Bil (13) dlm.MDKB.BG 4/2000 JLD.16.

KERTAS MAKLUMAN

PERLANTIKAN JAWATANKUASA KECIL

UNTUK MAJLIS DAERAH BATU GAJAH

1. PENDAHULUAN

Berdasarkan kepada kehendak Seksyen 28, Akta 171, Akta Kerajaan

Tempatan 1976, Pihak Berkuasa Tempatan iaitu Majlis Daerah Batu
Gajah (MDBG) boleh melantik Jawatankuasa-Jawatankuasa tertentu bagi
melicinkan urusan pentadbirannya.

Pentadbiran Jawatankuasa-Jawatankuasa Kecil ini adalah perlu bagi

tujuan-tujuan berikut:-

i. membolehkan sesuatu isu itu dibincangkan dengan teliti sebelum

sesuatu keputusan mengenainya dibuat;

ii. membolehkan setiap Ahli Majlis dilantik menganggotai sesuatu

Jawatankuasa Kecil memahami dan mendalami semua polisi dan
undang-undang yang berkaitan; dan

iii. memberi peluang kepada setiap ahli yang dipilih bagi sesuatu
Jawatankuasa Kecil memberikan pendapat dan pandangan mereka
dalam suatu forum yang lebih kecil.

Walau bagaimanapun, fungsi Jawatankuasa-Jawatankuasa Kecil yang

dibentuk akan dihadkan bagi membincang dan membuat keputusan ke
atas perkara-perkara tertentu terutamanya yang ada kaitan langsung
dengan bidang dan tanggungjawab mereka supaya tidak wujud
pertindihan kuasa antara sesuatu Jawatankuasa Kecil dengan badan
induknya iaitu Mesyuarat Penuh.

2. KUASA JAWATANKUASA KECIL

2.1. Kuasa sesuatu Jawatankuasa Kecil itu hanyalah untuk melulus

atau menolak apa-apa permohonan yang dikemukakan dan
dibincangkan di dalam mesyuarat tersebut sahaja. Semua
keputusan yang akan dibuat oleh mana-mana Jawatankuasa Kecil
ini adalah semestinya berasaskan kepada Akta, Undang-Undang

1
 Kecil serta Polisi dan Peraturan yang sedia digunapakai oleh
MDBG.

2.2. Mana-mana Jawatankuasa Kecil adalah tidak dibenarkan melulus

ataupun menolak apa-apa Undang-Undang Kecil atau Polisi-Polisi
yang baru melainkan setelah dibawa ke Mesyuarat Penuh (rujuk
kepada bidang kuasa Jawatankuasa Kecil).

2.3. Sekiranya terdapat apa-apa keraguan dan keputusan tidak boleh

dicapai dalam sesuatu Mesyuarat Jawatankuasa Kecil, maka
perkara tersebut hendaklah dibawa dan dibincangkan dalam
Mesyuarat Penuh dan sebarang keputusan olehnya adalah
muktamad melainkan sebaliknya tertakluk kepada
kehendakehendak dalam Akta Kerajaan Tempatan 1976 (Akta
171).

2.4. Selain daripada bidang kuasa yang akan ditentukan, mana-mana

Jawatankuasa Kecil juga boleh dijadikan forum untuk
membincangkan masalah-masalah semasa serta memberikan apa-
apa pandangan berkaitan dengan fungsi sesebuah Jawatankuasa
itu dan dengan syarat perkara-perkara yang dibincangkan adalah
tertakluk kepada Polisi, Undang-Undang Kecil dan Akta-Akta sedia
ada serta digunapakai.

2.5. Semua keputusan oleh mana-mana Jawatankuasa Kecil yang

diwujudkan adalah sah tanpa perlu dirujukkan kepada Mesyuarat
Penuh lagi. Walau bagaimanapun, sebarang kes rayuan (jika ada)
hendaklah dibincang dan diputuskan oleh Mesyuarat Penuh dan
keputusan mengenainya adalah muktamad melainkan sebaliknya
tertakluk kepada kehendak-kehendak dalam Akta Kerajaan
Tempatan 1976 (Akta 171).

