1.

Osnovni pojmovi u kancelarijskom poslovanju : Akt, Podnesak, Pota, Prilog,

Predmet, Dosije, Fascikl, Omot, Arhivski depo, Registraturski materijal, Arhivska graa,
Pisarnica, Arhiva, Klasifikacioni znak, Djelovodni broj, Arhiv.
2. Strogo povjerljivi akti
Strogo povjerljivi akti ne smiju se otvarati, trebaju se dati ovlatenom licu ( treba tono
znati tko je ovlaten). Broj protokola se stavlja na kovertu ili papiri koji se prikai na
kovertu. Protokolira se u posebnu knjigu
3. Podnesak i bitni elementi podneska
Svaki pisani materijal kojim se pokree ili dopunjava neka slubena radnja zahtjevi,
obrasci za automatsku obradu podataka, prijedlozi, molbe, albe, prigovori, prijave
Elementi podneska su:
-Naziv organa ili organizacije kojoj se upuuje
-Predmet na koji se podnesak odnosi
-Ime, prezime, odnosno naziv te adresa podnosioca
-Ime, prezime i adresa ponomoenika ili zastupnikao ga ima
4. ta sainjava predmet u kancelarijskom poslovanju
predmet-je skup svih akata i priloga,koji se odnose na isto pitanje i drugo sto je predmet
prijema ili otpreme protokola
5. ta je pota, ko prima i otvara potu, na koji nain se otprema pota
Pota je svi akti, otvoreni ili zatvoreni omoti, paketi, telegrami, teleksi, tampa i drugo
to je predmet prijema ili otpreme protokola
Primanje pote
Primanje pote neposredno od stranke:
Obratiti panju na njenu ispravnost i upozoriti stranku
Obratiti panju da li je organ nadlean za prijem te pote
Primanje pote putem potanske slube
Radi se u skladu sa propisima kojima je ureen rad preduzea u oblasti potansko-
telegrafskog sadraja
Ako se poiljka odnosi na konkurs, tender i sl. upisuje se datum i vrijeme njenog prijema
i neotvorenu predaje nadlenom slubeniku
U sluaju da je uz potu stigla i dostavnica slubenik je duan napisati datum prijema
pote, potpisati i ovjeriti slubenim peatom
Primanje pote putem dostavljaa
Pota se upisuje u dostavnu knjigu sa potpisom i datumom prijema, na dostavnici ili
kopiji akta, ili na koverti ako slubenik nije ovlaten da koverat otvori
Organizacija prijema i razvoenja pote
Potvrda o prijemu akta
Izdaje se na zahtjev stranke, a izdaje je slubenik koji je primio akt, potpisuje i stavlja
peat primaoca akta
Postupak sa aktima koji podlijeu obaveznom taksiranju
Slubenik mora obratiti panju koji akti podlijeu obaveznom taksiranju a koji su
osloboeni plaanja taksi i upozoriti stranku da eventualni nedostatak otkloni
Ako je akt koji podlijee taksiranju primljen putem pote slubenik je obavezan sainiti
zabiljeku pored otiska prijemnog tambilja
Otvaranje i pregledanje pote
Potu otvara slubenik koji je ovlaten za otvaranje pote. Ako je pota upuena
komisiji, komisija je i otvara. Ako je pota primljena na ime odreenog slubenika, ta
pota predstavlja slubeni akt upuen organu ili organizaciji. Ako pota sadri raune i
druge finansijske akte otvara je slubenik nadlean za finansije.
Ako je pota naznaena kao povjerljiva otvara je slubenik nadlean za takvu vrstu
pote
Pota se otprema putem:
Potanske slube
Dostavljaa ili kurira i
Neposrednim dostavljanjem stranci
Svi predmeti koji idu na istu adresu se objedinjavaju u istu kovertu ili paket. U gornjem
lijevom uglu ispisuje se adresa poiljaoca i popis svih akata koji se u njemu nalaze. Na
sredini se ispisuje naziv primaoca, mjesto i adresa.
Povjerljivi i strogo povjerljivi akti se zapeate pomou peatnog voska i peatom na
sastavcima u svakom njegovom uglu.
Putem pote predmeti koji se otpremaju razvrstavaju se na obine i preporuene i
putem knjige za otpremu pote se alju.
Rauni se otpremaju putem knjige za otpremu rauna
6. ta je arhivski depo
To je prostorija u kojoj se uva registraturski materijal i arhivska graa, koja mora
ispunjavati uslove propisane propisima o arhivskoj djelatnosti.

