja te svim ostalim elementima važnima za poslovnu suradnju.
Poslovne komunikacije omogućuju širenje tržišta, upoznavanjem sve
većeg broja potencjalnih korisnika i poslovnih suradnika.
One omogućuju obavljanje prodajnog posla, tj. prodaju i nabavu.
Prate cijeli tok komervijalnog poslovanja od inicijative, zaključivanja do
realizacije prodajnog posla, a pisane poslovne komunikacije ga i
dokumentiraju.
Za zaključiti je da je funkcija poslovnog komuniciranja omogučavanje
stvaranja i učvršćivanje postojećih poslovnih odnosa i veza.

8. Osnovna načela poslovne komunikacije

Pisani poslovni iskaz je sadržajem i formom u funkciji izvršavanja
poslovnog zadatka pa je neophodno da:
- jezik bude jasan i jednostavan,
- pravopisna točnost i sintaksa budu na visini,
- se vodi računa o ekonomičnosti sadržaja.
Za dobar poslovni dopis potrebno je:
- misli izražavati logičnim redom i sažeto i pravilno,
- pisati riječima koje najbolje izražavaju misao,
- provjeriti značenje riječi da bi se izbjegla dvosmislenost,
- izbjegavati opširna izlaganja,
- pisati staloženo i bez emocija.
Da bi ostvarili svoj cilj, poslovna komunikacija u bilo kojem svom
obliku treba uvažavati slijedeća načela:
A. JASNOČA
Jasnoća podrazumijeva nedvosmisleni izričaj. Uvjet svake
komunikacije je da nas čitatelj i slušatelj razumije, zato trebamo biti
određeni i jasni te se koristiti uobičajenom terminologijom i izbjegavati
riječi s više značenja. Posebnu pozornost treba pokloniti pravopisu i
književnom jeziku.

78
 B. TOČNOST I PRECIZNOST IZRAŽAVANJA,
To je važno pravilo pisane, a i usmene komunikacije. Jezik i stil
poslovnog dopisa treba učiniti sadržaj poruke preciznim, jasnim i stručnim.
C. EKSPEDITIVNOST,
Pod čime se podrazumijevamo da svaki poslovni iskaz se proslijedi i
da se izvrši uvid u sadržaj i osigura povratna informacija u što kraćem roku.
Ukoliko uslijed okolnosti nije moguće odmah odgovoriti potrebno je obratiti
se partneru i nagovijestiti da će pun odgovor na njegovo pismeno obračanje
uslijediti u određenom vremenu;
D. ULJUDNOST
Ovo načelo zahtijeva da svi sudionici pisanog poslovnog dopisivanja
poštuju dostojanstvo jedni drugih. Posebno valja paziti na to da se nikada ne
upotrebljavaju uvredljive riječi, te klevete i nepristojne riječi općenito.
E. ČUVANJE POSLOVNE I SLUŽBENE TAJNE,
Ono što se smatra službenom tajnom propisuje se zakonom. Može se
reći da svi podaci poduizeća predstavljaju poslovnu tajnu, a posebno oni koji
su označeni oznakama: povjerljivo, strogo povjerljivo, poslovna tajna i sl.
F. OBRADA ADMINISTRATIVNO-TEHNIČKA,
Podrazumijeva: pripremu, ekspediciju, čuvanje i odlaganje svih vrsta
pisanog poslovnog komuniciranja. Posebna pažnja treba se posvetiti
arhiviranju dokumenata.
G. UREDNOST I ESTETSKI IZGLED POSLOVNOG DOPISA
Je ogledalo onoga ko ga šalje. Preko poslovnog dopisa može se steći
utisak o poslovnom partneru bolje nego na osnovu drugih izvora.

9. Tijek poslovnih procesa

Na svom putu od dobavljača materijala za poslovanje proizvodnih
organizacija do potrošnje, roba se kreće određenim tijekom. Taj tijek je
predmet proučavanja poslovne logike, i to svih aktivnosti kretanja robe u
procesu reprodukcije, od dobavljača do korisnika. Djelatnost koja obavlja
aktivnost tijeka robe od dobavljača do kupca naziva se trgovina. Trgovina je,
prema Zakonu o trgovini, kupnja i prodaja te obavljanje trgovačkog
poslovanja na domaćem i inozemnom tržištu.
Sve te aktivnosti u konkretnim uvjetima poslovanja prati i poslovna
komunikacija.
Poslovne komunikacije prate tijek poslovnog procesa te se javljaju
kao:
a) INICIJATIVE – to su ponude, upiti ili javna nabava,
b) ZAKLJUČIVANJE POSLOVNOG POSLA – to su
narudžbe, ugovori, zaključnice i sl.

79
 c) FAZA REALIZACIJE – to su dostavnice ili
otpremnice, teretnice, certifikati, fakture, virmani i sl.
d) INTERVENTNI DOPISI – to su požurnice, otkloni,
opozivi, reklamacije, modifikacije, opomene,
podsjetnice.

Pitanja:
1. Što je poslovno dopisivanje?
2. Tko je sve subjekt dopisivanja?
3. Što su to interne, a što eksterne komunikacije?
4. Kako dijelimo poslovne komunikacije prema obliku?
5. Što sadrži privatno, što poslovno, a što službeno dopisivanje?
6. Koja su osnovna načela poslovne komunikacije
7. Objasnite pojam prigodne komunikacije i poklona?

II.
PISANA
POSLOV
NA
KOMUNIKACIJ
A
(DOPISIVANJE)

Poslovno (dopisivanje) komuniciranje u kojima su sredstvo

prenošenja poruke napisane riječi, nazivamo pisanim poslovnim
komunikacijama. Pisane poslovne komunikacije odvijaju se najmanje unutar
dvaju subjekata (osoba). Ona osoba koja pismo piše naziva se korespodent
ili dopisnik i ona je ujedno i pošiljalac pisma ili adresant. Druga osoba ili
osobe su primaoci pisma ili adresati.
Pisane poslovne komunikacije mogu se izvoditi u papirnatom ili
elektroničkom obliku.
Pisano poslovno komuniciranje, za razliku od usmenog, ostavlja
pisani trag u poslovnim aktivnostima. Bitna prednost pisanog poslovnog
komuniciranja je u tome što ostavlja dokument koji se može čuvati i koji
služi kao dokaz u ostvarivanju prava, ili u međusobnom odnosu poslovnih
subjekata. Poslovni iskaz se može dotjerivati i dopunjavati sve dok
definitivno ne bude poslan poslovnom partneru. Suprotno tome u usmenom
poslovnom komuniciranju svaka ispravka ili dopuna je primjetna, posebno
su primjetni neverbalni znakovi komuniciranja.

80
 U pisane poslovne komunikacije na papiru ubrajamo:
- poslovna pisma i
- memorandum.
U elektronične pisane poslovne komunikacije ubrajamo:
- e-mail,
- web,
- chat komunikacija.
Postoji i skupina kombiniranih komunikacija u kojoj su pisane
komunikacije prenose elektroničnim putem, nju čine telefaks komunikacije.
Od pisanih poslovnih komunikacija jedino se chat komunikacija
ubraja u izravne jer se u njoj obje strane komunikacijskog procesa prisutne u
istom trenutku.
Izrada pisanih poslovnih komunikacija provodi se u nekoliko koraka.
- u prvom koraku poslovna komunikacija se planira tako da se
određuje svrha, analiziraju činjenice te izabire kanal i medij komuniciranja.
- u drugom krugu komunikacija se piše uz razradu organizacije i
sastavljanja poruke.
- konačno komunikacija se popravlja uz nekoliko ponovnih čitanja te
odašiljavanje primatelju.

1. Prednosti i nedostaci pisane poslovne komunikacije

a) Prednost pisane komunikacije u usporedbi sa usmenim
izražavanjem su:
- efikasno i jeftino – ostvarivanje komunikacije na veliku
daljinu uz male financijske izdatke,
- povoljnost za pošiljatelja poruke – ima vremena da o
pojavama i stvarima dobro razmisli i osmisli ih kako je za
njega najpovoljnije (živa riječ traži brzo usklađivanje jezika
i mišljenja, pa ostavlja prostora greškama),
- pogodnost za primatelja poruke – mogućnost čuvanja i
podsjećanja na sadržaj ili pak pozivanja na dokaz i slično
b) Nedostaci pisane komunikacije u odnosu na živu riječ:
- sporost razmjene informacija – nemogućnost brzog
dijaloga na licu mjesta, što usmeno komuniciranje
omogućava,
- izostanak efekta neverbalne komunikacije – (geste,
mimika i slično),
- opasnost od nesporazuma – (dvosmislenost, apsolutna ili
relativna nejasnoća i slično),

81
 - izostanak izvanjezičnik efekata – smanjena mogućnost
uspostavljanja prisnijih kontakata među komunikatorima i
nemogućnost djelovanja izvanjezičnih činilaca tipa: šarm,
osmjeh, odjevanje i slično,
- nepovoljnost za pošiljatelja poruke – povećana
odgovornost i prema sadržaju (trajnost i dokumentiranost
pisanog iskaza) i prema formi jezika i slično,
- nepovoljnost za primatelja poruke – onemogućena
naknadna objašnjenja od hoc pojašnjenja, postavljanje
pitanja i slično.

2. Pisane poslovne komunikacije imaju nekoliko bitnih funkcija za

sudionike:
- održavanje poslovnih veza – pomoću komunikacija poruka se brzo
prenosi na sve udaljenosti što olakšava poslovnim partnerima međusobno
poslovanje. Stvaraju se nove poslovne veze, te održavaju i učvršćuju
postojeće tako što se putem komunikacija poslovni partneri sporazumijevaju
o kupnji, prodaji, prijevozu, plaćanju i slično,
- predstavljanje poslovnog partnera – zato pisana poslovna
komunikacija mora biti bezprijekorna i uredno oblikovana te sadržajno
pravilno sastavljena,
- značaj dokaznog sredstva u sporu – posao sklopljen u pisanom obliku
veće je jamstvo ugovornim strankama. U sudskom sporu poslovne
komunikacije služe kao dokumentacija za rješavanje sporova,
- značaj knjigovodstvenog dokumenta – poslovne komunikacije i drugi
pisani sastavci služe i kao temeljnica za knjiženje, npr. Račun, izvješće o
odobrenju, ili o zaduženju, priznanica i slično,
- promotivna funkcija – poslovne komunikacije koje sadrže prospekte,
kataloge, cjenike i dr. omogućuju poslovnim partnerima da svojim
proizvodima, cijenama i uslugama upozna široki krug kupaca. Dakle oni su
sredstvo ekonomske promidžbe,
- sredstvo-analiza – analizom poslovnih komunikacija dobivaju se
podaci o uvjetima kupnje, o stanju na tržištu, o zadovoljstvu kupca i
potrošača proizvodima ili uslugama, o njihovim reklamacijama te o tome
koji su nedostaci proizvoda. Analizom komunikacija omogućuje se brzo
uočavanje nedostataka poslovanja.

Pitanja:
1. Što je pisana poslovna komunikacija?

82
 2. Nabrojite pisane poslovne komunikacije na papiru, odnosno
elektroničke pisane poslovne komunikacije?
3. Koje su prednosti, a koji nedostaci pisane poslovne komunikacije?
4. Koje su bitne funkcije pisane poslovne komunikacije za sudionike?
III. POSLOVNI PAPIR

Pisana poslovna komunikacija kao svoje prijenosno sredstvo ima

poslovni papir. Svaka moderna poslovna organizacija u svojem poslovanju
svaki dan upotrebljava velike količine papira u raznim oblicima
Papir za današnje tehnologije tiskanja razlikujemo prema stroju kojim
tiskamo i to:
1. papir za pisaći stroj
2. papir za matrični pisač
3. papir za ink-jet pisač
4. papir za laserski pisač i fotokopirni stroj.

1. Bankpost.
Papir koji se najčešće koristi pri pisanju na pisačem struju je bankpost.
To je listovni papir težine 70 g/m2 s vidljivim vodenim žigom. Ovaj papir
zbog svoje kvalitete može se koristiti i za laserski pisač i matrični pisač.

2. Sanitarni papir
To je bezdrvni glatki papir težine 6o g/m2. On je malo lošije kvalitete
od bankposta. Uglavnom se koristi za skripte i zapisnike. Koristi se za pisaće
strojeve, a rijetko za matrične pisače i laserske pisače.

3. Beskonačna traka-papir za matrični pisač

To je traka duga od 500 do 4000 listova papira formata A4 koji su
međusobno povezani, ali i perforirani (izbušene rupice radi odvajanja). Na
lijevom i desnom rubu postoje trake koje su povezane s papirom i
perforirane. Na trakama se nalaze rupice namijenjene automatskom
povlačenju papira kod matričnih pisača. Prema tome, format A4 na
beskonačnoj traci ima četiri perforirana spoja: na lijevom i desnom rubu s
trakom, a na gornjem i donjem rubu sa susjednim listom. Beskonačni papir,
osim u jednom sloju koji se označava kao 1+0, postoji i u više
samokopirajućih slojeva, i to 1+1, s kojim dobivamo uz original i jednu
kopiju,n te 1+2 i 1+3 s originalom i dvije tj. tri kopije. S obzirom na boju
izrađuje se bianco (bijela) papir zebra (presvučen zelenim crtama).

4. Papir za ink-jet pisače

83
 To je papir presvučen je specijalnim slojem, a u usporedbi s običnim
papirom boja ostaje u specijalnom sloju i ne upija se u unutarnji sloj papira.
Rezultat je visok kapacitet primanja tinte, briljatne boje i brzo sušenje.
Spadaju u težu vrstu poslovnih papira, teže od 8o g/m2 do 160 g/m2.

5. Papir za fotokopiranje
To je specijalni papir visoke kvalitete, težine 8o g/m2, namijenjen za
fotokopirne aparate, a pogodan za laserske pisače. Glavna mu je
karakteristika visoki sjaj, glatka površina I termička izdržljivost, kako se
grijanjem ne bi iskrivio dok prolazi kroz stroj.

6. Pelir
To je tanki papir težine 40 g/m2 služi za pisanje u kopijama na
pisaćim strojevima. Koristi se zajedno s indigom. Zbog tankoće je vrlo
osjetljiv i rijetko se danas koristi.

7. Folije:
Osim papira u poslovnoj komunikaciji i to na prezentaciji i
predstavljanju, koristi se folija. Folije su formata A4 i na tržištu se javljaju u
dva osnovna oblika:
a. presvučene specijalnim slojem-namijenjene ink.-jet pisačima,
b. termo otporne-namijenjene laserskim pisačima i aparatima za
fotokopiranje.
Folije se koriste za grafoskop. Otisak na folijama može biti u boji ili u
nijansama sive boje.

8. Zagljavlje
poslovnog papira
Poslovni papir je papir koji gospodarski subjekti koriste za dopise
namjenjene čitateljima izvan svoje organizacije.
Poslovni papir sadrži dva dijela:
1. zaglavlje papira sa oznakom i podacima o pošiljatelju,
2. prostor za sadržaj dopisa.
Pojam i sadržaj zaglavlja poslovnog papira, u praksi se često naziva
memorandum, određen je u nekoliko pravnih kata. S obzirom na to da svaki
propis regulira poslovni papir, tj. podatke koje mora sadržavati otisnuto
zaglavlje, sa svog specifičnog stajališta navesti ćemo temeljne odredbe koje
obvezuju sve gospodarske subjekte.:
a) Poslovni papir s optisnutim zaglavljem obvezno je koristiti svaka
pravna i fizička osoba koja samostalno trajno obavlja gospodarsku

84
 djelatnost radi ostvarivanja dobiti proizvodnjom, prometom robe ili
pružanjem usluga na tržištu – trgovačka društva, trgovac pojedinac,
obrtnik i osobe koje izvode samostalnu djelatnost,
b) Zakon o trgovačkim društvima određuje da se na poslovnim
papirima s otisnutim zaglavljem pišu poslovna pisma (dopisi), računi i
narudžbe,
c) Poslovna pisma moraju se pisati na papiru čije otisnuto zaglavlje
sadrži slijedeće podatke:
- tvrtku,
- sjedište,
- trgovačka društva – navode sud kod kojeg je upisan u sudski
registar i broj pod kojim je to učinjeno (MBS); obrtnici – upisuju
podatke o nadležnom uredu državne uprave u županiji, odnosno
uredu Grada Zagreba, u čiji su obrtni registar upisani,
- tvrtka i sjedište institucije kojd koje drži račun i broj toga računa.

Za prve poslovne kontakte i za svaku narudžbu, uz navedene podatke,

zaglavlje društva kapitala (dioničko društvo, društvo s ograničenom
odgovornošću, javno trgovačko društvo) treba sadržavati:
- iznos temeljknog kapitala društva s naznakom je li u cijelosti
uplačen,
- ukupan broj izdanih dionica i njihov nominalni iznos – kod
dioničkog društva,
- prezime i najmanje početno slovo imena članova uprave društva, a
kod dioničkog društva i predsjednika nadzornog odbora.
Osim podataka utvrđenih pravnim propisima gospodarski subjekti u
zaglavlju navode i:
- brojeve telefona ili telefonske centrale,
- brojeve faksova,
- e-mail,
- podružnice.
Zaglavlje se tiska preko gornjeg dijela poslovnog papira. Otisak je u
pravilu reprezentativan, u boji ili čak reljefno izveden. Njačešće počinje
zaštitnim znakom i logotipom tvrtke. Zakonski

9. Format papira
Propisani formati papira određeni su normom HRN ISO 216 (NN,
broj 55/96). Državni Zavod za normizaciju prihvatio je 18. rujna 1996.
godine međunarodnu normu – ISO 216:1975. “Papir za pisanje i određeni

85
razredi tiskanica – formati listovnog papira – nizovi formata A i B” bez
ikakvih preinaka, tako je ISO norma dobila status hrvatske norme.
Početni format papira je pravokutnik koji se sastoji od niza formata.
Svaki slijedeći format, u odnosu na početni, tvori se dijeljenjem dulje
stranice pravokutnika na dvije polovice i tako dolazimo do manjeg formata.
Prema tome, površine dviju uzastopnih formata odnose se kao omjer 2:1.
Danas se upotrebljavaju ovi formati papira:
1. A – format veličine 1189 mmx841 mm
2. B – format veličine 1414 mmx1000 mm
3. C – format veličine 1297 mmx917 mm
A – format služi za tiskanje knjiga, novina, poslovnih dopisa,
B – format služi za izradu tiskanica,
C – format služi za izradu vrećica, omotnica.
Poslova pisma danas se pišu na formatima:
- A4 format veličine 210mmx279mm, namijenjen je kao normalni
format papira za dopisivanje. On je osnovni za tiskanice, kataloge
itd.
- A5 format veličine 148mmx210mm, namijena je slična kao I
formatu A4, kad je format A4 prevelik,
- A6 format veličine dopisnica, namijenjen je za razglednice I
dopisnice.

86
87
88
 10. Tiskanice
Radi brzine i racionalizacije poslovanja, kao pomoćno sredstvo u
poslovnoj komunikaciji koriste se tiskanice, tj. već unaprijed otiskani
dijelovi dopisa (standardni tekst), a ispisuju se samo specifični podaci.
Poslovne organizacije za svoje potrebe tiskaju tiskanice sa svojim
zaštitnim znakom i logotipom (Logotip je vizualni identitet tvrtke.

Najpoznatiji svjetski logotip je COCA-COLA.

Uz logotip je uobičajen i zaštitni znak, a to

je estetski dodatak tvrtki, koji uz propagandni cilj ima zadaću da mu
postane simbol kvalitete.)
Postoje i unificirane tiskanice koje štampaju «NN».

11. Margine
Svaka stranica pisanog teksta ima margine, a to je «praznina» između
ruba teksta i ruba stranice. Na papiru postoje 4 margine: lijeva, desna, gornja
i donja. Margine imaju funkcionalni i estetski efekt.
Funkcionalni efekt – lijeva margina služi za spoj više papira u
skriptu, knjigu, za uvezivanje, bušenje ili lijepljenje; gornja margina služi za
logotip, a desna za listanje.
Estetski efekt – ispisana stranica od jednog do drugog ruba bila bi
vrlo neestetska, tehnički vrlo teško izvodiva, pa se takav način pisanja
nikada ne koristi.

12. Rezovi
Na papiru formata A4 možemo napisati od lijevog do desnog ruba 80
pika slova što znači da jedan red na formatu A4 ima 8o slovnih mjesta. Ta
slovna mjesta zovu se rezovi, pa prema tome jedan red formata A4 ima 80
rezova. Uobičajeni način pisanja prema pravilima birotehnike je od 10-tog
do 75-og reza kod pisanja na mehaničkim i električnim pisačima, dok kod
elektronskih pisaća pišemo od 10-og do 70-tog reza, iz razloga da nam tekst
bude u centru. Mjereno u centimetrima format A4 ima 21 centimetar, pa se
piše od 2,5 centimetra do 18,5 centimetra.

89
 13. Omotnice
Omotnice, ili koverte, služe za otpremu dopisa, tj. za ispisivanje
adrese pošiljatelja, adrese primatelja i načina otpreme dopisa. Svrha
omotnice je čuvanje dopisa od oštećenja, prljanja, te čuvanja poslovne tajne.
Prema tehnici izrade omotnice mogu biti:
4. obične i
5. s prozorčićem.
Obične omotnice izrađene su od neprozirnog materijala i mogu biti:
trgovačke (plave), reprezentativne (bijele) i avionske
Omotnice s prozorčićem su također od neprozirnog materijala, a
imaju na sebi prozorčić od prozirnog materijala

90
Pravilnikom o općim uvjetima za obavljanje poštanskih usluga propisani su
uvjeti koje trebaju ispunjavati pojedine vrste pošiljki.
Cjenikom poštanskih usluga utvrđene su znatno niže cijene za
tipizirane pošiljke, a znatno više za netipizirane.

14. Tipizirano pismo

Propisano je Pravilnikom o općim uvjetima za obavljanje poštanskih
usluga i člankom RE 902 Pravilnika za izvršenje Svjetske poštanske
konferencije.
Ti uvjeti odnose se na:
- vrstu, oblik i veličinu omotnice, te masu pisma
- namjenu, veličinu i raspored prostora na omotnici
- adresiranje
Pismo u običnoj omotnici (bez prozorčića)
Tipizirano pismo mora biti zatvoreno u omotnici pravokutnog oblika,
s time što duljina uže strane mora biti u omjeru prema duljini šire strane
najmanje 1x1,4.
Veličina i masa tipiziranog pisma mora biti u slijedećim granicama:
- najmanje dimenzije 90x140 mm
- najveće dimenzije 120x235 mm
- najveće debljine 5 mm
- najveća masa 20 g
Namjena, veličina i raspored prostora na omotnici
Prostor na omotnici predviđen je za:
- adresu primatelja
- frankiranje i stavljanje otiska žiga
- za stavljanje naljepnice i upisivanje službenih podataka
- za kodiranje
- za adresu pošiljatelja
A. Adresa primatelja treba biti na prednjoj strani omotnice u
pravokutnom prostoru koji je udaljen:
- najmanje 40 mm od gornjeg ruba omotnice
- najmanje 15 mm od bočnog desnog roba omotnice
- najmanje 15 mm od donjeg ruba omotnice
- najviše 140 mm od bočnog desnog ruba omotnice
B. Frankiranje i stavljanje otiska žiga
Na prednjoj strani omotnice u gornjem desnom kutu, propisan je
prostor u obliku pravokutnika, koji je namijenjen za frankiranje i stavljanje
otiska žiga, a određen je slijedećim dimenzijama:
- visine 40 mm računajući od gornjeg ruba omotnice

91
 - najmanje 74 mm od bočnog desnog ruba omotnice
C. Kodiranje
Za kodiranje je predviđen prostor u donjem dijelu omotnice, ispod
prostora propisanog za adresu primatelja koji se nalazi:
- 15 mm od donjeg ruba omotnice
- 15 mm od desnog ruba omotnice
- 15 mm od lijevog ruba omotnice
U tom prostoru nije dopušteno upisivanje nikakvih podataka osim
onih koji su određeni za kodiranje.
D. Adresa primatelja
Adresa primatelja, ako se stavlja na prednju stranu omotnice, treba
biti u lijevom gornjem kutu. Adresa pošiljatelja može se upisati i na poleđini
omotnice

92
 15. Adresiranje
Adresiranje je ispisivanje adrese primatelja i adrese pošiljatelja na
omotnici. Adresa mora biti čitljiva i mora sadržavati sve propisane podatke.
Adresa primatelja i pošiljatelja mora biti u točno određenom prostoru
omotnice, u protivnom se smatra netipiziranim pismom.
Adresa pošiljatelja u pravilu je već otisnuta na omotnici i sadrži
logotip tvrtke i zaštitni znak, te poštanski broj, mjesto, ulicu i kućni broj.
Može se koristiti i štambilj koji će se otisnuti na omotnicu.
Adresa primatelja razlikuje se prema tome je li primatelj fizička
osoba i pravna osoba

93
 Fizička osoba:
Oslovljavanje-malim slovom;
ime i prezime-VERZALOM
ulica i kućni broj- malim slovima
mjesto i poštanski broj-VERZALOM
Pravna osoba:
tvrtka – VERZALOM
djelatnost – malim slovima
ulica, kućni broj - mala slova
mjesto i poštanski broj VERZALOM

Adresiranje za inozemstvo: prilikom pisanja adrese pisama za

inozemstvo, ispred poštanskog broja prijema pošte piše se kod države prema
ISO normi 3166, a u slijedeći red naziv države.

94
 ISO 3166 određuje kodove za označavanje imena zemlje.

16. Pismo u omotnici s prozorčićem

Omotnice s prozorčićem su duguljaste omotnice na kojima nije
potrebno ispisivati adresu, jer je adresa primaoca već na dopisu i vidljiva
kroz prozorčić. Za pismo s omotnicom s prozorčićem primjenjuju se isti
uvjeti oblika i veličine omotnice, mase, prostora za frankiranje i stavljanje
otiska žiga, te prostora za adresu pošiljatelja i ostalo.
Prozorčić mora biti u prostoru:
- najmanje 40 mm od gornjeg ruba omotnice
- najmanje 15 mm od:
bočnog desnog ruba omotnice
bočnog lijevog ruba omotnice
donjeg ruba omotnice.

95
 Prozirni dio omotnice ne smije biti obrubljen vrpcom niti uokviren u
obojeni rub, te mora omogućiti lako čitanje adrese. Kroz prozorčić treba biti
vidljia samo adresa primatelja. Prozorčić se može nalaziti na lijevoj ili
desnoj strani omotnice. Važno je da se nalazi u prozorčiću propisanih
dimenzija.

17. Tipizirano pismo u međunarodnom prometu.

Pravilnikom o izvršenju Svjetske poštanske konvencije propisani su
uvjeti za unutrašnji promet i dodatni uvjeti za tipizirane pošiljke u
međunarodnom prometu. Tako se ne smatraju tipiziranim pismom:
- pismo zatvoreno spajalicom, metalnim rupicama ili savinutim
kukicama
- pismo u omotnici izrađenoj od materijala čija su temeljna fizička
svojstva različita od papira,
- pismo koje sadrži izbočene predmete.
Isto tako na tipiziranim pismima ne smije se nalaziti nikakav ispis ili
suvišni grafički znak:
- ispod adrese primatelja
- desno od adrese, računajući od prostora za frankiranje i stavljanje
otiska žiga do donjeg ruba omotnice
- lijevo od adrese, u prostoru širine najmanje 15 mm od prvog reda
adrese do donjeg ruba omotnice
- u prostoru 15 mm visine, računajući od donjeg ruba omotnice i
14o mm duljine, računajući od desnog ruba omotnice.
Naljepnice za adresiranje
To je danas je najčešći način adresiranja. Jednostavan i brz način
adresiranja računalom postiže se specijalnim softerom ( software-om) za
ispisivanje naljepnica.

18. Savijanje papira prema veličini i obliku omotnice

Poslovni dopisi formata A4 savijaju se na 4 dijela za spremanje u
male omotnice, u dva dijela savijaju se za spremanje u srednje omotnice, a u
tri dijela savijamo ih za spremanje u duguljaste omotnice.

19. Dopisnice
Osim otpreme dopisa putem omotnice, upotrebljava se i dopisnice za
prijenos pisanih poruka čiji sadržaj nije poslovna tajna.

96
Pitanja:
1. Nabrojite vrste poslovnog papira?
2. Navedi obvezni sadržaj zaglavlja poslovnog papira prema
članku 21. Zakona o trgovačkim društvima?
3. Koje formate papira upotrebljavamo i za što služi koji
format papira?
4. Što su tiskanice?
5. Što su margine, a što rezovi?
6. Što su omotnice?
7. Što je tipizirano pismo?

