Richard Brown

Funkcionalno vrednovanje u Državnom arhivu Kanade

(sedam godina stvarne prakse)

Članak Richarda Browna predstavlja model funkcionalnog vrednovanja Državnog

arhiva Kanade početkom 90-ih. Richard Brown voditelj je Odjela za preuzimanje gradiva

državnih institucija u Nacionalnom arhivu Kanade i bavi se pitanjem vrednovanja arhivskog

gradiva, uredskog poslovanja i problemom odnosa između arhiva i uprave.

Danas je najšire prihvaćeno stajalište da je svrha arhiva čuvati svjedočanstva o svim

postojećim društvenim funkcijama nekoga razdoblja te se arhiv smatra čuvarem memorijske

baštine. Sve to dovodi do funkcionalnog vrednovanja koje je usvojeno u Australiji,

Nizozemskoj, Kanadi, Švicarskoj i drugim zemljama. Funkcionalno vrednovanje primjenjuje

se u sve veći broj arhiva upravo zbog premještanja težišta s informacijskog sadržaja

dokumenta na odnos dokumenata i funkcionalnog konteksta njegova nastanka. Takav pristup

pokušava uskladiti potrebu za brzim i učinkovitim vrednovanjem velikih količina gradiva što

nastaje u suvremenim organizacijama sa zahtjevima arhivske teorije. Makro-vrednovanja

izuzetno je važno je ako se uzme u obzir obilje suvremenih pisanih informacija i njihov

prolazni karakter u elektroničkom obliku.

U članku naglasak je na važnosti administrativnih procedura. Na početku članka

definira se pojam „funkcije“ unutar arhivistike. Prema Richardu Brownu nema smisla

definiranje „funkcije“ sve dok ta definicija zadovoljava šire operativne svrhe i ciljeve arhiva.

Zaključuje da je važnije od samog pojma „funkcije“ to kako je određeni arhiv odlučio

uključiti pojam „funkcije“ u svoje vrednovanje gradiva. Richard Brown izdvaja tri zajednička

elementa institucija koje prihvaćaju funkcionalno vrednovanje: (1) ako se uzme u obzir

količina suvremenih pisanih informacija nemoguće je ili neizvedivo temeljiti odluke o

vrednovanju i čuvanju gradiva na analizi samih dokumenata, (2) arhivsku vrijednost

dokumenata moguće je bolje izvesti skupno unutar organizacijskog konteksta i intelektualnih

procesa u kojima su nastali i (3) kontekst stvaranje dokumenata u organizaciji racionalnije je

vezan uz sistemske procese, funkcije, akcije i transakcije koje pokreću stvaranje dokumenata

unutar njihova institucionalnog okvira, nego uz administrativne strukture. Ako se uzmu u

obzir navedene hipoteze, arhivi koji provode funkcionalno vrednovanje imaju tri pravila

tradicionalne arhivistike: (1) dokument je isključivo predmet interesa arhiva, (2) koncept

arhivske provenijencije vezan je isključivo uz administrativni kontekst i (3) vrijednost gradiva

temelji se na njegovoj sadašnjoj ili previđenoj važnosti za istraživanje. Vrednovanje

podrazumijeva da se dokumenti procjenjuju skupno u kontekstu razine ili položaja stvaratelja

gradiva, a stvaratelja se smatra poslovnom funkcijom ili procesom.

Terry Cook 1995. piše rad Makro-vrednovanje: nove teorije i strategije preuzimanje

gradiva u Državnom arhivu Kanade i radom se obraća Američkom arhivističkom društvu.

Tim radom Terry Cook tvrdi da se arhivisti ne trebaju baviti vrednovanjem i da dokumente

treba shvatiti unutar kontekstualnih okolnosti njihova nastanka. On opisuje strategiju makro-

vrednovanja i posebnu metodologiju vrednovanja te prikazuje program preuzimanja gradiva

Državnog arhiva Kanade. Strategija makro-vrednovanja u Državnom arhivu Kanade uspješno

napreduje i navodi da zadnjih godina u federalnim institucijama izdano je više dozvola za

izlučivanje gradiva nego u prethodnih 25 godina što dokazuje da su se dokumenti o predaji

gradiva pokazali superiornijim u odnosu na prethodne jer više su strategijski, bolje

argumentirani, lakše razumljivi i primjenjivi na klijente i sl. Državni arhiv Kanade tu

transformaciju duguje uvođenju planiranih postupaka preuzimanja gradiva u suradnji s

institucijama koje su njihovi klijenti i uvođenju funkcionalne analize kao primarnog sredstva

vrednovanja dokumenata. U tom procesu važne su administrativne procedure i planiranje pa

su se novi program preuzimanja gradiva namjerno okrenuli prema planiranju rukovođenja

projektima, informacijskoj sistematskoj analizi i planiranju dinamike vrednovanja, izvješćima

o postupku odlučivanja, praćenju dokumenata, pregovorima s klijentima i dokumentiranju

odgovornosti i/ili odobrenja. Državni arhiv Kanade stvorio je potpuno novi niz dokumenata za