7. ta je pisarnica
Pisarnica je radno mjesto gdje se vodi registar i obavljaju kancelarijski poslovi: primanje,
otvaranje, pregledanje i rasporeivanje akata, zavoenje akata, zdruivanje akata,
dostavljanje akata u rad, rad sa aktima, razvoenje akata, voenje rokovnika predmeta,
otpremanje pote, arhiviranje akata i njihovo uvanje - npr. u optinama se organizuje
zajednika pisarnica za sve optinske organe pri administrativnoj slubi za opte
poslove

8. ta je arhiva, a ta arhiv
Arhiva je dio pisarnice u kojoj se uvaju rijeeni predmeti i ostali registraturski materijal
do predaje nadlenom arhivu ili do njenog unitenja.Arhiv je ustanova koja prikuplja,
uva, titi, sreuje, obrauje, evidentira i izdaje na koritenje arhivsku grau

9. Naela kancelarijskog poslovanja, objasniti naelo ekonominosti
Naela kancelarijskog poslovanja su :
Naelo tanosti
Naelo ekspeditivnosti
Naelo jednostavnosti
Naelo jednoobraznosti
Naelo preglednosti
Naelo ekonominosti
Naelo budnosti
Naelo ekonominosti. Ovo naelo podrazumijeva da se uz ulaganje to manje
sredstava i snage i u to kraem vremenu postignu to bolji rezultati.Mora se ostvariti
to vea tednja.svim

10. Osnovni elementi kancelarijskog poslovanja po sistemu djelovodnog
protokola su:
- djelovodni protokol kao osnovna evidencija akata,
- plan klasifikacionih oznaka, - prijemni tambilj
- popis akata pomocne knjige evidencije i rokovnik predmeta

11. ta ini slubenik kada utvrdi prilikom otvaranja pote da je uz akt priloen
novac ili druga vrijednost
U sluaju da se prilikom otvaranja poste utvrdi da je uz akt priloen novac ili neka druga
vrijednost, kratkom zabiljekom na primljenom aktu konstatuje se njihova vrsta i iznos

12. ta je tambilj i gdje se stavlja tambilj je pomono sredstvo, a koristi se za
otiskivanje zaglavlja akta, potvrde, krae zabiljeke, datuma isl. (na kome moe biti
krai ili dui tekst). Faksimil je poseban tambilj sa potpisom lica, a koristi se za
potpisivanje akata u veem broju

13. Koji su sastavni djelovi slubenog akta, a koji pomoni
Sastavni dijelovi slubenog akta :
Zaglavlje
Naziv i adresa primaoca
Oznaka predmeta kratak sadraj
Sadraj teksta
Naziv funkcije i potpis ovlatenog lica i
Otisak peata
Pomoni dijelovi slubenog akta :
Veza na slubeni akt na koji se odgovara
Veza na ranije otpremljeni slubeni akt
Prilozi oznaka priloga
Nain otpreme slubenog akta i
Konstatacija kome je slubeni akt dostavljen

14. Sastavni djelovi rjeenja propisani su Zakonom o optem upravnom postupku
Naziv organa sa brojem i datumom rjeenja isto kao i slubeni dopis
Uvod: naziv organa (organizacije) koja donosi rjeenje, propis o nadlenosti tog organa
ime i prezime odnosno naziv stranke, ime zakonskog zastupnika i kratka oznaka
predmeta, datum odravanja sjednice ako rjeenje donosi kolektivni organ
Dispozitiv izreka je najvanio dio rjeenja i pie se ispod rijei RJEENJE
Obrazloenje obrazlae se zato je doneeno takvo rjeenje
Uputstvo o pravnom sredstvu ukazuje da li je protiv rjeenja dozvoljena alba ili ne,
ako jeste stranka se upuuje kojem organu podnosi albu. Ako je dozvoljeno pokretanje
upravnog spora stranka se ovdje upuuje kojem sudu podnosi tubu
Konstatacija o plaanju takse
Potpis ovlatenog slubenika i njegova funkcija
Otisak peata

15. ta je arhivska knjiga
Arhivska knjiga sluzi za voenje cjelokupnog materijala koji je nastao u toku godine.

16. Gdje se uva arhivska graa i registraturski materijal ?
uva se u arhivskom depou

17. U kojim klimatskim uslovima se uva arhivska graa i registrturski materijal
Arhivski materijal se uva na temperaturi na 10 i 15 stepeni C. Vlanost vazduha
izmeu 50 i 60 % da materijal nije izloen sunevoj svjetlosti, svjetlosni izvori ne smiju
imati hemijsko ili biolosko tetno dejstvo.