IV. VRSTE
PISANE
POSLOVNE
KOMUNIKACIJ
E

1. Pisane poslovne komunikacije na papiru

A. Poslovno pismo
Poslovno pismo najčešći je oblik poslovnog komuniciranja. Ono se
sastavlja i šalje posebno svakom poslovnom partneru. Poslovno pismo je
dokument o određenom poslu. Njegov sadržaj ovisi o predmetu poslovanja.
Ono predstavlja najmasovniji oblik pisanog poslovnog komuniciranja.
Njegova osnovna karakteristika je da ono pretpostavlja odgovor. Sam
sadržaj poslovnog pisma je raznovrstan i on ovisi o vrsti poslovnog odnosa i
o konkretnom zahtjevu koji se ispostavlja. Najčešće je upućeno jednom
poslovnom partneru, ali može biti poslano i na različite adrese.

a) Podjela i načela poslovnog pisma

Poslovna pisma možemo podijeliti u slijedeće skupine:
- poslovni poziv,
- rutinski zahtjev, upiti i narudžbe,
- rutinski odgovori,
- potvrde,
- prateći dopisi,
- naknadni dopisi,
- zahvale
Načela poslovnog pisma su:

97
 - jedna svrha,
- fokusiranje na čitatelja,
- poslovni ton,
- zanimljivost,
- potpunost,
- točnost,
- suvislost,
- sažetost,
- jasnoća,
- pravovremenost.

b) Struktura poslovnog pisma

Pod strukturom poslovnog pisma razumjevamo podjelu dopisa na
pojedine dijelove, i to prema redosljedu i načinu njihova pisanja.
Osnovna je podjela na:
- bitne (glavne) i
- sporedne dijelove.
Iz poslovnog pisma ne može biti izostavljen ni jedan glavni dio.
Sporedni dijelovi se unose u poslovno pismo prema potrebi.
Bitni (glavni) dijelovi poslovnog pisma su:

BITNI (GLAVNI) DIJELOVI SPOREDNI DIJELOVI

1. zaglavlje 1. oslovljavanje
2. adresa primatelja 2. prilozi
3. broj 3. oznaka načina otpreme
4. mjesto i nadnevak 4. raspored kopija
5. predmet (naslov)
6. sadržaj
7. pozdrav
8. potpis

Zaglavlje – sadrži sve bitne elemente kojima se pošiljatelj poslovnog

pisma odlikuje. Zaglavlje sadrži bitne dijelove (naziv firme, djelatnost i
odredište-ulicu i broj, poštanski broj mjesta i naziv mjesta poslovanja, sud
kod kojeg je trgovačko poduzeće upisano u registar), i sporedne dijelove
(broj telefona i telefaksa, broj žiro-računa, zaštitni znak, godina osnivanja i
drugo). Zaglavlje se piše u vrhu poslovnog pisma, na sredini najčešće, tako
da je jasno označeno i upadljivo. Naziv firme, mjesto i adresa moraju biti
uočljivi.

98
 Mjesto i datum – Pišu se odmah iza zaglavlja. Oznaka mjesta nam
govori gdje je, a datum kada je pismo napisano Uobičajeno je da se pišu u
istom redu sa pozivnim brojem. Mogu se pisati i na više načina: Vodice, 1.
ožujka 2007. godine, ili Vodice, 1. 03. 2007. godine. Datum je posebno
važan jer se od tog datuma utvrđuju nastale poslovne obveze,

99
 Adresa primatelja – sastoji se od naziva firme, njene djelatnosti i
odredišta (ulica, broj, poštanski broj, naziv mjesta). Pisma koja se šalju u
inozemstvo moraju imati odredišnu zemlju, a adresa mora biti prilagođena
zemlji u koju se šalje. Adresa omogućuje pošti da pismo uruči označenom
primatelju.
Adresa se u domaćem predmetu sastoji od:
- tvrtke,
- predmeta poslovanja ili djelatnosti,
- ulice i kućnog broja,
- poštanskog broja i mjesta

100
 VODICE d.o.o
Društvo s ograničenom odgovornosti za građevinarstvo

Obala Juričev Ive Cota br. 10

22211 VODICE

Seulskom konvencijom potpuna adresa sadrži slijedeće elemente:

ZA FIZIČKE OSOBE ZA PRAVNE OSOBE

oslovljavanje
ime i prezimke naslovnika tvrtku
djelatnost
ulicu i kućni broj ulicu i kućni broj ili poštanski
pretinac
kod države, poštanski broj i kod države, poštanski broj i
mjesto mjesto
naziv zemlje naziv zemlje
naziv kontinenta naziv kontinenta

Gosp. Ivan Ivić LEDO

d.d. za proizvodnju i promet sladoleda

Hrvatskih boraca 15 Ul. M. Čavića 9

HRV – 22211 V O D I C E HRV – 10000 Z A G R E B

HRVATSKA HRVATSKA

EUROPA EUROPA

Uz naznačene bitne dijelove adrese primatelja u mnogim se prilikama

javlja potreba da se uz naziv tvrtke navede i organizaciona jedinica kojoj je
dopis namijenjen.

101
 U slučajevima kad je dopis namijenjen određenoj osobi to se i
naznačuje. U praksi se javljaju tri slučaja posebnog naznačivanja, i to:
- na pozornost – koristi se kod slanja dopisa faxom ili računalom. Ti
dopisi nisu u omotnici, nemaju osobni ni povjerljivi sadržaj, a namjenjeni su
određenoj osobi
- za gosp. ili na ruke – osobno ili na ruke (n/r) određenoj osobi je
naznaka koja se ispisuje na omotnici, a podrazumjeva da omotnicu može
otvoriti i pročitati sadržaj samo naznačena osoba.
- povjerljivo – je službena naznaka i odnosi se na pravo i obvezu da
sa sadržajem dopisa budu upoznate određene mjerodavne osobe.

Broj – je pozivna oznaka pod kojom se pismo vodi u knjizi izlazne

pošte pošiljatelja i pod kojim je njegova kopija pohranjena u
pismohrani pošiljatelja.

Predmet ili sažetak – predstavlja kratak sadržaj poslovnog pisma.

Ispisuje se ispod adrese, prije sadržaja pisma s lijeve strane. Sažetkom se
definira sama tema pisma,
Sadržaj pisma – je glavni dio pisma kojim se daje poslovna
informacija. On također ima uobičajenu formu. To je:
1. početak ili otvaranje pisma,
2. uvođenje u poruku (kratko i racionalno), pozivanje na
ranije dopisivanje, poslovnu vezu, telefonski razgovor,
oglas i sl.,
3. poruka ili suština to je sama jezgra pisma i u njemu se
obrazlaže razlog obraćanja koji je naznačen u uvođenju u
poruku. Poslovnu pažnju treba obratiti na stil pisanja;
jasan, kratak i precizan. Voditi računa o pravopisu. Ako
se u pismu ističe više stvari onda svaku treba obraditi u
posebnom odlomku,
4. završni dio je zaokruživanje poruke, sa naglašenim
optimizmom i željom za daljnju suradnju-

Pozdrav – Uljudni oproštaj sa poslovnim partnerom riječima kao:

Pozdravljamo Vas, Primite naše pozdrave, S poštovanjem, S osobitim
poštovanjem, Uz srdačni pozdrav i sl.

Potpis – To je sastavni dio pisma, koji ono dobiva značaj službenog

dokumenta. Poslovno pismo potpisuje ovlašteno lice koje zastupa firmu

102
(direktor ili vlasnik). Potpis se sastoji od naziva firme, vlastoručnog potpisa i
otkucanog imena i prezimena ovlaštenog lica sa titulom.
Za razliku od potpisa paraf je skraćenica potpisa, ali koji mora biti
vlastoručan i sadrži inicijale ili nekoliko slova imena i prezimena.
Faksimil je mehanički otisak (najčešće u obliku štambilja)
vlastoručnog potpisa.
Elektronski potpis zakonom se definira kao skup podataka u
elektroničnom obliku koji služi za identifikaciju potpisnika i potvrdu
vjerodostojnosti potpisanog elektroničkog zapisa pravne i fizičke osobe.
Sporedni dijelovi poslovnog pisma su:
Oslovljavanje – kad poslovno pismo upućujemo jednoj osobi u našoj
praksi najčešće se koristi izraz gospođa ili gospodine, te doktore ili
profesore. Na početku oslovljavanja obično se doda predmetak poštovani ili
cijenjeni (Cijenjeni direktore, Poštovani gospodine, Cijenjeni doktore i
slično)

Prilozi – su dokumenti koji se prilažu uz pismo (prospekti, kalendar i

sl.) koji se navode ispod sadržaja pisma i posebno se označavaju (prilog br.
1. prilog br. 2 itd)

Način otpreme – Kada se pismo šalje običnom poštom onda nema

potrebe da se to posebno označi. Ali kad se šalje preporučeno ili na neki
drugi poseban način onda se to obavezno označava na kraju pisma poslije
priloga,

Raspored kopija – Pismo se piše u više kopija. Orginal se šalje

poslovnom partneru, a kopije se raspoređuju prema potrebi. U rasporedu
kopija navodi se koliko je primjeraka poslovno pismo umnoženo i kome su
kopije dostavljene. Kao:
Dostavljeno:
- imenovanom,
- računovodstvu,
- arhivi

B. Oblikovanje poslovnog pisma

Posebnu pozornost pri pisanju poslovnog pisma treba pokloniti
oblikovanju pisma. Oblikovanje poslovnih pisama je estetski i funkcionalni
razmještaj elemenata poslovnog pisma na papir. Važno je svaki element
poslovnog dopisa ispisati točno, uredno i na pravilnom mjestu.

103
 Za kreiranje poslovnih pisama papir dijelimo na sedam (7) vodoravnih
dijelova za svaki element dopisa:

Zaglavlje poslovnog pisma

Adresa primatelja
Mjesto, nadnevak i broj predmeta
Predmet-naslov
Sadržaj
Potpis
Prilog
Način otpreme, raspored kopije

Prema okomitom rasporedu elemenata poslovnog dopisa koriste se

slijedeći oblici:
- Stari ili europski oblik,
- Blok ili američki oblik,
a) obični američki oblik,
b) moderni američki oblik,
c) puni američki oblik
- Novi ili kombinirani oblik,
d) običan kombinirani oblik,
e) kombinirani oblik s proredom

1. Stari ili europski oblik

Ne znači da je ovo zastarjeli oblik, već da je to najstariji oblik po
svom postanku, koji je nastao još u vrijeme ručnog pisanja (oko 15 stoljeća),
ali se i danas upotrebljava.
Da bi poslovni dopis oblikovali europskim oblikom potrebno je
odrediti razmake na papiru i to:
Razmaci te rezovi za pisaći stroj:
- pišu se između 10. I 75. reza, a 20. I 45. rez za uvučene elemente
dopisa

Razmaci u centimetrima za sučelje worda:

- piše se od 0 do 16 cm, a za uvučene dijelove 2,75 cm i
9 cm (margine su već unaprijed postavljene, po 2,5 cm
s lijeve i desne strane)

104
 E MJESTO PISANJA

WORD PISAĆI STROJ

Adresa primatelja I. dio 2,75 cm od 20-tog reza
II. dio 9 cm od 45-tog reza
Broj 0 od 10-tog reza
Mjesto I nadnevak 9 cm od 45-tog reza
Predmet (naslov) 0 od 10-tog reza
Sadržaj 2,75 cm početak svakog odlomka piše se
uvlačenjem
prvog rfetka od 20-tog reza
Potpis 9 cm od 45-tog reza
Prilog 0 od 10-tog reza
Raspored kopija 0 od 10-tog reza

105
106
 2. Blok ili američki oblik
Rezultat su primjene pisaćih strojeva, nastaju početkom ovog stoljeća
u Americi. Karakterizira ih brzina, racionaliziranost i preglednost teksta.
Javlja se u tri oblika:
- obični američki oblik
- moderni američki oblik
- puni američki oblik
a) Obični američki oblik – kod ovog oblika upotrebljavaju se dva
razmaka i to: mali razmak i razmak potpisa. Ovdje se počinje pisati od
malog razmaka i to: adresa primaoca, broja, predmeta-naslova,
oslovljavanja, sadržaja, priloga, načina otpreme i raspored kopija.
Mjesto i datum, te potpis pišu se od razmaka potpisa ili 45 reza na
pisaćem stroju, odnosno 9 cm kod worda.

ELEMENTI DOPISA MJESTO PISANJA

WORD PISAĆI STROJ

adresa primatelja I. dio 0 od 10-tog reza
II. dio 0 od 10-tog reza
Broj 0 od 10-tog reza
mjesto i nadnevak 9 cm od 45-tog reza
Predmet (naslov) 0 od 10-tog reza
Sadržaj 0 piše se od 10-tog reza, a između
odlomaka ostavlja se jedan prazan rez
Potpies 9 cm od 45-tog reza
Prilog 0 od 10-tog reza
Raspored kopija 0 od 10-tog reza

107
108
 b) Moderni američki oblik – razlikuje se od običnog američkog
oblika u pisanju adrese. Adresa primaoca pisma piše se na desnoj strani od
45-tog reza na pisaćoj mašini, odnosno 9 cm kod worda
MJESTO PISANJA
ELEMENTI DOPISA WORD PISAĆI STROJ
adresa primatelja I. dio 9 cm od 45-tog reza
II. dio 9 cm od 45-tog reza
Broj 0 od 10-tog reza
Mjesto i nadnevak 9 cm od 45-tog reza
predmet (naslov) 0 od 10-tog reza
Sadržaj 0 piše se od 10-tog reza, a između
odlomaka
ostavlja se jedan prazan red
Potpies 9 cm od 45-tog reza
Prilog 0 od 10-tog reza
raspored kopija 0 od 10-tog reza

109
110
 c) Pun američki oblik – je najjednostavniji oblik. Svi elementi pišu
se od 10-og reza, tj. od 2,5 cm od ruba lista ili od nultog centimetra u slučaju
Worda. Puni američki oblik je neekonomičan zbog velike potrošnje papira.
Koristi se u pisanju telegrafom, a rijetko u pisanju poslovnih dopisa

MJESTO PISANJA
ELEMENTI DOPISA WORD PISAĆI STROJ

adresa primatelja I. dio 0 od 10-tog reza

II. dio 0 od 10-tog reza
Broj 0 od 10-tog reza
mjesto i nadnevak 0 od 10-tog reza
predmet (naslov) 0 od 20-tog reza
Sadržaj 0 piše se od 10-tog reza, a između
odlomaka
ostavlja se jedan prazan rez
Potpies 0 od 10-tog reza
Prilog 0 od 10-tog reza
raspored kopija 0 od 10-tog reza

111
112
 3. Novi ili kombinirani oblik
Rezultat su kombinacije europskih i američkih oblika. Nisu
funkcionalni ni racionalni ako američki, ali estetska komponenta je razlog
njihova korištenja, posebno kad se piše kraći tekst.
a) Obični kombinirani oblik predstavlja kombinaciju običnog
američkog i običnog europskog oblika pisma, a oblikuje se na način da se
svi njegovi dijelovi pišu od malog razmaka, osim mjesta i nadnevka, potpisa
i sadržaja.
Mjesto i nadnevak te potpis upisuju se od razmaka potpisa, a sadržaj
se počinje pisati od velikog razmaka s tim što kad se priđe u novi redak
pisanja počinje od malog razmaka sve dok se ne završi misao odnosno
stavak (odlomak). Između svakog dijela pisma (kao i kod ostalih oblika)
ostavlja se prazan prored, ali se taj prazan prored ne ostavlja u sadržaju,
odnosno između pojedinih odlomaka sadržaja.

MJESTO PISANJA
ELEMENTI DOPISA WORD PISAĆI SGTROJ

adresa primatelja I. dio 0 od 10-tog reza

II. dio 0 od 10-tog reza
Broj 0 od 10-tog reza
mjesto i nadnevak 9 cm od 45-tog reza
predmet (naslov) 0 od 10-tog reza
Sadržaj 2,75 cm početak svakog odlomka piše se uvlačenjem
prvog retka od 20-tog reza
Potpis 9 cm od 45-tog reza
Prilog 0 od 10-tog reza
raspored kopije 0 od 10-tog reza

113
114
 f) Kombinirani oblik s proredom
ELEMENTI MJESTO PISANJA
DOPISA WORD PISAĆI STROJ
adresa primatelja I. dio 0 od 10-tog reza
II. dio 0 od 10-tog reza
Broj 0 od 10-tog reza
mjesto i nadnevak 9 cm od 45-tog reza
predmet (naslov) 0 od 10-tog reza
Sadržaj 2,75 cm početak svakog odlomka piše se uvlačenjem
od 20-tog reza, a između odlomaka ostavlja
se jedan prazni red
Potpis 9 cm od 45-tog reza
Prilog 0 od 10-tog reza
raspored kopija 0 od 10-tog reza

115
116
 C.Memorandum
Memorandumi su kratke interne poruke. Uobičajeno su neformalnog
karaktera i kraći su od jedne stranice te se odnose na jednu temu. Čitatelji
memoranduma uobičajeno poklanjaju manje pažnje nego poslovnim
pismima i e-mailu. Memorandum sadrži prostor za unos datuma, imena
primatelja i pošiljatelja, predmet poruke te prostor za pisanje poruke.
Memorandumi se ne moraju potpisivati jer im je ime pošiljatelj
istaknuto na početku, no trebaju biti: pisani pozitivnim tonom, sa određenom
svrhom, jasnim jezikom, sažeti, suvisli i zanimljivi. Zbog uporabe e-maila u
internom poslovanju, pisani memorandumi sve više gube na značenju.

2. Elektronične pisane poslovne komunikacije

a. E-mail
E-mail ili elektronička pošta je pisana poslovna komunikacija koja se
rabi u internom i eksternom komuniciranju.
Poslovni e-mail se sastoji od:
- zaglavlja ili protokola koji obuhvaća:
• e-mail adresu pošiljatelja,
• e-mail adresu primatelja,
• adrese kopija,
• predmet kopije,
• listu priloga
• datum i vrijeme prijenosa koje se dodjeljuje automatski

- teksta poruke koje obuhvaća:

• potpunu adresu primatelja koja omogućuje razlikovanje
poslovnog i osobnog e-maila, a sastoji se od naziva poduzeća
primatelja, predmeta poslovanja i sjedišta,
• ponovljeni predmet,
• oslovljavanje,
• sadržaj koji obuhvaća, bit, završetak, pozdrav i potpis (potpis
se sastoji od naziva poduzeća-pošiljatelja i mjesta poslovanja,
funkcije te punog imena i prezimena osobe koja upućuje e-
mail.

Komuniciranje e-mailom pogodno je za sve faze poslovnog procesa, a

osobito je pogodno za komuniciranje sa stalnim poslovnim partnerom.
Uporabom e-maila tijekom cijelog poslovnog procesa uklanja se posao

117
povezivanja prethodnih komunikacija jer se prethodna komunikacija može
automatski uključiti u komunikaciju odgovora.
Preporuke pri korištenju e-maila u poslovne svrhe
- ograničiti se na jednu temu i pišite kratko, a duga objašnjenja i
dokumente pošaljite kao prilog poruci,
- budite izravni,
- koristite se jednostavnim, manje formalnim jezikom nego za pisanje,
- koristite se mogućnošću povezivanja e-maila sa Web
komunikacijama,
- izbjegavajte uporabu velikih slova jer ona označavaju vikanje, a i
uporabu tzv. emotikona i net-kratica jer ih većina ljudi ne razumije,
- e-mail poruke čitajte redovito i odgovarajte brzo,
- ne služite se e-mailom kako biste izbjegli telefonske razgovore jer
čete tako ostaviti dojam da osobu namjerno izbjegavate,
- ne šaljite e-mail koji ste sastavili dok ste bili ljuti jer e-mail se uvijek
čini grubljim nego što zapravo jest.

b) Telefaks
Telefaks je eksterna poslovna komunikacija u kojoj se kombiniraju
prednosti papirnate i elektroničke komunikacije. Telefaks se u poslovnim
procesima najčešće rabi u poslovanju sa stalnim poslovnim partnerima i to u
fazi operativnog poslovanja. Telefaks se može koristiti i u fazi promocije za
slanje ponuda kao odgovora na upit (najčešće se radi o ponudama u obliku
predračuna). Ako se telefaks želi intezivno koristiti za slanje ponuda,
potrebno je dobiti suglasnost poslovnog partnera.
Telefaks komunikacija treba sadržavati komunikacijske podatke:
- o primatelju koji obuhvačaju: naziv, adresu, broj telefaksa i ime
kontakt osobe,
- o pošiljatelju koji obuhvaćaju: naziv poduzeća, adresu, broj telefaksa
i ime kontakt osobe,
- o samoj komunikaciji koji obuhvaćaju: datum izrade i broj stranica,
te predmet komunikacije.
Preporuke za telefaks komunikaciju:
- koristite faks kada poruka zahtijeva hitnu pozornost,
- uz popratnu poruku, faks poruke pošaljite u obliku poslovnog pisma
ili memoranduma,
- ne koristite faks uređaj za dokumente kojima je važan vanjski izgled,
- na faks porukama izbjegavajte tamne slike jer povečavaju dužinu
prijenosa,
- koristite jednostavan tip slova,

118
 - izbjegavajte ručno pisane bilješke jer se dobro ne vide kod prijenosa,
- pišite barem veličinom slova 12,
- da provjerite kvalitetu ispisa, kopirajte dokument koristeći faks
uređaj kojim čete slati komunikaciju.

c). Web
Poslovne Web komunikacije poduzeća provode na jedan od dva
načina:
- izrada i održavanje prezentacijskih WWW stranica i,
- izrada i održavanje komercijalnih WWW stranica.
Prezentacijske WWW stranice su one kojima se poduzeće predstavlja
javnosti. Na njima se nalaze osnovni podaci o poduzeću, opisuje se
djelatnost poduzeća, glavni proizvodi, tu se mogu naći i slike poduzeća, i
sl., prema tome što se odluči prezentirati vanjskom svijetu. Preporuka je da
se stranice izrade barem na dva jezika zbog toga što jednom kreirana WWW
stranica postavljena na WWW poslužitelj postaje dostupna ljudima širom
svijeta.
Komercijalne WWW stranice su one kojima trgovačko društvo nudi
određenu robu te putem interneta prikuplja narudžbe i zatim vrši isporuku. U
ovome slučaju WWW stranice služe kao katalog proizvoda, kao ponuda i
poziv na kupnju, te kao obrazac za narudžbu proizvoda.
Uštede korištenjem Web komuniciranja se ogledaju u skraćenju
vremena naručivanja, ukidanja administrativnih troškova naručivanja i
obrade narudžbe jer se obrada narudžbe i pohrana podataka u bazu vrši
automatski, itd.

d) Chat
Chat je izravna pisana komunikacija koja poslovnu primjenu nalazi u
održavanju sastanaka između dislociranih sudionika.
Razgovor između sudionika mrežnog sastanka odvija se u pismenom
obliku u realnom vremenu što znači da svi sudionici sastanka komuniciraju
praćenjem sastanka na ekranu te pisanjem komentara pomoću tipkovnice.
Za chat se koristi specijalizirani programi ili Web aplikacije, a za
vrijeme mrežnog sastanka svi sudionici trebaju biti istovremeno uključeni u
mrežu i prisutni on-lin. Kako bi se pospješila njihova učinkovitost, mrežni
sastanci trebaju se planirati kao sastanci licem-u-lice. Poslovni sastanci
korištenje chat tehnologije su značajni za upravljanje tijekom i izvršenjem
poslovnih procesa.
Očekuje se da će ova vrsta komunikacija dobiti na značenju tek kad
dođe do značajnijeg povećanja razine informatičke pismenosti u

119
poduzećima, te kad brzine prijenosa u međunarodnom prometu budu
povećane.

Pitanja:
1. Što je poslovno pismo?
3. Opiši strukturu poslovnog pisma?
4. Oblikovanje poslovnog pisma-opiši?
5. Navedi razliku između parafa i potpisa?
6. Što je elektronički potpis?
7. Što je memorandum?
8. Nabroji elektroničke pisane poslovne komunikacije?

V. STROJEVI ZA PISANJE

Prva sredstva kojima se pisalo bili su drveni štapići, šiljasta kamenja,

prelomljene kosti, primitivna djetla, a kasnije se izrađuju štapići od metala
ili slonove kosti. Svi ti predmeti nazivaju se pisaljke.
Upotreba pergamenta i papira zahtijevala je jeftinije i savršenije
pisaljke, pa su se počeli upotrebljavati gušća perja. Prvo tvorničko pero
potječe iz 1826. godine.
U početku su se poslovna pisma pisala ručno. Veliki napredak u
dopisivanju postignut je pronalaskom pisaćeg stroja. Prvi praktični pisaći
stroj proizveden je u tvornici «Remington», a konstruirali su ga dva
Amerikanca.
Današnja tehnologija omogućava nam upotrebu različitih strojeva za
pisanje. Najviše se koriste:
- mehanički pisaći strojevi
- elektronski pisaći strojevi
- računala
1. Mehanički pisaći strojevi po svojoj konstrukciji imaju dugi vijek
trajanja i pouzdanost u radu. Mogućnosti mehaničkih pisaćih strojeva za
pisanje su vrlo male jer 44 tipke omogućuju ispis samo 88 znakova.
Fiksna slova omogućuju otisak samo jednog pisma i to pika pisma. Od
drugih karakteristika, na ovim strojevima moguće je isticanje teksta:
- VERZALOM – ispisivanjem velikih slova
- S p a c i o n i r a n o – razmaknuto pisanje
- Podcrtavanje – tekst koji želimo nakon ispisivanja naglasiti
podcrtamo crtom.

120
 - centriranjem – pisanjem teksta u sredini papira na način da se s
lijeve i desne strane teksta ostavlja jednak razmak. Na mehaničkim
pisačem struju centriranje je dosta komplicirano.

2. Elektronski pisaći strojevi imaju slijedeće prednosti u odnosu na

mehaničke pisaće strojeve:
- dizajn tipkovnice je ugodniji za rad
- korekturna traka omogućuje brisanje greške
- lagan pritisak na tipke
- mogućnost bržeg pisanja
- memoriranje
- kvalitetan otisak slova
- poravnanje lijevog i desnog ruba
- display
- automatsko isticanje teksta.
Tekst se ističe automatskim odabirom jedne ili više mogućnosti:
- VERZALOM – upotrebom stalno velikih slova
- S p a c i o n i r a n o – komandom za automatsko razmaknuto
pisanje
- Podcrtano – komandom za automatsko podcrtavanje
- Boldirano – podebljanim otiskom znakova
- Promjeno lepeze – mijenjamo veličine ili oblik slova.

3. Računala predstavljaju idealni pisaći stroj s mogućnostima i

prednostima daleko većim od elektronskog pisaćeg stroja.
Neke od prednosti računala:
- memoriranje velike količine teksta s mogućnošću ispisa cijelog
ili dijelova teksta
- lako biranje i umetanje te razmještanje teksta (u stupce, uvlačenje
i sl.)
- grafičke mogućnosti
- potpuna automatiziranost
- otisak u boji
- neograničen broj primjeraka
- upotreba više od 500 pisama veličine znakova od 8 do 72 točke
po inču.
Poslovna pisma inače pišu se u veličini znakova od 10 ili 12 točaka.

121
 Računalo putem svog pisaća otiskuje informaciju prikazanu na
ekranu. Pisačem možemo tiskati na papiru, folijama, omotnicama i
naljepnicama.
Danas na tržištu razlikujemo tri osnovne skupine pisaća:
- matrični pisać
- ink-Jet pisać
- laserski pisač
Matrični pisač je pisać koji za ostavljanje otiska ima traku preko koje
udaraju iglice a glave pisača. 9-iglični pisač ostavlja grub otisak, a 24-iglični
pisači su kvalitetniji
Ink-Jet iili tintni pisač rade na principu prskanja tinte kroz malene
otvore.
Laserski pisač je najskuplji ali i najkvalitetniji pisač velike brzine
ispisa, te najkvalitetnijeg ispisa

VI. VAŽNA
BIROTEHNIČK
A PRAVILA ZA
PISANJE
TEKSTA

Dosta vježbe i vremena potrebno je za ovladavanje vještine strojopisa.

Pojava osobnih računala gotovo je u potpunosti izbacila upotrebu pisaćih
strojeva, a kako se računala danas upotrebljavaju gotovo u svim profilima
zanimanja, istisnula se potreba za velikim brojem profesionalnih
daktilografa.
Zasigurno da veliki broj korisnika računala ne poznaju desetoprsno
slijepo pisanje, no svaki korisnik računala mora poznavati neke zakonitosti
pri pisanju teksta, kako bi poslovno pismo bilo u skladu s birotehničkim
pravilima pisanja teksta.
Obrada teksta jedan je od najčešćih oblika korištenja osobnog
računala, pa su stoga tekst procesori uvijek sadržani u korisničkim software-
ima.
Kao jedan od najšire korištenih tekst procesora mje MICROSOFT
WORD.
Datoteke kreirane u MS Wordu zovemo dokument.
Novi dokument je dokument koji ne sadrži nikakve podatke (prazni
papir) ili je riječ o predlošku u koji treba unijeti podatke.

122
 Oblikovanje izgleda stranice podrazumijeva podešavanje margine,
veličine papira, izvora papira itd.

Za naše potrebe istaknuti ćemo neka važna birotehnička pravila za

pisanje teksta.
INTERPUNKCIJSKI ZNAKOVI – su točka, zarez, uskličnik,
upitnik, dvotočje, točka sa zarezom. Pišu se nakon zadnjeg slova u riječi, a
nakon interpunkcije obavezno se stavlja razmak
Datoteka, kreirana u programu za tabelarne proračune, naziva se radna
knjiga, a svaka tabela predstavlja jedan radni list te knjige

DECIMALNE VRIJEDNOSTI – odjeljuju se od cijelih brojeva

zarezom. U tom slučaju iza zareza ne stavlja se razmak. U većini zemlja
cijeli brojevi odjeljuju se od decimalnih točkom, a zarez služi za grupiranje
cijelih brojeva po tri znamen
2.000.234,98 - pravila u pravopisu hrvatskog jezika
2,000,234.98 - pravilo u dopisivanju s inozemstvom

ODVAJANJE ODLOMAKA – treba biti uočljivo, te se to može

oblikovati na dva načina:
- AMERIČKI NAČIN: svaki novi odlomak od prethodnog se odvaja
s jednim praznim redom između odlomaka
Za prijem pošte korisnik ne mora biti priključen na svoj server. Njegov sustav
radi 24 sata dnevno, 365 dana u godini s sve poruke koje su poslane spremaju
se u poštanski sandučić

Na korisniku je da ih preuzme u doba kada mu odgovara.

