Posao arhivista

Najbitnija stvar arhivista je da utvrđuje vrijednost gradiva (dokumenta) i odredi što će arhiv čuvati.
Problem je što vrijednost dolazi iz subjektivnih, univerzalnih i pragmatičkih (praktičnih) stavova.
Svatko pridodaje svoju vrijednost određenom entitetu ili objektu. Informacije ima vrijednosti
jedino za ljude koji žele nešto s njome raditi.
Kod vrednovanja arhivist moramo gledati na etičke, ekonomske, povijesne, političke i socijalne
vrijednosti. (ulazimo u sva ta područja). Informacijski okoliš je bitan za društvo.
Prije su bile informacije rijetke i vrijedne, a danas ih ima previše pa je teško odrediti što je vrijedno
i za koga.(tražimo cvijet u pustinji). Danas se zapisuje onoliko informacija koliko i u cijeloj 2013
godini (navodno statistički). Pitanje je koji će se dokumente čuvati od njih milijardu i zašto.
Po mnogima je objektivnost u vrednovanju bitna. Pitanje ja kako biti objektivan? Arhivist mora biti
ugledan i obuhvatiti šire socijalne interese, njegov načini vrednovanja ne smiju ispasti
presubjektivan.
Država je dala ovlast arhivu koji će se dokumenti održati, ali arhivist nije stalno u stanju da odluči
vrijednost dokumenta. Arhivist treba po određenom principu i metodologiji raditi svoj posao.
Ponekad pita stručnjake unutar određenog znanstvenog područje o vrijednosti gradiva prije nego
što ga klasificiramo.(teško je i stručnjaku odlučiti ponekad)
Bitno je kod vrednovanja za dokument odrediti razlog zbog kojeg je nastao. Drugo kako se taj
dokument može koristiti.
Kada se arhivist donese zakonski okvir svi dokumenti koje traži iz nekog područja ili određenom
temom dolaze direktno njemu u ured.
Teško je vrednovati sa širokim fokusom, trebamo izabrati usko područje za dokumentiranje.
Arhivist za područje koje je izabrao treba imati znanje i dobro ga proučiti (istraživački dio posla),
nakon toga može vidjeti što je vrijedno da se dokumentira. Umjesto da gleda isključivo gradivo u
svojem arhivu treba još proučiti gradivo koje se nalazi u drugim arhivima i sustavima i po tome
može zaključiti je li njegovo područje dobro dokumentirano. Time svime sveukupno vidi sliku
vrijednosti svojih dokumenata u.
Bitno je da arhivist dokumentirati interakciju uprave i građana. Što institucije rade u području
određenih funkcija tj. koje aktivnosti institucija obavlja i gdje je njihova dokumentacija za tu
aktivnost. Da bi arhivist otkrio relevantne dokumente mora pratiti aktivnosti mjesta poput
institucija, ministarstva za određeno područje interesa(aktivnost) i sveučilišta.
Hans Boons (Nijemac) kaže da arhivist ima etničku dužnost u pohrani gradiva. Smatra da kao kriterij
vrednovanja ne smije uzeti političke i ideološke vrijednosti. Ako se pojave dvije ideološke strane
koje zahtijevaju pohranu svojih dokumenata bitno je da arhivist nađe ako je moguće alternativu u
tome slučaj . Sve bi trebalo ići prema tome da je društvo slobodno. Arhivist treba biti siguran u
svoje vrijednosti, ali mora uzeti i u obzir poglede vrijednosti svojih suvremenika.
Bitno je da arhivist gledamo prošle vrijednosti u društvu da bi mogao lakše odrediti načine
vrednovanja za budućnost.

Arhivist u traženju relevantnog dokumenta treba definirati što ga zanima, tko se bavi time što ga
zanima i gdje i koja nas sve područja toga objekta zanimaju. Trebamo obrazložiti naše vrednovanje
i motiv za naš rad.
Bitno je očuvati dokument iz pravilnih razloga. Bitan je obuhvatan pristup gdje trebamo široke
vrijednosti u dokumentu obuhvatiti . Bitno je da imamo popis čuvanja (svi dokumenti koje
čuvamo).