preuzimanje gradiva i osnovali su Tajništvo za preuzimanje koje čine dva djelatnika. Zadaća

djelatnika Tajništva rad je s dozvolama i projektnom dokumentacijom, oni siguravaju da se

poštuju procedure i sl. Za tu zadaću služe se internom bazom podataka koja daje trenutno

izvješće o statusu svih trenutnih projekata vrednovanja, a baza se može pretraživati prema

projektu, odjelu, klijentu, arhivistu, analitičaru ili rukovoditelju. Tajništvo prati 350 situacija

preuzimanja koje uključuju 112 institucionalnih klijenata i oko 50 glavnih tekućih projekata

vrednovanja. Državni arhiv Kanade klijentima nudi poslovne procese koji uključuju povećanu

efikasnost uredskog poslovanja, uštedu sredstava te sukladnost sa zakonom i propisima o

dostupnosti informacija, zaštiti privatnosti, sigurnosti podataka te s arhivskim zakonima.

Drugi razlog uspjeha leži u tome što je Državni arhiv Kanade odlučio preći direktno na

provođenje projekta vrednovanja slijedeći osnovne upute Općeg plana za preuzimanje

federalnih dokumenata s ciljem da razvija teorijske modele i obrasce funkcionalnog

vrednovanja. Opći plani za preuzimanje federalnih dokumenata osmislio je Terry Cook uz

pomoć arhivista 1990. te je prvi uveo pojam funkcionalnog vrednovanja s pomoću rangiranja

federalnih institucija klijenata Državnog arhiva Kanade u četiri kategorije prioriteta

vrednovanja. 1991. Cook piše Metodologiju vrednovanja koja arhivistima daje proceduralne

korake i analitičke protokole što većim dijelom proizlazi iz perspektive funkcionalne analize

te sadrži detaljniju obradu Općeg plana za preuzimanje federalnih dokumenata. Osnovna je

teza Metodologije vrednovanja da se arhivski status dokumenata može izvesti iz uočene

vrijednosti funkcije ili aktivnosti uz koju su vezani i za koju pružaju primarni dokaz i

podršku.
 Problemi koji ostaju arhivistima su: koje su poslovne funkcije ureda, koji odjel unutar

ureda daje najpotpuniji zapis o funkciji za koje se smatra da ima arhivsku vrijednost i koji je

identitet u najjezgrovitijem obliku i najboljem mediju. Da odgovore na ova pitanja, analitičari

i arhivisti prate analitički odnos koji uključuje formuliranje hipoteze makro-vrednovanja i

provjeru hipoteze kroz ispitivanje dokumenata. Na temelju sljedeće analize donose se odluke

o tome u kojim se administrativnim mjestima unutar institucije najvjerojatnije stvaraju i

čuvaju dokumenti arhivske vrijednosti te ta odluka tvori hipotezu marko vrednovanja: po

primitku zahtjeva savezne institucije Državni arhiv Kanade započinje s istraživačkom fazom

kojom se procjenjuju svi uredi, zatim se pojedinačne institucije „dekonstruiraju“ kako bi se

identificirale određene funkcije ili aktivnosti za koje im je povjerena odgovornost ili su

matična ustanova za tu funkciju, administrativna mjesta se zatim rangiraju prema arhivskoj

vrijednosti uz pomoć različitih kriterija. Taj pristup je strukturno-funkcionalan jer se uvijek

radi poveznica između poslovnih funkcija i administrativne strukture. Iskustvo u Državnom

arhivu Kanade pokazuje da je potpuni funkcionalni pristup arhivskom vrednovanju težak za

provođenje što znači da arhivi nemaju posla s funkcijama kao mjestima odgovornosti, već

radije s uredima i djelatnicima s dodijeljenim ovlastima unutar administrativne strukture i

čisto funkcionalno poimanje državnih organizacija i sustava ima ograničenja jer ne daje

cjelovitu sliku suvremenih postupaka stvaranja i čuvanje dokumenata.

Brown navodi primjer kompromisa koji je neophodan za provedbu funkcionalnog

pristupa preuzimanje dokumenata: u evaluaciji dokumenata koje je stvorilo federalno

Ministarstvo prometa imali su posla s velikim vladinim uredom od 25 000 osoba odgovornih

za provedbu 60 važnih zakona, od kojih za njih 27 MP ima isključivu odgovornosti, ovaj

sustav uredskog poslovanja stavlja zapreke primjeni funkcionalnog vrednovanja zbog svoje

fizičke veličine i kompleksnosti.

 Državni arhiv Kanade se razlikuje od ostalih takozvanih funkcionalnih metoda zbog

toga što njihove hipoteze vrednovanja razrađene su na temelju analiza poslovnih funkcija i

istraživanja te uvijek se provjeravaju empirijski. Na kraju Brown zaključuje da njihova

strategija makro-vrednovanja stvara put arhivskoj budućnosti u kojoj će funkcionalno

vrednovanje vjerojatno postati standardni postupak.

Matea Murgić