- EUROPSKI NAČIN: novi se odlomak u odnosu na prethodni

naglašava prvim retkom koji se piše od 2,75 cm prema gornjem označavanju
mjesta na papiru, a ostali redovi od 0-nultog centimetra (2,5 cm na papiru).

Za prijem pošte korisnik ne mora biti priključen na svoj server.

Njegov sustav radi 24 sata dnevno, 365 dana u godini s sve poruke koje su
poslane spremaju se u poštanski sandučić

Na korisniku je da ih preuzme u doba kada mu odgovara.

CRTA ZA PODCRTAVANJE – Ispisuje se u istom retku sa slovima

uključujući razmak među riječima i interpukciju.

123
 Cijena 1 kg boje iznosi 43,50 kn

CRTICA – Prilikom pisanja koristi se na 5 načina, i to:

a) crtica kao stanka označava stanku veću od one označene zarezom
ili zagradama, te se uvijek pravi razmak prije i poslije crtice:
Tko rano rani – dvije sreće grabi.
On će – naravno – uraniti.

b) crtica između dijelova polusloženica piše se radi spajanja

polusloženica bez razmaka:
A-vitamin 50-godišnjica
Exsport-import format A-4

c) crtica kao zamjena za prijedlog DO koristi se za zamjenu

prijedloga DO i ispred i iza nje ostavlja se razmak:
uredovni sati: 09:00 – 12:00 17:00 – 20:00

Kad se crtica koristi u zgradama između dva broja koja obično

označavaju godine ne pravi se razmak

August Šenoa (1838.-1881.)

d) crtica kao tire koristi se u dijalogu umjesto navodnika, a iza crtice

obvezatno se ostavlja razmak
Antigona reče Edipu:
- Vidim onoga stranca kako dolazi bez pratnje! Suze mu teku
iu očiju.
- Je li on? – zapita Edip

e) alineja se koristi pri pisanju retka kod nabrajanja. Ako tekst koji
nabrajamo ne odvajamo slovima a), b), ili rednim brojevima 1. 2.
3. možemo koristiti alineju:
Znakovi za naglasku jesu:
- kratkosilazni (brzi)
- kratkouzlazni (spori)
- dugosilazni (silazni)
- dugouzlazni (uzlazni)

124
 VII.
ISTICA
NJE
BITI

Kad pošiljatelj dopisa želi posebno naglasiti neki dio sadržaja koji
smatra bitnim ističe ga na slijedeći način:
- ostavlja prazan red od prethodnog teksta
- centrira i podcrta tekst koji ističe
- ostavlja prazan red do nastavka teksta
U svim oblicima za pisanje poslovnih dopisa bit se jednako ističe.
Napomena: ako tekst koji ističemo prelazi dužinu jednog retka, tj.
Tekst je dugačak dva, tri ili više redaka, a nije nabrajanje, cijeli tekst se
centrira, a podcrta se samo zadnji redak istaknute biti

Primjer:
Početak pisanja odlomka xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxx
×
xxxxxxxxx xxxx xxx
×
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.

ili

Početak pisanja odlomka xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxx
x
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

Početak pisanja odlomka xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

125
Primjer:

Danas smo vam prema narudžbenici broj: N-257/07. otpremili

robu vlastitim kamionom na adresu vašeg centralnog skladišta u
Šibeniku.

Uz dopis prilažemo fakturu broj: R-346/07 na iznos od

28.346,00 kn

i otpremnicu broj: O-346/07

1. Isticanje nabrajanja
Kod nabrajanja koja predstavlja izražajnu bit teksta:
- ostavljamo jedan slobodan red od prethodnog teksta,
- navode označavamo brojevima 1. 2. 3.), slovima a) b) c), alinejama-,
točkama, kvadratom i sl,
- početak svakog navoda uvlačimo od 25-tog reza
- ostavljamo prazan red do nastavka teksta

Primjer:
Početak pisanja odlomka
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxx
×
1. xxxx x xx
2. xx xxxx
3. xxxx xx xxx
4. x xxxxx xxx
×

126
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.

ili
Početak pisanja odlomka
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.
×
• xxxx xxx xxxx
• xx xxxxx xxxx
• xxxx xxxxx xxx
• xx xxxxxxxxxx
×
početak pisanja odlomka
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.

Primjer

Putne aranžmane možete samostalno izabrati, a mi vam kao prijedlog nudimo

sljedeće koji su do sada bili najtraženiji u našoj praksi od grupe sličnih vašoj:

Split – Opatija – Zagreb –

Split – opatija – Bled – Zagreb – Split
Split – opatija – Venecija – Poreč – Crkvenica – Split
Split – Zagreb – Beč – Zagreb – Split

Putovanja mogu trajati pfrema vašoj odluci, a upobičajno je od 4 do 8 dana.

127
 TREČI DIO
TIJEK POSLOVNIH PROCESA

Na svom putu od dobavljača materijala za poslovanje proizvodnih

organizacija do potrošnje, roba se kreće određenim tijekom. Taj tijek je
predmet proučavanja poslovne logike, i to svih aktivnosti kretanja robe u
procesu reprodukcije, od dobavljača do korisnika. Djelatnost koja obavlja
aktivnost tijeka robe od dobavljača do kupca naziva se trgovina. Trgovina je,
prema Zakonu o trgovini, kupnja i prodaja te obavljanje trgovačkog
poslovanja na domaćem i inozemnom tržištu.
Sve te aktivnosti u konkretnim uvjetima poslovanja prati i poslovna
komunikacija.
Poslovne komunikacije prate tijek poslovnog procesa te se javljaju
kao:
1. INICIJATIVE – to su ponude, upiti, javna nabava,
2. ZAKLJUČIVANJE POSLOVNOG POSLA – to su narudžbe,
ugovori, zaključnice i sl.
3. FAZA REALIZACIJE – to su dostavnice ili otpremnice,
teretnice, certifikati, fakture, virmani i sl.
4. INTERVENTNI DOPISI – to su požurnice, otkloni, opozivi,
reklamacije, modifikacije, opomene, podsjetnice.

I. POSLOVNE KOMUNIKACIJE U FAZI INICIJATIVE

U poslovne komunikacije u fazi incijative ubrajamo: PONUDU,
UPIT, JAVNA NABAVA
1. Ponuda
Ponuda je prijedlog prodavatelja potencijalnom kupcu da kupi
njegove proizvode, odnosi da se koristi njegovim uslugama.
Ponuda je upoznavanje tržišta a asortimanom prodavatelja. Zakon
definira ponudu: Ponuda je prijedlog za sklapanje ugovora učinjen određenoj

128
osobi, koji sadrži sve bitne sastojke ugovora tako da bi se njihovim
prihvačanjem mogao sklopiti ugovor.
S obzirom na broj potencijalnih kupaca, proizvodi, tj. usluge mogu
biti namjenjene:
- svima – broj mogućih kupaca je vrlo širok pa se roba (usluge)
nudi svim (npr. prehrambreno-konzumni artikli, higijenska sredstva, aparati
za kućanstvo i sl.)
- posebnoj kategoriji potencijalnih kupaca – roba nije
namijenjena tako širokom krugu kao prethodna kategorija, već određenoj
specifičnoj skupini )npr. školske knjige nude se učenicima, glazbeni
instrumenti glazbenicima i sl.)
- ciljna-kategoriji potencijalnih kupaca – broj mogućih kupaca
je malen, to su obično specijalizirane poslovne organizacije (npr. ponuda
brodova, aviona, vlakova i sl.).
Ponudu, kao poslovnu komunikaciju, upučujemo potencijalnim
kupcima, s obizrom na način i sredstva:
- individualnim poslovnim dopisom, letkom, katalogom,
cjenikom (pisana poslovna komunikacija),
- neposrednim telefonskom komunikacijom,
- radioaparatom i TV-om,
- tiskom,
- računalnim prijenosom podataka,
- osobnim kontaktom (sajmovima, prezentacijama i sl.),
- plakatima.
Svaku ponudu u obliku pisane poslovne komunikacije, tj.
poslovnog dopis treba karakterizirati:
- izazivanje pozornosti čitatelja,
- izazivanje želje i interesa čitatelja,
- stvoriti uvjerenje da mu je ponuđeni proizvod (usluga)
dostupna.
Ponuda sadrži ove elemente:
- naziv proizvoda,
- oznaku kvalitete,
- cijenu i način plaćanja,
- način otpreme,
- rok, način i mjesto isporuke.
Prema sadržaju ponude razlikujemo:
A. Opću ili generalnu ponudu,
Općom ili generalnom ponudom ponuditelj nudi sve svoje
proizvode tj. cijeli svoj asortiman. Opća ponuda se dostavlja novim

129
poslovnim partnerima radi početka ili bivšim poslovnim partnerima radi
nastavka poslovne suradnje. Najčešće se šalje u obliku prospekta, kataloga
ili cjenika.

130
131
 B. Posebnu ili pojedinačnu ponudu,
Posebna ili pojedinačna ponuda je ponuda pojedinog proizvoda ili
skupine srodnih proizvoda. Sličnost s općom ponudom je što se i posebnom
ponudom nude proizvodi proizvedeni serijskim načinom proizvodnje koje
ponuditelj vjerojatno ima na skladištu. Posebna ponuda se dostavlja novim i
bivšim poslovnim partnerima s istim ciljem kao i opća. Karakteristika ove
ponude je detaljan opis ponuđenog proizvoda uz navođenje elemenata za
narudžbu (rok, način i mjesto isporuke, rok i način plaćanja, oznake
kvalitete, raspoložive količine). Posebna ponuda je uvijek individualan dopis
koji kao prilog može imati uzorak, prospekt, katalog, cjenik i sl. Spada u
obvezujuće dopise te je obveza primatelja da odgovori na ponudu.

132
133
 C. Protuponudu,
Ovom dopisu, koji piše kupac, prethodi ponuda dobavljača.
U slučaju kad kupac nije potpuno zadovoljan elementima navedenim u
ponudi – sastavlja protuponudu. Protuponuda je modificiranje ponude, tj.
mijenjanje jednog ili više bitnih elemenata ponude (npr. roka ili mjesta
isporuke, načina ili roka plaćanja, cijene itd). Ako dobavljač prihvati
protuponudu, smatra se da protuponuda ima značenje narudžbe, tj. postaje
temelj za sklapanje posla.

134
135
 D. Ponudu kao odgovor na upit
Ponuda kao odgovor na upit ima sve elemente ponude, razlikuje se
samo u inicijatoru za pokretanje posla. Naime, upit kupca, tj. njihova
incijativa povod je pisanja ove vrste ponude. Ponuditelj će navesti, uz
detaljan opis proizvoda, elemente potrebne za narudžbu. Odgovor mora biti
žuran, a u prilogu obvezatno ima tiskanicu narudžbenice ili predračun.
Takva ponuda je obvezujuća i u obliku je individualnog dopisa, a brzina
odgovora je važna jer se kupac najvjerojatnije obratio i konkurentskim
tvrtkama.

136
137
 E. Ponudu kao prijavu na javno nadmetanje.
Ponuditelji su pravne osobe koje se jave ponudom na javno
nadmetanje. Ponuditelj se pri izradi ponude mora pridržavati uvjeta
nadmetanja. Ponuda mora biti sukladna dokumentaciji za nadmetanje te
mora dokazati:
- pravnu osobnost,
- poslovnu sposobnost,
- financijsku i gospodarsku sposobnost,
- tehničku sposobnost,
- stručnu sposobnost,
- strukovnu ovlast-članstvo u strukovnoj udruzi ili registru
kao nužan uvjet za obavljanje predmetne nabave.

138
139
 2. Upit
Upit je radnja kupca kojom od dobavljača traži informaciju o
proizvodu i uvjetima kupnje. To je akcija koju kupac usmjerava prema
većem broju dobavljača radi istraživanja tržišta i odabiranja najpovoljnijeg
dobavljača.
Upit može poslati krajni korisnik, obrtnik ili trgovačko društvo čija
je djelatnost trgovina.
Potencijalnom dobavljaču, Upit, kao poslovna komunikacija može
biti upućena:
- poslovnim dopisim,
- neposredno telefonskom komunikacijom
- novinskim oglasom.
Upit se sastoji od:
- uvoda – upoznavanje dobavljača s poslovnom
organizacijom i pokazivanje interesa za njegove
proizvode (usluge),
- biti – taksativno navođenje pitanja, npr. o kvaliteti,
cijeni, roku, načinu isporuke, plćanje itd.,
- završetka – izražavanje uvjerenja u uspješnu i dugu
poslovnu suradnju
- pozdrav – završavanje dopisa.
S obzirom na opseg informacija koje se uputom traže razlikujemo:
• opći upit – to je upit kupcu koji nije upoznat s načinom poslovanja i
asortimanom eventualnog dobavljača te od njega traži informaciju u
obliku opće ponude (uz katalog, cjenike ili prospekte),
• točno definirani upit – to je upit kojim kupac traži informacije o
točno određenom proizvodu ili usluzi
• ponovljeni upit – on se u praksi javlja u dva slučaja:
- ako kupac nije dobio odgovor na upit od prodavatelja,
- ako kupac nije dobio potpun odgovor od prodavatelja

140
141
142
 3. Javna nabava
Javna nabava je postupak nabave roba i usluga te ustupanje radova,
koju provode naručitelji, ako procijenjena vrijednost nabave, bez poreza na
dodatnu vrijednost, iznosi:
- iznad 300.000,00 kuna za robe i usluge,
- iznad 500.000,00 kuna za radove.
Razlikujemo:
1. UGOVOR O JAVNOJ NABAVI – to je ugovor s financijskim
interesom sklopljen u pismenom obliku između jednog ili više
ponuditelja i jednog ili više naručitelja i čiji je predmet nabave
izvođenje radova, isporuka roba ili pružanje usluga.
2. UGOVOR O JAVNIM RADOVIMA – to je ugovor o javnoj nabavi
čiji je predmet nabave:
- izvođenje radova, ili oboje, projektiranje i izvođenje radova koji se
odnose na jednu ili više djelatnosti (navedenih u Dodatku I. Zakona o
javnoj nabavi), ili
- posao ili realizacija posla bilo kakvim sredstvima posla koji odgovara
zahtjevima što ih je naveo naručitelj. Pojam „posao“ znači rezultat
gradnje ili građevinskih radova uzetih u cjelini koji je sam po sebi
dovoljan da ispuni gospodarsku ili tehničku funkciju.
3. UGOVOR O JAVNOJ NABAVI ROBE – to je ugovor o javnoj
nabavi čiji je predmet nabave kupnja robe, najam robe, zakup robe ili
leasing sa ili bez opcije kupnje robe. Ugovor čiji je predmet nabave
isporuka robe, a koji uključuje i poslove postavljanja i instalacije,
smatra se ugovorom o javnoj nabavi robe.
4. UGOVOR O JAVNIM USLUGAMA – to je ugovor o javnoj nabavi
čiji su predmet nabave usluga (u smislu Dodatka II.A i II.B. Zakona o
javnoj nabavi).
OSNOVNA NAČELA JAVNE NABAVE
Osnovna načela javne nabave jesu:
1. sloboda kretanja roba,
2. sloboda poslovnog nastanka,
3. sloboda pružanja usluga,
4. načela koja iz toga proizlaze:
- tržišnog natjecanja,
- učinkovitosti,
- jednakog tretmana,
- zabrane diskriminacije,
- uzajamnog priznavanja,
- razmjernosti,

143
- transparentnosti.
TEMELJNI POJMOVI U JAVNOM NADMETANJU
1. okvirni sporazum – to je sporazum između jednog ili više
naručitelja i jednog ili više gospodarskih subjekata svrha kojeg je
utvrditi uvjete pod kojim se sklapaju ugovori koji se dodjeljuju
tijekom određenog razdoblja, a posebice u pogledu cijene i, prema
potrebi, predviđenih količina.
2. dinamički sustav nabave – je potpuno elektronički način
provedbe postupka javne nabave. Upotrebljava se za uobičajene
predmete nabave koji posve ispunjavaju zahtjeve naručitelja u
obliku u kojem su dostupni na tržištu, a ograničena je trajanja i
otvoren tijekom čitavog razdoblja svoje valjanosti svakome
gospodarskom subjektu koji zadovolji uvjete i koji je dostavio
indikativnu ponudu koja je u skladu s specifikacijom.
3. elektronička dražba – je način provedbe postupka koji se
ponavlja i koji uključuje elektronički sustav za predstavljanje
novih cijena, izmijenjenih naniže, i/ili novih vrijednosti koje se
odnose na određene elemente ponuda, a odvija se nakon početne
potpune procjene ponude i omogućava njihovo rangiranje pomoću
automatskih metoda procjene.
4. elektroničko sredstvo – znači korištenje elektroničke opreme za
obradu i pohranu podataka koji se šalju, prenose i zaprimaju
žičanom vezom, radiovezom, optičkim sredstvima ili drugim
elektromagnetskim sredstvima.
5. gospodarski subjekti – su fizičke ili pravne osobe koji na tržištu
nude izvođenje radova, isporuku robe ili pružanje usluga.
6. ponuditelj – je gospodarski subjekt, ili udruženje gospodarskih
subjekata, koji je dostavio ponudu,
7. natjecatelj – je gospodarski subjekt, ili udruženje gospodarskih
subjekata, koji je voljan sudjelovati u postupku javne nabave i
svoju je volju iskazao zahtjevom za sudjelovanje.
8. naručitelj- je:
1. javni naručitelj – to je naručitelj koji je obveznik primjene
Zakona o javnoj nabavi,
2. naručitelj koji obavlja djelatnost na području vodoopskrbe,
energetike, prometnih i poštanskih usluga, koji
gospodarskim subjektima ima namjeru dati ili ugovorom
daje nalog za izvršenje nabave.
9. središnje tijelo za nabavu – to je naručitelj koji na temelju ovlasti
naručitelja iz Zakona o javnoj nabavi:

144
 - za naručitelja stječe određenu robu ili uslugu,
- za te naručitelje sklapa ugovore ili okvirne sporazume o
radovima, nabavi robe ili usluge.
10. otvoreni postupak javne nabave – to je postupak u kojem svaki
zainteresirani gospodarski subjekt može podnijeti ponudu.
11. ograničeni postupak javne nabave – to je postupak u kojem
svaki zainteresirani gospodarski subjekt može zatražiti da
sudjeluje u postupku, pri čemu samo oni gospodarski subjekti koje
naručitelj pozove mogu podnijeti ponudu.
12. natjecateljski dijalog – to je postupak u kojem svaki
zainteresirani gospodarski subjekt može zatražiti da sudjeluje u
postupku, pri čemu naručitelj s natjecateljima primljenim u taj
postupak vodi dijalog s ciljem razvijanja jednog ili više prikladnih
rješenja koji mogu udovoljiti njegovim zahtjevima, a i na temelju
kojih su izabrani natjecatelji pozvani da podnesu ponude.
13. pregovaračku postupak javne nabave – to je postupak u kojem
se naručitelj obraća gospodarskim subjektima po vlastitom izboru i
dogovara uvjete ugovora s jednim ili više gospodarskih subjekata.
14. natječaj – to je postupak koji omogućava dobivanje plana ili
projekta koji je odabrao ocjenjivački sud, uglavnom u području
prostornog planiranja, arhitekture i graditeljstva, inženjerstva ili
obrade podataka, nakon provedenog natjecanja, s dodjelom ili bez
dodjele nagrade.
15. neprihvatljiva ponuda – to je ponuda koja ispunjava uvjete
propisane Zakonom o javnoj nabavi za isključenje.
16. neprikladna ponuda – to je ponuda čija cijena prelazi planirana
sredstva naručitelja.
17. nepravilna ponuda – to je ponuda koja ne ispunjava uvjete
vezane za svojstva predmeta nabave, te time ne ispunjava u
cijelosti zahtjeve naručitelja određene u dokumentaciji za
nadmetanje.
18. procijenjena vrijednost nabave – to je ukupan iznos nabave,
uključujući sve opcije i moguća produženja ugovora, bez poreza
na dodatnu vrijednost.
POSTUPCI JAVNE NABAVE
Naručitelji mogu slobodno birati između otvorenog postupka javne
nabave, ograničenog postupka javne nabave ili pregovaračkog postupka
javne nabave s prethodnom objavom pod uvjetima da je poziv za nadmetanje
objavljen sukladno članku 117. Zakona o javnoj nabavi.

145
 Pregovarački postupak javne nabave bez prethodne objave naručitelj
smije primijeniti samo u posebnim slučajevima i okolnostima propisanim u
članku 116. Zakona o javnoj nabavi.
NABAVA MALE VRIJEDNOSTI
Ako procijenjena vrijednost nabave, bez poreza na dodatnu vrijednost,
iznosi:
- 300.000,00 kuna i manje za robe i usluge,
- 500.000,00 kuna i manje za usluge,
Primjenjuju se odredbe Zakona o javnoj nabavi male vrijednosti.
Prilikom sklapanja ugovora o nabavi male vrijednosti naručitelj koristi
otvoreni postupak nabave, ograničeni postupak javne nabave, pregovarački
postupak javne nabave, okvirni sporazum i elektroničku dražbu.
Za procjenu vrijednosti nabave do 70.00,00 kuna, bez poreza na
dodatnu vrijednost, naručitelj može, ali nije obvezan provoditi postupak
nabave propisan Zakonom o javnoj nabavi.

Pitanja:
1. Tko pokreće prodajni posao i kako?
2. Navedi karakteristike ponude u obliku poslovnog dopisa?
3. Koji su elementi ponude?
4. Navedi obilježja posebne ponude?
5. Što je protuponuda?
6. Navedi razliku općeg i točno definiranog upita?
7. Tko obvezatno provodi postupak javne nabave?
8. Što je javna nabava?
9. Nabroji postupke javne nabave?
10.Navedi načela javne nabave?
11.Kad se provodi postupak nabave male vrijednosti?

II. POSLOVNE KOMUNIKACIJE U FAZI ZAKLJUČIVANJA

PRODAJNOG POSLA

Zaključivanju prodajnog posla prethodi izbor najpovoljnijeg

dobavljača usporedbom ponuda. Koji je dobavljač najpovoljniji ovisi o
mnogim faktorima: kvaliteti, cijeni, roku isporuke, servisu, načinu plaćanja
itd.

146
 U većini poslovnih transakcija pri nabavi (prodaji) vode se pregovori.
Pregovorima se nastoji uz razmjenu informacija, stajališta i prijedloga
ostvariti što uspješnija transakcija. Svakoj strani i pregovaranju cilj je da za
sebe postigne što povoljnije uvjete.
Zaključivanje prodajnog posla može biti u usmenoj ili pismenoj formi.
Ako zaključivanje poslovnog posla dokumentiramo, što je preporučljivo i
česta je praksa u poslovanju gospodarskih subjekata – robu (usluge ili
radove) naručujemo pisanim ugovorom, zaključnicom, narudžbom ili
narudžbenicom

1. Narudžba
Naručivanje je nalog kupca oridavatelju da mu isporući robu ili obavi
uslugu pod određenim uvjetima.
Naručiti robu ili uslugu možemo:
- usmeno – telefonski ili dogovorom u izravnom kontaktu,
- pismeno – narudžbom ili narudžbenicokm
Narudžba je pisana forma naručivanja tj. pisana poslovna
komunikacija koja se upotrebljava radi dokumentiranosti naručivanja. Prema
čl. 21. st. 8. Zakona o trgovačkim društvima narudžbom se smatraju
poslovnim pismima koje se trebaju slati na poslovnom papiru čije zaglavlje
obvezno treba sadržavati podatke:
- tvrtku i sjedište pošiljatelja,
- sud kod kojeg je upisan u trgovački registar i broj pod
kojim je to učinjeno,
- tvrtka i sjedište institucije kod kojeg ima račun i broj tog
računa.
Društvo kapitala (dioničko društvo, društvo s ograničenom
odgovornošću, javno trgovačko društvo) moraju uz navedene podatke
navesti i:
- iznos temeljnog kapitala društva s naznakom je li u
cijelosti uplaćen,
- ukupan broj izdanih dionica i njihov nominalni iznos-kod
dioničkog društva,
- prezime i najmanje početno slovo imena članova uprave
društva, a kod dioničkog društva i predsjednika
nadzornog odbora.
Temelj za narudžbu može biti: ponuda, ugovor ili ranija nabava.
U svom sadržaju narudžba obično sadržava:

147
- temelj narudžbe – navodi se broj i datum ponude ili
ugovora, oglasa itd. ovisno o tome na temelju čega se
naručuje,
- naziv robe ili usluge – navodi se točan naziv artikla,
odnosno točan opis usluge,
- količina – izražava se odgovarajućim mjernim
jedinicama i točno je određena,
- način i rok plaćanja – ako nije temelj ugovor, narudžba
najčešće ima zakonski rok i način plačanja (virmanom u
roku od 15 dana); za sve narudžbe kojima je temelj
ugovor, volja stranaka izražena je u ugovoru određuje
način i rok plaćanja,
- rok isporuke – preporučljivo je odrediti točan datum
isporuke,
- način plaćanja – navodi se prijevozno sredstvo (npr.
kamionom, hladnjačom, brodom, avionom),
- mjesto isporuke – točna adresa gdje robu treba dostaviti,
- način ambalažiranja – najčešće je riječ o uobićajnoj ili
propisanoj ambalaži, a ko ugovorom nije određena
posebna.

148
149
 Narudžbenica
U praksi se radi ekonomičnosti i racionalizacije poslovanja mnogo
češće koriste narudžbenice od narudžbi.
Narudžbenica je tiskanica koja sadržava otisnute osnovne podatke za
naručivanje, a kupac popunjava specifične podatke za svako naručivanje
posebno. Narudžbenice mogu izrađivati poslovne organizacije za svoje
potrebe, a mogu se koristiti i tiskanice na tržištu i najčešće se koriste opće
narudžbenice koje su prikladne za nabavu različite robe ili usluga koje
sadrže:
- zaglavlje naručitelja – u zaglavlju narudžbenice bilježe se
svi elementi koje treba sadržavati i zaglavlje narudžbe,
- podaci o dobavljaču i uvjeti isporuke – adresa dobavljača,
datum i broj narudžbenice, mjesto i rok isporuke, način
otpreme i način plaćanja,
- raster – to je tabela sastavljena od 6 kolona i 15-20
redaka u kojoj se navodi redni broj, naziv robe ili usluge,
jedinica mjere, količina cijena i iznos.

150
151
 2. Ugovor
Ugovor je dokument kojim se prodavač (dobavljač) obvezuje da će
isporučiti robu ili izvršiti uslugu pod određenim uvjetima kupcu, a ovaj da
će je preuzeti i podmiriti obvezu
Zaključivanje ugovora o nabavi (kupnji) odnosno prodaji robe ili
usluga rezultat je suglasnosti naručitelja i dobavljača
Zakonodavac je odredio da ugovor mora biti u pisanoj formi u
slijedećim slučajevima:
- u prometu nekretninama,
- u prodaji s obročnim otplatama,
- u građenju i građevnim radovima,
- davanju licencije kod trgovinskih zastupanja,
- usluge turističkih agencija,
- osiguranja,
- bankarskih poslova.
S pravnog stajališta ugovor je sklopljen kad se stranke dogovore o
bitnim elementima. Koji će dijelovi ugovora biti bitni, određuju stranke, a za
uspješno sklapanje ugovora bitno je da se stranke dogovore o svim
dijelovima.
Elemente ugovora možemo podijeliti na bitne i nebitne:
Bitni elementi ugovora su:
1. oznaka stranaka – svaki ugovor počinje s preciznim određenjem
prodavatelja i kupca, točnim određenjem tko ima kakve obveze, a
kakva prava,
2. predmet ugovora – to je naziv robe, radova ili usluga. Iskazuje se
jasno i točno da se bez dvojbe zna što je predmet ugovora,
3. oznaka kvalitete – određuje se prema uzorku, zaštitnom znaku,
standardima ili «uobičajenom kvalitetom». Uobičajena kvaliteta je
kvaliteta koja mora odgovarati svojstvima koja se u mjestu
prodavatelja redovito traže za takvu robu ili usluge,
4. količina robe – se izražava odgovarajućim uobičajenim mjernim
jedinicama (tona, vagon, hektolitar itd). Količina mora biti određena,
a u iznimnim slučajevima odrediva,
5. cijena robe – mora biti fiksno naznačena, tj. točno određena, a može
biti vezana za stanje na tržištu na dan isporuke. Cijena se izražava u
valuti RH. Uz cijenu treba navesti i popuste kao što je rabat ili cassa-
sconto. Rabat je trgovački popust odobren zbog naručivanja veće
količine robe. Cassa-sconto je financijski popust za prijevremeno
plaćanje.