Arhiv i teorija arhiva

Zašto je arhiv bitan? Bez arhiva nema memorije određenog dijela naše zajednice. Arhiv čuva i
održava stvari koje su nekim ljudima vrijedne ili bile vrijedne barem prije. Dokumenti mogu biti
bitni za istraživanje budućnosti.
Povijest čuvanja vrijednih spisa ide od Sumerana koji su čuvali dokumente u pločama za
administriranje. Napoleonu je arhiv bio bitan da bilježi svoje pobjede i ostalim ljudima je za
vrijeme rata arhiv bio važan jer je držao sve bitne vojne dokumente. Dokumentacija raste za vrijeme
ratova i drugih ogromnih događaja koji zadese čovječanstvo.
U 7. st arhivi su čuvali prava i interese.(dokumentira se društvo i povijest). Arhiv se danas gledalo
kao mjesto kolektivnog pamćenja, a prije se gledalo kao mjesto gdje se istražuje povijest. Bans kaže
da je posao arhiva da dokumentira društvo.
U drugom svjetskom ratu arhivi se koriste za čuvanje političkih i socijalnih ideala.
Problem arhiva je da ono što je popularno će dohvatiti svo gradivo za pohranu sviđa li se to
arhivistu ili ne. To gradivo će postati glavna vrijednost u tom trenutku i zagovarati moguće neetičke i
politički nekorektne vrijednosti jer to ljudi koji su na vlasti žele.
U 20. st se vrednovanje dokumenta ozbiljno shvaća.
Od 1945 do kraj 80-ih dolazi do problema čuvanja prevelikog broja gradiva (1000 km
dokumentaciju u policama) od kojeg je dosta toga nepotrebno. Što je vrijedno da se čuva, a što se
baca. Ono što arhiv odluči čuvati možda se baci s vremenom radi nekog drugog dokumenta koji je
tada potrebniji. Dolazi do potrebe da se stvori nova metodologija za brzo vrednovanje da se smanji
količina dokumenata. U 80-ima Helen S. razvija dokumentacijsku strategiju tako da se dokumentira
ono što je važno u društvu i pridodaje znanstvenim istraživanjima.
Vrednovanje
Danas ima mnogo više dokumenata nego prije, dijelom zbog naprednije tehnologije za pisanje.
Je li trebamo vjerovati da stvari same po sebi imaju vrijednost? Vrijednosti objektima pridodaju
ljudi iz osobnih razloga.
Novije generacije arhivista kritizira stariju jer nisu očuvali neke bitne dokumente (česti ciklus).
Neki dokumenti koji su bili bezvrijedni za ono vrijeme se mogu zaključiti vrijednima u budućnosti.
Prije su bile informacije rijetke i vrijedne, a danas ih ima previše pa je teško odrediti što je vrijedno
i za koga.(tražimo cvijet u pustinji).

Dokument može služiti kao dokaz.

Na vrijednost mnogo utječe podrijetlo i sadržaj.
Problem je što vrijednosti proizlaze iz ljudi koji ih pridodaju različitim objektima iz svoje
potrebe. Svakom čovjeku je nešto drugo vrijedno. Do objektivnosti dolazimo kada se spoji velika
količina istih vrijednosti. Sama vrijednost koju osoba pridodaje je i izraz identiteta te osobe.
Terry Cooke govori da je teško odrediti čija vrijednost je veća. Naše vrijednosne stavove mijenjamo
i prilagođavamo s vremenom. Zastupa model dokumentacijske strategije jer njegov pristup rješava
pitanje objektivnosti i subjektivnosti. Hans Boonse je čak odustao od svog modela i preuzeo
Terryev.
Način vrednovanja često zna biti subjektivan i ovisi o vremenskom trenutku.
Teško je ponekada vrednovati dokument jer se treba obratiti stvaratelju i raznim institucijama i
dok se pokušavamo odrediti vrijednost toga jednog dokumenta pojavljuje nam ih se još više. Tu
dolazi do problema nagomilavanja i potrebe za brzom klasifikacijom.
D-način je dokumentacijski načina F-način je funkcijski način. Funkcionalno vrednovanje ne ulazi
u dokumentaciju i njezin sadržaj. Koncept F-vrednovanja je da namjerno i svjesno izbjegava
korisnikov interes kao snažan oblik vrednovanja. Kanadski model F-vrednovanja vraća se
sekundarnom korisniku kao kriterij za očuvanje. Po istraživanju ovi modeli su potkrepljeni, ali
nema jasnoće kako iskoristiti te modele.
Problem administrativnog procesa je što traži dosta resursa.