3. JAWATANKUASA-JAWATANKUASA KECIL

3.1 Lembaga Perlantikan dan Tatatertib

i. Kekerapan Mesyuarat

Mesyuarat akan diadakan mengikut bilangan kes yang perlu

dibincangkan sekurang-kurangnya dua (2) kali setahun.

ii. Fungsi dan Bidang Kuasa

Lembaga ini akan berfungsi dan menjalankan

tanggungjawab berasaskan perkara-perkara berikut:-

2
 a. Mengkaji dan memutuskan apa-apa keputusan untuk
semua kes tatatertib, laporan harta, gaji dan lain-lain
yang berkaitan.

b. Meneliti dan memutuskan apa-apa keputusan

mengenai apa-apa penganugerahan dan
pengiktirafan oleh MDBG;

c. Menentukan perlantikan Lembaga Temuduga bagi

jawatan baru dan kenaikan pangkat serta
memutuskan apa-apa keputusan mengenainya;

d. Memutuskan apa-apa pengambilan anggota kerja

baru tertakluk kepada kelulusan Jabatan
Perkhidmatan Awam dan Pihak Berkuasa Negeri bagi
jawatan tetap;

e. Memutuskan apa-apa pengambilan anggota kerja

untuk berkhidmat dengan MDBG; dan

f. Melaksanakan apa-apa arahan oleh Mesyuarat

Penuh dari semasa ke semasa.

3.2 Pelesenan dan Perniagaan

i. Kekerapan Mesyuarat

Kekerapan mesyuarat jawatankuasa ini adalah tertakluk

kepada keperluan dari semasa ke semasa tetapi tidak
kurang daripada tiga (3) kali setahun pada masa-masa yang
sesuai mengikut keperluan.

ii. Fungsi dan Bidang Kuasa

Jawatankuasa ini akan berfungsi dan menjalankan

tanggungjawab berasaskan perkara-perkara berikut:-

a. Menimbangkan permohonan lesen-lesen perniagaan/

penjaja atau pertunjukan pentas/hiburan, perjudian
dan lain-lain kecuali lesen pemasangan papan iklan
dan lesen perniagaan tanpa kacauganggu yang akan
diluluskan/ditolak oleh Yang Dipertua MDBG.

3
 b. Menimbangkan permohonan menyewa gerai/kedai
dan tempat perniagaan melalui temuduga dan
sebagainya yang diadakan secara berjadual;

c. Menetapkan kadar sewa gerai/kedai/tempat

perniagaan dan pasar malam dalam kawasan MDBG.

d. Menimbangkan permohonan pemansuhan apa-apa

bayaran sewa dan lesen yang gagal dikutip oleh
sebab-sebab tertentu; dan

e. Melaksanakan apa-apa tugas yang diarah oleh

Mesyuarat Penuh dari semasa ke semasa.

f. Mencadangkan apa-apa Garis Panduan, Undang-

Undang Kecil dan seumpamanya yang difikirkan
sesuai dan boleh dilaksanakan untuk pertimbangkan
Mesyuarat Penuh untuk kelulusan.

g. Lain-lain tugas yang berkaitan dan ada hubungan

mesyuarat hal-ehwal pelesenan, sewaan MDBG.

3.3 Jawatankuasa Pusat Setempat (OSC)

ii. Kekerapan mesyuarat

Kekerapan mesyuarat jawatankuasa ini adalah setiap dua

(2) minggu sekali ataupun dua (2) kali sebulan.

i. Fungsi dan Bidang Kuasa

Jawatankuasa ini akan berfungsi dan menjalankan

tanggungjawab berasaskan perkara-perkara berikut:-

a. Menimbang dan membuat keputusan terhadap

permohonan kebenaran merancang, pelan bangunan
dan pelan-pelan lain yang berkaitan;

b. Membuat perakuan dan memaklumkan keputusan ke

atas permohonan perihal tanah berhubung cadangan
pemajuan di bawah peruntukan Kanun Tanah Negara;

c. Menimbang dan membuat keputusan terhadap

permohonan-permohonan lain yang diletakkan dibawah
tanggungjawab Pusat Setempat;

4
 d. Memutuskan nama-nama jalan serta nama-nama taman
atau skim perumahan dan;

e. Penurunan kuasa kepada Yang Dipertua/Setiausaha

mengikut kelulusan Mesyuarat Penuh.