152
Nebitni elementi ugovora su:
1. rok plaćanja – može biti različito određen. Ugovoreni rok plaćanja u
odnosu na rok isporuke može biti prije izvršenja, istodobno ili poslije.
Zakonski rok je 15 dana od nastanka dužničko-vjerovničkog odnosa,
ali ugovornom odredbom stranke mogu dogovoriti i duži rok uz
osiguranje instrumentima plaćanja,
2. način plaćanja – u pravilu je bezgotovinski – nalogom za prijenos
(virmanom) sa žiro-računa kupca na žiro-račun prodavatelja,
3. rok isporuke – se određuje nedvojbeno. Rok isporuke može biti
iskazan i uobičajenim trgovinskim izrazima, npr. početkom mjeseca, u
sredini ili krajem mjeseca.
4. mjesto isporuke – određuje se transportnim klauzulama. To može biti
skladište kupca, skladište prodavatelja ili neko međumjesto,
5. ambalaža i pakiranje – štiti kvalitetu i količinu robe, olakšava
transport i skladištenje. Ugovornom odredbom određuje se vrsta
ambalaže, vlasnišgtvo, rok za povrat, cijena i sl.
6. preuzimanje robe – roba se preuzima komisijski na temelju
dokumenata koji prate robu (dostavnice, otpremnice, račun).
Preuzimanje se obavlja u dva dijela i to:
- kvalitativno preuzimanje, koje djelimo na:
1. Organoleptičko utvrđivanje kvalitete odnosno osjetilno
uočavanje kvalitete i to prema izgledu, mirisu, okusu ili opipu,
2. Stručno utvrđivanje kvalitete to je mišljenje stručnjaka o
kvaliteti pojedine robe utvrđeno tehničkim pomagalima ili
kemijskim sredstvima.
- kvantitativno preuzimanje – to je utvrđivanje stvarno dopremljene
količine robe u odnosu na navode u dokumentaciji koja prati robu,
- npr. Prema otpremnici ili računu.
7. jamstvo – služi u reklamne svrhe jer proizvođać na taj način ističe
kvalitetu svojih proizvoda. Jmstveni rok ovisi o vrsti proizvoda, a
najčešće je od 6 do 24 mjeseci. Jamstvom se jamac obvezuje da će
prema vjerovniku ispuniti pravovaljanu i dospjelu obvezu ako je ne
ispuni glavni dužnik
8. osiguranje – ugovornim odredbama određuje se protiv kojih će se
rizika osigurati roba u transportu i osigurana vrijednost.
9. raskid ugovora – ugovor može biti raskinut višom silom,
sporazumno ili sudskom odlukom.

Dijelovi ugovora su:

- zaglavlje – sadrži određenje stranaka i nadnevak sklapanja ugovora,

153
 - naziv ugovora – posebno se ističe riječ –ugovor- verzalom,
centrirano,
- sadržaj ugovora – razdjeljen je po numeriranim odredbama tj.
člancima,
- potpis stranaka, broj i pečat poslovnih organizacija.

Tipizirani ugovori – poslovne organizacije koriste i tipizirane

ugovore ako to njihov način poslovanja zahtijeva. Tipski ugovori su ustvari
tiskanice s uvjetima prodaje dobavljača, a od kupca se očekuje da prihvati
odredbe ugovora u potpunosti.

Primjer:
“KIFLIĆ” društvo s ograničenom odgovornošću za proizvodnju kruha, peciva I slastica
Split, Poljičkia cesta 201, žiro-račun 2330003-1100011785, MB 5234589, upisano u
sudski registar Trgovačkog suda u Splitu, MBS 090002315, temeljni kapital 2.900.000,00
kn uplačenog u cijelosti, kojeg zastupa direktor Nikola Katušić, kao prodavatelj, u
daljunjem terkstu “KIFLIĆ”
i
Hotel “AGAVA”, društvo s ograničenom odgovornošću za hoteljersko-ugostiteljske
usluge, Split, Put Žnjana bb, MB 4544567, žiro-račun 2330003-2200039521, upisano u
sudski registar Trgovačkog suda u Splitu, MBS 278676567, temeljni kapital
20.900.000.000,00 kn uplačenog u cijelosti, kojeg zastupa direktor Marko Vidaković, kao
kupac, u daljnjem tekstu “AGAVA”

dana 15. 12. 2002 zaključuju slijedeći

UGOVOR O PRODAJI ROBE

PREDMET UGOVOR I CIJENA

Članak 1.
„Kiflić“ prodaje, a „AGAVA“ kupuje robu iz proizvodnog i trgovačkog programa
„KUFLIĆ“ po maloprodajnim cijenama navedenim u Ugovoru, te uz odobreni rabat
prema niže navedenim stopama
Proizvodi Vrijeme Ugovorena Cijena Rabat
Isporuke količina
Kruh – bijeli dnevno 70 kg 3,50 7%
kruh - raženi dnevno 20 kg 3,80 5%
kruh - kukuruzni dnevno 20 kg 3,80 5%
kruh - integral dnevno 40 kg 4,00 5%

KVALITETA
Članak 2.

154
„KIFLIĆ“ se obvezuje da će kruh iz članka 1. ovog Ugovora biti uobičajne kvalitete uz
primjenu hrvatskih standarda. „AGAVA“ se obvezuje čuvati isporučenu robu u skladištu
s važećim propisima.

ROK, NAČIN I MJESTO ISPORUKE

Članak 3.
„KIFLIĆ“ će „AGAVI“ isporučivati robu kamionom u restoranu hotekla svakog dana do
06:00 sati.

ROK I NAČIN PLAČANJA

Članak 4.
„AGAVA“ se obvezuje platiti isporučenu robu prodavatelju općim nalogom za prijenos
na temelju zbirne mjesečne fakture u roku od 8 dana.

PREZUIMANJE ROBE I REKLAMACIJA

Članak 5.
Isporučenu robu „AGAVA“ je dužna preuzeti i prilikom preuzimanja izvršiti
kvantitativni i kvalitativni prijem robe.
Reklamacija na kvalitetu i kvantitetu se priznaje samo ako je sastavljena odmah prilikom
preuzimanja robe i to u pismenom obliku. Uz reklamaciju treba biti priložen komisijski
zapisnik supotpisan od prijevoznika-vozača, te s reklamacijom mora odmah upoznati
prodavatelja.

KAMATA I CASSA-SCONTO

Članak 6.
Za prekoračenje rokova plaćanja „AGAVA“ se obvezuje „KIFLIĆU“ platiti kamatu u
visini stope zatezne kamate koja je određena važećim propisima.
Za prijevremeno plaćanje i plaćanje prema predračunu „KIFLIĆ“ će „AGAVI“ odobriti
financijski popust – cassa-sconto prema dogovoru.

PRIMJENA VAŽEĆIH PROPISA

Članak 7
Za sve što nije ovim ugovorom utanačeno stranke ugovaraju primjenu Općih uzansi za
promet robom.

RASKID UGOVORA

Članak 8.
„KIFLIĆ“ pridržava pravo jednostranog raskida ugovora s otkaznim rokom od 3 (tri)
dana ukoliko „AGAVA“ ne izvršava ili neuredno izvršava ugovorom utvrđenu obvezu.

155
Za slučaj nepridržavanja odredaba ovog Ugovora, neizvršavanja ili neurednog
izvršavanja Ugovorom preuzetih obveza, ugovorene strane se obvezuju naknaditi stvarnu
štetu i izmaklu dobit.

RJEŠAVANJE SPOROVA

Članak 9.
Svi sporovi koji bi mogli nastati u svezi s ovim Ugovorom rješavati će se sporazumno, a
ukoliko to neće biti moguće nadležan sud.

BROJ PRIMJERAKA UGOVORA I STUPANJE NA SNAGU UGOVORA

Članak 10.
Ovaj Ugovor sastavljen je u 4 (četiri) istovjetna primjerka od kojih po 2 (dva) za svaku
ugovorenu stranu.
Ovaj ugovor stupa na snagu 01. 01. 2002. i važi do 31. 12. 2003.

Kupac Prodavatelj:
Hotel „AGAVA“, d.o.o. „KIFLIĆ“. D.o.o.
Direktor: Ditrektor
Marko Vidaković Nikola Katušić
Broj: U-07/04-342/02 Broj: U-268/02

3. Zaključnica
Zaključnica je pisana poslovna komunikacija u obliku tiskanice koju
koriste opunomoćeni trgovački predstavnici poslovnih organizacija za
zaključivanje prodajnog posla. Zaključnica se zaključuje u neposrednom
kontaktu ovlaštenih trgovačkih predstavnika i kupaca, a po elementima
slična je ugovoru. Odredbe zaključnice nije moguće mijenjati.

156
 MB 5234589
Žiro-račun: 2330003-1100011785
________________________________________________________________________
ZAKLJUČNICA br. 4259/02 Split.
12.12. 2002

Prodavatelj „KIFLIĆ“ iz Splita, Poljička cesta 201, prodaje, a KUPAC:

Hotel „AGAVA“, društvo s ograničenom odgovornošću za hotelijersko-ugostiteljske

usluge, Split, Put Žnjana bb, MB 4544567, žiro-račun 2330003-1100039521, upisano u
sudski registar Trgovačkog suda u Splitu, MBS 278676567, temeljni kapital
20.900.000.000,00 kn uplaćenog u cijelosti

Kupuje po navedenim uvjetima slijedeću robu:

GRUPA VRSTA ROBE JED.MJERE KOLIČINA CIJENA
Bijeli Gg 150 4,00
KRUH Polubijeli Kg 100 4,00
Crni Kg 70 3,80
Raženi Kg 20 4,30
Kukuruzni Kg 20 4,30
integralni Kg 50 4,30
Bijelo Kom 50 1,80
S lanom Kom 30 2,00
PECIVA S kimom Kom 20 2,00
Sa sezamom Kom 50 2,00
integralni Kom 40 2,00
Slani Kom 20 2,00
Krempita Kom 20 3,50
Ekler Kom 20 3,50
Mediteran Kom 20 3,50
Krafna-marmelada Kom 30 2,00
Krafna-čokolada Kom 30 2,20
Krafna-vanilija Kom 25 2,200
Krafna sa šlagom Kom 15 2,40

PRODAVATELJ: Stjevan Avelin Kupavc: Ante Vidan

157
 4. Prihvat narudžbe
Dobar poslovni običaj svakog dobavljača je obavijest naručitelja o
pristigloj narudžbi u što skorije vrijeme. Svrha obavijesti o primitku
narudžbe je obavijestiti naručitelja o pristigloj narudžbi i mogućnostima
dobavljača da dostavi traženu robu pod uvjetima navedenim u narudžbi.
Prema mogućnostima dobavljača obavijest o primitku narudžbe može
biti:
- prihvat narudžbe,
- preinaka narudžbe,
- otklon narudžbe,
1. Prihvat narudžbe – je obavijest dobavljača naručitelju da u
potpunosti može udovoljiti svim elementima narudžbe.
Prihvat narudžbe sadržava:
- uvod-dobavljač potvrđuje da je primio narudžbu,
- ponovljene elemente narudžbe,
- potvrdu dobavljaća da će robu dostaviti prema narudžbi kupcu,
- pozdrav
2. Preinaka narudžbe – je obavijest dobavljača naručitelju o
nemogućnosti udovoljavanja svim elementima narudžbe te mu
predlaže određene izmjene.
Preinaka narudžbe sadrži:
- uvod-dobavljać potvrđuje da je primio narudžbu,
- ponavljane elemente narudžbe sa istaknutim preinakama,
- zahtijev naručitelja da obavjesti dobavljača o prihvaćanju
preinačene narudžbe,
- pozdrav.

158
159
3. Otklon narudžbe – je obavijest naručitelja o nemogućnosti izvršenja
narudžbe.
Otklon narudžbe sadrži:
a. uvod-dobavljač potvrđuje da je primio narudžbu,
b. obavijest dobavljača da nije u mogućnosti udovoljiti
zahtjevima naručitelja,
c. izražavanje žaljenja dobavljača naručitelju uz napomenu o
mobućnosti buduće suradnje,
d. pozdrav

160
161
 III. POSLOVNE KOMUNIKACIJE U FAZI REALIZACIJA
PRODAJNOG POSLA

Zaključivanje poslovnog posla, temeljenog na narudžbi ili ugovoru,

obvezuje dobavljača na realizaciju, tj. dostavljanje robe kupcu ili obavljanje
usluga.
Prvi zadatak komercijalnog odjela u realizaciji prodajnog posla je
dostavljanje naloga skladištu da otpremi naručenu robu prema svim
dogovorenim elementima (kvalitete, kvantitete). Skladištar temeljem
dobivenog naloga otprema robu uz obveznu dokumentaciju – otpremnicu.

1. Otpremnica – je dokument o robi koji dostavljač dostavlja uz robu

kupcu. Otpremnica je po elementima sadržaja istovjetna sa narudžbom, a da
bi posao bio valjan i količini i vrsti robe te načinu otpreme. Osim što se
otpremnica dostavlja kupcu, ona se dostavlja i:
1. komercijalnom odjelu dobavljača – kao izvješće o izvršenoj otpremi;
2. knjigovodstvenom odjelu – kao izvješće o stanju u skladištu;
3. fakturnom odjelu – kao temelj za slanje fakture.
U praksi se otpremnica piše na tiskanicama ili računalno ispisuje.
Tiskanica se najčešće sastoji od:
1. zaglavlja s podacima o tvrtke,
2. naziv dopisa – OTPREMNICA i broj;
3. podacima o načinu i mjestu otpreme;
4. raster s
a) nazivom robe,
b) jedinicom mjere,
c) količinom robe,
d) cijenom
5. nadnevak otpreme,;
6. podacima o preuzimatelju;
7. vozaču i skladištaru.
Osim otpremnice popratna dokumentacija uz robu je:
1. tovarni list – u željezničkom, riječnom i zračnom prometzu,
2. konosman ili tovarni list – u pomorskom prometu,
3. prijevoznica ili tovarni list – u kamionskom prijevozu,
4. dispozicija – nalog prodavatelju da otpremi robu navedenom
primatelju.

162
163
 2. Komisijski zapisnik – to je dokument u kojem se utvrđuje
činjenično stanje pristigle robe prema kvaliteti, kvantiteti i cijeni, te služi
kao temelj za knjiženje, za eventualnu reklamaciju i kao dokazni materijal za
slučaj spora.
Prema važećim uzansama komisijski zapisnik treba imati slijedeći
sadržaj:
1. zaglavlje – naziv kupca, mjesto kontrole, vrijeme, članove komisije,
predmet preuzimanja,
2. bit – popratnu dokumentaciju, nalaz i mišljenje komisije,
3. završetak – broj primjeraka zapisnika, vrijeme završetka preuzimanja
i potpise.

164
165
 3. Plaćanje
Za svaki prodani proizvod (ili obavljenu slugu) prodavatelj je dužan
izdati račun. Račun se obavezno izdaje u dva primjerka, od kojih se jedan
uručuje kupcu, a drugi služi izdavatelju kao isprava za knjiženje u
poslovnim knjigama.
Račun je financijski dokument kojim dobavljač potražuje od kupca
novčanu protuvrijednost za dostavljenu robu ili izvršenu uslugu.
Odredbe o sadržaju I ispostavljanju računa sadržane su u:
e. zakonu o trgovačkim društvima-čl. 21.,
f. Zakonu o porezu na dodatnu vrijednost-čl.15,
g. Pravilniku o porezu na dodatnu vrijednost-čl.78-81,
h. Pravilnik o porezu na dobit-čl.29.
Prema propisima razlikujemo dvije vrste računa:
1. račun za bezgotovinsko plaćanje i
2. račun za gotovinsko plaćanje.

Račun za bezgotovinsko plaćanje - sadržava slijedeće podatke:

1. tvrtku pošiljatelja,
2. sjedište i adrersu pošiljatelja,
3. matični broj tvrtke pošiljatelja – pravne osobe ili jedinstveni matični
broj građana – fizičke osobe,
4. sud kod kojeg je pošiljateljn upisan u sudski registar i broj pod kojim
je to učinjeno,
5. tvrtka i sjedište institucije kod koje pošiljatelj drži račun i broj tog
računa,
6. tvrtku adresu i MB ili JMBG primatelja (kupca),
7. mjesto izdavanja, broj i nadnevak računa,
8. količinu i uobičajen trgovački naziv isporučenih dobara i količinu
obavljenih usluga,
9. nadjevak isporuke dobara ili obavljenih usluga,
10.iznos naknade (cijene) isporučenih dobara ili obavljenih usluga,
razvrstane po poreznoj stopi,
11.iznos poreza razvrstan po poreznoj stopi.
12.zbrojni iznos naknade i poreza.

Račun za gotovinsko plačanje – prema Zakonu o porezu na dodatnu

vrijednost s računima za gotovinsko plaćanje izjednačavaju se isječci vrpce
ili potvrdnice iz naplatnih uređaja. Ti računi trebaju sadržavati najmanje
slijedeće podatke:
1. tvrtku (ime), adrersu i MB ili JMBG izdavatelja računa,

166
2. mjesto gdje je isporuka robe ili usluga obavljena,
3. broj i mjesto izdavanja,
4. količinu i uobičajeni naziv isporučene robe ili vrstu i količinu
obavljenih usluga,
5. ukupan iznos naknade i poreza razvrstanih po poreznoj osnovi.
Računi za gotovinski ili bezgotovinski promet moraju imati oznaku R-1
ili R-2. Račune s oznakom R-1 izdaje porezni obveznik koji porez plaća
prema izdanim računima – što se odnosi na gotovinsko plaćanje.
Račun s oznakom R-2 izdaje porezni obveznik koji porez plaća prema
primljenim naknadama, tzv. Naplaćenoj realizaciji – što se odnosi na
bezgotovinsko plaćanje.

167
168
Pitanja:
1. Koja su obilježja narudžbe?
2. Navedi razliku između narudžbe i narudžbenice?
3. Navedi razliku između otklona i opoziva narudžbe?
4. Što prethodi sklapanju ugovora?
5. U kojem slučaju ugovor mora biti u pismenoj formi?
6. Navedi elemente ugovora?
7.Kakav oblik preuzimanja robe poznaješ?
8. Što je otpremnica?
9. Koje podatke mora sadržavati račun za bezgotovinsko plačanje?

IV. POSLOVNE KOMUNIKACIJE U RJEŠAVANJU

TEŠKOĆA U PRODAJI

Teškoće pri sklapanju ili realizaciji poslova u praksi su vrlo česte.

Najčešći razlog svakog problema je nepredvidljivost u trenutku naručivanja
ili sklapanja prodajnog posla. Iako se teškoče mogu pojaviti u bilo kojem
dijelu prodajnog poslovnog procesa, najčešća su pri plaćanju, zatim pri
dostavljanju radi kašnjenja, manjka, oštečene robe ili netočno dostavljene
robe ili obavljenih usluga.
Teškoće treba uvijek rješiti na zadovoljstvo svih poslovnih partnera,
što zanči da se pri izradi poslovnih komunikacija kojma nastojimo mriješiti
teškoće, najprije se moramo voditi načelima kulture poslovne komunikacije.
Susretljivost pri rješavanju problema u prodajnom poslovnom procesu
ubrzat će n jegovo rješavanje I omogućiti daljnju poslovnu suradnju.

1. Požurnice
Temeljem sklopljenog ugo vora ili prihvaćanjem narudžbe za
dobavljača I naručitelja nastaju dogovorene obveze. Za ispunjenje
dogovorenih obveza utvrđuje se I njihov rok – nrp. Rok isporuke, rok
vraćanja ambalaže, rok plaćanja. Međutim u praksi ima slučajeva
nepoštivanja dogovorenog roka – kašnjenje. U takvim slučajevima kupac će
za neisporučenu robu, a dobavljać za npr. Nepovračenu ambalažu, uputiti
požurnicu.
Požurnica– to je poslovni dopis kojim se od kupca ili dobavljača
zahtijeva ispunjenje obveze.
Požurnica koju šalje naručitelj ima slijedeći sadržaj:
1. uvod – navodi se narudžba ili ugovor temeljem čega je zaključen
prodajni posao,

169
2. bit – upozorenje dobavljaču na dogovoreni rok uz zahtjev da se što
žurnije izvrši isporuka,
3. završetak – izražavanje nade za uspješno obavljanje posla i buduću
nesmetanu suradnju,
4. pozdrav.
Sadržaj požurnice koju sastavlja dobavljač je:
1. uvod – navodi se narudžba ili ugovor temeljem čega je zaključen
prodajni posao tj. Temelj obveze kupcu npr. Za vračanje ambalaže,
2. bit – navode se dokumenti koji dokazuju da je roba isporučena prema
dogovoru sa zahtjevom da kupac što žurnije izvrši svoju obvezu,
3. završetak – izražava se nada za uspješno obavljanje posla i buduću
nesmetanu suradnju,
4. pozdrav.

170
171
 2. Otklon
Otklon narudžbe je obavijest naručitelju o nemogućnosti obavljanja
narudžbe. Otklonom dobavljač obavezno treba izraziti žaljenje zbog svoje
nemogučnosti I ponuditi naručitelju mogućnosti buduće suradnje.
Otklon narudžbe sadržava:
- uvod, dobavljač potvrđuje da je primio narudžbu,
- obavijest dobavljača da nije u mogućnosti udovoljiti zahtijevima
naručitelja,
- izražavanje žaljenja dobavljača uz napomenu mogućnosti buduće
suradnje,
- pozdrav.

172
173
 3. Opoziv narudžbe
Opoziv narudžbe je zahtjev naručitelja da dobavljač zanemari, tj.
Poništi pristiglu narudžbu. Opoziv je prekid prodajnog posla.
Za valjanost opoziva važno je vrijeme slanja, pa je naručitelju važno
da opoziv pošalje što žurnije.
Dobavljač će uvažiti opoziv ako isporuka nije započeta I pod uvjetom
da nisu nastali nikakvi troškovi ni gubici za dobavljača.

174
175
 4. Reklamacija
Pri preuzimanju isporučene robe postoje slučajevi u kojima komisija
utvrdi da isporučena roba (ili obavljena usluga) ne odgovara dokumentaciji
koja prati robu (npr. Otpremnici) po količini i kvaliteti.
Do pogreške može doći glede:
- dokumentacije, roba je isporučena bez odgovarajuče popratne
dokumentacije,
- količine, dobavljač je isporučio više ili manje roba,
- kvalitete, dobavljač nije isporučio robu prema tražrnju kupca, već je
pogreškom isporučio druge artikle, isporučena je roba bolje kvalitete od
tražene, isporučena je roba lošije kvalitete od tražene,
- cijene, dobavljač je povisio dogovorenu cijenu, dobavljač nije odbio
rabat ili kasa-skonto,
- načinu isporuke, roba je ambalažirana i pakirana na neodogovoren
način, dobavljač se koristio nedogov orenim transportom,
- vrijeme isporuke, roba je stigla sa zakašnjenjem.
Reklamacija – je protestna obavijest (prigovor) kupca dobavljaču
zbog ustanovljene greške pri isporuci robe. Reklamacija se uvijek temelji na
komisijskom zapisniku koji joj je obvezni prilog.. Rok za reklamaciju je u
pravilu žuran. Tehnička roba ima rok za reklamaciju u slučaju greške u
kvaliteti, prema odluci proizvođača, od 6 mjeseci do 36 mjeseci. Za
investicijske poslove rok za reklamaciju navodi se posebnom klauzulom u
ugovoru.
Sadržaj reklamacije je:
1. uvod – kupac izvješćuje dobavljača o isporučenoj robi te navodi
poratnu dokumentaciju,
2. bit – pozivajući se na nalaz komisije za preuzimanje robe detalno
navodi grečke u isporuci,
3. uputa – kupac predlaže način i rok uklanjanja greške,
4. završetak – kupac izražava nadu za žurnim uklanjanjem nedostataka i
buduću urednu poslovnu suradnju,
5. pozdrav.

176
177
 5. Opomena i odgovor na opomenu
U slučajevima kada kupac ne plati robu u dogovorenom roku,
prodavatelj mora poslati opomenu te tako skrenuti pozornost kupcu da što
prije podmiri dug prema prodavatelju.
Opomena – je poslovni dopis kojim prodavatelj od kupca zahtijeva
žurno podmirenje duga zbog proteka dogovorenog roka za plaćanje robe.
Opomena se šalje na poslovnom papiru pošiljatelja i sadrži:
1. adrersu primatelja,
2. broj i nadnevak,
3. naziv dopisa – opomena,
4. uvod – nadnevak pregleda poslovnih knjiga,
5. specifikaciju neplaćenih računa,
6. zahtjev za žurno plaćanje računa,
7. pozdrav

178
179
 Odgovor na opomenu – može biti:
1. potvrdan – dužnik (kupac) priznaje postojanje novčane obveze prema
vjerovniku (prodavatelju):
a. izvješćuje prodavatelja o podmirenju duga,
b. moli vjerovnika za strpljenje jer nije u mogućnosti podmiriti
dugovanje do traženog roka,
c. predlaže vjerovniku nagodbu zbog nemogućnosti podmirernja
iznosa dugovanja,
2. negativan – dužnik ne priznaje postojanje novčane obveze
a) obvezu je podmirio prije dobivanja opomene,
b) nije bio u poslovnom odnosu s prodavateljem.

180
181
 6. Nagodba i obavijest o knjiženju
Nagodba je rezultat dogovora između poslovnih suradnika koji u
prodajnom poslu nastoje modificiranjem početnih elemenata ugovora ili
narudžbe ipak realizirati početu transakciju. Potrebe izmjene već
dogovorenih elemenata narudžbe ili ugovora razlog su izmjenjenih tržišnih
prilika od trenutka zaključivanja prodajnog posla.
Nagodbe mogu biti pismene ili usmene. Nagodbe u svezi s plaćanjem
uvijek moraju imati pismeni oblik.
Sadržaj nagodbe određuje svaki konkretni slučaj, a najčešće su
nagodbe u svezi plaćanja – odgode, smanjenje iznosa, obročna isplata itd.
Obavijest o knjiženju je knjigovodstveni dokument kojim se
obavješćuje poslovnog partnera, o evidenciji naše poslovne organizacije u
svezi s njihovim potraživanjem ili dugovanjima.
Obavijest o knjiženju je dogovorena promjena među poslovnim
partnerima da izmjene iznos računa na više ili manje.
Obavijest o knjiženju potpisana od strane pošiljatelja I primatelja,
postaje dokument s dokaznom snagom.
O bavijest o knjiženju poslovna je pisana komunikacija za koju se
rabe tiskanice poslovne organizacije ili unificirane u izdanju Narodnih
novina.

182
183
Pitanja:
1. Koji su elementi požurnice?
2. Što je reklamacija?
3. Što je obvezatan prilog reklamacije?
4. Navedi razliku između opoziva I otklona?
5. Što je nagodba?
6. Tko potpisuje obavijest o knjiženju?
7. Što sadržava opomena?

ČETVRTI DIO
SLUŽBENO DOPISIVANJE

I. PODNESAK

1. Pojam
Podnesak je priopćenje kojim se pojedinci ili
pravne osobe odnosno organizacije obračaju
tijelima.
Pod podneskom razumjevamo zahtijeve, tiskanice koje se
upotrebljavaju za automatsku obradu podataka, prijedloge, prijave, molbe,
žalbe i druga priopćenja različita sadržaja prema kojem su dobili poseban
naziv.
Pod zahtijevom razumjevamo podnesak kojim se zahtijeva priznanje
nekog prava ili pravnog interesa (npr. Zahtijev za izdavanje osobne
iskaznice itd.).
Pod prijedlogom se razumjeva podnesak kojim se potiče ili zahtijeva
izvršenje neke radnje (mpr. Prijedlog za povrat u prijašnje stanje, prijedlog o
obnovi postupka itd.),
Prijava je podnesak kojim se javljaju neki podaci, događaji i sl. i
zahtijeva se ostvarenje nekog prava (npr. prijava boravka, promjena adrese
stanovanja, prijava neseće na radu itd.).
Pod molbom razumjevamo podnesak kojim tijelo molimo nešto.
Udovoljenje molbi ovisi o ocjeni tijela (npr. molba za ponovno polaganje
ispita, dodjelu socijalne pomoći itd.).
Žalba je podnesak – redovni pravni lijek koji stranke ulažu protiv
donesenog upravnog akta (rješenja, a iznimno i protiv zaključka kojim je
nezadovoljna).

184
 Način podnošenja podneska
Podnesci se u pravilu predaju neposredno, šalju pismeno ili se usmeno
priopćuju u zapisnik. Mogu se, ako nije drugačije propisano, priopćiti i
telegrafski.
Kratka i hitna priopćenja mogu se dati i telefonski, ako je to moguće,
npr. u slučaju spriječenosti dolaska.
Dakle, stranke su slobodne same odlučiti o načinu na koji će podnesak
podnijeti.
Podnesci se mogu predavati i elektroničkim putem ako stranka ima
certifikat ili kvalificirani certifikat kojim potvrđuje indentitet te osobe.

Pitanja:
1. Što je podnesak?
2. Koje vrste akata razumjevamo pod podneskom?
3. Po čemu se podnesci međusobno razlikuju?
4. Što je zahtjev?
5. Što je žalba?
6. Na koji se način podnesci mogu predati?
7. Od koga ovisi način predaje podneska?

2. Bitni dijelovi podneska

Podnesak mora biti razumljiv i sadržavati
sve što je potrebno da bi se po n jemu moglo
postupiti.
Osobito treba sadržavati:
- naziv tijela kojem se upućuje,
- predmet na koji se odnosi,
- zahtijev ili prijedlog,
- ime i prezime i boravište (adresa) podnositelja,
- ime, prezime i boravište (adresu) zastupnika ili opunomoćenika (ako
ga ima)
- vlastoručni potpis podnositelja, zastupnika ili opunomoćenika.

185
 Ovi elementi podneska propisani su
Zakonom o općem upravnom postupku. Zakon ne
zahtijeva nikakve druge elemente, osim da
podnesak bude razumljiv.
Ako je podnesak nerazumljiv ili nepotpun pa iz njega nije vidljivo što
stranka zahtijeva ili predlaže, tijelo će pozvati stranku da te nedostatke
ukloni u određenom roku. Ne učinili to stranka, smatrat će se da podnesak
nije ni podnesen.
Stranka obrazlaže svoj zahtijev, prijedlog ili molbu, daje dokaze,
navodi činjenice itd. Kojim će to redom uraditi ovisi o stranci.
Sadržaj predmeta mora biti sažet i pregledno oznesen, a zahtijev
konkretno postavljen kako bi tijelo moglo jednostavno i brzo postupati po
njemu.

