PEKELILING PERBENDAHARAAN BIL.

12 TAHUN 1994

PEMASANGAN TELEFON PEJABAT DAN TELEFON RASMI RUMAH DAN

PENGGUNAAN TELEFON BIMBIT (HANDPHONE)

1. TUJUAN

1.1 Tujuan pekeliling ini adalah untuk menetapkan peraturan baru bagi
pemasangan telefon pejabat, telefon rasmi di rumah dan penggunaan telefon
bimbit (handphone) selaras dengan keadaan semasa.

2. PERATURAN SEKARANG

2.1 Pegawai-pegawai Pengawal telah diberikuasa meluluskan permohonan

pemasangan telefon pejabat dan telefon rasmi rumah pegawai Tingkatan
Tertinggi 'E' dan ke atas, Anggota Pentadbiran, pegawai khusus dalam
Kumpulan 'A' yang menyandang Ketua Jabatan/Ketua Bahagian di Kementerian
dan egawai-pegawai yang secara langsung mempunyai tugas dan
tanggungjawab yang memerlukan mereka mempunyai telefon talian terus di
pejabat dan telefon rasmi rumah kediaman.

2.2 Selain dari yang dinyatakan di 2.1, permohonan dikemukakan kepada

Bahagian Belanjawan, Perbendaharaan Malaysia untuk kelulusan.
3. PERATURAN BARU

3.1 Kelulusan Pemasangan Telefon Bagi Anggota Pentadbiran Dan Pegawai

Awam

3.1.1 Pegawai Pengawal boleh meluluskan pemasangan telefon talian terus

pejabat dan telefon rasmi rumah kediaman bagi Anggota Pentadbiran dan
Pegawai Awam di bawah Kementerian dan Jabatan mereka seperti berikut:

3.1.1.1 Anggota Pentadbiran yang terdiri daripada Y.B. Menteri, Y.B. Timbalan
Menteri, Y.B. Setiausaha Parlimen dan Setiausaha Politik yang boleh diluluskan
secara otomatis;

3.1.1.2 Pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional yang menyandang

jawatan Gred M1 dan ke atas atau yang setaraf dengannya juga diluluskan
secara otomatis;

3.1.1.3 Pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional yang menyandang

jawatan Ketua Jabatan atau Ketua Bahagian di Kementerian boleh diluluskan
dengan budibicara;

3.1.1.4 Pegawai-pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional dan Kumpulan

Sokongan yang secara langsung mempunyai tugas dan tanggungjawab yang
bersifat kecemasan seperti pegawai-pegawai tertentu dalam perkhidmatan
perubatan, perkhidmatan teknikal, Polis, Tentera dan seumpamanya boleh
diluluskan dengan budibicara;

3.1.1.5 Pegawai-pegawai Pengurusan dan Profesional dan Kumpulan Sokongan

yang secara langsung mempunyai tugas dan tanggungjawab yang memerlukan
mereka mempunyai telefon talian terus di pejabat dan telefon rasmi di rumah
kediaman seperti Setiausaha Sulit/Setiausaha Sulit Kanan kepada Y.B.
Menteri/Y.B. Timbalan Menteri dan Setiausaha Parlimen, Pegawai Kanan
Perhubungan Akhbar/Setiausaha Akhbar kepada Y.B. Menteri dan Pegawai
Kanan Perhubungan Awam/Pegawai Perhubungan di Kementerian dan Jabatan
juga boleh diluluskan dengan budibicara.

3.2 Kuasa Meluluskan Pemasangan Telefon Pejabat Dan Telefon Rasmi Di

Rumah Pegawai-pegawai Pengawal

3.2.1 Permohonan-permohonan untuk memasang telefon talian terus pejabat

dan telefon rasmi rumah kediaman bagi kegunaan Pegawai-pegawai Pengawal
sendiri atau permohonan yang tidak mengikut garis-garis panduan yang
ditetapkan dalam Pekeliling ini hendaklah dikemukakan kepada Bahagian
Belanjawan, Perbendaharaan Malaysia untuk kelulusan.

3.3 Kuasa Tambahan Yang Diberi Kepada Pegawai Pengawal

3.3.1 Pegawai Pengawal juga diberikuasa meluluskan pemasangan telefon

berikut:

3.3.1.1 tambahan talian ibusawat, talian litar komputer dan mesin fax, talian
sambungan dan talian selari daripada pejabat dan telefon rasmi rumah
kediaman;

3.3.1.2 pemasangan telefon Sistem Plan;

3.3.1.3 pemasangan telefon Perkhidmatan Antarabangsa Terus Dail;

3.3.1.4 pemasangan 'Electronic Key Telephone System' (Keyphone).

3.3.2 Bagaimanapun kuasa bagi pemasangan/penggunaan telefon berikut masih
di bawah bidang kuasa Bahagian Belanjawan, Perbendaharaan Malaysia:

3.3.2.1 pemasangan sistem 'Public Automatic Board Exchange' (PABX);

3.3.2.2 pemasangan 'Automatic Telephone Using Radio' (ATUR) bagi kegunaan

jabatan. Telefon ATUR bagi kegunaan pegawai adalah di bawah bidang kuasa
Jabatan Perdana Menteri;

3.3.2.3 penggunaan telefon bimbit (handphone) bagi kegunaan jabatan. Telefon

bimbit bagi kegunaan pegawai adalah di bawah bidangkuasa Jabatan Perdana
Menteri.