3.4 Jawatankuasa Sebutharga

i. Kekerapan Mesyuarat

Kekerapan mesyuarat jawatankuasa ini adalah tertakluk

kepada keperluan dari semasa ke semasa.

ii. Fungsi dan Bidang Kuasa

Jawatankuasa ini akan berfungsi dan menjalankan

tanggungjawab berasaskan perkara-perkara berikut:-

a. Jawatankuasa Sebutharga

Memutuskan apa-apa sebutharga yang ditawarkan

berdasarkan kerja-kerja atau pembelian yang akan
dibuat bagi kos yang melebihi nilai RM50,000.00
( Ringgit Malaysia: Dua Puluh Ribu Sahaja) dan
kurang daripada RM200,000.00 (Ringgit Malaysia:
Dua Ratus Ribu Sahaja).

b. Lembaga Tender

Mencadangkan apa-apa tawaran yang ditawarkan

berdasarkan kerja-kerja atau pembelian yang akan
dibuat bagi kos yang melebihi nilai RM200,000.00
(Ringgit Malaysia: Dua Ratus Ribu Sahaja ).

Lembaga ini boleh bermesyuarat untuk tujuan

memutuskan apa-apa keputusan dengan syarat ianya
adalah dipengerusikan oleh Yang Dipertua.

Bagi menentukan ketelusan pengurusan jawatankuasa ini,

beberapa ketetapan berikut adalah dicadang dilaksanakan:-

a. Jawatankuasa Membuka Peti Tawaran/Sebutharga

adalah terdiri daripada dua (2) orang pegawai
Kumpulan Pengurusan dan Profesional dan seorang
pegawai Kumpulan Sokongan I terdiri dari Ketua
Jabatan. Seboleh-bolehnya peti tawaran/sebutharga

5
 hendaklah dibuka pada hari yang sama sebaik sahaja
selepas tamat tempoh ditutup atau keesokan harinya;

b. Borang dan dokumen tawaran boleh dicaj bayaran

tertentu mengikut keputusan Jawatankuasa;

c. MDBG perlu menyediakan senarai kontraktor yang

lengkap dan mereka adalah layak dan diberi
keutamaan mengemukakan tawaran sebutharga.
Daftar kontraktor dikenakan bayaran tidak lebih
RM50.00 setahun kecuali jika kehendak ini
diketepikan oleh Yang Dipertua;

d. Cara pemilihan boleh ditentukan sama ada melalui

undian, giliran tawaran terus dan sebagainya tetapi
Jawatankuasa tidak terikat kepada mana-mana
keputusan terendah tetapi bergantung kepada
pelbagai fakta yang akan ditentukan oleh
Jawatankuasa; dan

e. Jawatankuasa Sebutharga hanya boleh bersidang

jika sekurang-kurangnya 2/3 ahli hadir;

f. Keanggotaan Jawatankuasa Sebutharga perlu

diwarta di dalam Warta Negeri.