Pitanja:
1. Što znači da podnesak mora biti razumljiv?
2. Što svaki podnesak treba sadržavati?
3. Kojim pravnim aktima je propisan sadržaj podneska?
4. Ako podnesak nije razumljiv, kako će tijelo postupiti?

Naziv tijela kojemu se upućuje podnesak

Podnesak se upučuje na točan i na potpun službeni naziv tijela i
njegove adrese.
Uredbom o natpisnoj ploći i zaglavlju akta tijela državne uprave,
lokalne, područne (regionalne) i mjesne samouprave te pravnih osoba koje
imaju javne ovlasti (Nar.nov. 34/02), a u skladu sa Zakonom o izmjenama i
dopunama Zakona o sustavu državne uprave (Nar.nov. 59/01), te Zakona o
lokalno i područnoj (regionalnoj) samoupravi (Nar.nov. 33/01) prpisan je
sadržaj naziva tih tijela.
Razlikujemo:
- tijela državne uprave: ministarstva, državne upravne
organizacije i urede državne uprave u jedinicama područne
(regionalne) samouprave,
- tijela jedinica lokalne samouprave,
- tijela jedinica područne (regionalne) samouprave,
- tijela mjesne samouprave,
- pravne osobe koje imaju javne ovlasti.
Naziv tijela sadrži:

186
 NAZIVI TIJELA KOJIM SE UPUČUJE
PODNESAK:

REPUBLIKA HRVATSKA
MINISTARSTVO KULTURE Primjerak naziva ministarstva
ZAGREB

REPUBLIKA HRVATSKA
MINISTARSTVO PRAVOSUĐA Primjer naziva upravne
UPRAVA ZA IMOVINSKOPRAVNE organizacije u sastavu
POSLOVE ministarstva
ZAGREB

REPUBLIKA HRVATSKA
URED DRŽAVNE UPRAVE U ŠIBENSKO Primjer naziva ureda državne
KNINSKOJ ŽUPANIJI uprave u jedinicama lokalne
SLUŽBA ZA GOSPODARSTVO (područne) samouprave
ŠIBENIK

REOUBLIKA HRVATSKA Primjer naziva državne

DRŽAVNI HIDROMETREOLOŠKI ZAVOD upravne organizacije
ZAGREB

REPUBLIKA HRVATSKA Primjer naziva ispostave

URED DRŽAVNE UPRAVE U ŠIBENSKO ureda državne uprave u
KNINSKOJ ŽUPANIJI jedinicama lokalne, područne
SLUŽBA ZA GOSPODARSTVO (regionalne) samouprave
ISPOSTAVA VODICE

REPUBLIKA HRVATSKA Primjer naziva tijela jedinice

ŠIBENSKO KNINSKA ŽUPANIJA lokalne, područne
ŽUPANIJSKO POGLAVARSTVO (regionalne) samouprave
ŠIBENIK

Pitanja:
1. Što je naziv tijela kojim se podesak upučuje?
2. Koje vrste tijela u službeno-upravnom dopisivanju
razlikujemo?

187
 Podnosilac podneska
Pojedinac ili pravna osoba odnosno organizacija osobe su, koji
podnose podnesak odnosno obraćaju se tijelu radi ostvarivanja svojih prava i
pravnih interesa.
Iz podneska se mora vidjeti o kojoj je osobi. Ako je to pojedinac,
treba naznačiti njegovo ime, prezime (rodno i porodično ime) i boravište.
Ako stranka ima opunomoćenika ili zastupnika-njegovo ime, prezime i
boravište.
Oznaka boravišta (adresa) sadrži naziv mjesta, poštanski broj, ulicu i
kućni broj.
Ako je podnosilac zahtijeva pravna osoba, odnosno organizacija,
navodi se pun naziv i oznaka sjedišta.

Potpisivanje podneska
Podnositelj mora potpisati podnesak kojim se obraća tijelu. To mora
učiniti osobno. Potpisuje se punim imenom i prezimenom, nikako skraćenim
potpisom (parafom).
Ako podnesak podnose više pojedinaca, fizičkih osoba, potpisati se
mora svaki od njih, a može ih potpisati i zajednički opunomoćenik.
Podnesak za maloljetne osobe potpisati će njihov zakonski zastupnik
(roditelj ili staratelj), kao i za osobe koje nisu poslovne sposobne.
Ako je podnositelj nepismen ili se ne može potpisati, potpisati će ga
druga pismena osoba stavljajući ime, prezime i adresu podnositelja,
potpisujući svoje ime, prezime i adresu.
Pravnu osobu ili organizaciju potpisuje njezin predstavnik, odnosno
zakonski zastupnik – predstavnik, odnosno zakonski zastupnik pravne osobe
ili organizacije.
Primjer potpisivanja podnesaka:
i. kad su osobni podaci podnositelja istaknuti u zaglavlu:
xxxxxxxxxx
xxxxxxxxxx
potpis
j. kad podnositelj osobne podatke ističe na kraju podneska:
xxxxxxxxx
xxxxxxxxxxx
Vodice, Artina 5a
Potpis
k. kad u ime malodobnog podnositelja podnesak podnposi
zakonski zastupnik:

188
 Za malodobnog xxxxxx
xxxxxx
Xxxxxx xxxxxx
Vodice, Artina 5a
Potpis
l. kad podnesak podnosi pravna osoba ili organizacija:
Direktor
Xxxxxxxx xxxxxxx
Potpis
m. kad podnesak potpisuje u ime podnositelja njegov
opunomoćenik:
xxxxxxxxxx
xxxxxxxxxx
Vodice, Artina 5a
Po opunomoćeniku
Xxxxxxx xxxxxxxx
Vodice, Brunac 3
Potpis
n. kad je podnositelj zahtijeva nepismena osoba:
xxxxxx xxxxxxxx
Potpisao:xxx
xxxx
Vodice, Artina 5
Potpis

Pitanja:
1. Tko podnosi podnesak?
2. Koje podatke podnositelj mora istaknuti u podnesku?
3. Tko potpisuje podnesak?
4. Tko potpisuje podnesak maloljetne osobe i kako se potpisuje?
5. Tko potpisuje podnesak pravne osobe?

3. Sporedni dijelovi podneska

Uz elemente podneska propisane zakonom, podnesci mogu imati i
ostale sporedne elemente. Oni ne utječu na pravnu valjanost podneska. Ti
elementi olakšavaju postupanje po podnesku, a samom podnesku daju
poslovnu, odnosno službeni stil.
To mogu biti:
- zaglavlje,
- datum,

189
 - obilježavanje predmeta,
- oznaka veze,
- privitak.
Zaglavlje se redovno piše kad podnesak sastavljaju državna tijela,
ustanove i druge pravne osobe ili organizacije.
Zaglavlje podneska državnih tijela propisano je Uredbom o natpisnoj
ploći i zaglavlju akta tijela državne uprave, lokalne, područne (regionalne) i
mjesne samouprve, te pravnih osoba koje imaju javne ovlasti.
Zaglavlje podneska gospodarske organizacije, kao relatvno tajni
podatak obično je tiskan na posebnom papiru, a redovito sadrži:
1. naziv pošiljatelja, gospodarske organizacije,
2. djelatnost ili predmet njezina poslovanja,
3. grad u kojem je sjedište pošiljatelja,
4. adresu.
Pojedinac ili fizička osoba također mogu sastaviti zaglavlje. Tada se
ono redovito sastoji od punog imena i prezim,ena, zanimanja i adrese.
Datum sastavljanja podneska nije element koji zahtijeva Zakon o
općem postupku. Datum kad je podnesak zaprimljen je bitan datum, jer od
tog datuma počinju teći obveze za tijelo.
Međutim, uredsko poslovanje zahtijeva da se u podnesku napiše kada
je on sastavljen.
Datum se može pisati na različite načine, npr. Vodice, 9. lipnja 2007.
ili Vodice, o9.06.2007. Mjesec se u pravilu piše arapskim brojem ili imenom
mjeseca.
Obilježavanje predmeta sastoji se od dva dijela, osobnog i stvarnog.
Iz tih dijelova vidimo na koju se osobu odnosi podnosak i što je predmet
odnosno što se zahtijeva od tijela, npr. Xxxxx xxxx, adresa – stipendija-
traži se. Može se sastojati samo od stvarnog dijela, npr. Cijepljenje pasa i
ostalih kućnih ljubimaca.
Oznaka veze služi povezivanju poslovnih i službenih akata, pa i
podnesaka osobito ako je povezano s već pokrenutim postupkom ili već
uspostavljenom poslovnom komunikacijom.
Razlikujemo označavanje veze u upravnom, sudskom i poslovnom
dopisivanju. U upravnom dopisivanju kad je postupak već pokrenut
pozivamo se na broj predmeta pod kojim se vodi kako bismo tijelu olakšali
postupanje po njemu. Na taj način tijelo će lakše pronaći predmet u koji
treba uložiti naš podnesak.
Oznaka veze je, npr. Klasa:UP/I u nastavku kojeg pišemo
klasifikacijsku oznaku pod kojem se predmet vodi te Urbroj: npr. 2198/01..

190
 Privitak je pisani sastav ili fizički predmet koji se dostavlja uz akt
radi dopune objašnjenja ili dokazivanja sadržaja predmeta, a navodi se u
podnesku pojedinačno, npr. Izvadak iz matice rođenih, ili brojčano, npr.
Prilog 1.)

Pitanja:
1. Kad se zaglavlje redovito piše?
2. Kojim pravnim aktom je propisan sadržaj zaglavlja državnih
tijela?
3. Što sadrži zaglavlje gospodarske organizacije?
4. Moguli fizičke osobe sastaviti zaglavlje – od čega se ono
sastoji?
5. Je li datum sastavljanja podneska bitan?
6. Od kojeg datuma teku rokovi koji obvezuju tijelo?
7. Na koji način datum ističemo u podnesku?
8. Od kojih se elemenata sastoji oznaka predmeta?
9. Objasnite osobni i stvarni dio oznake predmeta?
10. Zašto je potrebno istaknuti oznaku veze?
11. Što je privitak i kako ga označujemo?

4. Sastavljanje i oblikovanje podneska

Prilikom sastavljanja podneska mora se nastojati da bude razumljiv i
da sadrži sve što je potrebno kako bi se po njemu moglo postupati. Ako
podnesak nije razumljiv, tijelo će pozvati podnositelja da ga u određenom
roku dopuni, ispravi i sl. kako bi se moglo odgovoriti na podnesak.
Stranke nisu vezane nikakvim posebnim pravilima pri sastavljanju
podneska, osim zahtijeva da bude razumljiv.
Kako će podnesak biti sastavljen ovisi o tome tko ga sastavlja, jeli
rijeć o pojedincu koji ima ili nema potrebna stručna znanja, ili podnesak
sastavlja pravna osoba koja bi morala znati ne samo pravila postupka nego i
materijalno-pravne propise kojima je regulirana materija i područje na koje
se odnosi podnesak..
Postoje i područja u kojima je posebnim propisima utvrđen oblik i
sadržaj podneska npr. porezna prijava, prijava promjene boravka itd. Za ta
područja propisane su tiskanice ili obrasci na kojima stranke podnose svoje
podneske.

191
 Podnesci se pišu na standardnom formatu papira A-4, rjeđe na većem
formatu A-3, ili na manjem formatu A-5. Pišu se osobnim računalom,
pisaćim strojem, kemijskom olovkom ili tintom. Ako se pišu ručno, moraju
biti čitko napisani.
Stranke svoje podneske mogu oblikovati u tri osnovna oblika:
a) europski oblik-stari ili klasični, podnesak u kojem se adresa
naslovnika piše u dva dijela,
b) američki oblik-blok ili pravokutni oblik, podnesak u kojem su svi
elementi adrese naslovnika pišu od 10. reza
c) kombinirani oblik-kombinacija američkog i europskog oblika,

Primjer pisanja podnesaka u europskom obliku

Ivo Ivić
A.Šenoe 6
23000 Zadar

Ekonomsko, birotehnička i trgovačka škola

A.G. Matoša bb
23000 Zadar

Predmet: Ivo Ivić, iz Zadra

Molba za izdavanje potvrde
za zdravstveno osiguranje
- traži se –

Učenik sam II. H razreda Ekonomsko-birotehničke i trgovačke

škole
u Zadru.
Za ostvarenje prava na zdravstveno osiguranje preko roditelja,
potrebna mi je potvrda da sam učenik ove škole.
Molim naslov da mi istu izda.
Hvala

192
 Vlastoručni potpis

U Zadru, 20. rujna 2002. godine

Primjer pisanja podneska u američkom obliku

Ivo Ivić
A.Šenooe 6

Ekonomsko-birotehnička i trgovačka škola

A.G.Matoša bb
23000 Zadar

Predmet: Ivo Ivić, iz Zadra

Molba za izdavanje potvrde
za zdravstveno osiguranje
- traži se -

Učenik sam II. H razreda Ekonomsko-birotehničke i trgovačke škole u

Zadru. Za ostvarivanje prava na zdravstveno osiguranje preko roditelja,
potrebna mi je potvrda da sam učenik ove škole.

Molim naslov da mi izda istu.

Hvala
Vlastoručni potpis

193
U Zadr, 20. rujna 2002. godine

Primjer pisanja podneska u kombiniranom obliku

Ivo Ivić
A.Šenoe 6
23000 Zadar

Ekonomsko-birotehnička i trgovačka škola

A.G.Matoša bb
23000 Zadar

Predmet: Ivo Ivić, iz Zadra

Molba za izdavanje potvrde
Za zdravstveno osiguranje
- traži se -

Učenik sam II. H razreda Ekonomsko-birotehničke i trgovačke

škole u Zadru.

Za ostvarenje prava na zdravstveno osiguranje preko roditelja,

potrebna mi je potvrda da sam učenik ove škole.

Molim naslov da mi izda istu.

Hvala

194
U Zadr, 20. rujna 2002. godine
Vlastoručni potpis

PRIMJER PODNESKA – ZAHTIJEVA STRANKE

Anka Marić
23000 Zadar
S.Radića 5

Republika Hrvatska
Ured državne uprave u Zadarskoj županiji
Služba za opću upravu
23000 Zadar

Predmet: Zahtjev za promjenu

Osobnog imena

Molim cijenjeni naslov da mi odobri promjenu osobnog imena.

Anka Marić u novo ime Ana Anić.
Promjenu osobnog imena tražim zato što sam se rastala od
Ante Marića, stoga želim vratiti djevojačko prezime Anić.
Budući da sam među prijateljima poznata pod imenom Ana,
želim da mi novo osobno ime glasi Ana Anić.

Ana Marić
U Zadru, 10. siječnja 2001.

Prilozi:

195
1. Rodni listopad
2. Domovnica
3. Uvjerenje općinskog suda o nekažnjavanju
4. Potvrda porezne uprave o stanju poreznog duga
5. Preslika osobne iskaznice
6. Izjava
70 kn biljega.

PRIMJER PODNESKA – TISKANICE VLASTITE

KONSTRUKCIJE – ZAHTIJEV

_______________
_______________

Republika Hrvatska
Ured državne uprave u Zadarskoj županiji
Služba za opću upravu
Zadar

Predmet: Zahtjev za ispravak u matici

rođenih vjenčanih, umrlih (zaokružiti)

Podnosim zahtjev da se donese rješenje o ispravku upisa u maticu rođenih, vjenčanih i

umrlih (zaokružiti), koja se vodi u Matičnom uredu ___________ pod rednim brojem
________ za godinu ___________.

Neispravni podaci:

_______________________________________________________________________
____
Ispravno treba glasiti:

196
Privitak PODNOSITELJ
HAHTJEVA

___________
___________ _______________________

197
198
Pitanja:
1. Kako i u kojem obliku stranke mogu sastaviti podnesak?
2. Na kojem se formatu papira pišu podnesci?
3. Moguli se podnesci podnositi u rukopisu?

II. SLUŽBENI DOPIS

1. Pojam
Službeni dopis je pisani sastav – akt, koji može biti dio upravnog
postupka, a može mu i prethoditi.
Prilikom rada osoba, stvaratelja i primatelja akata, koje rješavaju u
upravnim stvarima, nastaju nraznovrsni dopisi kojima se oni obraćaju
fizičkim i pravnim osobama, ovisno o tome kojim se službenim poslovima ta
tijela bave.
Zato se ti dopisi i nazivaju službenim dopisima, njima se traže podaci,
javljaju se i daju mišljenja, suglasnosti, prijedlozi te obavljaju razni drugi
poslovi.
Ti dopisi, ovisno o vrsti posla, mogu biti:
- dopisi u vezi s upravnim postupkom,
- dopisi u vezi s neupravnim postupkom.
Temeljem ove podjele razlikujemo službene dopise u upravnom
postupku i službene dopise u neupravnom postupku.
Službeni dopis nije upravni akt. Upravni akti su rješenja i zaključci.
Službenim dopisima se pokreće, dopunjuje, mijenja, prekida ili završava
neka službena radnja tijela.

2. Sastavni dijelovi službenog dopisa

Sastavni dijelovi službenog dopisa propisani su Zakonom o općem
upravnom postupku, ako drugim propisima nije što drugo određeno te
Upustvom za izvršenje uredbe o uredskom poslovanju. Službeni dopis mora
imati ove dijelove:
- zaglavlje,
- naziv i adresu primatelja,
- kratku oznaku predmeta,
- tekst akta,
- otisak službenog pečata,
- potpis ovlaštene osobe.
Osim ovih dijelova, radi lakšeg i bržeg rukovanja, akti tijela uprave i
organizacije trebaju još sadržavati:

199
 - vezu klasifikacijskih oznaka,
- urudžbeni broj,
- oznaku privitka,
- naznaku kome se akt dostavlja

Pitanja:
1. Što je službeni dopis?
2. Što službeni dopis nije?
3. Koji su bitni dijelovi službenog dopisa koje oni moraju imati?
4. Osim b itnih dijelova koje službeni dopisi moraju imati, koji
su ostali dijelovi dopisa?

Zaglavlje – ono se redovito piše kad podnesak sastavljaju državna

tijela, ustanove i druge pravne osobe ili organizacije.
Zaglavlje podnesaka državnih tijela propisano je Uredbom o natpisnoj
ploći i zaglavlju akta tijela državne uprave, lokalne, područne (regionalne) i
mjesne samouprave te pravnih posoba koje imaju javne ovlasti. Jedinice
lokalne, područne (regionalne) samouprave (Županije, gradovi i općine) te
kotari s posebnim samoupravnim položajem mogu u skladu sa zakonom
koristiti u zaglavlju akta grb jedinice lokalne samouprave.
Grb općine, grada, županije, stavlja se ispred naziva općine, grada
odnosno županije.
Pravne osobe koje na osnovi zakona imaju javne ovlasti nu zaglavlju
akta koji su izdani temeljem javnih ovlasti ističu:
- grb RH,
- naziv Republika Hrvatska,
- naziv pravne osobe,
- klasifikacijska oznaka,
- urudžbeni broj,
- mjesto i datum izrade akta.

200
Primjeri:

Pitanja:
1. Kad se zaglavlje redovito piše?
2. Od kojih se dijelova zaglavlje sastoji?
3. Ističuli pravne osobe, koji na osnovu zakona imaju javne
ovlasti, grb RH na svojim službenim aktima?
4. Na kojim aktima pravne osobe, koje na osnovu zakona imaju
javne ovlasti, ističu grb RH i ističu li ga uvijek?

Adresa primatelja
Adresa primatelja sastoji se od punog naziva odnosno prezimena i
imena te sjedišta odnosno prebivališta primatelja, ulice i kućnog broja (ili
poštanski pretinac), mjesne odredišne pošte i poštanskog broja. Ispred adrese
primatelja stavlja se brojčana oznaka primatelja akta prema Pravilniku o
jedinstvenim klasifikacijskim oznakama i brojčanim oznakama stvaratelja i
primatelja akta, npr. 15. Ivo Ivić. U ovom primjeru broj 15 označava stranku
prema Pravilniku.

201
 Adresa se sastoji od:
1. dva dijela-ako je podnesak upućen primatelju u našoj zemlji,
2. tri dijela-ako je podnesak upućen primatelju izvan granica naše
zemlje.
Prvi dio adrese odnosi se na ime i prezime fizičke osobe, odnosno na
naziv pravne osobe te na djelatnost kojom se ona bavi.
Drugi dio adrese odnosi se na odredište, adresu (ulicu, kućni broj, ime
grada i poštanski broj).
Treći dio adrese odnosi se na državu u koju pišemo. Ako je ona na
drugom kontinentu, tada navodimo i naziv kontinenta.
Drugi dio adrese odnosno oznaku mjesta ili odredišta možemo
istaknuti na više načina:
a. sva slova pišemo verzalom (velikim slovima)
b. naziv odredišta piše se spacionirano (razmak između slova),
c. odredište se podcrta
Ulica i kućni broj pišu se, u dopisivanju u državi ispred oznake
mjesta, a u inozemnom dopisivanju ispred oznake mjesta neposredno iza
imena i prezimena odnosno naziva pravne osobe i djelatnosti kojom se bavi.
Primjer pisanja adrese:
Ivo Ivić
22211 Vodice
Ive Čače 8

Pitanja:
1. Od kojih se dijelova sastoji adresa?
2. Što se ističe u prvom dijelu adrese?
3. Kako pišemo drugi dio adrese?

Predmet
Službeni dopis mora imati oznaku predmeta, za razliku od podneska
koji može, a i ne mora imati oznaku predmeta. Oznaka predmeta (riječ -
Predmet) stavlja se s lijeve strane ispod adrese primatelja. Sastoji se od dva
dijela.
Prvi dio označuje predmet kao cjelinu i sastoji se od dva dijela:
- osobnog dijela, koji sadrži ime i prezime fizičke osobe te njezino
prebivalište, odnosno naziva i sjedišta pravne osobe. Prezime i ime treba
pisati verzalom (velikim slovima). Ako se akt odnosi na više fizičkih osoba,
navode se samo prva navedena, odnosno prva potpisana osoba, zu dodatak
„tj.“ I „dr.“.
- stvarni dio, odnosi se na predmet na koji se akt odnosi.

202
 Prvi dio oznake predmeta ostaje uvjek isti i od drugog dijela oznake
predmeta odvaja se crticom (-).
Drugi dio oznake predmeta sadrži bližu oznaku konkretnog akta i
opisuje njegov sadržaj (npr. Traže se podaci, daje se mišljenje itd).
Službeni dopis ne mora se u konkretnom slučaju odnositi ni na fizičku
ni na pravnu osobu, i tada oznaka predmeta ima samo stvarni dio.

Primjer pisanja predmeta:

1. Predmet: PREZIME I IME iz mjesta
stvarni dio
2. Predmet: Ivo Ivić iz Šibenika
naplata iznosa od 3.ooo,oo kuna
3. Predmet: Izdavanje koncesijskog odobrenja –
traži se

Pitanja:
1. Od kojih se dijelova sastoji oznaka predmeta?
2. Što sadrži osobni dio i kako se piše?
3. Što se ističe u stvarnom dijelu oznake predmeta?

Veza
Ispod oznake predmeta stavlja se oznaka veze. Oznaka veze služi
povezivanju poslovnih i službenih akata kao i podnesaka, osobito ako ima
veze s već pokrenutim postupkom. Odnosi li se službeni dopis na već
pokrenuti upravni postupak, ispod oznake veze stavljamo oznaku
klasifikacijskog i urudžbenog broja.

Tekst sadržaja
Tekst službenog dopisa je različit ovisno o sadržaju službenog dopisa.
Već smo rekli da se službenim dopisom traže i javljaju podaci, daju
mišljenja, suglasnosti, prijedlozi te obavljaju razni drugi poslovi. Njime se
može pokrenuti, dopuniti, mijenjati, prekinuti ili završđiti neka službena
radnja tijela. S obzirom na sadržaj neki službeni dopisi dobili su i svoj naziv,
npr. Zamolnica, požurnica, prijedlog, poziv i dr.
Sadržaj službenog dopisa mora biti jasan, sažet i čitak. Iz njega se
mora vidjeti što se želi postići, koji je njegov cilj, kako bi primatelj –
naslovnik mogao postupiti po njemu.

203
Pitanja:
1. Zašto je potrebno istaknuti oznaku veze?
2. Gdje se piše oznaka veze i piše li se uvijek?
3. Kako mora biti napisan sadržaj službenog dopisa?
4. Da li bi se, s obzirom na sadržaj, neke službene dopise moglo
nazvati posebni nazivom?

Potpis
Službene akte potpisuje voditelj tijela uprave ili organizacije ili radnik
koji je za to pismeno ovlašten.
Potpisuje se ispod teksta, a za razliku od poslovnog dopisivanja kod
kojeg se potpis stavlja između oznake funkcije i imena i prezimena osobe
koja potpisuje, dopis u službenom dopisivanju potpisuje se ispod oznake
funkcije i imena i prezimena osobe ovlaštene za potpisivanje.
Na svakom službenom aktu osobe, stvaratelj i primatelj akta koji se
otprema s lijeve strane potpisa službene osobe stavlja se otisak službenog
pečata i to na način da jednim dijelom zahvati tekst naziva funkcije
potpisnika akta.
Ako se akt obrađuje i otprema osobnim računalom, ne moraju imati
otisak pečata, a umjesto potpisa ovlaštene osobe može se staviti oznaka v.r.
(vlastitom rukom). Primjerak akta koji ostaje za arhivu mora biti potpisan.

Privitak
Oznaka privitka piše se s lijeve strane ispod teksta tako da napišemo
riječ „Privitak“ i navedemo što dostavljamo u njemu (npr. Privitak: Rodni
list ili privitak označimo njihovim ukupnim brojem, npr. Prvitak:1).
Privici zu akt moraju biti složeni po redu izlaganja u aktu.
Ispod oznake privitka ističemo način otpreme akta, npr. Preporučeno i
sl., osim ako se akt ne otprema običnom poštom.

204
Pitanja:
1. Tko potpisuje službene akte?
2. Gdje se stavlja otisak službenog pečata?
3. Stavlja li se uvijek otisak službenog pečata i potpisa?
4. Gdje se piše oznaka privitka?
5. Na koje načine možemo pisati oznaku privitka?
6. Kojim se redom slažu privici

Oznake dostave akata (kome se sve akt dostavlja)

Oznaka kome se sve akt dostavlja piše se na slijedeći način: Na kraju
teksta s lijeve strane velikim slovima (verzalom) napiše se riječ
DOSTAVITI, a ispod toga napiše se ime i prezime, odnosno naziv
primatelja s njegovom adresom. Ako se akt dostavlja većem broju fizičkih
osoba, ispred imena i prezimena te naziva piše se redni broj.
Ako se akt istovrsnog sadržaja dostavlja istovrsnim tijelima ili
organizacijama na određenom području, ispod naziva tijela piše se oznaka
SVIMA, a ako se takav akt dostavlja raznim državnim tijelima, ustanovama
i drugim pravnim osobama, na samom aktu naznačiti će se kome se sve taj
akt dostavlja, i to na mjestu adrese primatelja.
Ako je jednim aktom raspravljeno više predmeta navedenih u
urudžbenom zapisniku odnosno upisniku predmeta pod posebnim
klasifikacijskim oznakama i urudžbenim brojevima, takav akt treba donijeti
pod jednom klasifikacijskom oznakom, s tim da se povežu brojevi u
urudžbenom zapisniku, a ispod teksta navedu svi zainteresirani pošiljatelji.

3. Ovjeravanje prijepisa
Službeni akt, pa prema tome i dopis, može se izdavati i u
ovjerovljenom prijepisu. Prijepis mora biti u cijelosti identičan izvorniku s
tim što se umjesto potpisa osobe koja se potpisuje na izvorniku stavlja
oznaka v.r. što znači vlastitom rukom. Nakon toga osoba koja je izdala
prijepis potvrđuje svojim potpisom sukladnost prijepisa s izvornikom. To se
radi tako da se napiše klauzula ovjere, nakon čega se ona potpiše
Primjer:
Da je ovaj prijepis sukladan s izvornikom, ovjerava
Voditelj pisarnice
Xxxxxxx xxxxxxx
(potpis)

205
Pitanja:
1. Gdje se piše oznaka kome treba dostaviti akt i na koji način?
2. Ako se akt dostavlja istovrsnim tijelima, piše li se oznaka
dostavljanja?
3. Kako se postupa ako je jednim aktom raspravljeno više
predmeta navedenih u urudžbenom zapisniku, odnosno upisniku
predmeta upravnog postupka?
4. Što je ovjerovljeni prijepis?
5. Kako se prijepis ovjerava?

III. SASTAVLJANJE I OBLIKOVANJE SLUŽBENOG DOPISA

Tekst službenog dopisa može biti različit, ovisno o njegovu sadržaju.