4. SYARAT-SYARAT PEMASANGAN

4.1 Pegawai Pengawal hendaklah mempastikan jabatan yang memohon

mempunyai peruntukan yang mencukupi untuk membiayai semua perbelanjaan
berhubungan dengan pembiayaan dan penyenggaraan telefon berkenaan.

4.2. Kelulusan pemasangan telefon rasmi di rumah hendaklah diasaskan kepada

keperluan bagi membolehkan pegawai ini dihubungi selalu bagi urusan rasmi
selepas waktu pejabat.

4.3 Pegawai Pengawal hendaklah mempastikan telefon talian terus pejabat dan
telefon rasmi rumah yang diluluskan kepada Anggota Pentadbiran dan Pegawai
Awam disenaraikan ke dalam Buku Panduan Telefon dengan secepat mungkin
kecuali atas sebab-sebab keselamatan. Bagi pegawai-pegawai yang enggan
atau gagal menyenaraikan nombor telefon mereka tanpa sebab-sebab
keselamatan, maka kelulusan yang diberi hendaklah ditarikbalik.
4.4 Pegawai Pengawal adalah bertanggungjawab mengawasi dan menentukan
bahawa perbelanjaan bagi pemasangan dan penggunaan telefon adalah terhad
kepada keperluan urusan rasmi sahaja.

4.5 Permohonan bagi pemasangan telefon rasmi pejabat dan telefon rasmi
rumah kediaman hendaklah diluluskan oleh Pegawai Pengawal sendiri. Borang
seperti di Lampiran 'A' hendaklah digunakan bagi membuat permohonan. Satu
salinan kelulusan tersebut hendaklah dikemukakan kepada Bahagian
Belanjawan, Perbendaharaan Malaysia untuk tujuan rekod.

4.6 Permohonan pemasangan sistem 'keyphone' pejabat hendaklah dibuat di

dalam borang di Lampiran 'B'. Permohonan hendaklah juga diluluskan oleh
Pegawai Pengawal sendiri. Satu salinan kelulusan hendaklah dikemukakan
kepada Bahagian Belanjawan, Perbendaharaan Malaysia untuk rekod.

4.7 Permohonan pemasangan sistem 'keyphone' hendaklah dibuat seperti di

dalam borang di Lampiran B1 dan diluluskan oleh Pegawai Pengawal. Satu
salinan kelulusan hendaklah dikemukakan kepada Bahagian Belanjawan,
Perbendaharaan Malaysia.

5. AM

5.1 Penggunaan telefon rasmi oleh pegawai dan kakitangan awam adalah
seperti yang dinyatakan di dalam Bab Enam - IV. PENGGUNAAN TELEFON -
Arahan Perkhidmatan. Arahan tersebut menyatakan adalah menjadi
tanggungjawab setiap pegawai yang dibekalkan dengan telefon talian terus
pejabat untuk menentukan penggunaannya dihadkan kepada urusan rasmi.
6. TARIKH KUATKUASA

6.1 Pekeliling ini adalah berkuatkuasa mulai dari tarikh ianya dikeluarkan.
Dengan ini Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 5 Tahun 1986 adalah
dibatalkan.

(CLIFFORD F. HERBERT )
Ketua Setiausaha Perbendaharaan

KEMENTERIAN KEWANGAN,
MALAYSIA,
KUALA LUMPUR.

16/08/94
Lampiran `A'

Rujukan:

PERMOHONAN UNTUK MEMASANG TELEFON TALIAN TERUS DI

PEJABAT/TELEFON
RASMI DI RUMAH PEGAWAI KERAJAAN*
------------------------------------------------------------------------------------------------------------
-------------
(Pekeliling Perbendaharaan Bil.12 Tahun 1994)

Kepada : ______________________

(Pegawai Pengawal) : ______________________

1. Kementerian/Jabatan : ___________________________________________

2. Nama penuh pegawai : ___________________________________________

(Dalam huruf besar)

3. Gelaran jawatan : _______________________________________________

4. Gred jawatan : __________________________________________________

5. Alamat pejabat/rumah di mana telefon dipasang : _________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________
6. Nyatakan cara perhubungan sekarang : ____________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

7. Nyatakan sebab-sebab telefon diperlukan :

(Sila sertakan senarai tugas bagi pegawai-pegawai yang tergolong di-bawah
perenggan 3.1.1.4 Pekeliling Perbendaharaan Bil. 12 Tahun 1994)

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

8. Peruntukan untuk memasang : _____________________________________

9. ULASAN KETUA JABATAN :

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

Tarikh : ____________________ _________________________________

(Tandatangan & Cop Ketua Jabatan)

10. Keputusan permohonan: DILULUSKAN/TIDAK DILULUSKAN

Tarikh : ____________________ _________________________________
(Tandatangan Pegawai Pengawal)

Nama : _______________________

Jawatan : _______________________

Cop Kementerian/

Jabatan : _______________________

Salinan Kepada:

Ketua Setiausaha Perbendaharaan,

Bahagian Belanjawan,
Perbendaharaan Malaysia,
Blok 9, Khazanah Malaysia,
Jalan Duta,
50592 KUALA LUMPUR.