3.5 Jawatankuasa Kewangan Dan Taksiran

i. Kekerapan Mesyuarat

Mesyuarat akan diadakan pada setiap tiga (3) bulan atau

tidak kurang tiga (3) kali setahun.

ii. Fungsi dan Bidang Kuasa

Jawatankuasa ini akan berfungsi dan menjalankan

tanggungjawab berasaskan perkara-perkara berikut:-

a. Membentangkan Laporan Kewangan, terimaan dan

bayaran, aliran tunai, tunggakan, Laporan Penjualan
Hartanah Projek Usahasama MDBG jv Rapat Setia Sdn.
Bhd. dan lain-lain;

6
 b. Membentangkan kertas-kertas kerja berkaitan dengan
kewangan dan perakaunan bagi mendapat kelulusan
mesyuarat;

c. Membincangkan perkara-perkara yang dibangkitkan oleh

pihak Audit/Pegawai Kewangan

d. Memikirkan hal-hal kebajikan kepada semua anggota

kerja MDBG.;

e. Mengkaji dan memutuskan apa-apa rayuan mengenai

penilaian dan taksiran melalui proses Mendengar
Bantahan;

f. Mencadangkan kadar-kadar tahunan dan nilaian

pegangan;

g. Mengkaji dan memutuskan kes-kes pelupusan harta

yang diknakan dan cukai taksiran;

h. Mengkaji dan memutuskan harta-harta yang baru dan

tabahan perlu dikenakan cukai taksiran; dan

i. Melaksanakan apa-apa arahan oleh Mesyuarat Penuh

dari seasa ke semasa.

3.6 Jawatankuasa Keselamatan Dan Lalulintas

i. Kekerapan Mesyuarat

Mesyuarat akan diadakan mengikut bilangan kes yang perlu

dibincangkan sekurang-kurangnya dalam masa tiga (3)
bulan.

ii. Fungsi dan Bidang Kuasa

Jawatankuasa ini akan berfungsi dan menjalankan

tanggungjawab berasaskan perkara-perkara berikut:-

a. Mengkaji dan memutuskan permohonan merizabkan

tempat letak kereta, caj, penutupan jalan dan lain-lain
berkaitan;

b. Mengkaji, merancang dan menentukan aliran trafik

dan corak pembangunan dan infrastruktur di dalam
bandar dan kawasan pentadbiran Majlis;

7
 c. Memantau setiap projek-projek peruntukan
Persekutuan, Negeri dan peruntukan Majlis supaya
pelaksanaannya berjalan lancar;

d. Mengkaji, merancang dan memutuskan sistem

lalulintas dalam kawasan MDBG seperti jalan sehala,
lampu isyarat, tanda-tanda isyarat dan
seumpamanya;

e. Mengkaji dan memutuskan masalah-masalah tempat

letak kereta dan lalulintas serta keselamatan
jalanraya, termasuk bayaran dan sistem parking yang
dilaksanakan.

f. Melaksanakan apa-apa arahan oleh Mesyuarat

Penuh dari semasa ke semasa atau apa-apa arahan
Kementerian Perumahan dan Kerajaan Tempatan
seperti Program Bandar Selamat, Local Agenda 21.

3.7. Jawatankuasa Am dan Projek Khas

I. Kekerapan Mesyuarat

Mesyuarat akan diadakan mengikut keperluan dari semasa

ke semasa.

II. Fungsi dan Bidang Kuasa

Jawatankuasa ini akan berfungsi dan menjalankan

tanggungjawab berasaskan perkara-perkara berikut:-

a. Melaksanakan program-program yang dirangka oleh

Kementerian Perumahan dan Kerajaan Tempatan seperti
JKP, Local Agenda 21,Program Bandar Selamat dan
sebagainya;

b. Membincang dan melaporkan isu-isu pelaksanaan

perkhidmatan dan tanggungjawab Majlis Daerah.

c. Mengkaji isu-isu aduan dan menimbang cadangan

berkaitan bidang dan tanggungjawab Majlis.