Prije nego započnemo sastavljati službeni dopis moramo se upoznati sa svim
spisima određenog predmeta, razmisliti što želimo postići, koji nam je cilj s
tim dopisom. Kad smo o svemu razmislili, moramo to i napisati – izraziti
riječima.
Moramo biti jasni, sažeti i nedvosmisleno. Tekst moramo pisati čitko i
standardnim književnim jezikom, stručno i iscrpno, bez nepotrebne
opširnosti.
Rečenice trebaju biti što jednostavnije i kraće. Treba se izražavati
običnim riječima, ne koristiti nerazumljive riječi i izraze.
Nazivi tijela ustanova i drugih pravnih osoba pišu se u punom
službenom obliku. Isto tako pišemo puna imena i prezimena fizičkih osoba s
tim da stručni naziv osobe pišemo iza imena i prezimena te osobe (npr.
Xxxx Xxxx, liječnik), a akademske titule ispred imena (npr. dr.sc. Xxxx
Xxxx, liječnik).
Kratice se mogu koristiti samo ako su opće poznate i prihvaćene.
Ako u dopisu navodimo zakone i druge propise, moramo pisati pun
naziv propisa te naznačiti broj i godinu u kojoj su objavljeni u „Narodnim
novinama“ – službenom glasilu RH.
Datume u službenom dopisivanju pišemo arapskim brojkama, nikad
rimskim.

206
Pitanja:
1. Kako moramo napisati tekst službenog dopisa?
2. Na koji se način pišu tijela ustanova te pravnih osoba, a na
koji način imena i prezimena fizičkih osoba?
3. Smiju li se u službenom dopisu upotrebljavati kratice?
4. Kako se pišu datumi u službenom dopisivanju?

IV. IZRADA AKATA

Službeni akt izrađuju se u potrebnom broju primjeraka, a mogu se

izraditi na v iše načina ovisno i o sredsvu kojim ich izrađujemo. Možemo ih
izraditi koristeći se različitim sredstvima, pisaćim strojem ili osobnim
računalom, a pri izradi kompliciranih i zahtijevnijih akata bit će potrebno i
da u rukopisu napišemo tekst akta, a onda ga izradimo ili predamo na izradu
pisarnici koja će ga napisati na pisaćem stroju ili na osobnom račiunalu.
Izvorno rješenje ili rješenje u nastavku primljenog akta je takav
način rješavanja akata kada se na primljenom dopisu ili orginalu u nastavku
tog akta odgovara ispod teksta. Na taj način tijelu koji odgovara ne ostaju
nikakvi tragovi – kopije za arhivu.
Izvorno se može rješavati onda kad se izdaju akti o činjenicama o
kojim se vodi evidencija, kao i oni akti koji se zbog nenadležnosti ustupaju
drugom tijelu uprave, ustanovi ili pravnoj osobi.
Izvorno se rješava tako da se ispod teksta i potpisa primljenog akta
napiše s lijeve strane zaglavlje tijela koje rješava na taj način, s desne strane
zaglavlja piše se riječ „IZVORNO“, a nakon toga se izradi dopis sa svim
ostalim elementima.
Čistopis s kopijom je oblik rješavanja kad se službeni dopis izrađuje
pisaćim strojem u propisanom i konačnom obliku kao čistopis, ali se
istodobno izrađuje kopija. Čistopis je utvrđen i odobren tekst dopisa koji je
prepisan u „čisto“ i koji će se poslati naslovniku, a izrađuje se u onoliko
primjeraka koliko ima naslovnika. Jedan primjerak ostavlja se za arhivu.
Kopija je indentična čistopisu. Na kopiju se nakon dovršenog pisanja
otiskuje daktilografski štambilj i upisuje uputa pisarnici. Na kopiju se ne
otiskuje službeni pečat.
Koncept odnosno nacrt akta nije propisan kao način izrade akta
službenog dopisa. Koncept – nacrt akta može se pisati u rukopisu, ili pisaćim
strojem. Piše se na 2/3 stranice s proredom, ostavljajući s lijeve strane
prostor za eventualne izmjene i dopune.
Nakon što referent sastavi koncept, daje ga na uvid voditelju koji ga
pregledava i odobrava. Odobraje ga tako što na koncept stavlja oznaku

207
datuma i svoj potpis. Ako takav koncept ima sve elemente službenog dopisa,
čubva se kao izvornik (orginal) i predaje daktilografu na prijepis.
Uputa pisarnici je pismeni nalog koji izdaje referent pisarnici kako bi
ona znala što treba uraditi sa spisom glede prijepisa i otpreme te poslije
otpreme. Uputa pisarnice se piše na lijevoj strani ispod sadržaja teksta
dopisa i mora biti potpisana i datirana.
Uputa pisarnici sadrži naputak u koliko primjeraka treba izraditi
dopis, kome se sve dopis treba uputiti. Nadalje, na koji se način treba
dostaviti naslovnicima ili naslovniku: običnom poštom, preporukom ili
možda s povratnicom. Na kraju, uputa mora sadržavati uputu treba li spis
staviti u arhivu ili rokovnik. Ako je postupak u vezi sa spiskom dovršen,
referent koji je izdao akt ili dopis dužan je uz oznaku za stavljanje spisa u
arhivu („aa“) staviti oznaku koliko se godina akt treba čuvati, odnosno treba
li ga čuvati kao arhivsku građu ili ne (npr. „aa“-5 godina).
Prijepis teksta obavlja daktilograf. On mora doslovno prepisati tekst
službenog dopisa od riječi do riječi. Ne smije sam kispravljati tekst niti ga
mijenjati.
Nakon prepisivanja, daktilograf je dužan pregledati prepisani tekst i
otkloniti sve greške učinjene prilikom pisanja. Ako se akt izrađuje osobnim
računalom, onda je postupak puno brži i lakši.
Sravnjivanje teksta službenog dopisa, važnijih akata s njihovim
prijepisom obavljaju, u pravilu, dva radnika. Oni uspoređuju tekst nacrta
akta, odnosno dopisa s prijepisom, odnosno koncept s prijepisom. Poslije
sravnjavanja, odnosno uspoređivanja, oba radnika u odgovarajući prostor
daktilografskog štambilja stavljaju svoj potpis i datum kada su obavili tu
radnju.
Nakon što je pisarnica prepisala i sravnila, prije otpreme dopisa,
dostavlja službeni dopis na potpis osobi ovlaštenoj za potpis.
Na primjerku akta koji ostaje u arhivi potpisuje se i radnik koji je
izradio akt (nacrt, koncept).
Pitanja:
1. Na koji se način mogu službeni akti izrađivati?
2. Što je to izvorno rješavanje?
3. U kojim se stvarimamože izvorno rješavati?
4. Što je čistopis s kopijom?
5. Što je kopija?
6. Što je koncept i tko ga sastavlja?
7. Moželi se koncept čuvati kao izvornik?
8. Što je uputa pisarnici te što sadrži?

208
 9. Što znači sravniti tekst?

V. ZAMOLNICA

Prilikom rada tijela uprave, ustanova i pravnih osoba koje na osnovu

zakona imaju javne ovlasti nastaju raznovrsni dopisi kojima se one obračaju
fizičkim i pravnim osobama, ovisno o tome kojim se kojim se službenim
poslovima ta tijela bave. Stoga se ti dopisi nazivaju službenim dopisima ili
aktima. Njima se mogu tražiti neki podaci, davati mišljenja, suglasnosti,
prijedlozi te obavljati razni drugi službeni poslovi. Iz svih tih raznih
službenih dopisa možemo izdvojiti neke s obzirom na njihov sadržaj i
značenje.
Tijala uprave, ustanove i pravne osobe koje na osnovu zakona imaju
javne ovlasti dužne su međusobno pružati pravnu pomoć.
Zakon o općem upravnom postupku ističeda će tijelo nadležno za
rješavanje u upravnim stavrima moliti drugo tijelo uprave za izvršenje
pojedinih radnji u postupku koje se trebaju poduzeti izvan područja
nadležnog tijela (npr. saslušati svjedoka, dostaviti spis ili ispravu radi uvida
itd.). Ta se pomoć zahtijeva posebnom molbom, a u praksi je nazivamo
zamolnica.
Zamoljeno tijelo dužno je postupiti po molbi u granicama nadležnosti,
a najkasnije u roku od 30 dana od dana primitka molbe.
Pri sastavljanju zamolnice m oramo biti jasni i određeni i navesti sve
bitne podatke kako bi zamoljeno tijelo moglo postupati po njoj. Tako npr.
ako tražimo da nam se dostavi rodni list za neku osobu, moramo osim
njezina imena i prezimena naznačiti i datum rođenja, mjesto rođenja kao i
ime i prezime te rodno ime roditelja. Osim tih podataka potrebno je navesti
svrhu odnosno razlog zašto nam je potreban.

Primjer zamolnice:
REPUBLIKA HRVATSKA
URED DRŽAVNE UPRAVE
U ZADARSKOJ ŽUPANIJI
SLUŽBA ZA OPĆU UPRAVU

KLASA: UP/I-222-06/01-01/02
Urbroj: 2198-10-1-01-1

Zadar, 10. siječnja 2001

Matični ured Zadar

ZADAR

209
Zamolnica: Uvjerenje iz MR
- traži se –

Molim dostavite nam uvjerenje iz matice rođenih o eventualno naknadnom upisz

činjenice promjene osobnog imena za Ivanu Ivić iz Zadra, A.G.Matoša bb,
JMBG1508963388937, rođenu dana 15. kolovoza 1963. godine u Zadru od oca Frane Ivića,
Majke Katice Ivić rođene Jović.
Imenovana je upisana u maticu rođenih matičnog ureda Zadar za godinu 1963 pod
rednim brojem 550.
Uvjerenje nam je potrebno u upravnom postupku radi promjene osobnog imena
stranke (članak 10. st. 3. Zakona o osobnom imenu („Narodne novine“, broj 69/92.
S poštivanjem.

PREDSTOJNIK
Mate Matić

VI. POŽURNICA

Ako u roku od 30 dana od dana primitka posebne molbe odnosno

zamolbe tijelo ne odgovori, dužni smo požuriti odgovor. Dopis kojim
požurujemo odgovor nazivamo požurnicom. U njoj nije potrebno navoditi
cijeli sadržaj zamolnice, dovoljno se pozvati na urudžbeni broj i datum
ranijeg dopisa – zamolnice te ukratko iznijeti sadržaj. Požurnica se piše pod
istim urudžbenim brojem.
Najjednostavnijei primjerak:
„ Molimo vas da nam hitno odgovorite na naš dopis od 10. siječnja 2001. Urbroj:
2198-10-1-01-3 Klasa: UP/I-222-02/01-01/09, u gornjem predmetu“.

Pitanja:
1. Što je zamolnica?
2. U kojem je roku zamoljeno tijelo dužno postupiti po zamolnici?
3. Što je požurnica?

VII. RJEŠENJE

1. Pojam
Osobe, stvaratelji i primatelji akata donose pravne akte među kojima
se osobito ističu rješenja. Iz rješenja se mora vidjeti koje je tijelo donijelo
rješenje, na koje se osobe ono odnosi te o kojem predmetu je riječ.
Kako bi rješenje bilo pravilno i zakonito, potrebno je:
- da organ ima ovlast za donošenje rješenja,

210
 - da je rješenje doneseno nakon provedenog zakonom propisanog
postupka,
- da je u postupku pravilno i točno utvrđeno činjenično stanje,
- da je materijalno-pravni propis pravilno primjenjen,
- da je rješenje pravilno oblikovano i da ima sve dijelove propisano
zakonom.
Pravila o postupku pri izdavanju različitih vrsta rješenja sadržana su u
Zakonu o općem upravnom postupku i u pravilu se primjenjuje i vrijedi za
većinu slučajeva odnosno predmeta.
Posebni upravni postupci primjenjuju se i vrijede samo za određene
upravne grane ili za pojedinu vrstu upravnih stari, npr. za porezne stvari,
mirovunsko osiguranje itd. Pravila tih postupaka nisu cjelovita pa se i na
njih
Primjenjuju odgovarajuće odredbe Zakona o općem upravnom postupku.
Prema izloženom, osobe, stvaratelji i primatelji akta donose rješenja
nakon provedenog upravnog postupka ili odgovarajućih postupaka. Ali oni
donose i rješenja o stvarima koje nisu predmet upravnog postupka, pa se on i
ne provodi.
Stoga razlikujemo:
A. rješenje u upravnom postupku,
B. rješenje u neupravnom postupku

Pitanja:
1. Što je potrebno da bi rješenje bilo pravilno i zakonito
doneseno?
2. Koja se pravna pravila primjenjuju pri donošenju rješenja, a
odnose se na postupovne odredbe?

2. Rješenje u upravnom postupku

Rješenje u upravnom postupku je formalni pravni akt kojim se
autoritativno odlučuje o stvari koja je predmet postupka, o pravima,
obvezama ili mpravnim interesima fizičkih i pravnih osoba.
Rješenje donosi nadležno tijelo uprave odnosno ustanove, a pravne
osobe koje imaju javna ovlaštenja samo u stvarima koja se odnose na tu
ovlast.
Rješenje se redovito donosi pismeno, a iznimno se može donijeti i
usmeno, i to samo u slučajevima predviđenim zakonom, a i tada se može
izdati pismeno rješenje.
Tijelo donosi rješenje na osnovi činjenica utvrđenih u postupku.
Osoba ovlaštena da vodi upravni postupak sastaviti će i potpisati nacrt

211
rješenja ako sama nema ovlasti da donese rješenje, te će podnijeti nacrt
rješenja tijelu koje ima ovlast za donošenje rješenja.
Rješenje u upravnom postupku može donijeti i kolegijalno tijelo,
mogu ga donijeti dva ili više tijela, a može se donijeti i uz prethodnu
suglasnost drugog tijela.
Ako rješenje donosi kolegijalno tijelo, ono ga može donijeti (rješavati)
kad je nazočno više od polovice njegovih članova, a rješenje donosi većinom
nazoćnih članova ako zakonom ili drugim propisima nije određeno
drugačije. Rješenje se izdaje u ovjerovljenom prijepisu, a potpisujega
predsjedavajući tijela.
Ako rješenje donose dva ili više tijela, svako od njih dužno je riješiti
tu stvar. Ta tijela će se sporazumjeti koje će tijelo izdati rješenje navodeći u
njemu akt drugog tijela.
Ako tijelo rješava uz prethodnu suglasnost drugog tijela, rješenje
može donijeti tek kada je drugo tijelo dalo suglasnost.
Ako tijelo rješava u suglasnosti s drugim tijelom, tijelo koje donosi
ješenje sastavlja ga i šalje sa spisima predmeta na suglasnost drugom tijelu,
koje može dati suglasnost potvrdom na samom rješenju ili posebnim aktom.
U takvom slučaju rješenje je doneseno kad je drugo tijelo dalo suglasnost, a
smatra se kao akt tijela koje ga je donijelo.
Rješenje se može donijeti i uz prethodno pribavljeno mišljenje,
potvrdu ili odobrenje drugog tijela i može se izdati tek nakon pribavljenog
mišljenja, potvrde ili odobrenja.

Pitanja?
1. Što je rješenje?
2. Koja tijela mogu donositi rješenja?
3. Na osnovu čega se donose rješenja?
4. Kada je doneseno rješenje koje donosi kolegijalno tijelo?
5. Što znači izraz „prethodna suglasnost“, a što izraz „uz
prethodnu suglasnost“

Vrste rješenja
U upravnom postupku vrijedi načelo dvostupnjevitosti, što znači da o
svakoj upravnoj stvari rješenje donosi prvostupanjsko tijelo, a povodom
žalbe drugostupanjsko tijelo. Što znači da razlikujemo prvostupanjsko i
drugostupanjsko rješenje.
Zakonom o općem upravnom postupku osim potpunog rješenja
predviđeno je da rješenje može biti:

212
 a. djelomično, kada se o jednoj stvari rješava u više točaka, ali su
samo neke dozrele za rješavanje, a svrsishodno je o njima
riješiti posebnim rješenjem, nadležno tijelo može donijeti
rješenje samo o tim točkama,
b. dopunsko, ako nadležno tijelo nije rješenjem odlučilo o svim
pitanjima koja su bila predmetom postupka, donijet će rješenje
o pitanjima koja nisu bila obuhvaćena već donesenim
rješenjem, i to na prijedlog stranke ili po službenoj dužnosti,
c. privremeno, to je rješenje kojim se privremeno uređuju sporna
pitanja ili odnosi na osnovi podataka koji postoje u trenutku
njegova donošenja ako je to prema okolnostima slučaja
potrebno, a prije okončanja postupka.
Rješenje može biti:
a) konačno – to je rješenje protiv kojeg nema redovnog pravnog
lijeka, ili je pravni lijek iscrpljen,
b) pravomoćno – to je rješenje protiv kojeg se ne može uložiti
žalba, a niti se tužbom može pokrenuti upravni sport,
c) izvršno – to je rješenje koje se može ostvariti prinudnim putem.

Pitanja:
1. Koje načelo s obzirom na stupnjevitost vrijedi u upravnom
postupku?
2. Kada se donosi drugostupanjsko rješenje?
3. Što je djelomično, što dopunsko, a što privfremeno rješenje?
4. Koje je rješenje konačno, koje pravomoćno, a koje izvršno?

Sastavni dijelovi rješenja

Prema Zakonu o općem upravnom postupku svako rješenje ima ove
sastacne dijelove ako drugačije nije propisano:
- zaglavlje,
- uvod (preambula),
- naziv akta,
- dispozitiv (izreka),
- obrazloženje,
- uputu o pravnom lijeku,
- odredbe o pristojbenoj obvezi ili njezinu oslobađanju,
- završetak rješenja

213
214
 Zaglavlje rješenja sastoji se od svih elemenata od kojih se sastoji i
zaglavlje službenog akta. Nalazi se u gornjem lijevom kutu prve stranice
rješenja. Iz zaglavlja mora biti vidljivo je li riječ o prvostupanjskom ili
drugostupanjskom rješenju, što se označava ispred klasifikacijske oznake
stavljanjem oznake UP/I ili UP/II.

Uvod rješenja prethodi dispozitivu odnosno izreci rješenja, a sadrži:

naziv tijela koje je donijelo rješenje, propis o nadležnosti tog tijela, ime
stranke i njezina zakonskog zastupnika ili opunomočenika, ako ga ima, te
kratko označenje predmeta. Ako su rješenje donijela dva ili više tijela, ili je
doneseno uz suglasnost, potvrdu ili po pribavljenom mišljenju drugog tijela,
to ne navopdi u uvodu. Ako je rješenje donijelo kolegijalno tijelo, navodi se
dan sjednice kolegijalnog tijela, ako se izdaje rješenje na temelju zaključka
tog tijela.
Naziv akta (rješenje). Svako rješenje mora se kao takvo označiti
irrijekom. Izuzetno umjesto riječi „rješenje“ mogu se predvidjeti posebnim
propisima drugi nazivi rješenja npr. Građevinska dozvola, dozvola za
nošenje oružja itd).
Dispozitiv (izreka) je najvažniji dio rješenja. Bez dispozitiva nema
rješenja. Njime se rješava o predmetu postupka u cijelosti i o svim
zahtijevima stranaka o kojima tijekom postupka nije posebno riješeno.

215
 Dispozitiv mora biti kratak i određen, a kad je potrebno, može se
podijeliti na više točaka. U dispozitiv ulazi:
- odluka o predmetu postupka,
- odluka o troškovima postupka (ako ih je bilo), utvrđen iznos
troškova, tko je dužan podmiriti troškove, kome i i u kojem roku, ako se u
dispozitivu ne odlučujen o troškovima, navodi se da će se o troškovima
posebno odlučiti u zaključku,
- rješenje kojim se može naložiti i izvršenje određene radnje i tada u
dispozitivu određujemo rok u kojem se ta radnja mora izvršiti,
- ne odgađa li žalbu izvršenje rješenja, tada se to mora navesti u
dispozitivu rješenja.
Obrazloženje mora imati svako rješenje. Potpuno obrazloženje mora
sadržavati:
- kratko izlaganje zahtjeva stranke,
- utvrđeno činjenično stanje,
- prema potrebi i razloge koji su bili odlučni pri ocjeni dokaza,
- razloge zbog kojih nije uvažen koji od zahtjeva stranaka,
- pravne propise i razloge koji s obzirom na utvrđeno činjenično stanje
upučuje na onakvo rješenje kakvo je dano u dispozitivu,
- ne odgađali žalbu izvršenje rješenja, u obrazloženju se navodi propis
koji to predviđa,
- obrazlaganje zaključka donesenih u postupku, a protiv kojih nije bila
dopuštena posebna žalba,
- ako je tijelo slobodno rješiti po slobodnoj ocjeni, navodi propis o
tome te izlaže razloge kojima se pri donošenju rješenja rukovodilo.
Drugostupanjsko rješenje ima opsežno obrazloženje. Ono mora biti
formulirano tako da se u njemu poziva na razloge prvostupanjskog rješenja
Obrazloženje se piše odvojeno od dispozitiva, i to na način da se
istakne. Radi se to tako da se riječ obrazloženje napiše spacionirano i
centrira u središtu akta.
Uputa o pravnom lijeku je sastavni dio rješenja. Piše se nakon
obrazloženja tako da se istaknu riječi Uputa o pravnom lijeku, a nakon toga
se navodi može li se protiv rješenja izjaviti žalba ili pokrenuti upravni spor
ili drugi postupak pred sudom.
Kad se žalba može izjaviti, navodimo kojemu se tijelu žalba izjavljuje,
u kojem roku, putem kojeg tijela se predaje, te kolika je biljegovna obveza.
Treba navesti i to da li se žalba podnosi pismeno ili se može dati i na
zapisnik, usmeno.

216
UPUTA O PRAVNOM LIJEKU
1.
Protiv ovog rješenja može se izjaviti žalba Ministarstvu zdravstva Republike Hrvatske u roku
od 15 dana od dana dostave.
Žalba se predaje ovom Uredu pismeno, a može se izjaviti i usmeno u zapisnik.
2.
Protiv ovog rješenja može se izjaviti žalba Ministarstvu pravosuđa Republike Hrvatske,
Zagreb, Republike Austrije 16, u roku od 15 dana od dana njegova primitka
Žalba se dostavlja ovom tijelu neposredno ili poštom, a može se izjaviti u zapisnik

Pristojbena obveza. Ispod upute o pravnom lijeku navodi se iznos b

iljega kojima se mora biljegovati žalba, kao i to da je za rješenje podmirena
obveza plaćanja pristojbi – biljega, npr. biljezi u iznosu od …. Po tar.br.
upravnih pristojbi, priljepljena je i poništena na podnesku stranke. Ako je
stranka oslobođena pristojbene obveze, to se također mora navesti u rješenju
(npr. Rješenje i eventualna žalba oslobođeni su od plaćanja pristojbe na
temelju čl. 7. tč. 12. Zakona o upravnim pristojbama)
Završetak rješenja. Rješenje završava tako da s lijeve strane ispod
teksta kao i kod službenog dopisa ispišemo podatke o prilozima, načinu
dostave i komu se dostavlja rješenje, a s desne strane ističe se oznaka
funkcije (položaja) te ime i prezime osobe koja ima ovlasti za potpisivanje
rješenja. Ispod toga osoba se potpisuje i stavlja se otisak službenog pečata
tako da jednim dijelom zahvati potpis.
Ovjeren prijepis rješenja. Zakonom o općem upravnom postupku
propisano je da se rješenje strankama mogu izdavati u izvorniku i
ovjerovljenom prijepisu. Ako se rješenje izdaje u ovjerovljenom prijepisu,
postupa se isto kao i kad se izdaje službeni dopis u ovjerovljenom prijepisu.

217
 PRIMJER ZAVRŠETKA I POTPISA OVJEROVLJENOG PRIJEPISA
RJEŠENJA
--------------------------------------------------------------------------------------------

PREDSTOJNIK
Mate Gregov

Privitak: 2
Preporučeno
Dostaviti:
1. Ivo Ivić, M.Krleže 1
2. Josip Ivić, M.Krleže 1
2. Arhiva
Ovaj je prijepis sukladan s izvornikom

Voditelj pisarnice:
Mate Matić

Pitanja:
1. Koji su sastavni dijelovi rješenja?
2. Od kojih se elemenata sastoji zaglavlje rješenja?
3. Što sadrži uvod rješenja?
4. Kako može glasiti naziv rješenja?
5. Što je dispozitiv?
6. Od kojih se dijelova može sastojati dispozitiv prvostupanjskog
rješenja i kako se piše?
7. Kakvo može biti obrazloženje rješenja?
8. Što je uputa o pravno lijeku i kako se piše?
9. Što se ističe u navodu o pristojbenoj obvezi?
10. Od kojih se elemenata sastoji završetak rješenja?

3. Rješenje u neupravnom postupku

Pojam
Osobe, stvaratelji i primatelji akata koji na osnovu zakona imaju
ovlasti za donošenje rješenja ne izdaju rješenja samo u upravnom postupku
nego i rješenja u neupravnom postupku. Rješenjima u neupravnom
poistupku ne rješavaju se upravne stvari pa se na njih ne primjenjuju
odredbe Zakona o općem upravnom postupku. Ta se rješenja raznovrsna i
različitog sadržaja, različitih oblika, a nisu regulirana nekim općim
pravilima.

218
 Rješenja u neupravnom postupku nemoguće je sistematizirati jer su
poslovi osoba, stvaratelja i primatelja akata raznovrsni. Kao primjer možemo
navesti neke poslove kojima se te osobe bave i donose rješenja u
neupravnom postiupku:
d) o imovinskim poslovima (npr. nabava imovine, otpis dotrajalih
predmeta, ugovaranje radova, popravaka itd.)
e) o unutarnjim ustrojstvenim poslovima (npr. imenovanje
komisije za utvrđivanje štete od elementarnih nepogoda,
imenovanje komisije za izradu nacrta statuta ili nekog drugog
akta itd.)
f) o izbornim poslovima (npr. raspisivanje izbora, imenovanje
ibornog povjerenstva, biračkih mjesta itd.)

Sastavni dijelovi rješenja u neupravnom postupku

Rješenje u neupravnom postupku mora biti sastavljeno tako da ga
svaki adresant može razumjeti i u skladu s njme postupiti. Mnoga rješenja u
neupravnom postupku regulirana su posebnim propisima pa su propisani i
dijelovi tih rješenja. Međutim, za veći dio rješenja nema takvih propisa.
Rješenje u neupravnom postupku nema sve djelove kao rješenje u
upravnom postupku, no imo mora imati:
- zaglavlje akta, koje ima iste sastavne dijelove kao i zaglavlje
rješenja u upravnom postupku, tj. Grb RH, naziv RH, naziv tijela koje
donosi rješenje, oznaku klase i urudžbeni broj te datum izrade odnosno
donošenja rješenja,
- Uvod (preambula), redovito sadrži samo naziv tijela koje je
donijelo rješenje, te pravni propis na osnovu kojeg je to tijelo ovlašteno za
donošenje rješenja u neupravnom postupku, npr.

Na temelju članka 52. Statuta Ekonomsko, birotehničke i trgovačke

škole u Zadru Upravni odbor donosi slijedeće
R J E Š E NJ E

- Naziv akta, za razliku od rješenja u upravnom postupku, rješenje u

neupravnom postupku, uz opći naziv „rješenje“ dodaju se riječi koje pobliže
označavaju sadržaj akta, npr.

R J E Š E NJ E
o raspisivanju natjećaja za ravnatelja

- Dispozitiv, ovisi o materijalno-pravnim propisima koji reguliraju

određenu materiju o kojoj se raspravlja i donosi rješenje. Tim propisima

219
reguliran je i sadržaj dispozitiva. Tako je npr. Zakonom o srednjem školstvu
te Statutima škola utvrđeno tko raspisuje natječaj za ravnatelja.
- Obrazloženje ne mora sadržavati rješenje u neupravnom postupku. I
ovdje se praksa rukovodi materijalno-pravnim propisima na osnovi kojih se
donosi rješenje u neupravnim postupcima.
- Uputa o pravnom lijeku je dio rješenja kojeg nikad nema u rješenju
u neupravnom postupku, i po tome se ono bitno razlikuje od rješenja u
upravnom postupku.
- Završetak akta. Rješenje u neupravnom postupku završava kao i
rješenje u upravnom postupku. S lijeve strane ispod teksta navodi se oznaka
kome se rješenje dostavlja, a s desne strane ispod teksta funkcije, ime i
prezime osobe koja je ovlaštena potpisati rješenje te otisak službenog pečata.
- Objavljivanje rješenja. Rješenja donesena u upravnom postupku ne
objavljuje se u službenom glasilu, već se dostavljaju strankama. Samo
iznimno, kad je to Zakonom predviđeno, rješenje u upravnom postupku se
objavljuje u službenom glasilu, i to onda kad prelazi pojedinačne interese
stranaka. Za razliku od njih, rješenja u neupravnom postupku objavljuju se u
službenom glasilu. Koja će se rješenja objaviti, utvrđeno je pravnim aktima,
poslovnicima tijela itd.

220
Pitanja:
1. Kada se donosi rješenje u neupravnom postupku?
2. Koje dijelove ima rješenje u neupravnom postupku?
3. Što sadrži uvod (preambula) rješenja u neupravnom
postupku?
4. Kako glasi nazv akta, rješenja u neupravnom postupku?
5. Ima li rješenje u neupravnom postupku obrazloženje?
6. Objavljuje li se rješenje u neupravnom postupku i zašto?

221
 VIII. ZAKLJUČAK
1. Pojam
U upravnom postupku donose se dva pravna akta: rješenje i zaključak.
Rješenjem se autoritativno odlučuje o glavnoj stvari, predmetu upravnog
postupka, a zaključkom se odlučuje:
- o pitanjima koja se tiču samog postupka,
- o pitanjima koja se kao sporedna pojave u svezi s vođenjem
postupka, a ne rješavaju se rješenjem.
Zaključak donosi službena osoba koja obavlja onu radnju u postupku
pri kojoj se pojavilo pitanje koje je predmet zaključka, ako Zakonom o
općem upravnom postupku ili nekim drugim propisom nije drugačije
određeno.
Zaključak se priopćuje zainteresiranim strankama usmeno, a pismeno:
a) na zahtjev osobe koja može protiv zaključka izjaviti žalbu,
c) kad se može odmah zahtjevati izvršenje zaključka.
Zaključak se donosi u upravnom i neupravnom postupku.