Lampiran 'B'

Rujukan:

PERMOHONAN UNTUK MEMASANG/MENGGANTI SISTEM TELEFON

PEJABAT*
------------------------------------------------------------------------------------------------------------
--------
(Pekeliling Perbendaharaan Bil.12 Tahun 1994)
Kepada : ______________________

(Pegawai Pengawal) : ______________________

1. Kementerian/Jabatan : ___________________________________________

2. Sistem yang digunakan sekarang : ________________________________

(PBX, PABX PMBX EPABX atau lain-lain sistem):

3. Muatan maksimum talian ibusawat dan talian sambungan: ___________

4. Bilangan talian ibusawat dan talian sambungan yang telah dipasang :

(Senaraikan talian sambungan yang telah dipasang di Lampiran 1):

__________________________________________________________________

5. Sistem yang dicadang/ganti : ____________________________________

6. Muatan maksimum talian ibusawat dan talian sambungan yang boleh

dipasang : ______________________________________________________

7. Sama ada cadang tambah talian ibusawat dan talian sambungan :

(Senaraikan talian sambungan yang cadang dibekal di Lampiran 1):

__________________________________________________________________

8. Jika rosak, nyatakan kerosakan dan kos pembaikan dalam tempoh

2 tahun lepas : _________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

9. Justifikasi bagi memasang/mengganti sistem yang digunakan sekarang dan

pandangan STM bagi pemasangan/penggantian sistem baru :

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

10. Cadangan pemohon terhadap papan suis yang digunakan :

(Dipulangkan kepada STM/dihapuskan)

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

11. Peruntukan untuk memasang/mengganti : ___________________________

Tarikh : ____________________ _________________________________

(Tandatangan Pemohon)
12. ULASAN KETUA JABATAN:

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

Tarikh : ____________________ _________________________________

(Tandatangan & Cop Ketua Jabatan)

13. Keputusan permohonan : DILULUSKAN/TIDAK LULUSKAN

Tarikh : ____________________ _________________________________

(Tandatangan Pegawai Pengawal)

Nama : _______________________

Jawatan : _______________________

Cop Kementerian/

Jabatan : _______________________

Salinan Kepada:

Ketua Setiausaha Perbendaharaan,

Bahagian Belanjawan,
Perbendaharaan Malaysia,
Blok 9, Khazanah Malaysia,
Jalan Duta,
50592 KUALA LUMPUR.

Lampiran 1

KEMENTERIAN/JABATAN : ______________________

SENARAI TALIAN SAMBUNGAN YANG SEDIA ADA DAN

TAMBAHAN YANG DICADANGKAN
____________________________________________

Jawatan & Gred Pegawai/ Kategori talian Sambungan Catatan

Bil Nama Tempat A B C

TALIAN SAMBUNGAN YANG SEDIA ADA

BAHAGIAN/UNIT -------------

TAMBAHAN YANG JUSTIFIKASI DICADANGKAN -----------

Lampiran `B1'

Rujukan :

PERMOHONAN UNTUK MEMASANG/MENGGANTI

SISTEM PLAN/KEYPHONE PEGAWAI*
_____________________________________________
(Pekeliling Perbendaharaan Bil. 12 Tahun 1994)

Kepada : _____________________

(Pegawai Pengawal) : _____________________

1. Kementerian/Jabatan : ___________________________________________

2. Nama penuh pegawai : ____________________________________________

(Dalam huruf besar)

3. Gelaran jawatan : ________________________________________________

4. Gred jawatan : __________________________________________________

5. Sistem yang digunakan sekarang : ________________________________

(Plan 105, Plan 107dll.)

6. Sistem yang dicadang diganti : __________________________________

(Keyphone, Boss-Secretary Set dll.)

7. Nyatakan sebab-sebab sistem diperlukan : ________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

8. Peruntukan untuk memasang/mengganti : ___________________________

Tarikh : ____________________ _________________________________
(Tandatangan Pemohon)

9. ULASAN KETUA JABATAN:

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

Tarikh : ____________________ _________________________________

(Tandatangan & Cop Ketua Jabatan)

10. Keputusan permohonan : DILULUSKAN/TIDAK DILULUSKAN

Tarikh : ____________________ _________________________________

(Tandatangan Pegawai Pengawal)

Nama : _______________________

Jawatan : _______________________

Cop Kementerian/

Jabatan : _______________________
Salinan Kepada :

Ketua Setiausaha Perbendaharaan,

Bahagian Belanjawan,
Perbendaharaan Malaysia,
Blok 9, Khazanah Malaysia,
Jalan Duta,
50592 KUALA LUMPUR.