8
 d. Menimbang dan membuat perakuan ke atas segala
cadangan dasar, peraturan dan garis panduan berkaitan
dengan tugas / tanggungjawab majlis.

e. Mengkaji dan memutuskan kes-kes aduan awam yang

tidak dapat diselesaikan oleh Bahagian-bahagian Majlis
Daerah atau aduan yang memerlukan kajian rapi
sebelum sesuatu tindakan/keputusan dilakasnakan.

f. Menyelaras dan memantau projek-projek usahasama

dan penswastaan yang melibatkan kepentingan Majlis;

g. Melaksanakan projek-projek khas MDBG seperti

pemajuan kawasan atau tugas selain daripada
Jawatankuasa Kecil sedia ada, termasuk Program
Membasmi Kemiskinan Bandar (MDBG)

h. Melaksanakan apa-apa arahan oleh Mesyuarat Penuh

dari semasa ke semasa;

i. Memeriksa, memantau dan mencadangkan apa-apa

perkara mengenai kemajuan dan kekurangan sesuatu
projek atau pelaksanaan apa-apa aktiviti supaya boleh
dipertingkatkan seperti pembangunan Kellie’s Castle,
Kapal Korek, Rumah Rehat dan seumpamanya yang
tidak termasuk dalam mana-mana bidang Jawatankuasa
lain.

3.8 Jawatankuasa Perkhidmatan Bandar, Kesihatan dan Alam Sekitar

i. Kekerapan Mesyuarat

Mesyuarat akan diadakan mengikut keperluan dari semasa

ke semasa tidak kurang tiga (3) kali setahun.

ii. Fungsi dan Bidang Kuasa

Jawatankuasa ini akan berfungsi dan menjalankan

tanggungjawab berasaskan perkara-perkara berikut:-

a. Menggaris dan mengatur serta melaksanakan aktiviti-

aktiviti program bersih dan indah, kesihatan dan alam

9
 sekitar, seperti kebersihan tanah lapang, tandas awam,
kempen tanam pokok dan lain-lain;

b. Membentuk jawatankuasa-jawatankuasa kecil yang

berkaitan untuk memastikan kawasan MDBG dalam
keadaan bersih, indah dan bebas dari wabak penyakit;

c. Membantu dan menyelaras kerja-kerja gotong-royong

dalam kawasan MDBG; dan

d. Lain-lain yang berkaitan.

4. SETIAUSAHA MDBG

Setiausaha MDBG selaku Ketua Pegawai Pentadbir yang dilantik oleh

Pihak Berkuasa Negeri adalah ex-officio kepada semua Jawatankuasa
Kecil dan Lembaga yang dibentuk oleh Mesyuarat Penuh.

5. URUSETIA

5.1. Bertanggungjawab sepenuhnya menguruskan perjalanan

mesyuarat dari awal hingga akhir bermula jemputan, jamuan,
persiapan minit mesyuarat dan mengambil tindakan susulan
mengikut tempoh yang munasabah tetapi tidak melebihi 21 hari
selepas mesyuarat.
5.2. Mendapatkan tarikh mesyuarat daripada Yang Dipertua dengan
mengambilkira tarikh, masa dan tempat mesyuarat.
5.3. Memastikan tindakan-tindakan lain diambil bersesuaian dengan
bidang tugas Jawatankuasa dan tanggungjawab Urusetia bagi
melancarkan perjalanan mesyuarat dan urusan yang berkaitan
dengan jabatan-jabatan teknikal berkaitan.

6. KUASA-KUASA YANG DIPERTUA MDBG

Yang Dipertua MDBG boleh memilih mana-mana salah seorang AJK

kepada mana-mana Jawatankuasa Kecil atau Lembaga atau mana-mana
Ahli Majlis untuk mempengerusikan mana-mana Mesyuarat
Jawatankuasa Kecil ataupun Lembaga jika sekiranya beliau tidak dapat
hadir kerana mempunyai urusan yang lain.

Jika difikirkan Yang Dipertua perlu atau diperlukan hadir di dalam sesuatu
Mesyuarat Jawatankuasa Kecil ataupun Lembaga, maka beliau adalah

10
 berhak untuk mengubah tarikh dan waktu mesyuarat ke suatu tarikh dan
waktu yang lain.

7. KEHENDAK-KEHENDAK AKTA, UNDANG-UNDANG KECIL,

KAEDAH DAN POLISI YANG TELAH DITERIMAPAKAI OLEH MDBG.