Hilary Jenkins i njegovog razdoblje arhivistike

Sir Charles Hilary Jenkinson (Britanac, arhivist i arhivski teoretičar) je jedan od najutjecajnijih
arhivista. Smatra da arhivi služe da se provjere povijesna istraživanja(jer prikuplja dobre povijesne
izvore). Sadržaj arhiva treba biti s obzirom na potrebu ljudi.
Bitno je čuvati stvari koje se slabo dokumentiraju jer su rjeđe i time vrijednije.
Važno je da čuvamo dokumente koji više toga obuhvaćaju i vezani su za poznate ljude.
Ne smije doći do toga da nakon 30-50 godina su se krive stvari dokumentirale koje nisu relevantne
više.
U razdoblju Jenkinsa žene nisu bitne u dokumentaciji.
U Arhivu se često čuva 1% od 20% dobivenog gradiva.
Jenkinson zagovara objektivnost i govori o problemu subjektivnosti jer smo subjektivni previše
opravdavamo svoje odluke. Traži da arhivist bude nepristran(drugim riječima opet objektivan).
Ako ne znamo odrediti vrijednost dokumenta gledamo ga kakav je na ljestvici važnih dokumenata
koje niže i više razine trenutno čuvamo.
Jenkins smatra da arhiv treba dostojno sačuvati vrijednost dokumenta sa cijelim njegovi
integritetom.

Jenkins govori da arhivist treba cijeniti administratore i govori kako postupaju svjesno i znaju
donijeti odluku. Nepristranost u poslu je bitna. Arhivist sam ne određujem vrijednost točno. To drugi
čine umjesto njega. Po Jenkinsu stvaratelj ima glavnu riječ o vrijednooti svojega gradiva.
Još jedna bitna stvar je da arhivist treba naporno i intenzivno raditi da bi očuvali sve bitne
dokumente.
Knjiga gdje izlaže svoje teze: „Prinicpa za arhivsku administraciju“.

Schellenberg
Theodore Roosevelt Schellenberg je američki arhivist i teoretičar koji ima suprotno stajalište od
Jenkinsa.(naziva njegove teorije zastarjelim) Smatraju ga ocem moderne arhivistike(ocem
arhivskog razmišljanja).
Smatra da ono što nije potrebno stvaratelju je možda potrebno drugima, pa da stvaratelj nema jedini
riječ o svome gradivu.
Ono što je u arhivu smatra arhivskim gradivom (arhives), a ono što vlasnik/stvaratelj ima kod sebe
je rekord(spis).
Arhiv je pragmatičan jer živi u dinamičkom okruženju. Tu smo stalno zbog administracije i
korisnika.
Trebamo preciznije istraživati i paziti na odluke vezane za uništavanje i spremanje dokumenata i
gradiva. Možemo pogriješiti, ali sve je to dio ljudskog roda.
Kod dokumenta u arhivu moramo gledati na primarnu vrijednost(vrijednost vezana za stvaratelja) i
sekundarnu. Sekundarna vrijednost se još dijeli na dijeli na informacijsku i evidencijsku.
Informacijska vrijednost se bazira po:
1. jedinstvenosti
2. obliku
3. važnosti-povijesna važnosti, potreba vlade ili nečija sentimentalan vrijednost(svi oblici
vrijednosti)
Evidencijska vrijednost sastoji se od funkcija i organizacija koje vlada proizvodi za informaciju.
Schellenbergovo djelo „Moderni arhiv: principi i tehnike“ je prva knjiga na engleskom nakon
Jenkinsonovih „Prinicpa za arhivsku administraciju“. Kasnije je još izdao knjigu „Uređivanje
arhiva“
Danas arhivisti pokušavaju naći bolju teoriju od Schellenbergove.