18. Kako se dijeli lista kategorija registraturskog materijala
- pozitivne liste kategorija registarturskog materijala podlijeu trajnom uvanju
- Opte liste materijali sa rokom uvanja
- Jedinstvene liste koje podlijee trajnom uvanju ali i ogranienom uvanju
organizacije donose pojedinanu listu koja sadri popis kategorija akata i rokova
njihovog uvanja
sadri popis kategorija akata i rokova njihovog uvanja

19. Koja arhivska graa podlijee trajnom uvanju
Trajnom uvanju podlijeu :
Arhivska graa od znaaja za kulturu i nauku, naroito istoriju i druge drutvene potrebe
Arhivska graa ije je uvanje propisano propisima u pojedinim oblastima

20. ta je taksa, ko je takseni obveznik i kada nastaje taksena obaveza ?
Taksa je vrijednost koja se plaa dravnim organima za rad. Takseni obveznik je
fiziko ili pravno lice po ijem zahtjevu se pokree postupak.Taksena obaveza nastaje:
U trenutku kada se zahtjev predaje
U trenutku sastavljanja zapisnika
Za upravne radnje u trenutku podnoenja zahtjeva za izvrenje. Ako vie fizikih ili
pravnih lica podnesu jedan zahtjev plaaju jednu taksu

21. U kojim aponima se plaa administrativna taksa i na koji nain se taksene
marke ponitavaju. ?
Plaa se u vidu markice u apoenima od 1,2,5,10 i 100 KM. Taksene marke se
ponitavaju tambiljom PONITENO.

22. Koja pravna lica u RS se oslobaaju plaanja takse ?
Oslobaaju se : - Organi RS i jedinice lokalne samouprave; -Fondovi u oblasti
obrazovanja, kulture, fizike kulture i socijalne zatite; - Pravna lica u oblasti fizike
kulture, osim sportskih organizacija gdje su ulanjeni profesionalni sportisti; -
Organizacije Crvenog krsta; -Pravna lica osnovana u cilju borbe protiv alkoholizma, raka
i distrofije; - Pravna lica osnovana u cilju zatite lica sa fizikim i psihikim
poremeajima; - Organizacije gluhih i slijepih; - Organizacije invalida; - Vatrogasna
drutva i jedinice; -Strana diplomatska i konzularna predstavnitva; - Spisi i radnje koje
se vode po slubenoj dunosti.

23. Koja fizika lica se oslobaaju plaanja takse ?
Invalidi rata i invalidi rada
Djeca invalida do navrenih 26 godina, za spise vezane za kolovanje
Invalidi u postupku registracije vozila
Graani radi prijave na konkurs za zapoljavanje
Graani koji poklanjaju imovinu u korist RS

24. ta se potvruje ovjeravanjem potpisa, a ta se dokazuje ovjeravanjem
rukopisa ?
Podrazumijeva utvrivanje njihove autentinosti. Ovjeravanjem potpisa potvruje se
da je odreeni potpis autentian.Potpis se ovjerava potpisivanjem pred slubenim licem
ili potpisnik izjavljuje pred slubenim licem da je to njegov potpis.
Ovjeravanjem rukopisa potvruje se istinitost potpisa potpisnika, bez istinitosti
sadraja rukopisa. Ovakav dokument se ovjerava potpisom i peatom slubenog lica.
Posebna procedura je predviena za ovjeru potpisa ili otiska prsta za slijepa i gluva lica
i lica koja ne razumiju jezik. Identitet se utvruje na osnovu line karte ili pasoa,
svjedoenjem dva punoljetna svjedoka ili ako ga slubeno lice lino poznaje.
Potpis se moe ovjeriti i preko zastupnika, s tim da se prethodno utvrdi da je zastupnik
ovlaen za zastupanje

25. Koji organi su nadleni za ovjeru potpisa, prepisa i rukopisa
Organ ovlaten za ovjeru potpisa, prepisa i rukopisa :
jedinica lokalne samouprave, osnovni sudovi (ovjeravanje potpisa u zemljino-knjinim
stvarima i ovjere namjenjene za upotrebu u inostranstvu, a za regulisanje pitanja iz
oblasti rada ovjeravaju ustanove u kojima lice radi ). Podaci za ovjeru se zavode u
upisnik za ovjeravanje.