Zaključak u upravnom postupku

Zaključak u upravnom postupku ima iste sastavne dijelove kao i
rješenje u upravnom postupku, a to su:
- Zaglavlje zaključka koji se pismeno izdaje ima iste dijelove kao i
zaglavlje rješenja. Ako se zaključak evidentira u zapisniku ili kao službena
zabilješka, u spisu nema zaglavlja,
- Uvod (preambula) zaključka sastoji se od naziva tijela koji donosi
zaključak, pravnog propisa na osnovu kojeg se donosi te oznaku predmeta
postupka. Uvod zaključka se ne piše ako se zaključak evidentira zapisnički
ili kao službena zabilješka u spisu,
- Naziv zaključak piše se spacionirano u sredini akta: Riječ zaključak
ističe se i pri evidentiranju zaključka u zapisnik i u službenoj zabilješci u
spisu,
- Dispozitiv je najvažniji i bitan dio zaključka. Mora biti kratak,
određen i jasan. Zaključkom se, kao što je rečeno, odlučuje o pitanjima koja
se odnose na postupak (npr. zaključak o nenadležnosti, zaključak o obustavi
postupka u slučaju smrti stranke itd.) ili se zaključkom odlučuje o sporednim
pitanjima vezanim za postupak, a o njima se ne odlučuje u rjšenju (npr.
zaključak o troškovima postupka, oslobađanje od snašanja trpškova itd.),
- Obrazloženje mora imati zaključak protiv kojeg je po zakonu
dopuštena posebna žalba. Ostali zaključci protiv kojih nije dopuštena žalba
ne moraju imati pismeno obrazloženje, ali se ono ipak preporučuje,

222
 - Pouka o pravnom lijeku. Ako je dopuštena žalba na doneseni
zaključak, uputa o pravnom lijeku stavlja se na isti način kao i u rješenju
- Završetak zaključka. Ako se zaključak sastavlja i izdaje stranci,
završetak zaključka je isti kao i u rješenju.

223
224
 2. Zaključak u neupravnom postupku
Zaključak u neupravnom postupku redovito se donosi u radu
kolegijalnog tijela. To su zapravo odluke kolegijalnog tijela na osnovu kojih
se donosi formalno-pravni akt u obliku rješenja, npr. o raspisivanju izbora,
imenovanju službenih osoba na određenu funkciju itd.)

Pitanja:
1. O kojim se pitanjima odlučuje zaključkom?
2. Tko donosi zaključak?
3. Koji su sastavni dijelovi zaključka?
4. Koje sastavne dijelove zaključak nema ako se zapisnički
evidentira ili ako se evidentira kao službena bilješka u spisu?
5. Na koji se način istiće naziv akta – zaključak?

IX. POZIV

1. Pojam
Poziv je, u najširem smislu, zahtijev upućen jednoj ili više osoba da
dođu na određeno mjesto. Razlog zbog kojeg se osoba ili više njih poziva
Razlikujemo dvije vrste poziva:
A. poziv u upravnom postupku,
B. poziv u neupravnom postupku

2. Poziv u upravnom postupku

Tijelo koje vodi postupak ima ovlasti pozvati osobu čija je prisutnost
u postupku potrebna. Poziv je zahtijev tijela upućen toj osobi i ona je dužna
odazvati se pozivu kako bi sudjelovala u određenoj prostupanjskoj radnji.
Sastavni dijelovi pojedinačnog poziva su:
- pun naziv tijela koje poziva,
- ime i prezime (rodno prezime) te točnu adresu pozivatelja,
- mjesto (ulicu, kućni broj, kat, soba broj i sl.) kamo se poziva osoba,
te dan, mjesec i sat kada treba doći,
- predmet zbog čega se poziva,
- u kojem se svojstvu osoba poziva (kao svjedok, stranka, vještak itd.)
- koja pomoćna i dokazna sredstva pozvani treba donijeti,
- u pozivu se mora navesti je li pozvana osoba dužna doći osobno ili
može poslati opunomoćenika koji će je zastupati,
- upozorenje da je osoba za slučaj spriječenosti dužna obavjestiti o
tome tijelo koje ju je pozvalo,

225
 - upozorenje na pravne posljedice ako se ne odazove pozivu,
- funkciju, ime i prezime osobe koja je ovlaštena potpisati poziv,
njezin potpis te otisak službenog pečata.
Osim pojedinačnih poziva u upravnom postupku razlikujemo i opće ili
javne pozive, upućene neodređenom broju osoba koje tijelu nisu poznate, ili
se ne mogu odrediti. Opći ili javni poziv objavljuje se na oglasnoj ploči
tijela, u dnevnom tisku i na drugi prigodan način.
Pojedinačni pozivi u upravnom postupku redovito su pismeni, a
njegovi dijelovi su propisani.

226
227
Pitanja:
1. Što je poziv?
2. Koje vrste poziva razlikujem?
3. Je li pozvana osoba dužna odazvati se pozivu?
4. Koji su sastavni dijelovi pojedinačnog poziva u upravnom
postupku?
5. Kakav je to opći ili javni poziv?

3. Poziv u neupravnom postupku

U neupravnom postupku razlikujemo:
A. pozive za skupove raznih kolegijalnih tijela, npr. županijske
skupštine,
B. protokolarne pozive za razne svečane akademije, domjenke
itd.,
C. pozive kojima se pojedinci pozivaju radi obavljanja određenih
neupravnih poslova, npr. potpisivanje ugovora, davanje izjave i
sl.
Sastavni dijelovi poziva
U neupravnom postupku sastavni dijelovi poziva nisu propisani. Ovisi
o vrsti poziva i o karakteru posla koji se ima obaviti. No on mora biti
sastavljen tako da se iz njega vidi:
- tko poziva,
- kome je poziv upućen,
- na koje mjesto i u koje vrijeme pozvani treba doći,
- u koju se svrhu poziva, odnosno što se od pozvanog zahtijeva,
očekuje, npr. prisustvovanje sjednici određenog tijela itd.

228
229
 X. ZAPISNIK

1. Zapisnik u upravnom postupku

Pojam
Zapisnik je javna isprava koja se sastavlja o usmenoj raspravi i drugoj
važnoj radnji u tijeku postupka, kao i o važnim usmenim izjavama stranaka i
drugih sudionika u postupku. Zapisnik je dokaz o tijeku i sadržaju radnje
postupka i danih izjava.
Dopušteno je dokazivati netočnost zapisnika.
Sastavni dijelovi zapisnika
Sastavni dijelovi zapisnika u upravnom postupku propisani su
Zakonom o općem upravnom postupku i u drugim propisima. Zapisnik ima
ove elemente:
1. službeni naziv i sjedište tijela koje obavlja postupovnu radnju
te oznaku klase i urudžbeni broj,
2. naziv akta, tj. riječ „zapisnik“ uz eventualnu oznaku o kakvom
je zapisniku riječ,
3. mjesto gdje se radnja odvija,
4. vrijeme početka i dovršetka radnje (dan i sat),
5. predmet o kojem je riječ odnosno o kojem se sastavlja
zapisnik,
6. imena i prezimena osoba koje sudjeluju mu postupovnoj radn
ji te njihov položaj u postupku,
7. zapisnik treba sadržavati ukratko i točno tijek i sadržaj u
postupku obavljanja radnji i danih izjava. Pri tom se
zapisnik treba ograničiti na ono što se odnosi na predmet
postupka. Izjave stranaka, svjedoka, vještaka i drugih osoba
koje sudjeluju u postupku, a koje su značajne za donošenje
rješenja, upisuju se u zapisnik što točnije, a prema potrebi
doslovno njihovim rječima,
8. u zapisnik se navode sve isptrave koje su u bilo koju svrhu
upotrebljavane na usmenoj raspravi, a po potrebi se prilažu
zapisniku u izvorniku ili u ovjerenoj kopiji,
9. u zapisnik se upisuju i svi zaključci donesenih u tijeku radnje,
10. ako se koje saslušavanje obavlja pomoću tumaća naznačiti će
se na kojem je jeziku saslušani govorio i tko jebio prevoditelj,
11. prije zaključivanja zapisnika zapisnik se mora pročitati
strankama i drugim sudionicima u postupku.

230
 12. Zaključak zapisnika uz naznaku točnog vremena (npr.
završeno u 13 sati),
13. vlastoručni potpis sudionika,
14. ako zapisnik ima više stranica označuju se rednim brojem, a
svaku stranicu potpisuje voditelj postupka te osoba čija je izjava
upisana na kraju stranice,
15. ako neka osoba ne želi potpisati zapisnik ili se udalji prije
zaključenja zapisnika, to se navodi u zapisnik, kao i razlog zbog
kojeg je potpis uskraćen,
16. na već zaključen zapisnik može se staviti dodatak u kojem se
upisuje ono što je trebalo upisati u zapisnik ranije, ali je bilo
propušteno. Taj se dodatak stavlja na kraj zapisnika, datira se i
ponovno potpisuje te ovjerava potpisom voditelja postupka i
zapisničara.
Sastavljanje i oblikovanje zapisnika
Da bi zapisnik bio što pregledniji i uredniji, sastavljamo ga i
oblikujemo prema dijelovima zapisnika na slijedeći način:
U gornjem lijevom kutu piše se zaglavlje. Nakon toga ističemo naziv
akta te riječ „Zapisnik“, koju centriramo u sredinu akta. U novom retku
ispod riječi zapisnik pišu se podaci o mjestu, vremenu, upravnoj stvari o
kojoj se sastavlja zapisnik. Potom se upisuju imena nazočnih osoba, i to tako
da s lijeve strane pišemo imena službenih osoba, uz naznaku svojstva u
kojem sudjeluju u postupku, a na desnoj polovici imena stranaka i drugih
osoba koje su bile nazočne službenoj radnji.
U zapisniku ne moramo uvijek isticati vrstu podneska, ali je to uputno
da bi se odmah moglo vidjeti je li riječ o molbi, prijavi, žalbi i sl.

231
232
233
Pitanja:
1. Što je zapisnik?
2. Koje vrste zapisnika razlikujemo?
3. Koje elemente zapisnik u upravnom postupku ima?

2. Zapisnik u neupravnom postupku

Pojam
Tijela uprave, ustanove i pravne osobe koji na osnovu zakona imaju
javne ovlasti ne rješavaju samo predmete koji se odnose na upravni
postupak. Obavljaju i razne druge poslove utvrđene zakonom, poslovnikom,
statutom i drugim propisima. Te poslove obavljaju na sjednicama,
skupovima, odborima itd. O svim tim poslovima vode se zapisnici u
neupravnom postupku.
Zapisnik je dokument trajne vrijednosti o tijeku i sadržaju nekog
skupa, a prema sadržaju razlikujemo:
A. zapisnik o skupu,
B. komisijski zapisnik.
Zapisnik o skupu.
Zapisnik o skupu može biti:
- potpun ili stenografski zapisnik (fonografski sadrži cjelokupan
tijek skupa upravo onim redom kojim se odvijao. Redovit ili potpun zapisnik
pišu stenografi ili stenodaktilografskinje na samoj sjednici skupa. Upravilu
je angažirano pet stenografa koji se izmjenjuju svakih 15 minuta s tim da je
jedan odgovoran za izradu cijelog zapisnika. Taj se zapisnik dovršava
odmah, neposredno nakon dovršetka skupa. Stenografski zapisnik trebaju
autorizirati svi govornici koji su sudjelovali u raspravi tako da odobre tekst
zapisnika koji se odnosi na dio koji su oni izlagali, stavljajući svoj potpis i
datum. Ako tekst zapisnika nije autoriziran, to je onda stenografska bilješka,
- redovni ili skraćeni zapisnik (najčešće pisani zapisnik) ima sve
dijelove koje ima i potpuni zapisnik. Razlika je u tome što taj zapisnik ne
pišu stenografi pa ne mogu zabilježiti cjelokupnu raspravu sudionika. U
skraćenom zapisniku upravo se iz tog razloga mišljenja i stavovi sudionika u
raspravi iznose jezgrovito navodeći bit diskusije. Ako je bilo više
diskutanata, a mišljenja su im bila indentična ili su se suglasili s mišljenjem
prethodnog sudionika, to se u skraćenom zapisniku samo evidentira tako da
se napiše kako su se s diskusijom određene osobe suglasili i drugi sudionici
te se navede koji.
- Lakonski zapisnik ima sve dijelove kao i redovni ili skraćeni
zapisnik, a razlika je u tome što se u razradi točaka dnevnog reda navode

234
samo zaključci ili odluke donesene po točkama, bez tijeka diskusije i bez
prijedloga,
- Promemorija je bilješka o bilo kojem važnijem problemu ili
događaju o kojemu se raspravlja na nekom skupu. Promemorija najmanje
sliči zapisniku. To je kratko izvješće koje sadrži samo najosnovnije podatke
o skupu ili donesenim zaključcima. Piše je jedan čovjek i nitko je ne
ovjerava, niti ona sama po sebi na što obvezuje. Promemoriju pišemo kad se
o nekom skupu nije vodio zapisnik ili sudionik sastanka želi svoje
nadrfeđene izvijestiti o točkama koje su za njega važne, te vodi svoj vlastiti
zapisnik-podsjetnik.
Sasatavni dijelovi zapisnika.
Zapisnik kolegijalnog tijela redovito ima ove dijelove:
1. Uvod u kojem navodimo riječ „zapisnik“, redni broj i vrstu sjednice
odnosno skupa, tko održava sjednicu, mjesto i datum održavanja te početak
rada, npr.
Zapisnik
3. sjednice Gradskoga vijeća Grada Vodica, održane u Gradskoj viječnici, 5. ožujka
2007. s početkom u 10 sati.

2. Imena nazočnih osoba, odsutnih i osoba koje su nazočne skupu

radno ili kao gosti. Imena nazočnih osoba evidentirati ćemo poimenice ako
skup ima 15 ili manje članova. Imali skup više od 15 članova, zapisniku
ćemo priložiti evidenciju nazočnih, i to ćemo zapisnički konstatirati tako da
navedemo broj osoba nazočnih sjednici i evidenciju priložimo zapisniku.
3. Ime i prezime zapisničara,
4. Ime i prezime predsjedatelja,
5. Prije početka rada tijela predsjedatelj otvara sjednicu, utvrđuje
kvorum za donošenje odluka te predlaže dnevni red. Ako sjednici nije
nazočan potreban broj osoba za donošenje odluka, sjednica se odgađa za 24
sata. Ako ni tada ne bude kvorum, nazočni će odlučiti kada će se sazvati
idući skup,
6. Dnevi red je jratak sadržaj sjednice, predmet sastanka zbog kojeg
je on i sazvan. Dnevni red se predlaže i daje na usvajanje. Na zahtijev
nazočnih dnevni red se može dopuniti ili izmjeniti. Utvrđeni dnevni r3ed se
u pravilu na samoj sjednici ne može mijenjati, osim u osobito hitnim i
opravdanim slučajevima, o čemu odlučuju nazočni na sjednici.
Svako pitanje koje se predlaže za dnevni r3ed sjednice mora biti
objašnjeno i dokumentirano tako da se svi sudionici skupa mogu temeljito
upoznati s činjeničnim stanjem o kojem će se raspravljati i na osnovi kojeg
će se morati donijeti zaključak.

235
 Usvajanjem dnevnog reda dovršavamo dio zapisnika koji je za sve
vrste zapisnika isti.
8. Nakon usvajanja dnevnog reda predsjedatelj čita zapisnik s
prethodne sjednice radi verifikacije, što može biti predviđeno i prvom
točkom dnevnog reda. Ako na zapisnik ima primjedbi, one se moraju
evidentirati tako da se istakne što piše u dijelu zapisnika na koji su stavljene
primjedbe, a potom se napiše ispravan tekst,
9. Razrada točaka dnevnog reda počinje s oznakom točke dnevnog
reda. Svaka točka dnevnog reda kad god je moguće sastoji se od tri dijela:
- referata, prijedloga ili izvješća,
- diskusije,
- zaključka.
Referat, izvješće ili prijedlog o pojedinoj točki dnevnog reda podnosi
predsjedatelj, odnosno član koji je dužan pripremiti određenu točku dnevnog
reda. Nakon podnošenja izvješća otvara se diskusija. To ćemo zapisnički
konstatirati tako da navedemo imena i prezimena diskutanata, kratak sadržaj
njihova izlaganja bilježeći ih redom. Riječ diskutantima daje predsjedatelj.
Po završetku diskusije formuliraju se prijedlozi zaključaka o kojima će se
glasovati.
Glasovanje o pojedinim točkama dnevnog reda obavlja se u skladu s
propisima, Statutom, odnosno poslovnikom tijela. Glasovanje se može
provesti javno dizanjem ruku, tajno glasačkim listićima te osobnim
izjašnjavanjem svakog sudionika.
Zapisnik treba konstatirati koliko je članova tijela glasovalo, odnosno,
koliko se izjasnilo „Za“, odnosno „Protiv“, te je li bilo suzdržanih, na
osnovu čega predsjedatelj utvrđuje dali je zaključak usvojen.

ZAPISNIK U NEUPRAVNOM POSTUPKU

ZAPISNIK
sa sastanka Odbora za statut i poslovnik Gradskog vijeća Grada Vodica, održanog 28.
lipnja 2005. godine u Gradskoj vjećnici, s početkom u 14.00 sati.
NAZOČNI:
Članovi odbora: Ivo Ivić i Ante Antić.
Nenazočan član Odbora: Mate Matić
Tajnica Grada: Mara Marić
Ivo Ivić, predsjednik Odbora (u daljnjem tekstu:PREDSJEDNIK) otvara sastanak,
pozdravlja prisutne, utvrđuje kvorum za donošenje odluka te daje na glasovanje
prijedlog dnevnog reda, nakon čega objavljuje da je jednoglasno utvrđen

DNEVNI RED

236
1. Pročišćeni rekst Odluke o organizaciji i načinu naplate parkiranja na podrčju
Grada Vodica.
3. Pročišćeni tekst Odluke o donošenju GUP-a Grada Vodica.

AD/1
Nakon uvida u temeljnu Odluku o organizaciji i načinu naplate parkirališta na području
Grada Vodica („Službeni vjesnik Šibensko kninske županije“, broj 5/01), te njezine
izmjene i dopune („Službeni vjesnik Šibensko kninske županije“, broj: 2/02, 4/03, 9/04),
Odbor za statut i poslovnik utvrđuje pročišćeni tekst Odluke o organizaciji i načinu
naplate parkiranja na području Grada Vodica, koji je u prilogu ovog zapisnika.
Pročišćeni tekst objaviti će se u narednom broju „Službenog vjesnika Šibensko kninske
županije.“

AD/2
Nakon uvida u temelju Odluku o donošenju Generalnog urbanističkog plana grada
Vodica („Službeni vjesnik Šibensko kninske županihje“, broj: 4/92) te njezine izmjene i
dopune („Službeni vjesnik Šibensko kninske županije“, broj: 16/95 i 3/98.), Odbor za
statut i poslovnik utvrđuje pročišćeni tekst Odluke o donošenju Generalnog
urbanističkog plčana grada Vodica, koji je u prilogu ovog zapisnika. Pročišćeni tekst
objaviti će se u narednom broju „Službenog vjesnika Šibensko kninske županije“.

Odbor je završio rad u 14,30 sati.

Ovaj zapisnik ima jednu sjednicu.

KLASA: 011.01/00-01/01
URBROJ: 2189/01-1/1-00-1

Vodice,. 28. lipnja 2005

ZAPISNIK VODILA
PREDSJEDNIK:
Marija Marić Ivo Ivić
(potpis) (potpis)

Pitanja:
1. Koje vrste zapisnika u neupravnom postupku razlikujemo?
2. Kakav može biti zapisnik o skupu?
3. Što znači autoriziranje zapisnika?
4. Koji su sastavni dijelovi zapisnika u neupravnom postupku?
5. Kako se evideniraju nazočni na skupu?

237
 3. Izvod iz zapisnika
Zapisnik je važan dokument, te je često potrebno pozvati se na nj,
citirati zaključke donesene na sjednici, načiniti izvadak iz zapisnika ili
prijepis. Ako nam je potreban prijepis cijelog zapisnika, na prvoj stranici u
gornjem desnom kutu napisati ćemo oznaku „Prijepis“ te prepisati cijeli
zapisnik. Umjesto potpisa pored otipkanog imena i prezimena potpisnika
zapisnika stavljamo kraticu v.r. – što znači da se na izvorniku akta potpisala
upravo ta osoba. Na kraju prijepisa zapisnika napisati ćemo klauzulu ovjere,
npr.
„Da je ovaj prijepis točan, tvrdi.“

Nakon klauzule ovjere potpisuje se osoba koja je izradila prijepis.

Ako nam nije potreban cijeli zapisnik, nego samo jedna točka
dnevnog reda, izraditi ćemo izvadak iz zapisnika.
Izvadak iz zapisnika je dokument koji sadrži sve sastavne dijelove kao
i skraćeni zapisnik s time da se samo jedna točka dnevnog reda navodi, a
ostale izbacuju kao nepotrebne.
Izvadak iz zapisnika završavamo prepisujući završetak zapisnika, a
umjesto potpisa stavljamo kraticu v.d. Izvadak završavamo klauzulom
ovjere: „Da je ovaj izvadak iz zapisnika točan, ovjerava:“, nakon čega slijedi
potpis, datum i pečat.

238
239
Pitanja:
1. Što je izvadak iz zapisnika?
2. Tko potpisuje izvadak iz zapisnika?

PETI DIO
SUDSKO DOPISIVANJE

I. UVOD

Ustav RH kao najviši opći pravni propis postavlja temelje sudbene

vlasti.
Prema Zakon o sudovima („Nar.nov.“, broj 3/94) sudbenu vlast u RH
obavljaju:
1. Općinski sudovi,
2. Županijski sudovi,
3. Trgovački sudovi,
4. Visoki trgovački sud RH,
5. Upravni sud RH,
6. Vrhovni sud RH.
Rad Ustavnog suda RH, kao i prekršajnih sudova te Visokog
prekršajnog suda RH reguliran je posebnim zakonom.
Sudovi odlučuju, ovisno o djelokrugu i ovlastima, u sporovima o
osnovnim pravima i obvezama čovjeka i građanina, o pravnima i obvezama
Republike, jedinica lokalne, područne (regionalne) i mjesne samouprave i
uprave, izriču kazne i druge mjere počiniteljima kaznenih dijela, prijestupa i
prekršaja utvrđenih zakonom, odlučuju o zakonitosti pojedinačnih akata
upravne vlasti i osoba koje imaju javne ovlasti, rješavaju sporove o osobnim
odnosima građana, radne, trgovačke, imovinske i druge građanskopravne
sporove te odlučuju o drugim pravnim stvarima kad je to zakonom
određeno.
Osim sudova, kojima je povjerena sudbena vlasti, u postupcima na
različite načine mogu sudjelovati:
A. odvjetništvo koje kao neov isna i samostalna služba osigurava
pružanje pravne pomoći fizičkim i pravnim osobama u ostvarivanju i
zaštiti njihovih prava i pravnih interesa,
B. državno odvjetništvo kao samostalno i neovisno pravosudno
tijelo ovlašteno je i dužno protiv počinitelja kaznenih i drugih
kažnjivih djela, poduzimati pravne radnje radi zaštite imovine
RH te podnositi pravna sredstva za zaštitu Ustava i zakona,

240
 C. pučki pravobranitelj kao opunomočenik Hrvatskog sabora
štiti ustavna i zakonska prava građana u postupku pred
državnom upravom i tijelima koje imaju javne ovlasti,
D. javno bilježništvo i javni bilježnici čija se služba sastoji u
službenom sastavljanju i izdavanju javnih isprava o pravnim
poslovima, izjavama i činjenicama na kojima se temelju prava,
u službenom ovjeravanju privatnih isprava, u primanju na
čuvanje isprava, zatim novca i vrijednosnih predmeta radi
njihove predaje drugim osobama ili mjerodavnim tijelima te u
obavljanju, prema nalogu sudova ili drugih javnih tijela,
postupaka određenih zakonom.
Komuniciranje suda i subjekata, bilo fizičkih ili pravnih osoba,
pismenim putem, dio su sadržaja sudskog dopisivanja.
U sudskom dopisivanju poseban dio sudskih akata čine sudske odluke
kojma sud poslije završenog postupka utvrđuje kako se treba primjenjivati
pravni propis u konkretnom slučaju. One mogu biti, ovisno o vrsti sudskog
spora:
- presude, npr. u parničnom postupku,
- rješenja, npr. u ovršnom postupku,
- nalozi, npr. u kaznenom postupku.
Iz svega izloženog možemo reći da pod sudskim dopisivanjem
razumjevamo skup svih otpravaka akata koje sud upućuje drugim
sudovima, državnim tijelima, pravnim i fizičkim osobama pri
obavljanju posla iz svog djelokruga te skup svih izvornika odluka i
ostalih akata suda koji se zadržavaju u odgovarajućem spisu.

Pitanja:
1. Kojim sudovima je povjerena sudbena vlast u RH?
2. O čemu sudovi odlučuju?
3. Tko može sudjelovati u postupcima pred sudovima?
4. Što podrazumjevamo pod sudskim dopisivanjem?

II. PROPISI O POSLOVANJU SUDOVA

Unutarnji ustroj i poslovanje u sudovima propisano je Sudskim

poslovnikom („Nar.nov. broj: 80/97), čime se osigurava uredno i
pravodobno obavljanje poslova sudske uprave, uredskog poslovanja te
drugih poslova važnih za unutarnje poslovanje sudova, koje je odvojeno od
suđenja.

241
 Sudski poslovnik u svom radu primjenjuju svi sudovi, osim ako
pojedina pitanja nisu drugačije riješena posebnim propisima ili pravilnikom
određenog suda. Sudski postupak donosi ministar pravosuđa.
Državno odvjetništvo u svom unutarnjem poslovanju primjenjuje
Pravilnik o unutarnjem poslovanju u državnim odvjetništvima.
Javni bilježnici primjenjuju, uz ostale propise, Javnobilježnički
poslovnik („Nar.nov. broj: 38/94) te Sudski poslovnik („Nar.nov. broj:
95/88) kad u svojstvu povjerenika suda obavljaju povjerene im poslove.
Pučki pravobranitelj donio je Poslovnik o radu pučkog pravobranitelja
kojim uređuje način rada pučkog pravobranitelja, organizaciju i unutarnji
ustroj Ureda pučkog pravobranitelja.

Pitanja:
1. Kojim propisom se osigurava uredno i pravodobno obavljanje
poslova u sudu?

III. OSNOVNI POJMOVI U SUDSKOM DOPISIVANJU

1. Pojam
U sudskom dopisivanju nastaju razni dopisi, kao što smo već mogli
uočiti (zamolnice, zapisnici, izvještaji, pozivi i sl.), te sudske odluke.
Sudske dopise sastavljaju:
A. predsjednici sudova, upravljajući sudskom upravom donose
upravne akte, izrađuju naredbe i daju upute unutar svojih ovlasti pri
obavljanju poslova sudske uprave pod kojima razumjevamo sve one poslove
koji osiguravaju pravilan rad i poslovanje suda, a osobito:
- pravodobno i uredno obavljanje poslova u sudu,
- upravljanje sudskom zgradom i nekretnimana koje su dodjeljene
sudu na korištenje,
- financijsko-materijalno poslovanje suda,
- poslove oko naplate sudskih pristojbi itd.
B. predsjednici sudskog vijeća, suci pojedinci, kad se obračaju
drugim sudovima i tijelima za pravnu pomoć i pribavljanje druih podataka i
obavjesti u predmetima u kojima je postupak u tijeku, odnosno kad sud
postupa u obavljanju sudbene vlasti,
C. sudska pisarnica, kad obavlja poslove uredskog poslovanja, a
prema nalogu i pod nadzorom suca mogu sastavljati i jednostavnije dopise
(npr. naredbu o zakazivanju ročišta, rasprava i sl.) koje potpisuje sudac ili
ovlašten radnik u sudu,

242
 D. javni bilježnici, kad kao povjerenici sudova obavljaju
povjerene im poslove.
Radom sudske pisarnice upravlja upravitelj sudske pisarnice koji vodi
brigu za pravodobno i uredno obavljanje uredskih poslova.
Za vođenje javnih knjiga: zemljišne knjige, sudskog registra i ostalih
javnih knjiga, osniva se posebna služba kojom upravlja voditelj
zemljišnoknjižne službe, odnosno voditelj sudskog registra.

Pitanja:
1. Tko sve može sastavljati sudske dopise?
2. Tko upravlja sudskom upravom?
3. Što osiguravaju poslovi sudske uprave?
4. Tko sastavlja dopoise vezane uz obavljanje sudbene vlasti?
5. Tko upravlja radom sudske pisarnice?