Semua Jawatankuasa Kecil atau Lembaga yang diwujudkan di bawah

kuasa Mesyuarat Penuh adalah tertakluk kepada semua Akta, Undang-
Undang Kecil, Kaedah dan Polisi yang telah dan akan diterimapakai oleh
MDBG. Sebarang keputusan yang dibuat berlawanan dengannya adalah
terbatal dengan sendirinya.

8. KORUM DAN KUASA-KUASA KHAS JAWATANKUASA KECIL DAN

LEMBAGA

8.1. Bagi semua Mesyuarat Jawatankuasa Kecil, korum untuk sesuatu

mesyuarat adalah tidak ditetapkan dan keputusan Pengerusi untuk
meneruskan ataupun menangguhkan sesuatu mesyuarat adalah
dianggap sah.

8.2. Semua Mesyuarat Lembaga hendaklah dengan semestinya perlu

mematuhi kehendak-kehendak Akta dan kaedah yang telah
diterimapakai iaitu dari segi korum ataupun kehadiran mesyuarat.

8.3. Semua keputusan yang dibuat oleh mana-mana Jawatankuasa

Kecil atau Lembaga adalah sah tanpa perlu dirujuk kepada
Mesyuarat Penuh dengan syarat, semua keputusan yang dibuat
adalah berasaskan kehendak-kehendak Akta, Undang-Undang
Kecil, Kaedah dan Garispanduan yang telah diterimapakai oleh
MDBG.

8.4. Semua cadangan kepada pindaan, tambahan ataupun apa-apa

pembentukan Undang-Undang Kecil, Kaedah dan Polisi yang baru
adalah tidak sah melainkan setelah diluluskan oleh Mesyuarat
Penuh.

8.5. Semua keputusan yang dibuat oleh mana-mana Jawatankuasa

Kecil atau Lembaga yang berasaskan kepada Akta, Undang-
Undang Kecil, Kaedah dan Polisi yang telah diterimapakai oleh
MDBG adalah sah tanpa perlu disahkan semula oleh Mesyuarat
Penuh.

11
 8.6. Semua Jawatankuasa Kecil atau Lembaga tidak berhak
menimbangkan apa-apa rayuan, keputusan mengenainya adalah di
bawah bidang kuasa Mesyuarat Penuh dan keputusannya adalah
dianggap muktamad.

8.7. Sekiranya timbul kekeliruan mengenai kuasa membuat keputusan

oleh mana-mana Jawatankuasa Kecil atau Lembaga, maka Akta,
Undang-Undang Kecil, Kaedah dan Garispanduan yang telah
diterimapakai hendaklah dirujuk dan kehendak serta kandungannya
adalah muktamad untuk dipatuhi.

8.8. Dalam mana-mana keadaan yang difikirkan perlu oleh mana-mana

Jawatankuasa Kecil atau Lembaga dengan persetujuan Yang
Dipertua, maka tambahan kepada anggota sama ada orang
perseorangan, wakil persatuan/badan, pihak swasta atau agensi-
agensi Kerajaan adalah dibolehkan.

8.9. Cadangan penubuhan Jawatankuasa-Jawatankuasa Kecil dan

Lembaga ini akan berkuatkuasa serta-merta (jika dipersetujui). Ini
bermaksud, apa-apa kuasa yang telah diperturunkan melalui
Mesyuarat Penuh yang terdahulu kepada Yang Dipertua adalah
terus terpakai, tanpa menjejaskan mana-mana bahagian, kecuali
sehingga keputusan lain dibuat oleh Mesyuarat Penuh.

9. PENUTUP

Dengan perlantikan Jawatankuasa dan Lembaga ini, adalah diharapkan

urusan pentadbiran MDBG akan dapat dilaksanakan dengan lebih
sempurna berjalan lancar dan sistem penyampaian pada pengguna
dapat dipertingkatkan dari semasa ke semasa.

12