26. Peat, ta se ovjerava peatom, kako postupiti prilikom nestanka peata
Koristi se kao pomono sredstvo u radu organa i organizacija.Peatom se ovjerava
vjerodostojnost akta i dokumenata. Stavlja se s lijeve strane pored potpisa (djelimino
ga zahvata). Mora se uvati tako da se onemogui negova nezakonita upotreba.Za
uvanje peata odgovoran je rukovodilac organa ili slubeno lice kome se povjeri
uvanje i upotreba, posebnim zapisnikom. Za peat Republike odgovoran je generalni
sekretak narodne skuptine. Ako peat nestane prijavljuje se MUP-u i oglaava u
Slubenom glasniku RS kao nevaei, a ako se naknadno pronae unitava se. Novi
peat uraen umjesto nestalog posebno se oznaava

27. Koji su povremeni kancelarijski poslovi
To su poslovi koji se obavljaju povremeno organizovanje sastanaka i voenje
zapisnika na sastancima.
Prema formi sastanci se dijele na :
Formalne, koji se organizuju na osnovu zakona, statuta, poslovnika itd.
Neformalni kao to su proslave, sveanosti isl.
Prema cilju sastanci se dijele na :
Diskusione (aktivne) sastanke na kojima se razmjenjuju miljenja, utvruju injenice i
donose zakljuci
Radne (aktivne) na kojima se iznose injenice i donose zakljuci
Informativne koji slue za informisanje uesnika o oreenim pojavama, problemima i
Anketne sastanke na kojima se bez diskusije vri kolektivno ispitivanje ili anketiranje
radi saznanja stava veine o nekim pitanjima
28. Poziv za sastanak
Priprema sastanka kojom se obezbjeuje bolji odziv, uspjenije praenje sastanka i
odgovarajui tehniki uslovi (pozivanje, prikupljanje potrebne dokumentacije,
obezbjeivanje prostorije u kojoj e se sastanak odrati, obezbjeivanje tehnikih
sredstava). Pozivanje se uglavnom vri pismeno 7-8 dana prije sastanka ako postoje
odreeni materijali za sastanak ili najmanje tri dana ako se upuuje samo poziv. Poziv
treba da sadri naziv organa i organizacije koja saziva sastanak, ime prezime i zvanje
lica koje se poziva, mjesto odravanja sastanka, vrijeme odravanja, dnevni red i
eventualno obavjetenje o putnim trokovima, smjetaju i sl.
29. Zapisnik sa sastanka
Iz zapisnika treba da se vidi cjelokupan rad na sastanku i slui kao osnova za rad
odluka. Zapisnik vodi zapisniar. Da bi mogao pratiti sastanak i vjerodostojno voditi
zapisnik, zapisniar treba da prethodno proui cjelokupan materijal za sastanak. Za
voenje zapisnika moe se koristiti magnetofon, diktafon, radi vjerodostojnosti
izreenog
30. Sekretarski poslovi
Sekretar koji oznaava jednu od rukovodeih funkcija. Sekretarica koja oznaava kancelarijskog
radnika odgovoran je za brzo, tano, racionalno i svrsishodno izvravanje poslova,
svakodnevno sarauje s rukovodiocem. Sekretar mora imati i odreene line sposobnosti :
Sposobnost za saradnju, sposobnost lakom i brzom prilagoavanju novim situacijama, stvaranje
ugodne atmosfere, sposobnost pravilnog shvatanja dobronamjernih kritika i sugestija. Smisao
za organizaciju, da planira poslove, da poklanja panju svim poslovima koje radi, da se na
vrijeme upozna sa svim poslovima koje obavlja. Zainteresovanost za poslove koje obavlja.
Sposobnost razlikovanja bitnog od nebitnog. Urednost u izvravanju poslova. Da svojim
izgledom ostavlja ugodan utisak saradnicima i strankama. Efikasnost, efektivnost i marljivost u
poslu. Povjerljivost, sposobnost uvanja poslovne i slubene tajne
Sekretar izvrava poslove i zadatke koje mu povjeri rukovodilac
Na poetku radnog dana sekretar :
Obavjetava rukovodioca o svim primljenim porukama
Obavjetava rukovodioca o svim zakazanim sastancima
Predoava rukovodiocu svu primljenu potu, novine, asopise
Rukovodilac tada daje naloge sekretaru za taj radni dan
U toku dana sekretar izvrava naloge koje je dobio, zakazuje sastanke, vodi zapisnike sa
sastanaka, prima potu namjenjenu rukovodiocu, razvrstava potu namjenjenu za otpremu
Na kraju radnog dana sekretar predoava rukovodiocu na potpis akte koje je uradio i prima
naloge za naredni dan ako rukovodilac nee doi narednog dana