2. Sudsko dopisivanje
Sudsko dopisivanje dio je službenog dopisivanja pod kojim
podrazumjevamo: skup svih otpravaka akata koje sud upučuje drugim
sudovima, državnim tijelima, pravnim i fizičkim osobama pri obavljanju
poslova iz svog djelokruga te skup svih izvornika akata i ostalih akata suda
(zapisnika, službenih bilježaka i sl.) i javnih bilježnika kad postupaju kao
povjerenici suda.
Sudski dopisi mogu biti:
- dopisi vezani uz poslove sudske uprave,
- dopisi vezani uz obavljanje sudbene vlasti,
- dopisi vezani uz uredsko poslovanje.
Sasatavni dijelovi sudskog dopisa
Sudski dopis mora kao i svaki drugi službeni dopis imati:
a) zaglavlje,
b) oznaku veze-oznaku upisnika i broj predmeta,
c) naziv i adresu primatelja,
d) kratku oznaku predmeta,
e) tekst dopisa,
f) potpis ovlaštene osobe,
g) otisak službenog pečata.
A. Zaglavlje
Zaglavlje sudskog dopisa propisano je Sudskim poslovnikom. Način
isticanja zaglavlja sudskog zapisnika ovisi o tome koja službena osoba
sastavlja sudski dopis.

243
 Dopisi sudske uprave kojom upravlja predsjednik suda u zaglavlju, u
gornjem lijevom kugtu, obavezno ističu grb RH i naziv „Republika
Hrvatska“ te naziv i sjedište suda. Ispod naziva i sjedišta suda ističu naziv
„Ured predsjednika“ te oznaku veze, odnosno oznaku i broj predmeta i
datum izdavanja akta.
Zaglavlje sudskog dopisa, zamoljnice, potvrde, kao i pozivi, odnoso
rješenja koja nemaju poseban uvod, a sastavlja ga predsjednik vijeća ili
sudac pojedinac piše se u gornjem lijevom kutu i sadržava naziv i sjedište
suda. Oznaka veze, odnosno oznaku spisa i broj predmeta stavlja se u
gornjem desnom kutu, a datum sastavljanja sudskog spisa u sredini, ispod
napisanog teksta.

244
Pitanja:
1. Po čemu razlikujemo sudske dopise?
2. Koje dijelove mora imati sudski dopis?
3. Kad se zaglavlje redovito piše?
4. Od kojih dijelova se sastoji zaglavlje sudske uprave?

B. Oznaka veze-oznaka upisnika i broj predmeta

Oznaka veze, odnosno oznaka upisnika i broj predmeta služi
povezivanju sudskih dopisa, sudskih odluka i podnesaka koje stranke
upućuju sudu, osobito ako ima veze s već pokrenutim postupkom.
Oznaka veze oznaka je upisnika u koji je upisan podnesak pri
osnivanju spisa i sastoji se od kratice naziva upisnika, rednog broja upisa i
posljednja dva broja godine u kojoj je upisan u upisnik, te podbroja tj.
rednog broja kojim se označuje pojedini podnesak, sudski dopis ili odluka
prema redosljedu kojim je upisan u popis podnesaka npr. K-13/96-5 (K –
Kazneni upisnik) ili P-55/99-6 (P – Parnični upisnik).

245
 Oznaka veze ima posebnu važnost kad sud povjerava poslove javnim
bilježnicima, koji su dužni voditi upisnike prema Javnobilježničkom
poslovniku. Povjerene poslove javni bilježnici upisuju u poseban upisnik –
Upisnik povjerenih poslova (UPP): Vodeći povjerene poslove na svim
aktima i omotu spisa ističu i oznaku iz sudskog upisnika i oznaku iz UPP-a.

Pitanja:
1. Zašto je potrebno istaknuti oznaku veze – što ona znači?
2. Od kojih dijelova se sastoji oznaka veze?
3. Po čemu se razlikuje oznaka veze kad sudski dopis sastavlja
javni bilježnik kao povjerenik suda?

C. Adresa primatelja
Adresa primatelja sastoji se od punog naziva odnosno imena i
prezimena te sjedišta, tj. prebivališta primatelja, ulice i kućnog broja
(poštanskog pretinca), mjesne odredišne pošte i poštanskog broja.
Adresa se sastoji od:
- dva dijela, ako je podnesak upućen primatelju unutar naše zemlje,
- tri dijela, ako je podnesak upućen primatelju izvan naše zemlje.
Prvi dio adrese odnosi se na ime i prezime fizičke osobe, odnosno
naziv pravne osobe te na djelatnost kojom se ona bavi.
Drugi dio nadrese odnosi se na odredište, tj. pobližu adresu (ulica i
kućni broj te ime grada i poštanski broj).
Treći dio adrese odnosi se na državu u koju pišemu, a ako je ona na
drugom kontinentu, navodimo i naziv kontinenta.

Pitanja:
1. Od kojih se dijelova sastoji adresa?
2. Što se istiće u prvom dijelu adrese?
3. Kako pišemo drugi dio adrese?

246
 D. Predmet
Sudskim poslovnikom propisano je da da dopisi sudske uprave ističu
oznaku predmeta. Oznaka predmeta (riječ – Predmet) stavlja se s lijeve
strane ispod adrese primatelja. Sastoji se od dva dijela.
Prvi dio označava predmet kao cjelinu i sastoji se od
- osobnog dijela, koji sadržava ime i prezime fizičke osobe te njezino
prebivalište odnosno naziv i sjedište pravne osobe,
- stvarnog dijela, obuhvaća stvar o kojoj je u dopisu riječ.
Primjer: osobni dio
Predmet: PREZIME I IME iz Mjesta,
stvarini dio
Predmet: IVO IVIĆ iz Zadra
Naplata iznosa od 3.000,00 kuna.
Pitanja:
1. Od kojih dijelova se sastoji oznaka predmeta?
2. Što sadrži osobni dio i kako se piše?
3. Što se ističe u stvarnom dijelu oznake predmeta?

E. Tekst sudskog dopisa

Tekst sudskog dopisa može biti različiti, što ovisi o njegovu sadržaju.
Sudskim dopisom se traže i javljaju podaci, daju izvješća te obavljaju razni
drugi poslovi. Njima se može pokrenuti, dopuniti, mijenjati, prekinuti ili
završiti neka službena radnja.
Sadržaj sudskog dopisa mora biti jasan, sažet i čitak. Iz njega se mora
vidjeti što se želi postići, što je njegov cilj – kako bi primatelj – mogao
postupiti po njemu. Ako tražimo neke podatke, potrebno je navesti razloge
zašto su nam ti podaci potrebni, obrazložiti naše traženje itd. kako bi
primatelj mogao odmah postupiti prema onom što tražimo.
Datume u sudskom dopisu pišemo arapskim brojevima, nika rimskim,
a oznaku mjeseca ističemonjegovim nazivom.

Pitanja:
1. Kako moramo napisati tekst sudskog dopisa?
2. Kako se pišu datumi u sudskom dopisu?

F. Potpis ovlaštene osobe i otisak službenog pečata

Odluke i ostale sudske dopise sudske uprave te njegove otpravke i
prijepise potpisuje predsjednik suda ili sudac koji ga zamjenjuje.
Sudske dopise koji se odnose na predmete u kojima sud postupa u
obavljanju sudbene vlasti potpisuje sudac koji rješava predmet.

247
 Upravitelj sudske pisarnice ili drugi ovlašteni službenik potpisuje
otpravke i prijepise, ako je dopis sastavljen na temelju pisane naredbe ili
upute predsjednika vijeća, odnosno suca pojedinca. Otpravci i prijepisi
potpisuju se tako da se pisaćim strojem ili osobnim računalom ime i prezime
potpisnika izvornika napiše uz kraticu v.r. koja označava da je izvornik
potpisan vlastoručno, a ispod toga stavlja se štambiljem, pisaćim strojem ili
osobnim računalom potvrda o ovjeri i usporedbi otpravka s izvornikom, čiji
tekst glasi: „Za točnost otpravka – ovlašteni službenik“ koju potpisuje
upravitelj pisarnice odnosno ovlašteni službenik ispod tiskane oznake imena
i prezimena.
Službeni pečat otiskuje se lijevo od potpisa ovlaštene osobe tako da jednom
trečinom zahvati potpis osobe koja je potpisala sudski dopis.

Pitanja:
1. Tko potpisuje odluke i ostale dopise sudske uprave?
2. Tko potpisuje sudske dopisde koji se odnose na predmete u
kojima sud postupa u obavljanju sudbene vlasti?
3. Tko i na koji naćin potpisuje otpravke?

3. Sastavljanje i izrada sudskog dopisa

Sudski dopis i odluka izrađuje se u potrebnom broju primjeraka, a

mogu se izraditi na više načina.
Uvjerenja i drugi akti koji se izdaju u većem broju s istim osnovnim
tekstom izrađuju se na propisanim obrascima, a umjesto obrasca mogu se
izraditi i koristiti gumeni štambilj s odgovarajućim tekstom, a mogu se
izraditi i koristiti obrasci, uvjerenja i drugih akata pisanih osobnim
računalom.
Koncept odnosno nacrt akta nije propisan način izrade sudskog
dopisa. On može dobro poslužiti pri sastavljanju i izradi zahtijevnijih i
složenijih dopisa o važnim i složenim pitanjima.
Nacrt odluke, sastavci i bilješke koji su služili za izradu izvornika
moraju se nakon izrade i potpisivanja izvornika, izdvojiti iz spisa, ako su
izrađeni na posebnim listovima papira, a ako je izvornik odluke sastavljen
prema nacrtu ili bilješci napisanoj na samom podnesku ili drugom dopisu
koji ostaje u spisu, nacrt odluke će se precrtati olovkom u boji kosom crtom,
uz utvrđivanje da je sastavljen izvornik. Tu tvrdnju potpisuje predsjednik
vijeća odnosno sudac pojedinac.
Naredba pisarnici, je pisana uputa za rad sudske pisarnice. Mora biti
jasna i potpuna te sadržavati potrebne podatke na temelju kojih sudska

248
pisarnica može postupati. Naredba pisarnici piše se na lijevoj strani ispod
sadržaja teksta dopisa i mora biti potpisana i datirana.
Naredbom za dostavljanje predsjednik vijeća, istražni sudac, odnosno
sudac pojedinac koji rješava predmet daje upute komu i na koji način treba
obaviti dostavljanje, u koliko primjeraka treba izraditi dopis, odnosno
odluku.
Nakon primitka spisa pisarnica stavlja ispod izvornika naredbe
bilješku o otpremanju (daktilografski štambilj), u otisak koji upisuje dan
primitka u sudskoj pisarnici, a zatim obavlja sve ostale radnje prema izdanoj
naredbi.
Dakle, naredba pisarnici mora sadržavati sve podatke kako bi
pisarnica znala što treba uraditi sa spisom, odnosno dopisom glede prijepisa,
otpreme, te što učiniti poslije otpreme.
Nakon što je pisarnica postupila prema naputku, na primjerku
propisanog teksta koji ostaje u spisu ispod završetka teksta s lijeve strane
stavlja otisak bilješke o otpremanju.
Tekst prepisuje daktilograf. Nakon izvršenog prijepisa daktilograf je
dužan pregledati prepisanoi tekst i otkloniti sve pogreške.
Uspoređivanje teksta službenog dopisa, važnih akata s njegovim
prijepisom obavljaju u pravilu dva zaposlenika. Oni uspoređuju nacrt akta ili
dopisa s prijepisom, odnosno koncept s prijepisom.
Ako je tekst nacrta ili koncepta diktirao sudac, sudski savjetnik ili
drugi službenik, oni će u spisku staviti bilješku da su tekst diktata pregledali.
Svi dopisi i odluke koji se ulažu u arhivu moraju imati potpise svih
osoba koji su sudjelovali u njegovoj izradi.

Pitanja:
1. Kako možemo napisati tekst sudskog dopisa?
2. Na koji se način izrađuju uvjerenja i drugi akti koji se izdaju
u većem broju?
3. Što je koncept?
4. Zadržavali se koncept u spisu?
5. Što je naredba pisarnici?
6. Što znači uspoređivati tekst?

249
250
251
 4. Zamolnica

Zamolnica je pismena, molba kojom se obraćamo drugom,

zamoljenom, sudu i tražimo od njega da provede određenu sudsku radnju
(npr. izvođenje dokaza, saslušavanje stranaka, svjedoka i sl.) ili se zahtijeva
od drugih državnih tijela, ustanova i pravnih osoba pribavljanje izvješća,
isprava i drugih podataka.
U zamolnici treba točno opisati stanje istrage, odnosno tijeka glavne
rasprave, navesti sve bitne podatke te koju sudsku radnju treba provesti da bi
traženju bilo uredno udovoljeno .
Ako je potrebno obaviti pregled isprava ili izjava, načiniti će se njihov
prijepis i priložiti zamolnici, a samo iznimno ako je potrebno da bude
predočeno stranci, svjedoku ili vještaku, priložiti će se izvorne isprave ili
dijelovi spisa zamolnici. U tome slučaju prijepisi će se držati na
odgovarajućemu mjestu u spisu dok izvornici nde budu vraćeni.
Državnom odvjetništvu, državnom pravobraniteljstvu, tijelima
unutarnjih poslova u predmetima iz njihova djelokruga dostavljaju se spisi
izravno na njihovo traženje unutar postojećih propisa samo ako se
pravomoćno dovršeni. Drugim tijelima i pravnim osobama spisi se
dostavljaju izravno ako je to izričito određeno posebnim propisima.
Državnom tijelu i drugoj pravnoj osobi koje su stranke u postupku,
odnosno njihovu zastupniku ili opunomoćeniku spis se neće dostavljati na
uvid. Njima će se omogućiti uvid u spis unutar postojećih propisa.
Sudac je dužan sam sastaviti zamolnicu.

252
Pitanja:
1. Što je zamolnica?
2. Kada se izrađuje prijepis izvornika?
3. Kada se spis izravno dostavlja i komu?

6. Poziv

Poziv je, u najširem smislu, zahtjev upućen jednoj ili više osoba da
dođu na određeno mjesto.
Prilikom pozivanja mora se paziti da osobu čija je nazočnost potrebna
pozovemo u vrijeme koje će tu osobu najmanje ometati u obavljanju njezina
redovnog posla, a ako osobe stanuju izvan sjedišta suda, i na vremenske
prilike te prometne veze, odnosno na udaljenost mjesta stanovanja od
sjedišta suda.
Pozvana osoba dužna je odazvati se pozivu. Ako je pozvana osoba
zbog bolesti ili drugog opravdanog razloga spriječena doći, dužna je odmah
po primitku poziva o tome obavijestiti sud koji je izdao poziv, a ako je
razlog spriječenosti nastao poslije onda odmah nakon saznanja tog razloga.

253
 Stranke i druge osobe pozivaju se na raspravu i ročišta sudskim
pozivom na propisanoj tiskanici, koja se za svaku pozvanu osobu posebno
ispunjava pisaćim strojem ili rukom, čitljivo.
Sudski poziv ovjerava se pečatom suda i potpisom radnika sudske
pisarnice koji je sastavio poziv. Potpis se stavlja ispod štambilja, tekstom
pisanim verzalom koji sadržava porodično i rođeno ime predsjednika vijeća,
odnosno suca pojedinca koji je naredio pozivanje i konstatacije „Za točnost
otpravka“.
Sudskih poziva ima više vrsta, a ovisno o postupcima u kojima se
pozvani pojavljuju, pred sudom, npr.:
- poziv svjedoku u parničnom postupku,
- poziv vještaku,
- poziv stranci,
- poziv otkrivljeniku itd.

254
255
Pitanja:
1. Što je poziv?
2. U koje se vrijeme može pozvati osoba čija je nazočnost
potrebna?
3. Je li pozvana osoba dužna se odazvati pozivu?
4. Kako se ovjerava sudski poziv?

6. Zapisnici

Zapisnik je javna isprava koja se sastavlja o svakoj sudskoj radnji

obavljenoj u tijeku postupka na raspravama ili ročištima, o važnijim
izjavama i priopćenjima kje stranke ili drugi dusionici daju izvan ročišta, te
ostalim radnjama suda kad je to posebnim propisima određeno.
Zapisnik o sudskim radnjama vodi zašpisničar
U zapisnik se unosi: naziv i sjedište suda, mjesto gdje se radnja
obavlja, dan i točno vrijeme početka i svršetka određene sudske radnje,
naznaka predmeta spora i imena nazočnih stranaka, odnosno trećih osoba i
njihovih zakonskih zastupnika, odnosno opunomoćenika, te bitne podatke o
sadržaju poduzete radnje.
Zapisnik se mora voditi uredno, u njemu se ne smije ništa brisati,
dodavati ili mijenjati.
Zapisnik se sastavlja tako da predsjednik vijeća kazuje glasno
zapisničaru što da unese u zapisnik.
Zapisnik o glavnim raspravama, pripremnim i ostalim ročištima te
zapisnici sastavljeni u svezi s obavljanjem drugih sudskih radnji (saslušanja
u istražnom postupku i sl.) pišu se pisaćim strojem ili osobnim računalom na
propisanim tiskanicama s dovoljno praznog prostora na obje stranice bez
proreda, s odvojenim stavcima na obje strane lista.
Osobni podaci okrivljenika, svjedoka, vještaka i drugih osoba koje
daju svoj iskaz na zapisnik kod suda pišu se uvučeno za oko 4 cm od lijevog
ruba stranice i odvojeno od teksta njihovih izjava, a ime i prezime ispisujese
velikim slovima.
Odluke donesene tijekom rasprave koje se odnose na upravljanje
postupkom ili odluke o glavnoj stvari koje su proglašene na raspravi pišu se
u zapisniku odvojeno od ostalog teksta i označuju nazivom, u posebnom
redu, malim rastavljenim slovima.
U završnom dijelu zapisnika zabilježiti će se vrijeme dovršenja radnji,
uz oznaku sata i minute, ispod čega se u lijevom kutu zapisnika, neposredno
ispod njegova teksta, unijeti bilješka o utvrđenoj visini sudske pristojbe, npr.

256
„Pristojba po Tbr… ZSP kuna…Stranka pozvana da pristojbu položi ili
uplati u roku od tri dana i sl.“
Zapisnik potpisuje predsjednik vijeća, sudac pojedinac ili službenik
koji provodi određenu radnju, u sredini ispod teksta zapisnika. Zapisničar se
potpisuje ispod potpisa suca.
Stranke, odnosno njihovi zakonski zastupnici ili opomunomoćenici i tumač,
ako je to propisima postupka predviđeno, potpisuju se ispod zapisnika s
desne strane.
Svijedok i vještak potpisuju se neposredno ispod svog iskaza na
zapisniku, s desne strane, kad se saslušavaju pred zamoljenim sucem ili
predsjednikom vijeća.
Tekst sudske rasprave može se bilježiti i stenografski. Stenografske
bilješke moraju se u roku od 48 sati prenijeti na pbično pismo te pregledati i
prepisati pisaćim strojem ili osobnim računalom te priložiti izvorniku
zapisnika.
Tijek glavne rasprave, ročišta i druge sudske radnje mogu biti
snimljene magnetofonom, diktafonom ili slično, što ne oslobađa sud
dužnosti da sastavi propisani zapisnik.
Sudska radnja može biti i snimljena fotostereometrijski zatvorenim
TV sustavom, fotografskom ili kinokamerom i sl. o čemu će se sastaviti
zapisnik u kojem se unosi naziv tijela koje je naredilo snimanje, mjesto
snimanja, kratak sadržaj snimke i gdje se snimka čuva.
O vijećanju i glasanju sastavlja se poseban zapisnik koji potpisuju svi
članovi vijeća i zapisničar. Isti se zatvara u poseban omot, kojeg može
razgledati samo viši sud povodom pravnog lijeka.

257
258
259
260
Pitanja:
1. Što je zapisnik?
2. Koje vrste zapisnika razlikujemo?
3. Kako i tko potpisuje zapisnik?
4. Kako se ističu odluke donesene tijekom rasprave?
5. Na koji način možemo zabilježiti tijek sudske radnje?

7. Sudske odluke
Sud donosi odluke presude ili rješenja, a u kaznenom postupku donosi
i nalog.
Presudom, sud odlučuje o zahtijevu koji se tiče glavne stvari i
sporednih traženja, odnosno odlučuje o predmetu spora.
Rješenje sud donosi, u pravilu, u svim slučajevima u kojima ne
donosi presudu (npr. u postupku zbog smetanja posjeda, u ostavinskom, u
ovršnom i dr. postupcima)
Sudske odluke i ostali akti pišu se pisaćim strojem, odnosno osobnim
računalom na papiru fromata A4 na cijelom listu.
Izvornik sudske odluke piše se samo na jednoj stranici. Ako je odluka
sastavljena od više listova, svi listovi spajaju se prošivanjem ili lijepljenjem.
Na presudama kojima se postupak dovršava iznad uvoda na sredini
lista – na vrhu stavlja se grb RH u izvornim brojevima, a ispod njega
velikim rastavljenim slovima riječi: „U IME REPUBLIKE HRVATSKE“.
Ispod naziva RH, a iznad uvoda piše se velikim razmaknutim slovima riječ
„PRESUDA“.
Na rješenjima kojima se postupak dovršava iznad uvoda na sredini
lista – na vrhu se stavlja grb RH u izvornim brojevima, a ispod njega
velikim rastavljenim slovima riječ „REPUBLIKA HRVATSKA“. Ispod
naziva RH, a iznad uvoda piše se velikim razmaknutim slovima riječ
„RJEŠENJE“.
U gornjem desnom kutu u svim odlukama piše se oznaka spisa s
podbrojem tj. poslovni broj u kojem je donesena odluka. Ako se odluka
sastoji od više listova, oznaka spisa s podbrojem stavlja se na svaki list u
gornjem desnom kutu.

261
 U ostalim sudskim odlukama kojima se postupak ne dovršava, grb RH
stavlja se u izvornim bojama u gornjem lijevom kutu, ispod njega naziv
„Republika Hrvatska“ te naziv i sjedište suda.

262
 U uvodu odluke se stavlja ime suca pojedinca koji je donio odluku,
odnosno javnog bilježnika kao povjerenika suda, a ako je odluku donijelo
vijeće, imena članova vijeća navode se redoslijedom, počev od predsjednika
vijeća i prema položaju najstarijeg člana.

263
 Ispod uvoda, a iznad teksta izreke, označiti će se u posebnom redu
malim razmaknutim slovima, kakvu je odluku sud donio.
Ispod izreke, a prije početka obrazloženja stavlja se naslov
„Obrazloženje“ velikim početnim slovom, bez razmaka.
Ispod teksta obrazloženja, na sredini stranice, stavlja se mjesto i
datum objavljivanja odluke, odnosno donošenja, a na desnoj polovici
stranice potpis predsjednika vijeća ili suca pojedinca, odnosno javnog
bilježnika kao povjerenika suda, dok se na lijevoj polovici stranice stavlja
potpis zapisničara, ako je to određeno odredbama postupka.
Sudski pečat, odnosno javnobilježnički pečat stavlja se lijevo od
potpisa predsjednika vijeća, suca pojedinca ili javnog bilježnika.
Izvornikom se smatra odluka suda, nagodba, potvrda, isprava i sl.
sastavljena u propisanom obliku koju je vlastoručno potpisao predsjednik
sudskog vijeća, istražni sudac, sudac pojedinac ili drugi ovlašteni službenik,
ako zakonom nije drugaćije određeno.
Potvrde i isprave sastavljene kod suda strankama se izdaju u
izvorniku, a za sudski spis zadržava se prijepis (kopija) izvornika.
Ovjerovljeni prijepisi izvornika – otpravci sudskih odluka i odluka
javnog bilježnika kao povjerenika suda, izrađuju se u potrebnom broju
primjeraka radi dostavljanja strankama i drugim zainteresiranim osobama.

264
265
266
267
Pitanja:
1. Koje odluke donosi sud?
2. Kada se donosi presuda, a kada rješenje?
3. Kako se piše izvornik sudske odluke?
4. Koja je razlika između odluka kojim se postupak dovršava i
odluka kojim se postupak ne dovršava?
5. Kojim redom se u uvodu ističu imena članova sudskog vijeća?

ŠESTI DIO
VRSTE POZIVA, SASTANCI, ZAPISNICI

I. SASTANCI

Sastanci su oblik verbalne poslovne komunikacije. Prema broju

sudionika razlikujemo:
1. sastanak ili sjednica – manji broj sudionika i najčešći oblik verbalne
poslovne komunikacije,
2. konferencija – veći broj sudionika,
3. simpozij – masovniji skup s ciljem razmjene znanstvenih spoznaja,
4. kongres – masovni skup različitih sadržaja.

Priprema i organizacija sastanka

Tijek organizacijskih priprema poslovnog skupa je:
1. Predložiti dnevni red – znači pripremiti sadržaj skupa, tj. Teme o
kojima će se na skupu raspravljati s ciljem donošenja najprikladnijih
zaključaka i odluka za uspješno poslovanje poslovne organizacije.
Dnevni red obično predlaže predsjedavatelj skupa, koji je ujedno i
zadužen za pripremu popratnog materijala.
2. Odrediti nadnevak i termin održavanja skupa – treba obratiti
pozornost na aktivnost poslovne organizacije i izabrati termin koji
najviše odgovara svim sudionicima,
3. Odrediti mjesto održavanja – to je uobičajeno mjesto održavanja
(osim u iznimnim prilikama), odgovarajuće po veličini i tehničkim
zahtjevima za organizaciju skupa,
4. Pripremiti popratni materijal – sazivač skupa organizira pripremu
popratnog materijala zadužujući stručnjake za izradu izvješća,
planova, prijedloga, referata itd.,
5. Angažira stručne osobe za tehničku pripremu skupa, što obuhvaća:

268
 a) tiskanje i slanje poziva sudionicima skupa,
b) umnožavanje popratnog materijala koji će biti distribuiran kao
prilog uz poziv,
c) rezerviranje prostorije za održavanje skupa,
d) pripremanje prostorije – prostor treba biti čist i prozračan;
veličinom, opremom i dekoracijom prilagođenm broju
sudionika i vrsti skupa (npr. Svečana sjednica zahtijeva
ukrašavanje prostora cviječem i oznakama skupa),
e) određivanje zapisničara i po potrebi snimatelja za audio i audio-
video snimanje,
f) provjera jesu li pozvani dobili pozive s popratnim materijalom i
hoće li biti nazočni.

II. POZIV

Pozivom najavljujemo sastanak i popzivamo sudionike da budu

nazočni. Najavom sastanka određujemo vrijeme i mjesto sastanka uz
prijedlog dnevnog reda.
Sadržaj poziva:
1. naziv tvrtke, tijela ili organizacije sazivača skupa,
2. brojčane oznake,
3. mjesto i nadnevak slanja poziva,
4. ime i prezime pozvane osobe te njezina funkcija,
5. riječ POZIV
6. egzistencijalni temelj za sazivanje skupa – izvor kojim se sazivaču
daje pravo i obveza na sazivanje skupa (npr. Statut, pravilnik ili
zakon) i naziv skupa koji se saziva (najčešće se piše redni broj skupa,
npr. 6. sjednica ili 5. sastanak),
7. vrijeme i mjesto održavanja skupa – naznačuje se nadnevak te sat
održavanja skupa. Za mjesto se navodi ulica i kućni broj mjesta
održavanja te kat i broj sobe (dvorane),
8. dnevni red – po rednim brojevima navodi se prijedlog tema,
9. zamolba za nazočnost i uputa za kontakt telefon u slučaju
spriječenosti, te približno određivanje završetka skupa,
10.potpis predsjedavatelja skupa,
11.prilozi – u pravilu je to popratni materijal (izvješća, planovi, nacrti
itd.) koji su tema skupa.

269
 III. ZAPISNICI

Zapisnik je dokument o izlaganjima, raspravama i zaključcima

sastanka. Svaka točka dnevnog reda treba završiti zaključkom, u protivnom
nije dovršena. Cilj sastanka je donošenje zaključka po pojedinim točkama
jer zaključci predstavljaju smjernice tj. stavove budućeg poslovanja..
Zbog potrebe za dokumentarnošću sastanka vodi se zapisnik.
Zapisnik može biti potpun, sažet ili promemorija
1. Potpun zapisnik – vodi se od riječi do riječi, sve što je izrečeno na
sastanku. Potpuni zapisnici bilježe se stenografski, zatim kao tonski
zapis pomoću magnetofona ili audio-video snimka pomoću kamere.

270
 Nakon sastanka, na temelju izvora (stenograna, zapisa na
magnetofonskoj traci ili video traci) ispisuje se potpuni zapisnik u
obliku dokumenta.
2. Sažeti zapisnik – piše zapisničar u tijeku trajanja sastanka u sažetom
obliku, ispisujući samo bit diskusije i zaključke.
3. Promemorija – zapisnik koji sadržava samo zaključke sa sastanka
4. Struktura i oblikovanje sažetog zapisnika – U praksi se najčešće
sastavlja sažeti zapisnik pa ga često nazivaju i redovnim zapisnikom.
Zapisnik se sastoji:
1. Riječi ZAPISNIK – koji se ispisuje centrirano i posebno istaknuto
(podebljano, verzalom, većim slovima),
2. I. DIJELA – u kojem se navodi:
a) redni broj i naziv skupa, nadnevak i vrijeme te mjesto
održavanja skupa,
b) nazočne,
c) nenazočne s napomenom o razlozima nenazočnosti,
d) ime i prezime zapisničara,
e) ime i prezime predsjedavajućeg skupa i dužnosti koju obavlja,
f) utvrđivanje kvoruma,
3. II. DIO – u kojem navodimo:
a) naznaku: dnevni red,
b) razradu dnevnog reda po točkama ,
c) zaključak svake točke.
4. III. DIJELA – u kojem navodimo:
a) vrijeme završetka sastanka,
b) potpis zapisničara i predsjedavatelja, a prema dogovoru i
ovjerovitelja zapisnika.

271
272
273
Pitanja:
1. Navedi tijek organizacijski priprema sastanaka?
2. Navedi sadržaj poziva?
3. Navedi razliku između potpunog I sažetog zapisnika?
4. Koji su elementi zapisnika?

274